JAARVERSLAG. Activiteitenverslag

Transcriptie

1 JAARVERSLAG Activiteitenverslag 2007

2 DIGIPOLIS PAG. INHOUD > Visie > Synergie Antwerpen - Gent Antwerpen > Synergie Antwerpen > Stad Antwerpen > OCMW Antwerpen > Lokale politie Antwerpen > Brandweer Antwerpen > Infrastructuur & onderst. Antw. Gent > Synergie Gent > Stad Gent > OCMW Gent > Lokale politie Gent > Infrastructuur & onderst. Gent > Identiteitskaart Digipolis

3 Kritische zelfevaluatie volgens COBIT, basis voor intern verbeterproject Visie In haar streven naar continue verbetering van haar eigen werking koos Digipolis in 2007 voor COBIT als raamwerk voor een kritische zelfevaluatie. COBIT is de internationale standaard van best practices voor IT-beheer. In 2007 werd in dit verband heel wat voorbereidend werk verricht, dat de basis vormt voor het verbeterplan De Digipolisprocessen werden in kaart gebracht en getoetst aan deze standaard voor IT-beheer; De afwijkingen en risico s werden beschreven; De huidige en gewenste maturiteit werden bepaald en de behaalde scores werden vergeleken met de gemiddelden voor de publieke sector en de sector ITdienstverlening; Tenslotte werden er concrete verbeteracties uitgewerkt rond 10 prioritaire domeinen (o.a. strijd voor meer IT-veiligheid; professionelere & kwalitatievere projectwerking; technologische koersbepaling aan de hand van weloverwogen toekomstmodellen (Enterprise Architectuur); van reactief naar proactief onderhoud & dienstverlening; ondubbelzinnige afspraken met klanten én leveranciers via SLA s enz). Begin 2008 werden multifunctionele werkgroepen gevormd die instaan voor de verfijning en realisatie van de voorgestelde acties en dit onder de noemer van het globale verbeterproject D@2008. Op twee van deze actiedomeinen zoomen we nader in (Enterprise Architectuur en ICT-meerjarenplan) omdat ze strategisch erg belangrijk zijn en omdat hiervoor zowel in Antwerpen als in Gent in 2007 al een flink pak werk werd verzet. In samenwerking met externe consultants werden ook de processen die Digipolis Gent hanteert, in kaart gebracht en afgetoetst aan de COBIT-standaarden. De volgende stap is de uitwerking van verbeteracties die in de loop van 2008 zullen worden opgestart. Enterprise architectuur Enterprise architectuur is gericht op het in kaart brengen en optimaliseren van de globale IT-architectuur (data, toepassingen, infrastruc- 3

4 tuur) aan de hand van weloverwogen toekomstmodellen. In 2007 werd in eerste instantie een inventaris opgemaakt van de gebruikte gegevens, toepassingen en infrastructuur per bedrijfsproces. Uitgaande van dit basismateriaal werden de gewenste toekomstmodellen uitgewerkt: Het informatiemodel definieert de belangrijkste gegevensentiteiten en hun relatie Het applicatiemodel schets het gewenste beeld van toepassingen en hun samenhang Het technologiemodel bepaalt de te volgen technologische koers Het beheersmodel definieert rollen en verantwoordelijkheden om Enterprise Architectuur te verankeren in de organisatie en beschrijft procedures voor het beheer van de EA-modellen. Daarnaast werden er enkele prioritaire entiteiten en toepassingsgebieden gedefinieerd die eerst aan bod zullen komen: Op het vlak van informatiearchitectuur zal prioritair rond de optimalisatie van 6 kernentiteiten worden gewerkt: medewerker, proces, product, bedrijf/leverancier/organisatie, pand/adres, persoon. Bovendien werden ook de gegevensverantwoordelijken aangesteld. Op het vlak van applicatiearchitectuur zal prioritair rond de optimalisatie van 5 toepassingsgebieden worden gewerkt: meldingen, document management, stadsreiniging, vergunningen en openbaar domein. En ook de toepassingsgebiedverantwoordelijken werden aangesteld. Deze gegevens- en toepassingsgebiedverantwoordelijken van de klant werken samen met de informatie- en applicatie-architect van Digipolis aan de systematische optimalisatie van hun entiteit of toepassingsgebied. Binnen Digipolis Antwerpen begint Enterprise architectuur ondertussen echt tastbaar te worden. Nieuwe projectaanvragen worden steeds afgetoetst met het grotere plaatje van Enterprise architectuur. Deze systematische screening zal in de toekomst nog verder worden uitgebouwd. Inmiddels werden vanuit EA-standpunt al een reeks formele en informele adviezen geformuleerd Tenslotte kreeg Digipolis eind 2007 ook de opdracht om het OCMW te betrekken en een traject op te zetten voor de ontwikkeling van een bestuursoverschrijdende Enterprise Architectuur. Ook in Gent wordt volop getimmerd aan de uitbouw van een weldoordachte toekomstgerichte Enterprise architectuur. De timing is weliswaar anders dan die van EA Antwerpen, maar de ambities zijn dezelfde. Daarbij is het zeker ook de bedoeling ervoor te zorgen dat de architectuurmodellen van Antwerpen en Gent mooi op elkaar aansluiten. ICT-meerjarenplannen in de maak ICT-meerjarenplan Antwerpen In de zomer 2007 werd het concept voor een ICT-meerjarenplan uitgewerkt. De methodiek die hiervoor ontwikkeld werd is MCM of de MultiCriteriaMethodiek. MCM laat toe een project op basis van 13 criteria een score te geven. Hoe hoger de score, hoe belangrijker het project. MCM wordt zo gehanteerd als hulpmiddel om een rangorde van belangrijkheid weer te geven. De 13 criteria zijn opgedeeld in 4 categorieën: het verplichtend karakter van het project, de strategische belangrijkheid, het efficiëntieperspectief en ICT-aspecten. Tenslotte wordt een kost- en tijdsfactor toegepast zodat projecten die sneller en met minder middelen resultaat leveren, een relatief hogere score bekomen. Ook de projecten nodig om de dagelijkse goede werking van het infrastructuurpark te verzekeren en up to date te houden, worden mee in de MCM-toetsing opgenomen. De MCM-methodiek genereert dus een overzicht van projecten, nodig om de business in stand te houden, bij te sturen en te doen groeien, gerangschikt volgens prioriteit. Daarna gebeurt de planning van de projecten, waarbij rekening gehouden wordt met tijdsafhankelijkheden en benodigde resources per competentiegroep. Het resultaat is een degelijk onderbouwd ICTmeerjarenplan. Het Manteam van de stad Antwerpen keurde in december reeds een eerste versie van het ICT-meerjarenplan goed, dat een gedetailleerd overzicht geeft van de projecten die zijn ingepland voor en ook reeds aangeeft welke projecten in een latere fase worden opgepikt. Voortaan wordt deze oefening jaarlijks herhaald. ICT-meerjarenplan Gent Ook in Gent werd in nauw overleg met de klanten hard gewerkt aan de opstelling van een ICTmeerjarenplan gekoppeld aan de strategische 4

