voor deelname aan YEP Programmes

Transcriptie

1 Richtlijnen Young Experts voor deelname aan YEP Programmes versie

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding Begrippen binnen YEP Programmes YEP Programmes Functieprofiel Young Expert Criteria en voorwaarden Young Expert Wat wordt er verwacht van de Young Expert? Werving & Selectie Young Expert Werving, selectie en matching Nederlandse Young Expert Werving lokale Young Expert Competenties Young Expert Persoonlijke ontwikkeling Young Experts Inhoud ontwikkelings- en begeleidingsprogramma Het opleidingsprogramma Netwerkvorming Performance en begeleiding van de Young Expert Begeleiding van de Young Expert Begeleiding door de uitzendende organisatie van de Young Expert Coaching door professionele coach Evaluatie na terugkeer Pagina 2 van 25

3 Inleiding Om de internationale professionaliteit en expertise in de watersector in de toekomst te waarborgen ging in 2013 het Young Expert Programme Water (YEP Water) van start, waar jonge Nederlandse experts ervaring opdoen in het buitenland en jonge lokale experts via Nederlandse bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke organisaties hun eerste stappen kunnen zetten in een internationale werkomgeving. Vanwege de verdergaande internationalisering van ook de voedsel- en handelsstromen en de absolute toename van het belang van de foodsector voor duurzame ontwikkeling in opkomende markten en ontwikkelingslanden is het Young Expert Programme in 2015 uitgebreid naar de agri & foodsector (YEP Agrofood). Beide programma s opereren onder de naam YEP Programmes. YEP Programmes draagt bij aan een dynamisch internationaal expertise netwerk en stelt deze open voor een nieuwe generatie professionals en geeft een impuls aan de sectoren om te investeren in jong Nederlands en lokaal talent. YEP Programmes is ontwikkeld als een samenwerking tussen de watersector, vertegenwoordigd door het Netherlands Water Partnership (NWP), het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Food & Business Knowledge Platform als vertegenwoordiger van de agri & foodsector, en is opgezet als een publiek-privaat programma binnen de sectoren water en agri & food. Dit document geeft uitleg over YEP Programmes aan de Young Expert: de criteria en voorwaarden, die aan deelname verbonden zijn, de verwachtingen ten aanzien van de Young Expert en de rol die het YEP programmabureau hierin speelt. Meer informatie over het programma en de benodigde formulieren is te vinden op Pagina 3 van 25

4 1 Begrippen binnen YEP Programmes Land van plaatsing - Het land waar de Young Expert geplaatst zal worden binnen het project van de organisatie. Voor landen waar Young Experts geplaatst kunnen worden volgt YEP de landenlijst van het Dutch Good Growth Fund (DGGF). Lokale/Partner organisatie - De organisatie aanwezig in het land of landen waar de Young Expert geplaatst wordt en met welke de Nederlandse organisatie een formeel partnerschap aangaat (MoU) voor de plaatsing van de Young Expert(s). Nederlandse Organisatie/ Aanvrager - Een organisatie ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, die aanvraag doet voor plaatsing van een Young Expert binnen het Young Expert Programme. Lokale Young Expert - Een expert in het bezit van een Master of een Bachelor diploma, met maximaal vier jaar relevante werkervaring en met de nationaliteit van het land waar hij/zij geplaatst wordt en niet reeds in vaste dienst bij de organisatie. Nederlandse Young Expert - Een expert in het bezit van een Master of een Bachelor diploma, in het bezit van de Nederlandse nationaliteit, met maximaal vier jaar relevante werkervaring. Project - Een project kan een project, programma, activiteit zijn die door de Nederlandse of lokale organisatie is opgezet en wordt beheerd en waar de jong expert wordt geplaatst. (Sector) Thema s - De thema s komen uit beleidsbrieven van de overheid en binnen één of meerdere van deze thema s moet het project komen te vallen. Voor de Water sector zijn de volgende thema s gedefinieerd: i) efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw ii) Verbeterd stroomgebiedbeheer en veilige delta s iii) Toegang tot veilig drinkwater en sanitatie en voor Agri & Food sector zijn het i) uitbannen van huidige honger en ondervoeding ii) Bevorderen van inclusieve groei in de agrarische sector iii) Realiseren van ecologisch houdbare voedselsystemen. YEP Programmabureau - Het bureau dat het YEP Programmes coördineert gevestigd in het International Water House, Bezuidenhoutseweg 2, 2594 AV, Den Haag. info@yepprogrammes.nl. Zie voor meer informatie Pagina 4 van 25

