INFORMATIEBUNDEL VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER VRIJETIJD

Transcriptie

1 INFORMATIEBUNDEL VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER VRIJETIJD Het gemeentebestuur van Wingene gaat over tot de aanstelling van een halftijds contractueel administratief medewerker vrijetijd (C1-C3) voor onbepaalde duur. Er wordt een wervingsreserve van 2 jaar aangelegd. Functie- en competentieprofiel 1. PLAATS IN HET ORGANOGRAM De administratief medewerker vrijetijd werkt binnen de toekomstige afdeling mens. Ontwerp nieuw organogram 03/2019 1

2 2. WAARDEN VAN GEMEENTE EN OCMW WINGENE Het personeel van gemeente en OCMW Wingene bepaalde samen de waarden waar wij voor staan. Zorg Open Raak Zorgen voor de groep en het individu Respect en waardering voor de personen rondom ons Collega s vormen één team waarin iedereen zich verbonden en betrokken voelt Eigenheid van de persoon, iedereen is uniek Open communicatie tussen leidinggevende en werknemer en tussen werknemers onderling Een goede doorstroom van kennis en informatie Vertrouwen hebben in elkaar en elkaars capaciteiten Taken en opdrachten met open geest en houding benaderen Gedreven om te streven naar een gemeenschappelijk doel, efficiëntie en kwaliteitsvol werk Toejuichen en stimuleren van eigenaarschap Zoeken naar oplossingen, we durven voor de spiegel staan en leren uit onze ervaringen en fouten Trots en fier op het bekomen resultaat Ondernemend Aanmoedigen van ondernemerschap en innovatie Goesting en passie voor de organisatie zijn onze drijfveren Initiatief nemen en beslissingsruimte krijgen Ambitieus zijn en grenzen durven verleggen 2

3 3. DOEL VAN DE FUNCTIE De administratief medewerker vrijetijd staat in voor het beheer van de reservaties van gemeentelijke gebouwen, terreinen en feestmateriaal, het verzorgen van de kassadienst en de administratieve en praktische ondersteuning bij taken binnen de diensten vrijetijd (sport, jeugd, cultuur, bibliotheek) 4. RESULTAATSGEBIEDEN Resultaten inzake taakuitvoering De organisatie verwacht resultaten op het vlak van - Kwantiteit van het werk - Kwaliteit van het werk en behandeling van klachten Resultaten inzake organisatie en interne werking De organisatie verwacht resultaten op het vlak van - Het volgen van de interne regels en afspraken betreffende de wijze van taakuitvoering - Planning en organisatie van het werk - Interne en externe communicatie - Samenwerken en waar nodig de grenzen van de eigen functie overstijgen Resultaten inzake gebruik van middelen De organisatie verwacht resultaten op het vlak van - Efficiënt werken en zuinig omspringen met materialen, inzet van personeel en budget, bewust effectief en efficiënt omspringen met werktijd en middelen Resultaten inzake verbetering De organisatie verwacht resultaten op het vlak van - Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten - Vanuit de eigen expertise verbetering en innovatie faciliteren en promoten - Positief-kritisch zijn en actief meedenken en meewerken op het vlak van continue verbetering van de organisatie 5. KERNRESULTAATSGEBIEDEN Onthalen, informeren en helpen van burgers/externen/internen met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening Onthalen van burgers/externen Geven van correcte informatie of doorverwijzen indien nodig Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures Opvolgen van informatie die burgers/externen opvragen 3

4 Verwerken van aanvragen voor reservaties van gemeentelijke gebouwen, terreinen en feestmateriaal én bewaken en opvolgen van het gebruik in functie van een optimaal beheer Afhandelen van aanvragen voor de reservatie van gemeentelijke gebouwen, terreinen en feestmateriaal Contractueel vastleggen van afspraken met de inrichters en het gemeentebestuur Toezicht uitvoeren op de naleving van gemaakte afspraken door gebruikers Opvolgen van meldingen van inbreuken op gebruiksreglementen en mankementen aan materiaal en lokalen Aanmaken van diverse rapporten Opmaken facturatie van verhuur gebouwen en feestmateriaal. Verzorgen van de kassadienst in functie van een vlotte en correcte betaling van toegangsbewijzen en producten Verkopen, controleren en beheren van toegangsbewijzen Opmaken van kassaverslagen Opmaken en beheren van financiële rapporten Instaan voor administratieve en/of praktische ondersteuning Opmaken van brieven, nota s, Reserveren van zalen, Reservaties van materiaal vastleggen Nazien, bvb. van documenten, formulieren, facturen Uitvoeren van voorbereidend werk in Vrijetijdsdossiers Coördineren van een project/product/dossier Inwinnen van informatie Uitvoeren van onderzoek, bvb. op vlak van reglementering, of detecteren van behoeften bij klanten Opmaken van draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen Uitvoeren van allerlei formaliteiten of procedures Behouden van overzicht en bijsturen indien nodig Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening Constructief deelnemen aan het werkoverleg Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering Formuleren van suggesties die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben Doorverwijzen van vragen van burgers Polyvalent meewerken aan eenvoudige opdrachten bij andere ploegen of diensten 4

