Provinciaal blad van Zuid-Holland

Transcriptie

1 Provinciaal blad 151 Uitgegeven 13 december 2010 Provinciaal blad van Zuid-Holland 151 VASTSTELLINGSBESLUIT INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID OMGEVINGSDIENST ZHZ 2011 Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de vaststelling van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, Gelet op het Mandaatbesluit SCD Omgevingsdienst ZHZ 2011 Besluit vast te stellen: het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst ZHZ 2011 Enig artikel 1. De Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid hanteert bij de inkoop en aanbesteding van diensten en leveringen het aanbestedingsbeleid als opgenomen in de bijlagen I en II, met dien verstande dat in geval van tegenstrijdigheid tussen bepalingen in de bijlagen, de bepaling in bijlage I prevaleert. 2. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het provinciaal blad van de provincie Zuid-Holland. 3. Dit besluit treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking. 4. Dit besluit kan worden aangehaald als Vaststellingsbesluit inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst ZHZ Bijlage I : Bijlage II: Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Leveringen - Diensten, Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 7 december 2010, De voorzitter, F.D. van Heijningen De directeur, L.A.B. de Jong

2

3 Bijlage I INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID Leveringen - Diensten Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Ingangsdatum 1 januari Vaststellingsbesluit inkoop- en aanbestedingsbeleid vs04 Pagina 3 van 49

4 Inhoudsopgave: 1. Doelstelling Inkoop- en Aanbestedingsprocedure 2. Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2.1 Inkoopproces 2.2 Inkoopstrategie 2.3 Ethische en economische beleidsuitgangspunten 2.4 Toepassing van Inkoop- en Aanbestedingsprocedure 4. Procedure leveringen 4.1. Procedure 4.2. Specificatie product 4.3. Selectie leverancier 5. Algemeen 5.1. Behoeftebepaling 5.2. Taakverdeling 5.3. Inkoopvoorwaarden 5.4. Contracteren 5.5. Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure 5.6. Mandatering

5 1. DOELSTELLING INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. De doelstelling van de inkoop- en aanbestedingsprocedure is het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten en diensten tegen lage integrale kosten op zowel de korte als de lange termijn. 2. INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID Tot inkoop en aanbesteding behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De Omgevingsdienst ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo n prestatie heeft betrekking de op levering van goederen en het verrichten van diensten. 2.1 Inkoopproces Het totale proces voor het verwerven van goederen en het uit laten voeren van diensten wordt het inkoopproces genoemd. In elk inkoopproces worden de volgende 6 fasen onderscheiden. Ieder van de 6 fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten. De 6 fasen van het inkoopproces zijn: 1. Specificeren Hier wordt vastgesteld wat de werkelijke inkoopbehoefte is en vastgelegd in een specificatie of programma van eisen. 2. Selecteren Via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers of dienstverleners wordt de meest geschikte partij geselecteerd. 3. Contracteren Hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten en schriftelijk vastgelegd. 4. Bestellen Op basis van de (raam-)overeenkomst worden al naar gelang de behoefte de bestellingen geplaatst.

6 5. Bewaken Het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking. 6. Nazorg Afwikkelen van eventuele claims, meer- en minder werk en archivering. Deze inkoop- en aanbestedingsprocedure is alleen van toepassing op de fasen 1 t/m 3 (specificeren, selecteren en contracteren). Juist in deze 3 fasen is door professionalisering veel financieel en kwalitatief voordeel te behalen. De meeste invloed en derhalve ook de grootste voordelen zijn te behalen aan professionalisering van de eerste 3 fasen, door o.a. in het voortraject het eindresultaat duidelijk vast te stellen. De toegevoegde waarde van de fasen 4 t/m 6 (bestellen, bewaken en nazorg) is op termijn zeker aanwezig, maar in eerste instantie minder groot. Om deze reden richt deze procedure zich alleen op de 1 e drie fasen van de inkoopactiviteiten. 2.2 Ethische en economische beleidsuitgangspunten Ethische en economische beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de Omgevingsdienst wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardepatroon van de Omgevingsdienst is gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur (openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op gemaakte keuzes van de Omgevingsdienst. Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een aantal specifieke beleidsuitgangspunten van belang. Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie Hier wordt direct verwezen naar het integriteitbeleid van de Omgevingsdienst. Van belang is dat de betrokken personen bij een inkoop- of aanbestedingsproces een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers en dienstverleners. Hierbij wordt integraal naar belangen gekeken. Onder integraal kan worden verstaan het belang van de Omgevingsdienst dan wel deelbelangen die ontstaan vanuit een aandeelhouderschap in een gemeenschappelijke regeling. Functiescheiding bij de verschillende taken in het inkoopproces is daarom zeer belangrijk. Naleven van wet en regelgeving Het naleven van wet- en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels wordt expliciet als uitgangspunt opgenomen om nauwgezetter te willen toezien op het naleven van bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Ethische eisen aan de leveranciers Aan leveranciers, dienstverleners en aannemers worden eisen gesteld met betrekking tot hun rol als werkgever. Zij worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden (o.a. geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie etc.). In voorkomende gevallen worden ook milieuaspecten van te leveren producten als extra eis in de specificatie opgenomen. Het gaat hierbij om het integreren van duurzaamheidcriteria in het inkoopproces (bijvoorbeeld het beschikken over een milieuzorgsysteem of het hebben van een milieukeurmerk).

