Projectplan definitie en ontwerp. Projectplan ontwerp en voorbereiding

Transcriptie

1 1 zaak_zaaknummer Projectplan ontwerp en voorbereiding zaak_id bericht_nummer VenloVerbindt bericht_id Decentralisatieopgaven in het sociale domein MAATSCHAPPELIJKE ONTWIKKELING team MOONT steller drs. FJA Kuijpers doorkiesnummer registratienummer datum 19 augustus 2013 Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder R. Testroote Ambtelijk opdrachtgever Ad Theuws Projectdirecteur Louis Litjens Projectleider Frans Kuijpers Versie 3 Versiedatum 19 augustus 2013 Startdatum 22 maart 2013 Geplande einddatum 31 december 2014 Startnotitie Projectopdracht en Projectplan definitie Projectplan definitie en ontwerp Projectplan ontwerp en voorbereiding Projectplan voorbereiding en realisatie Projectplan realisatie en nazorg Projectfasering In deze paragraaf gaan we kort in op de doelstelling van het project en geven we aan in welke fase van het project we zijn aangekomen. Doelstelling decentralisaties Met ingang van 1 januari 2015 wordt een aantal verantwoordelijkheden en taken van het rijk en de provincie overgedragen aan gemeenten, de decentralisatieopgaven: 1. de functies Begeleiding, zowel collectief als individueel, en Persoonlijke Verzorging worden vanuit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (Awbz) ondergebracht in de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo); 2. alle taken op het gebied van de jeugdzorg. Het gaat hier om het bundelen van 5 verschillende regimes in een nieuwe Jeugdwet waarvoor de gemeente integraal verantwoordelijk wordt. Deze wet schrijft zelfs een verplichte bovenlokale samenwerking voor. Een samenwerking die kan of wellicht moet worden georganiseerd op verschillende niveaus, lokaal, regionaal, bovenregionaal of zelfs landelijk; 3. de Participatiewet, een bundeling van de huidige Wajong, de Wsw en de Wwb. 1

2 2 Om de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze decentralisaties te kunnen dragen, zijn twee hoofdopgaven essentieel: 1. De rolverdeling tussen gemeente, bewoners en maatschappelijke organisaties moet fundamenteel worden veranderd: van een verzorgingsstaat naar een zorgzame samenleving waarin iedereen naar vermogen meedoet en verantwoordelijkheid neemt. 2. Het inrichten van een vangnet voor mensen die (tijdelijk) niet meer kunnen deelnemen aan de samenleving. Doelstelling project VenloVerbindt De eerste opgave, de zogenoemde kanteling is de belangrijkste. Alleen door een fundamenteel andere aanpak en rolverdeling kunnen we het vangnet betaalbaar houden. De tweede opgave is urgent omdat er een kritische datum aan verbonden is. Het project VenloVerbindt heeft als doel om vóór 1 januari 2015 het vangnet te realiseren binnen de financiële kaders en de daarvoor benodigde organisatie op te bouwen. En, bij de vormgeving hiervan, zoveel mogelijk als kan te werken aan de eerste opgave. Fase van ontwerp en voorbereiding Het project VenloVerbindt gaat een nieuwe fase in. Begin 2012 hebben we de uitgangspunten voor de decentralisatieopgaven geformuleerd en met de gemeenteraad gedeeld (Raadsnotitie ). Deze uitgangspunten zijn, samen met de reacties hierop uit de samenleving, verwerkt in de Sociale Structuurvisie Ik ken jouw naam, jij de mijne, samen zijn wij Venlo. De structuurvisie is het strategische beleidskader voor het sociale domein en daarmee ook voor de decentralisatieopgaven. Hiermee beschouwen we de definitiefase van VenloVerbindt ook als afgerond. Aan het einde van de ontwerp- en voorbereidingsfase fase zullen de volgende producten worden opgeleverd: Ontwerpfase: 1. Beleidskaders voor de drie decentralisatieopgave die door de raad zijn vastgesteld. Uitgangspunten en randvoorwaarden waarbinnen de decentralisatieopgaven nader worden uitgewerkt. 2. Beleidsplannen voor een periode van vier jaar die door de raad zijn vastgesteld. Een nadere uitwerking van de visie in concrete doelstellingen en activiteiten om deze doelstellingen te realiseren, evenals de middelen die de we hiervoor willen inzetten. Voorbereidingsfase 3. Verordeningen die door de raad zijn vastgesteld. 4. Bestek(ken) voor de inkoop/aanbesteding/subsidiering die door het college zijn vastgestelde. 5. Functioneel ontwerp informatievoorziening en administratieve organisatie dat door het college is vastgesteld. 6. Projectplan voor de realisatiefase dat door het college is vastgesteld. Projectorganisatie (inclusief capaciteit) Het project VenloVerbindt is voor de gemeente Venlo van strategisch belang: een voor de gemeente significante impact; significante financiële en sociaal maatschappelijke risico s (zie de risicoparagraaf); groot politiek belang. Projectstructuur Het is belangrijk dat de politiek, het bestuur, de ambtelijke top en de ambtelijke organisatie optimaal zijn aangehaakt bij dit project. De raad heeft vanuit haar midden de raadswerkgroep Decentralisaties ingesteld. Vanuit het college is het bestuurlijk 2

