Strafrechtk ten versterkt & versnelt

Transcriptie

1 Ministerie van Veiligheid en Justitie Strafrechtk ten versterkt & versnelt Verslag conferentie 13 december 2012

2 Verslag Conferentie Strafrechtketen Versterkt en Versnelt, 13 december 2012, Utrecht Energie, balans en focus waren de sleutelwoorden van de werkconferentie Sneller en Beter. Zeventig Champions, Black Belts en andere betrokkenen bij de permanente verbetering en versnelling van de strafrechtketen waren op donderdag 13 december in Ottone, te Utrecht. Zij blikten met elkaar in hodlijnen terug op de resultaten tot nu toe, spraken commitment uit en zochten naar bestaande problemen en mogelijke nieuwe projecten om de strafrechtketen permanent te versnellen. Voordat de deelnemers naar huis gingen, werd de afspraak gemaakt dat ze uiterlijk in januari a.s. in hun regionale stuurgroepen projecten gaan kiezen die ze voorleggen aan het landelijk Deployment dat 11 februari is gepland. Programmadirecteur Strafrechtketen Versterkt en Versnelt, Ad van Kooyk, lichtte het doel van de dag toe in een interview met dagvoorzitter Krijn van Beek, directeur Strategie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Hij sloot af met een welgemeend: aan de slag mensen. Voordat de deelnemers daad bij woord voegden, kregen zij eerst een korte film te zien waarin de Champions van de 6 actieve regio s reageerden op de stand van zaken in hun regio. Vertegenwoordigers van de net aangesloten regio s Amsterdam en Den Haag lichtten hun keuzes voor het komende jaar toe en daarna gaven de vertegenwoordigers van de organisaties aan wat landelijk de prioriteiten voor hun organisatie zijn het komende jaar.

3 Vervolg verslag Conferentie Strafrechtketen Versterkt en Versnelt Chris van Dam, van het Openbaar Ministerie, vertelde hoe belangrijk hij de verbinding tussen ZSM en de versnellingsprojecten met Lean Six Sigma vindt. Het één kun je niet los zien van het ander, het zijn elkaar versterkende programma s. ZSM kun je aanpakken met L6S. Voor de borging van deze versnellingsprojecten bij het Openbaar Ministerie is het belangrijk dat er Black Belts in de proceskringen plaatsnemen. Zo zorg je ervoor dat in iedere regio maximale aansluiting ontstaat tussen de inhoud en de mensen in de verschillende versnellingsprojecten. Geert Lycklema à Nijeholt schetste hoe de Rechtspraak in deze roerige tijden een aantal grote versnellingsprojecten start: Verkeerstoren plus, Snelrechtplus, Voorsoorteren en ZSM-Hoven. Daarnaast doen zij mee met het Fast Lanes project waarbij zaken met een grote impact op maatschappij en/ slachtfer versneld worden aangebracht bij het gerechtsh. Voor deze projecten zullen pilotprojecten opgestart worden bij verschillende rechtbanken en hoven, waarbij dankbaar gebruik wordt gemaakt van ervaring van Black Belts. Namens Reclassering Nederland (RN) gaf André Cardol aan dat door gebruik van de methodiek L6S niet op onderbuikgevoelens maar op meetgegevens wordt gestuurd. André vult aan dat door de inzet van de methodiek het inzicht versterkt, hoe groot de afhankelijkheden in de keten zijn. Continue verbeteren dient ketenbreed te gebeuren. Hjj merkt op dat volgens de financiële afspraken de doorlooptijd van bepaalde producten van de RN begint te lopen vanaf het onherroepelijk worden van het vonnis. In veel gevallen komt het vonnis pas veel later bij de RN terecht. Dan is het onmogelijk te voldoen aan de landelijke deadline voor de oplevering van een product.

