Rotterdam, 24 september Aan: de gemeenteraad.

Transcriptie

1 Rotterdam, 24 september Aan: de gemeenteraad. Onderwerp: Beleidskader voor het afstoten van objecten in gemeentelijk eigendom door de beheerders van de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte. Gevraagd besluit: Samenvattend stellen wij u voor: In te stemmen met de visie van het college op het afstoten van objecten in gemeentelijk eigendom door de beheerders van de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte. Bij de eerste verkoop van gemeentelijke collectie een bestemmingsreserve te vormen ten behoeve van de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte. De bestemmingsreserve zal worden gevormd en aangevuld uit de opbrengsten van verkoop van gemeentelijke collectie met als doel dekking voor eenmalige lasten ten behoeve van collectievorming het verwerven en afstoten van objecten ter verbetering van de inhoudelijke kwaliteit van de gemeentelijke collectie en voor eenmalige lasten ter verbetering van het behoud en de toegankelijkheid van de gemeentelijke collectie op de langere termijn. Voor beide doelen geldt dat deze binnen het door het college goedgekeurde collectiebeleidsplan van de collectiebeherende instelling vallen. De algemene bepaling dat een bestemmingsreserve automatisch vrijvalt als binnen drie jaar hieraan niets is toegevoegd of onttrokken, voor deze nog te vormen specifieke bestemmingsreserve, niet van toepassing te verklaren. Waarom dit voorstel?/waarom nu voorgelegd? Zoals aangekondigd in het Rotterdams Cultuurplan , hebben wij u eind 2012 onze visie op collectievorming gepresenteerd, voor wat betreft het afstoten van objecten uit de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte (12gr3252). Collectievorming door verwerven en afstoten ofwel verzamelen en ontzamelen maakt onderdeel uit van alle collectiebeleidsplannen van de betrokken musea en het Centrum Beeldende Kunst (CBK). Op verzoek van uw raad (commissie JOCS 16 januari 2013) is nader overlegd met deze instellingen en met de landelijke sector over onze visie op ontzamelen en het bijbehorende uitvoeringsprotocol. Deze inhoudelijke consultatie is onlangs afgerond. Alle instellingsdirecteuren kunnen zich vinden in de visie die nu aan uw raad voorligt. Het standpunt van ons college (2000) dat opbrengsten breder ingezet kunnen worden dan uitsluitend aankoop of restauratie, bleek in uw raadscommissie veel vragen op te roepen. In de visie die nu voorligt, is uiteengezet wat het doel van de besteding is: toekomstige voorstellen van collectiebeherende instellingen kunnen hieraan eenduidig getoetst worden. Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 1

2 Op unaniem verzoek van de instellingsdirecteuren zijn de kosten van ontzamelen toegevoegd als mogelijke bestemming van de opbrengsten. Ontzamelen is een arbeidsintensief traject, mede gezien de door ons college gevraagde zorgvuldigheid. Ons gezamenlijk doel is de verbetering van de gemeentelijke collectie: zowel verzamelen als ontzamelen maken hier onderdeel van uit. Het afstoten van objecten in gemeentelijk eigendom kan onder voorwaarden leiden tot verkoop en dus tot financiële opbrengsten: wij vragen uw raad deze onder te brengen in een bestemmingsreserve ten behoeve van de gemeentelijke collectie. Wij merken hierbij op dat ontzamelen het overdragen van eigendom niet de enige methode is die musea en CBK hanteren als het gaat om de verbetering van de gemeentelijke collectie. Mobiliteit van collecties is breder dan uitsluitend ontzamelen: objecten worden ook in langdurige bruikleen gegeven aan musea buiten Rotterdam of krijgen een plek in één van de andere Rotterdamse musea. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Cultuurplan Toezeggingen JOCS en JOCS Toelichting: Inleiding De gemeente Rotterdam is eigenaar van een museale collectie die door Museum Boijmans Van Beuningen, Museum Rotterdam, Maritiem Museum Rotterdam, Wereldmuseum en Nederlands Fotomuseum wordt beheerd. Tot deze collectie behoren ca. 1 miljoen objecten zoals schilderijen, prenten en beeldhouwwerken, kunstnijverheid en (industriële) vormgeving, fotografie en mode, etnografica, scheepsmodellen, kaarten en atlassen, en alledaagse gebruiksvoorwerpen. Naast de gemeentelijke collectie beheren de musea ook objecten van andere eigenaren, zoals bruiklenen van particulieren en het Rijk, en collecties die eigendom zijn van stichtingen en andere instellingen. De gemeente Rotterdam is tevens eigenaar van een collectie beeldende kunst in de openbare ruimte (BKOR), in beheer bij het Centrum Beeldende Kunst (CBK). Bij de verzelfstandiging van de takken van dienst in de cultuursector in 2005, heeft de gemeente Rotterdam overeenkomsten gesloten over het beheer van de gemeentelijke collectie. Conform deze overeenkomsten stellen de musea en het CBK iedere vier jaar een collectiebeleidsplan op, dat onderdeel uitmaakt van het meerjarenbeleidsplan en de goedkeuring behoeft van ons college. Wij laten ons hierin adviseren door de Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur. Het plan bestaat uit deelplannen voor collectiebeheer en -behoud, het verzamel- en ontzamelbeleid en het systeem van kwaliteitszorg. Ons college heeft de collectiebeleidsplannen inmiddels goedgekeurd als onderdeel van de Cultuurplanprocedure. 1 Binnen dit kader kunnen de musea en het CBK de gemeentelijke collectie uitbreiden door objecten te verzamelen en schenkingen te aanvaarden. Wanneer de uitbreiding tot substantiële extra kosten voor de gemeente leidt, is voorafgaande goedkeuring van ons college vereist. Het afstoten van objecten uit de gemeentelijke collectie behoeft altijd toestemming van ons college. 1 Het Nederlands Fotomuseum behoort niet tot de verzelfstandigde takken van dienst en beheert een relatief kleine deelcollectie in gemeentelijk eigendom. De beheersovereenkomst is op een aantal punten vereenvoudigd: zo behoeft het collectiebeleidsplan geen goedkeuring van het college van B&W. Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 2

