INVESTERINGSPLAN GRUITPOORT

Transcriptie

1 INVESTERINGSPLAN GRUITPOORT december 2009

2 Achtergrond Nu we in 2009, mede door een aantal eenmalige inkomstenbronnen, voor het eerst een goed resultaat hebben gedraaid, heeft het zin dan wel wordt het noodzakelijk een goed investeringsplan voor de komende jaren te maken. Per onderdeel van de organisatie heb ik daarom hieronder een aantal gewenste investeringen benoemd en uitgelegd. In het beleidsplan Binnen beginnen, buiten winnen, zijn alle hieronder genoemde investeringen nader onderbouwd. In dit investeringsplan wordt kort aangegeven waar de noodzaak van de investering vandaan komt. Dit investeringsplan is de onderlegger voor de te treffen voorzieningen zoals opgenomen in de jaarrekening Het gaat alleen om de investeringen die niet opgenomen kunnen worden in de reguliere onderhoud en materialenbegrotingen. Aan elk van de investeringswensen is een prioriteitslabel gehangen. 1 = 2010 of = 2012 of = 2014 of 2015 In het hoofdstuk planning en begroting zijn de kostenposten op basis daarvan opgenomen in een planning voor de komende jaren. 1 Gebouw Tien jaar geleden heeft architect Mart van Schijndel op de plaats van de oude sociëteit een prachtig pand neergezet. Een op maat gesneden jas waar alleen eigenlijk de Gruitpoort als kunst(educatie)instelling een logische bewoner van kan zijn. Echter door de nuchtere uitstraling van het pand is voor passanten onduidelijk wat er nu precies in dat pand zit. Uit de diverse onderzoeken (van communicatiestagiaires) maar ook uit de ervaringscijfers blijkt dat zo n 70% van de Doetinchemmers niet weet wat de Gruitpoort is. Ook wanneer zij wel het pand kennen, weten ze niet wat hier binnen gebeurt. Een eenvoudige rekenaar kan nagaan dat wij met ons fantastische aanbod daardoor een belangrijke potentiële klantengroep mislopen. Er is bovendien veel te doen geweest over bezuinigingen tijdens de bouw en de architectonische én functionele nadelen die dat tot gevolg heeft gehad, met als grootste obstakel een onzichtbare ingang aan de zijkant die vervolgens ook nog recht tegenover de receptie is geplaatst waardoor deze altijd gesloten moet blijven i.v.m. de kou. in plaats van een indrukwekkende poort aan de Grutstraat. Ook de kille (letterlijk en figuurlijk) foyer waar het altijd te klein is voor zowel publiek als exposities. Investering: (Nood)uitgang Studio Nu we steeds vaker grootschalige activiteiten in de studio houden als het nieuwscafé, zal er iets moeten gebeuren aan de brandpreventie en met name het creeeren van een extra nooduitgang. Liefst direct naar buiten omdat daarmee ook beter de verkoeling in de zomer en bij grote activiteiten geregeld kan worden. Voorlopige raming: ,- Investering: Klimaatbeheersing lokalen Bij de bouw is in de kantoren en theorielokalen een systeem voor klimaatbeheersing aangebracht. Dit systeem werkt echter onvoldoende tot niet. Op de koude dagen krijgen we de lokalen niet warm en als de zon maar enigszins schijnt is er geen verkoeling te verzorgen. Voor zakelijke klanten die in de vergaderzalen werken is dit een reden om niet graag terug te komen. Maar ook de cursisten (Doc STAP) die in de theorielokalen werken klagen regelmatig over de ondraaglijke temperatuur. 2