7 Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit Bij het beoordelen van offertes en aanbiedingen kunnen als gunningcriteria gekozen worden: de laagste prijs (alleen controle of aan de minimale gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan, waarna de aanbiedingsprijs bepalend is) of de economische meest voordelige aanbieding (naast de prijs zijn een aantal aanvullende criteria bepalend, zoals kwaliteit, risico, levertijd, betrouwbaarheid etc.). De Omgevingsdienst garandeert hierbij dat vanuit zijn kwaliteitsbeleid de bestekken van de offertes vergelijkbaar zijn Toepassing van Inkoop- en Aanbestedingsprocedure De inkoop- en aanbestedingsprocedure is van toepassing op de verwerving door de organisatie van de Omgevingsdienst van alle goederen en diensten De eventueel noodzakelijke toepassing van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten is geïntegreerd in deze inkoop- en aanbestedingsprocedure. De inkoop- en aanbestedingsprocedure dient eenmaal per 3 jaar geëvalueerd te worden. Door landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie dient de procedure zo nodig tussentijds geactualiseerd te worden. 4. PROCEDURE LEVERINGEN EN DIENSTEN Definitie levering: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. Definitie diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten. De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de levering van een product of een dienst en de betaling). Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom over verwerft. Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd. Bij diensten vindt geen overdracht van het eigendom plaats maar wordt een activiteit verricht Procedure De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald door onderstaand overzicht: Cat. aanbestedingsvorm Diensten en leveringen Enkelvoudig onderhands 1 offerte 3 offertes C > 4 offertes Europees 1) indien mogelijk De raming dient vakkundig en op realistische alsmede actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. A < B > D >

8 Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken Specificatie product en dienst Een specificatie voor een product of dienst is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de Omgevingsdienst en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product of de dienstverlening moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren leverancier of dienstverlener dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd. De specificatie dient objectief en zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel specificeren ten aanzien van een product wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. Dit in tegenstelling tot technisch gedetailleerd specificeren. Functioneel specificeren is eenvoudiger, doelgerichter en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen. Functioneel specificeren ten aanzien van een levering wil zeggen dat niet de inspanning, maar het eindresultaat van de dienstverlening beschreven wordt. Er wordt gestreefd naar het afsluiten van een resultaatsovereenkomst, een urenovereenkomst moet, waar mogelijk, vermeden worden. Functioneel specificeren bij diensten lijkt in eerste instantie moeilijker, maar is doelgerichter en geeft een veel grotere garantie op het bereiken van het eindresultaat. De specificatie bevat, waar mogelijk, verwijzingen naar erkende regelingen of normen (ISO of specifieke normen door de branche opgesteld of RVOI voor ingenieursdiensten), bestaande richtlijnen en kwaliteitsvoorschriften. Een specificatie sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Om controle en grip te houden over de levering die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de Omgevingsdienst expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken Selectie leverancier/dienstverlener Het selectieproces selecteert de leverancier, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële leveranciers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat leveranciers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen leveranciers), uitdagend (nieuwe en bestaande leveranciers) en kwalitatief voldoende (leverancier moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). Productkennis of kennis over de dienstverlening, marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht.

9 6. ALGEMEEN De selectie van de leverancier/dienstverlener vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante leveranciers uit de shortlist. Indien een potentiële leverancier geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere leverancier uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is voor alle leveranciers in alle opzichten gelijkwaardig. De offerteaanvraag bevat: de opgestelde specificatie een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of leverancier) een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren een verwijzing naar het van toepassing zijn van de algemene inkoopvoorwaarden een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen. Bij voorkeur krijgen de potentiële leveranciers of dienstverleners de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde Nota van Inlichtingen opgestuurd aan alle potentiële leveranciers of dienstverleners, op een dusdanige wijze dat iedere leverancier of dienstverlener over dezelfde informatie beschikt. Alleen schriftelijke offertes, welke voldoen aan de specifiek opgestelde selectiecriteria worden in behandeling genomen. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen genoemd in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht (zie bijlage ). Onderhandelingen geven, na een goed uitgevoerd inkoopproces, relatief nog weinig resultaten. De marges en de mogelijkheden zijn er immers daarvoor al voornamelijk uitgehaald. Toch is het meestal zeer zinvol deze laatste onderhandelingsslag met alleen de voorkeurleverancier uit te voeren indien deze gecombineerd wordt met verduidelijking van zaken die in de aanbieding niet goed naar voren waren gekomen en met besprekingen over de inhoud van het af te sluiten contract. Behalve bij Europese aanbestedingen, waar onderhandeling meestal niet is toegestaan, houden de meeste leveranciers tot het laatst toe altijd nog enige onderhandelingsruimte achter de hand. Het is van belang deze ruimte te benutten Behoeftebepaling Om de door de Omgevingsdienst vastgestelde programma- en productdoelen te realiseren ontstaan er in de organisatie op allerlei terreinen behoeften. Behoeften kunnen ingevuld worden door werkzaamheden zelf uit te voeren of door producten, diensten van externe partijen te betrekken. Een inkooptraject is dan het directe gevolg van de behoefte van de Omgevingsdienst. De budgethouder dient telkens kritisch te kijken naar de vertaling van een behoefte naar een inkooptraject. Een goede probleemanalyse is van groot belang. Er dient een afweging gemaakt te worden tussen het zelf uitvoeren en het uitbesteden aan derden (make or buy). Deze afweging is gebaseerd op beleidsmatige, strategische, productinhoudelijke, organisatorische, risicomatige en financiële overwegingen. Dit is een dynamisch proces waarbij de afwegingen in de loop van de tijd kunnen door gewijzigd beleid of veranderde marktomstandigheden. Bij het besluit voor het van derden betrekken of het door derden uit te laten voeren van zaken moet de behoeftebepaling zo nauwkeurig (is iets anders als gedetailleerd) mogelijk ingevuld worden.

