LOKALE BESTUREN EN ONDERNEMINGSDATA

Transcriptie

1 LOKALE BESTUREN EN ONDERNEMINGSDATA Wie levert de data? Simon VANDER ELST Sabine ROTTHIER Filip DE RYNCK Onderzoeksrapport MAART 2011

2 Departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde - Hogeschool Gent Niets uit deze uitgave mag, zelfs gedeeltelijk, openbaar gemaakt worden, gereproduceerd, vertaald of aangepast, onder enige vorm ook, hierin begrepen fotokopie, microfilm, bandopname behoudens uitdrukkelijke en voorafgaandelijke toestemming van de uitgever.

3

4

5 Lokale besturen en ondernemingsdata Wie levert de data? Simon VANDER ELST Sabine ROTTHIER Filip DE RYNCK Onderzoeksrapport MAART 2011

6

7 WOORD VOORAF De I-scans uitgevoerd door Hogeschool Gent tonen aan dat lokale besturen worstelen met het up-to-date houden van hun bestanden met ondernemingsgegevens. Een correcte organisatiebrede databank met bedrijfsgegevens is veeleer droom dan werkelijkheid. Nochtans zijn betrouwbare ondernemingsgegevens van groot belang voor de uitbouw van een lokaal economisch beleid, het heffen van gemeentelijke bedrijfsbelastingen enz. In dit rapport gaan we dieper in op de verschillende aanbieders van ondernemingsgegevens. We focussen op de federale Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en de Vlaamse Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen (VKBO). We gaan na hoe deze interbestuurlijke egovernmentprojecten vorm kregen, welke opportuniteiten deze databanken opleveren voor lokale ambtenaren en welke evoluties zich voltrekken. Dit rapport maakt deel uit van een nieuw onderzoeksspoor naar de effecten van ICTtoepassingen. In dit onderzoeksspoor onderzoeken we de effecten van KBO en VKBO op Vlaamse steden en gemeenten. We trachten inzichten te verwerven in de wijze waarop lokale ambtenaren gebruik maken van deze authentieke gegevensbronnen, hoe gemeenten de verschillende KBO- en VKBO-ontsluitingstoepassingen implementeren en wat de effecten zijn op bijvoorbeeld de gemeentelijke dienstverlening, de werking van de back office enz. We danken de Vlaamse overheid voor de steun voor het project en we bedanken zeer in het bijzonder de stuurgroep die ons veel vertrouwen heeft gegeven, die het hele project van dichtbij heeft begeleid en ondersteund en die ook als leescomité heeft gediend voor deze publicatie: Herman Callens (VVSG), Heidi Kestens (VVSG), Peter Hautekiet (V-IC-TOR), Geert Mareels en Jan Godderis (CORVE, Vlaamse overheid).

8

9 Lokale besturen en ondernemingsdata. Wie levert de data? INLEIDING WELKE BEHOEFTE AAN ONDERNEMINGSDATA HEBBEN STEDEN EN GEMEENTEN? DIENST FINANCIEN EN DE ONTVANGER Lokale fiscaliteit Overheidsopdrachten LOKAAL ECONOMISCH BELEID EEN COMPLEX AANBOD AAN DATALEVERANCIERS DE FEDERALE KRUISPUNTBANK VAN ONDERNEMINGEN (KBO) Ontstaansgeschiedenis Welke data bevat KBO? Ontsluitingstoepassingen Afsluitende bedenkingen DE VERRIJKTE KRUISPUNTBANK VOOR ONDERNEMINGEN (VKBO) Ontstaansgeschiedenis A. Nood aan een eigen authentieke gegevensbron B. VKBO en lokale besturen Welke data bevat VKBO? Ontsluitingstoepassingen Afsluitende bedenkingen PRIVATE DATA-AANBIEDERS Graydon Infobel Coface Afsluitende bedenkingen... 35

10 2.4. ICT-DIENSTENLEVERANCIERS Centrum voor Informatica van de Provincies Antwerpen en Limburg Centrum Voor Informatica nv (Cevi nv) Remmicom nv Schaubroeck nv Webbouwers Intercommunale Leiedal Afsluitende bedenkingen DE PROVINCIALE OVERHEDEN, ONDERSTEUNERS VAN LOKALE BESTUREN Provincie West-Vlaanderen Provincie Oost-Vlaanderen Provincie Vlaams-Brabant Provincie Antwerpen Provincie Limburg Afsluitende bedenkingen CONCLUSIE NOOD AAN INTERBESTUURLIJK OVERLEG? DE ROL VAN INTERMEDIAIRE ACTOREN IMPLICATIES VOOR HET VERDERE ONDERZOEK LITERATUURLIJST... 51

