Workshop zakelijke evenementen

Transcriptie

1 Karel de Grote-Hogeschool Antwerpen Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Office Management Event- en Project Management EPM 201A / 202A / 201B / 202B Workshop zakelijke evenementen Mathieu Maeyens Ann-Sophie De Gueldre Anouk Lauwers Kelly Bohez Kristof Van Dael Lectoren: A. Van Oost, A. Van De Craene, G. Claes

2 Evenement mogelijk gemaakt door: In samenwerking met: X Development Events 2

3 INLEIDING Als tweedejaarsstudenten event- en projectmanagement, deeltraject van de bachelor opleiding Office Management, krijgen we de workshop zakelijke evenementen. De workshop is een interactieve werkvorm waar we, tijdens de coachinglessen, in team, o.a. een projectplan voor een nieuw event leren uitschrijven. In de eerste periode zijn we in teams ondergebracht. We zijn een team dat is samengesteld op basis van onze uiteenlopende competenties. We profileren ons als een werkelijk eventbureau met onze eigen identiteit. We kregen een bedrijf toegewezen waarvoor we eigenhandig een projectopdracht uitwerkten. Graag presenteren wij u het project De Bonte Stoet van Jeroen Bosch. 3

4 INHOUDSOPGAVE 1 Uitgangssituatie Doelstellingen en projectresultaat Concept 1 (communicatieplan 1) Bedrijfsdoelstellingen Projectdoelstellingen Projectresultaat Concept 2 (eigen concept van De Stoet) Bedrijfsdoelstellingen Projectdoelstellingen Projectresultaat Doelgroepen Concept Kinderen uit s Hertogenbosch Jongeren uit s Hertogenbosch Volwassenen uit s Hertogenbosch Ouderen uit s Hertogenbosch Concept Kinderen uit s Hertogenbosch Jongeren uit s Hertogenbosch Volwassenen uit s Hertogenbosch Ouderen uit s Hertogenbosch Inwoners uit Vlaanderen (kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen) Communicatieplan Concept Intern communicatieplan Extern communicatieplan Concept Intern communicatieplan Extern communicatieplan Het evenement De zeven hoofdzonden Het verhaal Risico- en succesfactoren Risicofactoren Succesfactoren Cost estimation

5 1 Uitgangssituatie Ernest van Hezik heeft ons de opdracht gegeven een concept uit te schrijven. Hij gaf ons de mogelijkheid ons te verdiepen in dat concept en hij hielp ons in contact te komen met de organisatie die ten grondslag ligt van ons project, De Stoet van Den Bosch. Zaterdag 16 mei 2015 wordt voor de tweede keer de Stoet van Bosch Beweegt georganiseerd. De Stoet is een deelactiviteit van de Bosch Beweegt Dag. Bosch Beweegt is een onderdeel van het IAG Sportevent. - Het IAG Sportevent is een internationaal toernooi voor gymnastiek, aangevuld met verschillende activiteiten in en rond het domein van Flik-Flak en de Maaspoort in s Hertogenbosch. - De Bosch Beweegt Dag: o Opening: een actieve opwarmer op het grote plein (Flik-Flak). o diverse kennismakingslessen georganiseerd voor kinderen uit de hele stad. o Een voorleeshoek voor jong en oud. o Dans o Theater o Circus o Muziek o De Stoet De Stoet. Jheronimus Bosch is een bekende schilder, afkomstig uit s Hertogenbosch. Hij was een prominent figuur tijdens de renaissance, hij gaf een vernieuwende invulling aan bestaande motieven en composities. In 2016 herdenkt Nederland het vijfhonderdste sterfjaar van Jheronimus Bosch met het nationaal evenement Jheronimus Bosch 500. Gedurende heel het jaar worden diverse festivals en grote publieksevenementen georganiseerd rond de kunstenaar. s Hertogenbosch wordt in de kijker gezet. Met 400 aanwezigen vond vorig jaar de eerste editie van De Stoet plaats in Den Bosch. Dat was een editie om het evenement te testen. Het is een gratis evenement. De vorige editie ging vrij laat in de avond door. Dat zorgde voor een gat in het IAG sportevenement. (een tijdspanne waarbij het evenement stil liep vooraleer De Stoet van start ging.) Het evenement is geboren dankzij een goede maatschappelijke samenwerking. Die moeten we behouden. We werken met alle organisaties van Den Bosch die interesse hebben om deel te nemen aan De Stoet. De steeds meer uitgebreide organisatie vraagt naar professionalisering. Voor de volgende editie van De Stoet verwachten we 1500 bezoekers. Dat is vijf keer het bezoekersaantal van vorig jaar. Er is weinig tot geen budget toegeschreven aan dit evenement. Er wordt gewerkt met bartering deals (business to business). Inspraak van jonge studenten zorgt voor innovatie en verhoging van creativiteit. De briefing over het IAG Sportevent ontvingen we tijdens de wekelijkse coachinglessen. Na het analyseren van de briefing, ontstonden er veel onduidelijkheden en vragen. We hebben contact gelegd met onze opdrachtgever. Dat gaf ons een beter zicht op de opdracht. Veel informatie op de bestaande website van IAG Sportevent heeft ons een duidelijker beeld gegeven van de complexe samenwerking tussen verschillende organisaties. 5

