MAGAZINE WORDT OPEN OVERHEID OPENBAARHEID VAN BESTUUR. Hét vakblad voor Informatiemanagers 2019 / 01 GEMEENTE WERKENDAM: KORTERE OVERBRENGINGSTERMIJN:

Transcriptie

1 MAGAZINE Hét vakblad voor Informatiemanagers 2019 / 01 UITGAVE VAN DOCUMENTWERELD OPENBAARHEID VAN BESTUUR WORDT OPEN OVERHEID GEMEENTE WERKENDAM: Bestaat alleen nog in het archief KORTERE OVERBRENGINGSTERMIJN: Eerst nadenken over hoe en wat EÉN JAAR NA DE AVG: Wat is er veranderd?

2 DOXIS SEMINAR 2019 RESERVEER DE DATUM ALVAST IN JE AGENDA: 5 NOVEMBER 2019

3 INHOUDSOPGAVE AVG VOLGENS REGINE DOXIS SEMINAR Nog lange weg te gaan om volledig AVG compliant te worden 4 AGENDA 15 MODERNISERING GEMEENTE WERKENDAM Gemeente Werkendam ARCHIEFWET PRIMA Maar eerst de basis op orde 18 bestaat nu alleen nog in het Streekarchief 9 VAN WOB NAAR WOO Gewijzigde aanpak heeft meer draagvlak 13 COLOFON Adresgegevens Doxis Loire AJ DEN HAAG info@doxis.nl Redactie John de Waard, TAPAS, Tekstschrijven als Passie Eindredactie Max Beekhuis (Doxis) Geraldine Scholten (Doxis) Opmaak en beeldredactie Spankracht Ontwerpers, Lunteren Realisatie Vakwereld Postbus 277 Productie Deze uitgave is geproduceerd op papier, digitaal gepubliceerd voor e-readers en de artikelen zijn te vinden op Volg Doxis ook op Fotografie 3880 AG PUTTEN en Arjan van Bruggen Auteursrechten Vakwereld 2019 / 01 Doxis Magazine 3

4 Een jaar na start handhaving: NOG LANGE WEG TE GAAN OM VOLLEDIG AVG COMPLIANT TE WORDEN Nu we bijna een jaar onderweg zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming rijst de logische vraag: hoever zijn we nu eigenlijk? Regine Scholten van Brieq Advocatuur in Leiden is gespecialiseerd in dit onderwerp en zij is nog niet meteen laaiend enthousiast. Er is veel gebeurd, maar er moet misschien nog wel veel meer gebeuren. 4

5 Maar je mag feitelijk niet eens bellen met de vraag hoe het echt met je zieke medewerker gaat. Tot vorig jaar 25 mei, D-day voor wat betreft de inwerkingtreding van de handhaving van de nieuwe privacywetgeving, werkte je je als advocaat in dit vakgebied een slag in de rondte. Er waren veel partijen behoorlijk nerveus voor die bewuste datum. Nu die dag voorbij is, lijkt de storm te gaan liggen. Een beetje als bij de Millenniumbug destijds. Maar is dat in dit geval terecht? De realiteit is namelijk een stuk weerbarstiger. Het gaat bij privacybescherming en informatiebeheer niet om één moment. Het gaat juist om beheersbaarheid en continuïteit voor de langere termijn. VEEL WAS ER AL De paniek rondom D-day vorig jaar was volgens haar overigens zwaar overtrokken. Veel van wat in de AVG staat, was ook al van kracht onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Natuurlijk, er zijn zaken aangescherpt en de boetes bij overtredingen met name zijn veel hoger. Maar de rechtsgronden waren er al; de doelbinding voor het verzamelen van gegevens was er ook al. Die hogere boetes zijn feitelijk één van de belangrijkste verschillen. En dat overal in Europa (binnen de EU althans) nu dezelfde basis geldt. De problematiek rondom efficiënt en effectief informatiebeheer, die voldoet aan alle richtlijnen in de wet is echter nog precies hetzelfde, ziet Regine. Hoe bepaal je wat je mag bewaren, hoe lang mag/moet je het bewaren en hoe categoriseer je informatie zodanig dat je snel en duidelijk inzicht hebt in wat er eigenlijk binnen jouw systemen aanwezig is? Er gelden uiteenlopende wettelijke bewaartermijnen voor verschillende informatietypen. Dat zijn veelal minimum termijnen. Financiële gegevens moet je tenminste zeven jaar bewaren. Met de nieuwe wet worden persoonsgegevens gekoppeld aan een maximum bewaartermijn, die erop neer komt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan voor het doel waarvoor ze zijn verzameld noodzakelijk is. De essentie van de nieuwe privacywet is dat je daar als organisatie actief op anticipeert. Een sollicitatiebrief met cv bijvoorbeeld mag je niet langer bewaren dan vier weken als de sollicitant afgewezen wordt, tenzij de kandidaat COOKIETRACKERS ZONDER TOESTEMMING Dat nog niet iedereen zich met veel enthousiasme aan de regels houdt, bleek onlangs toen bekend werd dat ruim dertienhonderd Nederlandse websites zogenaamde cookietrackers plaatst op de apparaten van de bezoekers. Ook als de bezoeker daar geen toestemming voor geeft. Dat bleek uit een onderzoek van de NOS. Die cookies werden gebruikt om zo advertenties op maat te kunnen aanbieden bij volgende zoekacties. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat nu zelf onderzoek doen. Het is nog steeds een discussie of het stilzwijgend instemmen met het plaatsen van cookies is toegestaan. Daarover buigt de rechter zich nog / 01 Doxis Magazine 5