3 3 opdrachtgeverschap belegd bij wethouder Testroote. Het ambtelijk opdrachtgeverschap is belegd bij de heer Ad Theuws, directeur beleid. Vanwege de omvang en complexiteit van het project heeft de directie besloten om de heer Litjens als project directeur aan te wijzen. De heer Frans Kuijpers is projectleider. In de figuur hieronder is dit schematisch weergegeven. Bestuurlijk opdrachtgever: Ramon Testroote Ambtelijk opdrachtgever: Ad Theuws Projectdirecteur: Louis Litjens Projectleider: Frans Kuijpers Deelprojecten Om de ontwerp- en voorbereidingsfase te kunnen uitvoeren zijn drie deelprojecten benoemd die rechtstreek zijn afgeleid van de decentralisatieopgaven: AWBZ naar Wmo; de decentralisatie van begeleiding en persoonlijke verzorging (deelprojectleider Wil van Horck). Participatiewet (deelprojectleider Gert Franssen). Jeugdwet (deelprojectleider Vanessa de Rond). De deelprojecten worden in principe bemenst met medewerkers uit de gemeente Venlo. In deze deelprojecten is ook deskundigheid nodig vanuit de afdeling Bedrijfsvoering. Er wordt voor gekozen om hiervoor geen aparte deelprojecten rond bedrijfsvoeringsaspecten te formuleren, maar te werken met eenduidig gedefinieerd opdrachten. Dit geldt ook voor een verkennend onderzoek dat moet worden uitgevoerd voor de nieuwe verantwoordelijkheid op het gebied van inkomensondersteuning. Ondersteuning vanuit bedrijfsvoering Binnen de binnen afdeling Bedrijfsvoering start een operationeel decentralisatieteam. Ieder team van afdeling Bedrijfsvoering stelt een decentralisatie medewerker/ster beschikbaar (dit is al naar gelang behoefte uit te breiden). De leden van dit team worden: de ambassadeurs binnen hun eigen team qua ontwikkelingen op gebied van decentralisaties; naar buiten toe worden zij de aanspreekpartner op hun eigen specifiek gebied. De ambassadeurs zijn de aannemers van de opdrachten en kunnen voor de uitvoering van deze opdrachten hun team inschakelen indien de kwaliteit of de kwantiteit van de opdracht erom vraagt. De oprichting van dit team is voorzien in augustus Deze aanpak wijkt af van een normale projectmatige aanpak waarbij de gevraagde capaciteit (zowel kwalitatief als kwantitatief) aan het project wordt toegevoegd. Voordeel van deze aanpak is dat de benodigde veranderingen (de veranderopgave voor de afdeling Bedrijfsvoering) hierdoor snel breed binnen de afdeling Bedrijfsvoering worden uitgezet. Hiermee kan kwantiteit en kwaliteit worden gemaakt. Dit kan, maar vereist wel dat voldoende kwantiteit als wel kwaliteit wordt geboden. 3

4 4 Communicatie cruciaal Om de doelstelling achter de decentralisaties te halen (de kanteling in de rolverdeling) is communicatie zeer belangrijk. Maar communicatie moet breder zijn dan VenloVerbindt alleen. Daarom wordt hiervoor een aparte projectgroep ingericht (zie hiervoor het schema op pagina 8. In de figuur hieronder is de projectorganisatie schematisch weergegeven. Regionale samenwerking De Noord-Limburgse gemeenten (Beesel, Bergen, Gennep, Horst aan de Maas, Peel & Maas, Venray en Venlo) hebben afgesproken om, met behoud van de lokale eigenheid, samen op te trekken bij het vormgeven van de decentralisatie. De gemeentesecretaris van de gemeente Peel en Maas coördineert de overall afstemming. Ook is voor iedere decentralisatie een coördinerende en een ondersteunende gemeente benoemd. De gemeente Venlo coördineert de Participatiewet. Daarnaast zijn er rond specifieke thema s groepen gevormd waarvoor ook gemeenten als coördinator zijn en worden benoemd. Beheersing informatie en communicatie Formele communicatie Hiermee wordt bedoeld communicatie via formele structuren en kanalen. Binnen het project Voor een adequate sturing op het project vindt er wekelijks overleg plaats tussen de projectleider en de deelprojectleiders van de onderscheiden deelprojecten. De leden van de projectorganisatie krijgen alle beschikbare verslagen zodat zij over de voortgang van het project zijn geïnformeerd. Daarnaast worden de capaciteitsleveranciers maandelijks door de projectleider bijgepraat over de voortgang in het project. Met partners Regie in het sociaal domein Eind september 2013 beogen wij een convenant met het Zorgkantoor, de zorgverzekeraar VGZ en de gemeenten Beesel en Bergen te ondertekenen waarin wij de intentie uitspreken om de samenwerking op een aantal terreinen waar de Awbz, de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet publieke gezondheid (Wpg), de Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet elkaar raken, nader vorm te geven. Vooruitlopend hierop hebben we samen met onze convenantspartners een regiestructuur opgesteld, Regievoeren in het sociale domein deze 4

5 5 structuur is op 5 juni 2013 door ons college vastgesteld ( ). Deze structuur is leidend in onze sturing op en afstemming met partners. Beleidsparticipatie bij het opstellen van beleidsplannen Zoals gebruikelijk betrekken wij onze partners, zeker de cliënten- en patiëntenorganisaties, vroegtijdig bij het opstellen van beleidsplannen en belangrijke ontwikkelingen. Dat doen we ook binnen dit project. Dus voordat we gaan schrijven gaan we eerst luisteren. De Wmo-raad wordt, als beleidsadviesorgaan voor het sociale domein, gevraagd te adviseren over de conceptbeleidsplannen. De Wmo-raad staat echter zelf ook voor een opgave, namelijk het zorgen voor representatie vanuit nieuwe doelgroepen (bijvoorbeeld vanuit de jeugdzorg). Alle belanghebbenden worden in de gelegenheid gesteld om hun gemotiveerde zienswijze te geven op de conceptbeleidsplannen. De ingediende zienswijzen, worden meegenomen in de besluitvorming. Met ons college en de gemeenteraad Via de hiervoor aangewezen kanalen (o.a. RIB s) worden het college en de raad geïnformeerd. Informele communicatie De overige vormen van communicatie. Hieronder valt de communicatie met onze inwoners maar ook met onze collega s. Hiervoor is een Actiegericht communicatieplan opgesteld (zie bijlage 1). Financiën In het onderstaande overzicht is de integrale begroting voor het project VenloVerbindt en de realisatie van de twee instrumenten Huizen van de Wijk en Sociale Wijkteams opgenomen. Aangezien er grote samenhang tussen deze projecten bestaat, is ervoor gekozen om een integrale begroting op te stellen. Niet alleen samenhang op inhoud, ook samenhang op ondersteuning door de afdeling Bedrijfsvoering en door het samenvoegen van de projectondersteuning. Per post is een korte toelichting opgenomen om welke kosten het gaat. De bedragen zijn een zo goed mogelijke schatting van de verwachte kosten. Het is mogelijk dat tussen posten moet worden geschoven. De dekking voor 2013 komt uit het overgehevelde budget uit 2012, hierover heeft besluitvorming bij de jaarrekening plaatsgevonden en de al voor 2013 gereserveerde budgetten. Daarnaast wordt het bestaande budget sociale stijging ingezet ten behoeve van dekking kosten sociale wijkteams, zoals besloten bij vaststelling beleidskaders sociale wijkteams. Indien eind 2013 middelen overblijven, stellen wij voor om deze in de, ten behoeve van het project in te richten, reserve te storten. Overblijven van middelen betekent namelijk dat werkzaamheden niet zijn afgerond die in 2014 nog wel moeten worden uitgevoerd en waarvoor dan ook middelen beschikbaar moeten zijn. Voor de dekking van het projectplan gedeelte 2014 is een claim in de Kadernota ingediend. Deze claim is verwerkt in begroting 2014 e.v. welke door gemeenteraad nog dient te worden vastgesteld. Daarnaast worden de vrijvallende middelen door verminderde inzet van de MO-zaak gebruikt als dekking. En onze externe partners brengen een bedrag in, dit gaat vooral in de vorm van inzet van capaciteit. 5