4 Workshops Er waren vijf workshops, die ingingen op de prioriteiten bij het versnellen van de keten strafrechtelijke handhaving. Deze prioriteiten, en bijbehorende ranking, werden vastgesteld door per processtap van de keten strafrechtelijke handhaving de doorlooptijd in weken te vermenigvuldigen met het aantal zaken. Zie de tabel hieronder voor de weging. De stappen zijn terug te vinden in het schema hieronder. Wegingsfactoren vertragingen zaakstromen Standaard en complexe zaken 1 Laatste dagvaarding tot aanmaken dagvaarding ( zaken, 11 weken) 1290 (OM) 2 Instroom OM tot eerste ( zaken, 6 weken) 1150 (OM) 3 Aanmaken dagvaarding tot eindvonnis ( zaken, 8 weken) 800 (zonder aanhouding) (OM/ZM) 4 Sluiten pv tot ontvangst pv bij OM ( zaken, 3 weken) 575 (politie) 5 Eerste verhoor tot sluiten pv ( zaken, 3 weken) 555 (politie) 6 Instellen hoger beroep tot eerste zitting ( zaken, 44 weken) 450 (RP en H) 7 Eerste aanhouding tot eindvonnis ( zaken, 27 weken) 430 (ZM) 7bis Voorafgaand hieraan: aanmaken dagvaarding tot eerste aanhouding ( zaken, 7 weken) 110 (OM/ZM) 8 Ontvangst pv bij OM tot instroom bij OM ( zaken, 2 weken) 340 Legenda ketenpartners politie om reclassering cjib zm gerechtsh dji nifp rsj voeging advies & toezicht begeleiding & reïntegratie seponeren technisch administratief sepot gevangenisstraf tbs / ids / sov coördinatie & executie pi / fpc psychiatrische zorg / behandeling beleidssepot opsporingsregister advies & rechtspraak sluiten pv tom zitting instroom taakstraf instroom 3 ro uitstroom 3 ro taakstraf voldaan laatste 7 bis 7 taakstraf coördinatie executie schade ect. executie & begeleiding reïntegratie plaatsing fpc 5 seponeren taakstraf niet 1 voldaan aanhouding plaatsing psychiatrisch zkh executie & begeleiding reïntegratie strafbaar feit eerste verhoor sluiten pv ontvangst pv om instroom pv bij om eerste dagvaarding laatste dagvaarding aanmaken dagvaardiging vonnis instellen hoger beroep eerste zitting hoger beroep zitting met uitspraak hoger beroep executie coördinatie indicatiestelling registreren politie aanvraag rapportage bemiddeling aanbieden om verkeerstoren fast lane extramurale vrijheidsstraf coördinatie executie executie dir. forensische zorg aanbieden politie advies opdracht vordering onderzoek om strafbeschikking aanbieden om niet voldaan laatste executie bureau pia begeleiding aanbieden om onderzoek pro justitia voldaan laatste (voorw.) sepot schadeverg. ontneming boete coordinatie executie schade ect. opvragen pv laatste overige? Opsporingsfase Vervolgingsfase Berechting Hoger beroep Executiefase

5 Vervolg Workshops Per workshop werden drie vragen beantwoord: Wat zijn de problemen/uitdagingen die je in deze deelprocesstap tegenkomt? Wat is de top 3 van te identificeren verbetermogelijkheden/projecten? Wat is de inschatting van het rendement/verbeterdoelstelling van deze projecten op de terugloop in doorlooptijd? Workshop 1: Versnellen eerste verhoor t/m ontvangst PV bij het OM Knelpunten: Omvang PV: het PV is té uitgebreid (zowel het verhoor als de uitwerking van het PV brengt momenteel veel administratief werk voor de politie met zich mee waarvan het de vraag is dat wel in alle situaties nodig is); Kwaliteit PV: de kwaliteit van het PV moet worden verbeterd. Deze kan worden getoetst via BOSZ. Verschil in inrichting organisatie: de inrichting van de organisatie bij de politie is te divers (bijvoorbeeld met betrekking tot case screening. Over het algemeen bestaan er nog grote verschillen tussen politieregio s op het punt van organisatie inrichting en werkwijze, er moet meer worden gewerkt vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid ondanks tijden van schaarste en verschillen in financiële verantwoording. Een andere vraag die voorligt, is: Hoe ver is het project standaardisatie binnen de politie gevorderd? The Voice the Customer : wensen van de klant dienen in beeld gebracht te worden. OM = klant politie, ZM = klant OM. Wie heeft wat nodig om het proces vlekkeloos te laten verlopen? Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 Het procesdossier samen met ZM/politie onder de loep nemen. Wat wordt geleverd en is dat noodzakelijk/ wat is feitelijk nodig in het dossier? 2 Planning Intake opsporing bij de politie (samen met OM voor brede visie) Pull vs Push bewerkstelligen aangifte => verhoor => PV naar het OM. 3 Uniformeren van het proces op landelijk niveau bij de politie met behulp van Lean Six Sigma. Inschatting rendement/ verbeterdoelstelling Op dit moment niet mogelijk. Iedere regio scoort nu anders door verschillen in inrichting. Eerst moet uniformering plaatsvinden dan meten en doelen bepalen. Overige observaties/aanvullingen: Meer vanuit het ketenperspectief bekijken waaraan in het concrete geval behoefte bestaat. En zorgen voor een vorm van ketenfinanciering. Er moet meer gebruik worden gemaakt van digitalisering.