6 toestemming geeft om die gegevens in portefeuille te houden. Met toestemming geldt in principe een termijn van één jaar. Zou je dat toch nog langer willen dan moet je wel goede redenen hebben en periodiek die kandidaat actief benaderen of het nog steeds is toegestaan. Je kunt niet na één vraag die gegevens maar tot het einde der tijden in je gegevensverzameling houden. Het categoriseren van de informatie is dus van essentieel belang: welke informatiecategorie wordt gekoppeld aan welke bewaartermijn en wanneer moet het worden verwijderd/vernietigd? Dat is een voortdurend en dynamisch proces, want er gaat steeds weer nieuwe informatie rond in een organisatie. Die dynamiek maakt het lastig te beheersen als je daar niet consequent aandacht aan besteedt. PAKKANS MINIMAAL Nu is het niet zo dat wanneer je niet aan de AVG voldoet je het risico loopt dat je volgende week iemand van de Autoriteit Persoonsgegevens op de stoep hebt staan. De pakkans met andere woorden, is niet zo groot, eigenlijk minimaal. Regine: Misschien. Het gaat er echter ook om dat privacy ingebakken raakt in het arbeidsethos van de medewerkers en de organisatie als geheel. Je moet het wíllen doen. Niet alleen omdat de wet het voorschrijft, maar omdat je beseft dat het professioneel, belangrijk en beter is voor alle betrokkenen. Iedereen moet ervan doordrongen zijn dat het heel vervelend is wanneer gevoelige of persoonlijke gegevens op straat komen te liggen of worden misbruikt. Niemand vindt het prettig dat bedrijven je lastig vallen of met jouw gegevens geld proberen te verdienen, terwijl jij daar geen toestemming voor hebt gegeven. Dat is dan wel wat meer vanuit de AVG geregeld: je hebt als eigenaar van je eigen persoonsgegevens Met de nieuwe wet worden persoonsgegevens gekoppeld aan een maximum bewaartermijn. De essentie van de nieuwe privacywet is dat je daar als organisatie actief op anticipeert. Maar hoe staat het met de veiligheid van die gegevens die je op die mobiele devices gebruikt? Ik heb nog niet de indruk dat daarin nu zoveel is veranderd. wat meer daadwerkelijk het recht om daar wat aan te doen. Het bewustzijn bij die eigenaren van de gegevens is een stuk groter geworden. Zij wijzen organisaties snel op hun fouten. Die fouten vinden echt niet altijd direct met opzet plaats. Integendeel, vaak zullen ze meer voorkomen door ingesleten werkmethodes. WETTEN EN REGELS SCHUREN LANGS ELKAAR Dat fouten voorkomen, is volgens haar ook niet zo verwonderlijk als je bedenkt dat een aantal regels en wetten langs elkaar schuren. Regine: Neem de AVG en de Wet Poortwachter, die werkgevers verplicht om van alles te doen aan re-integratie van hun zieke werknemer. Maar je mag feitelijk niet eens bellen met die zieke werknemer om inhoudelijke vragen over zijn ziekte te stellen, terwijl een belangstellende leidinggevende vaak juist wel zou willen weten wat zijn medewerker mankeert om hem of haar zo goed mogelijk te kunnen helpen en weer op de been te helpen. Ook wil een werkgever natuurlijk graag weten of er wellicht andere manieren zijn om de zieke werknemer weer snel in het arbeidsproces in te schakelen, bijvoorbeeld door aangepast werk of aangepaste omstandigheden die het toch mogelijk maken (deels) weer aan de slag te gaan. Burgers als consumenten zijn wijzer geworden. In het geval van het gebruik van paspoort of ID-bewijzen zijn individuele burgers als consumenten inmiddels wel een stuk wijzer geworden. Ook bedrijven weten inmiddels dat ze niet zomaar om het paspoort mogen vragen om er een kopietje van te maken. Dat gebeurde voorheen aan de lopende band bij hotels en dergelijke. Nu weten mensen vaak dat er niet om een kopie mag worden gevraagd. Er zijn zelfs apps die een digitale kopie leveren, waarbij de belangrijkste en gevoeligste gegevens zijn geblurd. Daaraan merk je dat de wereld wel aan het veranderen is en zich bewuster 6

7 wordt van de risico s wanneer je al te makkelijk met je persoonlijke gegevens omgaat. Zo ook met maatschappelijke ontwikkelingen als Uber: de taxichauffeur weet aan de hand van de app precies waar je bent, maar jij weet ook alles van de locatie van die taxi en wie erin zit om je op te halen. Waar blijven die gegevens? Is dat allemaal geborgd? Het zou wel moeten in ieder geval. GROTE GEVAREN IN MOBIELE TOEPASSINGEN Volgens Regine zit een groot gevaar dan ook in al die apps en mobiele toepassingen waarvan we zo graag gebruik maken. Toepassingen als WhatsApp, Facebook en dergelijke die je net zo makkelijk ook op je smartphone gebruikt. Wie maakt geen gebruik van Google Maps als navigatie? Al die apps leggen veel gegevens vast. REGINE SCHOLTEN: JE MOET WEL ZORGEN DAT MENSEN DE REGELS ZELF OOK LOGISCH VINDEN, ANDERS GAAN ZE EROMHEEN EN GEBEURT ER NIETS / 01 Doxis Magazine 7

8 Een pragmatische aanpak is geboden: zorg ervoor dat het allemaal werkbaar, behapbaar en duidelijk blijft. Daarin blinkt deze wet niet helemaal uit helaas Dat weten we inmiddels wel en dat het niet altijd goed geregeld is, weten we inmiddels ook, maar er zijn nog zoveel meer toepassingen. We maken ook al volop gebruik van bedrijfsgegevens op een tablet of smartphone en vinden het de normaalste zaak van de wereld dat we alle gegevens onderweg op de telefoon kunnen raadplegen. Maar hoe staat het met de veiligheid van die gegevens die je op die mobiele apparaten gebruikt? Ik heb nog niet de indruk dat dit altijd even goed is geregeld. BEGIN BIJ HET BEGIN Maar het begint bij het begin, de informatie op orde. Regine: Daar hoort naast weten wat je hebt - ook bij dat je moet weten wie welke gegevens gebruikt. Zowel intern als extern. Zijn daarvoor de verwerkersovereenkomsten al geregeld? Wat staat daar precies in? Is de informatie daarmee geborgd als er iets mis dreigt te gaan of al is gegaan? Dat laatste geeft op dit moment veel extra werk. Veel bedrijven overzien het niet meer en vragen ons dan om die verwerkersovereenkomsten op te stellen en af te handelen. De eerste vraag die je je echter moet stellen, is of het eigenlijk wel nodig is dat je zo n verwerkersovereenkomst afsluit. Niet iedere organisatie of ieder bedrijf aan wie je gegevens verstrekt, is meteen een verwerker. Arbodiensten hebben bijvoorbeeld een afwijkende positie. Zij moeten immers gebruik kunnen maken van specifieke gegevens om mensen (terug) te begeleiden naar werk. Het zijn echt complexe vraagstukken: wie is de verwerker en wie is de verwerkingsverantwoordelijke en in welke gevallen moet je een verwerkersovereenkomst sluiten? Dat bepalen, is echter dermate specialistisch werk dat organisaties daar zelf vaak weinig heil in zien. Wat je veel ziet, is dat de risico s al snel bij een ander worden neergelegd. Zelfs dat leveringsvoorwaarden verkapt in de verwerkersovereenkomst worden ingebakken. Als dan de samenwerkingspartner niet tekent, heeft hij de opdracht niet. Maar het is helemaal niet terecht dat organisaties dergelijke voorwaarden inbouwen. PRAGMATISCHE AANPAK GEBODEN Het is kortom nog geen gelopen koers, die AVG. Sterker nog, aldus Regine, er is nog heel veel niet helemaal of zelfs helemaal niet geregeld in de markt. Ook na een jaar van inwerkingtreding van de handhaving is het nog altijd geen gemeengoed dat informatie en informatiestromen op orde zijn en dat organisaties precies weten wat waar is en wie daarvan om welke reden gebruik maakt. Dat is echter wel de essentie van de wetgeving. Binnen bepaalde markten, zoals de HR of de juridische markt, is al wel heel veel op orde. Logisch misschien, omdat ze daar wellicht meer de juiste competenties in huis hebben, maar ook voor andere markten geldt die urgentie. De AVG is vooral een grote stap gebleken in de richting van meer aandacht voor compliancy en privacy. Je moet voldoen aan de wet, maar laat het vooral zoveel mogelijk aansluiten bij de bestaande werkwijze van de medewerkers. Praktisch en herkenbaar geven meer resultaat. Teveel pushen zou averechts kunnen werken. Dan zoeken ze alternatieven en ben je veel verder van huis. Geef dat bewustzijn de tijd om te rijpen. Er komen tegelijkertijd ook kansen voor nieuwe oplossingen voor bijvoorbeeld beveiligde platforms met gereguleerde toegang tot gegevens. Daarmee los je wellicht veel problemen een stuk sneller op, mits de processen rondom informatie transparant, veilig en betrouwbaar plaatsvinden. 8