6 6 De beschikbare dekking voor 2013 beschouwen we als kaderstellend en zal niet worden overschreden. Eind 2013 zal worden gerapporteerd of op basis van de stand van dat moment en de opgedane ervaring de beschikbare middelen voor 2014 voldoende zijn. Integrale projectbegroting Venlo Verbindt Toelichting Personeelskosten Inzet personeel, zowel beleidscapaciteit als inzet BV, waaronder communicatie en inkoop inzet per 1/9, 2014 hele jaar. Communicatiebudget Ontwikkelen en drukken van folders etc. Het gaat hier om materiaal en ontwikkelkosten, niet om personeel Inhuur specialistische kennis en onderzoek Geen personeel van gemeente, maar kennis en of onderzoek door externen of de kosten voor het krijgen van gegevens. Organisatiekosten Kosten organiseren van bijeenkomsten e.d. Training, scholing en seminairs Vergaren van kennis over de materie. Onvoorzien Totaal Venlo Verbindt Huizen van de Wijk Vier kwartiermakers kwartiermakers vanaf 1/9, 2014 hele jaar. Werkbudget tbv Huis van de wijk Binnen de wijk zijn geen middelen beschikbaar om activiteiten op te starten, hiervoor is werkbudget nodig Huur, informatiesysteem, inrichten en beheren website etc. Het gaat om out of pocket kosten, Administratieve ondersteuning voor informatie & advies functie moet worden bemenst met vrijwilligers. ondersteuning buurt- en bewonersnetwerk Faciliteren van buurt- en bewonersnetwerk Totaal Huizen van de Wijk Sociale Wijkteams Kosten back office Nieuwe taken ten behoeve van sociale wijkteams. Het betreft structurele kosten die na 2014 uit perceptiebudget moeten worden gedekt. Opstarten (opleiding etc.) Leden van de sociale wijkteams ontvangen een training, die is reeds ingekocht. Transsitiebudget tbv externe partners Gedurende 2014 zijn we deels op de nieuwe manier met sociale wijkteams aan het werken en deels nog op de oude manier. Dit leidt voor een deel tot dubbele kosten. Een aantal organisaties kan dit niet zelf opvangen. Administratieve ondersteuning / operationele beleidsondersteuning Bijhouden agenda's maken van afspraken etc. Implementatiemanager per 1/9, 2014 hele jaar. Hard- en software Inrichten / aankopen van een registratiesysteem, aanschaf hardware voor gebruik systeem op locatie Vullen van het registratiesysteem. Totaal Sociale Wijkteams Totaal

7 7 Dekking Toelichting Overlopende budgetten Budget Overlopend budget 2012 Budget sociale stijging MO Conform besluitvorming beleidskader sociale wijkteams Kadernota 2014: sociale wijkteams & huizen van de wijk Kadernota 2014: VenloVerbindt Externe partners Ombouw budget MO-zaak Totaal Dekking Beheersing risico s Wettelijke kaders niet tijdig beschikbaar 1 januari 2015 nadert met rasse schreden terwijl er nog geen wetten zijn. We anticiperen nu vooral op basis van beleidsbrieven en informatie vanuit de ministeries, VNG en G32. Beheersmaatregel Volgen en beïnvloeden van de ontwikkelingen in Den Haag. Knellende wettelijke kaders Voor de opgaven die vanaf 2015 door de gemeente moeten worden uitgevoerd, ontvangt de gemeente aanzienlijk minder middelen dan in de huidige situatie beschikbaar is (structureel 70 versus 50 miljoen). Om onze verantwoordelijkheden te kunnen waarmaken, zal de uitvoering fundamenteel anders moeten worden aangepakt. Hiervoor is voldoende beleidsvrijheid van cruciaal belang anders kan de noodzakelijke transformatie niet worden doorgezet. Beheersmaatregel Volgen en beïnvloeden van de ontwikkelingen in Den Haag. Hierbij duidelijk onze visie en ideeën over uitvoering communiceren. Hoe duidelijker wij (en met ons alle gemeenten) aangeven hoe we het willen doen, hoe kleiner het risico is dat een wet tot aanpassing van onze plannen leidt. Niet tijdig klaar zijn voor de uitvoering leidt tot aanzienlijk financieel risico. De genoemde beleidsvrijheid moet adequaat zijn vertaald in beleidskaders, beleidsplannen, beleidsregels en verordeningen. Indien dit niet tijdig is gerealiseerd, lopen we grote financiële risico s. Beheersmaatregel Het project kan alleen volgens de krappe planning worden uitgevoerd indien het project kan beschikken over voldoende capaciteit van medewerkers die over de juiste competenties (kennis, vaardigheden en houding) beschikken. Naast een adequate bemensing van de projectorganisatie is werkbudget noodzakelijk om snel specifieke kennis te kunnen inhuren of opdrachten te kunnen verstreken. Verlies van kennis en ervaring die noodzakelijk is voor going concern. Binnen VenloVerbindt doen we kennis en ervaring op voor wat betreft de nieuwe taken en verantwoordelijkheden. VenloVerbindt is een eindig project, de taken en verantwoordelijkheden zijn van structurele aard. Dat betekent dat de kennis en ervaring die nodig is voor de uitvoering, moet worden verankerd in de reguliere organisatie. Beheersmaatregel Van groot belang is dat het project ook uitsluitend dan wel zoveel mogelijk wordt uitgevoerd door medewerkers uit de eigen organisatie omdat de kennis die wordt opgedaan tijdens de uitvoering van het project absoluut noodzakelijk is voor de borging van het project in de reguliere organisatie. Het is te verwachten dat, nadat de eerste ervaringen zijn opgedaan, het beleid nog op punten moet worden bijgesteld. Hierbij vraagt een tijdige besluitvorming 7