5 2 YEP Programmes YEP Programmes stelt de sectoren water en agri & food in staat om hun toekomstige internationale netwerk veilig te stellen en daarmee de relatie met de opkomende markten en ontwikkelingslanden te verduurzamen. YEP is opgezet als een werk- en opleidingsprogramma om jonge professionals aan te moedigen een internationale carrière te beginnen in de water- en/of agri & foodsector. Dit doet het programma door middel van het geven van financiële ondersteuning en door het geven van begeleiding, coaching en training aan jonge professionals, hier verder in het document Young Experts genoemd. Het doel van YEP Programmes is het verjongen en versterken van de professionaliteit en expertise in de sectoren water en agri & food. De inzet van de Young Experts is gelieerd aan één of meer van de volgende sectorthema s; voor water: 1. efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw 2. verbeterd stroomgebiedbeheer en veilige delta s 3. toegang tot veilig drinkwater en sanitatie voor agri & food: 1. uitbannen van huidige honger en ondervoeding 2. bevorderen van inclusieve groei in de agrarische sector 3. realiseren van ecologisch houdbare voedselsystemen Hoewel hierboven een scheiding tussen de sectoren is aangebracht, zijn water en landbouw in de praktijk sterk met elkaar verbonden. De inzet van de jonge expert kan zeker cross-sectoraal zijn en dus zowel water- als agri & foodthema s omvatten. Dit moet dan wel aangegeven zijn in de aanvraag. Hiermee wil het programma bereiken dat: 1. Nederlandse Young Experts de mogelijkheid krijgen om relevante internationale ervaring op te doen werkend vanuit een Nederlandse (partner) organisatie, 2. lokale Young Experts de mogelijkheid krijgen om in een internationale omgeving relevante werkervaring op te doen bij een Nederlandse (partner) organisatie die in zijn/haar land werkzaam is, Pagina 5 van 25

6 3. door inzet van Young Experts (hbo ers en academici) wordt er een internationaal netwerk opgebouwd en kennis verankerd in de sectoren water en agri & food, 4. de relatie tussen de overheid en de Nederlandse organisaties actief in opkomende markten of ontwikkelingslanden versterkt wordt door: a. de interactie die ontstaat door het gezamenlijk uitvoeren van het YEP in een publiekprivaat partnerschap, b. het creëren van meer draagvlak voor het Nederlands beleid rondom internationale samenwerking bij de Nederlandse organisaties betrokken bij YEP, 5. het senior kader van de organisaties actief bijdraagt aan de opleiding van jonge experts voor een internationale loopbaan en daarbij deskundigheid en internationale ervaring overdraagt aan Young Expert. Pagina 6 van 25

7 3 Functieprofiel Young Expert 3.1 Criteria en voorwaarden Young Expert Kandidaat Young Experts voldoen aan de volgende criteria: hebben aantoonbare affiniteit met één of meerdere van de water- en agri & foodthema s: o efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw o verbeterd stroomgebied beheer en veilige delta s o toegang tot veilig drinkwater en sanitatie o uitbannen van huidige honger en ondervoeding o bevorderen van inclusieve groei in de agrarische sector o realiseren van ecologisch houdbare voedselsystemen zijn in het bezit van een afgeronde relevante universitaire opleiding (MSc/MBA/MA) of een afgeronde relevante HBO-opleiding (BSc/BA) 1, hebben na afstuderen van de primaire opleiding, maximaal 8 jaar werkervaring, waarvan maximaal 4 jaar relevante werkervaring, beheersen Engelse taal goed en afhankelijk van het land van plaatsing een tweede VN taal 2, kunnen op verzoek een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen 3, zijn niet eerder als assistent deskundige of Junior Professional Officer (JPO) uitgezonden, hebben de Nederlandse nationaliteit of de nationaliteit van het land waar zij worden ingezet, zijn plaatsbaar in het land waar het project zich bevindt. Naast bovengenoemde punten versterken kandidaten hun kandidatuur door een aantoonbare belangstelling voor internationale samenwerking; stage - en eventueel buitenland ervaring en extra curriculaire-ervaring. Een uitgebreid functie- en competentieprofiel van een Young Expert is te vinden in het document Functieprofiel Young Expert op Nederlandse kandidaten die in het buitenland woonachtig zijn kunnen gedurende de sollicitatieprocedure twee weken aaneengesloten in Nederland verblijven. In sommige gevallen worden selectiegesprekken per Skype gevoerd. 1 Niet-Nederlandse diploma s worden indien nodig getoetst door Internationale Diplomawaardering (IDW) 2 De kandidaat kan gevraagd worden, door het YEP bureau of door de organisatie om een Engelse taaltoets af te leggen (bv TOEFL of IELTS). Dit moet gedaan worden bij een erkende instelling in Nederland of bij bijvoorbeeld de British Council of Amerikaanse ambassade, wanneer kandidaat zich in het buitenland bevindt 3 Niet van toepassing op lokale Young Experts Pagina 7 van 25

