Thuiskomen bij Sint Jacob

Transcriptie

1 Thuiskomen bij Sint Jacob Plan van aanpak in het kader van Waardigheid en Trots 16 juni 2015 Stichting Sint Jacob Louis Pasteurstraat RJ Haarlem T: (023) F: (023)

2 Inhoud 1 Inleiding Aanpak Herijking van de strategie Context van de herijking Formulering strategie Vertaling naar concrete activiteiten Programma Thuiskomen bij Sint Jacob Inhoud van het programma Invlechten van reeds lopende projecten Uitwerking van concrete stappen Stand van zaken kwaliteit Doelstelling van deelname Monitoring en bijsturing Tijdslijn Betrokkenheid relevante partijen Voorwaarden... 9 Stichting Sint Jacob Louis Pasteurstraat RJ Haarlem T: (023) F: (023)

3 1 Inleiding Op dit moment bevindt Stichting Sint Jacob (SSJ) zich midden in het proces van strategie herijking. Samen met cliënten, relaties van cliënten en medewerkers bezint SSJ zich op de ambities voor de komende jaren. De discussies over de strategie zijn nu voor de helft afgerond, de rest volgt nog gedurende de zomer. Nu is echter al duidelijk dat er één belangrijk thema centraal komt te staan in de plannen van de komende jaren, namelijk: U komt thuis bij Sint Jacob. Thuiskomen gaat over een gevoel van verbondenheid en vertrouwen, over echt luisteren naar de cliënt, het goede gesprek, aandacht voor de zorgrelatie en het creëren van een huiselijke omgeving en over nabuurschap. Het gaat over het betrekken van familie, zorgen dat zij weer thuiskomen bij hun vader of moeder, en over het geven van ruimte aan professionals om hier vorm aan te geven. Door af te stemmen op de persoonlijke situatie van de cliënt en zo gewoon als mogelijk als uitgangspunt te nemen, willen we zorgen voor een gevoel van thuiskomen. Om deze verdiepingsslag te maken, start SSJ na de zomer (zodra de strategieherijking rond is) met een tweejarig programma rond het thema Thuiskomen bij Sint Jacob. SSJ is ervan overtuigd dat deze verdieping een investering vergt en dat er een samenhangend programma voor nodig is, geworteld in de nieuwe missie, visie en strategie. Dat betekent dat SSJ het programma start zodra de herijking van de strategie is voltooid. De koers die SSJ heeft ingezet sluit naadloos aan bij de uitgangspunten van het plan Waardigheid en Trots van 10 februari Goede zorg voor ouderen gaat in essentie om maximaal behoud van zelfrespect en kwaliteit van leven, met alle ruimte voor betrokkenheid van relaties van cliënten, en wordt met plezier geleverd door medewerkers en vrijwilligers. SSJ gaat dan ook graag de uitdaging van de Taskforce aan om best practice te worden en de verpleeghuiszorg verder te verbeteren. In dit plan van aanpak beschrijven we de wijze waarop we invulling willen geven aan onze deelname. Eerst beschrijven we de aanpak, bestaande uit twee fases: herijking van de strategie en het programma Thuiskomen bij Sint Jacob. Vervolgens gaan we in op de huidige stand van zaken op het gebied van kwaliteit. Daarna staan we stil bij de motivatie van SSJ voor deelname aan Waardigheid & Trots, de grove tijdslijn, de partijen die betrokken zijn bij de vormgeving en uitwerking van het programma. Tot slot gaan we in op de voorwaarden die gesteld zijn voor deelname aan het landelijke vernieuwingsprogramma. 3