8 8 over en afhandeling van het plaatsingsproces van de strategische beleidsafdeling Maatschappelijke Ontwikkeling nadrukkelijk om aandacht. Instrumenten (sociale wijkteams, buurt- en bewonersnetwerken, Huizen van de Wijk) niet tijdig gereed Om de transformatie ( kanteling ) te kunnen realiseren wordt al geruime tijd gewerkt aan de ontwikkeling en realisatie van twee cruciale instrumenten: sociale wijkteams en Huizen van de Wijk. Het beleidskader voor sociale wijkteams en (21 mei 2013) het Bedrijfsplan Huis van de Wijk Noord (11 juni 2013) zijn vastgesteld door het college. Belangrijk is nu om deze instrumenten snel en adequaat te implementeren. De navolgende instrumenten zijn voor het realiseren van de decentralisatieopgaven cruciaal: Een nieuwe centrale toegang voor ondersteuningsvragen die uitgaat van de eigen mogelijkheden van burgers, hun netwerken en een netwerk van vrijwilligers (sociale wijkteams). Algemene voorzieningen op het gebied van ontmoeten, ontplooien, informatie & advies en integrale dagbesteding in Huizen van de Wijk. Vertraging in de verdere ontwikkeling en uitrol van deze instrumenten vertraagt een goede realisatie van het project VenloVerbindt. Beheersmaatregel Om de ontwikkelingen in het sociale domein goed te sturen, is de onderstaande structuur opgezet. Informatiekundige, juridische, financiële en Administratieve en financiële organisatie niet tijdig op orde Basis op orde is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle uitvoering van de nieuwe taken. Een belangrijk deel van deze basis betreft de informatiekundige, juridische, financiële en administratieve organisatie. Deze zijn essentieel voor een adequaat beheer en een goede beheersing, sturing en verantwoording. De afdeling Bedrijfsvoering vult dit in via het decentralisatieteam. De afdeling Bedrijfsvoering heeft een kwalitatieve en kwantitatieve opdracht. Kwalitatief worden proactieve mensen met visie en uitvoeringskracht gevraagd. 8

9 9 Kwantitatief omdat de afdeling bedrijfsvoering nu meerdere belangrijke opgaven tegelijk moet uitvoeren, opgaven die bovendien allemaal vragen om dezelfde mensen. Bovendien staat de afdeling Bedrijfsvoering aan de vooravond van organisatieverandering en die gaan vaak gepaard met productiviteitsverlies. Dit precies in de periode dat we de decentralisatieopgaven moeten klaren. Beheersmaatregel Mocht er onvoldoende kwaliteit of kwantiteit door afdeling Bedrijfsvoering geleverd kunnen worden, dan wordt deze kwantiteit of kwaliteit ingekocht. Bij iedere extra inhuur wordt bekeken wat dit voor gevolgen heeft voor het beschikbare budget. Mocht blijken dat het budget hierdoor wordt overschreden dan wordt dit gesignaleerd en wordt direct om aanvullend budget gevraagd. Beheersing tijd In figuur 4 is de planning van de uitvoering van de ontwerp- en voorbereidingsfase schematisch weergegeven Wat A M J J A S O N D J F M A M J.. D Ontwerpfase 1. Beleidskaders D C R 2. Beleidsplannen D C C R Voorbereidingsfase 3. Verordening(en) individuele voorzieningen. (1) C C R 4. Bestek inkoop/aanbesteding/subsidiering DC 5. Functioneel ontwerp informatieve en administratieve organisatie 6. Projectplan voorbereiding en realisatie D Realisatiefase Nazorgfase D D= Directie, C= College, R= Raad. (1) Verordeningen kunnen pas worden vastgesteld als de wetten onherroepelijk zijn. 9

10 10 Ondertekening voor akkoord Opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Ad Theuws (Handtekening) Opdrachtnemer Projectdirecteur Louis Litjens (Handtekening) Datum ondertekening Datum ondertekening Bestuurlijk opdrachtgever Wethouder R. Testroote (Handtekening)... Datum ondertekening... 10

11 11 Bijlage 1: Actiegericht communicatieplan Decentralisaties sociale domein 0. Inleiding De rol van de gemeente verandert. Burgers krijgen meer verantwoordelijkheid om zelf iets van hun leven en leefomgeving te maken. De gemeente ondersteunt daarbij en verbindt waar nodig, maar is niet meer de instantie die het allemaal voor je regelt. De gemeente doet mee met de burger, in plaats van andersom. Voor de gemeente betekent dit meer loslaten, voor de burger meer eigen initiatief tonen ( eigen kracht ). Dit vraagt een omslag in denken en handelen. De zogenaamde kanteling. Ook in het sociale domein vindt deze kanteling plaats. Leeswijzer Dit actiegericht communicatieplan voor de decentralisaties is een praktische uitwerking van de communicatiestrategie uit het Implementatieplan Sociale Structuurvisie 2022 Samen zijn wij Venlo. In hoofdstuk 1 worden de veranderingen in het sociale domein toegelicht in de context van de kanteling en de veranderende rol van de gemeente. Hoofdstuk 2 omschrijft de algemene uitgangspunten voor communicatie. Hoofdstuk 3 gaat over de communicatiedoelgroepen en -doelstellingen en in hoofdstuk 4 formuleren we de kernboodschap. Daarna volgen de vertrekpunten van het creatief concept (hoofdstuk 5) en de in te zetten communicatiemiddelen, onderverdeeld in de organisatie van de dialoog, een basispakket middelen (de toolkit), social media en free publicity (hoofdstuk 6). De communicatiekalender (wie doet wat wanneer) staat in hoofdstuk 7 en hoofdstuk 8 geeft een inschatting van de kosten. 11