3 In dit raadsvoorstel zetten wij onze visie uiteen op het afstoten ofwel ontzamelen van objecten uit de gemeentelijke collectie. 2 Als college voelen we een grote verantwoordelijkheid voor het cultureel erfgoed dat in Rotterdam beheerd wordt. In dat erfgoed zit het collectieve geheugen van onze stad opgeslagen: het verbindt ons met elkaar en met de wereld om ons heen. We vinden het dan ook van belang om zeer zorgvuldig en transparant om te gaan met de wijze waarop objecten uit de gemeentelijke collectie kunnen worden ontzameld. Eenmaal genomen beslissingen hierover kunnen immers niet makkelijk worden teruggedraaid. We zijn van mening dat onze visie en het bijbehorende uitvoeringsprotocol hieraan tegemoet komen. Wat is ontzamelen Van ontzamelen wordt gesproken als het eigendom van een object of deelcollectie aan een andere partij wordt overgedragen. Onder ontzamelen valt nadrukkelijk niet het in bruikleen overdragen aan een andere partij, omdat in deze gevallen geen wijziging optreedt in de eigendomssituatie. Waarom ontzamelen De Rotterdamse musea hebben in hun collectiebeleidsplan vastgelegd hoe zij de inhoudelijke kwaliteit van de gemeentelijke collectie, het behoud en de toegankelijkheid voor het publiek willen organiseren en versterken. Musea maken weloverwogen keuzes welke objecten worden verzameld en bewaard, en waarom. Ons college vindt van belang dat de gemeentelijke museale collectie betekenis heeft voor de stad en tevens een nationale en internationale uitstraling heeft. De gemeentelijke collectie kan echter niet oneindig blijven groeien: de maatschappelijke kosten voor behoud en beheer zouden onverantwoord stijgen. Voor ieder museum zijn grenzen aan wat financieel, op personeelsgebied en betreffende depotruimte, mogelijk is. In het verleden is vaak ruim verzameld. Tegenwoordig zijn musea kritischer en vindt meer afstemming in het verzamelbeleid tussen collectiebeherende instellingen plaats. Dat neemt niet weg dat bijna iedere collectie objecten bevat waarvan de instelling vindt dat deze eigenlijk niet (meer) in de collectie thuishoren. Verzamelen èn ontzamelen maken beide onlosmakelijk onderdeel uit van collectiebeleid. Een beherend museum kan in overleg met ons college het collectiebeleid inhoudelijk bijstellen, omdat het op andere gebieden wil focussen dan in het verleden het geval was. Objecten die niet in de focus van het verzamel- en tentoonstellingsbeleid vallen, kunnen in aanmerking komen voor afstoting. Dit kan ook gelden voor beschadigde objecten, duplicaten en objecten van weinig cultuurhistorische waarde. De afgelopen jaren is in Rotterdam en elders in Nederland gedebatteerd rond voorgenomen of uitgevoerde ontzameltrajecten. Kern van deze discussies is de reden tot ontzamelen: wanneer het traject ingezet wordt om een zo hoog mogelijke opbrengst te behalen met als doel exploitatietekorten te dekken of een financieel fundament onder de bedrijfsvoering te creëren, ondervindt dit hevige afkeuring. De gemeente Rotterdam wijst ontzamelvoorstellen af die niet op inhoudelijke gronden, in het kader van de vastgestelde collectiebeleidsplannen, zijn gebaseerd. De gemeentelijke museale collectie is voor ons geen stille reserve die in tijden van financiële leemte kan worden aangeboord. 2 Dit voorstel is voor de leesbaarheid gericht op de musea en de museale collectie: de visie en het bijbehorende uitvoeringsprotocol gelden eveneens voor het CBK en de collectie BKOR. Naast de genoemde collecties is ook de Artotheek-collectie in gemeentelijk eigendom: deze collectie valt echter buiten de visie, aangezien het afstoten van deze objecten geen toestemming van het college behoeft. Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 3