3 Er zal een klimaatbeheersingsonderzoek moeten komen om te kijken wat er nodig is om met name deze ruimten beter te kunnen koelen. Voorlopige raming voor onderzoek én aanpassing: ,- Investering: Klimaatbeheersing foyer Ook de foyer met haar enorme hoogte is niet op temperatuur te krijgen. Het is er in feite altijd koud. Daardoor moeten de deuren naar de ingang en de receptie ook altijd gesloten blijven. Daardoor staan mensen die binnen komen dus in feite voor 2 dichte deuren: die van de receptie en die naar de foyer. (Onder andere) door de lage temperatuur nodigt de foyer voor theater- en filmbezoekers niet echt uit om nog na de borrelen. Daardoor missen we omzet en bovendien zijn we daardoor minder in staat onze missie (Ontmoeten, verbinden en inspireren met kunst en cultuur) tot uitvoer te brengen. Omdat het verlagen van het plafond geen optie is zal in de foyer eerder met bijverwarming gewerkt moeten kunnen worden. Ook hier zal een klimaatbeheersingsonderzoek gedaan moeten worden. Voorlopige raming voor onderzoek én aanpassing: 5.000,- Investering: Entree Als we ons neerleggen bij de huidige indeling van het pand en we houden de ingang waar deze zich nu bevindt, zal er ook iets met de entree moeten gebeuren. De buitendeur bevindt zich zodanig recht voor de receptie dat deze wegens wegwaairisico van papier maar ook het ziekteverzuim van de receptionistes altijd gesloten moet zijn. Hetgeen niet echt bijdraagt aan het welkom voelen in de Gruitpoort. Er moeten dus twee aanpassingen gedaan worden. - de ingang moet zichtbaarder gemaakt van buiten - de receptie moet open gemaakt maar dat kan alleen als de ingang geen rechtstreekse verbinding is met buiten. Er zal een architectonisch advies ingewonnen moeten worden voor een oplossing voor beide problemen. Pas dan kan een indicatie van de kosten gegeven kunnen worden. Voorlopige raming: ,- Prioriteitslabel: 3 2 Communicatie Investering: Gevelbelettering Nu wij vanaf september niet alleen Cinecity maar ook Amphion als overbuur krijgen (én een grote mediamarkt aan de overkant met veel verkeersbewegingen) wordt het van steeds groter belang gebruik te maken van het feit dat de Gruitpoort zich aan een cultuurplein bevindt. Bovendien zal met de aanleg van de Ruimzichtlaan de verkeersituatie op de Hofstraat worden aangepakt en zal er naar alle waarschijnlijkheid ruimte komen voor enkele kort-parkerenplaatsen. Daardoor wordt het eenvoudiger om ons er bij neer te leggen dat de zijkant van het pand nu eenmaal onze ingang is en dat deze geaccentueerd zou kunnen worden zodat de ingang ook zichtbaar is. Nu is het voor veel mensen zoeken waar zich een gat in het pand bevindt. Er is inmiddels een adviesgroep in het lever geroepen die een gedegen voorstel gaat doen hoe het pand met respect voor de architectuur beletterd kan worden. Aan de adviesgroep is meegegeven dat er 5.000,- uit de reguliere begroting gereserveerd kan worden. Is er meer 3

4 geld nodig, dan zal er aparte financiering geworven moeten worden. De gemeente Doetinchem heeft al aangegeven dat ze daaraan geen bijdragen kunnen leveren. Kosten: minimaal 5.000,- Investering: Vervanging Lichtkrant Er is inmiddels te vaak een storing waardoor de lichtkrant niet functioneert. Aangezien de lichtkrant niet alleen een bron van inkomsten is (adverteerders) maar ook een plaats om voor onze eigen activiteiten te adverteren. Storingen kunnen wij ons dus niet permitteren. Bij vervanging zullen we ons orienteren op een beeldscherm ipv alleen tekstregels. Tevens gaan we kijken of er een partij is, die net als de tv-schermen in de foyer, de investering zelf voor haar rekening wil nemen. Omdat dit niet zeker is, en de huidige lichtkrant destijd ,- gulden heeft gekost zullen we vooralsnog een investering van op moeten nemen. Voorlopige raming voor onderzoek én aanpassing: ,- Investering: Interne bewegwijzering en optimalisering sfeer De Gruitpoort is een mooi gebouw maar niet altijd handig en gezellig en comfortabel. Er zal geïnvesteerd moeten worden in een betere bewegwijzering zodat duidelijk is waar men wat kan vinden. Ook moeten er nog sfeerverbeteringen worden aangebracht in de vorm van betere verlichting en meubilair. Voorlopige raming: ,- 3 Afdelingen 3.1 Film Investering: Digitale projectie Nederland staat aan de voet van een nieuwe digitaliseringsslag in de filmwereld. Alle vertoners (ook de reguliere bioscopen zullen over moeten schakelen van 35mm vertoning naar digitale vertoningen. Dat betekent niet alleen een ander distributiekanaal maar vooral ook nieuwe apparatuur en bijbehorende servicecontracten. Volgens de NVB zal er binnen twee jaar vrijwel geen 35 mm-film meer te krijgen zijn. Als de Gruitpoort dus niet op deze ontwikkeling inspeelt, is er over 2 jaar geen filmhuis meer. Waar hebben we het over: o Hoogste visuele kwaliteit van dit moment, toegestaan door de filmstudio s o Beveiligde elektronica en dus films o Verzekerde verbindingen o Combinatie met server of geïntegreerde server o Kosten digitale projector en toebehoren: minimaal ,- Daarnaast kosten voor IT infrastructuur, extra energielasten, service contracten, scholen personeel, verzekering, duurdere lampen. Omdat deze ontwikkeling een kaalslag onder de vertoners zou betekenen als iedereen individueel zou moeten opereren heeft de brancheorganisatie (Nederlandse Vereniging van Bioscoop Exploitanten) een plan ontwikkeld om gezamenlijk op te trekken. Door als collectief op te treden (met een vaste bijdrage per exploitant) lijkt het te zijn gelukt om subsidie bij het rijk los te krijgen. Dat zou de investering per vertoner al aanzienlijk verkleinen. Er zal in elk geval alvast vanaf 2011 een fors bedrag gereserveerd moeten worden voor de aanschaf en de permanente extra kosten. Te reserveren: ,- 4