12 12 1. Veranderingen in het sociale domein Op het gebied van welzijn, zorg en werk krijgt de gemeente meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Nu liggen die nog bij het Rijk en de provincie, vanaf 1 januari 2015 moet de gemeente dit gaan regelen. Het gaat om de volgende drie decentralisaties: De functie begeleiding en persoonlijke verzorging (in de vertrouwde omgeving van de cliënt) gaat van de AWBZ (Rijk) naar de Wmo (gemeente). Specifiek gaat het hier om: o Individuele begeleiding bij wonen bij bezoek aan formele instanties en medische organisaties op school en op het werk advies en voorlichting o Groepsbegeleiding / dagbesteding o Kortdurend verblijf, inclusief vervoer o Inloopfunctie GGZ Jeugdzorg (van Rijk, Zorgverzekeraars en Provincie naar de gemeente). De gemeente wordt verantwoordelijk voor alle taken op het gebied van jeugdzorg en komt hiermee in het hart van het jeugdbeleid te staan. We hebben het dan over: o Jeugd met behoefte aan geestelijke gezondheidszorg (Jeugd-GGZ) o Jeugd met een lichte verstandelijke handicap (Jeugd-LVB) o Provinciale jeugdzorg o Jeugd met een behoefte aan jeugdbescherming o Jeugdreclassering (in aanraking gekomen met politie) o Gesloten jeugdzorg (Jeugdzorgplus) Participatiewet, een nieuwe wet die mensen met een bijstandsuitkering en mensen met een beperking helpt om weer aan het werk te gaan. Mensen die nu nog gesubsidieerde arbeid verrichten of met een uitkering thuiszitten, moeten zoveel mogelijk aan het werk in reguliere banen. De participatiewet is een samenvoeging van de Wet Werk en Bijstand, Wet Sociale Werkvoorziening en een deel van de Wajong. De gemeente krijgt dan wel meer verantwoordelijkheden op het gebied van welzijn, zorg en werk, de uitvoering van de bijbehorende taken zal echter voor een belangrijk deel door en in de samenleving worden ingevuld. Daarvoor zijn vitale gemeenschappen nodig waarin zelfsturing en burgerschap de boventoon voeren. Dat is ook meteen de grootste verandering die moet plaatsvinden: burgers moeten zich verantwoordelijk gaan voelen voor de kwaliteit van hun eigen leven en leefomgeving en ook de kans krijgen om die verantwoordelijkheid te pakken. De eigen kracht van mensen en hun sociale netwerk komen centraal te staan. Dat vraagt niet alleen een andere opstelling van onze inwoners, maar óók van professionals én van ons als gemeente: van uitvoeren en regievoeren naar faciliteren en verbinden. De sociale ambitie van de gemeente Venlo luidt dan ook: De gemeente werkt mee aan een stad waarin mensen zich verantwoordelijk voelen voor zichzelf en voor de ander. Een stad waar meer een beroep wordt gedaan op het organiserend vermogen van de samenleving en minder op dat van de overheid. De drie decentralisaties zoals hierboven geformuleerd, dragen voor een groot deel bij aan deze veranderopgave. De kernwaarden daarbij zijn vertrouwen, betrokkenheid, toegankelijkheid, gelijkwaardigheid en wederkerigheid. 12

13 13 2. Uitgangspunten communicatie De veranderende rol van de gemeente, van regisseur naar facilitator, vraagt om een andere manier van communiceren. Ook in de communicatie gaan we als gemeente meer faciliteren en inwoners in hun kracht zetten. We hanteren daarbij de volgende uitgangspunten: Verbinden en inspireren Het is onze taak om goede voorbeelden uit de samenleving in de spotlight te zetten en anderen zo te inspireren om zelf initiatieven te ontplooien. Het zijn dus niet onze eigen successen die we gaan uitdragen, maar juist de initiatieven die uit de maatschappij (zijn voortge)komen, zonder of met weinig bemoeienis van de gemeente. Het doel van alle communicatie-inzet is dan ook: inspireren en enthousiasmeren van een zo breed mogelijke doelgroep. Algemene gedachtegoed uitdragen (de kanteling) De decentralisaties is een complexe materie. We zitten nu nog te vroeg in het proces om precies te kunnen vertellen wat er inhoudelijk allemaal gaat veranderen. We beperken ons daarom tot het overdragen van het algemene gedachtegoed: eigen kracht, zelfsturing en zorgen voor elkaar (de kanteling) Het gesprek aangaan De kanteling en de inspirerende voorbeelden moeten onderwerp van gesprek worden. Niet alleen binnen de muren van het gemeentehuis, maar juist ook daarbuiten. De gemeente zal dat moeten aanwakkeren door zelf het gesprek aan te gaan met de maatschappij. Het liefst heel laagdrempelig, binnen bestaande netwerken en clubjes. Op den duur moet de maatschappij, en partners/professionals, dit gaan overnemen (sneeuwbaleffect). Ambassadeurs een podium geven In de rol van facilitator kan de gemeente niet steeds de zendende partij zijn. De boodschap wordt krachtiger als die juist door iemand uit de samenleving wordt verteld en niet door een ambtenaar of bestuurder. We gaan dus op zoek naar ambassadeurs en geven hen een podium. Integrale aanpak drie D s De drie decentralisaties hebben grote raakvlakken. De ontwikkelingen richten zich deels op dezelfde doelgroep: kwetsbare mensen die ondersteuning en begeleiding nodig hebben om mee te kunnen doen in de maatschappij. In de aanpak van alle drie de decentralisaties wordt uitgegaan van wat mensen wél kunnen (eigen kracht). Verder zijn er inhoudelijke verbanden te leggen. Je kunt de drie decentralisaties dan ook niet goed los van elkaar zien. Dat geldt ook voor de communicatieaanpak. Die is voor alle drie de ontwikkelingen gelijk: dezelfde kernboodschap en uitgangspunten. Afhankelijk van de inhoud en de doelgroep kunnen accenten wel verschuiven: de ene keer staat de Jeugdzorg meer centraal, dan weer de Participatiewet of AWBZ-begeleiding. Ideeën en feedback ophalen tijdens beleidsvorming De veranderopgave heeft impact op veel organisaties en individuen. De gemeente maakt het beleid dat daarbij hoort, maar doet dat niet alleen. Tijdens het beleidsvormingstraject zal dan ook met regelmaat feedback en input worden opgehaald uit de samenleving en bij professionals (vorm van participatie). Enerzijds om een zo groot mogelijk draagvlak voor het nieuwe beleid te krijgen. Anderzijds om begrip te kweken voor de hele veranderopgave en bewustzijn voor de rol die ieder daar in heeft. Ook nadat het beleid is vastgesteld en het traject van implementatie van start gaat, blijft een vorm van participatie noodzakelijk. 13