9 GEMEENTE WERKENDAM BESTAAT NU ALLEEN NOG IN HET STREEKARCHIEF Sinds 1 januari jongstleden bestaat de gemeente Werkendam niet meer, alleen nog in het Streekarchief Landstraat Heusden en Altena (SALHA). De gemeente is opgegaan in de nieuwe gemeente Altena, samen met de gemeenten Aalburg en Woudrichem. Gevolg was wel dat per 1 januari 2019 de te bewaren bescheiden van de gemeente Werkendam over de periode 1990 tot 2006 moesten worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats, het Streekarchief. Er was echter nog wel wat werk te doen voordat de archieven daarvoor geschikt waren. Doxis heeft de handschoen opgepakt en deze uitdagende klus voor de voormalige gemeente Werkendam geklaard. Het werd een bijzonder project onder een hoge tijdsdruk. Er was namelijk een keiharde deadline van 1 januari 2019, de datum waarop de gemeente Werkendam niet meer zou bestaan en zou zijn opgegaan in de gemeente Altena. Extern adviseur Harry Kranenkamp trad namens de gemeente Werkendam als projectleider op: Uit de voorafgaande inventarisatie bleek dat veel van de te bewerken archieven nog documenten en dossiers bevatten die niet voor overbrenging in aanmerking kwamen. Die zouden vernietigd moeten worden. Daarnaast bleek dat een deel van de bescheiden ook (nog) niet aan de eisen voldeed die het Streekarchief stelt aan de te bewaren bescheiden. De archieven moesten worden geschoond en bewerkt vóór het naar het Streekarchief kon en daarvoor zochten we een betrouwbare en ter zake kundige partner. Die vonden we in Doxis / 01 Doxis Magazine 9

10 DEADLINE NADERDE SNEL Het was uiteraard niet zo dat die deadline voor de fusie voor ons als een donderslag bij heldere hemel kwam, aldus Michiel Röttjers, coördinator van het project en Hoofd Afdeling Informatiemanagement, DIV & ICT bij de gemeente Werkendam. We waren ook wel begonnen met het opschonen en bewerken van de archieven, maar als er sprake is van zo n fusie van drie gemeenten komen er veel meer dingen op je af. Vervolgens dreigde het ernaar uit te zien dat we de deadline niet zouden halen. In ieder geval niet als we alles in eigen beheer zouden blijven doen. Peter Viveen, Adviseur Informatiemanagement bij de gemeente Werkendam: De kennis om het te doen was wel in huis maar capaciteit voor de uitvoering ontbrak. Daarnaast zou een deel van de informatie gedurende deze transitie ook nog beschikbaar moeten blijven voor raadpleging. Kortom, een aardige uitdaging. Kranenkamp: De voorafgaande inventarisatie had dus duidelijk gemaakt dat er werk aan de winkel was. Maar we zochten nog wel een marktpartij die ons daarbij zou kunnen helpen. Gezien de gevraagde deskundigheid en de hoge tijdsdruk waren de kandidaten die reageerden op deze meervoudig onderhandse aanbesteding zeldzaam. Doxis durfde de uitdaging wél aan. Die toonde aan te beschikken over de kennis en deskundigheid, Vervolgens dreigde het ernaar uit te zien dat de deadline niet gehaald zou worden. In ieder geval niet als we alles in eigen beheer zouden blijven doen. Michiel Röttjers maar ook over de gevraagde capaciteit om het project binnen de gestelde tijd af te kunnen ronden. Om alles in goede banen te leiden was tussentijds behoefte aan afstemming tussen gemeente, Streekarchief en Doxis. Bij die laatste keek men in eerste instantie wel wat vreemd op toen duidelijk werd dat er al een externe projectleider was, iets wat ze normaal gesproken zelf doen. Het pleit voor Doxis dat ze daar met een open mind instapten. HELDER DOEL Röttjers: Het doel van dit project was helder: het is een fysieke bewerking en schoning van de archieven, inclusief overbrenging van de bestanden naar het Streekarchief. Daarnaast moest een deel van de te bewerken archieven kunnen worden ontsloten door middel van een inventaris, inclusief inleiding en verantwoording. De bouw- en milieuvergunningen moesten na bewerking in een afzonderlijke collectie worden opgenomen en ontsloten met een dossierinventaris, voorzien van volledige 10 HET CENTRALE TRIO DAT VANUIT DE GEMEENTE WERKENDAM HET PROJECT HEEFT GEDRAAID. MICHIEL RÖTTJERS, HARRY KRANENKAMP EN PETER VIVEEN.