4 2 Aanpak Het plan van aanpak van SSJ in het kader van het programma Waardigheid en Trots bestaat uit twee fases, namelijk de herijking van de strategie en het programma Thuiskomen bij Sint Jacob. Deze fases staan hieronder beschreven. 2.1 Herijking van de strategie De herijking van de strategie die momenteel plaatsvindt, vormt de basis van het programma voor de komende jaren. Het strategietraject levert immers een gedeelde missie, visie en strategie op, die een kader en toetssteen zijn voor de te ontplooien activiteiten Context van de herijking In 2010 heeft SSJ een meerjarenplan met missie, visie en strategie geformuleerd voor de jaren De ambitie en strategische pijlers die daarin staan geformuleerd, zijn als bijlage bij dit document opgenomen 1. Bij de formulering daarvan zijn mensen uit alle lagen van de organisatie betrokken. Dit heeft geleid tot een breed gedragen visie en strategie. Inmiddels zijn de uitgangspunten in het fundament onder de pijlers en een groot deel van de uitgangspunten in de strategische pijlers gerealiseerd. De verwachting is dat bij de huidige herijking een aanscherping nodig is, maar dat er geen grote koerswijziging zal optreden. De eerder genoemde beleidspunten zijn immers nog steeds actueel, gelet op het regeerakkoord uit 2012 en de plannen voor de langdurige zorg uit Naar verwachting zal wel een versnelling van een aantal activiteiten nodig zijn. Het herzien van de nieuwe missie, visie en strategie gebeurt nu nóg meer dan voorheen in dialoog. SSJ gelooft namelijk dat een passende uitkomst alleen kan ontstaan in dialoog met alle betrokkenen. In lijn met het plan Waardigheid en Trots van 10 februari 2015 heeft SSJ ervoor gekozen in het strategieproces niet alleen medewerkers te betrekken maar ook een expliciete r ol te geven aan cliënten, relaties van cliënten en vrijwilligers Formulering strategie Er zijn twee manieren waarop cliënten, relaties van cliënten, vrijwilligers en medewerkers worden betrokken bij de herijking van de strategie: o o Rondetafelgesprekken per locatie onder leiding van Vilans o Om erachter te komen wat er leeft onder cliënten en hun vertegenwoordigers heeft SSJ in de eerste helft van 2015 panelgesprekken met hen georganiseerd. Deze gesprekken gaan over wat goed gaat, welke knelpunten er zijn en vooral over wat cliënten, mantelzorgers en zorgmedewerkers kunnen doen om de kwaliteit van leven van cliënten te optimaliseren. Om de objectiviteit te waarborgen en vanwege de extra deskundigheid heeft SSJ aan Vilans gevraagd hierbij te ondersteunen. Organisatiebrede strategietafels o Tijdens een tweetal klankbordsessies gaan medewerkers, cliënten, relaties van cliënten en vrijwilligers met elkaar in gesprek over de missie, visie en strategie van SSJ. Ook vindt de vertaling plaats naar wat dit concreet betekent voor de gewenste houding, kennis en vaardigheden van mensen (kernwaarden en kernkwaliteiten). o Op basis van het resultaat van deze klankbordsessies gaan de partijen aan de brede bestuurstafel met elkaar in gesprek. Dit zijn: managementteam, directieteam, verantwoordelijke staffunctionarissen, Ondernemingsraad (OR), Cliëntenraden en Centraal Cliëntenplatform en de Raad van Toezicht (RvT). De brede bestuurstafel brengt een advies uit aan het directieteam over de missie, visie en strategie. In totaal nemen er 175 mensen uit alle lagen van de organisatie deel aan deze bijeenkomsten. 1 Zie bijlage Missie, visie, strategie

5 Het directieteam stelt naar aanleiding van deze input de nieuwe meerjarenstrategie van SSJ op ( ). Naar verwachting gebeurt dit voor de zomer van dit jaar. Tijdens de zomerperiode wordt het concept teruggelegd in de organisatie, zodat een verdere verfijning kan plaatsvinden. Naar verwachting wordt de definitieve versie begin september vastgesteld door de brede bestuurstafel Vertaling naar concrete activiteiten Op basis van de uitkomsten van het strategietraject, worden in het najaar van 2015 concrete verbeterplannen geformuleerd, zowel op organisatie- als locatieniveau: o o Organisatiebrede koers o In de zomer van 2015 