14 14 Link leggen met andere ontwikkelingen in het sociale domein Venlo experimenteert op vele fronten al met de nieuwe aanpak in het sociale domein. De Huizen van de Wijk, Sociale Wijkteams en Zorgnetwerken zijn daar de meest tastbare voorbeelden van. In de communicatie proberen we zoveel mogelijk verbinding te leggen met deze ontwikkelingen. Voorwaarde is wel dat het een verhelderend beeld geeft van het groter geheel en hoe het een met het ander te maken heeft. Inhoud leidend voor lokale of regionale communicatieaanpak Op verschillende onderdelen vindt regionale samenwerking plaats. In de veranderopgave van de jeugdzorg lijkt dat momenteel het sterkst. Venlo is daar ook partner in. De andere twee sporen (AWBZ-begeleiding en Participatiewet) zijn nog meer lokaal georiënteerd. Afhankelijk van hoe op inhoudelijk niveau wordt gewerkt (lokaal/regionaal), sluiten we daar met communicatie op aan. Venlo sluit ook aan bij de regionale werkgroep Communicatie om de lokale en regionale communicatie goed op elkaar af te stemmen. Interne communicatie evenzo belangrijk De drie decentralisaties vragen een andere opstelling van ons als gemeente. Het is dan ook van belang om met medewerkers te blijven communiceren over hun veranderende taak en denkwijze, maar ook bij hen input op te halen uit eigen praktijkervaringen. Dit betreft niet alleen de collega s die rechtstreeks met cliënten contact hebben, het zijn ook collega s die zijdelings met de veranderingen te maken krijgen. Het is dan ook van belang om gedurende het veranderproces de gemeentelijke organisatie betrokken en geïnformeerd te houden. B&W drager van het nieuwe beleid Ook al krijgt de gemeente een andere rol in het veranderproces (facilitator, verbinder), het is wel belangrijk dat Burgemeester en Wethouders laten zien dat ze achter de veranderopgave staan en het nieuwe beleid met betrekking tot de drie decentralisaties. Het is daarom aan te raden om tijdens bijeenkomsten (afhankelijk van de doelgroep) en in persberichten ook de wethouder aan het woord te laten. 3. Doelgroepen en doelstellingen De communicatie over de veranderopgave en de decentralisaties is gericht op een brede doelgroep. Wat betreft het algemene gedachtegoed (de kanteling) willen we zoveel mogelijk mensen inspireren. Denk aan inwoners, professionals, collega s, raadsleden en bestuurders. Wat betreft de decentralisaties zitten we nu nog in het beleidsvormingstraject: de nieuwe wetten moeten nog inhoud krijgen. Dit is een interactief proces dat met name gericht is op professionals, vertegenwoordigers van cliëntengroepen en collega s. Een traject waarin het gesprek een belangrijk instrument is, maar dat ook zijn vaste inspraakmomenten kent. De voornaamste communicatiedoelstelling is inspireren en enthousiasmeren om de kanteling samen (met inwoners en professionals) voor mekaar te krijgen. Als het gaat om de decentralisaties willen we feedback en input ophalen om zo breed mogelijk draagvlak te krijgen voor het nieuwe beleid, maar ook simpelweg informeren. Het spoor van inspireren (de kanteling) en het spoor input ophalen en informeren (beleidsvorming) lopen in feite naast elkaar, maar zullen ook overlappen. 4. Kernboodschap In alle communicatie-uitingen willen we één en dezelfde kernboodschap uitstralen: Samen zijn wij Venlo. Hierin ligt de nadruk op de vitale gemeenschap, eigen kracht van mensen en hun sociale netwerk. Voor de decentralisaties hebben we de Samen zijn wij Venloboodschap uit de Sociale Structuurvisie als volgt vertaald: 14

15 15 Op het gebied van zorg, opvoeden en opgroeien, werk en inkomen is nieuwe wetgeving op komst die ons de kans biedt de sociale infrastructuur in de gemeente Venlo anders toekomstgerichter en meer door en voor de samenleving in te richten. Het uitgangspunt is dat iedereen meer op eigen kracht of met hulp van anderen gaat meedoen in de maatschappij. U bent dus aan zet. De gemeente werkt met u mee om Venlo vitaal te maken en bemiddelt waar nodig. Door de ondersteunende taken als gemeenschap op te pakken en niet als gemeente, kan de zorg menselijker en beter georganiseerd worden. Samen zijn wij Venlo! Deze boodschap vormt de basis van alle communicatie. Dit is namelijk de kern van alle veranderingen. Afhankelijk van de doelgroep en de ontwikkeling waar we op dat moment over willen vertellen breiden we het verder uit of verleggen we accenten. De concrete veranderingen in de Wmo, Jeugdzorg en de nieuwe Participatiewet worden subboodschappen onder deze hoofdboodschap. Dit is als het ware de inleiding. 5. Creatief concept Het is raadzaam om voor de veranderingen in het sociale domein één creatief concept uit te werken, oftewel een creatieve vertaling van de kernboodschap hierboven. Dit moet een herkenbare vormgeving en beeldmerk opleveren die we voortaan in alle communicatieuitingen kunnen gaan gebruiken. Communiceren we over de kanteling in Venlo, dan doen we dat in die herkenbare stijl. Dit is tevens de kapstok voor de decentralisaties en ontwikkelingen als de Huizen van de Wijk (eventueel in een afgeleide vorm). Ook partners kunnen er gebruik van maken, het is immers niet alleen van de gemeente. Waar het creatief concept in ieder geval aan moet voldoen: - Goede beeldende vertaling van de kernboodschap - Menselijke insteek (iedereen moet zich er iets bij kunnen voorstellen) - Typisch Venlo (je moet er aan kunnen zien dat het de veranderopgave in Venlo betreft en niet in andere willekeurige gemeente). - Afgeleide voor de decentralisaties, Huis van de Wijk. - Makkelijk toepasbaar: in drukwerk en digitale media. We schakelen een creatief bureau in voor het maken van een creatief concept. NB: Op regionaal niveau is er geen creatief concept waar we bij aan kunnen sluiten. Wat wij laten maken wordt dus lokaal gebruikt. 6. Communicatiemiddelen De dialoog aangaan (het gesprek voeren) is een belangrijk communicatiemiddel om röring te veroorzaken en het algemene gedachtegoed (de kanteling) tussen de oren te krijgen bij inwoners, professionals én medewerkers van de gemeente Venlo. Deze vorm van persoonlijke communicatie ondersteunen we met een toolkit van schriftelijke en digitale communicatiemiddelen, uitgevoerd in de nog te ontwikkelen vormgeving. Hieronder wordt eerst omschreven hoe we tot een dialoog kunnen komen, daarna gaan we in op de toolkit (basispakket). Vervolgens komen de social media en free publicity aan bod. 6.1 De dialoog In gesprek met inwoners Om in gesprek te komen met inwoners maken we gebruik van bestaande (sociale) netwerken. Netwerken waar bijvoorbeeld onze eigen collega s al onderdeel van zijn. Niet als ambtenaar, maar als vrijwilliger. Alle clubs en verenigingen zijn denkbaar. Door onze 15