6 Vervolg workshops Workshop 2: Ontvangst PV tot eerste OM Knelpunten: Kwaliteit PV: het kan simpeler en het zou handig zijn dat er een waarmerk op komt bij ontvangst. Gevoel is dat politie het beter kan doen en OM zich geremd voelt om even te bellen als het PV niet klopt. Werkvoorraad: er zijn twee opties: wegwerken van voorraad en werken zonder voorraad. Wegwerken van voorraad doet iedere organisatie op eigen gekozen moment; dat kan dan zorgen voor een toename van de werkvoorraad ergens anders in de keten, dit staat werken zonder voorraad weer in de weg. Zicht op zaak: geen zicht op waar zaak is: er moet iemand zijn die zaakseigenaar is, die is er nu niet waardoor het niet helder is waar zaken zijn, als dit wel helder wordt, zal het aantal zaken overigens tijdelijk toenemen. Timing aanvraag reclasseringsadvies: de zitting kan pas gepland worden als het dossier compleet is. De reclasseringsorganisatie kan pas beginnen met advies opstellen als er een zittingsdatum is. Landelijke eisen versus wensen opdrachtgever: landelijke eisen voor een reclasseringsadvies sporen niet altijd met wensen opdrachtgever (uitgebreid rapport, hodpunten). GPS: wordt omheen gewerkt, eigen systemen worden erop nagehouden, kost veel tijd. Fluctuaties in werkaanbod: ketenpartners weten niet altijd wanneer een uitgevoerde actie gevolgen heeft voor werkaanbod bij andere ketenpartners. Bijvoorbeeld: de politie moet quota halen, levert OM extra werk, komt vervolgens bij CJIB DJI (zie ook werkvoorraad). Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 L6S projecten in combinatie met ZSM (en ook BOSZ). 2 Betrokkenheid politie bij deze projecten. De samenwerking met politie versterken. 3 Bereiken ketenflow (afspraken over omvang, kwaliteit en prijs). Extra verbetermogelijkheid: 4 Administratie (waarmerk voor PV s zeker bij digitalisering) Inschatting rendement/ verbeterdoelstelling Is nog niet mogelijk om te maken, vereist eerst onderzoek en dat veel kost tijd.