5 doelstellingen van de Gentse klanten. Via een weldoordacht portfoliomanagement, waarbij de wenslijst van projecten wordt getoetst aan verschillende sets van criteria (o.a. efficiëntieverhoging, effect op de externe dienstverlening,.), wordt getracht een evenwichtige en haalbare mix van projecten te destilleren waaraan dan aansluitend een planning in de tijd wordt gekoppeld. Volgens deze methode worden zowel het ICT-meerjarenplan voor de huidige legislatuur als de operationele plannen voor de periode opgesteld. en meer geconfronteerd met vragen voor ondersteuning van andere diensten en organisaties (bv. stedelijke vzw s, kinderdagverblijven, ). Om deze dienstverlening beheersbaar te maken wordt in eerste instantie werk gemaakt van gedetailleerde producten- en dienstencatalogi en prijslijsten. SLA s & producten- & dienstencatologi Digipolis Gent heeft in 2007 beheersovereenkomsten uitgewerkt met duidelijke en formele afspraken over de geboden dienstverlening en ondersteuning. Deze vormen de basis voor de latere service level agreements (SLA s). Digipolis Antwerpen sloot met haar klanten al een poos geleden zogenaamde dienstverleningsovereenkomsten af en werkt in het kader van D@2008 eveneens aan SLA s met zowel klanten als leveranciers. Beide vestigingen worden de laatste tijd meer Versterkte synergie We stellen ook een verdere versterking van de synergie-intenties vast. Momenteel staan er weer een paar grote dossiers op stapel (o.a. voor e-besluitvorming, nieuw financieel platform) waar Antwerpen en Gent gezamenlijk hun schouders onder zetten. 5

6 Synergie Antwerpen Gent Tijdsregistratie stelselmatig uitgebreid Verminderde werklast voor personeelsdiensten Synergie In 2005 werd de opdracht voor de implementatie van een tijdsregistratiesysteem gegund aan GET. Dit systeem moet de registratie van aanwezigheden verder automatiseren en zo bijdragen tot een vermindering van de werklast voor de betrokken personeelsdiensten. Tijdsregistratie maakt de invoering van glijdende werktijden mogelijk en zet ook de deur open voor een beperkte HR-selfservice in de toekomst. Vervolgtraject Tijdsregistratie OCMW Antwerpen opgestart Bij het OCMW van Antwerpen was het tijdsregistratiesysteem reeds sinds 2006 in gebruik op het Centraal bestuur en in de RVT s St.- Maria, St.-Anna, Lozanahof, Hoge Beuken en op de technische dienst. In 2007 werd het vervolgtraject verder voorbereid. Dat had zowel betrekking op inhoudelijke uitbreidingen als op de uitbreiding van het aantal locaties. In januari 2008 werd de toepassing op de technische dienst uitgebreid met een module voor toegangscontrole. Nog dit voorjaar zal dit ook gebeuren voor de RVT s St.-Anna, Lozanahof, Vinck-Heymans en De Serre. Eveneens in januari 2008 gingen de technische dienst en Galliford van start met flexibele arbeidstijden. Bovendien werd in Galliford geëxperimenteerd met het zgn. virtueel tikken, d.w.z. niet via een badgelezer maar via een inlogmodule op pc of laptop. Tenslotte werd in 2007 ook de uitbreiding van tijdsregistratie naar andere OCMW-locaties voorbereid. Volgende op de planning zijn de RVT s Vinck-Heymans en Bartholomeusen en een 30-tal locaties van het Departement Maatschappelijke Integratie. Verwacht wordt dat deze locaties in het najaar van 2008 effectief met tijdregistratie aan de slag kunnen gaan. Terugverdieneffect tijdsregistratie stad Antwerpen onderzocht Bij de stad startte het implementatietraject in het derde kwartaal van In een eerste fase werden de centrale infrastructuur en de koppeling met de personeelstoepassing HReM+ uitgewerkt. In een tweede fase werd de opzet 6

7 voor implementatie op de centrale personeelsdienst voorbereid. De verdere uitrol van tijdsregistratie naar de verschillende locaties stond een tijdje op een zijspoor omdat het project niet als één van de meest prioritaire projecten werd beschouwd. Vorig jaar werd er een onderzoek gedaan naar het terugverdieneffect van de decentrale implementatie van tijdsregistratie. Daarin werden investerings- en onderhoudskosten en mogelijke besparingen tegenover elkaar afgewogen. De invoering van een uniform tijdsregistratiesysteem zorgt voor een uniform kader voor alle medewerkers van de stad en maakt een eenduidige opvolging over alle bedrijfseenheden heen mogelijk. Dit leidt tot een behoorlijke tijdswinst, zowel op het vlak van registratie, opvolging als rapportering en maakt dus aanzienlijke besparingen mogelijk. Volgens eerste schattingen zou de investeringskost na ca. 4 jaar moeten zijn terugbetaald. Na de goedkeuring van het college kan de verdere uitrol van tijdsregistratie naar de verschillende stadsdiensten van start gaan. Het is de bedoeling om hiermee nog voor de zomer van start te gaan. Verwacht wordt dat het hele implementatietraject minstens 3 jaar in beslag zal nemen. wijze en volgens urgentie. Diensten die verhuizen of diensten die momenteel nog niet over een tijdsregistratiesysteem beschikken, komen eerst aan bod. Eind 2008 moet het grootste werk achter de rug zijn. Alle aan- en afwezigheden van de stadsmedewerkers worden dan automatisch geregistreerd en via één gebundelde overzichtlijst doorgestuurd naar de personeelstoepassing CEVIPS voor verdere verwerking. Gent en Antwerpen kiezen voor gezamenlijke oplossing Klantenmanagement Eén systeem voor alle klantcontacten Antwerpen en Gent timmeren gezamenlijk aan een professioneel beheersysteem voor klantcontacten. Daartoe werd een nieuwe module binnen het klantenbeheersysteem SAP CRM opgezet. Het doel is om alle klachten, mel- Tijdsregistratie OCMW Gent quasi afgerond In augustus 2005 ging RVT Zonnebloem uit Zwijnaarde als eerste locatie van het Gentse OCMW van start met het tijdsregistratiesysteem van GET. Ondertussen is tijdsregistratie in gebruik bij het hoofdbestuur, campus Prins Filip en quasi alle rust- en verzorgingstehuizen. Enkel in RVT de Vijvers is het systeem nog niet operationeel. Ook stad Gent neemt tijdsregistratiesysteem in gebruik Ondertussen is ook de stad Gent gestart met de invoering van het tijdsregistratiesysteem van GET. In een eerste fase kwamen de Sportdienst en de administratieve diensten van de Brandweer aan de beurt. De nodige hardware (prikklokken, netwerken, ) werd eind 2007 reeds geïnstalleerd. In maart 2008 ging de Sportdienst, die als piloot fungeert, dan effectief met het nieuwe systeem van start. Ondertussen werd ook een planning opgemaakt voor de stapsgewijze uitbreiding van tijdsregistratie naar alle stadsdiensten. Dit gebeurt op een pragmatische 7