10 De behoeftebepaling moet daarom vooral functioneel en eindresultaat gericht zijn. Het is hier niet van belang welke oplossing gekozen wordt, maar vooral aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen. Dit vormt een kwalitatief juiste basis voor de start van een effectief inkoop- of aanbestedingstraject Taakverdeling De inkoop van producten en diensten zijn primair een verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouders. De budgethouders hebben een taakstelling voor de realisatie van het product. Om de besteding van middelen tijdens de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen doelmatig en efficiënt te laten verlopen, worden budgethouders specialistisch ondersteund. Deze ondersteuning kan o.a. bestaan uit vakmatige, inkooptechnische, bedrijfseconomische of juridische ondersteuning vanuit het SCD Voor de regeling van bevoegdheden van functionarissen wordt hier verwezen naar de geldende mandaatregeling en/of budgetregeling van de Omgevingsdienst Inkoopvoorwaarden Producten en diensten worden meestal aangeboden voor condities, vastgelegd in de verkoopvoorwaarden van de externe marktpartij. Deze condities zijn over het algemeen niet gunstig voor de Omgevingsdienst. In veel gevallen echter ligt de inkoopmacht juist bij de inkopende Omgevingsdienst. De Omgevingsdienst bepaalt derhalve wat zij inkoopt en ook tegen welke condities. Hiervoor zijn speciaal voor de Omgevingsdienst Algemene Inkoopvoorwaarden Omgevingsdienst ontwikkeld. Deze zijn in de bijlage opgenomen. De Omgevingsdienst zorgt er voor dat de inkoopvoorwaarden bij de eerste officiële stap naar de externe partijen (dat is de schriftelijke offerteaanvraag) van toepassing worden verklaard en eventuele voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Het is dan zeer moeilijk voor de externe partij om de inkoopvoorwaarden van de Omgevingsdienst te verwerpen. Het meest doeltreffend is om de bovenstaande bepaling op te nemen in de specificatie, het bestek of het programma van eisen en een kopie van de inkoopvoorwaarden mee te sturen bij de offerteaanvraag. Bij sommige strategische producten en producten die snel aangekocht moeten worden om acute knelpunten op te lossen is het vaak moeilijk tot onmogelijk om de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing te laten zijn. De macht tijdens dit soort inkoopprocessen ligt in de regel bij de externe partij. De externe partij levert vaak alleen onder zijn verkoopcondities of anders niet. Vooral bij strategische producten zal via onderhandeling en overleg een evenwicht gevonden moeten worden tussen de verkoopvoorwaarden van de externe partij en de inkoopvoorwaarden van de Omgevingsdienst (maatwerk). Bij knelpuntproducten is acceptatie van verkoopvoorwaarden vaak onontkoombaar maar in bepaalde gevallen toch onderhandelbaar. Indien bij het opstellen van de specificatie de UAV van toepassing wordt verklaard, worden de algemene inkoopvoorwaarden niet toegepast. Omdat de onderwerpen in de UAV en de inkoopvoorwaarden veel op elkaar lijken, zou het toepassen van beide voorwaarden tot onnodige problemen leiden Contracteren Na de officiële gunning door de daartoe bevoegde functionaris (zie geldende mandaatregeling en/of budgetregeling) wordt de overeenkomst schriftelijk vastgelegd. Voor leveringen en diensten tot -- is een schriftelijke bevestiging van de opdracht per brief of opdrachtbon met verwijzing naar de specificatie, de inkoopvoorwaarden en de offerte voldoende.

11 Voor leveringen en diensten van -- en hoger is een door beide partijen ondertekend contract noodzakelijk. Een contract is niets meer en niets minder dan een schriftelijk vastlegging van een overeenkomst, waarin geregeld wordt wat de partijen zijn overeengekomen. Het grootste en verreweg het belangrijkste gedeelte van de overeenkomst staat reeds op schrift in de vorm van de specificatie, de nota van inlichtingen, de uitgebrachte offerte (met eventuele aanvullingen hierop) en de algemene inkoopvoorwaarden. In het contract moeten derhalve deze zaken van toepassing verklaard worden. De volgende zaken moeten in elk geval in het contract geregeld worden indien zij ontbreken in bovenstaande documenten: Product-, dienst-, of werkbeschrijving, kwaliteitseisen, eigenschappen, eindresultaten, normen etc; Garantievoorwaarden; Prijsstelling, kortingen, methode van eventuele toekomstige prijsaanpassingen Wijze van bestellen (ook bevoegdheden), leveren, eigendomsoverdracht, goedkeuring, acceptatie, reclamaties; Wijze van facturatie, betaaltermijnen, eventueel te overleggen bankgaranties Boete- en of premieregeling; Looptijd van het contract, wijze van beëindiging; Geldende (inkoop)voorwaarden; Geschillenregeling. 7.5 Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure De toe te passen inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald door de gestelde procedures bij leveringen en diensten. Het is toegestaan een meer uitgebreide procedure (hogere categorie) toe te passen dan is voorgeschreven. Boven de ondergrens bestaat de verplichting om meervoudig onderhands aan te besteden, tenzij een daartoe conform de mandaatregeling besluit wordt genomen dat er voldoende argumenten zijn om een andere marktbenadering te kiezen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn: bij specialistische producten (bijv. één product mogelijk van één leverancier); bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de Omgevingsdienst zijn toe te rekenen (bijv. ziekte personeel); bij een complex uitvoeringsproces (bijv. productspecificatie is niet mogelijk); bij marktomstandigheden (bijv. er zijn maar één of twee leveranciers); bij verwevenheid met parallelle processen; indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen. Op basis hiervan kan de onderhandse marktbenadering worden toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld en worden getoetst door het SCD. Sommige van de bovenstaande situaties kunnen zelfs binnen het inkoopbeleid passen. Vandaar dat de toets bij Inkoop wordt neergelegd om onnodige afwijkingsbesluiten te voorkomen.

12 7.6 Mandatering De bevoegdheid om af te wijken van het inkoopbeleid is gemandateerd aan de directeur van de Omgevingsdienst. Per kwartaal zal er een overzicht van de afwijkingen worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling. De Europese richtlijn voor overheidsopdrachten is wettelijk verplicht en dient onverkort toegepast te worden. Het niet (juist) toepassen kan onder andere boetes en ongeldigheidverklaring van de overeenkomst tot gevolg hebben.