stelt de Raad van Bestuur (RvB) de organisatiebrede koers voor de komende jaren vast. De belangrijkste focus voor de komende jaren zal liggen op het thema Thuiskomen, waarvoor een speciaal programma wordt ontwikkeld. o Een operationalisering van de uitgezette koers wordt weergegeven in het werkplan voor De projecten die daarin worden opgenomen, waaronder het programma, krijgen een plek in de bestaande projectstructuur. Jaarplannen per locatie o Op basis van het meerjarenplan en het organisatiebrede werkplan 2016 stelt elke locatie van SSJ (in totaal negen locaties 2 ) in september/oktober een eigen jaarplan op. Daarin wordt per locatie beschreven wat gezien de huidige situatie de ambitie voor 2016 is en op welke verbeterprojecten de focus komt te liggen. In oktober van dit jaar is er dus duidelijkheid over de focus voor 2016 en de concrete verbeterplannen waar SSJ de komende jaren mee aan de slag gaat. 2.2 Programma Thuiskomen bij Sint Jacob In het najaar van 2015 start SSJ met het programma Thuiskomen bij Sint Jacob. Het is een organisatiebreed programma met een doorlooptijd van twee jaar. Hieronder staan de kaders voor dit programma in grote lijnen beschreven Inhoud van het programma De wens is dat alle betrokkenen, zowel cliënten, relaties van cliënten, vrijwilligers én medewerkers zich daadwerkelijk thuis voelen bij Sint Jacob en in gezamenlijkheid vorm geven aan de kunst van het ouder worden. Het uitgangspunt daarbij is dat de cliënt de regie over zijn/haar eigen leven heeft en zoveel mogelijk kan leven en wonen zoals hij/zij dat wil. Zoals in de inleiding is aangegeven, gaat thuiskomen over een gevoel van verbondenheid en vertrouwen, over echt luisteren naar de cliënt, aandacht voor de zorgrelatie en het creëren van een huiselijke omgeving en over nabuurschap. Het gaat over het actief betrekken van familie, zorgen dat zij weer thuiskomen bij hun vader of moeder, en over het geven van ruimte aan professionals om hier vorm aan te geven. Want alleen wanneer professionals in hun kracht staan, ervaren zij de openheid en ruimte om daadwerkelijk af te stemmen op de wensen en de situatie van de cliënt. In het programma zal veel aandacht zijn voor het goede gesprek. Dat betekent een gesprek waarin de dialoog centraal staat en een basishouding is van de professional. Deze actieve basishouding is niet alleen relevant in de communicatie met de cliënt en de relaties van de cliënt, maar ook tussen directe collega s onderling Invlechten van reeds lopende projecten Momenteel lopen er verschillende initiatieven binnen SSJ die relevant zijn rondom het thema thuiskomen. Het is dan ook belangrijk om de lopende initiatieven een plek te geven in het programma, zodat er een samenhangende aanpak ontstaat. 2 Zie bijlage Gegevens per locatie voor een overzicht van alle locaties. 5

6 Voorbeelden van initiatieven die op dit moment al lopen, zijn: Cliënt centraal stellen door twee keer per jaar gedurende een week de focus te leggen op één cliënt. Er is dan aandacht voor de harde kwaliteitseisen (zorgleefplan, metingen en registraties) én voor de kleine dingen die een cliënt gelukkig maken (muziek, activiteiten en lekker eten). Bredere aandacht voor mentaal welbevinden door gebruik van de landkaart Mentaal Welbevinden van Vilans Aandacht voor bejegening door middel van video interactie training Om een beeld te geven van concrete projecten die momenteel lopen en deel gaan uitmaken van het programma Thuiskomen bij Sint Jacob hebben we in bijlage Concrete voorbeelden van projecten een korte beschrijving opgenomen van twee projecten en de ontwikkeling die daarin gaande is Uitwerking van concrete stappen