8 dingen, suggesties en informatievragen die op verschillende plaatsen en via verschillende kanalen binnenkomen in hetzelfde systeem te registreren. Op basis van de toegekende categorie of onderwerp wordt het klantcontact dan automatisch doorgestuurd naar de bevoegde dienst voor verdere afhandeling. Lancering Gent in twee fasen Gent ging als eerste van start met het nieuwe systeem. De lancering verliep in twee stappen. In november 2007 nam het call center van de stad Gent Gentinfo als eerste de nieuwe module in gebruik. Begin december volgden de decentrale diensten. Zij kunnen de centraal opgeslagen klantendossiers voortaan rechtstreeks raadplegen en aanvullen. Deze toegang is uiteraard beperkt tot de dossiers die betrekking hebben op hun dienst. De nieuwe werkwijze moet een snellere en efficiëntere afhandeling en opvolging van klantcontacten mogelijk maken. De nieuwe CRM-module voor klantenmanagement werd meteen ontwikkeld in een hogere versie van SAP (versie 5.0). De bestaande CRM-modules (o.a. voor Kinderopvang) blijven voorlopig in SAP 3.0. Antwerpen start in het voorjaar 2008 De Gentse collega s konden bij deze opstart rekenen op de steun van Antwerpen. In april 2008 wordt de nieuwe module ook daar gelanceerd als intake-instrument voor alle klantcontacten. Behalve de stedelijke diensten zullen ook de ombudsvrouw en de kabinetten gebruik maken van dit systeem. De stedelijke infolijn en de sluikstortlijn worden mee geïntegreerd in deze CRM-module. Het klantenmanagementsysteem is volledig in lijn met de toekomstmodellen van enterprise architectuur. Het is de ambitie om op termijn alle klantencontacten via het zelfde systeem te laten verlopen zodat ook geïntegreerde rapportering hierover mogelijk is. Als voorbereiding op de geplande lancering werd de Antwerpse CRM-toepassing in 2007 alvast geüpgraded naar een hogere versie van SAP (5.0). Voorstudie klachtenmanagement OCMW Gent In 2007 werd ook een marktonderzoek gedaan naar een geschikt pakket voor de opvolging van klachten bij OCMW Gent. Omdat de noden hier duidelijk anders liggen dan bij de stad Gent werden in eerste instantie de pakketten onderzocht, die bij andere OCMW s in gebruik zijn. De keuze viel op het pakket van OCMW Antwerpen. CLASS Antwerpen Vanwege het niveauoverschrijdende karakter werd voor de implementatie van Centraal Leerlingen- en Leerkrachten AdministratieSySteem (CLASS) een meerjarenplan opgesteld. Het plan startte in 2005 en eindigt in 2008 Het pakket wordt in het basis, secundair, buitengewoon, deeltijds kunst en volwassenenonderwijs ingevoerd. Ook het centrale personeelssecretariaat is opgenomen in het implementatietraject. Momenteel zijn volgende modules en niveaus geïmplementeerd: De boekhoudmodule in alle niveaus De module leerlingen- en personeelsadministratie in het basis en buitengewoon basisonderwijs en in het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs en de module leerlingfacturatie in het basis en buitengewoon basisonderwijs en in het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs. Verder werd in 2007 de implementatie van de module cursisten in het volwassenonderwijs voorbereid. De behoefteanalyse werd opgesteld en de aanpassingen aan de programmatie uitgewerkt. De analyse voor het deeltijds kunstonderwijs werd eveneens opgestart zodat de implementatie in 2008 kan starten. Naast dit alles zijn ook enkele pilootscholen gestart met het rapporten- en leerlingvolgsysteem. CLASS Gent - laatste loodjes De invoering van een centraal systeem voor leerlingen- en leerkrachtenadministratie zit in een eindfase. Modules van het pakket zijn momenteel reeds in gebruik bij het stedelijk basis-, secundair, volwassenen- en kunstonderwijs, de kinderdagverblijven en het CLB. De nieuwe rapportenmodule, gebruikt voor de verwerking van de resultaten van de leerlingen, is operationeel sinds september Het prototype van de boekhoudmodule is in test in gebruik in één basisschool. De verdere verspreiding is voorzien voor

9 Dispatching Hoofdwacht brandweer Eind augustus 2007 keurde de projectstuurgroep de conceptnota voor nieuwe dispatching software voor de Gentse Brandweer goed. Deze was gebaseerd op het concept dat voor de Antwerpse brandweer was uitgewerkt. De bestekken werden verstuurd naar geïnteresseerde leveranciers. Er werden drie offertes ingediend en de onderhandelingen zijn gestart. Nieuw financieel systeem stad en OCMW Antwerpen en Gent Zowel de steden als de OCMW s van Antwerpen en Gent hebben een goede reden om over te stappen naar een nieuw boekhoudkundig systeem. Daarom onderzoeken ze of het mogelijk is om een gemeenschappelijk financieel platform te implementeren en te gebruiken. Naast de evidente voordelen op het kostenvlak, zullen ook de gemeenschappelijke kennis en ervaringen duidelijke troeven zijn. Stad Antwerpen Het nieuwe financiële systeem moet toelaten dat de steden, districten, OCMW s, alle dochterbedrijven en de politie elk een eigen dubbele boekhouding kunnen voeren. Elke organisatie moet deze b o e k h o u d i n g e n ook kunnen consolideren. Daarnaast moeten budgetten opgevolgd en vastgelegd kunnen worden en is er een managementinformatiesysteem dat de nodige beleidsinformatie kan leveren. Toekomstmodel datawarehouse & beleidsrapportering De Antwerpse en Gentse experts op het vlak van rapportering staken de koppen bij elkaar en tekenden een gezamenlijk model uit voor datawarehouseprojecten en beleidsrapportering. In essentie komt het erop neer dat alle SAP-toepassingen gebruik zullen maken van SAP Business Information Warehouse en dat alle andere toepassingen de datawarehouseomgeving van Cognos 8 zullen gebruiken. Voor beide dataware-house-omgevingen zal gebruik gemaakt worden van de rapporteringstools van Cognos 8. Naast dit basisgedeelte worden andere modules zoals debiteuren- en crediteurenbeheer, schuldenbeheer enz. opgenomen in het bestek. Doel is om een uniform palet van verschillende randsystemen of modules aan te bieden. Elke organisatie kiest zelf - in functie van de behoeften, noden en kosten/baten of en welke randsystemen zij zal implementeren. In 2007 werd op basis van de voorstudie een overheidsopdracht uitgewerkt. Deze werd eind januari 2008 gepubliceerd. 9