13 Bijlage II Aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden: Alblasserdam Dordrecht Hendrik-Ido-Ambacht Papendrecht Regio Zuid-Holland Zuid Sliedrecht Zwijndrecht

14 Inleiding Aanbesteden, wat is dat? Aanbesteden is een inkoopproces volgens vastgestelde regels, waarbij een overheidsorganisatie (zoals de Drechtsteden, een gemeente of de regio Zuid-Holland Zuid) één of meerdere bedrijven vraagt een offerte in te dienen voor de uitvoering van een opdracht. Deze opdracht kan het uitvoeren van werken betreffen (bijvoorbeeld het aanleggen van een weg), het leveren van goederen (zoals kantoorartikelen of hardware) of het verrichten van diensten (bijvoorbeeld inhuren van personeel of het laten uitvoeren van onderzoeken). Het aanbestedingsproces Zeker bij grotere opdrachten zal het aanbestedingsproces projectmatig worden vormgegeven. Fasegewijs zijn de specifieke aspecten in een dergelijk traject als volgt te onderscheiden: Specificatie van de behoefte (offerte aanvraag) Leverancierselectie (aanbesteding en offerte beoordeling) Contracteren Realisatie en Acceptatie Evaluatie Het aanbestedingsbeleid Het aanbestedingsbeleid van de (deelnemende partijen aan de gemeenschappelijke regeling) Drechtsteden is vastgelegd in onderhavige nota Aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden. Deze nota heeft betrekking op opdrachten voor zowel werken als leveringen als diensten. Deze nota geeft de algemeen geldende kaders aan, waarbij de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden dienen te worden gehanteerd: 1. De vigerende EG- en nationale regelgeving; 2. Integriteit, openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid; 3. Het bedingen van een redelijkerwijs laagst mogelijke prijs bij een omschreven kwaliteitsniveau. Zowel het aanbesteden van producten en diensten als het aanbesteden van werken dient op eenzelfde professionele wijze te worden uitgevoerd om een zo goed mogelijk product voor de meest voordelige prijs te verwerven (doelmatig) in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Van het onderhavige beleidsdocument dient het uitvoeringstraject te worden onderscheiden. Uitvoeringshandelingen, zoals de werkwijze van de service-eenheid Inkoop of de inhoud van een bestek, blijven buiten beschouwing. Over dergelijke uitvoeringshandelingen zal in sommige gevallen hoogstens een verwijzing worden opgenomen. Bedoeling is een beleid te realiseren, waaraan alle partijen zich conformeren. Daarbij is - ten behoeve van die uniformiteit - onvermijdelijk ook enkele processen in het beleid neer te leggen. Een voorbeeld hiervan is het afleggen van verantwoording over de gevolgde aanbestedingsprocedures. Service-eenheid Inkoop Eventuele vragen over het aanbestedingsbeleid kunnen gesteld worden aan de service-eenheid Inkoop. Deze afdeling voert advies- en begeleidende taken uit in het inkoop- en aanbestedingsproces. Dit kan voor alle typen aanbestedingsprocedures (onderhands, openbaar en Europees) en voor alle typen aanbestedingen (leveringen, diensten en werken). De service-eenheid Inkoop adviseert tevens over de diverse overige aspecten die met inkopen en aanbesteden te maken hebben, zoals marktconsultatie, contractbeheer, een financiële analyse of trainingen over aanbestedingsregels. Leeswijzer Hieronder wordt het aanbestedingsbeleid eerst in 23 punten op hoofdlijnen geformuleerd. Vervolgens worden deze punten stuk voor stuk toegelicht en nader uitgewerkt.

15 In dit beleidsstuk wordt vaak gesproken over 'de gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de Drechtsteden'. Hiermee wordt gedoeld op de Drechtsteden en de organisaties die onderdeel uitmaken van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Deze organisaties zijn: 6 gemeenten (Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht) en daarnaast het openbaar lichaam regio Zuid-Holland Zuid van de Gemeenschappelijke Regeling Zuid- Holland Zuid.

16 Inhoudsopgave blz. 1. Voor het aanbesteden van werken, leveringen of diensten worden door gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de Drechtsteden de geldende regels nageleefd. 2. De aanbestedende dienst is altijd de gemeente, 'het openbaar lichaam regio Zuid- Holland Zuid' of het openbaar lichaam Drechtsteden. 3. Bij opdrachten boven de Europese drempelbedragen is Europees aanbesteden verplicht. 4. Bij opdrachten onder de Europese drempelbedragen besteden gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid of de Drechtsteden aan volgens de procedure die behoort bij de in het beleid vastgestelde drempelwaarde. 5. Wanneer aanbesteden volgens het beleid niet meer doelmatig is, kan gemotiveerd van het beleid worden afgeweken. 6. Voorstellen tot afwijking van de te volgen procedure moeten altijd zijn voorzien van een advies van de service-eenheid Inkoop en ter beslissing worden voorgelegd aan degene die op grond van een mandaatbesluit bevoegd is te beslissen over het afwijken van een aanbestedingsprocedure. 7. In de planning van projecten horen de aanbestedingsprocedures en de daarbij behorende termijnen te worden opgenomen. 8. Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten met het doel om aanbestedingsregels te ontduiken. 9. Gelijksoortige opdrachten worden zoveel mogelijk gebundeld. 10. Bij opdrachtverlening wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van raamovereenkomsten Bij aanbesteding van opdrachten voor de uitvoering van werken wordt gebruik gemaakt van het ARW 2005 of eventuele actuelere reglementen. 12. Op de opdrachten tot het leveren van producten en het verrichten van diensten, en overeenkomsten die hieruit voortvloeien, worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden van toepassing verklaard. 13. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen worden waar mogelijk één of meerdere regionale bedrijven in de gelegenheid gesteld om aan de aanbesteding mee te doen. 14. Bij alle aanbestedingsprocedures worden objectieve en niet-discriminerende selectiecriteria gebruikt. 15. Gunning van een opdracht vindt plaats op basis van een objectief gunningscriterium. 16. Bij opdrachten tot het uitvoeren van werken of het verlenen van diensten is de regeling 'Social Return on Investment' van toepassing. 17. Contracten die niet conform de aanbestedingsregels zijn gesloten, worden waar mogelijk beëindigd. 18. Bij het inkopen van producten en diensten moet er zoveel mogelijk sprake zijn van 'duurzaam inkopen'. 19. Voorgenomen aanbestedingsopdrachten waarvoor conform beleid meer dan één offerte moet worden aangevraagd, moeten per opdracht en per aanbestedende dienst worden gemeld bij de service-eenheid Inkoop. 20. Een voornemen tot innovatief aanbesteden, het gebruik van innovatieve samenwerkingsverbanden of het gebruik van innovatieve contractsvormen, wordt vóór het leggen van de contacten met de marktpartij gemeld bij de service-eenheid Inkoop, om te bezien of de daaruit voortvloeiende samenwerkingsvorm (Europees) moet worden aanbesteed. 21. Van iedere aanbesteding wordt door het organisatieonderdeel dat de aanbesteding uitvoert een dossier aangelegd en bijgehouden. 22. Zodra een contractbeheersysteem operationeel is, worden alle contracten die voortvloeien uit het aanbestedingsbeleid hierin vastgelegd. 23. Over de uitvoering van het aanbestedingsbeleid vindt rapportage plaats via de reguliere P&C-cyclus.