5 Investering: ringleiding Reeds enkele jaren werkt de ringleiding (voor slechthorenden) die bij de bouw van het pand is aangelegd niet goed. Er is al verschillende keren naar gekeken en inmiddels lijkt de enige oplossing vervangen. Het komt gemiddeld eens in de paar maanden voor dat iemand vraagt of hij van de ringleiding gebruik kan maken. Verwachte kosten: 3.000,- Prioriteitslabel: 3 Investering: HD-beamer De huidige beamer in de theaterzaal waarmee de presentatie van de te verwachten films als voorprogramma en DVD s voor verhuringen worden vertoond, is afgeschreven en minstens de helft van de dagen kapot. Er zal per direct een nieuwe aangeschaft moeten worden. Onderzoek heeft inmiddels opgeleverd dat voor de omvang van het scherm een HD-beamer noodzakelijk is. Verwachte kosten: 6.000,- 3.2 Theater en debat Investering: projectiescherm Studio Er zitten diverse scheuren in het scherm waardoor projecten in de studio, zowel films als presentaties bij debatten en verhuringen bijzonder onprofessioneel ogen. Verwachte kosten: 3.000,- Investering: boxen studio De huidige boxen in de studio voldoen nog net voor de danslessen en presentaties maar niet voor debatten en het nieuwscafé waar door meerdere personen en vanaf meerdere plaatsen met microfoons gewerkt wordt. Verwachte kosten: 1.000,- Investering: 2 sets reversmicrofoons Voor zowel de debatten als de verhuringen komt het steeds vaker voor dat de loopmicrofoons onvoldoende kwaliteit bieden dan wel niet werkbaar zijn voor de artiesten/presentatoren. Een aantal sets reversmicrofoons met draagkastje zouden de mogelijkheden voor klanten en artiesten sterk verbeteren. Verwachte kosten: 1.000,- Investering: Lichttafel studio De lichttafel in de studio is niet geschikt voor het aansturen van digitale dimmers. Op dit moment redden we ons met analoge lichtplannen maar op termijn zal dit niet voldoen. Verwachte kosten: 1.500,- 5

