PRINTMACHINE SOFTWARE

Transcriptie

1 PRINTMACHINE SOFTWARE De software-oplossing voor uw output management en verwerking van uw poststroom Modulair, flexibel en kostenbesparend WE VALUE YOUR MAIL

2 INHOUD AUTOMATISEER Optimaliseer uw documentverwerking: op papier of elektronisch CREËER Ontwerp uw documenten eenvoudig en flexibel PRINT Maak optimaal gebruik van printerfuncties en -prestaties DISTRIBUEER Selecteer de ideale communicatiewijze VERZEND Profiteer van automatische postverwerking ARCHIVEER Vereenvoudig uw elektronische archivering

3 AUTOMATISERING VAN OUTPUT MANAGEMENT EN POSTVERWERKING WAAROM? Directe communicatie met klanten, leveranciers en werknemers is essentieel voor elk bedrijf. Zakenpartners stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van geleverde informatie, en verwachten dat deze optimaal op hun individuele behoeften is toegesneden. De IT-sector moet goed op deze trend kunnen inspelen, zowel nu als in de toekomst. Moderne bedrijven realiseren zich dat facturen, rekeningoverzichten, verzekeringspolissen, salarisstroken en andere documenten kunnen worden gebruikt als hoogwaardige communicatiemiddelen. Vrijwel geen enkel ander communicatiemiddel is in staat de volledige aandacht van de ontvanger te trekken. Maak dus gebruik van deze informatiedragers en zorg dat zowel uw zakenpartners als uw bedrijf ervan profiteren! PrintMachine, het softwarepakket voor Output Management dat gebruik maakt van de modernste informatietechnologie, formatteert de uitvoer van uw bedrijfsapplicaties zodanig dat u een onuitwisbare indruk maakt op uw klanten en zakenpartners. Bovendien worden de productie, distributie, verzending en archivering van documenten allemaal volledig geautomatiseerd en wordt de postverwerking geoptimaliseerd om kosten te reduceren. Het onderhouden van goede relaties met klanten en zakenpartners door middel van uitstekende communicatie is te belangrijk om te verwaarlozen. Kort samengevat: PrintMachine maakt het eenvoudiger om uw relaties met klanten en zakenpartners te verdiepen. De software stelt u in staat hoogwaardige documenten te creëren met een aantrekkelijke en persoonlijke uitstraling, zodat succes verzekerd is en tegelijkertijd kosten worden gereduceerd. VOORDELEN Lagere kosten Hogere mate van klanttevredenheid Verbetering van logistieke efficiëntie en bedrijfsprocessen Automatisering van uw postkamer en postverwerking Gebruiksgemak dankzij geavanceerde informatietechnologie Toegevoegde marketingwaarde

4 AUTOMATISEER OPTIMALISEER UW DOCUMENTVERWERKING: OP PAPIER OF ELEKTRONISCH HOEKSTEEN VAN SUCCESVOLLE COMMUNICATIE De PrintMachine-server ontvangt onbewerkte en voorgeformatteerde gegevens uit verschillende open en particuliere systeemomgevingen en zet deze om in zakelijke documenten zoals facturen, rekening-overzichten, verzekeringspolissen, etiketten of mailmerge-brieven. PrintMachine analyseert de onbewerkte en voorgeformatteerde gegevens en activeert de ontwerp- en verwerkingsprocessen. Het systeem beheert de printuitvoer en de digitale distributie van geformatteerde documenten volledig automatisch en maakt documenten gereed voor elektronische archivering. Daarnaast voegt de software intelligente OMR-markeringen of barcodes aan de documenten toe, zodat couverteersystemen kunnen worden beheerd. Dankzij de grafische gebruikersinterface en de Point & Click -functie kunnen gebruikers het systeem en de documenten gemakkelijk configureren en gebruiken. TOEGEVOEGDE WAARDE VOOR AL UW BEDRIJFSAPPLICATIES! De PrintMachine-software is erop gericht onbewerkte printgegevens vanuit uw applicatie om te zetten in effectieve communicatie met uw zakenpartners en werknemers flexibel, persoonlijk en op het juiste moment! EENVOUDIGE INTEGRATIE VAN HET SYSTEEM PrintMachine kan in bijna elke systeemomgeving en in elke procesreeks worden geïntegreerd. In de meeste gevallen hoeft u uw applicaties op geen enkele manier aan te passen. VOORDELEN Centraal beheer van de formattering, productie en distributie van al uw documenten Aanzienlijke kostenbesparingen dankzij consistente en geautomatiseerde documentverwerking voor alle applicaties Uw bedrijf krijgt een professionelere uitstraling doordat al uw documenten volgens dezelfde huisstijl worden ontworpen Gebruiksgemak voor operators en beheerders dankzij standaardisering van documentconfiguratie en onderhoud Ondersteuning van de volledige functionaliteit van elke kleuren- of zwart/wit-laserprinter