4 Landelijke richtlijnen en wetgeving Ontzamelen is een traject dat met zorgvuldigheid, rechtmatigheid en transparantie moet worden verricht. Om die reden is door de museumsector een landelijke richtlijn voor ontzamelen ontwikkeld: de Leidraad voor het afstoten van museale objecten (LAMO). De LAMO bepaalt onder andere: een besluit tot afstoting wordt uitsluitend genomen op inhoudelijke gronden; te ontzamelen werken worden éérst aan andere musea aangeboden, verkoop is hierbij niet uitgesloten maar verdient niet de voorkeur; de opbrengsten van een eventuele verkoop worden uitsluitend bestemd ter verbetering van de collectie door aankoop, actieve conservering of restauratie van de collectie. Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de internationale ethische code voor musea (ICOM Code of Ethics). De VNG heeft begin 2012 de richtlijn Afstoting Cultuurbezit uitgebracht om lokale overheden, als eigenaren van collecties, handvatten te bieden voor de prudente uitvoering van ontzameltrajecten in het kader van de Wet tot Behoud Cultuurbezit. Volgens deze wet kunnen lokale besluiten tot verkoop of verplaatsing van erfgoed buiten Nederland op Rijksniveau voor schorsing of vernietiging voordragen worden, indien dit cultuurbezit als onvervangbaar of onmisbaar voor ons land moet worden beschouwd. De VNG heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van de LAMO: de richtlijn voor gemeenten is hier grotendeels op gebaseerd. Op twee onderdelen neemt de VNG een ruimer standpunt in dan de museumsector: indien te ontzamelen werken buiten de gemeente worden geplaatst, dan ligt verkoop eerder voor de hand, omdat het cultuurbezit bij de oorspronkelijke verkrijging uit algemene gemeentelijke middelen is betaald; de opbrengsten van een eventuele verkoop van gemeentelijk eigendom kunnen terugvloeien naar de algemene gemeentelijke middelen. Een gemeente kan vervolgens besluiten hier een culturele bestemming aan te geven. De minister van OCW heeft medio 2013 de Museumbrief Samen werken, samen sterker gepresenteerd. Het voornemen is om een overkoepelende Erfgoedwet op te stellen, waarin de Wet tot Behoud Cultuurbezit zal opgaan. Bij de uitwerking worden onder meer de museumsector en de VNG betrokken. De museumsector werkt tegelijkertijd aan een herziening van de LAMO, om een aantal definities en procedures te verduidelijken en invulling te geven aan een landelijke beschermwaardigheidstoets. VNG heeft aangegeven dat indien deze landelijke beschermwaardigheidstoets een wettelijk karakter krijgt, hier ook financiële garanties voor gemeenten tegenover moeten staan. De huidige LAMO blijft vooralsnog van kracht. Wij zullen de landelijke ontwikkelingen vanzelfsprekend volgen en waar nodig toepassen op de Rotterdamse praktijk. In afwachting van de nieuwe Erfgoedwet en de herziene LAMO, bieden de Wet tot Behoud Cultuurbezit, de huidige LAMO en de VNG-richtlijn het kader voor het ontzamelen van objecten uit de gemeentelijke collectie. De gemeentelijke collectie Als eigenaar van de gemeentelijke collectie vinden wij het van belang dat de musea op een verantwoorde manier omgaan met het cultureel erfgoed. Het afstoten van objecten uit de gemeentelijke collectie dient zorgvuldig, rechtmatig en transparant te gebeuren. In de collectiebeheersovereenkomsten tussen de gemeente Rotterdam en de Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 4