10 Synergie stad OCMW Antwerpen Geslaagde lancering nieuwe loontoepasssing Geslaagde lancering Synergie Antwerpen In maart werd de eerste loonberekening voor de medewerkers van stad en OCMW Antwerpen uitgevoerd met de nieuwe loontoepassing (SAP payroll). Een puike prestatie! Het project impliceerde immers veel meer dan de overstap van een oude naar een nieuwe toepassing. Stad en OCMW, die tot vorig jaar elk hun eigen loontoepassing hadden, werken voortaan met hetzelfde systeem. Ook de aangiften voor RSZ, belastingen, verlopen voortaan vanuit dit gemeenschappelijke systeem. De lancering van de nieuwe loontoepassing betekent niet alleen een fikse vereenvoudiging en kostenbesparing op het vlak van beheer en ondersteuning, maar bracht ook een intensieve harmoniseringsbeweging op gang, zowel op inhoudelijk, technisch als organisatorisch vlak. Verhoogde aandacht eerste jaar operationele werking Het eerste jaar operationele werking met de nieuwe loontoepassing vroeg heel wat extra aandacht. Naast de maandelijkse loonberekeningen waren er immers nog heel wat kwartaal- en jaarprocessen die voor de eerste maal moesten draaien. Denken we maar aan de uitbetaling van vakantiegeld en eindejaarstoelage, de aanmaak van de fiches voor de belastingaangifte.. enz. Bovendien moesten ook de historische data uit de oude loontoepassingen worden overgeheveld zodat aansluitend ook de corrigerende RSZ-aangiften voor 2005 en 2006 konden worden uitgevoerd. En ook de rapportering moest worden aangepast. Actieplan voor stabiele loonverwerking 10 Om de loonverwerking in goede banen te leiden werd een actieplan uitgewerkt dat zich focuste op: functionele bijsturingen van de toepassing om fouten bij de bron uit te sluiten; verhoogde systeem- en outputcontroles; een preventief noodplan om in geval van incident onmiddellijk actie te nemen en zo de impact van een incident te minimaliseren. Via dit actieplan wil Digipolis samen met haar klanten de stabiliteit van de loonverwerking in alle omstandigheden kunnen garanderen.

11 Vervolgprojecten Twee projecten die in het zog van de implementatie van de nieuwe loontoepassing werden opgestart zijn: de afbouw van de oude loontoepassingen de opstart van een versiebeheerproject voor de nieuwe loontoepassing. Afbouw oude loontoepassingen Afbouw loontoepassing OCMW Eind juni 2007 werd de oude loontoepassing van het OCMW afgebouwd. De historische gegevens werden overgepompt naar het datawarehouse waar ze raadpleegbaar blijven. Er werden ook een aantal standaardrapporten in Cognos opgezet. Een 20-tal gebruikers werd opgeleid om deze te gebruiken. Afbouw loontoepassing stad De stad volgde een gelijkaardig scenario. Er werd een datawarehouse historische opgezet, samen met een aantal standaardrapporten in Cognos. Eind november moest eerst de DMFAPPL-toepassing nog worden afgebouwd, gebruikt voor het doorsturen van de RSZgegevens naar RSZPPO. Dit gebeurt voortaan immers via de nieuwe loontoepassing. Enkel het stukje voor de elektronische handtekening uit DMFAPPL blijft behouden. Begin 2008 zal de oude loontoepassing van de stad dan ook definitief worden opgeborgen. In het laatste kwartaal van dit jaar zal het implementatietraject van de nieuwe loontoepassing worden afgesloten. Ondertussen werden het versiebeheer en de operationele werking al wel opgestart. Hiervoor werd een SLA (Service Level Agreement) opgesteld waarin de afspraken tussen de betrokken partners worden vastgelegd. De SLA heeft betrekking op het wettelijk onderhoud en de afhandeling van vragen en problemen. Wijzigingsaanvragen vallen buiten het onderhoudscontract en worden apart gefactureerd. SD Worx staat in voor het onderhoud van de loontoepassing; Digipolis behartigt alles wat met het HReM+loondossier en de onderliggende infrastructuur te maken heeft. Maandelijks is er een SLA-overleg tussen stad, OCMW, SD Worx en Digipolis. Zij bespreken hier de meldingen die via de Digipolis-helpdesk werden ingeseind en beslissen welke aanpassingen in de volgende versie worden opgenomen. Het is de bedoeling om elke maand een nieuwe versie in productie te brengen. Nieuwe versie HReM+ In 2007 werden drie nieuwe versies van de geïntegreerde personeelstoepassing HReM+ in gebruik genomen. De versies van april en juni bevatten heel wat kleinere wijzigingen en een aanzet tot het verfijnen van het controlesysteem op de registratie van ADV-dagen. Meest opvallende wijziging in de versie van november was de invoering van de automatische controle op de registratie van ADV-dagen zoals bepaald in het OCMW-reglement. Daarnaast werd voor de stad het derdebetalerssysteem voor abonnementen van NMBS en De Lijn ingevoerd. Concreet betekent dit dat werknemers van de stad hun abonnement niet meer hoeven voor te schieten. NMBS en De Lijn rekenen hun kosten rechtstreeks door aan de stad. Versiebeheer loontoepassing gestart Stad Antwerpen 11