17 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Overzicht van de werkgroep- en klankbordgroepleden van het project 'Aanbestedingsbeleid GRD en haar deelnemers'. Algemene Inkoopvoorwaarden van de GRD en haar deelnemers. Modelbepaling Social Return on Investment. Overzicht van stukken die zich in het aanbestedingsdossier dienen te bevinden.

18 1. Voor het aanbesteden van werken, leveringen of diensten worden door gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de Drechtsteden de geldende regels nageleefd. De overheid (waartoe gemeenten en openbare lichamen van gemeenschappelijke regelingen behoren) is een grote afnemer van goederen en diensten. Zij mag echter in de meeste gevallen niet een willekeurig bedrijf kiezen dat de goederen of diensten levert. Hetzelfde geldt voor het laten uitvoeren van een werk. Voor het kiezen van ondernemingen gelden speciale procedures die moeten worden nageleefd volgens het geldende aanbestedingsrecht. Boven een bepaald bedrag is de Nederlandse overheid verplicht om opdrachten Europees aan te besteden. Het doel van Europees aanbesteden door de overheid is het openstellen van de markt voor alle bedrijven in de Europese Unie, ongeacht het land waar ze zijn gevestigd. Op deze manier streeft men na dat alle aanbieders een eerlijke kans krijgen. Een nationale overheid mag dus ondernemingen uit het eigen land niet bevoordelen bij het gunnen van opdrachten. Naast het creëren van een optimale marktwerking (het doel wat de EU voorstaat) is voor de gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de Drechtsteden vooral van belang om via deze manier van inkopen het beste product voor een marktconforme prijs te verkrijgen ('waar voor je geld'). In het kader van bestuurlijke integriteit zijn gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de Drechtsteden voorts genoodzaakt om publieke middelen zo doelmatig mogelijk in te zetten en hierover ook verantwoording af te leggen. Hierdoor ontstaat een professioneler inkoopproces, wat leidt tot besparingen en efficiëntie. Tot slot ziet ook de accountantscontrole op het correct naleven van de aanbestedingsregels. Bij het niet-naleven van de (Europese) regels kan de goedkeuring met betrekking tot rechtmatigheid worden onthouden. Het aanbestedingsrecht is vastgelegd in Europese richtlijnen. Voor de Drechtsteden, de deelnemende gemeenten en de regio Zuid-Holland Zuid, is de Richtlijn Overheden (2004/18/EG van 31 maart 2004) van belang. Deze Europese richtlijn is naar nationaal recht omgezet in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten, afgekort Bao. In de Richtlijn, en dus ook in het Bao, is bepaald dat opdrachten voor werken, leveringen diensten boven een bepaalde waarde volgens de Europese aanbestedingsregels moeten worden aanbesteed. Deze drempelbedragen worden door de Europese Commissie elke twee jaar vastgesteld. Op het moment van vaststellen van dit beleid, bedragen deze drempelbedragen voor 2008 en 2009: - voor overheidsopdrachten voor werken: voor overheidsopdrachten voor leveringen: - voor overheidsopdrachten voor diensten: - Meer informatie over de te volgen procedures en de drempelbedragen is te vinden onder de punten 3 en 4. Uit Europese en nationale rechtspraak is ondertussen gebleken dat ook als de drempelbedragen niet worden bereikt, toch aan de beginselen van het Europese verdrag en aan de beginselen van het aanbestedingsrecht moet worden voldaan, zoals het beginsel van gelijke behandeling, het verbod van discriminatie, en het transparantiebeginsel. Het beginsel van gelijke behandeling houdt in dat de aanbestedende dienst de deelnemers bij een aanbestedingsprocedure niet mag bevoordelen of benadelen ten opzichte van elkaar of ten opzichte van derden. Het beginsel van transparantie is erop gericht dat alle inschrijvers bij het formuleren van hun aanbieding gelijke kansen hebben. De relevante eisen en criteria moeten daarom voorafgaand aan de inschrijving aan de deelnemers bekendgemaakt worden.