11 Inleiding INLEIDING Het laatste decennium is de wetenschappelijke aandacht voor egovernment binnen Vlaanderen toegenomen. Het onderzoek uitgevoerd aan de Hogeschool Gent focuste de voorbije zes jaar op lokaal egovernment, meer bepaald op de relatie tussen organisatie en ICT bij de ontwikkeling van lokaal egovernment (zie de publicaties: Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten (Rotthier, Boudry & De Rynck, 2005), Egov in Vlaamse gemeenten (Rotthier, 2006), Egovernment bij lokale overheden (Rotthier & De Rynck, 2005) en Lokaal egovernment, De ontwikkeling en implementatie bij Vlaamse gemeenten (Rotthier & De Rynck, 2005)). In deze studies wordt ICT als één geheel aanzien. ICT is echter een verzamelterm voor verschillende technologische toepassingen en infrastructuur die lokale besturen kunnen implementeren. De diffusie van een specifieke ICT-toepassing inclusief de effecten ervan voor de organisatie is tot nu toe zelden onderzocht bij gemeenten. Via een nieuwe reeks onderzoeksrapporten wensen we deze leemte met betrekking tot de studie van egovernment binnen de context van lokale besturen op te vullen. Dit onderzoek spitst zich toe op het gebruik van ondernemingsdata binnen steden en gemeenten via ICT-toepassingen. Lokale besturen hebben in de uitoefening van hun taken nood aan data over ondernemingen. Voorbeelden hiervan zijn adresgegevens, contactgegevens en financiële informatie. Het belang van dergelijke data neemt toe: steden en gemeenten nemen immers meer en meer een regisseursrol op met betrekking tot hun lokaal economisch beleid waarbij een goed uitgebouwde en klantgerichte dienstverlening ten aanzien van ondernemingen centraal staat. Voor de oprichting van zogenaamde authentieke gegevensbronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en de Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen (VKBO) waren steden en gemeenten voor het verwerven van ondernemingsdata op zichzelf aangewezen. Gemeenten konden ondernemingsdata verzamelen of aankopen bij private dataleveranciers. De oprichting van een federale KB0 hield nieuwe opportuniteiten in voor lokale besturen. De ICT-toepassingen die de KBO-data ontsluiten naar lokale besturen vormen onze onderzoeksfocus in het globale onderzoek. Van deze ICT-toepassingen wensen we de effecten op lokale besturen te onderzoeken. In deze eerste bijdrage willen we een overzicht bieden van de verschillende actoren en hun ICT-toepassingen die ondernemingsdata ontsluiten naar lokale besturen. We spreken over meerdere actoren en ICT-toepassingen. Er is geen sprake van een één op één -relatie tussen de federale overheid (KBO) en de lokale besturen. Naast de ICT-toepassingen van de federale overheid treffen we een aantal intermediaire organisaties en overheidsinstanties aan die dezelfde data ontsluiten. Sommige van deze intermediaire instanties voegen nieuwe informatie of verrijkingen toe aan de KBO-data. Het typevoorbeeld is de Vlaamse overheid die een VKBO ontwikkelde maar ook private dataleveranciers voegen bijkomende informatie toe aan de KBO-data die ze vervolgens ontsluiten naar lokale besturen. Een tweede groep van actoren bundelen we onder de noemer ICT-dienstenleveranciers. Veel steden en gemeenten zijn op het vlak van hun ICT aangewezen op samenwerking met ICT-dienstenleveranciers die hen voorzien van applicaties als pc s, servers, netwerk en 11

12 Inleiding diensten (IBM, 2005). De vaststelling is dat steeds meer van deze ICT-dienstenleveranciers bestaande of nieuwe applicaties koppelen aan de (V)KBO. Er is geen sprake van verrijkingen op de (V)KBO-data; het betreft enkel de ontsluiting van identieke KBO- of VKBO-data, maar dan via door ICT-dienstenleveranciers ontwikkelde ICT-toepassingen. Ook de provincies spelen een rol in de toelevering van ondernemingsdata aan steden en gemeenten. Vaak betreft het via onderzoek en studies gegenereerde ondernemingsdata(banken) (zie bijvoorbeeld de Kleinhandelstudie van de provincie Antwerpen). De provincie West-Vlaanderen heeft wel een belangrijke ICT-toepassing ontwikkeld op basis van de KBO-data; namelijk de Digitaal Economische kaart. Vooraleer we in de hierop volgende hoofdstukken dieper ingaan op de actoren en hun ICTtoepassingen die (V)KBO ontsluiten naar lokale besturen, bespreken we in het eerste hoofdstuk beknopt de taken, opdrachten, processen en diensten van lokale besturen die ondernemingsdata vereisen. In deel 2.1. behandelen we de federale KBO. We bespreken de ontstaansgeschiedenis, de data die KBO bevat en de verschillende ICT-toepassingen die KBO ontsluiten. Deel 2.2. gaat dieper in op de Vlaamse VKBO. We analyseren de ontstaansgeschiedenis, de data die VKBO toevoegt aan KBO en de ontsluitingsmogelijkheden naar lokale besturen. Tot slot bekijken we hoe KBO en VKBO zich ten aanzien van elkaar verhouden. Vervolgens behandelen we in deel 2.3 het aanbod van private data-aanbieders. De volgende vragen staan hierbij centraal: welke data bieden deze actoren aan? Hoe worden deze ontsloten? Deel 2.4 bespreekt het aanbod van de ICT-dienstenleveranciers, we bekijken welke toepassingen reeds aan KBO en VKBO gekoppeld zijn en we analyseren de bijkomende opportuniteiten voor lokale besturen. In deel 2.5. onderzoeken we welke initiatieven de provincies nemen om hun lokale besturen te ondersteunen op het vlak van ondernemingsdata. We gaan na of zij een intermediaire ontsluiter van KBO of VKBO zijn. In hoofdstuk 3 presenteren we onze conclusies en de implicaties voor het toekomstige onderzoek binnen dit onderzoeksspoor. 12