8 3.2 Wat wordt er verwacht van de Young Expert? YEP verwacht onder andere van de Young Expert dat hij/zij: kan bijdragen aan de institutionele ontwikkeling in het land van plaatsing, kan functioneren in een interculturele context, de samenwerking tussen bedrijfsleven, overheid en kennisinstellingen kan stimuleren en versterken, het vermogen bezit tot zelfreflectie en te kunnen werken aan de eigen doorlopende persoonlijke ontwikkeling, verder gaat dan wat er in het contract is opgenomen, high performance laat zien in zijn/haar werkomgeving, actief gebruik maakt van sociale media en actief kennis deelt, loyaliteit en commitment toont richting YEP en zijn/haar werkgever, deelneemt aan minimaal twee masterclasses. Meer specifiek betekent dit, het opdoen van: Internationale Projectervaring Hierbij horen onder andere de volgende taken: signaleren van ontwikkelingen m.b.t. genoemde water- en agri & foodthema s, analyseren van betreffende informatie (op relevantie en urgentie), schrijven van rapportages, innovatiecase opzetten in het kader van het project, sparren met zowel de internationale als lokale teamleden van het project met betrekking tot realisering van de doelen en taken van het project, allerhande operationele taken in het project gebaseerd op de functiebeschrijving. Nieuwe vaardigheden In het project ruimte krijgen om nieuwe vaardigheden te leren zoals presenteren, projectverslagen maken, praktische technieken toepassen, trainingen geven, netwerken passend bij de functiebeschrijving. Pagina 8 van 25

9 Intercultureel perspectief Inzicht krijgen in intercultureel werken, specifieke aandacht voor de uitvoering van het werk naar Nederlandse aanpak en land specifieke aanpak (Nederlandse en lokale cultuur). Netwerk opbouwen in water- en/of agri & foodsectoren Inzichtelijk maken welke lokale/regionale netwerken op het gebied van water en agri & food bestaan, Actief deelnemen aan lokale/regionale netwerken op het gebied van water en agri & food, Deelnemen aan internationale water- en agri & foodnetwerken, Events (seminars, congressen) organiseren in overleg en samenwerking met ambassade. Perspectieven op innovatie en technologie Identificeren van innovatiemogelijkheden en technologieën/methodologie in het kader van het project en passend bij het land en de regio, Uitwerken voorstel in een innovatiecase (onderzoek doen, pilots draaien en definitief voorstel te presenteren aan de uitzendende organisatie en andere Young Experts via de online community). Pagina 9 van 25

10 4 Werving & Selectie Young Expert 4.1 Werving, selectie en matching Nederlandse Young Expert Een jonge professional kan solliciteren op een functie als Nederlandse Young Expert binnen het YEP programma via De eerste selectie wordt gebaseerd op een CV & motivatiebrief, de tweede selectiefase is een sollicitatiegesprek. YEP organiseert hiervoor iedere wervingsronde een sessie speeddate sollicitaties, waarin de kandidaat 4 gesprekken van 10 minuten met verschillende selecteurs voert binnen een uur. De thema s van de gesprekken zijn: motivatie, competenties, kennis van relevante sector thema s en kennis van de water- en/of agri & foodsector en vraagstukken. Op deze manier kan een volledig beeld gevormd worden van de kandidaat, en kunnen er in korte tijd veel kandidaten ontmoet worden. Een kandidaat die goed door het selectieproces is gekomen, wordt opgenomen in een pool van kandidaten. Het YEP programmabureau matcht YEP projecten met kandidaten uit de pool. Dit houdt in dat een kandidaat voor meerdere projecten voorgesteld kan worden. De Nederlandse uitzendende organisatie voert de vervolggesprekken met de voorgestelde kandidaten en selecteert de beste kandidaat. Na goedkeuring door de organisatie krijgt de kandidaat een ontwikkelassessment. Dit assessment dient als input voor het op te stellen persoonlijk ontwikkelingsplan, maar kan in geval van een sterk negatief advies ook nog invloed hebben op de selectie van de kandidaat. Kandidatenpool Wanneer een kandidaat de selectie goed doorlopen heeft, betekent dit niet automatisch dat het YEP een plaatsing in het buitenland kan garanderen. De kandidaat wordt opgenomen in de YEP kandidatenpool en kan opnieuw gematcht worden in een volgende ronde of zelf actief op zoek gaan naar een YEP project. Voor deze poolkandidaten wordt na iedere wervingsronde een promotieworkshop georganiseerd. Hierin leren ze hoe zij zichzelf en het YEP kunnen promoten, om daarmee vervolgens actief op zoek te gaan naar een YEP project bij een interessante organisatie. Kandidaten blijven in principe 2 jaar in de pool, daarna wordt gecheckt of zij nog interesse hebben in een positie binnen YEP. Pagina 10 van 25