19 Deze beginselen moeten dus altijd worden nageleefd; niet alleen wanneer de opdracht nog onder het drempelbedrag uitkomt, maar ook wanneer opdrachten (deels) zijn uitgezonderd van de aanbestedingsregels, zoals bijvoorbeeld concessieovereenkomsten voor diensten (zoals het exploiteren van een tunnel), waarop het Bao niet van toepassing is of de zogenaamde 2B-diensten (een verwijzing naar bijlage 2, onderdeel B van het Bao, waarin diensten staan vermeld die betrekking hebben op bijvoorbeeld vervoer over water, onderwijs, en sport en recreatie), waarbij slechts een klein deel van het Bao van toepassing is. Voor alle overheidsopdrachten geldt dat er steeds 'een passende mate van openbaarheid' in acht moet worden genomen. Dat wil zeggen dat er steeds bekend moet worden gemaakt dat er aanbesteed zal gaan worden, zodat potentiële inschrijvers van die opdracht kennis kunnen nemen en ook kunnen meedingen. Het aanbestedingsrecht is altijd in ontwikkeling. Het is daarom mogelijk dat uit de rechtspraak blijkt dat de Europese richtlijn (en daarmee het Bao) minder strikt kan worden uitgelegd dan wat er in het onderhavige beleid is opgenomen. Dit beleid is niet bedoeld om strenger te zijn dan het Bao. Is er in de rechtspraak een vaste lijn te ontdekken, dan mag worden uitgegaan van datgene dat in de rechtspraak is bepaald. Hetzelfde geldt voor nieuwe wetgeving. Bij strijd met het beleid, gaat nieuwe wetgeving voor. 2. De aanbestedende dienst is altijd de gemeente, 'het openbaar lichaam regio Zuid-Holland Zuid' of het openbaar lichaam Drechtsteden. In het Burgerlijk Wetboek is bepaald dat gemeenten en andere lichamen waaraan een deel van de overheidstaak is opgedragen, zoals het openbaar lichaam Drechtsteden (hierna ook te noemen: Drechtsteden), rechtspersoonlijkheid bezitten. Organisatieonderdelen van gemeenten, van de regio Zuid-Holland Zuid of van de Drechtsteden, zoals diensten, sectoren, clusters, bureaus of afdelingen, zijn geen rechtspersoon en kunnen om die reden niet aan het rechtsverkeer deelnemen. De aanbestedende dienst is daarom altijd de rechtspersoon: de gemeente, de regio Zuid-Holland Zuid of de Drechtsteden. Vooral bij het sluiten van contracten wordt dit onderscheid duidelijk. In de aanhef van een overeenkomst moet staan dat de overeenkomst wordt aangegaan door de gemeente, de regio Zuid- Holland Zuid of het openbaar lichaam Drechtsteden. Daarbij kan dan wel worden opgenomen dat de gemeente of de Drechtsteden rechtsgeldig wordt vertegenwoordigd door persoon x van afdeling y. Wie er precies bevoegd is om besluiten te mogen nemen tot het voeren van een aanbestedingsprocedure, het aangaan van overeenkomsten, of de ondertekening van bepaalde documenten en dergelijke, zal per organisatie kunnen verschillen. Deze bevoegdheden zijn geregeld in mandaatbesluiten van de eigen organisatie. Ook uit een regeling omtrent de ambtelijke organisatie, zoals een Organisatieverordening, zal daarnaast kunnen blijken wie (eind)verantwoordelijk wordt gehouden voor het verloop van een aanbestedingsprocedure als geheel. 3. Bij opdrachten boven de Europese drempelbedragen is Europees aanbesteden verplicht. De drempelbedragen waarboven Europees dient te worden aanbesteed worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De meest actuele stand van zaken met betrekking tot de drempelbedragen is te vinden op de website van het ministerie van Economische Zaken ( Op het moment van vaststellen van dit beleid bedragen - deze drempelbedragen voor 2008 en 2009: voor overheidsopdrachten voor werken: voor overheidsopdrachten voor leveringen: - voor overheidsopdrachten voor diensten: -

20 Wil een aanbestedende dienst een opdracht geven die boven deze bedragen uitkomt, dan dient Europees te worden aanbesteed. Er zijn enkele opdrachten (ten dele) uitgezonderd van de Europese procedure, ook al overschrijden deze opdrachten de drempelwaarde. Het gaat dan bijvoorbeeld om concessieovereenkomsten voor diensten, waarop het Bao niet van toepassing is of de zogenaamde 2B-diensten, waarop het Bao slechts gedeeltelijk van toepassing is (zie punt 1). Hoewel de Europese aanbestedingsregels in die gevallen niet, of slechts gedeeltelijk van toepassing zijn (zie artikel 20 en 21 Bao), blijft het onderhavige beleid toch van toepassing. Met het beleid wordt immers beoogd te voldoen aan de naleving van de beginselen van aanbestedingsrecht, die onder punt 1 al aan de orde kwamen (gelijke behandeling, non-dicriminatie, transparantie). Er dient dus, ook in de uitzonderingsgevallen, altijd overeenkomstig dit beleid te worden gehandeld. 4. Bij opdrachten onder de Europese drempelbedragen besteden gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid of de Drechtsteden aan volgens de procedure die behoort bij de in het beleid vastgestelde drempelwaarde. Onder punt 1 en hierboven, bij punt 3, kwam al aan de orde dat altijd aan de beginselen van het aanbestedingsrecht en de beginselen van het Europese verdrag moet worden voldaan, ook al worden bij het vaststellen van de waarde van de opdracht de Europese drempelbedragen nog niet bereikt, of ook al zijn de opdrachten (deels) uitgezonderd van het Bao. Dit betekent dat de aanbesteding van opdrachten altijd op non-discriminatoire wijze moet plaatsvinden, en dat hiervoor een transparante aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd met een objectieve beoordeling. Vanzelfsprekend moet ook de doelmatigheid in het oog worden gehouden en moet de te volgen procedure in verhouding staan tot de waarde van de opdracht en de aard van de opdracht (werk, levering of dienst). Boven de Europese drempelbedragen wordt dus altijd Europees aanbesteed. Voor opdrachten onder de Europese drempelbedragen wordt aanbesteed volgens de procedure die behoort bij onderstaande drempelwaarden. Europees > het door de > het door de EC > het door de EC (met of zonder EC vastgestelde vastgestelde vastgestelde voorselectie) drempelbedrag drempelbedrag drempelbedrag Openbaar < het door de <het door de EC < het door de EC (met of zonder EC vastgestelde vastgestelde vastgestelde - voorselectie) drempelbedrag drempelbedrag drempelbedrag Meervoudig onderhands < < < (minimaal 3 offertes) Enkelvoudig onderhands < < < < (minimaal 1 offerte) Aanbestedingsvorm Werken Leveringen Diensten 2B-Diensten > het door de EC vastgestelde drempelbedrag (beperkt regime) < EC vastgestelde drempelbedrag Met bovenstaande uitgangspunten wordt bijgedragen aan het doel dat met dit aanbestedingsbeleid wordt beoogd: doelmatig, integer, professioneel, verantwoord en rechtmatig aanbesteden.