5 PrintMachine biedt een Output Management-oplossing voor uw hele bedrijf en optimaliseert uw documentverwerking binnen uw bestaande systeemomgeving. U zult versteld staan hoe snel u de kwaliteit en de effectiviteit van documenten voor al uw bedrijfsapplicaties kunt verbeteren! Systeemomgevingen UNIX, AS/400, Windows 2000/XP/Vista, VMS, IBM MVS, LINUX, overig Swiss Quality Software BTA PrintMachine Onbewerkte gegevens ( ruwe data ) ASCII-tekst voor regel-/matrixprinters, XML, flatfiles, SAP-RDI, CSV, overig Voorgeformatteerde gegevens PCL, PDF, Windows, AFP, Postscript, TIFF (met OCR), overig Formatteren /Ontwerpen Verzendklare kwaliteitsdocumenten Toevoegen Barcodes, overlays, OMR-tekens, aanvullende teksten, overig Elektronisch verzamelen, sorteren en groeperen Elektronisch postvak met dashboard en postoptimalisatie MS Office RTF Fax Internet EBPP Gefrankeerde post Printers Volledige ondersteuning van printerstuurprogramma s Archiveringssystemen PDF, TIFF, overig Couverteersysteem Technologie op basis van stuurprogramma s

6 CREËER ONTWERP UW DOCUMENTEN EENVOUDIG EN FLEXIBEL FILIAAL- EN TAALSPECIFIEKE FORMULIEREN Een groot voordeel voor bedrijven met verschillende filialen of dochterondernemingen de formulieren zelf zijn meestal door het hele bedrijf heen volgens dezelfde huisstijl ontworpen, maar logo s en adressen moeten voor elke bedrijfseenheid apart worden geprint. Universele ondersteuning van taalspecifieke uitvoer van teksten, logo s, tekstmodules en aanvullende teksten. SPECIALE LETTERTYPEN EN FUNCTIES Naast standaardlettertypen ondersteunt het systeem ook speciale lettertypen zoals OCR-A, OCR-B, CMC-7 en vele andere. PrintMachine kan ook overweg met andere functies zoals het berekenen van controlesommen of het samenstellen van de relevante tekstregels. AANVULLENDE TEKSTEN VOOR 1-op-1 MARKETING Dit is een van de favoriete hulpmiddelen van de marketingafdeling: bedrijfsdocumenten kunnen worden gebruikt als reclamemiddelen en ze kunnen worden voorzien van boodschappen die op een bepaalde klant of zakenpartner zijn toegesneden. OPTISCHE TEKENHERKENNING (OMR) PrintMachine voegt intelligente OMR-markeringen of barcodes toe, waarmee de verschillende functies van een couverteersysteem automatisch kunnen worden beheerd. BARCODERING PrintMachine print barcodes en kan daarnaast controlesommen berekenen en verwerken. Gangbare typen barcodes (één- en tweedimensionaal) worden ondersteund. FORMULIERENSETS EN KOPIEËN Laserprinters vormen tegenwoordig de ultieme vervanging van carbonpapier of de chemische kopieën die vroeger moesten worden gemaakt. Elke kopie kan apart worden vormgegeven! De bedrijfsapplicatie hoeft geen kopieën meer te maken. TEKSTMODULES PrintMachine stelt documenten samen uit tekstmodules op individuele basis, afhankelijk van het type klant, de taal of andere eigenschappen. DYNAMISCHE INTEGRATIE VAN GRAFISCH MATERIAAL Elementen zoals afbeeldingen, grafische voorstellingen of handtekeningen kunnen dynamisch in de documenten worden ingevoegd. MODULAIRE OPZET VOOR FORMULIEREN Het modulaire systeem kan worden gebruikt om de configuratie en het onderhoud van PrintMachine te vereenvoudigen wanneer u met een aantal vergelijkbare lay-outs, aanvullende teksten, overlays, barcodes of archiveringsregels werkt. Overbodige elementen worden verwijderd. KLEURONDERSTEUNING PrintMachine ondersteunt kleur in de lay-out en het ontwerp van documenten. ONTWERP MET POINT & CLICK De nieuwe standaard voor visuele configuratie! In