5 verzelfstandigde musea is de LAMO dan ook voorgeschreven. 3 Het ontzamelbeleid van een museum is opgenomen in het vierjaarlijks collectiebeleidsplan. Binnen het kader van dit plan, vindt allereerst de inhoudelijke selectie van objecten plaats. Conform de LAMO worden besluiten tot ontzamelen altijd op inhoudelijke gronden genomen. Het afstoten heeft tot doel de kwaliteit en samenstelling van de collectie te verbeteren en objecten een nieuwe bestemming te geven waar ze beter op hun plaats zijn. Het museum voert altijd een herkomstonderzoek uit naar het te ontzamelen object. Conform de LAMO wordt onderzocht of er bij schenking, legaten en erfstellingen voorwaarden aan afstoting zijn gesteld. Dit geldt ook voor aankopen door middel van financiering door derden. Een herkomstonderzoek is dan ook een belangrijke stap in het ontzameltraject. Vervolgens wordt geïnventariseerd of één van de andere beheerders van de gemeentelijke collectie belangstelling heeft voor de aangeboden objecten, uiteraard ook binnen de kaders van de vastgestelde collectiebeleidsplannen (het Rotterdamse rondje ). 4 Bij herplaatsing binnen dit Rotterdamse rondje is geen sprake van ontzamelen: het object blijft immers gemeentelijk eigendom. Indien er geen belangstelling is, wordt het ontzamelvoorstel aan ons college ter besluitvorming voorgelegd, dus voordat de objecten aan andere partijen zijn aangeboden. Over alle besluiten ten aanzien van ontzamelen zullen wij uw raad informeren. Toetsingscommissie Conform de LAMO zijn de musea gehouden om ieder ontzamelvoorstel in geval van objecten van grote cultuurhistorische waarde voor te leggen aan externe deskundigen of erfgoedautoriteiten. Het doel is om ook andere belangen dan het museumbelang te laten meewegen in het afstotingsproces, zoals het belang van een object voor de Collectie Nederland. Het oordeel van deze deskundigen wordt schriftelijk vastgelegd en maakt onderdeel uit van het ontzamelvoorstel dat uiteindelijk aan ons college ter besluitvorming wordt voorgelegd. Daarnaast zal ons college een onafhankelijke toetsingscommissie benoemen. Deze commissie heeft als opdracht om te toetsen of de afgesproken procedure zorgvuldig en juist doorlopen is. Wij laten ons door deze commissie adviseren bij alle besluiten tot ontzamelen. Ons college maakt hierin geen onderscheid tussen objecten van meer of minder waarde: gezien het publiek belang van het gezamenlijk cultureel erfgoed kiezen wij voor de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Ons college zal de toetsingscommissie samenstellen uit leden met kennis van de Collectie Nederland en de museumwereld, en leden met juridische en financiële expertise. De leden zullen via een open procedure geworven worden; de betrokken musea en het CBK zijn in de gelegenheid kandidaten voor te dragen. Herplaatsen De LAMO stelt dat objecten die in aanmerking komen voor afstoting, altijd eerst aangeboden worden aan andere musea. Ons college onderschrijft dit uitgangspunt. Verkoop aan andere musea is volgens de LAMO zeker niet uitgesloten, maar het verdient niet de voorkeur. Conform de LAMO stelt het ontzamelende museum zg. gunningscriteria op, op basis waarvan bepaald wordt welke musea voor herplaatsing 3 Voor het CBK is de LAMO niet voorgeschreven, aangezien de BKOR geen museale collectie is. Ons college is van mening dat ook voor de BKOR een zorgvuldige procedure moet worden gevolgd in lijn met de LAMO. 4 Tot deze beheerders behoren - naast de musea en het CBK - ook de gemeentelijke afdelingen Bureau Oudheidkundig Onderzoek en Stadsarchief, en de verzelfstandigde Bibliotheek. Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 5

6 van het object in aanmerking komen. Taxatie is onderdeel van de voorgeschreven LAMO-procedure voor objecten van grote cultuurhistorische waarde. Bij herplaatsing buiten de gemeente Rotterdam volgt ons college de VNG-richtlijn: verkoop aan andere musea ligt dan eerder voor de hand. Dit geldt uiteraard uitsluitend voor objecten die met gemeentelijke middelen zijn aangeschaft. Wanneer de aanschaf van een object geheel door de gemeente Rotterdam is gefinancierd, maakt ons college de afweging of afstoting van datzelfde object financiële middelen ten behoeve van de gemeentelijke collectie dient op te brengen. Hierbij nemen wij in overweging of een object gezien de cultuurhistorische waarde bij voorkeur in het publieke domein, dus in een openbare collectie, herplaatst moet worden. Ons college hecht aan de vertrouwensrelatie met schenkers, familie van erflaters en cofinanciers van de Rotterdamse collectie: onze stad heeft aan hen veel te danken. Conform de LAMO stellen musea betrokkenen in kennis van een voornemen tot ontzamelen. Schenkingen, legaten en ge-cofinancierde objecten komen niet in aanmerking voor verkoop, tenzij hiervoor door betrokkenen nadrukkelijk goedkeuring is verleend. Ditzelfde geldt voor collecties die om niet vanuit andere musea naar Rotterdam zijn verplaatst. Wel kunnen deze om niet in het publieke domein worden herplaatst. Wanneer bij andere musea geen belangstelling is voor een object, kan conform de LAMO overgegaan worden tot verkoop, ruil of schenking buiten de museale sector. Bij afstoting van objecten buiten het publieke domein of buiten Nederland kunnen door ons college voorwaarden gesteld worden ten aanzien van de toegankelijkheid voor het Nederlandse publiek, bijvoorbeeld door recht op bruikleen van betrokken musea. Bestemming opbrengst De LAMO stelt dat de opbrengsten van verkoop uitsluitend worden bestemd ter verbetering van de collectie door aankoop, actieve conservering of restauratie. VNG heeft bij de laatste herziening van de LAMO in 2006 dit punt (c.q. de aanwending van afstotingsgelden) niet onderschreven. Volgens de VNG-richtlijn kunnen de opbrengsten uit ontzamelen terugvloeien in de algemene middelen en vervolgens vrij bestemd worden. Ons college kiest ervoor opbrengsten uitsluitend te bestemmen voor de verbetering van de gemeentelijke collectie. 5 Dit betreft het collectiebeleid in brede zin: zowel de verbetering van de inhoudelijke kwaliteit door verzamelen en ontzamelen, als het behoud van de collectie en de toegankelijkheid voor het publiek. Het doel van een collectie is niet de objecten op zich, maar het delen van het erfgoed met elkaar - nu en in de toekomst. Het gaat hierbij altijd om eenmalige investeringen, te weten: dekking van eenmalige lasten ten behoeve van collectievorming: het verwerven en afstoten van objecten ter verbetering van de inhoudelijke kwaliteit van de gemeentelijke collectie; dekking van eenmalige lasten ter verbetering van het behoud en de toegankelijkheid van de gemeentelijke collectie op de langere termijn. Voor beide doelen geldt dat deze binnen het vastgestelde collectiebeleidsplan van de collectiebeherende instelling vallen. Het is aan het ontzamelende museum om binnen het kader van het vastgestelde collectiebeleidsplan, met goedkeuring van de Raad van Toezicht, een verantwoord 5 Collegebesluit 18 april 2000; Raadscommissie Kunstzaken 27 april Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 6