11 Voorkeurskandidaten Organisaties kunnen ook een eigen Nederlandse voorkeurskandidaat aandragen uit eigen gelederen (bijvoorbeeld een oud-stagiair of junior medewerker). Deze kandidaten moeten in het voorstel van de organisatie genoemd worden, en zij dienen een CV en motivatiebrief naar YEP te sturen. Het YEP programmabureau voert individuele selectiegesprekken met de voorkeurskandidaten, waarin wordt bekeken of zij inderdaad geschikt en gemotiveerd zijn om deel te nemen aan YEP. Na goedkeuring krijgen ook deze kandidaten een professioneel assessment. Indien een voorkeurskandidaat niet door de YEP selectie komt, kunnen er kandidaten uit de pool voorgedragen worden aan de bewuste organisatie. 4.2 Werving lokale Young Expert Lokale kandidaten kunnen niet direct bij YEP solliciteren, maar worden door de aanvragende organisatie geselecteerd. De aanvragende organisatie dient het CV en motivatiebrief van de lokale kandidaat mee te sturen met het YEP voorstel. Het YEP programmabureau beoordeeld de kandidaat daarna via een Skype interview, waarin gekeken wordt naar de motivatie, kennis en het Engels van de lokale kandidaat. Pagina 11 van 25

12 5 Competenties Young Expert De Young Expert wordt bij aanvang getoetst op de volgende competenties te bezitten. Hij / zij wordt geacht deze competenties op een goed startniveau te beheersen, en deze in het programma verder te ontwikkelen. Vooraf worden de competenties getoetst in een ontwikkelassessment en bij beëindiging van het programma wordt de Young Expert hierop geëvalueerd. Empathie In het contact laten merken de gevoelens, houding en motivatie van anderen te onderkennen en daarvoor open te staan. De eigen invloed op anderen begrijpen en er rekening mee houden. Gedragsvoorbeelden: houdt rekening met de omstandigheden van de ander, toont begrip voor de gevoelens van de ander, laat blijken anderen in hun waarde te laten, laat blijken de gevolgen van het eigen handelen voor de omgeving te zien, leeft zich in de standpunten en de positie van anderen in. Interculturele sensitiviteit Het zich bewust zijn van de gewoonten en culturele achtergronden van mensen en/of organisaties uit andere omgeving en andere landen en kan daar effectief mee omgaan. Gedragsvoorbeelden: houdt rekening met de normen en waarden van gesprekspartners zonder de eigen (culturele) identiteit te verliezen, leeft zich in in de waarden en normen van anderen, kan reacties van anderen verklaren vanuit een cultureel kader, kan zich snel aanpassen aan het werkklimaat in andere culturen, weet hoe zich te gedragen in formele en informele situaties. Pagina 12 van 25

13 Lerende oriëntatie Het hebben van de ambitie om nieuwe inzichten en vaardigheden in zich op te nemen en deze gericht in te zetten. Gedragsvoorbeelden: integreert nieuwe kennis, toont zich nieuwsgierig/leergierig om huidige kennis te verbreden en/of te verdiepen, gaat actief op zoek naar kansen om zichzelf te ontwikkelen, staat open voor feedback en gaat hier ook actief naar op zoek. Resultaatgerichtheid Het actief gericht zijn op het behalen van resultaten en doelstellingen. Gedragsvoorbeelden: praat en denkt in termen van input, output en outcome waar mogelijk en relevant, geeft aan: wat, wanneer, hoe goed en hoeveel, zet zich in om gestelde doelen te realiseren, respectievelijk een goede oplossing te vinden voor zich voordoende problemen, maakt duidelijke afspraken (SMART) en is betrouwbaar in het nakomen van afspraken, stelt prioriteiten en postprioriteiten, neemt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen, grijpt in bij tegenvallende resultaten. Samenwerken Het actief bijdragen aan samenwerking voor gemeenschappelijke doelen, ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dient. Daartoe de onderlinge communicatie bevorderen. Gedragsvoorbeelden: reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën van anderen, speelt informatie die voor anderen van belang kan zijn, tijdig door, uit zich, als dat terecht is, positief over de prestaties van een collega, betrekt anderen actief bij het gesprek, maakt optimaal gebruik van de kennis en expertise van anderen. Pagina 13 van 25