5 6. GEDRAG EN ATTITUDE Inzet Je werkt met enthousiasme en gedrevenheid en bent gemotiveerd. Je stelt je positief op. Je staat open voor vragen en taken die op je afkomen. Je neemt je taak serieus op, voert ze spontaan en vlot uit, bent flexibel en bereid een extra inspanning te leveren wanneer het werk daarom vraagt. Je neemt verantwoordelijkheid wanneer gewenst. Je gedraagt je als een goede huisvader, in die zin dat je zuinig omgaat met de financiële middelen. Je getuigt van voldoende inzet, discipline, initiatief en een doe-mentaliteit. Integriteit en correct zijn Je geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten. Je houdt rekening met de waardigheid van iedereen (niet pesten, correct gedrag) en toont respect in contacten met collega s, mandatarissen, inwoners Je wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie. Je houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor jezelf niet de meest gunstige keuze is. Je hebt aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Je houdt je aan de regels inzake gebruik van materiaal, diefstal, roken, alcohol, drugs, aanvragen van vergoedingen Loyaal zijn Je werkt actief en constructief mee aan de realisatie van de opdracht en de doelstellingen van de gemeente en wijd je met maximale inzet aan de job. Je formuleert adviezen en voorstellen op basis van een duidelijke voorstelling van de feiten en voldoende argumenten. Je voert een door een bevoegd orgaan of leidinggevende genomen beslissing snel en efficiënt, met in acht name van de geldende regelgeving, uit. Je streeft naar een constructieve manier van samenwerken (teamvorming). Zorgvuldig zijn Je past richtlijnen en procedures met zin voor kwaliteit nauwgezet toe. Je springt zorgvuldig om met de werktijd, respecteert uurroosters en alle mogelijke vormen van privé-activiteiten (telefoonverkeer, ) worden maximaal vermeden conform de bepalingen van de deontologische code. Je gebruikt overheidseigendom niet voor persoonlijke doeleinden en gebruikt en beheert ze zorgvuldig en als een goede huisvader. Je past de regels inzake persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkledij nauwgezet toe. Vriendelijkheid Je luistert naar de vragen van burgers, collega s en de leidinggevende. Je straalt vriendelijkheid uit. Je beantwoordt of verwijst klachten of vragen door op een gepaste manier. 5

6 Je komt op een respectvolle manier op voor de waarden en de normen van de organisatie en voor eigen standpunten 7. KENNIS Je beschikt over een basis kennis van regelgeving en specifieke materie van de job. Je hebt een elementaire kennis van de sector. Je beschikt over een grondige kennis van software. Je hebt een basiskennis van de eigen organisatie. 8. COMPETENTIES Klantgerichtheid Je leeft je in de situatie van klanten Je stelt je dienstverlenend op voor iedereen Je speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen Je neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Je streeft naar klanttevredenheid Samenwerken Je overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Je leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na Je blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Je helpt anderen Je stelt het gezamenlijk belang boven het eigen belang Je stelt je positief op, brengt energie en dynamiek in de groep Je zoekt mee naar oplossingen bij conflicten Je gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid Flexibiliteit Je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Je kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen Je herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Je werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af Je toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Stressbestendigheid Je blijft resultaat- of kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden Je blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken Je signaleert tijdig overmatige werkbelasting Je blijft kalm en objectief in gespannen situaties Je hervat de moed na een tegenslag of teleurstelling Je kan de rust behouden bij jezelf en bij de groep Mondeling communiceren Formuleert helder en duidelijk Houdt een samenhangend betoog Sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties Kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon Vraagt door op gegeven informatie Toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen 6

