Privacyverklaring voor medewerkers en vrijwilligers

Transcriptie

1 Privacyverklaring voor medewerkers en vrijwilligers 10 januari 2019

2 Inhoudsopgave 1 Vooraf 3 2 Begripsomschrijvingen 3 3 Algemene bepalingen Waarom heeft MeerWaarde een privacyverklaring? Waarop is de privacyverklaring van toepassing? Wat zijn persoonsgegevens? Van wie verwerkt MeerWaarde persoonsgegevens? Waarvoor gebruikt MeerWaarde je persoonsgegevens? Doelbinding en dataminimalisatie Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens? Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens Veiligheid Melden van incidenten Vertrouwelijk Hoelang bewaren we je gegevens? Verstrekken aan derden 6 4 Contact met MeerWaarde 7 5 Wat zijn je rechten? Inzage in je gegevens Recht op rectificatie Recht op het laten verwijderen van gegevens Recht op beperking van de verwerking Recht van bezwaar Recht op dataportabiliteit Recht op intrekking toestemming Hoe kun je jouw rechten uitoefenen? 8 6 Over deze privacyverklaring 8 2

3 1 Vooraf Dit is de privacyverklaring van MeerWaarde voor medewerkers en vrijwilligers. De privacyverklaring heeft betrekking op persoonsgegevens van medewerkers en vrijwilligers die door of namens MeerWaarde worden verwerkt. MeerWaarde acht een zorgvuldige omgang met je persoonsgegevens van groot belang. Jouw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Je kunt erop rekenen dat jouw gegevens bij MeerWaarde veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels, waaronder de Algemene Verordening Persoonsgegevens. 2 Begripsomschrijvingen 1. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 2. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. 3. Verwerkersverantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan dat/die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. 4. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. 5. Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken. 6. Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. 3 Algemene bepalingen 3.1 Waarom heeft MeerWaarde een privacyverklaring? We hebben in deze privacyverklaring voor jou op een rijtje gezet hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Je kunt in deze privacyverklaring lezen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden, wie je gegevens mag inzien, hoe wij je gegevens bewaren, aan wie wij je gegevens doorgeven en welke invloed je daarop zelf kunt uitoefenen. Jouw belang staat bij ons voorop! 3.2 Waarop is de privacyverklaring van toepassing? De privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die MeerWaarde van jou (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt. 3.3 Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat ben jij. 3

4 In het kader van de arbeidsrelatie verwerkt MeerWaarde diverse persoonsgegevens van jou. De persoonsgegevens die MeerWaarde onder meer van jou verwerkt zijn: Voorletters, voor- en achternaam; Adresgegevens; Geslacht; Geboortedatum; Burgerservicenummer (BSN); Een kopie van je paspoort of ID-bewijs adres(sen); Telefoonnummer(s); Bankrekeningnummer; Of je een partner hebt en zijn of haar gegevens; Of je kinderen hebt en zijn of haar of hun gegevens; Profielfoto; Met wie MeerWaarde contact moet opnemen bij een calamiteit. In het kader van een vrijwilligersrelatie verwerkt MeerWaarde: Voorletters, voor- en achternaam; Adresgegevens; Geboortedatum; adres(sen); Telefoonnummer(s); Geboortedatum; Met wie MeerWaarde contact moet opnemen bij een calamiteit. Op het moment dat je persoonsgegevens door jezelf of door een derde met MeerWaarde worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen. 3.4 Van wie verwerkt MeerWaarde persoonsgegevens? Van alle personen met wie we contact hebben, verwerken we persoonsgegevens. Dit zijn onder meer klanten van MeerWaarde. Ook verwerken we persoonsgegevens van medewerkers, vrijwilligers, stagiaires, zzp-ers, derden die werkzaamheden verrichten in opdracht van MeerWaarde en contactpersonen van samenwerkingspartners en leveranciers van MeerWaarde. 3.5 Waarvoor gebruikt MeerWaarde je persoonsgegevens? MeerWaarde mag enkel persoonsgegevens van jou verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van je persoonsgegevens zijn: a. De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van de persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden; b. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij de betrokkene partij is; c. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust; d. De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen; e. De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen; f. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van 4

5 persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is. De verwerking van de persoonsgegevens door MeerWaarde is doorgaans gebaseerd op de volgende rechtsgronden: a, b, c, f en in zeer uitzonderlijke gevallen d. MeerWaarde verwerkt jouw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende categorieën van verwerking: werving & selectie; NAW gegevens, adres, bij aanname komen daar alle gegevens bij die nodig zijn om een arbeidsovereenkomst aan te gaan, zoals bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens zoals BSN, geboortedatum, bankrekeningnummer, kopie van een geldig paspoort of ID-bewijs. Personeelsadministratie; alle gegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals bijvoorbeeld verplichtingen rondom verzuim en re-integratie, (verplichte) deelname aan het pensioenfonds. Salarisadministratie; alle gegevens die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals bijvoorbeeld het betalen van loon en verstrekken van loonstroken en jaaropgaven en het afsluiten van benodigde verzekeringen. Facilitaire dienstverlening; gegevens die nodig zijn om toegang te verstrekken tot gebouwen (hoofdkantoor en PlusPunten). ICT-middelen & gebruik; bedrijfsgegevens die nodig zijn om toegang te verstrekken tot systemen en devices Vastlegging van gegevens van en onderzoek naar het gebruik van het netwerk; het doel hiervan is om te controleren of medewerkers het netwerk conform de richtlijnen gebruiken. Zie hiervoor ook hoofdstuk in de Wegwijzer voor medewerkers. Bijhouden personeelsdossier; zie hiervoor tevens hetgeen beschreven is in de WegWijzer voor medewerkers in Hoofdstuk Doelbinding en dataminimalisatie MeerWaarde verwerkt alleen persoonsgegevens voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk verzameld zijn. Daarnaast worden er niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk om het doel van de verwerking te bereiken. 3.7 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens? De verantwoordelijke voor het verwerken van je persoonsgegevens is MeerWaarde, gevestigd aan Dokter Van Dorstenstraat 1 in Hoofddorp. MeerWaarde is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. 3.8 Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens De regels over het beschermen van je persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer je van mening bent dat de bepalingen uit deze privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, kun je je wenden tot de privacy contactpersoon van MeerWaarde (zie hoofdstuk 6 voor de contactgegevens). Het kan zijn dat je, ondanks de zorgvuldige aanpak van MeerWaarde, een klacht hebt over de wijze waarop MeerWaarde je persoonsgegevens verwerkt en/of met jouw rechten omgaat. Je kunt dan een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens de toezichthouder 5