16 16 collega s goed te briefen en de toolkit aan te reiken, kunnen zij als ambassadeur optreden en de kernboodschap uitdragen. Niet met de pet van ambtenaar op, maar als vrijwilliger die een bijdrage levert aan de leefbaarheid van zijn omgeving en dus het goede voorbeeld geeft. Zij kunnen weer anderen in hun netwerk inspireren om initiatieven te ontplooien en ook het goede voorbeeld te geven (nieuwe ambassadeurs). In gesprek met professionals Ook hier maken we gebruik van reguliere overleggen met professionals of sluiten we aan bij bestaande netwerken. Denk aan vertegenwoordigers van cliënten (de Wmo-Raad bijvoorbeeld), medezeggenschapsraden op basisscholen, jongerennetwerken in het middelbaar onderwijs, bijeenkomsten van werkgeversverenigingen, open-coffee bijeenkomsten etc. Het is niet alleen de gemeente die in dit soort bijeenkomsten de kanteling-boodschap op de agenda zet; ook onze partners helpen mee om de boodschap uit te dragen. We zoeken dus ook de bijeenkomsten en netwerken op waar onze partners aan deelnemen. Deze netwerken gebruiken we niet alleen om te enthousiasmeren en inspireren (algemeen gedachtegoed, de kanteling), maar ook om input op te halen tijdens het beleidvormingstraject. Waar nodig koppelen we deze twee sporen (inspireren en inhoudelijk mee laten denken). In gesprek met collega s De kanteling vraagt van de gehele gemeentelijke organisatie een andere opstelling. Alle ambtenaren krijgen er mee te maken. Ook met hen moeten we in gesprek blijven. In eerste instantie sluiten we hier aan bij bestaande afdelings/team overleggen. Ook hier is de voornaamste doelstelling om collega s te inspireren en enthousiasmeren. Daarnaast gebruiken we de overleggen om input en feedback op te halen voor het nieuwe beleid én om ambassadeurs te zoeken. Verder blijft de gemeentelijke organisatie via intranet en Focus (personeelsblad) op de hoogte. Op intranet gebeurt dit hoofdzakelijk met korte nieuwsberichten op de homepage die verwijzen naar samenwijnwijvenlo.nl (zie toolkit hieronder). Ook komt op een logische plek op intranet een link naar deze website. Collega s blijven dus via dezelfde website op de hoogte als partners en inwoners. We maken geen interne variant. In de Focus publiceren we met regelmaat een artikel. 6.2 Toolkit Ter ondersteuning van de gesprekken die wij als gemeente - maar ook onze partners en ambassadeurs - gaan voeren, maken we een communicatietoolkit. De volgende communicatiemiddelen helpen om de boodschap krachtiger te maken: Animatie De kanteling en de decentralisaties is een complexe materie die we graag beeldend inzichtelijk willen maken. De focus ligt niet zozeer op wat er inhoudelijk allemaal gaat veranderen (uiteenzetting van nieuwe wetten en regels), maar op de eigen kracht van mensen en het gebruik maken van je eigen sociale netwerk. De animatie moet inspireren/enthousiasmeren om zelf tot actie over te gaan. De veranderingen in de Wmo, jeugdzorg en werk zullen op hoofdlijnen een plek krijgen in de animatie. Dit gebeurt geleidelijk, naarmate de inhoud concreter wordt. Ambassadeurs aan het woord filmpjes en advertorials We zoeken een aantal ambassadeurs die enthousiast kunnen vertellen over hoe zij op eigen kracht meedoen in Venlo of hoe zij hun naasten helpen. Het idee hierachter is dat de kernboodschap niet door de gemeente wordt verteld maar door de gemeenschap zelf. In elke wijk en elk dorp van de gemeente zoeken we een ambassadeur. 16