13 Hoofdstuk 1: Welke behoefte aan ondernemingsdata hebben steden en gemeenten? 1. WELKE BEHOEFTE AAN ONDERNEMINGSDATA HEBBEN STEDEN EN GEMEENTEN? Meerdere taken, opdrachten, processen en diensten van lokale besturen steunen op ondernemingsgegevens. Een gemeente die op verschillende domeinen proactief wil communiceren naar ondernemingen moet over adresgegevens of mailadressen beschikken. Ook de opmaak van een belastingskohier vereist ondernemingsdata. Dit hoofdstuk bevat een beknopt overzicht van de taken, opdrachten, processen en diensten van steden en gemeenten die steunen op ondernemingsgegevens DIENST FINANCIEN EN DE ONTVANGER Gemeentelijke ontvangers en medewerkers van gemeentelijke financiële diensten hebben nood aan ondernemingsdata voor het correct vervullen van meerdere taken en processen LOKALE FISCALITEIT De grondwet laat gemeenten toe eigen belastingen te heffen. In de praktijk heeft dit geleid tot verschillende gemeentebelastingen gericht op lokaal gevestigde ondernemingen, bijvoorbeeld de belasting op drijfkracht, belastingen op reclameborden, milieubelastingen, enz. Afhankelijk van het belastingreglement zullen lokale besturen met betrekking tot hun gemeentelijke fiscaliteit geconfronteerd worden met verschillende behoeftes aan bedrijvendata die als basis dienen voor de opmaak van het belastingkohier. 1 Voorbeelden daarvan zijn adresgegevens, vestigingseenheden, oppervlakte, btw-nummers, hinderlijkheidsgraad, enz OVERHEIDSOPDRACHTEN Gemeenten hebben bij het gunnen van overheidsopdrachten - meer bepaald bij het onderzoek van de kandidaturen - een behoefte aan verschillende ondernemingsgegevens. Zo moet onderzocht worden of een onderneming niet in staat van faillissement is en of ondernemingen in orde zijn met hun verplichtingen ten aanzien van de sociale zekerheid. Lokale besturen mogen in sommige gevallen geen inlichtingen of documenten opvragen die zij via elektronische weg kosteloos kunnen bekomen. Daardoor neemt de afhankelijkheid van bestaande databronnen toe LOKAAL ECONOMISCH BELEID Afhankelijk van de economische omgevingsfactoren zal een gemeentelijk economisch beleid van gemeente tot gemeente een andere invulling krijgen. De VVSG kent aan de dienst lokale economie volgende taken toe (VVSG, 2007): Beleidsvoorbereidend werk: een dienst lokale economie analyseert het gemeentelijk economisch weefsel en rapporteert hierover via het gemeentelijk economisch beleidsplan; 1 Een belastingkohier is een lijst waarin alle belastingplichtigen voorkomen met het door hen te betalen bedrag. 13

14 Hoofdstuk 1: Welke behoefte aan ondernemingsdata hebben steden en gemeenten? Aanspreekfunctie voor ondernemers: de dienst lokale economie beantwoordt de vragen van ondernemers en is de eigenlijke communicatiedienst naar ondernemingen; Acties op gemeentelijk economisch gebied: de dienst economie neemt zelf ook initiatieven op lokaal niveau. Voorbeelden daarvan zijn acties die kaderen in versterking van het handelscentrum, promoten van ondernemerschap in de gemeente, overleg en communicatie onder de economische actoren, enz.; Organisatie van overleg met economische actoren in de gemeente: de dienst economie zorgt voor een structureel overleg met de lokale economische actoren. Elk van bovenstaande taken vereist ondernemingsdata. Voor lokale diensten economie zullen contactgegevens van ondernemingen zoals adres, naam, mailadres en functiegegevens onontbeerlijk zijn voor een goede communicatie naar ondernemingen. Daarnaast zullen meer gedetailleerde data noodzakelijk zijn. Een analyse van het economisch weefsel noodzaakt bijvoorbeeld kennis over activiteiten van ondernemingen, tewerkstellingsgegevens, vergunningsgegevens, enz. We merken de toenemende behoefte op van lokale besturen om ondernemingen te visualiseren op kaart via een zogenaamde geocodering van het bedrijfsadres op een GIS. Dat levert allerhande inzichten op over de verhuisbewegingen van ondernemingen, concentraties aan economische actoren, enz. Tot slot heeft de dienst lokale economie de taak om samen te werken met andere gemeentelijke diensten rond thema s en opdrachten die betrekking hebben op de lokale economie: milieuvergunningen, stedenbouwkundige vergunningen, enz. Hoewel deze opdrachten geen deel uitmaken van het takenpakket zal de dienst economie omwille van haar rol als informatieverstrekker ten aanzien van ondernemingen ook hier verantwoordelijkheden dragen. De VVSG (2007) onderscheidt volgende bijkomende taken voor de ambtenaar lokale economie: Milieu: informeren over wettelijke verplichtingen rond milieuvergunningen en leefmilieuprojecten, communiceren tussen gemeentelijke en hogere overheden, communiceren over afhandeling milieuvergunning; Openbare werken: de coördinatie en communicatie van openbare wegenwerken, wegomleidingen, bewegwijzering, enz.; Politie: coördinatie van veiligheidsthema s naar ondernemers, enz.; Toerisme: coördinerende rol tussen toeristische thema s en betrokken ondernemingen; Ruimtelijke ordening en stedenbouw: informeren over stedenbouwkundige vergunningen, communiceren rond afhandeling vergunning, analyse van leegstaande panden; Financiën: informeren over lokale bedrijfsbelastingen, subsidie- en retributiereglementen. Bovenstaand overzicht is niet compleet, maar geeft een beeld van de diversiteit aan taken, processen, opdrachten en diensten die ondernemingsdata vereisen. 14