12 Personeelstoepassingen afgestemd op nieuwe wettelijke bepalingen Regelmatig komen er nieuwe wetten of decreten uit die rechtstreeks of onrechtstreeks invloed hebben op de personeelswerking van de stad en het OCMW en dus ook op de ondersteunende toepassingen. Ook de afsluiting van nieuwe sectorale akkoorden heeft hierop meestal zijn weerslag. Al deze wijzigingen worden stapsgewijs aangepakt via het project HRM en reglementering. In 2007 werden volgende zaken aangepakt: verhoging van het bedrag van de maaltijdcheques vanaf januari 2007; verhoogde tussenkomst door de werkgever in kosten van het woon-werkverkeer; vermindering uren vorming voor niveau E; uitbetaling van de attractiviteitspremie, een aanvulling op de eindejaarstoelage voor de federale gezondheidssector. In september werd de premie voor de periode uitbetaald. De betaling voor 2007 gebeurde in november. Momenteel onderhandelen stad en OCMW nog met hun syndicale partners over de concrete toepassing van de bepalingen uit het nieuwe gemeentedecreet (overwerk, vakantie, opdrachthouderschap,.). Als deze onderhandelingen zijn afgerond, zullen ook de ondersteunende IT-systemen aan de nieuwe regelgeving worden aangepast. In 2007 werd hiervoor al heel wat voorbereidend werk verricht. Naar een professioneel ondersteund competentiebeheer en welke mogelijkheden PeopleSoft Human Capital Management biedt. Harmonisatie van de werking bij stad en OCMW zijn daarbij een belangrijk uitgangspunt. In de nog op te starten voorstudie wordt onderzocht hoe dit best kan worden ingebouwd in de bestaande architectuur. De voorstudie moet resulteren in vier implementatiedossiers: competentiebeheer opzet competentiebeheer werving & selectie competentiebeheer carrièreplanning competentiebeheer evaluatie en procesmodellering De voorstudie moet begin 2009 zijn afgerond. De eerste tastbare resultaten worden verwacht voor de eerste helft van Beleidsrapportering stad Antwerpen Succesvolle begrotingsopmaak met nieuw begrotingsmodel Voor de opmaak van het personeelsbudget maakte de bedrijfseenheid Personeelsmanagement van de stad Antwerpen in 2007 gebruik van een fonkelnieuw begrotingsmodel. In Cognos 8 werd een nieuwe begrotingskubus (d.i. een multidimensionele rapporteringsomgeving) uitgewerkt waarmee de gebruikers de nodige voorbereidende analyses en simulaties konden uitvoeren ter voorbereiding van de begrotingsopmaak. Bovendien schreef de COSMO-groep van Digipolis ook een stukje soft- Eind 2007 werden de eerste stappen gezet voor de invoering van competentiebeheer bij de stad en het OCMW van Antwerpen. In eerste instantie werd bekeken hoe dit competentiebeheer zal worden opgezet 12

13 ware voor het parameterbeheer van dit model. Het grote voordeel van de nieuwe werkwijze is de sterk verhoogde flexibiliteit en onafhankelijkheid voor de gebruikers: zij kunnen voortaan immers zelf de verschillende loonkostcomponenten en ook de periodes beheren. De geïntegreerde simulatie- mogelijkheden maken het mogelijk om verschillende alternatieve pistes tegenover elkaar af te wegen op basis van realistisch cijfermateriaal. Verbruiksmonitor bijna klaar In nauw overleg met de eindgebruikers werkte Digipolis een verbruiksmonitor uit. Deze is bedoeld om het verbruik van de kredieten op te volgen en het toekomstige verbruik te voorspellen. De verschillende stappen om data (begrotings-, loonkost- en boekhoudgegevens) in te voeren werden gedefinieerd en de verwerkingswijze werd vastgelegd in een model. Na validatie van de finale resultaten is de verbruiksmonitor klaar om in productie te gaan. Beleidsondersteunende rapportering stad Sinds maart 2007 worden er 13 standaardrapporten afgeleverd met actueel statistisch materiaal over een aantal vaste thema s zoals vorming, overwerk, waarderingen, absenteïsme. Deze rapporten worden maandelijks besproken op het manteam en vormen een belangrijke ondersteuning voor het nemen van gefundeerde beleidsbeslissingen. Begin 2008 werden deze standaardrapporten geoptimaliseerd en herleid tot 10 standaardrapporten. Ook de doelgroep werd uitgebreid. Het manteam van de stad krijgt de standaardrapporten maandelijks in pdf-formaat bezorgd. De personeelsverantwoordelijken van elke bedrijfseenheid kunnen de gegevens in de toepassing zelf opvragen en verder analyseren. Op langere termijn wil men ook analytische rapporten kunnen aanbieden. Deze moeten PM en de bedrijven in staat stellen om de voortgang van het gevoerde beleid te toetsen aan vooraf gedefinieerde meetindicatoren om vervolgens te kunnen bijsturen waar nodig. Bovendien moet het mogelijk zijn om vanuit de rapportering op managementniveau meteen verder in te zoomen op de hiermee gekoppelde rapporteringen op operationeel niveau. Daarbij is harmonisering van de beleidsrapportering tussen stad en OCMW een belangrijk aandachtspunt. Ook een benchmarking met vergelijkbare organisaties zoals de Vlaamse Gemeenschap staat op de verlanglijst. Beleidsrapportering OCMW Decentralisatie HReM+rapportering OCMW Dit project heeft een tijdje op een zijspoor gestaan omdat er nog geen duidelijkheid was over de overstap naar een hogere versie van de rapporteringssoftware (Cognos) die men hiervoor zou gebruiken. Eind 2007 werd het project weer opgepikt. Het bestaat uit twee grote luiken. Optimaliseren toegangsrechten In eerste instantie moest er een actualisering van de effectieve gebruikers gebeuren. Die is ondertussen achter de rug. In april moeten hiervoor ook technische wijzigingen zijn doorgevoerd. Maximale standaardrapportering via HReM+datawarehouse Vandaag gebeuren er nog steeds rapporteringen via Excel of Acces die perfect via het HReM+datawarehouse zouden kunnen verlopen. De integratie wordt in het raam van dit project voorbereid. Daarbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen de beleidsrapporten enerzijds en de operationele rapporten anderzijds. Bij de eerste groep staat de verdere harmonisering tussen stad en OCMW centraal. Bij de tweede groep ligt het accent op een verdere standaardisatie van de rapportering en een vereenvoudiging van het decentrale inputwerk. Al deze acties worden gezien in het licht van de geplande migratie van Cognos 7.0 naar Cognos

