Programma technische briefing

Transcriptie

1 Programma technische briefing Welkom & inleiding : Klantreis aanvraag subsidie : Digitale transformatie : Digitalisering Gelderland : Provincie Gelderland 21/02/2019 1

2 Omgevingswet

3 Een nieuw bestuur: momentum voor een versnellingsimpuls

4 Klantreis aanvraag subsidie

5 Waarom? Vanuit het perspectief van de aanvrager de dienstverlening optimaliseren: Geen barrières in het aanvragen van een subsidie Geen barrières in de communicatie

6 Wat is een klantreis? Een instrument om te achterhalen waar de klant tevreden mee is, wat de knelpunten zijn en waar kansen liggen voor optimalisatie van de dienstverlening. 6

7 Persona Ondernemend Praktisch Wil graag regie houden Verbaal sterk Denkt in oplossingen Resultaat belangrijker dan proces XXXx heeft een eigen evenementenbureau en uitgebreide ervaring met het organiseren evenementen. Hij is een bekende in het Gelderse netwerk van kunst & cultuur en altijd bereid om minder ervaren organisatoren te adviseren op verschillende terreinen. In zijn vrije tijd reist hij graag en bezoekt hij het liefst kleine festivals. Als zelfstandig ondernemer vindt hij persoonlijk contact met zijn opdrachtgevers belangrijk. Aan het schrijven van projectvoorstellen heeft hij een broertje dood, liever steekt hij zijn creativiteit in de vernieuwing van festivals. XXXX heeft enigszins een haat/liefde verhouding met de overheid. Hij maakt vaak gebruik van de subsidiemogelijkheden van gemeenten en provincies maar heeft een hekel aan alle regels en voorwaarden die worden opgeworpen om een festival te organiseren. Volgens hem is de afstand tussen de overheid en festivalorganisatoren te groot en begrijpt de overheid en zeker de provincie weinig van de culture sector. Subsidieregelingen waar het eerst komt, eerst maalt principe geldt, komt de kwaliteit en vernieuwing in projectvoorstellen volgens hem niet ten goede. Het krijgen van een subsidie voor een evenement Slechte aansluiting tussen voorwaarden subsidie en de praktijk. De eisen aan de begroting zijn b.v. niet realistisch. Digitale systeem om aanvraag in te dienen werkt niet mee. Vindt dat provincie te grote afstand heeft tot culturele sector. Wil graag begrijpelijke informatie over regels, beoordelingscriteria en benodigde documenten om een subsidie aan te vragen. Heeft behoefte aan inzicht in de procedure nadat hij een aanvraag Wat gebeurt er met de aanvraag, hoe wordt deze beoordeeld? Wil een overheid die aanvragers van subsidies het eenvoudiger maakt om aanvragen in te dienen zaken in plaats van het opwerpen van technische digitale blokkades.

8 Persona Praktisch Openbare Ruimte Gericht op relatie Wil graag controle Vakkundig en professioneel Creatief in oplossingen XXXXX is 45 jaar, gescheiden. Ze woont met haar twee dochters van 15 en 17 in Wageningen. Ze werkt al meer dan 8 jaar als beleidsadviseur Openbare Ruimte bij een middelgrote gemeente en is in haar functie verantwoordelijk voor adviezen over de inrichting van openbare ruimte en mobiliteitsvraagstukken. In haar vrije tijd bezoekt ze graag musea en oude steden door heel Europa Caroline vindt het belangrijk om haar netwerk met andere gemeenten en met de provincie goed te onderhouden. Ze steekt veel tijd in het bijwonen van informatiebijeenkomsten. Voor collega s van kleinere gemeenten is ze vaak een aanspreekpunt in haar vakgebied. Haar kennis met het aanvragen van subsidies deelt ze graag. XXXXXX onderhoudt uitstekende contacten met beleidsmedewerkers van de provincie die zich bezighouden met regionale bereikbaarheid en mobiliteit in Gelderland. Ook heeft ze goede contacten binnen de afdeling Uitvoering werken. De lijntjes met deze overheidscollega s zijn erg kort, daardoor weet ze al vroeg wanneer er bruikbare regelingen aan komen en is er veelvuldig overleg over het inpassen van plannen binnen de regelingen. In de praktijk merkt Caroline dat de provinciale subsidieregels niet goed aansluiten op het gemeentelijke systeem van besluitvorming en financiering. Het krijgen van subsidies voor aanpassingen in de openbare ruimte van de gemeente Druten. Planning en besluitvorming van infrastructurele projecten sluit niet aan op de besluitvorming over de subsidie. Beleidsafdeling en afdeling Subsidieverlening zitten niet op een lijn in de uitvoering van regels. Minimale eisen over wat aan te leveren ontbreekt op de website. Wil graag als een bekende klant van de provincie worden gezien en niet steeds al bekende informatie opnieuw moeten invoeren. Wil een aanvraagformulier dat aansluit bij de gemeentelijke situatie, zonder overbodige vragen. Heeft behoefte aan snellere besluitvorming. Wil geen tegenstrijdige uitleg over de uitvoering van regels tussen Programmering en Subsidieverlening Wil het liefst een vast contactpersoon bij de afdeling Subsidieverlening