6 Wendy Vos, algemeen directeur van Flik-Flak, heeft ons aanvullende documentatie gegeven. Slechte en goede aspecten, verbeteringspunten en de geschiedenis van het evenement werden tijdens deze bijeenkomst duidelijk. Na het gesprek met Wendy hebben we onze opdracht gedefinieerd. Onze opdracht is het communicatieplan voor het bestaande concept van De Stoet volledig uit te werken. De communicatie moet worden geprofessionaliseerd, zowel intern als extern. Ook zullen we een concept maken van onze eigen interpretatie van De Stoet en een bijhorend communicatieplan. 6

7 2 Doelstellingen en projectresultaat 2.1 Concept 1 (communicatieplan 1) Bedrijfsdoelstellingen - Groei van event = groei van organisatie event - Duurzaamheid - Vrijwilligers aansporen om op een creatieve en professionele manier te participeren Projectdoelstellingen - Communicatie intern en extern professionaliseren. - Een verhoogde samenwerking en betere communicatie met verschillende regionale organisaties in en rond s Hertogenbosch. - Creatieve organisaties en enthousiastelingen uit de stad in beweging zetten en motiveren Projectresultaat - De communicatie van De Stoet wordt intern en extern geprofessionaliseerd. - Elke deelnemer in de organisatie wordt op tijd en volledig geïnformeerd over het evenement. Ze zijn enthousiast om mee te werken. - Iedereen die tot de doelgroep behoort is enthousiast om een kijkje te komen nemen op De Stoet van 16 mei. Er heerst nieuwsgierigheid bij de bevolking van s Hertogenbosch. 7

8 2.2 Concept 2 (eigen concept van De Stoet) Bedrijfsdoelstellingen - Maatschappelijke samenwerking - Dynamiek en vernieuwing - Duurzaamheid - Financieel onafhankelijk van subsidies. (business to business) - Meer bezoekers in Projectdoelstellingen - Verschillende organisaties stimuleren om op een creatieve manier te participeren. - Verschillende standpunten en ideeën bundelen. - Evenement hip en trendy maken waardoor een bredere doelgroep wordt aangesproken. - Professionalisering interne en externe communicatie Projectresultaat - Creatieve organisaties en enthousiastelingen uit de regio s Hertogenbosch worden in beweging gezet. - Er zijn verschillende activiteiten voorzien die de verschillende organisaties op het evenement zichtbaar maken. - De samenwerking is de drijfveer van het evenement. Er worden bartering deals gesloten met verschillende organisaties uit de buurt. - Bezoekers en participerende organisaties worden zowel fysiek als sociaal in actie gezet. - Er wordt van iedere deelnemer verwacht dat ze op een creatieve manier een woordje opschrijven i.v.m. het project. De verhoogde samenwerking kan op lange termijn gemeten worden. We zien of er in 2016 meer of minder organisaties meewerken aan ons project. 8