17 17 Van elk verhaal maken we een kort filmpje én een schriftelijk interview met foto (advertorial). De filmpjes zijn te gebruiken in social media, op de website en op intranet. De advertorials kunnen we in alle analoge communicatie gebruiken. Website samenzijnwijvenlo.nl We maken een aparte website, los van de gemeentelijke site, over de kanteling in het sociale domein. Hier dragen we het algemene gedachtegoed over in de vorm van de animatie en praktijkvoorbeelden (interviews of filmpjes). Allemaal bedoeld om te inspireren en aan te zetten om zelf initiatieven te ontplooien. Hier moet ook staan waar mensen met hun initiatieven terecht kunnen en hoe de gemeente kan bemiddelen (rol van de gemeente duidelijk maken). Afhankelijk van de ontwikkelingen breiden we de site verder uit over de decentralisaties (beleidskaders), Huizen van de Wijk, Sociale wijkteams etc. Op de gemeentelijke website (venlo.nl) maken we op een logische plek een koppeling naar deze site. Flyer/kaart De kernboodschap geven we kort en bondig op een flyer of kaart weer met een duidelijke verwijzing naar de website. De flyer is bedoeld om achter te laten tijdens gesprekken of bijeenkomsten. Rollups Dit zijn makkelijk uitrolbare doeken van twee meter hoog en één meter breed. Hierop laten we in beeld en een aantal prikkelende termen de kernboodschap zien. Eventueel kunnen we voor elke decentralisatie een afgeleide maken (zorg, jeugd, werk). De rollups zijn relatief goedkoop en geven net wat meer aankleding aan bijeenkomsten. Q&A We maken een lijst van meest gestelde vragen en antwoorden. Omdat we niet als enige de boer op gaan, maar ook onze partners en ambassadeurs, is het belangrijk dat vragen consequent beantwoord worden. De Q&A helpt hierbij. Factsheet De belangrijkste feiten over de kanteling en de decentralisaties zetten we op een rij in een factsheet. Partners en ambassadeurs kunnen dit gebruiken als geheugensteuntje, maar ook als input voor hun eigen communicatiemiddelen. 6.3 Social media De animatie en filmpjes van ambassadeurs lenen zich uitstekend voor social media als YouTube, Twitter en Facebook. Ook nieuwe ontwikkelingen en initiatieven communiceren we met name via die laatste twee social media. Dit gebeurt niet onder de noemer van de gemeente Venlo, maar iets in de trant van samenzijnwijvenlo. We laten immers met goede voorbeelden uit de samenleving zien hoe je een steentje kunt bijdragen aan een vitaal Venlo, Dat doen we niet met gemeentelijke initiatieven. Gemeentelijke ondersteuning mag wel (rol van facilitator laten zien). 6.4 Free publicity Natuurlijk proberen we ook in de media (positieve) aandacht te krijgen voor de kanteling en verwante initiatieven in de maatschappij. Dat doen we via persberichten en serviceberichten, maar ook via de social media. De pers informeren we uiteraard ook over mijlpalen in het proces. 17

18 18 7. Communicatiekalender - Wie doet wat wanneer? Hieronder staat een eerste opzet voor een communicatiekalender, gericht op het aangaan van de dialoog, het maken van de toolkit én de communicatie rondom mijlpalen in het proces. Deze communicatiekalender loopt tot eind oktober 2013 als de raad de beleidskaders heeft vastgesteld. De communicatiekalender blijft een werkdocument en wordt op basis van ontwikkelingen en nieuwe inzichten geactualiseerd. IJ = FK = Projectgroep = In rood = Inge Janssen (Communicatie) Frans Kuijpers (Projectleider) Frans Kuijpers, Gert Franssen, Vanessa de Rond, Wil van Horck, Karin Pama en Louis Litjens. Mijlpalen (procesmatig) Wanneer Wat Wie Juni Creatief concept laten maken IJ / FK Start bouw animatie IJ / FK Ambassadeurs (extern) zoeken en benaderen Projectgroep zorgt voor contactgegevens, IJ maakt afspraak voor interview/film. Bestaande netwerken/verenigingen inventariseren bij collega s die daarin als vrijwilliger (niet als ambtenaar) een rol spelen. In feite zijn dit de interne ambassadeurs. Projectgroep levert namen van collega s aan bij IJ. - Collega s rechtstreeks benaderen van wie we weten dat ze vrijwilliger zijn. IJ benadert deze collega s en - Oproep via intranet en Focus zorgt voor oproep op intranet en in Focus. Professionele netwerken en bijeenkomsten inventariseren. Projectgroep. Contactgegevens aanleveren bij IJ. Hoofdartikel in Focus (max 1000 wrd) over de kanteling, de decentralisaties, het proces, oproep aan IJ, met input van projectgroep. collega s die als vrijwilliger het goede voorbeeld geven en ambassadeur willen zijn. Verschijning Juli/aug Deadline: 12 aug. Focus: eind juni (voor de zomervakantie), deadline: 16 juni. Toolkit maken: Filmpjes en advertorials met ambassadeurs maken Website samenzijnwijvenlo.nl maken (structuur, content, bouwen) Flyer/kaart Rollups Q&A IJ / Projectgroep

19 19 Factsheet Twitter/Facebook/Youtube 15 aug. Website online (met animatie en filmpjes ambassadeurs) IJ Website op intranet presenteren IJ Persbericht over website IJ Aug Collega s (vrijwilligers) die zich in juni hebben aangemeld briefen en toolkit aanreiken om te gebruiken IJ/ FK in hun eigen netwerk. Partners en inhoudelijke collega s briefen en toolkit aanreiken om onderwerp op de agenda s van IJ/ Projectgroep professionele overleggen en netwerken te krijgen (in juni geïnventariseerd). Teamleiders benaderen om onderwerp (de kanteling en decentralisaties) op de agenda van de FK teamoverleggen te krijgen. Eventueel met toelichting van Frans of iemand anders uit de projectgroep. Sept Nieuwsbericht stavaza op intranet, tevens bedoeld als reminder om collega s actief te maken (nieuwe IJ oproep ambassadeurs). 17 sept: B&W besluit beleidskaders Intranetbericht en persbericht over beleidskaders IJ Nieuwsbericht op samenzijnwijvenlo.nl (tevens oproep ambassadeurs) IJ Tweet en FB-bericht IJ Contacten warm houden met ambassadeurs (intern en extern) FK / projectgroep Okt 30 oktober: Raadsbesluit beleidskaders Communicatie beleidskaders: intranet, persbericht (ook een afschrift naar professionals/partners die in het proces steeds betrokken zijn geweest), website, Kijk es naar Venlo, Beeldkrant, beeldschermen Stadswinkel, Twitter, FB. IJ / Projectgroep

20 8. Begrote kosten Onderstaande begroting richt zich vooral op de ontwikkeling van de toolkit. Het aangaan van de dialoog is zeker zo belangrijk, maar dat is een kwestie van doen (tijd) en niet zozeer een kwestie van geld. Social media en free publicity kosten ons ook geen geld. De kosten zitten dus vooral in de productie van de toolkit. Wat Begroting Creatief concept 1.500,- Animatie 8.500,- Filmpjes ambassadeurs (productie) 1.500,- per stuk Fotografie ambassadeurs 90,- per foto Schriftelijke interviews -- ambassadeurs Website 2.500,- (bouwen, teksten schrijven we zelf) Flyer / kaart 1.500,- Rollups (2 stuks) 800,- Q&A -- Factsheet -- Twitter -- Facebook -- YouTube --