Het Cluster Facilitair heeft nu een eigen nieuwsbrief! april 2007

Transcriptie

1 april 2007 Koersvast Medio januari heeft het College van Bestuur ingestemd met een voorstel van de clusterdirecteur Antoine Fraaij om het cluster anders te gaan organiseren. De bedoeling is om alle facilitaire activiteiten in één nieuwe dienst onder te brengen. De URD en DAC vormen samen met de afdeling Commerciële Zaken van het UFB de nieuwe dienst. Het huidige UFB gaat zich concentreren op de gebouwen: het onderhoud, (ver)nieuwbouw en schoonmaak en de campus: parkeervoorzieningen en groen. Op dit moment werkt een projectgroep onder leiding van Gusta Cirkel aan de opzet van de nieuwe Facilitaire Dienst. Michel ter Berg gaat een voorstel maken voor een andere opzet van het UFB: een vastgoed dienst. De overige sectoren blijven ongewijzigd (AMD, UCI, UB, en USC). Om een goede organisatorische opzet te maken is inzicht in formatieplannen een belangrijk element. Een projectgroep onder leiding van Ivo van Koolwijk gaat dit verder uitwerken. Ook wordt gekeken naar de opzet en inrichting van de financiële administratie, de administratieve werkprocessen in het cluster en de budgetten per eenheid. Ook het inkoopproces zal bezien worden. Ondergetekende zal op deze gebieden voorstellen uitwerken. Voor de zomer moet de koers en het raamwerk van de nieuwe organisatie helder zijn. In het najaar wordt bezien hoe de medewerkers in de nieuwe organisatie passen. De huidige indeling van DAC naar afdelingen zal ook in de nieuwe Facilitaire Dienst zichtbaar zijn. Een belangrijk doel van de operatie is om de werkprocessen zo op elkaar af te stemmen dat we efficiënter kunnen werken. De Onderdeelcommissie van het cluster en ook de Ondernemingsraad worden betrokken bij de voortgang en besluitvorming van deze reorganisatie. Het streven is op 1 januari 2008 met de nieuwe organisatie aan de slag te gaan. We proberen natuurlijk iedereen zo goed mogelijk op de hoogte te houden van de voortgang. Veranderingen brengen altijd onzekerheden met zich mee. Mochten er vragen zijn laat het mij weten en stuur een mail naar f.peperzak@dac.ru.nl. Met de oprichting van DAC is gewerkt aan een verbetering van de facilitaire dienstverlening. Werkprocessen zijn in de afgelopen jaren duidelijk geworden en we hebben gewerkt aan verbeteringen. Koersvast is een volgende stap in de ontwikkeling van DAC. Ik vertrouw op ieders medewerking om er iets moois van te maken. Frans Peperzak Het Cluster Facilitair heeft nu een eigen nieuwsbrief! Klik op of ga naar ga naar Mijn intranet en klik op Cluster Facilitair Waarom deze nieuwsbrief? Als wij als medewerkers van zeven verschillende sectoren - beter van elkaar weten waarvoor we staan en waarvoor we gaan, dan kunnen we dat ook beter uitdragen en uitleggen aan onze andere collega s op de campus en aan onze klanten en opdrachtgevers. En dat is belangrijk. Meer dan ooit is een goede uitleg en communicatie rondom onze inspanningen cruciaal. Jullie werken hard en er worden zonder meer goede resultaten neergezet. Klanten en opdrachtgevers zijn dan ook veelal tevreden over die resultaten, maar er zijn ook altijd punten ter verbetering. We moeten er dan ook voor zorgen dat de meerwaarde van onze inspanningen wordt gezien en dat de kosten die we berekenen als reëel worden erkend. De clusterdirectie heeft zich daarom voorgenomen om hierover nog actiever te communiceren, zowel naar jullie toe als naar onze klanten en opdrachtgevers.via deze clusternieuwsbrief krijg je naast informatie over het cluster ook toegang tot de nieuwsbrieven van de sectoren. Zo kunnen we bij elkaar in de keuken kijken en van elkaar leren en ideeën opdoen. Als clustermedewerkers krijgen jullie hiermee de beschikking over een bron van informatie over het cluster en de andere sectoren. Doe er je voordeel mee! Antoine Fraaij 1