6 3.3 Cursussen en projecten Investering: Inventaris en licenties multimedia Nu we besloten hebben een extra impuls te geven aan de afdeling multimedia m.n. door ook aanbod voor film en webdesign te ontwikkelen, zal er geïnvesteerd moeten worden in enkele videocamera s en licenties voor programmatuur. Verwachte kosten: 2.000,- Investering: Inventaris modewerkplaats Nu we besloten hebben een modewerkplaats in te richten opdat de afdeling textiele werkvormen vorm kan krijgen zal een aantal naai- en lockmachines met toebehoren Verwachte kosten: 2.000,- Investering: Lokaalaanpassingen circuscursussen Nu we besloten hebben een extra impuls te geven aan de circusafdeling m.n. door de samenwerking met Straattheaterfestival Buitengewoon en daarmee ook productiehuis Buitengewoon krijgen we kosteloos een deel van de inventaris van het productiehuis in beheer. Om een aantal hoogteacrobatiek-onderdelen in de Gruitpoort te kunnen trainen zal in de Studio een aantal aanpassingen moeten worden aangebracht. Verwachte kosten: 2.000,- Investering: opnamevideocamera + monteerset Voor de projecten voor scholen die vaak met een presentatie worden afgesloten maar ook voor onze eigen cursuspresentaties is het voor de klant/leerling bijzonder aantrekkelijk om in de offerte mee te kunnen nemen dan wel aan de cursisten aan te kunnen te bieden dat er opnamen gemaakt worden die na afloop besteld kunnen worden. Zo n camera kan ook gebruikt worden om bij speciale voorstellingen de zaal te kunnen opnemen en in de foyer te beamen. Zodat een groter publiek kan meegenieten. Dit is ook voor de zakelijke verhuringen (Gruit4Business) een verrijking van het aanbod. Op dit moment worden dergelijke opnamen door van de vrijwilligers gemaakt met zijn eigen camera. De vraag neemt echter toe waardoor deze vrijwilligers dit wel als overbelasting gaat ervaren. Verwachte kosten: 1.500,- Investering: mobiele geluidssetset Voor de projecten voor scholen, voor activiteiten buiten én voor activiteiten die de ene keer in de zaal en de andere keer in de studio plaatsvinden zal het goed werken om met een kwalitatief goede mobiele geluidset te werken. Er kunnen dan optredens op bijzonder locaties verzorgd worden. Verwachte kosten: 1.500,- 3.4 Gruit4Business Investering: koffiemachine met servies en glaswerk Er wordt zowel door cursisten als film- en theaterbezoekers vaak geklaagd over de kwaliteit van de koffie. Ook serveren we de koffie en thee maar ook de wijn in serves en glaswerk dat in een bedrijfskantine niet zou misstaan. Dat geeft, zeker de Gruit4Businessklanten en de film- en 6

7 theaterbezoekers eerder het gevoel in een wachtkamer te pauzeren dan in een grand café. We hebben in het beleidsplan Gruit4Business geconcludeerd dat m.n. de ligging van het pand maar ook het ontbreken van ruimte voor een voorbereidingskeuken er voor zorgt dat de risico s om te investeren in een echt café waarschijnlijk niet loont. De Gruitpoort heeft besloten zodanig in de foyer te investeren dat de activiteitgerichte klanten (cursisten, Gruit4Businessklanten en de film- en theaterbezoekers) zich thuis voelen en e foyer zodanig aangenaam vinden dat zij gekoppeld aan hun activiteit dáár hun consumpties nuttigen en niet elders. Naast het ontvangen en bediend worden door goed personeel is het serveren van goede koffie en plezierig servies en fatsoenlijk glaswerk is daarvoor een vereiste. Verwachte kosten: 6.000,- 4 Procedure bij het doen van de investeringen In de begroting 2010 is 5.000,- aan afschrijvingsmiddelen opgenomen. Dat betekent dat op basis van 5 jaar voor geinvesteerd kan worden. Met andere woorden. Niet alle beoogde investeringen zijn mogelijk. Uiteraard zal aan elke hierboven genoemde investering een gedegen onderzoek vooraf gaan. De procedure is steeds als volgt. Directie bepaalt de budgethouder die verantwoordelijk is voor het onderzoek en de aanschaf. Deze doet onderzoek waarbij tenminste 3 aanbieders/producten worden vergeleken. De resultaten van het onderzoek worden integraal aan de directie voorgelegd en deze neemt het besluit en geeft, na overleg met de controller toestemming tot aanschaf. Jaarlijks wordt dit investeringsplan geactualiseerd en worden de beoogde investeringen opgenomen in de begroting. 7

8 5 Planning en investeringsbegroting Afdeling Wens Totaal label 1 label 2 label 2 label 3 label 3 label 3 Gebouw 1 Nooduitgang studio , Klimaatbeheersing lokalen , Klimaatbeheersing foyer 5.000, Entree aanpassing , Totaal gebouw , Communicatie 1 Gevelbelettering 5.000, Vervanging Lichtkrant , Interne bewegwijzering 5.000, Totaal communicatie , Film 1 Digitale projector , Ringleiding 3.000, HD Beamer 6.000, Totaal film , Theater en debat 1 Projectiescherm studio 3.000, Boxen Stdio 1.000, Reversmicrofoons 1.000, Lichttafel studio 1.500, Totaal Theater en debat 6.500, Cursussen en projecten 1 Inventaris en licenties multimedia 2.000, Inventaris modewerkplaats 2.000, Inventaris cirsuscursussen 2.000, videocamera+monteerset 1.500, Mobiele geluidsset 1.500, Totaal cursussen en projecten 9.000, G4B 1 Koffieautomaat foyer 6.000, , Totaal ,