tegenstelling tot de conventionele Drag & Drop -functie biedt Point & Click u de mogelijkheid tot een What You See Is What You Get -weergave van uw documenten, inclusief logo s, kaders en randen, variabele gegevens en dynamisch ingevoegde afbeeldingen en grafisch materiaal. MAILMERGE-BRIEVEN PrintMachine beschikt over een supersnelle mailmerge-functie voor het genereren van documenten op basis van een sjabloonbrief die direct aan uw bedrijfsapplicatie kan worden gekoppeld. Deze functie is geschikt voor het produceren van grote hoeveelheden. GRAFIEKEN PrintMachine creëert verschillende grafieken tussen de bedrijven door en integreert ze in bestaande pagina s of maakt nieuwe aan. VOORDELEN Gebruikersvriendelijke WYSIWYG-weergave om het uiterlijk van documenten snel en gemakkelijk te verbeteren Documenten maken een betere indruk op klanten en zakenpartners omdat ze specifiek op individuele behoeften of op bepaalde productcategorieën kunnen worden toegesneden Snelle implementatie van bedrijfsvereisten met betrekking tot de huisstijl dankzij een bibliotheek met grafisch materiaal en elementen die van toepassing zijn op verschillende bestandstypen Eenvoudige implementatie van één- en tweedimensionale barcodes Hoge mate van klanttevredenheid dankzij verbetering van visuele aspecten van documenten (dynamisch geïntegreerde grafische voorstellingen, afbeeldingen en grafieken die zijn toegesneden op de individuele behoeften van klanten)

7 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P.O. OMR Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user 251 surface 31 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P.O. OMR Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user 251 surface 31 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Customer Name Customer Number Your Account Officer Phone Number EUR PRINTMACHINE TEST-KUNDE MARC MUSTER +41 (0) Recapitulation assets Short Term Investments Bonds incl. Funds Equities incl. Funds Portfolio valuation as of 07. June 2001 % Currency mix EURO US DOLLAR SWISS FRANCS Valuation currency EUR U ontdekt al gauw de meerwaarde van PrintMachine wanneer u ervaart hoeveel flexibiliteit deze software u biedt bij het ontwerp en beheer van afzonderlijke documenten en documentensets. Ontwerpen van hoge kwaliteit resulteren in verzendklare documenten die volledig aan uw behoeften voldoen. Invoice No P.O. No Account No Sales Manager Assistant Anne Miller Date 20th February VAT No Please ask for our large volume prices! Mr. John Smith Filiaalspecifieke formulieren Speciale lettertypen en functies Aanvullende teksten voor 1-op-1 marketing Optische tekenherkenning (OMR) Barcodes (tweedimensionaal) Kix barcodering (portokorting) Invoice Item Description Quantity Unit Price Discount Total XYT 8822 Cellular Phone % XYT 9933 Cellular Phone % incl. Chatboard Taalspecifieke formulieren Formulierensets en kopieën Tekstmodules Dynamische integratie van grafisch materiaal XYT 3955 Cellular Phone % Payment Terms 15 days net Thank you for your order. Total Modulair ontwerp voor formulieren ter ondersteuning van uw huisstijl, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Printed by BTA PrintMachine Printed by BTA PrintMachine Printed by BTA PrintMachine Kleurondersteuning Filiaalspecifieke formulieren Barcodes (ééndimensionaal), Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Credit Statement of Account Invoice PRIVATE BANK Ontwerp met Point & Click Mailmerge-brieven Grafieken