9 3 Doelgroepen 3.1 Concept 1 De doelgroep voor De Stoet is zeer breed. De doelgroep weerspiegelt de samenleving van s Hertogenbosch. We onderscheiden kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen Kinderen uit s Hertogenbosch Kinderen (tot 12 jaar) Zij zijn de allerkleinsten die deelnemen aan het evenement, maar ze vertegenwoordigen waarschijnlijk de allergrootste groep aanwezig op De Stoet. De Stoet is zeer kindvriendelijk. Ook al zijn kinderen niet bewust bezig met kunst, ze genieten van al de aanwezige activiteiten. Veel artiesten zorgen voor een speciale belevenis Jongeren uit s Hertogenbosch Jongeren (12 tot 18 jaar) Jongeren zijn vaak op zoek naar een activiteit om samen met hun vrienden te doen. Ze zitten vaak op sociale media (waarop ze graag foto s en statussen delen) en hebben ze meer en meer interesse in kunst. Deze doelgroep is van groot belang. De Stoet is gratis, dus de stap er naar is snel gezet Volwassenen uit s Hertogenbosch Volwassenen (18 t.e.m. 65 jaar) Dit is de grootste doelgroep die we definiëren omdat het de breedste leeftijdscategorie is. Ze zijn geïnteresseerd in kunst, of hebben kinderen en willen met hen een kindvriendelijke activiteiten doen. Volwassenen zitten tegenwoordig bijna dagelijks op sociale media en komen zo in contact met het evenement. De Stoet wordt gepromoot op sociale media. Ook deze doelgroep zal de pagina eens bekijken, liken of zelfs delen Ouderen uit s Hertogenbosch Ouderen (vanaf 65 jaar) Ouderen zijn vaak te vinden op een sociale plaats in de buurt. Ze praten over alles wat er in hun omgeving aan de gang is. Deze doelgroep is van groot belang in het project, omdat ze zorgen voor word of mouth. Vaak zoeken deze mensen ook activiteiten om hun dag mee vullen. Omdat De Stoet een vernieuwend concept is, willen ze eens een kijkje komen nemen. Op die manier creëren we een positieve houding ten opzichte van het project. Ze vinden het adembenemend, dus ze gaan erover beginnen praten. Ze willen terugkomen. Zo zorgen wij voor een stijging aan bezoekers. 9

10 3.2 Concept 2 De doelgroep blijft de weerspiegeling van de samenleving in en rond s Hertogenbosch. We breiden de doelgroep uit en we integreren ook inwoners van Vlaanderen in het communicatieplan. We willen hen aansporen deel te nemen aan De Stoet Kinderen uit s Hertogenbosch Kinderen (tot 12 jaar) Zij zijn de allerkleinsten die deelnemen aan het evenement, maar ze vertegenwoordigen waarschijnlijk de allergrootste groep aanwezig op De Stoet. De Stoet is zeer kindvriendelijk. Ook al zijn kinderen niet bewust bezig met kunst, ze genieten van al de aanwezige activiteiten. Veel artiesten zorgen voor een speciale belevenis Jongeren uit s Hertogenbosch Jongeren (12 tot 18 jaar) Jongeren zijn vaak op zoek naar een activiteit om samen met hun vrienden te doen. Ze zitten vaak op sociale media (waarop ze graag foto s en statussen delen) en hebben ze meer en meer interesse in kunst. Deze doelgroep is van groot belang. De Stoet is gratis, dus de stap naar is snel gezet Volwassenen uit s Hertogenbosch Volwassenen (18 t.e.m. 65 jaar) Dit is de grootste doelgroep die we definiëren omdat het de breedste leeftijdscategorie is. Ze zijn geïnteresseerd in kunst, of hebben kinderen en willen met hen een kindvriendelijke activiteiten doen. Volwassenen zitten tegenwoordig bijna dagelijks op sociale media en komen zo in contact met het evenement. De Stoet wordt gepromoot op sociale media. Ook deze doelgroep zal de pagina eens bekijken, liken of zelfs delen Ouderen uit s Hertogenbosch Ouderen (vanaf 65 jaar) Ouderen zijn vaak te vinden op een sociale plaats in de buurt. Ze praten over alles wat er in hun omgeving aan de gang is. Deze doelgroep is van groot belang in het project, omdat ze zorgen voor word of mouth. Vaak zoeken deze mensen ook activiteiten om hun dag mee vullen. Omdat De Stoet een vernieuwend concept is, willen ze eens een kijkje komen nemen. Op die manier creëren we een positieve houding ten opzichte van het project. Ze vinden het adembenemend, dus ze gaan erover beginnen praten. Ze willen terugkomen. Zo zorgen wij voor een stijging aan bezoekers Inwoners uit Vlaanderen (kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen) Het evenement groeit. We willen Vlaanderen integreren bij ons concept. In 2016 wordt Jeroen Bosch herdacht in s Hertogenbosch. Het evenement wordt dan internationaal uitgebreid. We willen dat het evenement dit jaar al gekend is in Vlaanderen. 10