9 Klantreis Aanvraag Subsidie Ik oriënteer mij op de Ik doe kennis op over de Fase 1 Fase 2 Ik heb overleg subsidiemogelijkheden Fase 3 met de Ik schrijf Fase een projectplan subsidie-voorwaarden 4 Ik dien de Fase aanvraag 5 in Ik heb mijn Fase aanvraag 6 provincie of laat dit doen via het subsidie-portaal ingediend van de provincie van de regeling Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Ik heb een prettig overleg met de provincie en weet nu goed hoe de regeling in elkaar zit Ik ben klaar en wacht af Goede attendering via netwerk Moeilijk om passende subsidie te vinden De informatie over de regelingen is veel en complex Onduidelijk waarop de commissie de aanvraag beoordeelt Aanvraagformulier is te moeilijk en bevat dubbelingen met de bijlages Radiostilte na indiening Invullen geeft stress, want wie het eerst komt, het eerst maalt Techniek hapert

10 Resultaten zomer 2019 Vernieuwde website Eén subsidieportaal met daarop alle subsidiediensten Aanvragen (op maat met minder bijlagen) Melden Vaststellen DigiD en E-herkenning Resultaten 2020 Voorinvullen bekende gegevens Berichtenbox

11 Digitale Transformatie Wat, hoe en waar ligt focus in 2019 INSPIRATIE GAAF GELDERLAND (MAATSCHAPPELIJKE OPGAVEN) BORG -ING Digitaal Volwassen KENNIS

12 Waar werken we heen We hebben voldoende expertise in huis om datagedreven en vernieuwend te zijn en de economische en maatschappelijke kansen van digitalisering te benutten We kijken naar buiten, we werken samen met buiten, we leren van buiten Keuzes maken en initiatieven in samenhang bekijken is routine Digitalisering is onderdeel van het dagelijks werk en digitaal denken en doen is ons nieuwe normaal We leren continue, experimenteren in kleine stappen (permanent bèta) en inspireren We zijn flexibel, wendbaar, veilig, snel en betrouwbaar

13 Waarvoor doen we het Snel & Slim: Digitaal Gelderland Doelgericht digitaliseren met de menselijke maat Deze ambitie is uitgewerkt in i-strategie met 4 pijlers: 1. De Digitale Provincie Digitalisering inzetten om veilig, snel en betrouwbaar burgers en bedrijven optimaal te bedienen (digitale dienstverlening) én op veilige wijze de economische en maatschappelijke kansen van digitalisering te benutten 2. Open, Transparant en Verantwoordelijk Open en transparant in besluitvorming en handelen, verantwoordelijk door bewust met veiligheid, privacy en ethiek om te gaan 3. Innovatie & Samenwerking Faciliteren en stimuleren van innovatie met én in de buitenwereld 4. Slim omgaan met Data Focus op open data en het slim combineren en analyseren van data waardoor nieuwe toepassingen ontstaan

14 10 datagedreven en innovatieve casussen in opgaven Digitalisering in DNA opgaven brengen (dagelijks routine maken) Einsteinweek/ 3x Einstein Light TedTalks Digitale Goodiebags DigiLab DigiEtalage INSPIRATIE GAAF GELDERLAND (MAATSCHAPPELIJKE OPGAVEN) BORG -ING Betrouwbare informatie en data (Programma Informatiehuishouding op Orde en Dataprogramma incl. datastrategie Portfolio & IVA Wettelijke verplichtingen Informatiemanagement Communicatie Digitaal Volwassen Groen = Fundamenteel voor de komende jaren (de strategische koers) Kennis op maat brengen in de teams Kennis vergaren door te doen met de teams (opgavegericht) Ambitie en doelen Snel & Slim verspreiden Samenwerking met partners organiseren KENNIS Leergang Digitaal Leiderschap Digitaal Rijbewijs Digitalisering in HR academie Trainingsaanbod Digitalisering in introductieprogramma