7 voorstel te doen aan ons college voor de bestemming van opbrengsten. Aangezien ons college verantwoordelijk is voor de gemeentelijke collectie als geheel, kan het bij uitzondering voorkomen dat een deel van de opbrengsten ook aan andere collectiebeheerders ten goede komt. Het museum dat het ontzameltraject heeft uitgevoerd en hiervoor de kosten heeft gedragen, komt uiteraard als eerste in aanmerking. Over onze besluiten ten aanzien van de besteding van opbrengsten zullen wij uw raad informeren. Uitvoering Binnen het kader van onze visie op ontzamelen is in samenwerking met de musea en het CBK het uitvoeringsprotocol voor ontzamelen opgesteld (zie bijlage). Hierin zijn de stappen weergegeven die beheerders en gemeente met elkaar moeten zetten om objecten uit de gemeentelijke collectie te kunnen ontzamelen. Afgesproken is het uitvoeringsprotocol binnen twee jaar te evalueren, ook in het kader van de lopende herziening van de LAMO en de ontwikkeling van de Erfgoedwet. Samenvatting van de Rotterdamse visie Ontzamelen maakt onlosmakelijk onderdeel uit van verantwoord collectiebeleid. Groei en krimp van collecties zijn met elkaar verbonden en dienen beide te geschieden op basis van vastgestelde collectieprofielen en collectiebeleidsplannen. Voor iedere Cultuurplanperiode worden de collectiebeleidsplannen van de beherende instellingen aan ons college ter goedkeuring voorgelegd. Wij laten ons hierin adviseren door de Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur. Binnen dit kader kunnen de instellingen ontzamelvoorstellen uitwerken en aan ons college ter besluitvorming voorleggen. Ons college stelt als voorwaarde dat hierbij de landelijke Leidraad voor het afstoten van museale objecten (LAMO) gevolgd wordt. Conform de LAMO worden besluiten tot ontzamelen altijd op inhoudelijke gronden genomen. Het afstoten heeft tot doel de kwaliteit en samenstelling van de collectie te verbeteren en objecten een nieuwe bestemming te geven waar ze beter op hun plaats zijn. Als eigenaar van de collectie interpreteren wij de LAMO op twee onderdelen ruimer, in lijn met de VNG-richtlijn Afstoting Cultuurbezit. Ten eerste vinden wij verkoop van objecten aan andere musea buiten de gemeente Rotterdam eerder voor de hand liggen dan herplaatsing om niet. Dit geldt uiteraard uitsluitend voor objecten die met gemeentelijke middelen zijn gefinancierd. Schenkingen, legaten en ge-cofinancierde objecten komen niet in aanmerking voor verkoop, tenzij hiervoor door betrokkenen nadrukkelijk goedkeuring is verleend. Ten tweede vatten wij het doel van opbrengsten uit ontzamelen, namelijk de verbetering van de collectie, breder op dan uitsluitend aankoop of restauratie. Het doel van een collectie is niet de objecten op zich, maar het delen van het erfgoed met elkaar - nu en in de toekomst. Opbrengsten uit ontzamelen komen daarom ten goede aan het collectiebeleid in brede zin. Het betreft echter uitsluitend eenmalige investeringen die leiden tot verbetering van de kwaliteit, het behoud en de toegankelijkheid van de collectie op de langere termijn. Wij voelen als college een grote verantwoordelijkheid voor het cultureel erfgoed dat in Rotterdam wordt beheerd. In dat erfgoed zit het collectieve geheugen van onze stad opgeslagen: het verbindt ons met elkaar en met de wereld om ons heen. Elk ontzamelvoorstel dient daarom zorgvuldig voorbereid, onderbouwd en getoetst te worden. Ons college zal per geval afwegen hoe de gemeentelijke collectie als geheel het beste gediend is. Het belang van het erfgoed voor het publieke domein, binnen Nederland en daarbuiten, wegen wij hierin vanzelfsprekend mee. Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 7