21 In punt 3 werd al in het kort ingegaan op de Europese procedures. De nationale procedures verschillen van de Europese procedures met name in de termijnen die moeten worden nageleefd en de wijze van publiceren. Bij nationale procedures kan een aankondiging in de Staatscourant, een vakblad, op een (eigen) website en/of een aanbestedingswebsite (aanbestedingskalender of TenderNed) worden gepubliceerd. 5. Wanneer aanbesteden volgens het beleid niet meer doelmatig is, kan gemotiveerd van het beleid worden afgeweken. Het kan zijn dat het aanbesteden volgens de in het schema onder punt 4 voorgeschreven aanbestedingsvorm niet doelmatig is ten opzichte van de voordelen van andere aanbestedingsprocedures. Dit zou bijvoorbeeld met de waarde van de opdracht te maken kunnen hebben, of met de aard van het werk, de levering of dienst. Het zou dan onredelijk zijn om toch aan het schema vast te houden. Er kan in uitzonderingsgevallen gemotiveerd van de in punt 4 vastgestelde procedures worden afgeweken. In ieder geval kan er worden afgeweken in de situaties zoals die zijn omschreven in artikel 31 van het Bao. Wanneer sprake is van de daar omschreven omstandigheden, kan er onderhands gegund worden. Het is immers niet de bedoeling met het onderhavige beleid strenger te zijn dan het Bao. Wil men een beroep op artikel 31 Bao doen, dan zal de aanbestedende dienst moeten aantonen dat de uitzonderingssituatie van artikel 31 Bao zich exact voordoet. Kortom, de genoemde omstandigheden luisteren zeer nauw. Daarnaast kunnen er mogelijk andere redenen zijn om af te wijken van het beleid. Van te voren is moeilijk, en zeker niet uitputtend, aan te geven wanneer sprake is van een goede reden. Een en ander is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Factoren die mee kunnen spelen zijn bijvoorbeeld de complexiteit van de opdracht, of maatschappelijke of culturele omgevingsfactoren. Soms kan ook in gevallen van spoed worden afgeweken van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure. Ook hier geldt dat de mogelijkheid tot afwijken per geval dient te worden beoordeeld. Zijn de spoedeisende omstandigheden niet te voorzien, zijn deze ook niet aan de aanbestedende dienst te verwijten, en zou het volgen van de voorgeschreven procedure schade opleveren, dan is afwijken van de regels eerder te rechtvaardigen dan wanneer een van de omstandigheden zich niet zou voordoen. Tijdgebrek als gevolg van een slechte planning mag in het algemeen geen reden zijn om af te zien van openbaar aanbesteden; het bijtijds starten van de voorbereiding van de aanbesteding van een product dient uitgangspunt te zijn! Hiervoor blijft de aanbestedende dienst verantwoordelijk. Zie hierover meer bij punt 7. Bij opdrachten die boven de Europese drempelbedragen uitkomen, is afwijken van de aanbestedingsprocedure in geen enkel geval toegestaan, behalve wanneer dit in overeenstemming met het Bao is. 6. Voorstellen tot afwijking van de te volgen procedure moeten altijd zijn voorzien van een advies van de service-eenheid Inkoop en ter beslissing worden voorgelegd aan degene die op grond van een mandaatbesluit bevoegd is te beslissen over het afwijken van een aanbestedingsprocedure. Wanneer afwijken van de vastgestelde aanbestedingsprocedure wenselijk is, is het verplicht eerst een (schriftelijk) advies te vragen bij de service-eenheid Inkoop. De service-eenheid Inkoop toetst op de toepasbaarheid (werkbaarheid) van het beleid en op wet- en regelgeving. Indien nodig stemt de service-eenheid Inkoop af met het Juridisch Kenniscentrum van het Servicecentrum van de Drechtsteden. Vervolgens geeft de service- eenheid Inkoop aan of de opdracht voor afwijking van het beleid in aanmerking komt.

22 Vanzelfsprekend moet het advies worden aangevraagd voordat met de aanbestedingsprocedure wordt gestart, en waarbij rekening wordt gehouden met de planning van de aanbestedingsprocedure. Zie ook punt 7. Vervolgens dient de beslissing te worden genomen of er zal worden afgeweken van het beleid. Het advies van de service-eenheid Inkoop is niet bindend. De doorslaggevende keuze wordt gemaakt door degene die op grond van een mandaatbesluit bevoegd is te beslissen over het afwijken van een aanbestedingsprocedure voor zijn dienst, sector, cluster, bureau of afdeling. Deze persoon is dus verantwoordelijk voor de keuze. Bij het terzijde leggen van een advies moet hij zich derhalve bewust zijn van de risico s die de organisatie loopt. Het advies wordt in het aanbestedingsdossier opgenomen. 7. In de planning van projecten horen de aanbestedingsprocedures en de daarbij behorende termijnen te worden opgenomen. Goed aanbesteden betekent op tijd beginnen. Al bij de vaststelling van de begroting voor het volgende jaar zal moeten worden bezien welke aanbestedingsprocedures gestart moeten worden om op tijd de aanbestedingen te voltooien. Bij aanbesteden moet dus zowel met de voorbereidingstijd als met de periode voor uitvoering van de aanbestedingsprocedure en de contractering rekening worden gehouden. De periode voor uitvoering van de aanbestedingsprocedure hangt af van de aanbestedingsvorm die is gekozen, van de tijd die nodig is om de aanbiedingen te beoordelen, en van de tijd die nodig is om met de winnende partij een contract te sluiten. Hoewel de planning van de te volgen aanbestedingsprocedure de verantwoording blijft van de aanbestedende dienst, kan advies hierover worden ingewonnen bij de service-eenheid Inkoop. In het begin van de aanbestedingsprocedure dient een goed programma van eisen of bestek te worden opgesteld. In het programma van eisen omschrijft de aanbestedende dienst haar behoefte door haar eisen en wensen vast te leggen. Bij deze eisen en wensen gaat het om een omschrijving van alle eisen die aan een werk, levering of dienst worden gesteld, bijvoorbeeld ten aanzien van het kwaliteitsniveau, de afmetingen of de gebruiksgeschiktheid. Bij een (Europese of) openbare aanbestedingsprocedure (inclusief besteksfase) dient al gauw rekening te worden gehouden met een tijdsduur van vier tot vijf maanden, inclusief het opstellen van een programma van eisen/ bestek. Bij meervoudig onderhands aanbesteden is de totale duur van het proces van bestek opstellen tot en met de gunning enkele weken korter. Tijdgebrek is geen argument om onderhands aan te besteden (zie punt 5). Ook het bestuur dient rekening te houden met de termijnen die voor een goede aanbestedingsprocedure nodig zijn. Politiek-bestuurlijke eisen waardoor opleveringstermijnen in het gedrang komen, moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. In ambtelijke adviezen inzake de planning van projecten hoort het belang van een goede aanbestedingsprocedure dan ook te worden opgenomen. 8. Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten met het doel om aanbestedingsregels te ontduiken. In de Europese richtlijn en in het Bao (artikel 9) is uitdrukkelijk opgenomen dat het voor het bepalen van de geraamde waarde van een opdracht voor werken, leveringen of diensten niet is toegestaan om opdrachten te splitsen of om bijzondere regels te gebruiken voor de berekening van die waarde. Ook mag de aanbestedende dienst bij het maken van de keuze van de methode van berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht niet de intentie hebben om de overheidsopdracht aan het Bao te onttrekken.