14 Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Het mondeling en schriftelijk overbrengen van ideeën en informatie in heldere en correcte taal, zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen. Gedragsvoorbeelden: hanteert een heldere opbouw en structuur in een betoog en document, spreekt en schrijft correct en grammaticaal juist in het Nederlands en Engels, houdt rekening met gesprekspartner(s) en lezer(s), is beknopt en to the point in het spreken; formuleert kort en bondig, is een boeiende spreker met beeldend taalgebruik, geeft met behulp van modellen complexe informatie bondig weer, kan een document vlot opstellen en bouwt een document logisch en begrijpelijk op. Aanpassingsvermogen/flexibiliteit Het doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen. Gedragsvoorbeelden: past zonder veel moeite zijn/haar gedrag aan bij veranderingen, is flexibel, durft eigen standpunten los te laten wanneer nieuwe feiten tot een nieuwe conclusie leiden, blijft effectief handelen bij nieuwe omstandigheden, mensen of situaties, weet wanneer de situatie (ad hoc-vragen, problemen etc.) echt vraagt om het verleggen van de koers. Stressbestendigheid/coping Het effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Gedragsvoorbeelden: reageert op een beheerste wijze bij spanningen en emoties, gaat goed om met belangentegenstellingen/tegenvallers, zoekt in lastige situaties naar een mogelijkheid om er samen uit te komen, op basis van winwin, stelt zich bij weerstand zakelijk op. Pagina 14 van 25

15 Netwerken Het opbouwen en onderhouden van relaties, en zo te komen tot een netwerk dat een katalyserende functie heeft bij het realiseren van de doelstellingen van het organisatieonderdeel. Gedragsvoorbeelden: benut contacten op het juiste moment, bouwt en onderhoudt sterke relaties (intern en extern), pakt kansen aan om anderen te ontmoeten, toont direct actief interesse in anderen, neemt initiatieven voor informatie-uitwisseling met anderen, komt via het eigen netwerk aan informatie en/of weet informatie te toetsen, brengt mensen met elkaar in contact en deelt het netwerk met anderen. Creativiteit en innovatievermogen Het opzetten en uitdenken van een innovatieve case met mogelijke technologie of methodologie die in je werkomgeving kan worden geïmplementeerd. Gedragsvoorbeelden: toont nieuwsgierigheid en interesse, biedt creatieve oplossingen, kan out-of-the-box denken. Pagina 15 van 25

16 6 Persoonlijke ontwikkeling Young Experts Cruciaal in het YEP programma is de ontwikkeling en netwerkvorming van de jonge deskundige. De ontwikkeling wordt middels een leerplan en ontwikkelingsprogramma vorm gegeven. Het YEP beoogt jonge experts goed op te leiden voor werken in een internationale context. 6.1 Inhoud ontwikkelings- en begeleidingsprogramma Het individueel en collectief ontwikkelingsprogramma van het Young Expert Programma valt onder de verantwoordelijkheid van het programmabureau in samenwerking met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het programmabureau is verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering en de kwaliteit van het programma, alsmede voor de organisatie en evaluatie van de trainingen. Leer- en ontwikkelingsplan Young Expert De leerdoelen van de jonge deskundige worden vastgelegd in het project proposal, toegespitst op de plaats waar de jonge deskundige ingezet wordt. Er wordt een persoonlijk ontwikkelplan door de jonge deskundige gemaakt, Het leerplan, waarin de leerdoelen en het ontwikkelingsplan worden vastgelegd, wordt gedurende de eerste drie maanden van de uitzending opgesteld en voor goedkeuring voorgelegd aan het programmabureau. Gedurende de uitzending kan het leerplan in overleg tussen de leidinggevende en de jonge deskundige worden bijgesteld. Eventuele wijzigingen worden in afstemming met het programmabureau gemaakt. Leerdoelen Young Expert Van groot belang is dat de ontwikkeling die de Young Experts doormaken kwalitatief hoogwaardig is, zodat een Young Expert na succesvol afronden van het programma over waardevolle expertise beschikt die internationaal ingezet kan worden. Van de Young Expert wordt verwacht dat hij/zij minimaal de volgende leerdoelen behaalt na succesvol doorlopen van het YEP: het kunnen toepassen van expertise, instrumenten en vaardigheden in de buitenlandse werksituatie, het erkennen en herkennen van de sector thema s is een belangrijk onderdeel van het werk, vervullen van een intermediaire functie van de Young Expert als netwerker en benutten van social media en netwerkvaardigheden in een internationale context, omzetten van theoretische kennis in praktische oplossingen en activiteiten, om kunnen gaan met multidisciplinaire projecten met aandacht voor institutionele- en capaciteitsversterking, participatieve benadering en procesmanagement, Pagina 16 van 25