Globaal gezien bestaat het programma uit de volgende onderdelen: 1. Visie op thuiskomen formuleren 2. Uitgangspunten bepalen voor het handelen voor alle onderdelen van de organisatie 3. Vanuit dialoog met medewerkers bepalen welke ondersteuning nodig is 4. Inzetten van gevraagde ondersteuning, bijvoorbeeld coaching, intervisie, moreel beraad 5. Monitoring van de voortgang 6. Uitwisseling van ervaring, zowel intern als met andere organisaties De komende twee maanden geeft SSJ concrete invulling aan het programma en zullen deze onderdelen worden vertaald naar stappen op een tijdslijn. 3 Stand van zaken kwaliteit De verdieping op het gebied van thuiskomen komt naar voren op een natuurlijk moment. De afgelopen jaren heeft SSJ een aantal omvangrijke veranderingen gerealiseerd, die een enorme impact hebben gehad op de kwaliteit van zorg. De gekozen koers van afbouw van lichte zorg en focus op zware complexe intramurale zorg en geriatrische revalidatiezorg blijkt nu de juiste. Door het vroeg inzetten en vasthouden van deze koers is de transitie op gang gekomen en zijn resultaten zichtbaar in de vorm van een hoog rendement en een meer stabiele organisatie. Nu de basis op orde is, ontstaat de ruimte voor verdere verdieping en innovatie. Om een beeld te geven van de veranderingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden, schetsen we die hieronder kort. In 2011 is SSJ in een nieuwe locatie, Klein België, gestart met het concept kleinschalig wonen. Omdat uit cliënttevredenheidsonderzoek blijkt dat het concept aanslaat, is het de afgelopen jaren op meerdere locaties ingevoerd. De invoering van integrale zorg binnen kleinschalige wooncomplexen betekent wel dat een maximale inzet van kwalitatief goed opgeleid zorgpersoneel nodig is. Daarom heeft SSJ de afgelopen jaren sterk ingezet op opleiding van personeel. SSJ heeft de opleiding van personeel zelf georganiseerd middels het Jacob Leerhuis en heeft de in 2012 beschikbaar gestelde intensiveringsmiddelen ingezet voor een omvangrijk opleidingstraject. Dat traject is gestart in SSJ heeft het kwalificatieniveau van het zorgpersoneel sinds die tijd sterk verhoogd. Meer dan 60% van het zorgpersoneel heeft op dit moment een hoger kwalificatieniveau dan drie jaar geleden. Verder heeft SSJ per 2015 een nieuw en passend functiehuis ingevoerd voor het zorgpersoneel. Daarbij zijn alle medewerkers opnieuw gewogen en in de juiste functie geplaatst. De herziening van het functiehuis heeft geleid tot een betere afstemming van functies, verantwoordelijkheden en opleidingsniveau. Het functiehuis bevat de volgende vijf functies voor medewerkers in de zorg: Coördinerend verpleegkundige (niveau 4 of hoger) Verpleegkundige (niveau 4) Coördinerend verzorgende IG (niveau 3) Verzorgende IG (niveau 3) Helpende (niveau 2) 6

7 Het grootste deel van de medewerkers is niveau 3 IG of niveau 4 gediplomeerd 3. Ook nu en in de toekomst blijft SSJ inzetten op de kwaliteit van het personeel door het stimuleren van opleiding van zorgpersoneel tot een hoger kwalificatieniveau en door het aanbieden van een groot scala aan opleidingen 4. De zorg voor een complexe doelgroep stelt ook andere eisen aan huisvesting. Om klaar te zijn voor de toekomst heeft SSJ een omvangrijk bouwprogramma opgesteld, waarvan de eerste nieuwe locaties inmiddels zijn gerealiseerd. In maart dit jaar is de locatie Nieuw Overbos in Heemstede geopend en in mei de nieuwe JacobKliniek in Haarlem. In september van dit jaar volgt de locatie Meerhoeve, eveneens in Haarlem. De nieuwbouw leidt tot zeer positieve reacties onder cliënten, relaties van cliënten en medewerkers. De komende jaren volgen