7 Vervolg workshops Workshop 3: Voorbereiding eerste zitting/ aansluiting op ZM: versnellen laatste dagvaarding tot vonnis, exclusief aanhoudingen) Knelpunten: Versnelling in de ene organisatie zorgt voor extra capaciteitsbeslag in de andere organisatie (de leverancier verhoogt zo de werkvoorraad van de ontvanger). Aanbod en vraag sluiten niet goed op elkaar aan. Met andere woorden: de instroom fluctueert zodanig dat het proces moeilijk planbaar is (bijvoorbeeld voor RN: instroom adviesaanvragen). Slachtfer en verdachte blijven vaak langer in onzekerheid over het verdere verloop van een zaak dan nodig (met name bij het verlengen van voorlopige hechtenis). De traditionele werktijd van ketenpartners is grotendeels overdag, terwijl soms juist door s avonds te werken grote slagen gemaakt kunnen worden. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van het betekenen van een dagvaarding: diegene die moet betekenen is s avonds makkelijker te bereiken dan overdag. Betekenen gebeurde in een regio soms s avonds met een scooter. Na wisseling van vervoersbedrijf was s avonds betekenen niet meer mogelijk en dus werden verdachten veel minder vaak thuis getrfen. Niet/slechte betekening kan tot nietigheid van de dagvaarding leiden. Dit leidt tot flinke verhoging van de doorlooptijd. Verschillende benodigde rapportages worden te laat aangevraagd en ketenpartners worden te laat betrokken, daardoor is het dossier op een later moment pas volledig. Vertalingen kunnen leiden tot vertraging. Versterking van de positie van het slachtfer leidt tot langere doorlooptijden: er zijn veel transitiemomenten en er ontbreekt een slim ketenproces. De gevolgen van het Salduz arrest (advocaat bij verhoor, die veelal verdachte adviseert te zwijgen) leidt tot verlenging van de doorlooptijd. NIFP krijgt niet structureel vonnissen door de rechtbank doorgestuurd. Hierdoor krijgen zij geen terugkoppeling over wat er met de NIFP adviezen is gedaan. Sommige organisaties zijn nog te veel gericht op het produceren van inhoud/kwaliteit en in mindere mate op het versnellen van de doorlooptijd (voorbeeld: het NIFP bij hun rapportages, er wordt gewerkt aan een omslag). Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 Vanuit ketenperspectief kijken naar procesoptimalisatie en prioriteiten stellen naar aanleiding van de geïdentificeerde problemen/prioriteiten. 2 Planningsbureau OM en ZM fysiek naast elkaar huisvesten en zo samenwerking versterken. 3 Een koppeling maken tussen de prestatie-indicatoren in de keten en (verbeterde) financieringssystematiek. Hierbij zijn de eisen van de klant / voice de customer leidend. Extra verbetermogelijkheden: 4 Eén dossiereigenaar in het ketenproces aanwijzen. Dit kan binnen de ZM zijn maar hoeft niet per definitie daar te zijn. In ieder geval dient die dossiereigenaar verantwoordelijk te zijn voor het volledig maken van het dossier. Eén landelijk slachtferloket aanwijzen/organiseren. 5 Efficiënter betekenen (ook in de avonduren). 6 Blijvend strakker sturen: fouten in één plek in de organisatie melden en altijd natrekken wat er fout is gegaan.

8 Vervolg workshops Extra: toelichting vanuit ZM op het versnellingsinitiatief verkeerstoren : Een vertegenwoordiger van de ZM gaf toelichting op één van de versnellingsinitiatieven vanuit de Rechtspraak, te weten verkeerstoren plus. Omdat een voorspoedige aanpak en behandeling van een rechtszaak veel afstemming vergt met partijen OM, ZM, advocatuur, slachtfers, deskundigen, is er veel winst te behalen met een goed functionerende verkeerstoren waar de administratie van de Rechtspraak, het Openbaar Ministerie en andere betrokken organisaties zoveel mogelijk samen optrekken. De rechter heeft meer regie (en ondersteuning), controleert en zit aan het stuur. De rechter richt zich op aangehouden zaken van de EK en MK zaken ( vrije voeters ). Er worden regiezittingen georganiseerd. Daarin zijn er voorbesprekingen met de advocaat op de zitting. Het kabinet RC is hierbij ieder geval betrokken. Met advocaten worden afspraken gemaakt over het verdere verloopt. Een andere rechter doet de inhoudelijke behandeling. Deze pilot is gestart in september 2011 in Rotterdam, Amsterdam en Den Haag. Overige observaties: Alle ketenpartners zijn betrokken bij verschillende versnellingsinitiatieven. Het momentum om gezamenlijk te werken aan versnelling met behoud verbetering van kwaliteit is nu. Workshop 4: Voorkomen aanhoudingen Knelpunten: Niet tijdigheid van rapportages NIFP/3RO. Niet nakomen van ketenafspraken en ontbreken (keten)regie de onduidelijkheid over beide. Tijdig starten met noodzakelijke acties. Lijvigheid van rapportages 3RO/NIFP. Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 Zaaksregie bij één actor 2 Beknopter én op tijd rapporteren 3 Pull strategie implementeren Extra verbetermogelijkheid: 4 Harde deadlines, commitment aan die deadlines en consequenties bij niet nakomen Inschatting rendement/verbeterdoelstelling: Terugbrengen van de gemiddelde doorlooptijd van aangehouden zaken van 27 weken naar 30 dagen. Overige observaties/aanvullingen: De groep was het er unaniem over eens dat de rapportages van NIFP en 3RO een oorzaak ten aanzien van het aantal aangehouden zaken. Aanhoudingen worden voorkomen en beperkt als deze rapportages worden opgesteld naar de wensen van de klant. Daarnaast moeten er betere afspraken gemaakt worden ( bestaande afspraken moeten beter nageleefd worden) over de aanleverdata van rapportages. Tevens moet er een duidelijkere regisseur van de keten zijn: één persoon die zich verantwoordelijk voelt voor de zaak en zorg draagt dat alle verschillende dossieronderdelen tijdig, correct en compleet worden aangeleverd.