7 Brengt structuur en geeft houvast Gaat strategisch om met argumenten Kwaliteitsvol werken Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit Je evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen Je stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is Je voorkomt dat er fouten worden gemaakt Zelfstandig werken Je kan met de nodige instructies aan de slag Je bent stipt in het nakomen van afspraken Je kan werken zonder externe controle Je stuurt bij indien er fouten optreden Je werkt taken volledig en tijdig af Schriftelijk communiceren Schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw Past taalgebruik aan de doelgroep aan Hanteert een correct taalgebruik Schrijft helder, beknopt en foutloos 9. AANWERVINGSVOORWAARDEN Je bent in het bezit van een getuigschrift of diploma van hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld diploma. Je beschikt over minimaal 2 jaar relevante ervaring in vrijwilligerswerk of dienstverband of je bent in het bezit van een diploma van een aanvullende gespecialiseerde opleiding. Je bent in het bezit van minstens een rijbewijs B. Je slaagt voor het aanwervingsexamen. 10. INLICHTINGEN Wij bieden: Een boeiende afwisselende opdracht met kansen om jezelf te ontwikkelen en te groeien in je job. Een halftijdse tewerkstelling in contractueel verband voor onbepaalde duur. Een bruto maandwedde (C1-C3): min. 963,69 euro en max ,80 euro. Het loon wordt aangevuld met diverse vergoedingen en extralegale voordelen, onder meer maaltijdcheques (7,00 euro), fietsvergoeding, vakantiegeld, eindejaarspremie, tweede pensioenpijler, hospitalisatieverzekering en interessante vakantieregeling. 7

8 Graad C1-C2-C3 (loonindex 1,7069) 8

9 Selectieprocedures: Bij gemeente Wingene worden kandidaten geselecteerd op basis van hun competenties en wordt geen onderscheid gemaakt op basis van leeftijd, geslacht Screening op de formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die voldoen aan de aanwervingsvoorwaarden worden toegelaten tot de selectieprocedure. Deze selectieprocedure bestaat uit volgende onderdelen: Schriftelijke proef, mondelinge proef en psychotechnische testen. Elk onderdeel is eliminerend. Dit betekent dat enkel geslaagde kandidaten uitgenodigd worden naar het volgende onderdeel. Deel 1: schriftelijk (50 ptn) In dit onderdeel worden de competenties vereist voor de functie op basis van de resultaatsgebieden in de functiebeschrijving en de vereiste competenties getoetst. Proef die de nodige basiskennis van de gemeentelijke organisatie, werking en/of regelgeving m.b.t. de functie toetst. Deze proef kan deels of geheel verwerkt worden in het luik cases. Proef informatica die de kennis en vaardigheden van noodzakelijke informaticatoepassingen toetst. De proef informatica kan deels of geheel verwerkt worden in het luik cases. De kandidaten moeten minstens 50% halen om toegelaten te worden tot de volgende stap in de selectieprocedure. Deel 2: mondeling (25 ptn) Mondelinge toelichting bij het schriftelijk deel waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van het functie- en competentieprofiel getoetst worden. Interview waarin er getoetst wordt naar de competenties die vereist zijn voor de functie en waarin er gepeild wordt naar de motivatie en interesse voor het werkterrein De kandidaten moeten minstens 50% halen om toegelaten te worden tot de volgende stap in de selectieprocedure. De kandidaten dienen op het schriftelijk en het mondeling deel samen 60% van de punten te behalen om als geslaagd te worden beschouwd en toegelaten te worden tot het deel psychotechnische testen. Deel 3: psychotechnische testen (25 ptn) Onderzoek omtrent de overeenstemming van de kandidaten met het profiel van de functie. De kandidaten worden hierbij geschikt of niet geschikt bevonden. De kandidaten moeten minstens 50% van de punten behalen om geslaagd te zijn op het deel psychotechnische testen. Eindrangschikking Om als geslaagd te worden beschouwd, dienen de kandidaten: op het schriftelijk en mondeling deel afzonderlijk 50% van de punten te behalen. op het schriftelijk en mondeling deel samen 60% van de punten te behalen. 9

10 op het deel psychotechnische testen minstens 50 % van de punten te behalen. Kandidaatstelling? Vind je je terug in dit profiel? Aarzel dan niet om je kandidaat te stellen via onze website Je bezorgt ons tegen uiterlijk zondag 21 april 2019 via het online formulier op onze website je motivatiebrief met je c.v. en een kopie van het vereiste diploma. Meer info? De informatiebundel voor deze vacature kan je terugvinden op onze website of opvragen bij de personeelsdienst: of personeelsdienst@wingene.be 10