2 DAC Algemeen DAC sluit 2006 goed af Eind 2005 keek DAC tegen een groot financieel gat aan. Een tekort van bijna 1 miljoen Euro. In overleg met de verschillende Nieuws afdelingshoofden uit de is sectoren gekeken waarom het tekort zo hoog was opgelopen. Wat hadden we verkeerd gedaan? In een aantal gevallen waren de tarieven te laag. Dat was het geval bij de onderwijszalen en de portiers. Bij andere eenheden haalden we wel genoeg omzet, maar waren de kosten te hoog. Met minder personeel hetzelfde of meer doen is dan een van de oplossingen. Of met twee eenheden op één locatie gaan zitten, zoals bij de Campusshop en Copyshop. Ook hebben we overleg met het College van Bestuur gehad over een grotere bijdrage in de huisvestingskosten van de Aula en de Faculty Club Huize Heyendael. Natuurlijk was het van belang om, ondanks de financiële perikelen, de kwaliteit van de dienstverlening minstens te handhaven en het liefst nog te verbeteren. Zoals bij Mediatechniek, de Aula en de Dictatencentrale. Of een hogere omzet te maken door meer gasten te ontvangen zoals op Studiecentrum Soeterbeeck en in de Faculty Club Huize Heyendael of in de Campusshop meer artikelen te verkopen. Dat is ons samen prima gelukt. Met al deze inspanningen hebben we in 2006 nog een tekort van Euro. Daar moeten we nog aan werken, maar het ziet er een stuk zonniger uit. Elk nadeel heeft zijn voordeel, zo sprak eens een bekende voetballer. Natuurlijk was het vervelend dat we het financieel zo slecht hadden gedaan. Het grote tekort in 2005 heeft er wel voor gezorgd dat we alles hebben doorgelicht en nu precies weten hoe de financiën van de verschillende onderdelen in elkaar zitten. Wat de sterke kanten en zwakke kanten zijn en waar we goed op moeten letten om financieel gezond te blijven. Dat is voor 2007 een mooie uitdaging. Frans Peperzak Campusshop Aanbieding (geldig t/m 27 april 2007) Nu in de Campusshop verkrijgbaar Heerlijke rode, rosé of witte wijn met RU-etiket. Speciaal voorgeproefd en goedgekeurd door onze directeur. Verkrijgbaar vanaf 7,95 Zomersluiting Aula Van woensdag 18 juli tot en met dinsdag 31 juli 2007 is het Bureau van de Pedel en het Aulagebouw gesloten. Data academische plechtigheden De laatste promotie voor de zomervakantie vindt plaats op donderdag 5 juli. De laatste oratie is op vrijdag 6 juli (in de Vereeniging). Vanaf maandag 20 augustus zijn er weer promoties mogelijk. van 27,50 voor 25,00 Met lederen band en 1 jaar garantie Een kopieerservice, de dictatencentrale en de verkoop van kantoorartikelen kunt u in de nieuwe kiosk in het E-gebouw die in mei/juni gereed zal zijn, verwachten. Henriëtte Kropman Studiecentrum Soeterbeeck is gesloten van 14 juli t/m 12 augustus 2007 Faculty Club Huize Heyendael is gesloten van 9 juli t/m 24 augustus

3 Faculty Club Huize Heyendael Het jaar 2006 is een goed jaar voor de Faculty Club Huize Heyendael geweest. Het à la carte restaurant heeft veel lunches kunnen serveren. Verschillende dagen waren alle tafels gereserveerd en was het niet mogelijk om te lunchen. Ook het dineren gaf meer reserveringen te zien, maar dat kan nog beter. De laatste weken van 2006 waren alle dagen en avonden bezet met Kerstvieringen, Kerstontbijten en diners. De Senaat van Hoogleraren heeft besloten in 2007 opnieuw drie Faculty Lunches en een Radboud s Diner te organiseren. In februari 2007 is een mailing verstuurd aan alle hoogleraren en actieve emeriti over