11 omschrijvingen. Dit alles in overeenstemming met de eisen en normen voor de overbrenging van gemeentelijke archieven naar het Streekarchief Voor de bewerking zijn deze eisen en normen leidend. Een beetje een technisch verhaal, maar het komt erop neer dat alle bestanden moeten voldoen aan de eisen voor blijvend te bewaren bescheiden en dat toegankelijkheid/ontsluiting van die bestanden werd bepaald door de aard van dat archief. Dat verschilde voor bijvoorbeeld de algemene archieven en de archieven van de bouw- en milieuvergunningen. Vandaar dat deze apart in een collectie werden ondergebracht. BIJZONDER PROJECT Peter Viveen: Wat dit project ook wel bijzonder maakte, was het feit dat Doxis de schoning en bewerking van de archieven extern deed. Niet hier bij ons en niet bij Doxis, maar bij DataSpace, waar ze een geschikte ruimte huurden om het project met voldoende capaciteit (lees: genoeg mensen) in hoog tempo te kunnen afhandelen. Als er vanuit de gemeente opvragingen waren, dan werd dat van daaruit direct opgepakt: de betreffende documenten werden opgezocht, gedigitaliseerd en aangeleverd. Kranenkamp: Business Adviseur en projectleider namens Doxis, Ab van Dijk, begeleidde het hele project vanuit Doxis, stuurde de mensen op de juiste manier op het juiste moment aan en overlegde geregeld over de stand van zaken en eventuele probleemgevallen. Dat maakt dat we als gemeente altijd op de hoogte waren van de voortgang en tijdig konden bijsturen als dat nodig was. Wij hadden in hem een uitstekende gesprekspartner met korte communicatielijnen. Dat maakt het werk een stuk makkelijker. Dat het project snel en soepel verliep was zeker ook te danken aan een helder Plan van Aanpak (PvA) waarin doelen en aanpak heel duidelijk waren omschreven. Röttjers: Om precies op de hoogte te blijven van de vorderingen en de kwaliteit van het werk werden regelmatig steekproeven gedaan op de verschillende archiefblokken. Als ergens problemen dreigden, was Harry er voor ons direct bij om een en ander af te stemmen. Die samenwerking tussen alle partijen is ons erg goed bevallen. Als er vanuit de gemeente opvragingen waren, dan werd dat van daaruit direct opgepakt, de betreffende documenten werden opgezocht, gedigitaliseerd en aangeleverd. Peter Viveen WAAR GING HET OM? Het ging om vier archieven, in totaal een substantieel aantal strekkende meters, die moesten worden geanalyseerd, opgeschoond en bewerkt om voor overdracht geschikt te maken: 52 strekkende meter archief Werkendam ; 171 strekkende meter archief gemeente Werkendam ; het archief van bouwdossiers en omgevingsvergunningen, ook goed voor zo n 218 strekkende meter; het bestand met milieuvergunningen besloeg ten slotte zo n 24 strekkende meter. Al met al dus bijna 500 strekkende meter archief te gaan / 01 Doxis Magazine 11

12 HET RESULTAAT En wat is nu het resultaat van al die inspanningen? Het eindproduct bestaat uit negen onderdelen: 1. Een dossierinventaris met een inleiding van het archief van de gemeente Werkendam over de periode 1 januari 1990 tot en met 31 december 1996; 2. Een dossierinventaris met een inleiding van het archief van de gemeente Werkendam over de periode 1 januari 1997 tot en met 31 december 2006; 3. Een overzicht van de aanwezige bouwdossiers over de periode (inwerkingtreding Wabo); 4. Een overzicht van de aanwezige analoge omgevingsvergunningen over de periode ; 5. Een overzicht van de aanwezige hinderwet- en milieuvergunningen; 6. Een voorstel voor de vernietiging van de te vernietigen stukken uit deze archieven; 7. Fysieke bewerking is uitgevoerd conform de eisen van het Streekarchief en de bestanden zijn gereed om over te brengen naar de archiefbewaarplaats; 8. De te vernietigen bestanden zijn opgenomen in de juiste vernietigingsserie. Kranenkamp: Uit de relatief korte doorlooptijd en het verkregen resultaat van het project blijkt de professionaliteit van alle betrokken partners. Ofschoon de begeleiding vanuit de gemeente voor Doxis gezien misschien van een concullega MICHIEL RÖTTJERS, TEGENWOORDIG GEMEENTE ALTENA kwam, is dat geen enkele belemmering geweest voor een goede samenwerking. Het resultaat heeft altijd centraal gestaan. VERBETERPUNTJE Toch is er wel een verbeterpuntje. Michiel Röttjers daarover: Achteraf beschouwd hadden we als gemeente eerder moeten besluiten om dit project extern te laten doen. Er komt bij zo n fusie veel op je af. Je hebt alle mensen en middelen nodig om de operationele kant van de organisatie te laten draaien en tegelijk de verhuizing en integratie van drie gemeentes voor te bereiden en vorm te geven. Met alle uren alleen al van dit project gaat het om manjaren werk! Dat is gewoon teveel om er bij te kunnen doen tijdens zo n fusieproces. Wanneer we die beslissing eerder hadden genomen, was het wat minder stressvol verlopen. Dat het nu goed is gegaan, is louter te danken aan de professionaliteit van alle betrokkenen. Plus het feit dat het een sterk ingekaderd project was met een duidelijke kop en staart: weet wat je wilt, weet wat er moet gebeuren, weet wat er kan en zoek professionele partners om je heen voor de uitvoering. Ofschoon de begeleiding vanuit de gemeente voor Doxis gezien misschien van een concullega kwam, is dat geen enkele belemmering geweest voor een goede samenwerking. Harry Kranenkamp 12 HARRY KRANENKAMP, EXTERN ADVISEUR

13 VAN WOB NAAR WOO: GEWIJZIGDE AANPAK HEEFT MEER DRAAGVLAK Al vanaf 2012 is een beweging in gang gezet om de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) te vervangen door een nieuwe wet: de Wet Open Overheid (Woo). Het is maar een verschil van één letter qua afkorting, maar er schuilt een geheel nieuwe werkelijkheid achter. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) was kritisch, maar na de aanpassingen staat de vereniging er een stuk positiever in. Een gesprek over het hoe en waarom met Juliette van der Jagt, Jamil Jawad en André Plat. De inleidende beschietingen rondom een meer transparante overheid hebben na een lange aanloop (vanaf 2012) uiteindelijk geleid tot een initiatiefwetsvoorstel van de Kamerleden Snels (GroenLinks) en Van Weyenberg (D66). Dat voorstel om te komen tot deze Woo is in de zomer van 2016 al aangenomen door de Tweede Kamer. De vervolgstap, behandeling door de Eerste Kamer, werd echter na de nodige kritische kanttekeningen van uiteenlopende betrokkenen, uitgesteld om tijd te hebben voor nader onderzoek en wellicht herbezinning. van der Jagt, Senior Juridisch Adviseur Staatsen Bestuursrecht bij de VNG en belast met dit dossier: Laten we vooropstellen dat de VNG zeker voorstander is van een transparante(re) overheid. Dat is uiteindelijk de doelstelling van dit initiatiefwetsvoorstel en daar staan we voor 100 procent achter. Echter, de manier waarop dat vormgegeven zou moeten gaan worden volgens dit voorstel leek ons niet de juiste. Het zou naar ons idee, zoals het eerste voorstel daar lag, onbetaalbaar worden en onuitvoerbaar zijn. Een alternatief was overigens ook om eerst de Wob aan te passen. Er was onder meer kritiek vanuit de VNG. De uitvoering van deze wet zou te duur en onuitvoerbaar zijn voor veel bestuursorganen. Juliette ONBETAALBAAR We hadden een aantal bezwaren tegen de Woo. Er is in de Woo een lijst met categorieën 2019 / 01 Doxis Magazine 13