8 PRINT MAAK OPTIMAAL GEBRUIK VAN PRINTERFUNCTIES EN -PRESTATIES GESORTEERDE EN GEGROEPEERDE UITVOER U kunt de uitvoer van documenten volgens verschillende sorterings- en groeperingscriteria sturen (bijv. hetzelfde adres, hetzelfde filiaal, dezelfde vertegenwoordiger). PARALLELPRINTEN VOOR GROTE HOEVEELHEDEN Er kunnen verschillende printers tegelijk worden aangesloten zodat printopdrachten door meer dan slechts één printer kunnen worden uitgevoerd. Door de hoeveelheid post op deze manier over meerdere printers te verdelen, kunt u in korte tijd grote hoeveelheden post verwerken en kosten besparen. VOLLEDIGE ONDERSTEUNING VAN HET PRINTER- STUURPROGRAMMA PrintMachine kan verschillende toevoer- en uitvoerbakken activeren, afhankelijk van de formulieren die worden verwerkt of op basis van andere criteria. Dit is een handige functie voor documenten die uit verschillende papiersoorten moeten worden samengesteld. Daarnaast worden alle functies ondersteund waarover het printerstuurprogramma beschikt (zoals mediumtype, vouwen, nieten en perforeren). INTELLIGENT DUBBELZIJDIG PRINTEN PrintMachine kan documenten zowel enkelzijdig als dubbelzijdig afdrukken. Alle PrintMachine-functies zijn van toepassing op de voorzijde en de achterzijde van het document. Op de achterzijde worden vaak algemene voorwaarden en dergelijke geprint. PRINTEN VAN ETIKETTEN Dankzij de mogelijkheid barcodering aan te brengen met PrintMachine en de ondersteuning die de software biedt voor uiteenlopende barcodes- en laserprinters kan het systeem worden gebruikt voor identificatie, logistieke en overige toepassingen. HERHALEN VAN PRINT JOBS Met de oproepfunctie kunt u documenten die al eerder zijn geprint nogmaals printen. Dankzij de templates en de zoekfunctie waarmee u de volledige tekst kunt doorzoeken, kunt u iedere gewenste pagina oproepen en opnieuw afdrukken. PERIODIEKE OF HANDMATIGE ACTIVERING VAN PRINT JOBS Met PrintMachine kunt u de uitvoer van documenten beheren aan de hand van het tijdstip en de prioriteit. Dankzij deze functie kunt u documenten voor specifieke (groepen) ontvangers op een vast tijdstip per dag, week of maand of op aanvraag afleveren. VERSPREID PRINTEN VIA LAN/WAN Om documenten in uw hele bedrijf te kunnen printen en verspreiden, moet u over ondersteuning voor netwerktechnologie beschikken. De open architectuur van PrintMachine zorgt voor optimalisering van uw printbeheer door middel van technologie voor gedistribueerde netwerken. OPERATOR DASHBOARD Met het Operator Dashboard kunt u documenten en print jobs die al zijn afgehandeld of die nog in de wachtrij staan voortdurend in de gaten houden. Elke print job kan met een eenvoudige muisklik naar een andere printer worden gestuurd. Handmatige print jobs en taken voor het printen van kopieën kunnen gemakkelijk worden geactiveerd via het Operator Dashboard. NALEVING VAN REGELS VOOR POSTVERZENDING Geprinte adressen om aan regels voor postverzending te voldoen, de laagste portotarieven te garanderen en postbezorging te professionaliseren. VOORDELEN Stelt u in staat de functionaliteit van uw printer volledig te beheren voor de verwerking van uw zakelijke documenten (zoals nieten, perforeren, vouwen, maken van boekjes) Ondersteuning van verschillende mediavormen en papierladen Aanzienlijke kostenbesparingen en vermindering van handmatige taken dankzij het elektronische sorteersysteem voor documenten (bijv. voor het papieren archief of de distributie van documenten) Toename van klanttevredenheid dankzij geautomatiseerde groepering van verschillende documentsoorten (afkomstig uit één of meerdere applicaties) in een set (bijv. voor het afleveren van een offerte inclusief begeleidend schrijven, aparte voorwaarden en bijlagen via of voor het elektronisch archiveren van een volledig zakelijk dossier als één enkel document) Geen kans op fouten dankzij elektronische in plaats van handmatige groepering en sortering Reduceert portokosten en zorgt voor een professionelere bezorging

