Elobase Detailhandel Organisatiebeleid

Transcriptie

1 Elobase Detailhandel Organisatiebeleid Theorieboek voor het theorie-examen kerntaak 1 Manager Management Het 4 e gedeelte: HRM - Instroom 1

2 Theorieboek Kerntaak 1 Organisatiebeleid Gedeelte 4: HRM-Instroom Wat ga je doen? Het werven en selecteren van kandidaten voor een sollicitatieprocedure. Het bestuderen van de verschillende soorten arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden. Inzicht krijgen in de taken van een leidinggevende in het kader van human resource management. Het opstellen van en omgaan met een introductieprogramma. Het ontwikkelen van een goed promotiebeleid voor het personeel. Aan bod komen achtereenvolgens (de inhoudsopgave is die van het gehele boek): Organisatie pag 8 Arbeidsvoorwaarden pag 32 HRM pag 50 HRM-instroom pag 55 HRM-instroom: Vacature 55 Opstellen functieprofiel 56 Wervingsmethode 57 Selectie 59 Arbeidsovereenkomst 61 Introductieprogramma 63 2

3 Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding Manager Handel Werkproces 1.1 Vertaalt beleidsplannen naar eigen situatie 1.2 Vertaalt ondernemingsbeleid naar plannen voor de afdeling 1.9 Werft en selecteert medewerkers 1.10 Begeleidt medewerkers bij het functioneren in het beroep Beroepscompetentie A Beslissen en activiteiten initiëren B Aansturen C Begeleiden H Overtuigen en beïnvloeden K Vakdeskundigheid toepassen M Analyseren S Kwaliteit leveren Q Plannen en organiseren X Ondernemend en commercieel handelen Y Bedrijfsmatig handelen Trefwoorden Kandidaten selecteren Afwijzing Kandidaat NVP-sollicitatiecode Objectieve selectiecriteria, Selectiecriteria Sollicitatiebrief Sollicitatiecode Sollicitatieformulier Subjectieve selectiecriteria Tweede selectie, Voorselectie Uitnodiging Trefwoorden Arbeidsovereenkomst Aanstelling, Aanstellingsbrief Aanstellingsgesprek Arbeidsovereenkomst Bedrijfstak-CAO, CAO, Eigen CAO CAO-minimumregeling CAO-standaardregeling Concurrentiebeding Dienstverband voor bepaalde tijd Dienstverband voor onbepaalde tijd Trefwoorden Introductieprogramma Introductieprogramma Inwerkperiode Functieomschrijving Huisreglement Individuele arbeidsovereenkomst Minimumregeling, Standaardregeling Nul-urencontract Primaire arbeidsvoorwaarden Proeftijd Secundaire arbeidsvoorwaarden Verenigings-CAO Wettelijke voorwaarden Mentor Werkinstructie 3

4 Theorieboek Kerntaak 1 Organisatiebeleid Gedeelte 4: HRM-Instroom HRM- instroom Kandidaten vacature werven Er kan een open plek in de organisatie ontstaan waar een nieuwe medewerker voor gezocht moet worden. Er ontstaat een vacature wanneer een werknemer vertrekt of doorstroomt naar een andere functie. Zijn of haar huidige functie komt dan vrij. Een vacature is dus een lege plek in de organisatie. Ook wanneer er een nieuw filiaal wordt geopend, ontstaan er vaak vacatures. 4