9 Vervolg workshops Workshop 5: Hoger beroep Knelpunten: Uitwerken vonnis RB duurt te lang voor er een compleet dossier ligt. Verwerking H naar Resortsparket duurt lang. Aanhoudingen (is verlies zittingscapaciteit). Uitwerken arrest H duurt lang en executie duurt lang. Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: In verschillende projecten (o.a. Fast Lanes) wordt al gewerkt aan deze stappen. 1 Werk aan de binnenkant: Dat kan door wrijvingsverlies (processen die tegen elkaar inwerken) eruit te halen en geen tussenwerk te creëren (verborgen fabrieken met overbodige processtappen). Hierbij moet er werk aan de binnenkant gebeuren. 2 Werk aan de buitenkant: In dit kader moet er iets gebeuren aan: Anders inrichten financieringsstructuur Cultuur aansturen op een resultaatverantwoordelijkheid en in plaats van op doe je best. Verder is het belangrijk een zaaksverantwoordelijke aan te wijzen, wordt veel verwacht van de digitalisering en is ketensamenwerking een must. Inschatting verbetermogelijkheden/projecten: Stap 1t/m4 duren nu meer dan één jaar. De inschatting is dat dit in minder dan 10 maanden moet kunnen.

10 Samenvatting van de workshops Processen Uitwerken arrest H Tijdig betrekken relevante ketenactor Mensen Verschillende benodigde rapportages worden te laat aangevraagd Aanhoudingen Vertalingen kunnen leiden tot vertraging Verwerking H naar Resortsparket Werkvoorraad De gevolgen van het Salduz arrest Wetgeving Nakomen van ketenafspraken Tijdig starten met noodzakelijke acties Kwaliteit PV (2x) Omvang PV Timing aanvraag reclasseringsadvies Uitwerken vonnis RB Lijvigheid van rapportages 3RO/NIFP Fluctuaties in werkaanbod Zicht op zaak Niet tijdigheid van rapportages NIFP/3RO Lange doorlooptijd Strafrechtketen GPS Landelijke eisen versus wensen opdrachtgever/ketenpartner Versterking van de positie van het slachtfer leidt tot langere doorlooptijden Slachtfer en verdachte blijven te lang in onzekerheid over verloop zaak Systeem NIFP krijgt niet structureel vonnissen door de rechtbank doorgestuurd Vooral focus op het produceren van inhoud/kwaliteit en in mindere mate op het versnellen van de doorlooptijd Verschil in inrichting organisatie Versnelling in de ene organisatie zorgt voor extra capaciteitsbeslag in de andere organisatie Aanbod en vraag sluiten niet goed op elkaar aan Ontbreken van één slachtferloket Organisatie