14 Verkiezingen 10 juni vlot verlopen Zondag 10 juni vonden de federale verkiezingen plaats. De organisatie van zo n stembusgang is een omvangrijk karwei, waar behalve de bedrijfseenheden Burgerzaken, Patrimoniumonderhoud en Districts- en Loketwerking ook Digipolis actief bij betrokken is. Net als bij de vorige edities was de technische coördinatie van de verkiezingen voor de stad Antwerpen ook nu weer in handen van Digipolis. Concreet zorgde Digipolis voor het vooraf testen van de stemapparatuur, de installatie van deze apparatuur in de 364 Antwerpse stembureaus, gevolgd door bijkomende testen en controles en voor de technische assistentie in de stembureaus op de dag van de verkiezingen. Verder was er ook deze keer een telefonische helpdesk voorzien en stond er een interventieploeg paraat om bij pannes onmiddellijk in te grijpen. Het hoofdbureau voor de provincie Antwerpen was gewoontegetrouw gevestigd in de Digipolis-gebouwen. Daar werden alle deelresultaten verzameld en getotaliseerd. Dankzij de goede voorbereidingen en de inzet van enkele honderden medewerkers van stad en Digipolis zijn de verkiezingen in Antwerpen zowel op technisch als op organisatorisch gebied zeer correct verlopen en werden de resultaten tijdig naar Brussel gecommuniceerd. Inspanningen voor OBMI De stad en Digipolis bouwden ook tijdens het voorbije jaar volop verder aan het omgevings-, beleids- en management informatiesysteem. Doel is om op een correcte en duidelijke manier te kunnen rapporteren over de gang van zaken. OBMI levert dan ook informatie aan om beleidsbeslissingen te ondersteunen. In 2007 werd de OBMI-infrastructuur verder geconsolideerd en gestabiliseerd. Als rapporteringsomgeving wordt gebruik gemaakt van Cognos 8, een webgebaseerde toepassing die ondermeer toegang verleent tot standaardrapporten, een analyse-omgeving, ad hoc rapporteringsmogelijkheden en scorecards. Om specialisten van de verschillende beleidsdomeinen (financiën, HR, patrimoniumbeheer, ) toe te laten de data en rapporten voor hun specifiek domein te beheren, valideren, publiceren, startte Digipolis met de bouw van datamarts. Dit zijn functionele verzamelingen van gestructureerde data per domein. Een eerste datamart voor Financiën werd begin 2007 opgeleverd. Resultaat: een gestructureerde rapporteringsomgeving voor alle boekhoudkundige gegevens van de stad. De datamart werd tijdens de rest van het jaar geoptimaliseerd. Zo werden bv. een aantal controles ingebouwd om de gegevens te kunnen controleren op hun 14

15 juistheid. Parallel werd ook gewerkt aan een datamart debiteuren. Hiermee kunnen alle gegevens over de debiteuren van de stad in kaart gebracht worden. Het gaat zowel om de fiscale gegevens die uit BIAS komen als de niet-fiscale gegevens, die door AVIAS aangeleverd worden. De datamart debiteuren wordt in mei 2008 helemaal afgewerkt. Nieuwe CRM-strategie voor Antwerpen CRM, fundamentele bouwsteen voor betere dienstverlening In augustus 2006 gingen het telefonisch loket en een aantal back-office diensten als eerste van start met CRM, het customer relationship management of klantenbeheersysteem van de stad. De invoering van CRM kadert in het algemene plan van de stad om haar dienstverlening te verbeteren. In dit verband besliste het beleid dat alle loketten van de stad in de toekomst volgens hetzelfde concept moeten worden uitgebouwd en dat daarbij ook dezelfde ondersteunende software moet worden ingezet. CRM is hierbij één van de fundamentele bouwstenen, naast o.a. het content management systeem (CMS), het kennismanagement systeem (KMA), het nieuwe elektronische loket (ELAN), Eficiëntere afhandeling en opvolging van klantendossiers In CRM zitten alle klantendossiers centraal opgeslagen. CRM-gebruikers verspreid over de stad kunnen ze echter altijd decentraal opvragen en aanvullen. Elke aanvraag via welk kanaal die ook binnenkomt (telefoon, , fax, loket, ), resulteert in een CRM-dossier, dat automatisch het juiste traject voor verdere afhandeling volgt. Heel handig is verder dat iedereen de status van een aanvraag op elk moment kan opvragen. Dankzij CRM hebben de stadsdiensten een duidelijk overzicht van de lopende dossiers over de kanalen heen, dubbele dossiers worden voorkomen, overname van dossiers (bv. bij ziekte) is eenvoudiger Kortom, CRM maakt de dienstverlening beter beheersbaar voor de stad. En daar plukt uiteindelijk ook de burger de vruchten van. Tussentijdse evaluatie, aanzet tot nieuwe koers In 2007 werd het Antwerps CRM-project aan een tussentijdse evaluatie en een onafhankelijke audit onderworpen. De conclusie hiervan was dat de CRM-oplossing vanuit functioneel en technisch standpunt zeker een goede keuze is en geschikt om een efficiënte multikanaaldienstverlening op te zetten. Ook de basisopzet bleek technisch en structureel goed uitgewerkt. Wel werden enkele optimalisaties voorgesteld. Daarnaast werd er ook een nieuwe CRM-strategie voor de toekomst uitgewerkt. Voor de verdere uitbouw van CRM zal men zich focussen op de kernfuncties en standaardfunctionalitieten van het pakket. Als het CRM-gehalte van een nieuwe aanvraag beperkt is, zal het aangewezen zijn een aparte oplossing uit te werken en die te integreren met CRM in plaats van deze volledig binnen de CRM-omgeving te bouwen. Extra voordeel is dat deze integratie met CRM in een latere fase kan gebeuren en dat de nieuwe oplossing al kan worden gebruikt. Als de analyse van de nieuwe aanvraag een hoog CRM-gehalte aangeeft, worden beide opties tegenover elkaar afgewogen: realisatie binnen CRM of de uitwerking van een aparte toepassing die integreert met CRM. Een kosten-batenanalyse moet deze keuze mee bepalen. De mate waarin men gebruik maakt van standaardfunctionaliteiten of herbruikbare componenten van de CRM-toepassing zal daarbij doorslaggevend zijn. De nieuwe strategie werd bekrachtigd door het manteam van de stad en dient als leidraad voor de verdere uitbouw. Nieuw elektronisch loket in productie De invoering van een CRM-pakket is een ingrijpende aangelegenheid, niet alleen op technisch maar ook op organisatorisch vlak. Daarom werd beslist om stapsgewijs te werk te gaan, zowel wat producten, kanalen als betrokken diensten betreft. In een eerste fase werd CRM ingevoerd voor een negental producten. In april 2007 werd het elektronisch loket op in gebruik genomen. Via dit loket, dat uiteraard altijd open is, kunnen inwoners van Antwerpen dezelfde negen producten (o.a. doorgeven adreswijziging, opvragen van geboorteaktes, huwelijksaktes, ) van thuis uit opvragen. De aanvrager identificeert zich met zijn elektronische identiteitskaart. Zo zet Antwerpen weer een cruciale stap in de uitbouw van een echt e-government. 15