5 Meestal moet zo n lege plek weer worden opgevuld. Dat doe je volgens een bepaalde procedure, de werving- en selectieprocedure. Bij die procedure volg je een aantal stappen. Stappenplan voor het werven van nieuw personeel. Analyse van de vacature Als er een vacature in je organisatie ontstaat, is dat een goed moment om de vrijgekomen functie nog eens onder de loep te nemen. Hoe ziet die functie er precies uit? Moet de functie bijgesteld worden? Wat voor iemand willen we graag en hoe vinden we de juiste persoon? Maar de allereerste vraag is: moeten we de vrijgekomen plek wel invullen? Je kunt als organisatie namelijk ook besluiten om de functie op te heffen. Je verdeelt dan alle taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die bij de functie horen, over een aantal andere medewerkers binnen je bedrijf. Dit betekent meestal wel dat anderen in de organisatie het een stuk zwaarder krijgen. Bij een vacature ga je dan ook meestal op zoek naar een nieuwe medewerker. Daarbij heb je twee mogelijkheden: je zoekt iemand binnen je bedrijf of je gaat iemand werven van buiten. Wanneer je een geschikte kandidaat binnen je bedrijf kent, kun je met hem of haar gaan praten over doorstroming. Je hebt dan wel een nieuw probleem. De medewerker die doorstroomt, laat een andere functie achter. Er ontstaat dus opnieuw een vacature. Controle van de functieomschrijving Voordat je op zoek gaat naar een geschikte kandidaat, pak je eerst de functieomschrijving er nog eens bij. Wat je vooral wilt weten is of de functieomschrijving nog klopt met het werk in de praktijk. Je vergelijkt dus de functieomschrijving met de werkelijke situatie. Als de functieomschrijving niet meer klopt, kun je twee dingen doen: Je past de functieomschrijving aan, zodat die weer klopt met het werk in de praktijk. Je organiseert het werk opnieuw, in overeenstemming met wat er in de functieomschrijving staat. Met een heldere functieomschrijving in handen kun je gemakkelijker vaststellen aan welke eisen een nieuwe medewerker moet voldoen. 5

6 Opstellen functieprofiel Wanneer je een vacature wilt opvullen, zorg je er eerst voor dat er een heldere functieomschrijving op tafel ligt. Je gebruikt die functieomschrijving om een functieprofiel te maken. In een functieprofiel schrijf je alle eisen op waaraan de nieuwe medewerker moet voldoen. Je zoekt bijvoorbeeld iemand die een middelbare beroepsopleiding heeft gedaan, die stressbestendig is en die minstens drie jaar werkervaring heeft. Afdelingschef vleesafdeling Functie-eisen: mbo-niveau vakdiploma winkelslager minimaal 2 jaar ervaring als slager Persoonsprofiel: stressbestendig flexibel klantgericht kunnen denken en handelen zelfstandig kunnen werken goede sociale eigenschappen Onderdelen functieprofiel Een functieprofiel is een opsomming van alle functie-eisen en persoonskenmerken die van belang zijn voor het uitoefenen van een bepaalde functie. Zo n profiel bestaat uit twee onderdelen: de functie-eisen en het persoonsprofiel. Functie-eisen Functie-eisen zijn eisen waaraan een kandidaat moet voldoen bij het uitoefenen van een bepaalde functie. Functie-eisen hebben te maken met: vakkennis specifieke vaardigheden werkervaring opleiding. Bij functie-eisen gaat het bijna altijd om zogenoemde harde eisen. Je eist bijvoorbeeld dat de nieuwe kandidaat een bepaald vakdiploma heeft. Kandidaten moeten dan aantonen dat ze dat diploma ook echt hebben. Functie-eisen zijn meestal gemakkelijk te controleren. Het gaat immers om feiten, om objectieve informatie. De kandidaat laat gewoon zijn of haar diploma zien. 6