14 ANDRÉ PLAT Dat vraagt om regie, organisatiebreed, op het digitaal bewaren en ontsluiten van de eigen documenten. Veel organisaties zitten echter nog volop in de digitale transformatie. André Plat van informatie opgenomen die in beginsel binnen twee weken na vaststelling of ontvangst van de informatie openbaar gemaakt zou moeten worden. Die lijst is wel erg breed en de informatie zou bovendien zonder verdere fasering naar categorie openbaar moeten worden gemaakt. En last but not least, het streven om actieve openbaarmaking te vergroten zou volgens de Woo moeten worden gestimuleerd door een online raadpleegbaar register met informatie die bij bestuursorganen berust en die ze verplicht moeten bijhouden. De omvang en de kosten van de noodzakelijke handelingen en de benodigde ICT om dat doel te bereiken, zouden naar ons idee dermate hoog oplopen dat de wet in de praktijk onbetaalbaar en onuitvoerbaar zou zijn. NOG NIET ZO VER De aanstaande nieuwe wet stuitte dus vooral op praktische haalbaarheid. André Plat, Projectleider en Adviseur bij VNG Realisatie (voorheen Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, KING): Het initiatiefwetsvoorstel was ingestoken om overheden en semioverheden transparanter te maken om zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, inwoners, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. Met zo n wet wil je bereiken dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Het vraagt echter nogal wat van een organisatie die in deze Woo-definitie valt. Zowel organisatorisch als qua informatie-infrastructuur en -huishouding. Welke informatie valt er nu wel onder, welke niet? Hoe ga je de metadatering regelen en afstemmen zodat je daadwerkelijk de juiste informatie op de juiste manier kunt ontsluiten voor de betrokkenen? Nog lang niet elk bestuursorgaan is zo ver. Neem zo n register: dat ontsluit de informatie die bij overheden beschikbaar is. Gemeenten dienen dit register zelf op te zetten en actief van informatie te voorzien. Dat vraagt om regie, organisatiebreed, op het digitaal bewaren en ontsluiten van de eigen documenten. Veel organisaties zitten echter nog volop in de digitale transformatie. Praktisch gezien zou dit zoveel investering (in tijd en geld) vragen van de betrokken organisaties dat het gewoonweg zeker op zo n korte termijn onuitvoerbaar is. We hebben het in ieder geval alleen bij onze eigen achterban al over 355 gemeenten en dan zijn er nog zo n 550 Gemeenschappelijke Regelingen, met allemaal vergaderstukken, beschikkingen, (onderzoeks)rapporten enzovoorts. Grote hoeveelheden informatie die aan de basis liggen van besluitvorming en daarmee dus openbaar zou moeten worden gemaakt. Er is simpelweg meer tijd nodig om die organisaties de gelegenheid te geven hun informatiehuishouding (meer) op orde te brengen en geschikt te maken, ook qua ICTinfrastructuur, voor publicatie. 14

15 NIEUWE NAAM VOOR KING Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) heeft sinds 1 januari 2018 een nieuwe naam: VNG Realisatie. KING, nu dus VNG Realisatie, ondersteunt gemeenten bij hun informatievoorziening en dienstverlening, en is onderdeel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Met de nieuwe naam zet de VNG verder in op ondersteuning van gemeenten op het gebied van de gezamenlijke uitvoering, naast de al bestaande dienstverlening op het gebied van belangenbehartiging, beleid en werkgeverszaken. VOORAL ACTIEF INFORMEREN Een belangrijk doel van de nieuwe wet is om actiever informatie openbaar te maken en daarmee wat minder afwachtend te zijn ten aanzien van verantwoording van handelen. Jamil Jawad, Senior Beleidsmedewerker VNG, onder meer op het gebied van archivering: Je kunt echter niet zomaar voorbijgaan aan de beleidsintimiteit. Dat wil zeggen, dat wanneer een proces onder handen is, het in veel gevallen niet wenselijk is dat informatie daaromtrent al direct naar buiten komt. Daarmee loop je een grote kans het beleidsvormingsproces te frustreren. Dat is toch niet de bedoeling? Het is goed als een overheid transparant is, maar het is weer iets anders als de hele goegemeente bijna letterlijk - over je schouder meekijkt en direct commentaar levert. Dan wordt het onwerkbaar. De VNG heeft haar bezwaren niet aan dovemansoren gericht. De Eerste Kamer hield het wetsvoorstel aan voor nader onderzoek naar de impact van de invoering van deze wet. Het eerste deel van dat onderzoek is al in 2016 uitgevoerd (door ABDTOPconsult, onderdeel van de Algemene Bestuursdienst van het Rijk). Daaruit is een quickscan voortgekomen over de impact van de invoering van de wet. Die impactanalyse onderschrijft de stellingen over de haalbaarheid en de (te hoge) kosten, zoals gesteld door onder meer de VNG. Aanvullend onderzoek, het tweede deel van de impactanalyse, is in 2017 afgerond. In januari 2019 is de Maatschappelijke Kosten Baten Analyse van PBLQ en Ecorys verschenen en meegestuurd met de Kamerbrief over de Wijzigingswet Woo. Daarop is een aantal wijzigingsvoorstellen ingediend om tegemoet te komen aan de heersende bezwaren. TIJD VOOR MEERJARENPLAN Wat zijn die aanpassingen dan precies? Van der Jagt: Er is afgezien van het register. In plaats daarvan is meer tijd ingeruimd om tot een overheidsbreed meerjarenplan te komen voor de verbetering van de digitale informatiehuishouding. Daarnaast is het aantal De omvang en de kosten van de noodzakelijke handelingen en de benodigde ICT om dat doel te bereiken, zouden naar ons idee dermate hoog oplopen dat de wet in de praktijk onbetaalbaar en onuitvoerbaar zou zijn. Juliette van der Jagt JULIETTE VAN DER JAGT 2019 / 01 Doxis Magazine 15