nog diverse projecten. Ook is de afgelopen jaren hard gewerkt aan een vereenvoudiging van werkprocessen, waardoor er meer aandacht kan zijn voor de cliënt. Onder leiding van het kwaliteitsteam zijn werkprocessen in kaart gebracht en is het ECD volledig geïmplementeerd. Binnen SSJ is het vanzelfsprekend dat elke cliënt een zorgleefplan heeft en dat dit de basis is voor de zorg- en dienstverlening. Het resultaat van de zorg- en dienstverlening wordt op een aantal manieren gemeten. Tot op heden wordt de kwaliteit gemeten middels de CQ en de LPZ. SSJ werkt toe naar een nieuwe manier van kwaliteitsmeten, die beter aansluit bij de beleving van de cliënt en het goede gesprek. Momenteel onderzoekt SSJ de mogelijkheden en één daarvan is de Planetree methode. De CQ wordt jaarlijks afgenomen door een onafhankelijk onderzoeksbureau en de zorginhoudelijke indicatoren worden maandelijks inzichtelijk gemaakt. Alle locaties voldoen aan de kwaliteitsscores van klanttevredenheid (CQ) en zorginhoudelijke kwaliteit (LPZ). Voor de nieuwbouwlocaties worden de eerste metingen in 2016 uitgevoerd. Uit de CQ-index is gebleken dat een verdere verdieping nodig is door de focus te leggen op het thema inspraak en overleg. Hier heeft SSJ in het eerste halfjaar van 2015 op ingespeeld door de organisatie van rondetafelgesprekken per locatie en de klankbordsessies voor de vormgeving van het nieuwe meerjarenplan. Ook de medewerkerstevredenheid wordt jaarlijks gemeten. In 2014 was er echter onvoldoende respons om een representatieve uitspraak te doen. Momenteel wordt een nieuwe meting gedaan. Het ziekteverzuim bij SSJ was in 2014 met 4,8% iets lager dan het streven van maximaal 5%. SSJ werkt met interne en externe audits. Alle locaties die WLZ-zorg verlenen (met uitzondering van de nieuwbouwlocaties, waarvoor de audits nog moeten plaatsvinden) zijn in het bezit van de waarborgzegel fixatievrije instelling en het PREZO-keurmerk. De locaties Boerhaave, Bosbeek en Jacob in de Hout hebben een gouden PREZO keurmerk en de overige locaties een zilveren. De verwachting is dat in juni van dit jaar een aantal van deze locaties ook een gouden keurmerk behalen. Kortom, de afgelopen jaren heeft SSJ grote kwaliteitsverbeteringen gerealiseerd. En nu de basiskwaliteit op orde is, ligt de focus op het streven naar zo hoog mogelijke kwaliteit van leven voor de cliënt. Daarbij past een nieuwe omgang met het thema kwaliteit, waaronder een andere manier van kwaliteitsborging en meting. SSJ onderzoekt momenteel verschillende beproefde concepten, die hier invulling aan kunnen geven. 4 Doelstelling van deelname SSJ wil deelnemen aan het vernieuwingsprogramma in het kader van Waardigheid en Trots om zo de oplossing mee vorm te geven voor de maatschappelijke uitdaging waar de verpleeghuiszorg in Nederland voor staat. We geloven dat we goed op koers liggen en willen graag anderen inspireren en door anderen geïnspireerd worden om de regie weer terug te brengen bij de cliënt en om de professional weer in zijn/haar kracht te zetten. Uiteraard werken we graag mee aan het delen van ervaringen. De doelstelling van het programma is het aantoonbaar verhogen van de cliënt- en medewerkerstevredenheid. Op het moment dat de precieze invulling van het programma helder is (oktober 2015), formuleren we de doelstelling heel concreet. 3 Zie bijlage Gegevens per locatie voor een overzicht van de personeelsmix. 4 Zie bijlage Overzicht opleidingen voor de opleidingen die SSJ aanbiedt. 7