9 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P.O. OMR Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user 251 surface 31 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P.O. OMR Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user 251 surface 31 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Invoice No P.O. No Account No Sales Manager Assistant Anne Miller Date 20th February 2004 VAT No Please ask for our, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Mr. John Smith Item Description Quantity Unit Price Discount Total XYT 8822 XYT 9933 XYT 3955 Cellular Phone Cellular Phone incl. Chatboard Cellular Phone % % % Payment Terms 15 days net Thank you for your order. Total Printers bieden steeds meer functionaliteit en leveren betere prestaties. Met PrintMachine kunt u optimaal profiteren van deze functies door ze beschikbaar te stellen voor uw applicatie. Ook overige functies zoals parallelprinten voor grote hoeveelheden, gedistribueerd printen en gespecialiseerd printen kunnen voor u interessant zijn. Parallelprinten voor grote hoeveelheden Volledige ondersteuning van het printerstuurprogramma Gesorteerde en gegroepeerde uitvoer Invoice large volume prices! The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system and document configuration as well as easy maintenance. BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every process sequence and usually, there is no need to adapt your applications at all. The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and Statement of Account Invoice Credit Intelligent dubbelzijdig printen Printed by BTA PrintMachine Printen van etiketten Operator Dashboard Verspreid printen via LAN/WAN Periodieke of handmatige activering van print jobs Opnieuw uitvoeren van print jobs

10 DISTRIBUEER SELECTEER DE IDEALE COMMUNICATIEWIJZE WEBSERVER Plaats het definitieve document in het gewenste grafische formaat op de webserver van de zender samen met de documenteigenschappen. De eigenschappen kunnen worden gebruikt voor autorisatie en groepering. MET HOTLINK een hotlink naar ontvangers waarmee ze naar de webserver worden teruggeleid. Het document kan via persoonlijke login-gegevens worden geopend. MET BIJLAGE Met PrintMachine kunt u documenten in het gewenste grafische formaat via een adres versturen. Fax Documenten kunnen met dezelfde lay-out en achtergrond automatisch naar de ontvanger worden gefaxt in plaats van eerst te worden geprint en vervolgens per post te worden verstuurd. UITVOER NAAR BEELDSCHERM Op verzoek kunnen documenten in WYSIWYG-weergave naar het beeldscherm van de gebruiker worden gestuurd. DISTRIBUTIE VIA WAN Gegevens kunnen via een WAN-verbinding naar de gewenste locatie worden verstuurd. VOORDELEN Optimale mix tussen fysieke en digitale documenten, afgestemd op de wensen van de ontvangende partij Kostenbesparingen op papier en porto Razendsnelle communicatie Handmatige routinetaken worden overbodig (zoals het verpakken van poststukken) Overdag wordt het netwerk minder zwaar belast dankzij voorgeprogrammeerde verzending s nachts Gebruiksgemak doordat documenten 7 dagen per week, 24 uur per dag kunnen worden gecontroleerd en/of lokaal worden geprint

11 De mogelijkheden van PrintMachine zijn niet beperkt tot het aanmaken van documenten; de software stelt u in staat documenten volledig automatisch op verschillende manieren naar de juiste ontvanger te verzenden. Met PrintMachine kunt u voor al uw bedrijfsapplicaties gebruikmaken van de nieuwste netwerken en communicatie-mogelijkheden, zodat uw documenten efficiënt worden verwerkt en snel op de juiste plek terechtkomen. Distributie via WAN Webserver Uitvoer naar beeldscherm met hotlink Fax met bijlage

12 VERZEND PROFITEER VAN AUTOMATISCHE POSTVERWERKING GEGROEPEERDE INVOER Met PrintMachine kunt u verschillende documenten die bestemd zijn voor dezelfde ontvanger verzamelen en sorteren (bijv. vanuit verschillende applicaties en systeemomgevingen). Dit betekent dat klanten van nu af aan slechts één envelop per dag ontvangen, waardoor u aanzienlijk bespaart op porto- en verpakkingskosten. Bovendien kunt u de volgorde van de documenten in elke envelop zelf bepalen. BETROUWBAARHEID Het systeem beschikt over een speciale controlefunctie voor de volgorde van documenten, zodat u erop kunt vertrouwen dat de automatische postverwerking nauwkeurig verloopt. AUTOMATISCHE VERWIJDERING PrintMachine herkent documenten die niet voor verzending bestemd zijn (zoals post voor interne werknemers) en stuurt ze automatisch uit naar een speciale uitgang op het couverteersysteem. SELECTIEF BEHEER VAN BIJLAGEN Met PrintMachine kunt u speciale OMR codering toevoegen om de juiste stations voor bijlagen te activeren, gebaseerd op de taal waarin het document is opgesteld of andere criteria. FOUTLOOS COUVERTEREN PrintMachine voegt automatisch intelligente OMR-markeringen of barcodes toe aan documenten zodat ze foutloos door het couverteersysteem kunnen worden verwerkt. Door een tweedimensionale barcode aan het adresvenster van de envelop toe te voegen kan de inhoud door een barcodelezer worden gelezen als het poststuk het couverteersysteem bijna heeft doorlopen. Op deze manier wordt er binnen het gesloten circuit van de machine een veiligheidscontrole uitgevoerd en bevestiging van verzending geregistreerd. GEOPTIMALISEERDE PORTOKOSTEN U kunt per land de efficiëntste en voordeligste optie kiezen voor de verwerking van uw documenten door het postkantoor, wat grote kostenbesparingen op portokosten oplevert. VOORDELEN Gemakkelijk te implementeren in elke systeemomgeving en kostenbesparend dankzij de standaard OMR-stuurprogramma s voor couverteermachines Ondersteuning voor elke gewenste bijlage (bijv. brochures in verschillende talen), automatische postselectie (bijv. voor interne werknemers) Nauwkeurige controle op het verzenden van documenten dankzij de scanfunctie voor enveloppen Profiteer van het gunstigste tarief door poststukken aan te bieden volgens specifieke regels voor postverzending Automatisch bijhouden van verzendlijsten Bespaar op portokosten en verbeter de klanttevredenheid door verschillende documentsoorten die bestemd zijn voor dezelfde ontvanger vanuit één of meerdere applicaties te rangschikken, groeperen en sorteren (één envelop per dag per geadresseerde)

13 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P.O. OMR Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user 251 surface 31 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P.O. OMR Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user 251 surface 31 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Arbeids- en portokosten lopen gaandeweg op en postverwerkingssystemen bieden steeds meer waar voor hun geld. Dit is dan ook hét moment om te profiteren van de mogelijkheden die PrintMachine biedt om uw postverwerking te automatiseren; het systeem is flexibel, betrouwbaar en aantrekkelijk geprijsd. Maak gebruik van alle mogelijkheden die couverteersystemen u te bieden hebben! Lagere porto- en verzendkosten, elektronische frankering Statement of Account Invoice Credit Gegroepeerde invoer Foutloos couverteren Automatische uitsturing Selectief beheer van bijlagen Betrouwbaarheid