23 Allerlei trucs als spreiding van een opdracht in de tijd of het opknippen van opdrachten in kleinere onderdelen, teneinde per deelopdracht onder de drempelbedragen van de Europese richtlijnen te blijven, zijn dus expliciet verboden. De berekening van de waarde van een opdracht wordt gebaseerd op het totale bedrag van de opdracht, exclusief omzetbelasting. Bij de berekening moet ook rekening worden gehouden met eventuele opties en eventuele verlengingen van het contract. Uitgangspunt is derhalve de geraamde waarde van de opdracht gedurende de maximale contractduur. Uitgangspunt bij het bepalen van de waarde is de overheidsopdracht zoals deze is gedefinieerd door de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst moet zich dus laten leiden door de behoefte aan het betrokken werk of product of de betrokken dienst waarop de opdracht betrekking heeft, en dus niet door de wens om de overheidsopdracht niet te hoeven aanbesteden overeenkomstig het Bao. In lid 1 tot en met 16 van artikel 9 van het Bao is opgenomen hoe de raming van de opdracht tot stand komt. Ook biedt dit artikel een mogelijkheid om de aanbesteding te gunnen in percelen. Op grond van artikel 9 Bao dient dan de totale waarde van die opgetelde percelen als grondslag voor de berekening van de geraamde waarde van de overheidsopdracht. Splitsing in percelen kan er dan toe leiden dat er meerdere contracten worden gesloten op basis van één aanbesteding. Voor elk perceel kan dan een aanbieding worden ingediend. Ook kleinere spelers op de markt kunnen dan meedingen. Zo kan soms doelmatiger worden aanbesteed. 9. Gelijksoortige opdrachten worden zoveel mogelijk gebundeld. Onder punt 2. werd al aangegeven dat de aanbestedende dienst de gemeente, 'de regio Zuid- Holland Zuid' of het openbaar lichaam als geheel is. Een onderdeel van de organisatie is derhalve geen aanbestedende dienst. De kans is aanwezig dat verschillende organisatieonderdelen binnen gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid of de Drechtsteden niet van elkaar weten dat zij een soortgelijke opdracht, wensen aan te besteden. Zo zouden beide organisatieonderdelen bijvoorbeeld behoefte kunnen hebben aan uitzendkrachten of aan kantoorartikelen en nieuw meubilair. Ook dit - onbewust - knippen van opdrachten dient te worden vermeden. Hoewel het bundelen van opdrachten slechts binnen gemeenten, binnen de regio Zuid-Holland Zuid of binnen de Drechtsteden verplicht is (en derhalve niet tussen de gemeenten onderling), is bundeling met het doel waarvoor het Servicecentrum (SCD) van de Drechtsteden is opgericht, zeker wenselijk. Gelijksoortige leveringen en diensten moeten dus in ieder geval organisatiebreed of kunnen (wanneer dit doelmatig is) zelfs regiobreed bij elkaar genomen worden, om vervolgens aan de hand van het totaal te bepalen welke procedure gevolgd moet worden. De rol van de service-eenheid Inkoop is erop gericht deze opdrachten in kaart te brengen en waar mogelijk samen te brengen. Om onbewust knippen te voorkomen kunnen bepaalde inkooppakketten via een centrale afdeling verlopen. De inhuur van personeel kan bijvoorbeeld lopen via P&O; de inkoop van alle kantoorartikelen en meubilair via een facilitaire dienst. Opdrachten in het algemeen, die niet via specifieke inkooppakketten verlopen, kunnen via de service-eenheid Inkoop worden gebundeld, omdat deze eenheid - wanneer de opdrachten daar gemeld worden - goed zicht heeft op de opdrachten die lopen binnen de organisatie. Om te kijken of koppeling tussen soortgelijke opdrachten mogelijk is, dienen zo spoedig mogelijk na vaststelling van de begroting alle bestedingsplannen binnen een gemeente, de regio Zuid-Holland Zuid of Drechtsteden die betrekking hebben op werken, leveringen en diensten voor dat komende jaar te worden voorgelegd aan de service-eenheid Inkoop. Ook van tussentijdse opdrachten wil de serviceeenheid Inkoop op de hoogte zijn. Er zal jaarlijks overleg plaatsvinden tussen de service-eenheid Inkoop en de organisatieonderdelen van de Drechtsteden, de Regio Zuid-Holland Zuid en gemeenten om af te stemmen welke aanbestedingen plaatsvinden en of bundeling van opdrachten mogelijk en wenselijk is. In punt 19 wordt dieper ingegaan op het melden aan de service-eenheid Inkoop van opdrachten voor werken, leveringen en diensten binnen gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid of de Drechtsteden.