8 5 Monitoring en sturing De monitoring en sturing van het programma zal deel uitmaken van de reguliere cyclus bij SSJ. Dat betekent dat het programma onderdeel is van de bestaande projectstructuur. Voor strategische en organisatiebrede projecten is binnen SSJ een projectstructuur ingericht, waarbij de monitoring en sturing ligt bij het directieteam. Voor elk project is er een eigenaar in het directieteam, een projectleider en (indien nodig) een projectgroep. Voor het programma Thuiskomen bij Sint Jacob wordt een aparte projectgroep ingericht. Elke drie weken wordt de voortgang van alle projecten in het directieteam besproken. Per kwartaal wordt de RvT geïnformeerd over de stand van zaken. 6 Tijdslijn De tijdslijn van dit plan van aanpak ziet er als volgt uit: 1. Herijking van de strategie - april t/m september Programma Thuiskomen bij Sint Jacob - oktober Betrokkenheid relevante partijen Bij het strategietraject dat op dit moment loopt zijn de volgende partijen betrokken: o Cliënten (ook leden van de Cliëntenraden) o Relaties van cliënten (ook leden van de Cliëntenraden) o Vrijwilligers o Medewerkers (ook leden van de OR) o Directieleden o RvB o RvT Het programma krijgt ook vorm in overleg met bovenstaande partijen. En zodra de uitvoering van het programma start, wordt deze zoals gezegd onderdeel van de reguliere projectstructuur onder leiding van het directieteam. Gezien het belang en de brede scope van het project worden ook een expertgroep en een klankbordgroep samengesteld. Deze worden beide samengesteld uit vertegenwoordigers van cliënten, relaties van cliënten, medewerkers (verpleegkundigen en behandelaren) en relevante externe experts (bijvoorbeeld universiteiten). Het succes van het programma wordt immers bepaald in de driehoek cliënt, relaties van de cliënt en de professional. De organisatie faciliteert het goede gesprek. De kennis van de leden van de expertgroep wordt ingezet op basis van behoefte. De klankbordgro ep wordt structureel betrokken bij de invulling en monitoring van het programma. Naast deze projectstructuur blijven de rondetafelgesprekken op de locaties doorlopen, zodat ook op die manier de betrokkenheid van cliënten en relaties van cliënten geborgd blijft. Verder heeft SSJ geen Verpleegkundige Adviesraad, maar vinden we het wel belangrijk om verpleegkundigen en verzorgenden intensief te betrekken. Daarom vindt er om de maand een gezamenlijke bijeenkomst van een hele dag plaats met alle coördinerend verpleegkundigen binnen SSJ. Zij hebben immers een belangrijke rol in de borging van kwaliteit in de organisatie. Tijdens deze bijeenkomst en gaan alle coördinerend verpleegkundigen in gesprek met elkaar, met de Directeur Zorg en de kwaliteitsfunctionaris over relevante thema s op het gebied van kwaliteit. Daar waar nodig haken andere interne of externe partijen aan. Het programma Thuiskomen bij Sint Jacob zal ook tijdens deze bijeenkomsten op de agenda staan. 8

9 Voorwaarden In de brief Kwaliteit verpleegzorg, ruimte voor ambitieuze aanbieders d.d. 28 april 2015 wordt een aantal voorwaarden genoemd voor deelname aan het vernieuwingsprogramma in het kader van Waardigheid en Trots. We gaan ervan uit dat we met de inhoud van dit plan van aanpak aan de voorwaarden voldoen. In het document met bijlagen is nog de volgende informatie opgenomen: o Missie, visie en strategie o Concrete voorbeelden van projecten o Meest recente review van o Praktische gegevens per locatie, waaronder: o Namen en adressen o Aantal cliënten o Aantal medewerkers en personeelsmix o Aard van de zorg o Sprake van verscherpt toezicht afgelopen twee jaar j/n o Status kwaliteit van zorg o Overzicht opleidingen o Meest recente IGZ brieven en rapportage Op 3 juli komen we graag langs om dit plan nader toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden. 9