de lunches en het diner. Van die gelegenheid zal worden gebruikt gemaakt om hen ook nog te wijzen op de vele mogelijkheden van de Faculty Club Huize Heyendael. Met ingang van 1 januari 2007 is Michiel Buijs van de Universitaire Restauratieve Dienst voor 0,5 fte aangesteld als locatiemanager. Tussen Boudewijn Bouman en Michiel Buijs is een taakverdeling afgesproken, zodat de Faculty Club Huize Heyendael permanent bezet en te bereiken is. Het College van Bestuur heeft financiële middelen ter beschikking gesteld om een aantal kleine verbouwingen, schilderwerken, vernieuwen van vloerbedekking enz. te doen in de Faculty Club Huize Heyendael. Samen met Jan van den Hoogen en Frans Peperzak zijn we met de afdeling Communicatie in gesprek om de bekendheid van beide locaties beter in beeld te brengen. Per 1 januari 2007 is het reserveringssysteem voor de Faculty Club Huize Heyendael van de URD definitief overgegaan naar DAC. Voor die reserveringen maken we in de toekomst gebruik van Kwadrant. Na wat aanloopproblemen is het een uitstekend reserveringssysteem gebleken. Tijdens de Nieuwjaarsreceptie in de Aula hebben we via het klaarleggen van onze mooie folder nog wat reclame kunnen maken voor de Faculty Club Huize Heyendael, wat weer geresulteerd heeft in een aantal nieuwe aanvragen. In het wildseizoen is de menukaart aangevuld geweest met keuzes voor wild. Per 21 maart 2007 is er weer een nieuwe menukaart. Er komt samen met de URD een speciale cateringgids voor de Faculty Club Huize Heyendael. Boudewijn Bouman Mediatechniek Zoals wij al verwachtten heeft het eerste semester ons veel werk en dus ook een hoge omzet gebracht. Vooral in de categorie presentatieapparatuur lag de omzet ongeveer 20% hoger dan andere jaren. Het jaar is in financiële zin dan ook zeer positief afgesloten. De eerste 2 weken van januari stonden geheel in het teken van de ICT-inrichting van in totaal 20 onderwijszalen in het Erasmusgebouw, in de Thomas van Aquinostraat en in het Spinozagebouw. De zalen zijn voorzien van een beamer, PC, VHS/DVDcombi, geluidsboxen en elektrisch projectiescherm. In elke zaal is een mediameubel geplaatst, waarin de apparatuur vast is opgesteld. Er is een bedieningspaneel ingebouwd in het bovenblad van dit meubeltje, waardoor de bediening van de apparatuur wordt teruggebracht tot een eenvoudige druk op de juiste knop. Nieuw in dit concept is de toepassing van een standaard U-PASpc. DAC leaset deze PC s van het UCI. Het UCI zorgt voor een centraal uit te rollen basis-image. Deze omvat in principe het basissoftwarepakket (MS Windows XPpro, MS OfficeXP, virusscanner e.d.). Daarnaast wordt ook een aanvullend softwarepakket centraal uitgerold. Dit softwarepakket is op aangeven van Mediatechniek i.s.m. het UCI samengesteld. Mediatechniek heeft op deze computer administratorrechten, zodat eventuele aanvullende software door medewerkers van Mediatechniek kan worden geïnstalleerd. De bedoeling is dat op termijn alle PC s in onderwijsruimten volgens deze procedure zullen werken. Per 1 januari j.l. heeft Mediatechniek 0,3 fte minder beschikbaar. Frans Westerbeek werkt (naast de maandagen) nu ook niet meer op dinsdagen. Corné Kuipers heeft voortaan s woensdags een vrije dag. Wij hopen dat deze teruggang in formatie-omvang niet leidt tot een onderbezetting van de afdeling. E.e.a. hangt sterk samen met de mate van afname van de vraag naar presentatie-apparatuur die wij verwachten door verdere uitrusting van onderwijszalen met beamer, PC en video/dvdweergave sets. Om beter herkenbaar te zijn tijdens het verlenen van onze diensten, hebben wij in nauwe samenwerking met de Campusshop (Henriëtte bedankt!) nette poloshirts laten bedrukken. Iedere medewerker heeft een setje van vier zwarte poloshirts (lange en korte mouw) ter beschikking gekregen, zodat wij voortaan beter herkenbaar zijn op de Campus. Nico le Blanc 3

4 Zaalreservering/Zaalbeheer De renovatie van het Erasmusgebouw loopt ten einde. Vanaf 4 juni a.s. kunnen de eerste 3 verdiepingen met collegezalen in gebruik genomen worden. In de zomervakantie worden 11 zalen in het Erasmusgebouw door Mediatechniek ingericht met ICT-voorzieningen. De renovatie van het gebouw aan de Erasmuslaan is in volle gang. Het rechtergedeelte is reeds af en is januari jl. in gebruik genomen door de Open Universiteit. Met de renovatie van het linkergedeelte wordt juni a.s. gestart. In het linkergedeelte wordt de Studentenkerk gehuisvest en krijgt DAC de beschikking over 6 extra onderwijsruimten. Januari 2007 zijn een 20-tal onderwijsruimten voorzien van ICT-voorzieningen. In de zomervakantie komen daar 16 zalen bij. Voor al deze zalen geldt dat de ruimte afgesloten moet worden. Dit houdt in een extra belasting voor de portiersbalies i.v.m. sleuteluitgifte van deze ruimten. De website van Zaalreservering is gereed. Hierop is veel informatie te vinden omtrent het aanvragen, muteren, annuleren etc. van onderwijszalen. Ook de actuele zalenlijst is op de website te vinden. Het oude FNWI-gebouw aan het Toernooiveld wordt gerenoveerd. Wij krijgen, naast de huidige N1 t/m 3, nog eens 3 extra zalen tot onze beschikking. Al deze zalen worden uitgerust met ICTvoorzieningen en worden september a.s. in gebruik genomen. Petra Bloem Studiecentrum Soeterbeeck ste gast Het studiecentrum mocht op donderdag 8 februari 2007 de ste gast sinds de opening in mei 2001 begroeten. De eer viel te beurt aan dr. Els Rommes, wetenschappelijk medewerkster bij het Institute for Gender Studies van de Radboud Universiteit, en een van de coördinatoren van de landelijke onderzoeksschool Wetenschap, Technologie en Moderne Cultuur (WTMC), een vaste gebruiker van het studiecentrum, vrijwel sinds de opening in De circa 30 promovendi die aan het driedaagse seminar van de onderzoeksschool in Soeterbeeck deelnamen, werden getrakteerd op gebak, en de directeur en de beide coördinatoren van WTMC ontvingen uit handen van het hoofd van het studiecentrum, Jan van den Hoogen, ieder een fles wijn. Jan benadrukte dat het succes voor een belangrijk deel te danken is aan de geweldige inzet van het hele team van medewerkers van het studiecentrum, en zeker ook aan de in de loop der jaren opgebouwde samenwerking met onder meer UFB, URD, UCI, en de afdeling Mediatechniek. Studieweken Met ingang van 2007 is het mogelijk om in Studiecentrum Soeterbeeck gedurende een week in alle rust te studeren, aan een proefschrift, artikel, of beleidsnota te werken, of gewoon tot rust te komen. Tijdens de zogenaamde studieweken zijn gasten welkom vanaf maandagochtend 9.00 uur en de studieweek eindigt op vrijdagmiddag uur. In het arrangement zitten vijf lunches, vier diners en vier overnachtingen met ontbijt. Gedurende de dag is continu koffie en thee beschikbaar. De maaltijden zijn dagelijks op vaste tijden. De studieweken in 2007 zijn de weken 8, 34 en 43. Nadere informatie over de studieweken en over aanmelding is te verkrijgen bij het studiecentrum of via de website van Soeterbeeck. Vernieuwing keuken Aangezien de grote keuken in Soeterbeeck niet meer voldoet aan de wettelijke eisen wordt in nauw overleg met het UFB een plan ontwikkeld om de keukenfaciliteiten te vernieuwen. De inrichting dateert nog van de tijd dat de zusters in het klooster woonden, en hoe jammer misschien ook, de huidige regelgeving verlangt andere facilitaire voorzieningen. Nu de URD steeds vaker, ten minste deels, de maaltijden moet bereiden in de keuken in Soeterbeeck zijn andere voorzieningen echt noodzakelijk. Zo is een duidelijke scheiding dus kook- en afwasgedeelte een vereiste, maar voldoen ook de huidige afzuiging, de aanrechten, het fornuis en dergelijke niet meer aan de huidige eisen. Volgens planning worden de werkzaamheden uitgevoerd in de zomervakantie, dat wil zeggen medio juli tot medio augustus; de nieuwe voorzieningen moeten in verband met diverse boekingen in de tweede week van augustus 2007 klaar zijn. Jan van den Hoogen 4

5 Civiele Dienst De Postkamer Nieuwe ontwikkelingen in de postkamer. Vanaf 1 januari 2007 zijn wij begonnen met een nieuw postregistratiesysteem Xiris. Het betekent voor de klant dat ze op een andere manier de post moeten aanleveren, namelijk in posttassen of met losse barcodes. Het heeft in het begin veel moeite gekost om alle klanten zover te krijgen om de posttassen te gebruiken, maar nu loopt het vrij goed. In dit systeem wordt nu elk poststuk apart geregistreerd, zodat de klant op het eind van de maand kan zien hoeveel briefjes of pakketjes er nu verstuurd zijn. Als het nodig is kan de klant om een gespecificeerd dagrapport vragen. Voor de medewerkers in de postkamer is het ook een andere manier van werken. De post moet nu van tevoren worden uitgesorteerd in binnen- en buitenland en in boven en onder de 50 gram. Daarna gaat het door Xiris op een lopende band en wordt alles geregistreerd op de desbetreffende kostenplaats. In de postkamer zijn nu 3 werkplekken, een automatisch systeem en twee waar handmatig op geboekt kan worden. Het voordeel van Xiris is ook dat er meer managementinformatie uit te halen is ten opzichte van het vorige systeem. In de toekomst zal moeten blijken of de post nu sneller verwerkt kan worden als voorheen. De Portiersgroep gaat met de tijd mee. Er is een digitaal Portiers Logboek ontwikkeld door medewerkers van het UCI. In januari 2007 is een pilot gestart bij de Universiteitsbibliotheek en het Collegezalencomplex. Het systeem draagt bij tot een betere communicatie tussen de portiers onderling en de teamleider. De dienstoverdracht wordt digitaal verwerkt, zodat losse blaadjes overbodig worden en het geheel overzichtelijk wordt. Zo is de kans kleiner dat er zaken vergeten worden. Bij het in bruikleen geven van b.v. sleutels of pasjes wordt de aanvrager geregistreerd, als het geleende niet retour komt kan de betreffende gebruiker hierop aangesproken worden. Het voordeel van dit systeem is dat de portiers onderling inzage hebben wat er in de gebouwen gebeurt. Bij gevonden voorwerpen zet de portier deze in het logboek, zodat alle portiers op de hoogte zijn waar het betreffende voorwerp aanwezig is. Zodra zich iemand meldt kan de portier verwijzen naar het juiste gebouw om het voorwerp af te halen. De portiers zijn door dit systeem beter op de hoogte wat er op de campus gebeurt. Hierdoor ontstaat een betere serviceverlening en communicatie. Zoals altijd met nieuwe systemen moeten de kinderziektes nog overwonnen worden, maar op den duur zullen we er ons voordeel mee doen. Het uiteindelijke doel is kwaliteitsverbetering en klantgerichtheid. - Henk Konings maakt per gebruik van de seniorenregeling - Rinus Janssen maakt per gebruik van de seniorenregeling Engeline Peterse Personeel en Organisatie Evelien Ketel is per 1 januari 2007, ter vervanging van Helen Loop, p-functionaris voor DAC. Zij is te bereiken via tel.nr of per e.ketel@dpo.ru.nl Collectieve Vakantiedagen mei 2007 (vrijdag na Hemelvaart) ochtend 20 juli 2007 (vrijdagochtend Vierdaagse, de middag is door het CvB als feestdag aangewezen) 24 december 2007 (maandag voor Kerstmis) 27,28 en 31 december 2007 (dagen tussen Kerst en Nieuw Jaar) Dienst P&O,Willy Groenen Ter info Afgestudeerd Ilse Menting en John Kemperman, twee 4 e jaars studenten Bedrijfseconomie van de HAN, hebben in januari 2007 hun afstudeeropdracht bij DAC afgerond. Zij hebben de Administratieve Organisatie geschreven m.b.t. het financieelsysteem BASS-Finlog. Goed nieuws: John en Ilse hebben ondertussen hun diploma s gehaald. OC-verkiezingen 2007 De verkiezingsdatum is vastgesteld op 11 juni Heb je interesse, kijk dan voor meer informatie: 5

6 Afscheid van Frans Westerbeek 5 april 2007 was de laatste werkdag van Frans Westerbeek. Hij gaat met pensioen na bijna 40 jaar in dienst te zijn bij de RU. Hij is als elektrotechnicus bij de universiteit begonnen op de vestiging aan de Berg en Dalse weg. De faculteit verhuisde begin jaren 70 naar de Montessorilaan 3, voorheen bekend als het Psychologisch Lab, nu als het Spinozagebouw. Hier werkte hij op de afdeling Elektronica, het behoorde tot de afdeling van Psychologie van de Faculteit der Sociale Wetenschappen. Frans vertelt enthousiast dat de afdeling de 1 ste zwart-wit TV-studio had, hij heeft de ontwikkeling van zwart-wit tv naar kleuren-tv meegemaakt. Er werden ook 16mm films gemaakt, nu al bijna onvoorstelbaar. Door de samenwerking met de Faculteit der Medische Wetenschappen werkte Frans in de studio als geluidstechnicus. De afdeling werd op een gegeven moment gesplitst in de afdelingen Elektronica en de Audio-Visuele dienst. Frans ging voor de AV-dienst werken, bij de voormalige Mediagroep maar bleef wel zelfstandig werken in het servicepunt in het Spinozagebouw. Na de renovatie van het Spinozagebouw in 2005, is de Thomas van Aquinostraat 5 de nieuwe werkplek van Frans. Frans vindt, door op TvA5 te werken, dat hij meer betrokken raakt bij de verschillende activiteiten van de afdeling Mediatechniek en dat hij meer gevarieerd werk heeft dan voorheen. Bovendien is er een fijne samenwerking met zijn collega s Nico le Blanc, Corné Kuipers, Rob Pouwels, Raymond Zahradnik, Peter Pijnappels en Theo Eikmans. Frans vertelt met veel plezier op de universiteit te hebben gewerkt. Juist door zijn dienstverlenende instelling heeft hij goede contacten met studenten, medewerkers van de RU en zijn directe collega s. De ontwikkelingen (de onderwijszalen hebben nieuw meubilair en ICT-voorzieningen gekregen) rond de collegezalen vindt hij positief. Hij is ook benieuwd hoe andere zalen na de vernieuwing er uit zullen zien en is van plan een keer langs te komen om te kijken hoe de zalen zijn geworden. Hij denkt niet dat afscheid nemen moeilijk zal zijn en is van plan toch contact te houden. Frans heeft genoeg hobby s en doet veel vrijwilligerswerk voor de kerk in Wijchen. Hij is van plan om nog veel te kunnen reizen met zijn vrouw Willemien en hoopt veel tijd te kunnen doorbrengen met zijn kinderen en kleinkinderen. Frans houdt van fietsen en kamperen, maar eerst wil hij van zijn vrije dagen genieten door van een vakantie te genieten! Hij en zijn vrouw Willemien willen nog veel van Europa zien. Frans houdt geen afscheidsreceptie op de universiteit maar zal via een bericht in VOX-campus zijn afscheid aankondigen met een woord van dank voor de prettige samenwerking met collega s en studenten. Jubileum Cor van Nek is 25 jaar bij de RU op 1 april 2007 Stuur een felicitati tje naar c.vannek@dac.ru.nl of kom naar de informele receptie op 11 mei a.s., uur uur in het Cultuurcafé om Cor persoonlijk te feliciteren. 6