16 Er zijn inmiddels allerlei nieuwe vormen van informatie ontstaan en de vraag is: hoe gaan we met de archivering daarvan om? Wat doen we bijvoorbeeld met sociale media als WhatsApp, met LinkedIn, Facebook? Hoe gaan we om met s, die nauwelijks gekoppeld worden aan zaakdossiers? Jamil Jawad informatiecategorieën in scope teruggebracht en helderder omschreven. In plaats daarvan komt binnen elke organisatie een nader aan te wijzen contactpersoon die de rol van communicator gaat vervullen. Voor burgers en andere informatiezoekenden is hij/zij de aangewezen persoon om ondersteuning te bieden bij het vinden van informatie. Ten slotte mogen bestuursorganen nu gefaseerd toewerken naar de actieve openbaarmaking van de genoemde informatiecategorieën. Jawad: Zo n Meerjarenplan heeft tijd nodig. Het Rijk denkt er zelf zo n zes jaar over te doen om haar eigen informatiehuishouding op orde te krijgen en dat gaat maar over een relatief beperkt aantal organisaties. Dus we gaan ervan uit dat een dergelijke termijn ook minimaal geldt voor onze leden. Die tijd hebben we zeker nodig. Dit heeft invloed op allerlei uiteenlopende terreinen, van de competenties van medewerkers tot correcte metadatering volgens het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) en eventuele inrichting van en aansluiting op e-depots. We hebben als VNG nu ruimte gekregen voor ons eigen plan. Dat is mooi, maar denk nu niet dat we oneindig de tijd krijgen om de zaak op te schalen qua transparante overheid. Er komt binnen een afzienbare tijd genoeg druk op de ketel om concreet te worden. Jawad: Van belang voor het Meerjarenplan is ook de aankomende verkorting van de overbrengingstermijn van te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van twintig naar tien jaar, die in het kader van de aanpassing van de Archiefwet 1995 wordt beoogd. De Archiefwet sluit nog niet helemaal aan op de digitale tijd en er wordt nu onderzocht hoe de kaders gemoderniseerd kunnen worden. Er zijn inmiddels allerlei nieuwe vormen van informatie ontstaan en de vraag is: hoe gaan we met de archivering daarvan om? Wat doen we bijvoorbeeld met sociale media als WhatsApp, LinkedIn, Facebook? Hoe gaan we om met s, die nauwelijks gekoppeld ANDRÉ PLAT (RECHTS) EN JULIETTE VAN DER JAGT 16

17 worden aan zaakdossiers? De modernisering van de Archiefwet zal het makkelijker moeten maken om de informatie op orde te hebben. ANDERE AANPAK André Plat vult aan: Er valt inderdaad nog heel wat te regelen voordat het zo ver is dat deze wet daadwerkelijk in de praktijk gestalte kan krijgen. Het beschikbaar stellen van informatie kan op verschillende manieren worden georganiseerd. Op de eigen website of via een aansluiting bij PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie), de centrale voorziening voor publicatie die door KOOP (Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties, een vorm van publicatiediensten voor wet- en regelgeving) wordt gebouwd en waarvan het gebruik verplicht zal worden gesteld voor het Rijk. Stel aansluitend daarop een attenderingsservice in voor informatie die nieuw beschikbaar is. Als je het op die manier aanpakt, is het voor de ontsluiting en archivering van relevante informatie waarschijnlijk ook een stuk overzichtelijker. Voor gemeenten en andere overheidsorganisaties is er dan de keuze of ze alles zelf willen doen, een deel van het werk willen verleggen of zelfs het werk als geheel (de openbaarmaking, beschikbaarstelling en correcte archivering) uitbesteden, via bijvoorbeeld zo n centraal platform met aanvullende dienstverlening. Dat maakt je flexibeler en stelt je in staat sneller mee te gaan in de ontwikkelingen. Dat laat echter onverlet dat de organisaties zelf eerst moeten zorgen voor een adequate informatiehuishouding. Als je iets buiten zet, zorg er dan voor dat het er tenminste goed uitziet. Maak het op orde voor je het openbaar maakt/laat maken. OPEN DATA Plat: Ik zou zelf liefst nog wat verder willen gaan. Het publiceren van de informatie gebeurt nu nog in de vorm van documenten, maar waarom kan dat niet in de vorm van open data of datasets? Dat gebeurt nu bijvoorbeeld voor verkeersinformatie waar dan informatie over weggegevens in de vorm van een dataset openbaar beschikbaar is (zie zakelijk/open-data)? KANS VOOR VAKGEBIED INFORMATIE PROFESSIONAL Wat voor Plat, Van der Jagt en Jawad buiten kijf staat, is het toenemende belang van de rol van de informatieprofessional. Plat: Deze ontwikkeling is een grote kans voor het vakgebied om zich te onderscheiden. Er is veel deskundigheid nodig om het kaf van het koren te scheiden en om orde en structuur aan te brengen. Die deskundigheid moet wel uit dit vakgebied komen. Profiteer daarvan en zorg dat je vooraan staat als de vraag om deskundigheid wordt gesteld in jouw organisatie. STATUS WOO OF STATUS QUO De Wet Open Overheid (Woo) moet nog aangenomen worden door het parlement. De initiatiefnemers voor het wetsvoorstel hebben op 2 januari 2019 de wijzigingen ingediend bij de Tweede Kamer en de Raad van State buigt zich er momenteel over. Na besluitvorming in de Tweede Kamer volgt besluitvorming in de Eerste Kamer en uiteindelijk de implementatie van de Woo. In deze vorm krijgt de nieuwe wet het fiat van de VNG, met voorbehoud van compensatie van de meerkosten die door een uitvoerings toets van VNG Realisatie in beeld worden gebracht. De wijzigingen geven niet alleen lucht, maar maken het hele idee van de transparante overheid een stuk realistischer. En dan zou implementatie per 2020 haalbaar moeten zijn / 01 Doxis Magazine 17

18 WOO en nieuwe Archiefwet komen eraan HEB JIJ JE INFORMATIE OP ORDE? Graag nodigen we je dit voorjaar uit om tijdens de ABR Regiobijeenkomsten in gesprek te gaan over niet één maar zelfs twee game changers op het gebied van informatiemanagement: de Wet Open Overheid (Woo) en de nieuwe Archiefwet. Wat is de impact van deze ontwikkelingen wanneer deze realiteit worden? Stel je voor dat straks bijna alles openbaar wordt. Wat betekent dat voor jouw organisatie? Of: de termijn voor overbrenging wordt drastisch ingekort. Dit betekent dat de manier waarop je informatiebeheer is ingericht, flink op de schop moet. In het kader van deze ontwikkelingen is het belangrijk om je huidige informatievoorziening nu tegen het licht te houden. VRAGEN WAAR WE MEE AAN DE SLAG GAAN: Is onze analoge en digitale informatievoorziening klaar voor de toekomst? Is onze informatievoorziening straks klaar voor volledige openheid en transparantie? Hoe zorg ik ervoor dat alle informatie straks teruggevonden kan worden? Hoe borg ik de betrouwbaarheid van onze informatie? Hoe zorg je voor samenwerking tussen de verschillende disciplines? Vereisen deze ontwikkelingen een andere houding en gedrag ten aanzien van de rol van informatie binnen de overheid? WAAROM JE ERBIJ MOET ZIJN De bijeenkomst vindt plaats bij collega-overheden uit jouw regio Je maakt kennis met collega s van andere overheden uit de regio Leren van ervaringen van collega s van andere organisaties Je hebt het over een thema dat er echt toe doet in jouw praktijk Geen reclame maar inhoud Meld je aan via Deelname is gratis voor ABR-leden. Nog geen ABR-abonnee? Kijk dan op voor meer informatie! 18