17 communiceren en overdragen van technische kennis en vaardigheden naar lokale/ internationale staf, professionele beroepshouding en sociale vaardigheden. De filosofie van het ontwikkelproject van de Young Expert richt zich op drie gebieden: 1. individualisering: wat wil je worden, wie ben je en welke zelfontplooiing sta je voor? 2. internationalisering: virtuele internationalisering en integreren in andere culturen, organisaties en samenwerkingsverbanden 3. informatisering: omgangsvormen, communiceren en netwerken Het gehele traject is gebouwd op een bewezen principe, namelijk de regel 70:20:10 van leiderschapsontwikkeling (voortgekomen uit onderzoek van Lombardo en Eichinger, 2000). Deze regel betekent dat 10% van de ontwikkeling voortkomt uit gestructureerde training, 20% door feedback en 70% van on-the-job ervaringen. Belangrijk is om uitdagende opdrachten/projecten te formuleren, een goed assessment en leerplan te hebben en ondersteuning te bieden tijdens het werk door leidinggevende (senior leidinggevende) mentor van uitzendende organisatie en professionele coach. Nieuwe kennis en vaardigheden zijn een belangrijk onderdeel, grotendeels op te doen in het werk (70%) en deels door feedback on the job (20%) en door de YEP trainingen in Nederland en masterclasses, kennisuitwisseling en netwerken via internet (10%). Pagina 17 van 25

18 Een feedback-intensief traject is van belang waarbij ook de rol van de Young Expert in het verbinding leggen tussen Nederland en het OS land/beleid van groot belang is. 6.2 Het opleidingsprogramma Om de Young Expert voor te bereiden op wonen en werken in het buitenland en effectief te werken in de context van internationale samenwerking, doorloopt de Young Expert een training- en opleidingsprogramma, bestaande uit generieke trainingen, specifieke trainingen, masterclasses door experts uit de sector en mentoring & coaching. De generieke trainingen en masterclasses uit het voorbereidingsprogramma zijn voor elk van de Nederlandse Young Experts gelijk, en vormen een gedegen voorbereiding op werken in een internationale context en wonen in het buitenland. Het programmabureau coördineert de invulling hiervan. Getracht wordt senior experts/trainers, met waardevolle internationale ervaring, in te zetten op onderdelen in het generieke trainingsprogramma. De specifieke trainingen (bijvoorbeeld taal- en technische trainingen en starters-trainingen intern bij de uitzendende organisatie) en worden georganiseerd door de uitzendende organisatie. Pagina 18 van 25

19 6.3 Netwerkvorming De inzet van jonge deskundigen moet bijdragen aan een sterke relatie met het partnerland en Nederland. Zij zullen in de toekomst de relatie tussen overheden, kennisinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties en die tussen de partnerlanden en Nederland moeten vormgeven. Netwerkvorming is daarom een essentieel element om dit te bereiken. Daarbij gaat het in eerste instantie om het opbouwen van een YEP netwerk: 1. de Young Experts onderling 2. de Young Experts met de lokale water en agri & foodsector 3. de Young Experts met bestaande netwerken in Nederland Training Nederlandse Young Experts De geselecteerde Nederlandse Young Experts nemen deel aan een in totaal zesweeks trainingsprogramma gedurende de twee jaar: 3 weken training ter voorbereiding uitzending 2 weken training tijdens hun verlof in Nederland 2 dagen als onderdeel van het terugkeerprogramma individuele persoonlijke begeleiding Online training en begeleiding via het YEP Development Center gedurende plaatsing Intervisieweekend van maximaal 3 dagen in het land of de regio (facultatief) Training Lokale Young Experts Geselecteerde lokale Young Experts krijgen de volgende trainingen aangeboden vanuit het YEP: 3 weken voorbereidingstraining in Nederland waarvan 1 week bij hun Nederlandse werkgever Online training en begeleiding via het YEP Development Center gedurende plaatsing Verloftraining 4 Intervisieweekend van maximaal 3 dagen in het land of de regio (facultatief) Afsluiting YEP via Skype-gesprek Uitgezonden Nederlandse en ingezette lokale Young Experts zullen binnen dezelfde regio s zoveel mogelijk samen worden gebracht bij lokale of regionale trainingen en bijeenkomsten. Een deel van deze bijeenkomsten kan online plaatsvinden, via de online community van YEP. 4 Alleen mogelijk wanneer de organisatie het vliegticket en de dagvergoeding (DSA) betaald voor deze training Pagina 19 van 25