16 MARKETING & COMMUNICATIE Website stad Antwerpen uitgebreid met nieuwsbriefcomponent STAD Antwerpen In de tweede helft van oktober werd de een nieuwe en verbeterde nieuwsbriefmodule in gebruik genomen. Deze functionaliteit bestaat uit 3 modules: Een inschrijfmodule voor het abonneren op gepersonaliseerde informatie Een redacteurenmodule voor het samenstellen van nieuwsbrieven zowel naar inhoud als naar vorm. Een publicatiemodule voor het genereren en versturen van de nieuwsbrief. Deze nieuwe functionaliteit maakt het mogelijk om aan de hand van bestaande informatie in het Content Management Systeem (CMS) elektronische nieuwsbrieven aan te maken. De redacteur selecteert de informatie die hij wenst te publiceren in zijn nieuwsbrief. Hij bepaalt de doelgroepen, kiest de juiste lay-out en stelt het verzenduur in. De nieuwsbrief wordt automatisch gegenereerd in de juiste lay-out en verstuurd naar de abonnees, die zich via een webpagina ingeschreven hebben met opgave van hun interessedomein(en). Begin oktober verscheen de eerste wekelijkse antwerpen.be-nieuwsbrief gebruikmakend van deze generieke nieuwsbriefcomponent. De nieuwsbrief bevat actuele informatie gericht op bewoners van Antwerpen en haar districten. Deze informatie is thematisch opgebouwd en bevat alle informatie over de stad Antwerpen. Eind oktober verscheen de eerste elektronische nieuwsbrief van de musea Antwerpen, de bewaarbibliotheken en de erfgoedcel. Dit maandelijkse e-zine bevat cultureel nieuws, informatie, leuke tips en links voor achtergrondinformatie. En in de loop van november was het de beurt aan de vacaturenieuwsbrief van de stad Antwerpen om online te gaan. Ook andere bedrijfseenheden hebben interesse in deze nieuwe component en zullen weldra een eigen nieuwsbrief publiceren. Nieuwe intranettoepassing binnen CMS voor Infolijn Antwerpen Eén handige toegang tot alle infobronnen Dagelijks komen er op de infolijn, het call centrum van de stad, honderden vragen over de meest uiteenlopende onderwerpen binnen. 16

17 Snel en gericht informatie kunnen opzoeken is voor de medewerkers van de infolijn dan ook van cruciaal belang om hun klanten een goede service te kunnen verlenen. Vroeger zat die info verspreid over verschillende toepassingen, websites, databases, wat het opzoekwerk flink bemoeilijkt. Daarom werd binnen het content management systeem (CMS) een aparte intranettoepassing opgezet waarmee de medewerkers een snelle, directe toegang hebben tot alle informatie op Antwerpen.be én andere informatiebronnen. Bovendien werd naar aanleiding van dit project info uit KMA (Kennis Management Antwerpen met info over producten, diensten, prijzen, procedures) en Register (aparte database met aanvullende info) opgekuist en overgezet naar het CMS-systeem. Gebruiksgemak en herbruikbaarheid centraal Aan de hand van gebruikersobservaties en interviews werd een toepassing ontwikkeld die optimaal aan de concrete gebruikersbehoeften beantwoordt. Centraal op de startpagina staat het overzicht van alle nuttige informatiebronnen, er is een overzichtelijke A tot Z en een krachtige zoekfunctie die ook alle onderliggende sites, toepassingen en databases doorzoekt. Via het prikbord kunnen belangrijke of actuele zaken in de kijker worden geplaatst. Gebruikers kunnen ook heel makkelijk zelf snelkoppelingen of links toevoegen. Op elke pagina staat een knop antwoord geven die de gebruikers aanklikken wanneer zij een vraag over dat thema beantwoordden. Zo krijgt de dienst een heel precies beeld van de vragen en thema s die bij de bevolking leven. Behalve aan het gebruiksgemak werd ook ruim aandacht besteed aan de herbruikbaarheid van de toepassing voor andere doeleinden. Nieuwe beeldbank voor het intranet Ze bevat bijna sfeerbeelden, portretten en stadszichten en werd op 16 oktober officieel in gebruik genomen. De meeste beelden zijn heel recent (van 2005 tot en met september 2007). Wekelijks groeit de beeldbank nog aan met de laatste nieuwe foto s van evenementen en gebeurtenissen. Het beeldmateriaal is ofwel van de eigen stadsfotografen ofwel gekocht van externe fotografen. Beelden van een fotoreportage worden gedurende een bepaalde tijd geblokkeerd zodat de aanvrager de foto s gedurende die blokkeerperiode exclusief kan gebruiken. Na enige tijd worden de foto s ook vrijgegeven voor anderen. De nieuwe beeldbank maakt ook gebruik van een verbeterde zoekfunctie die het op thema, op trefwoord of op datum zoeken mogelijk maken. Beelden die na verloop van tijd niet actueel genoeg meer zijn om ze nog in de beeldbank te behouden, kunnen worden aangeduid. De aangeduide beelden worden dan op een vlotte manier overgeheveld naar de bestanden van het stadsarchief, en verwijderd in de beeldbank. Stad Antwerpen 17