19 Na het grote succes van presenteert Doxis wederom in samenwerking met New Scientist, hét toonaangevende platform voor wetenschap en technologie, het Seminar: DE ONZICHTBARE OVERHEID: PRACHTIGE TOEKOMSTMUZIEK OF KAKOFONIE? locatie: Tivoli- Vredenburg, Utrecht Reserveer je plek alvast via seminar en zet het in je agenda: 5 NOVEMBER 2019 Deelname is gratis voor ABR-leden. Geen ABR-abonnee? Dan is je investering 100,- p.p. (excl. BTW). Houd de website en social media kanalen in de gaten voor de laatste updates / 01 Doxis Magazine 19

20 MODERNISERING ARCHIEFWET PRIMA, MAAR EERST DE BASIS OP ORDE Er zijn natuurlijk allerlei gronden die rechtvaardigen dat de Archiefwet eens nader onder de loep wordt gelegd. Een goede moderniseringsslag kan zeker geen kwaad. Maar of de verkorting van de overbrengingstermijn voor blijvend te bewaren archiefbescheiden van twintig naar tien jaar nu één van de meest voor de hand liggende verbeteringen is, valt nog te bezien, vinden Dick de Vries en Annerije van der Vliet, consultants bij Doxis. 20

21 In zijn brief van 13 pagina s van 13 juni 2018 legt Arie Slob, minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media, aan de Tweede Kamer uit wat zijn plannen zijn met de Archiefwet. Daarin zitten ook de wijziging van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar, actualisering van de begrippen en werkwijzen en zorg voor bijpassende, eenduidige normen. De Archiefwet moet gaan aansluiten op de gevolgen van de verschuiving van papier naar digitaal en de wens tot meer transparantie in het overheidshandelen, zoals te regelen via het initiatiefvoorstel Wet open overheid (Woo, zie ook het artikel Van Wob naar Woo op pagina 13 van dit magazine). Concreet wil de minister de wet laten aanpassen op onderdelen als e-depot en archiefbewaarplaatsen, toezicht, overbrengen in de huidige tijd en ketenarchivering. De minister gaat in dit vernieuwingstraject samenwerken met de decentrale overheden en vertegenwoordigers uit het vakgebied, de branche en de instellingen. Tot zover de samenvatting van de brief Dick de Vries: Het is een heel ambitieus plan. Het is echter niet zo eenvoudig in de uitvoering. De vorige wijziging in de overbrengingstermijn, van vijftig jaar naar twintig jaar, heeft een doorlooptijd van dertig jaar gehad. Destijds hadden we het niet of nauwelijks over digital born materiaal. Daar zit de hele wereld nu vol mee. Dat is al lastig genoeg bij het overbrengen van archiefbescheiden na twintig jaar. En dan zou het nu met de helft van de tijd verkort moeten worden? Hoe ga je daar dan mee om? Natuurlijk is het goed wanneer informatie sneller beschikbaar komt voor publicatie en raadpleging. Een transparante overheid is alleen maar goed. Maar het lijkt ons verstandiger om eerst de randvoorwaarden eens onder de loep te nemen en dan te bezien of en hoe het terugbrengen van die overbrengingstermijn gerealiseerd kan worden. Sterker nog, het zou redelijk rampzalig zijn als ze daar alle mail van medewerkers in de lagere schalen na tien jaar zouden weggooien. Annerije van der Vliet RANDVOORWAARDEN Annerije van der Vliet: Er is dus een dubbele uitdaging: allereerst de druk om die overbrengingstermijn terug te brengen en anderzijds de enorme hoeveelheden digitaal materiaal die er nu wél zijn en waar ook wat mee moet gebeuren. Terwijl de e-depots feitelijk nog in pilotfases zijn, wordt nu al verwacht dat die meteen worden betrokken in de overbrenging, opslag en het beheer van al die informatie. We weten eigenlijk nog niet eens helemaal goed hoe dat moet. Probleem is vooral de opschaling van het volume, in pilots is veelal gewerkt met kleine volumes, niet met bulk overbrenging. Daarnaast is er nog weinig ervaring met ter beschikking stellen uit het e-depot aan de klant. Het lijkt een beetje op komt een klant bij de balie (of zit achter zijn pc) en vraagt om informatie, maar geen idee hoe, wat, waar. Het is alleen geen grap ben ik bang. Het gaat om een stortvloed aan informatie die ineens veel eerder moet 2019 / 01 Doxis Magazine 21

22 worden overgebracht. Om welke informatie gaat het precies? Hoe ga je die informatie benoemen/ classificeren/doorzoekbaar maken? Waar komt het in beheer? Hoe is de toegankelijkheid geregeld en voor wie wel/niet? Hoe ga je om met de metadata uit het DMS? De intentie is prima, maar zoals het hier wordt aangevlogen is het eigenlijk niet haalbaar en niet betaalbaar. Ergens dit jaar volgt een internetconsultatie, waarbij veel betrokkenen hun ideeën kunnen aangeven. Er is echter maar weinig tijd voor het verwerken van alle opmerkingen. De strakke planning staat voorop. Dat baart mij wel zorgen. Modernisering van de Archiefwet zijn we direct voor, maar de basis op orde is de cruciale randvoorwaarde. Pas dan kun je het hebben over overbrenging en raadpleegbaar stellen van informatie. KLEINERE SCHAAL WERKTE WEL, MAAR Dick: Er zijn wat kleine pilots geweest met bijvoorbeeld Wabo-dossiers. Daarmee ging het prima. Althans, daar waren ook wel wat strubbelingen, maar dat werkte redelijk. Echter, met een beperkt aantal onderscheidende criteria. Je hebt het nu over een schaalgrootte waar je je nauwelijks iets bij kunt voorstellen. Wanneer je alle te bewaren bescheiden niet pas na twintig jaar maar al na tien jaar wilt gaan overbrengen, zit daar minstens een factor tussen, ik denk zelfs nog wel meer. Voor elk document uit een Wabo-dossier zijn nog andere documenten vanuit allerlei andere archieven. Die schaalgrootte wordt echter in deze discussie niet meegenomen. Daarnaast wordt de kwestie van openbaarheid versus privacy ineens naar voren geduwd. Wie gaat dat schiften op documentniveau? Bij tachtig miljoen documenten? WAT IS EEN DIGITAAL ARCHIEF? Het hele project, of idee eigenlijk nog, is ingegeven vanuit het Rijk. Annerije: De belangen van en specifieke problemen voor de lagere overheden, waar zeker veel van het werk terecht komt omdat daar de basis ligt, zijn wat mij betreft onvoldoende meegenomen. Men lijkt zich op Rijksniveau niet zo van dat feit bewust. Neem het proeftuinen met archivering. Helemaal hip and happening bij ministeries maar voor gemeenten lost het niks op. Sterker nog, het zou redelijk rampzalig zijn als ze daar alle mail van medewerkers in de lagere schalen na tien jaar zouden weggooien. Nog belangrijker: in het hele idee van minister Slob mis ik de onderbouwing en een definitie en omschrijving van een digitaal archief met de bijbehorende verantwoordelijkheden, inclusief het toezicht. Hoe controleer en beheers je dat niet ergens nog wat kopietjes achterblijven van stukken? Waar hebben we het eigenlijk over? Wat is er naast de traditionele documenten zoal aan informatie die gebruikt wordt, zoals websites of een relationele database. Hoe gaan we daar mee om? Wat betekent archiveren voor al die uiteenlopende informatievormen? Hoe zit het met inzagerecht, correctierecht, het recht vergeten te worden et cetera. Wie heeft welke verantwoordelijkheden? Wie controleert wat en wie? Is het niet verstandig om het daarover eerst met elkaar eens te worden? Dan kunnen we het daarna gaan hebben over de inrichting van zo n nieuw digitaal archief dat aansluit op een De vorige wijziging in de overbrengings termijn, van vijftig jaar naar twintig jaar, heeft een doorlooptijd van dertig jaar gehad. Destijds hadden we het niet of nauwelijks over digital born materiaal. Daar zit de hele wereld nu vol mee. Dick de Vries 22