8 Bestemmingsreserve Wij stellen u ten slotte voor een bestemmingsreserve te vormen voor mogelijke toekomstige opbrengsten van ontzamelen. Aangezien deze opbrengsten per definitie onzeker zijn en de bestemming altijd een incidenteel karakter heeft, stellen wij u voor de bepaling dat een bestemmingsreserve vrijvalt indien binnen drie jaar niet toegevoegd of onttrokken is, voor deze reserve niet van toepassing te verklaren. Zoals gesteld, zal de betrokken collectiebeheerder een voorstel aan ons college doen voor de bestemming van opbrengsten, binnen het kader van het vastgestelde collectiebeleidsplan en met goedkeuring van de Raad van Toezicht. Ten aanzien van onttrekkingen stellen wij de volgende procedure voor: ons college zal uw raad bij de begroting danwel bestuursrapportage een voorstel doen de bestemmingsreserve voor het gehele bedrag ter beschikking te stellen, ter voorkoming van onrechtmatigheid. Voor een deel betreft dit voorzienbare bestedingen ten behoeve van de gemeentelijke collectie, voor het restant betreft dit budget voor de verwerving van nieuwe objecten. Kunstaankopen zijn niet exact te begroten en gezien de dynamiek van dit proces zou dat ook niet wenselijk zijn. Uw raad wordt bij de jaarrekening geïnformeerd over de werkelijke onttrekkingen aan de bestemmingsreserve. Bestedingen die binnen de reguliere exploitatie van een museum vallen en gedekt worden door Cultuurplansubsidie, komen uiteraard niet in aanmerking voor dekking uit de bestemmingsreserve. Zoals toegezegd zullen wij het ontzamelbeleid binnen twee jaar evalueren: het functioneren van de bestemmingsreserve en de relatie met de cultuurbegroting worden hierin meegenomen. Het bijbehorende ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, De secretaris, De burgemeester, Ph. F. M. Raets H. Karakus, l.b. Bijlage: Uitvoeringsprotocol ontzamelen gemeentelijke museale collectie en collectie beeldende kunst in de openbare ruimte Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 8

9 Ontwerpbesluit: De Raad van de gemeente Rotterdam, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 september 2013 (raadsvoorstel nr. 13dkc00143); besluit: 1) In te stemmen met de visie van het college op het afstoten van objecten in gemeentelijk eigendom door de beheerders van de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte. 2) Bij de eerste verkoop van gemeentelijke collectie een bestemmingsreserve te vormen ten behoeve van de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte. De bestemmingsreserve zal worden gevormd en aangevuld uit de opbrengsten van verkoop van gemeentelijke collectie met als doel dekking voor: 1) eenmalige lasten ten behoeve van collectievorming: het verwerven en afstoten van objecten ter verbetering van de inhoudelijke kwaliteit van de gemeentelijke collectie; 2) eenmalige lasten ter verbetering van het behoud en de toegankelijkheid van de gemeentelijke collectie op de langere termijn. Voor beide doelen geldt dat deze binnen het door het college goedgekeurde collectiebeleidsplan van de collectiebeherende instelling vallen. 3) De algemene bepaling dat een bestemmingsreserve automatisch vrijvalt als binnen drie jaar hieraan niets is toegevoegd of onttrokken, voor deze nog te vormen specifieke bestemmingsreserve, niet van toepassing te verklaren. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, Nummer MO: 13dkc00143 Behandelaar: Marieke Robijn ( ) raadsstuk "Dit vult griffie later in"pagina 9

10 Bijlage Uitvoeringsprotocol ontzamelen van de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte Rotterdam, 24 september 2013