18 antwerpen.be-adressen overgebracht naar nieuwe provider Vele Antwerpenaren hebben de laatste jaren gebruik kunnen maken van een persoonlijk adres eindigend Digipolis had hiervoor een kostenloze samenwerking met de firma Scarlet, die echter te kennen had gegeven hiermee te willen stoppen. In navolging van Scarlet werd een andere firma HostBasket uit Lochristi aangeduid om het beheer van deze adressen op zich te nemen, ditmaal middels een betalend contract Iedereen die de afgelopen jaren een antwerpen. be-adres had en dit nog actief in dienst heeft, werd medio 2007 overgebracht naar de nieuwe provider. Ook de Antwerpen.be-websites die sommige burgers in het verleden hebben aangemaakt (een 100-tal) werden mee overgenomen door de nieuwe provider. In het licht van de budgettaire beperkingen, worden enkel nieuwe adressen uitgereikt aan cursisten van het antwerpen.be-centrum (ABC). DISTRICTS- & LOKETTENWERKING Nieuwe BEAM-versies In 2007 nam de overheid een rits nieuwe e-govinitiatieven, die uiteraard ook hun gevolgen hadden voor de Antwerpse bevolkingstoepassing BEAM. De hiervoor vereiste aanpassingen werden opgenomen in de versie die in februari in productie ging: Start van het pilootproject voor de uitreiking van de elektronische verblijfstitels (identiteitskaarten) voor vreemdelingen. Antwerpen maakte deel uit van deze pilootgroep. Start van de uitreiking van de elektronische kinderpasjes (e-kids). Wettelijke wijzigingen in de regelgeving inzake afstamming maakten de invoering van nieuwe aktes en de aanpassing van bestaande aktes noodzakelijk. De huidige (problematische) huisnummering van de grote woonblokken in Antwerpen werd aangepast. Dit maakt een vlottere doorsturing van de adresgegevens naar het Rijksregister mogelijk. Hiervoor waren aanpassingen in BEAM vereist. En dan was er nog het pilootproject (samen met Fedict) voor de veel besproken elektronische gegevensuitwisseling voor de geboorteaangifte. Concreet komt het erop neer dat de ziekenhuizen de gegevens die nodig zijn voor de geboorte-aangifte elektronisch doorsturen naar de betrokken overheden (Burgerlijke Stand, Bevolking, Volksgezondheid, NIS, Kruispuntdatabank, regionale overheden, ). Het paperassenwerk achter de schermen wordt hierdoor een flink stuk vereenvoudigd, maar de kersverse ouders zullen hun kindje echter nog steeds bij de Burgerlijke Stand moeten aangeven. De versie die in oktober online ging, bevatte als belangrijkste wijzigingen: Het versturen van inlichtingenbulletins van strafregister via rechtstreeks vanuit BEAM; De registratie van het nieuwe rijbewijs G; Aanpassingen als gevolg van de nieuwe regelgeving over de inburgeringplicht; Toevoeging van nieuwe en aanpassing van enkele bestaande verblijfsvergunningen. Tenslotte werd in oktober ook nog een nieuwe versie van het BEAM-datawarehouse in gebruik genomen. 18

19 Voorstudie nieuwe bevolkingstoepassing De huidige bevolkingstoepassing BEAM is aan vervanging toe. De toepassing is nog moeilijk uitbreidbaar en het onderhoud wordt te complex en dus te duur. De overstap naar een nieuwe toepassing is onvermijdelijk. Districtsen loketwerking en Digipolis zijn alvast gestart met de voorstudie. Belangrijk in dit verhaal is dat zij heel duidelijk samen hun schouders onder dit project zetten en dit al tijdens de voorstudie. Ook de districten waren van meet af aan nauw betrokken. Eind augustus werd het projectdossier voor dit voorstudieproject goedgekeurd. Hierin worden de organisatie, de aanpak, de doelstellingen en ook de timing vastgelegd. Daarna werrden de behoeften voor de nieuwe toepassing in kaart gebracht. In november werd deze analysefase afgerond. Vervolgens startte het marktonderzoek. Verschillende oplossingsalternatieven werden tegenover elkaar afgewogen. Eind april moet hierover een beslissing vallen. Het vervolgtraject hangt af van de gekozen piste. Bij aankoop van een bestaand pakket start de gunningsprocedure. Als beslist wordt het pakket zelf te schrijven, start de analysefase. ANYS als monitoringtool Het klantbegeleidingssysteem ANYS, dat de optimale doorstroming van klanten naar loketten berekent in functie van de vraag en het beschikbare personeel, wordt sinds kort ook ingezet als monitoringtool. Daartoe werd stevig gesleuteld aan de rapporteringsfunctie zodat op basis van de gegevens uit ANYS relevante overzichtsrapporten kunnen worden aangeboden, die de werking van het district cijfermatig in kaart brengen (gemiddelde wachttijden, behandelingstijden per product,.) en trends, piekperiodes en pijnpunten blootleggen. Op basis van dit statistisch materiaal kan de dienstverlening dan verder geoptimaliseerd worden. De eerste rapporten werden in mei gegenereerd. Er bleken echter nog bijsturingen nodig. Deze werden stelselmatig aangepakt. De andere projecten voor het bedrijf Districtsen Loketwerking van de stad Antwerpen zijn alle synergieprojecten die liepen in samenwerking met andere bedrijven van de stad Antwerpen of met de stad Gent. Stad Antwerpen 19

20 Gent en Antwerpen kiezen voor gezamenlijke oplossing Klantenmanagement Zie rubriek synergie Antwerpen Gent Verkiezingen 10 juni vlot verlopen Nieuwe CRM-strategie voor Antwerpen Nieuw elektronisch loket in productie Zie rubriek synergie Antwerpen BESTUURSZAKEN B3M en Notulus compatibel met Office 2003 B3M is de toepassing waarmee besluiten zodanig opgemaakt kunnen worden dat ze zowel qua indeling, lay out als stijl beter leesbaar zijn. Notulus is het notuleringssysteem dat gebruikt wordt voor het college, de gemeenteraad, de bureaus, de districten en het managementcomité van de stad Antwerpen. Onderliggend gebruiken zowel Notulus als B3M het documentenbeheersysteem Documentum en Office. Beide toepassingen hebben de nodige aanpassingen ondergaan om met de nieuwe versie Office 2003 te kunnen werken. Betere performantie en afgestemd op Office 2003 Aanhoudende performantieproblemen lagen begin 2007 aan de basis van een grondige herwerking van beide toepassingen. In juni 2007 ging een nieuwe versie van Notulus in productie, met een zeer gunstig effect op de performantie en stabiliteit van het systeem als gevolg. Eind juli 2007 werden Notulus en B3M versie 2.5 in productie gezet, waardoor beide toepassingen nu volledig compatibel zijn met MS- Office Eind november 2007 volgde een upgrade vanwege de invoering van een bijkomend bestuursorgaan, n.a.v. de delegatie van bepaalde bevoegdheden kaderend in het nieuwe gemeentedecreet. Naast het bestuursorgaan Besluiten College werd het bestuursorgaan Besluiten Stadssecretaris toegevoegd wat enkele aanpassingen met zich meebracht. Verwerking inkomende post binnen 14 dagen (VIP14) organisatorisch uitgebreid en functioneel verbeterd Stad Antwerpen Het briefregistratie- en opvolgingssysteem VIP14 is een intranettoepassing waarmee brieven gericht aan het college van burgemeester en schepenen, elektronisch gescand, geregistreerd en doorgestuurd worden aan de bevoegde diensten binnen de stad. Binnen deze toepassing kunnen vertrouwelijke brieven afgeschermd en rapporten opgevraagd worden. 20