20 Pagina 20 van 25

21 7 Performance en begeleiding van de Young Expert Door goede begeleiding van de Young Expert bij het uitvoeren van een functie in een OS-land is belangrijk voor het slagen van de uitzending en inzet slaagt, doordat de Young Expert zich ontwikkelt (leerdoelen behaalt) en de uitzendende/inhurende organisatie tevreden is. 7.1 Begeleiding van de Young Expert De YEP programmamanager of projectmanager zullen de volgende taken vervullen: bewaken van het proces van inzet Young Expert, bewaken van het trainingsprogramma, bewaken van participatie van de Young Expert in netwerkopdrachten, bewaken van de innovatiecase en teamopdracht, relatie onderhouden tussen de uitzendende organisatie (de leidinggevende) en de coach, evaluatie aan einde deelname programma. 7.2 Begeleiding van de Young Expert door de organisatie De aanvragende organisatie is verantwoordelijk voor: Contract & Arbeidsvoorwaarden Veiligheid en welzijn van de Young Expert Verantwoording over aan- en afwezigheid van de Young Expert (verzuim, ziekte en verlof) Personeelsmanagement Eindverantwoordelijk voor beoordeling en beloning De organisatie levert een leidinggevende in het land van uitzending. Dit kan een manager zijn ter plekke Mentoring door een onafhankelijke (liever niet in leidinggevend aan Young Expert) manager of bijvoorbeeld een vaste consultant die regelmatig op korte missies het land bezoekt De rol van de leidinggevende Rol van de leidinggevende ten aanzien van de Young Expert De leidinggevende is de leidinggevende van de lokale organisatie van wie het volgende verwacht mag worden in de begeleiding van de Young Expert: Heldere omschrijving en verwachtingen ten aanzien van het eindresultaat te behalen gedurende de uitzending Ondersteuning in het behalen van de resultaten van de Young Expert Pagina 21 van 25

22 Tijd voor persoonlijke begeleiding en feedback Tijd voor voortgangsgesprekken en een gefundeerde beoordeling Feedback van de leidinggevende kan zeer waardevol zijn, immers die ziet de Young Expert van dichtbij functioneren en kan sterke en aandachtspunten benoemen. De Young Expert wordt geacht zelf om feedback te vragen en zodoende te letten op de adviezen van de leidinggevende. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de jaarlijkse functioneringsgesprek met de Young Expert. De rol van de mentor Mentoring wordt gedaan door een onafhankelijke (liefst niet in een leidinggevende functie aan de Young Expert) senior manager of bijvoorbeeld een vaste consulent die regelmatig op korte missies het land bezoekt. Deze mentor is werkzaam voor uit de organisatie uit Nederland en kan als klankbord worden gebruikt door de Young Expert. De mentor heeft een vertrouwelijke rol en is een middel voor de organisatie om betrokken te zijn bij de ontwikkeling van Young Experts. De mentor krijgt beschikking over het assessment en het MBTI 5 -rapport van de Young Experts ten behoeven van het uitoefenen van zijn of haar rol. De verantwoordelijkheden van de mentor zijn als volgt: Aanspreekpunt voor de Young Expert Advies geven in geval van calamiteiten Functioneringsgesprek verslagen checken en bespreken Leerplan bespreken met de Young Expert Evaluatie jaar 1 en financiële jaarrapportage opstellen en doorsturen naar het programmabureau YEP Programmabureau en mentorrelatie Het YEP Programmabureau voert een gesprek voor uitzending met de mentor en Young Expert over de resultaten uit het assessmentrapport en het op te stellen leerplan en de rol van de mentor. Wederzijdse verwachtingen worden hier vastgelegd. 5 Meyers Briggs Type Indicator (MBTI), is een vragenlijst, over psychologische types, die ontworpen is door Meyers en Briggs om de theorie van de Zwitserse psychiater Carl G. Jung ( ) toegankelijk en bruikbaar te maken. Pagina 22 van 25