11 Aanleiding Dit uitvoeringsprotocol is opgesteld binnen het kader van de visie van het college van B&W op het ontzamelen van de gemeentelijke museale collectie en de collectie beeldende kunst in de openbare ruimte (d.d. 24 september 2013) en in overleg met de instellingen binnen het Rotterdams Cultuurplan die de gemeentelijke collectie beheren. In dit protocol zijn de stappen weergegeven die beheerder en gemeente met elkaar moeten zetten om objecten uit de gemeentelijke collectie te kunnen ontzamelen. Reikwijdte van het protocol De objecten in eigendom van de gemeente Rotterdam, in beheer bij Museum Boijmans Van Beuningen, Museum Rotterdam, Maritiem Museum Rotterdam, Wereldmuseum en Nederlands Fotomuseum. De beeldende kunst in de openbare ruimte (BKOR) in eigendom van de gemeente Rotterdam, in beheer bij het Centrum Beeldende Kunst (CBK). Van ontzamelen ofwel afstoten wordt gesproken als het eigendom van een object of deelcollectie aan een andere partij wordt overgedragen. Vernietiging van een object valt juridisch eveneens onder ontzamelen. Onder ontzamelen valt nadrukkelijk niet het in bruikleen overdragen aan een andere partij, omdat in deze gevallen geen wijziging optreedt in de eigendomssituatie. Mandaat in Rotterdam De gemeente Rotterdam heeft met de hierboven genoemde instellingen overeenkomsten gesloten over het beheer van de gemeentelijke collectie. In deze beheerovereenkomsten is afgesproken dat de beheerder iedere vier jaar een collectiebeleidsplan opstelt dat goedkeuring behoeft van het college van B&W. 6 Het collectiebeleidsplan bestaat uit deelplannen m.b.t. collectiebeheer en behoud, het verzamel - en ontzamelbeleid en het systeem van kwaliteitszorg. De beheerder is gemachtigd de collectie namens de gemeente uit te breiden door aankoop en het aanvaarden van bruiklenen en schenkingen. Ook is de beheerder vrij om objecten aan derden in bruikleen te geven, binnen het kader van de beheerovereenkomst. Vervreemding van onderdelen van de gemeentelijke collectie door verkoop, ruil of anderszins behoeft de voorafgaande toestemming van het college van B&W. Hierbij hanteert de beheerder de LAMO 7 en het collectiebeleidsplan. Rotterdamse rondje Indien een Rotterdamse instelling een object uit de gemeentelijke collectie wil ontzamelen, dient hiertoe vóór alles geïnventariseerd te worden in hoeverre andere Rotterdamse beheerders van die collectie in dat object geïnteresseerd zijn, binnen de kaders van de vastgestelde collectiebeleidsplannen. Het object dient eerst aan deze partijen te worden aangeboden: het zogenaamde Rotterdamse rondje. 8 Indien sprake is van herplaatsing binnen dit rondje, is geen sprake van ontzamelen: het object blijft immers gemeentelijk eigendom. Wel dient het college van B&W schriftelijk op de hoogte gesteld te worden van de verplaatsing. Indien de verplaatsing financiële consequenties heeft, is goedkeuring van het college van B&W vereist. Pas wanneer geen van de Rotterdamse partijen geïnteresseerd is en de beheerder het object wil vervreemden door verkoop, ruil of anderszins, is sprake van ontzamelen. Op dat moment dient een 6 Het Nederlands Fotomuseum behoort niet tot de verzelfstandigde takken van dienst en beheert een relatief kleine deelcollectie in gemeentelijk eigendom. De beheersovereenkomst is op een aantal punten vereenvoudigd: zo behoeft het collectiebeleidsplan geen goedkeuring van het college van B&W. 7 Voor het CBK is de LAMO niet voorgeschreven, aangezien de BKOR geen museale collectie is. Ons college is van mening dat ook voor de BKOR een zorgvuldige procedure moet worden gevolgd in lijn met de LAMO: het uitvoeringsprotocol geldt daarom ook voor deze collectie. 8 Tot deze beheerders behoren - naast de musea en het CBK - ook de gemeentelijke afdelingen Bureau Oudheidkundig Onderzoek en Stadsarchief, en de verzelfstandigde Bibliotheek.

12 zogenaamd ontzamelvoorstel bij het college van B&W te worden ingediend. Bruiklenen vallen hier dus niet onder: ook hier is geen sprake van ontzamelen. Categorisering objecten De LAMO vereist dat de cultuurhistorische waarde van objecten wordt vastgesteld aan de hand van de Deltaplansystematiek (categorieën A t/m D) of een vergelijkbaar waardestellend kader. Voor de Deltaplancategorieën C en D geldt binnen de LAMO een eenvoudiger procedure. Indien de beheerder voor een andere systematiek wil kiezen, is deze gehouden om vooraf aan de gemeente te verantwoorden hoe deze categorieën zich tot de Deltaplansystematiek verhouden. 9 Geen enkele indeling is absoluut: de waardering is altijd gerelateerd aan het collectiebeleidsplan van de instelling. Bij het toetsen van ontzamelvoorstellen wordt hier rekening mee gehouden. Voor de BKOR zijn naast de genoemde categorieën ook specifieke Rotterdamse criteria van toepassing, zoals opgesteld door het CBK. Toetsing Conform de LAMO zijn de beheerders gehouden om ieder ontzamelvoorstel in geval van objecten in de Deltaplancategorieën A en B voor te leggen aan externe deskundigen of erfgoedautoriteiten. Dit om ook andere belangen dan het museumbelang te laten meewegen in het afstotingsproces, zoals het belang van een object voor de Collectie Nederland. Het oordeel van deze deskundigen wordt schriftelijk vastgelegd en maakt onderdeel uit van het ontzamelvoorstel dat uiteindelijk aan het college van B&W ter besluitvorming wordt voorgelegd. Daarnaast benoemt het college een onafhankelijke toetsingscommissie. Deze commissie toetst het ontzamelvoorstel op zorgvuldigheid en transparantie. De commissie stelt een kort rapport van bevindingen op en neemt hierin de volgende aspecten mee: Zorgvuldigheid van de procedure: is de LAMO gevolgd; Relatie van het ontzamelvoorstel tot het vastgestelde collectiebeleidsplan. 9 De Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) heeft medio 2013 een nieuwe methodiek gepresenteerd voor collectiewaardering: Op de museale weegschaal. Ook ontwikkelt de RCE specifieke waarderingskaders voor specifieke collecties, zoals operationeel mobiel erfgoed. Deze kunnen als alternatief voor de Deltaplansystematiek gehanteerd worden.