7 Persoonsprofiel In een persoonsprofiel maak je een opsomming van alle persoonskenmerken die voor de functie van belang zijn. Persoonskenmerken zijn persoonlijke eigenschappen die iemand bezit, bijvoorbeeld stressbestendigheid of zelfstandigheid. Bij het persoonsprofiel gaat het om zachte, subjectieve eisen. Iemand kan natuurlijk geen diploma stressbestendigheid aan je laten zien. Je zult dan ook op een andere manier moeten onderzoeken of iemand stressbestendig is, bijvoorbeeld in een gesprek. Opstellen functieprofiel Bij het opstellen van het functieprofiel beantwoord je de volgende vragen: Welke opleiding moet de nieuwe medewerker gevolgd hebben? Welke specifieke vaardigheden moet de nieuwe medewerker hebben? Welke werkervaring moet de nieuwe medewerker hebben? Welke persoonlijke eigenschappen moet de nieuwe medewerker hebben? Welke speciale aanvullingen zijn gewenst (bijvoorbeeld rijbewijs, bereidheid tot overwerk, speciale vakdiploma s)? Keuze wervingsmethode Zodra je een duidelijk functieprofiel hebt, kun je een nieuwe medewerker gaan werven. Werven betekent dat je mensen uitnodigt om te solliciteren op de vacature. Maar hoe ga je daarbij te werk? Om te beginnen kies je de manier waarop je wilt gaan werven, de wervingsmethode. Hierbij heb je twee mogelijkheden: interne werving en externe werving. Interne werving Bij interne werving zoek je een nieuwe medewerker binnen je eigen organisatie. Intern betekent van binnenuit. Je kunt intern werven via bijvoorbeeld een advertentie op het mededelingenbord, in het bedrijfsblad of op het digitale prikbord van het interne netwerk. Je kunt ook mondeling meedelen aan je werknemers dat je op zoek bent naar iemand. Een groot voordeel van interne werving is dat de medewerker die op de vacature reageert, al bekend is met het winkelbedrijf en de organisatie. Als leidinggevende kun je ook gemakkelijker informatie inwinnen over de medewerkers die reageren. Een nadeel van intern werven is dat je geen beeld krijgt van geïnteresseerden buiten je bedrijf. Misschien loopt daar wel een betere kandidaat rond. Een ander nadeel van intern werven is dat er ergens anders in je bedrijf opnieuw een vacature ontstaat. Interne werving leidt soms tot jaloezie. 7

8 Externe werving Wanneer er intern geen geschikte kandidaten zijn, ga je extern werven. Bij externe werving zoek je dus een nieuwe medewerker buiten je eigen organisatie. Extern betekent van buiten komend. Manieren van werven Voordeel Nadeel Centrum voor Werk en Inkomen Uitzendbureau goedkoop subsidiemogelijkheden voor onder meer langdurig werklozen goedkoop snel iemand beschikbaar kan soms lang duren voordat iemand gevonden is duurdere werknemer Scholen bedrijf leert werknemer al kennen tijdens stage leerlingen zijn niet altijd direct beschikbaar Werving- en selectiebureaus Interne werving zorgvuldige selectie van kandidaten door ervaren selecteurs snel en goedkoop kandidaat is bekend met het bedrijf leidinggevende kent kandidaat of kan gemakkelijk informatie over kandidaat inwinnen duur uitsluiten van mogelijk geschikte externe kandidaten ontstaan andere vacature jaloezie bij collega's 8

9 Kandidaten selecteren Selecteren doe je volgens een bepaalde methode. Die methode wordt de selectieprocedure genoemd. De gehele selectieprocedure bestaat uit de volgende stappen: 1. voorselectie 2. uitnodigen/afwijzen van kandidaten 3. sollicitatiegesprekken voeren 4. tweede selectie. Tijdens de eerste fase, de voorselectie, lees je alle sollicitatiebrieven, mails en anders verworven cv s. Je kiest er de beste kandidaten uit. Met deze mensen wil je nader kennismaken. Sollicitatiebrieven, cv s en mail beoordelen Het beoordelen van de brieven wordt de voorselectie genoemd. De uiteindelijke selectie vindt plaats na de sollicitatiegesprekken (tweede selectie). Selectiecriteria Bij het beoordelen moet je zakelijk te werk gaan. Je kijkt hoe goed de reacties aansluiten bij de eisen uit je vacature. Je laat je bijvoorbeeld niet leiden door het feit dat iemand man of vrouw is. Dat doet in de meeste gevallen niet ter zake. De eisen uit je vacature vormen de basis voor je selectie. Het zijn je selectiecriteria. Harde en zachte criteria Bij het beoordelen van sollicitatiebrieven gebruik je allereerst de objectieve selectiecriteria. Dit zijn de harde eisen die je bij de functie-eisen in je vacature genoemd hebt. Je kijkt dus of de sollicitant de juiste opleiding en voldoende werkervaring heeft. Wanneer een kandidaat niet voldoet aan je functie-eisen, moet hij meestal afgewezen worden. Een kandidaat heeft bijvoorbeeld maar vier maanden werkervaring, terwijl je minimaal twee jaar werkervaring vraagt. Je kunt dan objectief aantonen dat die kandidaat niet geschikt is voor de functie. Met alleen de objectieve selectiecriteria ben je er echter nog niet. Je weet slechts wie er niet in aanmerking komen voor de functie. Je moet echter nog een keuze maken uit alle kandidaten die wél aan de functie-eisen voldoen. Wie van deze kandidaten ga je uitnodigen voor een sollicitatiegesprek en wie niet? Je hanteert daarom ook nog andere, minder harde selectiecriteria. Deze criteria worden subjectieve of zachte criteria genoemd. Bij de subjectieve selectiecriteria beoordeel je de brieven op punten als motivatie, communicatieve vaardigheden en persoonlijkheid. Iemand schrijft bijvoorbeeld dat hij het leuk vindt om met klanten om te gaan. Dergelijke informatie is dan belangrijk als je iemand zoekt die klantgericht is. Aan het eind van de voorselectie weet je welke personen je wilt uitnodigen voor een gesprek en welke niet. Tweede selectie Jullie moeten het eens zien te worden over de vraag wie de meest geschikte kandidaat is. De tweede selectieronde is begonnen. Net als bij de voorselectie werk je ook nu met selectiecriteria. In feite zijn de selectiecriteria dezelfde. Het gaat namelijk nog steeds om dezelfde functie. Het grote verschil is dat je nu elke kandidaat persoonlijk gesproken hebt. Je hebt dus veel meer informatie over de kandidaten. Je kunt de selectiecriteria dan ook preciezer en gedetailleerder toepassen. 9

10 Selectiecriterium Voorbeelden van vragen die je je stelt Capaciteiten Heeft de kandidaat voldoende intelligentie, inzicht en kennis voor de functie? Is de kandidaat voldoende creatief? Praktische vaardigheden Kan de kandidaat een display maken? Kan de kandidaat veilig met een heftruck omgaan? Communicatieve vaardigheden Kan de kandidaat samenwerken? Kan de kandidaat zich goed mondeling of schriftelijk uitdrukken? Kan de kandidaat luisteren? Kan de kandidaat iets duidelijker uitleggen? Instelling en motivatie Wil de kandidaat de functie echt? Heeft de kandidaat een positieve kijk op het bedrijf en de functie? Persoonskenmerken Is de kandidaat beleefd? Heeft de kandidaat zelfvertrouwen? Is de kandidaat flexibel ingesteld? Fysieke eisen Kan de kandidaat zware machines bedienen? Kan de kandidaat een paar uur achtereen staan? 10

11 Arbeidsovereenkomst Wanneer je als bedrijf een nieuwe werknemer in dienst neemt, ben je verplicht een arbeidsovereenkomst met hem of haar af te sluiten. Een arbeidsovereenkomst is een officieel contract en wordt meestal schriftelijk afgesloten. In zo n contract spreek je af wat de rechten en de plichten zijn van zowel het bedrijf als de nieuwe werknemer. Het contract noemt bijvoorbeeld de beloning en het aantal vakantiedagen waar de werknemer recht op heeft. Maar het contract zegt ook dat de nieuwe werknemer verplicht is om zijn werk goed en serieus te doen. Door zo n schriftelijke arbeidsovereenkomst af te sluiten weten de werkgever en werknemer goed wat ze van elkaar kunnen en moeten verwachten. Een arbeidovereenkomst maakt ook deel uit van je HRM-beleid. Je kunt een arbeidsovereenkomst mondeling of schriftelijk afsluiten. Een schriftelijke overeenkomst is echter duidelijker en betrouwbaarder. De meeste organisaties kiezen dan ook voor zo n schriftelijke overeenkomst. Wettelijke voorwaarden Er is pas sprake van een arbeidsovereenkomst, wanneer aan de volgende wettelijke voorwaarden wordt voldaan: Er is sprake van een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer. De werknemer is in dienst van de werkgever. De werknemer is verplicht persoonlijk arbeid te verrichten. Met andere woorden de werknemer moet de arbeid zélf verrichten. De werkgever is verplicht loon te betalen voor het werk dat de werknemer doet. Als één van deze voorwaarden ontbreekt, is er geen sprake van een arbeidsovereenkomst. De officiële, wettelijke definitie van een arbeidsovereenkomst luidt: Een arbeidsovereenkomst is een overeenkomst waarbij de ene partij (de werknemer) zich verbindt, in dienst van de andere partij (de werkgever) tegen loon, gedurende zekere tijd arbeid te verrichten. Volgens de wet kan de werkgever een natuurlijk persoon zijn (een echt mens) of een rechtspersoon (een organisatie). De werknemer is altijd een natuurlijk persoon. Een arbeidsovereenkomst met een rechtspersoon als werknemer is niet mogelijk. Inhoud De regels voor een arbeidsovereenkomst zijn in wetten vastgelegd. Je kunt die regels vinden in bijvoorbeeld de Arbeidswet, de Wet op het Minimumloon of de Wet op de Collectieve Arbeidsovereenkomst. In een arbeidsovereenkomst staat onder meer vermeld: Naam en adres van beide partijen. Datum van indiensttreding van de nieuwe werknemer. Soort dienstverband: een dienstverband voor onbepaalde tijd (vaste baan) of een dienstverband voor bepaalde tijd (tijdelijke baan). Bruto beginsalaris. Arbeidstijd: het precieze aantal uren dat de werknemer gaat werken. De plaats waar het werk wordt gedaan. Aantal vakantiedagen per jaar en de hoogte van de vakantietoeslag. Duur van de proeftijd (wettelijk maximaal twee maanden). Manier waarop de arbeidsovereenkomst gestopt kan worden. De opzegtermijn. 11

12 CAO In sommige bedrijfstakken geldt een collectieve arbeidsovereenkomst, een CAO. Als in jouw bedrijfstak een CAO geldt, hoef je slechts een beknopte arbeidsovereenkomst op te stellen met je nieuwe werknemer. Je verwijst dan in je overeenkomst naar de CAO en zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer een exemplaar van de CAO krijgt. Verdere inhoud Er zijn nog enkele andere onderwerpen die van belang zijn bij de arbeidsovereenkomst, zoals een functieomschrijving, proeftijd, overwerk en het huisreglement. Functieomschrijving Een arbeidsovereenkomst bevat een duidelijke omschrijving van de functie en de taken. Dit is van belang omdat een werknemer geen werk mag weigeren dat tot zijn taken behoort. Ook mag je als werkgever niet het onmogelijke eisen van je werknemer. Aansprakelijkheid Een werknemer kan bij het uitvoeren van zijn taken schade toebrengen aan het bedrijf. Hij kan bijvoorbeeld zaken beschadigen door ondoordacht handelen of door slordigheden. Wanneer de werknemer duidelijk een wanprestatie geleverd heeft, kun je hem daarvoor aansprakelijk stellen. Hij moet de schade dan vergoeden. Proeftijd Tijdens de proeftijd kun je als werkgever bekijken of de nieuwe werknemer geschikt is voor zijn functie. De medewerker zelf kan de proeftijd gebruiken om erachter te komen of hij het werk leuk vindt en aankan. Als een van de partijen het niet ziet zitten, kan de arbeidsovereenkomst snel en simpel worden beëindigd. Een proeftijd mag overigens nooit langer duren dan twee maanden en kan niet worden verlengd. Leo werkt net een week voor een meubelzaak als hij ziek wordt. Hij heeft een proeftijd van een maand. Aan het einde van zijn proeftijd is hij nog ziek. Zijn baas vertelt hem dat hij ontslagen wordt. De baas van Leo heeft het recht om dit te doen. Overwerk Bij hogere, vooral leidinggevende, functies is het normaal dat overwerk niet extra wordt betaald. In veel andere gevallen regelt de arbeidsovereenkomst wél wat er extra betaald moet worden voor overwerk. 12

13 Huisreglement Grotere ondernemingen hebben vaak een huisreglement. In het huisreglement staat een aantal gedragsregels waaraan iedere medewerker zich moet houden. Deze regels hebben bijvoorbeeld te maken met ziekmelding, met roken en met kledingvoorschriften. Het huisreglement is dus ook een onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Concurrentiebeding Je kunt een concurrentiebeding in de arbeidsovereenkomst opnemen. In een concurrentiebeding spreek je af dat je werknemer na het beëindigen van zijn dienstverband gedurende een bepaalde tijd niet bij een concurrerend bedrijf of in een concurrerende functie gaat werken. Het gevolg van een concurrentiebeding kan zijn dat de werknemer, na zijn ontslag, moeilijker een nieuwe baan kan vinden. Daarom stappen veel oud-werknemers naar de rechter om het concurrentiebeding ongedaan te laten maken. De rechter moet dan beslissen of dit mogelijk is of niet. Individuele arbeidsovereenkomst Bij een individuele arbeidsovereenkomst maak je een contract dat alleen geldt voor die ene nieuwe werknemer. Je kunt dus samen met je nieuwe medewerker onderhandelen over wat er in dat contract komt te staan. Je moet er als werkgever wel op letten dat die overeenkomst niet te sterk afwijkt van de contracten die je met je andere personeelsleden hebt afgesloten. De nieuwe medewerker mag alleen een beter contract krijgen als hij duidelijk andere of hogere prestaties moet gaan leveren. CAO-minimumregeling of CAO-standaardregeling Een CAO kan bedoeld zijn als minimumregeling of als standaardregeling. Bij een minimumregeling mag je als werkgever extra, gunstigere arbeidsvoorwaarden afspreken met je werknemer. Bij een standaardregeling moet je je exact houden aan de arbeidsvoorwaarden uit de CAO. Je mag in dat geval dus geen andere voorwaarden aanbieden. In de meeste gevallen is de CAO bedoeld als minimumregeling. 13

14 Introductieprogramma nieuw personeel Iemand die voor het eerst op het bedrijf of in de winkel komt werken, heeft veel vragen. Hoe moet het werk precies gebeuren? Wie doet wat binnen de organisatie? Waar staat alles? Om ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer zich snel thuis voelt, regel je een introductie. Bij een introductie hoort de kennismaking met de collega s en het werk, het inwerken en het begeleiden. Het introductieprogramma maakt ook een onderdeel uit van je HRM-beleid. Een introductie heeft twee hoofddoelen: 1. De nieuwe medewerker leert de organisatie kennen. 2. De organisatie leert de nieuwe medewerker kennen. Uit deze hoofddoelen kun je een aantal andere doelen afleiden. Een introductie zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker in korte tijd begrijpt: hoe hij het werk moet doen; wat zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn; hoe de organisatie in elkaar steekt; welke huishoudelijke afspraken er zijn; bij welke collega s hij moet zijn als hij vragen heeft. Het is goed als een introductie niet alleen zakelijk maar ook aangenaam verloopt. Een nieuweling zal extra gevoelig zijn voor de sfeer die er in een organisatie heerst. Wanneer je rustig de tijd neemt om alles met de nieuwe werknemer te bespreken, zal hij zich eerder op zijn gemak voelen. In zo n ontspannen sfeer pikken mensen ook sneller nieuwe dingen op. Als organisatie moet je er in het bijzonder voor waken dat de nieuwe werknemer zich verloren gaat voelen. Als jij het eigenlijk te druk hebt om vragen van de nieuwe medewerker te beantwoorden, zal hij dit merken. Hij durft je dan misschien geen vragen meer te stellen, met alle gevolgen van dien. Opbouw introductieprogramma Een introductieprogramma bestaat uit de volgende onderdelen: ontvangst werkintroductie inwerkperiode terugblik (evaluatie). Grote ondernemingen hebben vaak al een compleet introductieprogramma op papier staan. Daarin staat dan stap voor stap beschreven hoe een nieuwe werknemer dient te worden ontvangen en te worden ingewerkt. Loopbaanbegeleiding, zie HRM-opleiden Functieroulatie, Taakverruiming, Kennisuitbreiding, Solliciteren op een interne vacature. Management development, Functionerings- en beoordelingsgesprek 14