6 op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. De contactgegevens vind je via de website Veiligheid Om je privacy en de vertrouwelijkheid van je gegevens te beschermen, treft MeerWaarde passende technische en organisatorische maatregelen, zoals: Beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen; Toegang tot gegevens is afgeschermd; onze computersystemen zijn allen beveiligd met een verplichte inlog voor medewerkers; De ICT infrastructuur is beveiligd met up-to-date software; Geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers, vrijwilligers, stagiairs of derden die werkzaamheden verrichten in opdracht van MeerWaarde; Verklaring omtrent gedrag voor medewerkers en vrijwilligers; Met leveranciers van data-opslag zijn verwerkersovereenkomsten gesloten; 3.10 Melden van incidenten Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van je persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op je persoonsgegevens voor je mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we je dit zo snel mogelijk weten Vertrouwelijk We gaan ervan uit dat je gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Toegang tot persoonsgegevens wordt enkel verkregen indien dat noodzakelijk is voor de taakuitoefening. In het verwerkingsregister is vastgelegd wie eigenaar is van welke verwerking. Iedereen die inzicht heeft in je gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht Hoelang bewaren we je gegevens? MeerWaarde bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De persoonsgegevens worden bewaard tot twee jaar na het einde van het dienstverband of het beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst. Financiële gegevens worden bewaard tot 7 jaar na het einde van het dienstverband of de vrijwilligersrelatie Verstrekken aan derden Wij verstrekken je persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer je ons hiervoor je toestemming hebt gegeven. MeerWaarde kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is, verleent MeerWaarde haar medewerking. De categorie van ontvangers waaraan MeerWaarde persoonsgegevens van medewerkers kan verstrekken, zijn: o.a. de salarisadministratie en leidinggevenden. Verwerkers van persoonsgegevens van medewerkers zijn bijvoorbeeld het accountantskantoor JAN (de salarisverwerker) en de arbodienst Zorg van de Zaak. Voor vrijwilligers is dit niet van toepassing. 6

7 4 Contact met MeerWaarde Veel contacten tussen jou en MeerWaarde verlopen mondeling, telefonisch, via of via formulieren. Persoonsgegevens die je daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor het verwerken van een of meer doelen uit paragraaf Wat zijn je rechten? Wanneer MeerWaarde persoonsgegevens van jou verwerkt, heb je volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Jouw rechten zullen hieronder worden toegelicht. 5.1 Inzage in je gegevens Wil je zien welke persoonsgegevens van jou bij ons bekend zijn? Dan kun je gebruikmaken van je Recht van inzage. We verzoeken je aan te geven met welk doel je je persoonsgegevens graag wenst te ontvangen. 5.2 Recht op rectificatie Je hebt het recht om gegevens te rectificeren als je gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heb je het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als je gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Wij zullen de derde(n) die je gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt. 5.3 Recht op het laten verwijderen van gegevens Daarnaast heb je het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer je gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, je bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer je gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van jou te bewaren. 5.4 Recht op beperking van de verwerking Ook heb je recht op beperking van de verwerking van je gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij je persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien je de juistheid van de gegevens betwist, indien je van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien je van mening bent dat de verwerking van je persoonsgegevens door MeerWaarde onrechtmatig is. 5.5 Recht van bezwaar Tegen verwerking van je persoonsgegevens door MeerWaarde kun je bezwaar maken indien je persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. 5.6 Recht op dataportabiliteit Wanneer je zelf je persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij je gegevens op gestructureerde, gangbare en leesbare wijze aan je zullen verstrekken, wanneer je ons daarom verzoekt. 7

8 5.7 Recht op intrekking toestemming Heb je aan MeerWaarde toestemming gegeven om je persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken? Dan mag je je toestemming op elk moment intrekken. MeerWaarde zal dan stoppen met het gebruiken van je persoonsgegevens voor dit doel. 5.8 Hoe kun je jouw rechten uitoefenen? Als je gebruik wenst te maken van je rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief of aan ons te sturen, voorzien van je naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op je verzoek. Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken. 6 Over deze privacyverklaring MeerWaarde kan deze privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging was op 12 december Wijzigingen worden tijdig aan je bekend gemaakt via een aankondiging op intranet. De meest recente versie vind je altijd op intranet onder het onderwerp AVG. Heb je vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op: MeerWaarde Dokter Van Dorstenstraat JR Hoofddorp Postbus AK Hoofddorp privacy@meerwaarde.nl Gegevens privacy contactpersoon: Eiske van der Storm en Maud Tromp E eiske.vanderstorm@meerwaarde.nl / maud.tromp@meerwaarde.nl T: /