23 Het YEP Programmabureau en mentordag Het YEP Programmabureau biedt eenmaal een mentordag aan waarin zij toelichting geeft op de training en coaching van de Young Expert en waarin de mentor ook de coach ontmoet. Tevens wordt daar duidelijkheid gegeven over de vereiste rapportages. 7.3 Coaching door professionele coach De Young Expert wordt gekoppeld aan een coach door het YEP programmabureau. Gedurende de gehele uitzending kan de Young Expert met hem/haar werken aan de leerdoelen. De coach heeft geen direct belang bij de resultaten, maar richt zich puur op de ontwikkeling van de Young Expert. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld: sterke en zwakke competenties ontwikkelen (verdieping van je leerplan, reflecteren hoe de Young Expert zich in zijn/haar innovatie-case ontwikkelt), leren professioneel om te gaan in conflictsituaties, uitdagingen van intercultureel werken bespreken, issues die spelen tijdens de uitzending, zekerheden en onzekerheden bespreken. Het initiatief voor de gesprekken ligt bij de Young Expert. Een aanbevolen frequentie is eenmaal per twee maanden een gesprek van een uur tot anderhalf uur. De Young Expert is verantwoordelijk voor het formuleren van de coachvraag en mailt dit tijdig naar de coach. Coaching kan helpen bij: zelfreflectie (welke denkpatronen komen steeds terug, welke normen en waarden hanteert de Young Expert, wat leer je on the job en in training etc.), verdiepen van leereffecten uit werksituaties en/of trainingen, ontwikkelacties te benoemen. Op de volgende pagina bevindt zich een overzicht van de taakverdeling tussen Mentor, Leidinggevende en Coach. Pagina 23 van 25

24 MENTOR Hoofdverantwoordelijke Young Expert Vormt schakel tussen leidinggevende, Young Expert en YEP-programmabureau Begeleidt Young Expert vanuit Nederland en vormt de directe link voor Young Expert met NL moederorganisatie Is gesprekspartner voor de Young Expert over inhoud werk, werkervaringen, competenties en vervolgcarrière Geeft visie en advies aan Young Expert over Personal Development Plan (PDP) Heeft direct contact met leidinggevende Young Expert Adviseert leidinggevende en Young Expert over functioneringsgesprek en versturen functioneringsverslag aan YEP-Programmabureau Verzorgt administratie (contract en financiën) Young Expert (voor het YEP-programmabureau) Stimuleert netwerkontwikkeling Young Expert Verzorgt introductieprogramma Young Expert door moederorganisatie voor vertrek naar buitenland Signaleert (dreigende) calamiteiten aan YEPprogrammabureau LEIDINGGEVENDE Hoofdbegeleider in het buitenland Begeleidt de Young Expert bij het opstellen van zijn werkplan/werkopdracht Geeft supervisie en (operationele) begeleiding Young Expert a.d.h.v. werkplan Is verantwoordelijk voor training on the job, incl. feedback Geeft visie en advies aan Young Expert over Personal Development Plan (PDP) Heeft direct contact met mentor in Nederland Voert functioneringsgesprek met Young Expert en zorgt voor verslaglegging hiervan Adviseert Young Expert over werk gerelateerde doelen en resultaten verwezenlijken Stimuleert netwerkontwikkeling Young Expert Signaleert (dreigende) calamiteiten aan mentor COACH Vertrouwenspersoon werk en privé Voert reguliere spiegel/coaching gesprekken met Young Expert Adviseert de Young Expert over Personal Development Plan (PDP) op basis van de uitkomsten van het assessment en MBTI-score Biedt handvatten voor persoonlijke retrospectie en persoonlijke ontwikkeling Inspireert tot zelfsturing Young Expert Signaleert (dreigende) calamiteiten aan YEPprogrammabureau Pagina 24 van 25

25 8 Evaluatie einde YEP inzet De vele Young Experts brengen ieder hun eigen beleving en ervaring mee terug. Vaak is dat bruikbaar voor volgende uitzendingen/projecten/collega s. Daartoe is het nodig dat die ervaring wordt gehoord en beoordeeld op bruikbaarheid voor beleid, processen en/of communicatie. De programmamanager is verantwoordelijk voor het verwerken van die beoordeling en de borging daarvan in de systemen, zodat iedere YEP betrokkene daarvan kan profiteren. Een evaluatie van de doelen in het leerplan, met nulmeting en eindresultaat is onderdeel van de afsluiting. Met de lokale expert volgt een afsluitingsgesprek door een medewerker van het programmabureau via Skype. Met de Nederlandse expert vindt een live gesprek op het programmabureau plaats, en een reflectie met de trainer persoonlijke effectiviteit. De Young Experts ronden hun leerplan en coaching af in een laatste coachingsgesprek. Pagina 25 van 25