13 Stappenplan in de praktijk Voorbereiding Stap 1 Eens per vier jaar: opstellen collectiebeleidsplan door beheerder (conform collectiebeheersovereenkomst). Stap 2 Stap 3 Selectie Stap 4 Stap 5 Beoordeling collectiebeleidsplan door RRKC. Goedkeuren collectiebeleidsplan door het college van B&W. NB De stappen 1 t/m 3 dienen te zijn afgerond vóórdat tot selectie en afstoting wordt overgegaan (conform LAMO). Binnen het kader van het vastgestelde collectiebeleidsplan selecteert de beheerder te ontzamelen objecten en voert herkomstonderzoek uit. Rotterdamse rondje: de beheerder inventariseert bij de andere Rotterdamse collectiebeheerders of belangstelling is voor de te ontzamelen objecten, binnen het kader van de vastgestelde collectiebeleidsplannen. Zo ja: De beheerder stelt het college van B&W schriftelijk op de hoogte van de verplaatsing. In geval van financiële consequenties, is goedkeuring van het college van B&W voor de verplaatsing vereist. Zo nee: Stap 6 en verder. Stap 6 De beheerder bepaalt de cultuurhistorische waarde van te ontzamelen objecten en raadpleegt in geval van objecten in de Deltaplancategorieën A en B externe deskundigen. Besluitvorming Stap 7 De beheerder dient bij het college van B&W een ontzamelvoorstel in voor concrete objecten (conform LAMO), goedgekeurd door directie en Raad van Toezicht. Stap 8 Stap 9 Het college van B&W legt het ontzamelvoorstel voor aan een onafhankelijke toetsingscommissie. Het college van B&W keurt het voorstel goed of af mede op basis van het rapport van bevindingen van de toetsingscommissie. Bij een positief besluit wordt de beheerder gemachtigd tot uitvoering. Het college van B&W informeert de gemeenteraad. Herplaatsen Stap 10 De beheerder gaat bij een positief besluit over tot uitvoering (conform LAMO).

14 Afronding Stap 11 De beheerder meldt de uiteindelijke locatie van het object aan het college van B&W. Het college van B&W informeert de gemeenteraad. Stap 12 Indien sprake is van een financiële opbrengst: De beheerder dient bij het college van B&W een voorstel in voor de bestemming of een deel ervan, goedgekeurd door directie en Raad van Toezicht; het college van B&W besluit over de bestemming en informeert de gemeenteraad. Toelichting ontzamelvoorstel (stap 7) De beheerder dient een formeel schriftelijk verzoek - zowel goedgekeurd door directie/bestuur als Raad van Toezicht - te richten aan het college van B&W. Dit verzoek betreft een aanbiedingsbrief die kan dienen als overall visie op het voorstel en in ieder geval het verband met het eerder vastgestelde collectiebeleidsplan nader toelicht. Bij het formele verzoek is gevoegd een bijlage met een lijst van de af te stoten objecten. Per object is het ontzamelformulier ingevuld (zie hieronder, te downloaden via de gemeentelijke website). Bij bulkontzameling wordt het formulier slechts één keer ingevuld, de objectgegevens (afkomstig uit de digitale archivering van de beheerder) worden als bijlage bijgevoegd. Onder bulk wordt verstaan: niet unieke voorwerpen of massa-geproduceerde voorwerpen van geen of geringe kunst- of cultuurhistorische waarde en van geen of geringe economische waarde. Over de door de beheerder gewenste clustering dient vooraf contact te worden opgenomen met de afdeling Cultuur. In het ontzamelformulier wordt onder meer gerapporteerd over de uitkomst van het Rotterdamse rondje. Tevens wordt verantwoording afgelegd over de reeds gevolgde procedure en de verdere aanpak van het ontzameltraject conform de LAMO. Het advies van externe deskundigen (indien van toepassing) is bijgevoegd. In het ontzamelformulier is de juridische status van het object aangegeven: hoe zijn de objecten in eigendom van de gemeente gekomen, en zijn hierbij eventueel voorwaarden gesteld ten aanzien van vervreemding. Bij ontzamelvoorstellen van schenkingen, legaten, ge-cofinancierde objecten of objecten die om niet vanuit andere musea naar Rotterdam zijn verplaatst, is aangegeven of betrokkenen in kennis zijn gesteld en wat hun reactie is geweest. Bij een voorstel tot verkoop is aangegeven of door de betrokkenen goedkeuring is verleend. Dit houdt in dat het museum de betrokkenen of hun erfgenamen, indien het museum met hen in contact is of zij redelijkerwijs zijn te achterhalen in kennis stelt van het voornemen tot verkoop en dat hun reactie aan het ontzamelvoorstel is toegevoegd.

15 Ontzamelformulier - titel object - maker - materiaal - afmetingen - datum ontstaan - verwervingsdatum- en wijze (aankoop / schenking / ) - juridische status van het object, eventuele voorwaarden t.a.v. vervreemding - categorie volgens de Deltaplansystematiek of een vergelijkbaar waardestellend kader - geschatte huidige marktwaarde (taxatierapport bijvoegen conform LAMO) Grotere tekstruimtes voor: - toelichting object - plaats / waarde van het object in de collectie - reden van afstoting - uitkomst van het Rotterdamse rondje - uitkomst van het contact met betrokkenen in geval van schenkingen, legaten, gecofinancierde objecten of objecten die 'om niet' vanuit andere musea naar Rotterdam zijn verplaatst - gevolgde en geplande procedure voor afstoting conform de LAMO (incl. de gestelde gunningscriteria) - advies van de externe deskundigen (indien van toepassing conform de LAMO) - herplaatsingslocatie (indien bekend)