15 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers 2. EEN COMPLEX AANBOD AAN DATALEVERANCIERS De vaststelling dat meerdere administratieve instellingen dezelfde gegevens opvroegen bij ondernemingen leidde op federaal niveau tot de idee van een databank voor ondernemingsgegevens. Deze databank moet de identificatiegegevens van de ondernemingen op een eenvormige wijze en centraal ter beschikking stellen van alle overheidsdiensten. In 2003 werd de federale KBO opgericht. Naast de federale, regionale en provinciale administraties kregen ook de steden en gemeenten toegang tot de federale KBO. Daarom ontwikkelde de Beheersdienst KBO 2 een aantal ICT-toepassingen die we kunnen benoemen als ontsluitingstoepassingen: KBO-wi, listings/extracten en KBO-webservices. Volgens cijfers afkomstig van de Beheersdienst KBO maken een vijftigtal steden en gemeenten gebruik van deze KBO-ontsluitingstoepassingen. Dat betekent echter niet dat de overgrote meerderheid van de 308 lokale besturen geen gebruik maakt van KBO-data. We zullen verder zien dat andere actoren ondernemingsdata aan lokale besturen toeleveren. Het gaat in het merendeel van de gevallen om dezelfde KBO-gegevens, maar via andere ontsluitingstoepassingen. We bespreken eerst de KBO DE FEDERALE KRUISPUNTBANK VAN ONDERNEMINGEN (KBO) ONTSTAANSGESCHIEDENIS KBO is opgericht in 2003 bij (organieke) wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister en tot oprichting van erkende ondernemingsloketten. Deze wet is gewijzigd bij wet van 20 maart Daarenboven liggen er tal van precisieringen en bepalingen rond inwerkingtreding vervat in 18 verschillende KB s en één MB. Aan de basis van de oprichting van een centrale databank met ondernemingsdata zijn meerdere doelstellingen gekoppeld die te kaderen zijn binnen een streven naar administratieve vereenvoudiging. Enerzijds betekende deze wet een vermindering van de administratieve lasten voor ondernemingen. Vooraf aan het bestaan van de erkende ondernemingsloketten en KBO moesten startende ondernemingen zich wenden tot meerdere federale instellingen zoals bijvoorbeeld de btw-administratie en de RSZ. Daarenboven vroegen verschillende overheidsinstellingen steeds weer dezelfde gegevens op bij ondernemingen. Door de oprichting van ondernemingsloketten en een Kruispuntbank van Ondernemingen verminderden de administratieve lasten voor ondernemingen aanzienlijk. Twee zogenaamde initiatoren werden verantwoordelijk voor de inschrijving van nieuwe ondernemingen in KBO en een aantal andere oprichtingsformaliteiten (FOD Economie, 2010a): Notarissen/griffies van de rechtbanken van Koophandel zijn verantwoordelijk voor de inschrijving van ondernemingen vernoemd in het vennootschapsrecht (nv, bvba, enz.) en vzw's, internationale vzw's en stichtingen. Ondernemingsloketten zijn verantwoordelijk voor de inschrijving van de ondernemingen natuurlijke persoon (handels- en niet-handelsondernemingen naar 2 Een afdeling van de FOD Economie, K.M.O, Middenstand en Energie. 15

16 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers privaat recht) en de vestigingseenheden van alle ondernemingen (zowel handels- als niet-handelsondernemingen naar privaat recht). Anderzijds levert de centralisatie en uniformisering van ondernemingsdata in één centrale databank, die toegankelijk is voor de verschillende overheidsdiensten, ook enkele voordelen op voor de overheid zelf. Een eenmalige opvraging van ondernemingsdata volstaat om deze data vervolgens meervoudig te gebruiken. Daarenboven beschikken overheidsdiensten over de meest actuele en juiste juridische gegevens (FOD Economie, 2010b). Om dit te realiseren kent KBO aan ondernemingen een uniek ondernemingsnummer en vestigingsnummer(s) toe waaraan alle andere gegevens gekoppeld zijn. Ook de bestaande ondernemingen werden in KBO opgenomen. Het rijksregister van rechtspersonen, het handelsregister, de btw-administratie en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid leverden de gegevens van bestaande ondernemingen aan bij de opstart van KBO. Bestaande ondernemingen kregen een uniek ondernemingsnummer; hun eventuele vestigingen een uniek vestigingsnummer. Het beheer van KBO is gestoeld op een systeem van gegevensbeheerders en initiatoren. Gegevensbeheerders zijn overheidsdiensten, instellingen, natuurlijke personen of rechtspersonen die (FOD Economie, 2010a): de gegevens over ondernemingen eenmalig inzamelen en bijwerken; deze gegevens doorgeven aan KBO; maatregelen treffen om de juistheid van deze gegevens te verzekeren. De gegevensbeheerder verschilt naargelang het type onderneming (FOD Economie, 2010a). Zo is de Nationale Bank van België aangeduid als gegevensbeheerder voor de gegevens betreffende de jaarrekeningen van de vennootschappen en de bij de Nationale Bank van België neergelegde balansen, alsook de verwijzingen naar de erop betrekking hebbende documenten. 3,4 De gegevensbeheerders houden toezicht op de initiatoren van KBO. Initiatoren zijn de overheidsdiensten, instellingen, natuurlijke personen of rechtspersonen die rechtstreeks bepaalde gegevens in KBO invoeren of wijzigen. De belangrijkste initiatoren zijn de ondernemingsloketten en de griffies van de Rechtbank van Koophandel/notarissen. 3 4 Koninklijk besluit houdende aanwijzing van de overheden, administraties en diensten die, betreffende bepaalde categorieën van ondernemingen, belast zijn met de eenmalige inzameling en het actualiseren van de gegevens bedoeld in artikel 6 van de wet van 16 januari 2003 houdende oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, modernisering van het handelsregister, oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen. (B.S. 16 juni 2003) Andere gegevensbeheerders zijn bijvoorbeeld: de FOD Justitie, de FOD Financiën, de FOD P&O, de FOD Economie, K.M.O s, Middenstand en Energie, enz. 16

17 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers WELKE DATA BEVAT KBO? KBO is een databank met identificatiegegevens van alle Belgische en buitenlandse ondernemingen die een zetel hebben in België en hun vestigingseenheden en dienstverleners die een activiteit in België uitoefenen. Belangrijk is het begrip ondernemingen ruim te interpreteren. KBO bevat (FOD Economie, 2009): alle natuurlijke personen, rechtspersonen of verenigingen die een hoedanigheid hebben van handelsonderneming, niet handelsonderneming naar privaat recht 5 of een ambacht; alle natuurlijke personen, rechtspersonen of verenigingen die onderworpen zijn aan de sociale zekerheid als werkgever; alle natuurlijke personen, rechtspersonen of verenigingen die onderworpen zijn aan de btw; alle natuurlijke personen, rechtspersonen of verenigingen die een zelfstandig beroep uitoefenen; rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die een zetel in België hebben; dienstverleners die een activiteit in België uitoefenen; overheidsdiensten. Bovendien zijn de vestigingseenheden van al deze categorieën opgenomen. Een vestigingseenheid is elke plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar ten minste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend. Dit impliceert dat een onderneming meermaals in KBO kan voorkomen wanneer ze op verschillende plaatsen een activiteit heeft. Elke entiteit opgenomen binnen KBO heeft dus één ondernemingsnummer en één of meerdere vestigingsnummer(s) wat de informatiewaarde van KBO aanzienlijk heeft verhoogd. Er is m.a.w. een juridische dimensie: namelijk de onderneming (maatschappelijke zetel); en een geografische dimensie: namelijk de vestiging. Het feit dat ook alle dienstverleners die een activiteit in België uitoefenen in KBO zijn opgenomen, is een gevolg van de Europese richtlijn 2006/123/CE of de Europese Dienstenrichtlijn (EDRL). Om tegen 2010 een echte interne markt voor diensten tot stand te brengen, streeft de dienstenrichtlijn ernaar de vrijheid van vestiging van dienstverrichters in andere lidstaten en het vrije verkeer van diensten tussen de lidstaten onderling te vergemakkelijken. Deze richtlijn heeft tot doel de keuzemogelijkheden voor de afnemers van diensten uit te breiden en ervoor te zorgen dat consumenten en ondernemingen diensten van betere kwaliteit aangeboden krijgen (Website Europa, samenvatting van de EUwetgeving). Voor de uitvoering van de EDRL zijn er enkele wijzigingen doorgevoerd in KBO (VVSG, 2010): 5 Onder niet-handelsondernemingen naar privaat recht verstaan we alle ondernemingen naar privaat recht die een vestiging in België hebben (en die dus een economische activiteit uitoefenen), maar die geen handels- of ambachtelijke hoedanigheid hebben. Deze hoedanigheid richt zich dus vooral naar vrije, intellectuele en dienstverlenende beroepen, zoals advocaten, bedrijfsrevisoren, enz. 17

18 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers Europese dienstverleners zonder vestiging in België die een toelating, die valt binnen de EDRL-scope, nodig hebben bij de uitoefening van hun activiteit, worden geregistreerd in KBO; Introductie van een nieuwe status BK-Bekendgemaakt (de rechtstoestand Bekendmaking van de onderneming en status Bekendgemaakt ); Een opvolgingssysteem van de toelatingsaanvragen is geïntegreerd in KBO-wi (zie infra) onder de vorm van de toelatingsaanvraag procedure ; Voortaan kunnen ondernemingen zelf hun gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen online aanpassen via de toepassing Private Search (zie infra). Volgende tabel bevat de gegevens die KBO per onderneming en vestiging kan bevatten: 18

19 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers 19 Basisidentificatiegegevens Functies Activiteiten Hoedanigheden Bankrekening Datum en publicatienummer m.b.t. publicaties in B.S. Datum neerlegging jaarrekening bij NBB Linken met vestigingseenheden en andere ondernemingen Toelatingen Status OP HET NIVEAU VAN DE ONDERNEMING Maatschappelijke naam 6, adres van de maatschappelijke zetel, contactgegevens, rechtsvorm (bv. nv), rechtstoestand 7, financiële gegevens 8 en algemene informatie (bv. oprichtingsdatum) Voor rechtspersonen het ondernemingsnummer van de personen die ofwel een representatieve functie uitoefenen (oprichter, zaakvoerder, enz.) of over een gespecialiseerde kennis beschikken (bv. basiskennis bedrijfsbeheer) (FOD Economie, 2009). Op basis van NACEBEL-activiteitencodes Een onderneming kan één, meerdere of geen hoedanigheden uitoefenen zoals: onderneming onderworpen aan btw, commerciële onderneming, werkgever RSZ, ambachtsman, werkgever RSZPPO en zelfstandig handelaar. Met vermelding van het gebruiksdoel: bijvoorbeeld bankrekening voor de btw-terugbetalingen. Vanaf de elektronische publicatie van het B.S. Ofwel link tussen vestigingseenheden en andere ondernemingen, ofwel link tussen ondernemingen bij fusie, splitsing of opslorping. Toelatingen tot een beroep, erkenning door een instituut, nationale kamer, enz. (zie infra). Deze status duidt aan in welk stadium van zijn levenscyclus de onderneming zich bevindt binnen KBO. Bijvoorbeeld actief, stopgezet, enz Commerciële naam en afkorting kunnen facultatief opgenomen zijn. Normale toestand, opening van het faillissement, afsluiting van het faillissement, fusie, in oprichting, opgericht, gerechtelijk akkoord aangevraagd. Begin- en einddatum van het boekjaar, maand van de algemene vergadering.

20 20 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers Basisidentificatiegegevens Status Activiteiten De linken met ondernemingen OP HET NIVEAU VAN DE VESTIGING Benaming (commerciële naam is facultatief), adres, contactgegevens en algemene informatie (bv. oprichtingsdatum) Deze status duidt aan in welk stadium van zijn levenscyclus de onderneming zich bevindt binnen KBO: actief, stopgezet, afgesloten en geannuleerd Op basis van NACEBEL-activiteitencodes Basisidentificatiegegevens: Basisgegevens onderneming natuurlijk persoon OP HET NIVEAU VAN DE NATUURLIJKE PERSONEN Naam en voornaam, rijksregisternummer of BIS- nummer, adres, andere (bv. geboorteplaats), status 18 Tabel 1: Overzicht data opgenomen in KBO (FOD Economie, 2010)

21 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers ONTSLUITINGSTOEPASSINGEN De FOD Economie biedt een aantal ICT-toepassingen aan die KBO ontsluiten naar eventuele gebruikers. Er zijn drie soorten diensten: publieke diensten, diensten voor ondernemingen en diensten voor de overheid. Het aanbod aan toepassingen werd steeds uitgebreid, maar vanaf de start konden lokale besturen reeds gebruik maken van KBO-toepassingen. De eerste toepassingen waren KBOwi, listings/extracten en de Public Search. Later volgden de webservices en KBO Select. Er is één publieke dienst, namelijk Public Search. Deze toepassingen is via een URL toegankelijk voor iedereen. Alle basisgegevens, die niet beschermd zijn door privacywetgeving, kunnen gratis geraadpleegd worden. Voor ondernemingen biedt KBO de dienst Private Search aan. Deze toepassing is toegankelijk voor personen in een onderneming die een wettelijke functie hebben binnen hun onderneming of die gemandateerd zijn door de wettelijke functiehouder. Via deze dienst kunnen ondernemingen hun gegevens raadplegen. Bepaalde gegevens kunnen ook rechtstreeks aangepast worden. 9 Deze toepassing speelt een rol met betrekking tot het tegemoetkomen aan de verplichtingen uit de EDRL (zie infra). Ondernemingen kunnen immers via deze toepassing inloggen en de status en de vooruitgang van hun toelatingsaanvragen opvolgen. Tot slot zijn er ook een aantal diensten aan overheden. Ten eerste is er de KBO web interface (KBO-wi), een online toepassing waarop overheidsdiensten kunnen inloggen en waarbij alle gegevens van één bedrijf kunnen opgevraagd worden. Overheidsbesturen en administraties krijgen toegang tot de KBO-wi voor zover zij die nodig hebben om hun functie goed te vervullen. Lokale besturen vragen toegang tot KBO-wi aan. Elke potentiële gebruiker dient een aanvraagformulier in bij de Beheersdienst KBO die onderzoekt of de aanvraag in overeenstemming is met de wet op de oprichting van KBO en de privacywet (FOD Economie, 2010). Voor lokale besturen zijn de meeste gegevens toegankelijk omwille van het brede takenpakket van lokale besturen. Een gebruiker kan na het verrichten van de toelatingsaanvraag inloggen via zijn burgertoken of elektronische identiteitskaart. KBO-webservices zijn een tweede KBO-ontsluitingstoepassing voor overheidsinstellingen. Via webservices kunnen computersystemen van overheidsdiensten, na het vervullen van een reeks aanvraagformaliteiten (zie KBO-wi), rechtstreeks gegevens ophalen uit KBO en die gegevens beheren. 10 KBO wordt met andere woorden rechtstreeks bevraagd vanuit de software van lokale besturen Zie het Koninklijk besluit van 22 april 2010 tot bepaling van de regels voor en de aard van de inschrijvingen die de ondernemingen onder elektronisch beveiligde vorm kunnen meedelen aan de Kruispuntbank van Ondernemingen. KBO-webservices zijn applicatiecomponenten die op een standaardmanier toegankelijk gemaakt worden via het internet: client-applicaties communiceren met een webservice door middel van een op xml gebaseerd protocol, SOAP genaamd. SOAP transporteert het bericht (xml) via http(s). 21

22 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers Een derde groep van toepassingen voor overheden zijn de extracten en listings. Een extract is een bestand met gegevens over ondernemingen dat periodiek kan geüpdatet worden (via wijzigingsextracten) en toegeleverd wordt via ftp. Een overheidsdienst kan ook een listing aanvragen: dit is een excel-lijst met specifiek gefilterde gegevens van ondernemingen. Zo kan een gemeentebestuur bijvoorbeeld een lijst opvragen van alle ondernemingen die in een straat of in een dorp gevestigd zijn. Voor elke nieuwe listing moet een overheidsdienst een nieuwe aanvraag indienen. Er zijn geen automatische updates van listings voorzien. Zowel de listings als extracten moeten eerst aangevraagd worden, waarna de beheersdienst KBO de aanvraag behandelt (zie KBO-wi en -webservices). Binnenkort lanceert de Beheersdienst KBO de toepassing KBO-select. Deze applicatie voorziet in het trekken van lijsten uit KBO-databank. Aanvragers kunnen nu zelf query s samenstellen. Per gebruiker zijn er meerdere abonnementen mogelijk. Alvorens de gegevens te kunnen gebruiken, moeten volgende zaken gedefinieerd worden (FOD Economie, 2010) De data waarin men geïnteresseerd is; De frequentie waarmee men de data wil ontvangen, bijvoorbeeld maandelijks; Het formaat waarin men de data wenst te ontvangen, de mogelijkheden zijn ofwel een xml 11 - of csv 12 -formaat; De wijze waarop men data wenst te ontvangen, bijvoorbeeld via ftp 13 of mail. In feite impliceert de toepassing KBO-select dat gebruikers listings veel meer op maat kunnen aanvragen. Daarom startte de Beheersdienst KBO een nieuwe front office - toepassing op waarbij een medewerker van een lokaal bestuur zijn keuzes kan definiëren. KBO-Select wordt momenteel door drie gemeenten uitgetest AFSLUITENDE BEDENKINGEN A. OPNAME VAN DE VRIJE BEROEPEN Zowel op het vlak van data als ICT-ontsluitingstoepassingen is KBO geen afgewerkte zaak. De verschillende gegevensbeheerders en initiatoren van KBO leveren inspanningen om meer gegevens in KBO op te nemen. Zo zijn de niet handelsondernemingen naar privaat recht 14 sinds 30 juni 2009 verplicht zich in te schrijven in KBO. De niet-handelsondernemingen naar privaat recht die hun activiteiten al uitoefenden vóór 30 juni 2009 zijn automatisch opgenomen in KBO; dit op basis van de bestaande registers bij RSVZ 15, lijsten van ordes of overheidsdiensten, enz. (FOD Economie, 2010d) Extensible Markup Language (XML) wordt gebruikt om gegevens op te slaan (zoals in het OpenDocumentformaat) en om gegevens over het internet te versturen. Het CSV-formaat is het eenvoudigste en oudste databaseformaat dat er bestaat. Het bestaat enkel uit tekstgegevens, waardoor het gemakkelijk geïmplementeerd (lezen en/of schrijven) kan worden en een brede verspreiding kent. File Transfer Protocol (FTP) is een protocol dat uitwisseling van bestanden tussen computers vergemakkelijkt. Het standaardiseert een aantal handelingen die tussen besturingssystemen vaak verschillen. Een FTP-client start een connectie met een FTP-server standaard via een verbinding met TCPpoort 21. Bijvoorbeeld vrije beroepen, enz. Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering van Zelfstandigen. 22

23 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers B. EDRL-VERPLICHTINGEN De EDRL zorgt voor enkele aanpassingen en uitbreidingen in KBO. Ten eerste moeten alle Europese dienstverleners zonder vestiging in België die een toelating, die valt binnen de EDRL scope, nodig hebben bij de uitoefening van hun activiteit, geregistreerd worden in KBO (FOD Economie, 2010e). Daarom werden de nieuwe status bekendgemaakt, de nieuwe rechtstoestand bekendmaking van de onderneming en de nieuwe hoedanigheid EDRLonderneming 16 in KBO geïntroduceerd. Daardoor kunnen ondernemingen, die vallen onder de EDRL-scope, hun toelatingsaanvragen opvolgen via de private search -toepassing (zie supra) van KBO waarin de toelatingsaanvraagprocedure (TAP) is geïntegreerd. Het is de bedoeling dat KBO in de toekomst vermeldt of ondernemingen en vestigingen over de nodige vergunningen en toelatingen, zoals bepaald in de EDRL, beschikken. Alle overheden zullen daarom kunnen optreden als een nieuwe initiator voor de inschrijving, wijziging en stopzetting van de toelatingen en vergunningen waarvoor zij bevoegd zijn. 17 C. DATARUIS Authentieke gegevensbronnen hebben tot doel het principe van de eenmalige gegevensopvraging, meervoudig hergebruik in de praktijk te realiseren. De authentieke officiële gegevensbron moet dus een betrouwbare gegevensbron zijn met zo weinig mogelijk fouten of dataruis. We merken bij KBO een foutenmarge op van 3 tot 10 % (Vlaamse regering, 2008). Er zijn drie belangrijke elementen die de kwaliteit van KBO-gegevens beperken (CORVE, 2010a). Dit zijn: ondernemingen die hun gegevens onvoldoende up-to-date houden, procesmatige fouten of vertragingen in het KBO-netwerk (nl. verwerking van gegevens vanuit ondernemingsloketten, griffies, notarissen, btw, RSZ, Rijksregister ), historische fouten die in KBO werden opgeladen bij de oprichting in De gevolgen van fouten zijn niet te onderschatten, elke fout in de authentieke bron leidt tot een vermenigvuldiging van problemen bij de afnemers of gebruikers van deze data die een kostprijs hebben voor zowel de overheid als de onderneming De hoedanigheid EDRL-onderneming wordt ingeschreven in KBO als het gaat om een dienstverlener: ofwel een onderneming rechtspersoon volgens Europees recht met vestiging, zetel of bijhuis in de Europese Unie (maar buiten België) ofwel een onderneming natuurlijk persoon zonder vestiging in België die voor de uitoefening van hun activiteiten een toelating nodig hebben die binnen het toepassingsgebied van de richtlijn valt. Om dit in de praktijk mogelijk te maken zullen de bevoegde centrale, provinciale en lokale administratieve entiteiten toegang moeten aanvragen tot KBO. Deze toegang zal geregeld worden via KBO-wi of een KBOwebservice. Om de status van een bepaalde toelatingsaanvraag in KBO weer te geven zullen diezelfde administratieve entiteiten tevens toegang moeten aanvragen tot de TAP (toelatingsaanvraagprocedure). Dat laatste is een elektronisch opvolgingssysteem inzake de behandeling toelatingsaanvragen. 23

24 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers Van bij de oprichting in 2003 levert KBO beheersdienst inspanningen om de foutenlast te verminderen. Dat blijkt geen makkelijke opgave te zijn: de complexiteit van de achterliggende processen, de nood aan een mentaliteitswijziging bij verschillende actoren en de juridische hindernissen zorgen er voor dat de datakwaliteit slechts geleidelijk toeneemt. De inspanningen van de Beheersdienst KBO om het foutenpercentage in KBO te reduceren zijn groot: extra controles op faillissementen en vereffeningen, controles op het overlijden van de uitbater van een onderneming-natuurlijk persoon, verbeteringen aangebracht in de voedingsprocessen, de mogelijkheid voor ondernemingen om zelf bepaalde gegevens te wijzigen via KBO private search, enz. Andere processen blijken nog voor verbetering vatbaar; zo moeten ondernemers bijvoorbeeld naar een ondernemingsloket gaan en te betalen om hun vestigingen te laten stopzetten. Het blijven echter de ondernemingen zelf die verantwoordelijk zijn voor correcte en actuele gegevens. D. KBO ALS BASIS VOOR ANDERE INITIATIEVEN Een vijftigtal lokale besturen maken gebruik van één of meerdere KBOontsluitingstoepassingen. 18 Dit betekent niet dat slechts 50 gemeentebesturen gebruik maken van de KBO-data. Ook andere actoren ontsluiten KBO-data naar lokale besturen: De Vlaamse overheid heeft op basis van een KBO-kopie een eigen Vlaamse authentieke bron met ondernemingsgegevens gebouwd; namelijk de Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen. Via een aantal VKBO-ontsluitingstoepassingen wordt deze authentieke bron ontsloten naar lokale besturen die er gebruik van wensen te maken. We bespreken VKBO in deel 2.2. Private dataleveranciers hebben de KBO-data aangekocht. De commercialisering 19 van KBO-databank maakte dit mogelijk. In de praktijk zien we een aantal private dataleveranciers die de KBO-data, eveneens verrijkt met andere ondernemingsdata, al dan niet tegen betaling aanbieden aan lokale besturen. We bespreken de private dataleveranciers in deel 2.3. ICT-dienstenleveranciers leveren allerhande softwaretoepassingen voor lokale besturen, bijvoorbeeld websites, boekhoudpakketten, enz. Vandaag zijn er meer en meer bestaande en nieuwe softwaretoepassingen rechtstreeks gekoppeld aan KBOdata. Op die manier worden de KBO-data via een intermediaire ICTdienstenleverancier ontsloten naar de lokale besturen. We bespreken deze in deel 2.4. Ook provinciale overheden nemen meer en meer een ondersteunende rol op ten aanzien van lokale besturen met betrekking tot het verstrekken van ondernemingsdata. We behandelen in deel 2.5. onder meer de Digitaal Economische Kaart van de provincie West-Vlaanderen Exclusief het gebruik van KBO Public Search Niet alle publieke KBO-gegevens komen in aanmerking voor commercieel hergebruik. 24

25 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers 2.2. DE VERRIJKTE KRUISPUNTBANK VOOR ONDERNEMINGEN (VKBO) VKBO is de Vlaamse authentieke gegevensbron met ondernemingsdata. Het betreft een databank met exact dezelfde gegevens als KBO aangevuld met verrijkingen. Ook deze authentieke gegevensbron is via ICT-toepassingen consulteerbaar voor lokale besturen. Met betrekking tot VKBO spreekt de Coördinatiecel Vlaams egovernment (CORVE) echter over uitwisselingsdiensten. We bespreken hierna de ontstaansgeschiedenis van VKBO, de data en verrijkingen, de uitwisselingsdiensten en enkele afsluitende bedenkingen ONTSTAANSGESCHIEDENIS A. NOOD AAN EEN EIGEN AUTHENTIEKE GEGEVENSBRON Vlaamse overheidsinstellingen bleken in het verleden dezelfde gegevens bij ondernemingen op te vragen. Om het principe van de éénmalige gegevensopvraging en meervoudig (her)gebruik voor de Vlaamse entiteiten in de praktijk te realiseren was er nood aan een authentieke gegevensbron met ondernemingsdata. De in 2005 opgerichte CORVE kreeg de opdracht een stelsel van authentieke gegevensbronnen te ontwikkelen. Om haar doelstellingen te realiseren, startte CORVE met het MAGDA -programma. Dit programma beoogt de maximale gegevensdeling tussen agentschappen/administraties (Vlaamse regering, 2005). In 2005 werd een werkgroep opgericht voor de uitbouw van een Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen. Op 21 februari 2006 startte het MAGDA -platform. MAGDA staat voor maximale gegevensdeling tussen administraties en agentschappen. Het platform betreft een generieke infrastructuur om de gegevensuitwisseling tussen Vlaamse administraties onderling mogelijk te maken en te stroomlijnen. Het MAGDA-platform ontsluit authentieke gegevensbronnen (zowel federale als Vlaamse) en maakt een vlotte uitwisseling van gegevens tussen gegevensbronnen en de applicaties die er gebruik van wensen te maken mogelijk. (CORVE, 2010b) Het MAGDA-platform levert een aantal geïntegreerde diensten met betrekking tot de ontsluiting van authentieke gegevensbronnen en de uitwisseling van gegevens waaronder VKBO. Het platform is dus het instrument om het principe van de eenmalige gegevensopvraging te realiseren (Vlaamse regering 2006: 13). Onderstaand schema schetst het nut van het MAGDA-platform. 25

26 Hoofdstuk 2: Een complex aanbod aan dataleveranciers Figuur 1: Het MAGDA-platform (Vlaamse regering, 2006) Eén van de eerste authentieke gegevensbronnen die dit platform naar de Vlaamse administraties ontsloot was VKBO. Alle Vlaamse entiteiten hadden daarmee vanaf 2006 toegang tot KBO-data verrijkt met andere officiële informatie over ondernemingen of instellingen. De eerste VKBO-ontsluitingstoepassingen waren VKBO-GO (zie infra) en zes webservices. In 2007 werden de ontsluitingstoepassingen verder uitgebreid; zo steeg het aanbod webservices tot tien en werden zes nieuwe publicaties (zie infra) ontwikkeld. In deel gaan we dieper in op VKBO uitwisselingsdiensten en bespreken we enkele belangrijke toekomstige evoluties. B. VKBO EN LOKALE BESTUREN Met betrekking tot het aanleveren van ondernemingsdata is de samenwerking tussen de Vlaamse overheid en lokale besturen doorheen de laatste jaren eerder historisch gegroeid veeleer dan voorwerp te zijn van een doordachte strategie. In eerste instantie was VKBO bedoeld om ondernemingsdata te ontsluiten naar de Vlaamse administraties: Wanneer de federale KBO zijn kinderziekten ontgroeid is, zullen de Vlaamse toepassingen hierop kunnen aansluiten en kan een eigen Vlaamse Kruispuntbank voor Ondernemingen (VKBO) ontwikkeld worden. (Vlaamse regering, 2003) 26