23 vernieuwde en op hedendaagse informatiestromen ingestoken Archiefwet? Zo n modern kader moet veel meer zeggen over toekomstbestendigheid, compliancy en privacy enzovoorts ONRUSTIG Dick: Als specialisten zijn we met onze opdrachtgevers elke dag bezig met deze materie. Als mensen uit ons vakgebied bedenkingen hebben tegen de manier waarop en het tempo waarin nu de Archiefwet zou moeten worden aangepast, zegt dat toch iets. Dat wij de antwoorden niet direct hebben, geeft eens te meer aan dat de discussie nog lang niet is afgerond, maar dat het wel de verkeerde kant dreigt op te gaan. Misschien om toch maar iets voor elkaar te krijgen? Maar wat je dan voor elkaar krijgt, is gebaseerd op drijfzand en vormt bepaald geen stevig fundament voor een stabiel, helder en toekomstbestendig informatiebeheer. Wetten zijn (nog) niet altijd allemaal in overeenstemming met elkaar. Functies lopen nog langs elkaar heen, zoals de Functionaris Gegevens Bescherming, een archivaris en een IT-beveiliger. Die doen allemaal vanuit hun eigen vakgebied goede dingen, maar er is nog lang geen sprake van een eenduidige en goede afstemming. Er is (nog) geen sprake van een integrale aanpak. Daarmee leg je wel het probleem bij de zorgdragers voor al die te bewaren bescheiden. Zij mogen het uitzoeken. Zo kunnen we de recht- en bewijszoekende burgers toch niet op een goede manier bedienen? Waar blijven die eigenlijk in het hele verhaal? het informatielandschap. Dat vergroot het inzicht en de transparantie. Van daaruit ga je verder werken aan een heldere en transparante manier van informatievastlegging in een geordende structuur. De basis voor een ordelijk archief. Dick: Werkelijkheid en wet liggen zo ver uit elkaar dat snel (deel)oplossingen worden aangedragen voor nú. Maar het gaat niet om nú. Het gaat om morgen en later. Vergelijk het maar met het doel om naar 5G te gaan, terwijl we nog de grootste moeite hebben met de overgang van 2G naar 3G. We hebben het al over Blockchain, maar hebben nog geen moderne, volledig digitaal werkende overheid. We leggen een warmtepompinstallatie aan, maar hebben het huis niet geïsoleerd, dus alle warmte vliegt weg Veel problemen worden echter weg gedefinieerd in plaats van opgelost. Daarnaast mag het ook nog eens (bijna) niets kosten. Het goede nieuws is dat een impopulair onderwerp, wat dat is archiveren in de regel, wel volop onder de aandacht wordt gebracht. Annerije: Maar de overheid zou zichzelf eigenlijk opnieuw moeten uitvinden als het gaat om beheer van informatie. Begin met een nieuwe, in deze moderne tijd passende ordeningsstructuur. Breng in kaart welke en hoeveel informatie in al die systemen zit, welke algoritmes waarbij horen, wie wat deelt met wie en wanneer et cetera. Dat is complex, maar daar ligt wel de start voor de oplossing van het probleem. WAAROM ARCHIVEER JE? Basisvraag: waarom archiveer je? Voor verantwoording. Daarin moet je ook moderne ontwikkelingen meenemen maar die moet je dan wel kunnen zien. Annerije: Kijk eens vanaf een hoger abstractieniveau naar wat zich onder jouw ogen afspeelt in Kijk eens vanaf een hoger abstractieniveau naar wat zich onder jouw ogen afspeelt in het informatielandschap. Dat vergroot het inzicht en de transparantie. Annerije van der Vliet 2019 / 01 Doxis Magazine 23

24 EXPEDITIE ZWERM HET PRAKTISCH VERVOLG OP DE ZWERM. EEN VERHAAL OVER DE VIRTUELE SAMENLEVING DE WEG VAN ANALOOG NAAR VIRTUEEL WERKEN HET TWEEDE BOEK VAN DOXIS! Er voltrekt zich een wereldrevolutie. De werkplek van de toekomst is online, robots schuiven aan als virtuele collega s. In het nieuwe boek van Doxis, Expeditie Zwerm, gaan wij samen met jou op expeditie naar de virtuele toekomst. Expeditie Zwerm fungeert als een routekaart, we nemen de lezer mee langs vier fasen van werk organiseren: analoog, hybride, digitaal en virtueel. Stap voor stap doorlopen we deze fasen, aan de hand van verhalen en voorbeelden. Door welke tendensen ontstaat de noodzaak om je organisatie te veranderen en hoe pak je dat aan? Is het mogelijk om je organisatie zo te veranderen, dat je grip houdt op een virtueel werkveld dat voortdurend in beweging is? Ga mee op expeditie en krijg een antwoord op deze vragen. Download nu gratis Expeditie Zwerm op dezwerm. Beschikbaar als epub en PDF. Als digitaal mensenwerk wordt: