GMR STICHTING PRIMAIR ONDERWIJS ACHTERHOEK PRO8. Notulen van de GMR van Stichting Primair Onderwijs Achterhoek PRO8

Transcriptie

1 STICHTING PRIMAIR ONDERWIJS ACHTERHOEK PRO8 Notulen van de van Stichting Primair Onderwijs Achterhoek PRO8 Datum: Plaats: Aanwezig 30 januari van uur Studiecentrum Braamt Michel Hoppenbrouwers (voorzitter) Galamaschool, s-heerenberg Lucy Hermsen College van bestuur Wouter Kroekenstoel Roncalli Betty Gerritsen Het Rondeel, Beek Astrid Langstraat De Pas, Doetinchem Jose Broekhof St. Jozef, Azewijn Ruben Otemann (secretaris) St. Bernardus, Keijenborg Benno Steentjes De Leer, Hengelo Susanne Basten Octa, Doetinchem Sandra Geradts Dichterbij, Doetinchem Arno Gerritsen Gaanderwijs, Gaanderen Patricia van Megen (deels) Bestuursbureau Janine Scherpenkate (deels) Bestuursbureau Afwezig Jan Gerbrands Dynamiek, Terborg Chantal Scholten Mariabasisschool, s-heerenberg 1. Opening en vaststelling agenda De heer Hoppenbrouwers opent de vergadering. Punt 6 van de agenda gaat voor punt 4 behandeld worden. 2. Mededelingen Er is een PRO8 dag geweest en elke aanwezige op die dag heeft een PRO8 tas gekregen. Voor de oudergeleding heeft Lucy ook een tas meegenomen. Het was een geslaagde dag. Bij het Rondeel en de Pannevogel zijn nieuwe directeuren gestart begin januari. Voor de St. Jozef in Azewijn wordt nog een directeur gezocht. 3. Vaststellen notulen 16 november Blz 1 regel 3 tussen haakjes van weg Blz 2 punt 6 laatste zin weg Blz 3 nav: MR reglementen zijn allemaal getekend ontvangen bij CvB Blz 4 eerste actiepunt: afgestemd is om op 6 maart op Gaanderwijs te vergaderen samen met de raad van toezicht, voor ons wordt een kortere vergadering opgesteld en erna een vergadering met de RvT Notulen verder na wijzigingen vastgesteld 4. Algemene verordening gegevensbescherming Informatie beveiliging en privacy (AVG IBP) Dit document is dynamisch, het is nog niet gereed. Kennisnet en PRO8raad helpen mee om alle gegevens helder te hebben. Het voorstel is om een werkgroep samen te stellen om mee te denken over het IBP project. PRO8 dd 1

2 Op dit moment is er een nieuw stuk gekregen waarin aangegeven staat wat een functionaris gegevensbeheer moet gaan doen. Martin Meinders en Patricia van Megen kunnen in ieder geval niet al dit soort taken op zich nemen. Naar aanleiding van dit stuk: Wat is fatsoenlijk? Als dit het doel van het AVG-IBP project is dan moet duidelijk zijn wat hier mee wordt bedoeld. Daarnaast wordt door de heer van Leeuwen aangegeven dat dit project meteen een kans biedt om datastromen in kaart te brengen en meer gegevens duidelijk en helder op de juiste plaats te kunnen opslaan. Voor analyse en controle van gegevens wordt het ook een stuk praktischer als alle datastromen bekend zijn. Veel van deze gegevens stromen zijn al beveiligd. Alleen is nu in kaart of alle documenten daarvan ook aanwezig zijn in PRO8. Er staat nu dat er elke 2 jaar een evaluatie wordt gehouden. Gezien de snelle ontwikkeling op het gebied van ICT is het misschien wenselijk om dit elk jaar te doen (meenemen in de PDCA cyclus van elk jaar). Eerst wordt de risico analyse uitgewerkt. Voorbeelden uit het bedrijfsleven zijn nuttig, maar niet noodzakelijk aangezien er genoeg informatie is over datastromen in het basisonderwijs. Alle instanties hebben gebruikersovereenkomsten die getekend moeten worden. Zo zijn de datastromen beveiligd. Het is altijd lastig om te overzien waar een datalek kan optreden, iemand kan bijvoorbeeld de telefoon met Parnassys erop kwijt raken. Iemand zou kunnen inbreken op de telefoon. Het is moeilijk om al die situaties te beschrijven. Dhr Steentjes en Dhr van Leeuwen nemen plaats in de werkgroep AVG-IBP. 5. Presentatie oudergeleding over de gesprekscyclus Dit jaar werkt PRO8 aan de doorontwikkeling van de gesprekkencyclus in het kader van de ontwikkeling van de medewerkers. Ter inspiratie hebben geven Dhr. Gerritsen en Dhr. Hoppenbrouwers aan de hand van een PPT weer hoe bij hen op het bedrijf functionering/beoordelingsgesprekken worden gehouden. Dhr. Gerritsen werkt voor Schneider Electric. Er is een strak schema en een planning waaraan de werknemers gehouden en getoetst worden (zie PPT). Dhr Hoppenbrouwers werkt bij INFRAM (adviesbureau voor ruimte, water en mobiliteit). Hier is juist een hele losse structuur van beoordelen. Iedere werknemer maakt zelf een toekomstplan. Eens in de 4 weken wordt er tijd geïnvesteerd om de eigen doelen te bereiken. Dit is een specifieke manier die passen bij de mensen die bij INFRAM werken, (het zijn ook veel verschillende type mensen met verschillende achtergronden die in het hele land werkzaam zijn). Dhr. Gerbrands had ook een PPT voorbereid, maar hij kan helaas vandaag niet aanwezig zijn. In het onderwijs komt een nieuwe cao met meer targets (o.a. uren schrijven). Het is nuttig om deze verhalen uit het bedrijfsleven in het achterhoofd te houden bij de invoering. 6. Sociale veiligheid Het rapport over sociale veiligheid is voor PRO8 geschreven. Op schoolniveau ligt er een rapport onder over de aanpak per school. In april wordt elk jaar deze sociale toets uitgevoerd. Het is de verantwoording van de school zelf om dit te doen. De resultaten blijven alleen binnen de school. Gevraagd wordt aan de om in de eigen MR vergadering erop te letten dat in april een sociale veiligheidstoets is uitgevoerd. : De stemt in met het rapport sociale veiligheid 7. Update financiële beleid Dhr. Kroekenstoel licht toe dat we als werkgroep positief adviseren over de begroting aan de. Echter lukte het niet meer om tijdig een gesprek met dhr. Besselink te plannen zodat het een en ander helder werd voordat we de vergadering zouden hebben. We hebben daarom een aantal vragen op papier gezet. Mevr. Hermsen geeft de antwoorden op deze vragen: - De wettelijke reserve heeft geen richtlijn, de uitleg per reserve staat beschreven in het risico profiel, er is binnen PRO8 gekozen. Er wordt dit jaar met een negatief resultaat PRO8 dd 2

3 begroot, maar er is voldoende reserve om dit op te vangen en de risico s af te dekken en innovatief te zijn. - Verdeling gelden voor passend onderwijs: 50%gaat naar de scholen, in het formatieplan van de school moet staan waar het voor gebruikt wordt/ 35% zijn bovenschoolse loonkosten, ook voor ondersteuning cluster 3 etc. kinderebn, Micado en Playing for succes / 15% is voor onverwachte gevallen op school / in zijn er 16 kinderen doorverwezen naar het speciaal onderwijs. Budget wordt soms meegegeven om het kind goed op te laten starten op de nieuwe school - Voor staken zijn geen gelden gereserveerd, wel is elke directeur gevraagd om te inventariseren hoe hun leerkrachten denken over eventuele vervolgstakingen (en of de werkdruk en het salaris nu beter zijn) - De fusiegelden die nu nog op de begroting staan zijn van de afgelopen fusies, voor een nieuwe fusie (die in de toekomst zeker zijn te verwachten) zullen nieuwe gelden moeten worden aangevraagd - Loonkosten bestuursbureau zijn alle administratieve ondersteuners bovenschools, de directeuren staan zelf in de school begroting onder loonkosten - De waardeverandering van effecten waren in verleden dalingen en winsten van obligaties. - De lerarenbeurs kan worden aangevraagd als een leerkracht een studie wil volgen (in zijn/haar vrije tijd), deze is op naam - De huuropbrengst lijkt gelijk te blijven in de komende jaren, terwijl door minder leerlingen meer leegstand wordt verwacht, een lokaal kost 4 à 5000 euro per jaar, het is zeker nuttig om de lokalen te blijven vullen, bijvoorbeeld kleinere groepen (zonder leerkracht?) maken en soms ook een partner (muziekvereniging oid) steunen, daarvoor blijven de gelden beschikbaar - De Pannevogel en Gaanderwijs hebben afschrijvingen voor gebouwen, door de fusies zijn er extra budgetten hiervoor gebruikt - Voor schoonmaken is eigen personeel en ingehuurd personeel. Eigen personeel is vaak toegwijder dan ingehuurd personeel voor het schoonmaken. Een mix van beiden loont tot nog toe zeker, maar in de toekomst zal zeker geëvalueerd worden of dit nuttig blijft : De brengt een positief advies uit m.b.t. de begroting Rondvraag Is de luizenmoeder echt een afspiegeling van de werkelijkheid? Nee, het is overtrokken, maar wel herkenbaar, De scholen worden niet in een slecht daglicht gezet door de serie. In het voorjaar wordt een avond tijd voor de georganiseerd. In principe stond hier 12 maart voor. Gezien de ideeën voor een buitenactiviteit is het praktischer om dit te verschuiven naar mei. Er wordt binnenkort een nieuwe datum gecommuniceerd, tot die tijd 12 maart beschikbaar houden. 9. Actie-en enlijst Datum Omschrijving Wie status De brengt een positief advies uit m.b.t. de begroting De stemt unaniem in met het bestuursformatieplan Aannamebeleid. De geeft een positief advies over het document Meldplicht datalekken De geeft een positief advies over het document. Bij de les professionalisering. De geeft een positief advies over het document. De brengt een positief advies uit m.b.t. de begroting. PRO8 dd 3

4 De brengt een positief advies uit m.b.t. de samenwerking met Timpaan. De stemt in met het beleidsdocument Merkwaardig. Dhr. Otemann wordt contactpersoon vanuit de voor de OPR. Opvragen PPT ERD aan Mevr. Van Duin Mevr. Hermsen afgerond Onkostenvergoeding op agenda volgende Dhr. Nijweide afgerond vergadering Notulen op Sharepoint zetten (na aanpassing) Secretaris Doorlopend Invulling vacature hoofd P&O doorgeven Mevr. Hermsen afgerond Invulling vacature OPR afstemmen met Mevr. Hermsen en Mevr. Langstraat Dhr. Van Leeuwen afgerond De P- stemt in met her Bestuursformatieplan P-GRM MR reglementen in MR vergadering behandelen en wijzigingen doorgeven aan Mevr. Nijenhuis Mevr. Hermsen vraagt Mevr. Nijenhuis een overzicht rond te sturen van nog te ontvangen regelementen afgerond De stemt in met het Protocol gescheiden ouders Dhr. Kroekenstoel is gekozen in de vacante functie van plaatsvervangend voorzitter. Dhr. Otemann is gekozen om de functie van secretaris volgend schooljaar over te nemen van de heer Nijweide. Jaarverslag / wordt vastgesteld Als er kosten zijn gemaakt door O leden, dan kan dit gedeclareerd worden Aangeven op welke datum de vergadering kan plaatsvinden in: - Gaanderwijs 6 maart - De Pas 16 mei De adviseert positief over de update Krimpnotitie De P- stemt in met het Vervangingsbeleid. De O- adviseert hierover positief De P- stemt in met de rapportage over het uitgevoerde verzuim en vervangingsbeleid van het afgelopen jaar. De O- adviseert hierover positief De P- stemt in met de aanvraag van het Eigen Risicodragerschap per 1-1- De O- adviseert hierover positief De stemt in met de werkkostenregeling (versie oktober ) De stemt in met het Protocol Ernstige rekenwiskunde-problemen en dyscalculie De stemt in met het rapport sociale veiligheid De brengt een positief advies uit m.b.t. de begrotingstemt in met de begroting Dhr. Gerritsen P- O- P- O- P- O- Actie PRO8 dd 4

5 Dhr Steentjes en dhr van Leeuwen stappen in de werkgroep AVG-IBP Dhr Steentjes en van Leeuwen Actie PRO8 dd 5