11 4 Communicatieplan We werken vooral met onze superpromotors. Dat zijn de verschillende organisaties en verenigingen die participeren in De Stoet. We stimuleren hen promotie te maken. Op die manier wordt ons promotiemateriaal op een exponentiele manier verspreid. Wij sturen informatie naar de vertegenwoordiger van de vereniging. Die vertegenwoordiger informeert de leden van zijn vereniging. Vervolgens verspreiden de leden de informatie. We willen ook de lokale pers betrekken bij het evenement. Het is dus belangrijk hen voldoende te informeren. Sociale media is een medium. We hebben een eigen YouTube kanaal dat frequent nieuwe filmpjes uitzendt. 4.1 Concept Intern communicatieplan Wat? Wanneer? Door wie? Medium? Aan wie? EHBO-diensten vast leggen Januari Wendy Vos, algemeen directeur Flik-Flak Telefonisch en via EHBO instanties uit den Bosch. Informatie over De Stoet + vraag naar sponsoring Januari Laura (communicatie verantwoordelijke) Verenigingen s Hertogenbosch, sponsors van vorige jaren. Uitnodigen en Begin februari Wendy Vos, algemeen Superpromotors promotiemateriaal verzenden. Affiches met de vraag naar vrijwilligers Begin februari directeur Flik-Flak Laura (communicatie verantwoordelijke) Affiche in sportclub Flik- Flak Leden van Flik-Flak en ouders 11

12 4.1.2 Extern communicatieplan Wat? Wanneer? Door wie? Medium? Aan wie? Persuasieve uitnodiging om naar het evenement te komen. Persuasieve uitnodiging om het evenement aan te kondigen op de radio Een (nagemaakt) kunstwerk zetten op een centrale plaats van Jeroen Bosch met de belangrijkste informatie over De Stoet. Voertuigen: organisatoren en vrijwilligers hangen flyers zichtbaar in hun auto Affiches/Flyers ontworpen door Junior Van Der Poel Pennen met belangrijkste info van de stoet uitdelen Begin januari, zo snel mogelijk zodat ze het kunnen inplannen en vrij zijn op die datum Begin januari, zo snel mogelijk zodat ze het kunnen inplannen en vrij zijn op die datum Vanaf januari tot einde evenement Vanaf februari tot begin evenement Vanaf februari tot begin mei Vanaf 1 februari tot begin event Persmedia team Journalist Weekblad regio s-hertogenbosch 1 De Weekkrant 2 Brabants Dagblad 3 Persmedia team Radio Atlantisch 4 Lagere school Centrale plaats in s Hertogenbosch Verantwoordelijke communicatie In eigen voertuig Superpromotors In de omgeving van s Hertogenbosch, overal waar eigenaars bedrijven het toestaan. Inwoners s Hertogenbosch Iedereen op de baan, inwoners s Hertogenbosch Inwoners s Hertogenbosch Superpromotors Persoonlijk Leden van de verenigingen 1 contact@dewinter.nl 2 adverteren@wegenermedia.nl info@radioatlantis.fm 12

13 Radiospot op Radio Atlantisch met persuasieve en originele uitnodiging Mensen aanspreken op straat, zorgen voor word of mouth (positief en persuasief info geven) Tekenwedstrijd over de 7 hoofdzonden (pdf zal op site te vinden zijn). Winnaar krijgt een gratis abonnement bij Flik-Flak. Kinderen tot 5 jaar krijgen een abonnement bij de afdeling klein volk. Kinderen ouder dan 5 jaar hebben een vrije keuze. (gesponsord door Flik-Flak) Vertrek van De Stoet in groepen per man vertrekken aan startlijn. Medewerkers tellen aantal personen. Tijdens het wachten geeft men mysterieus inleidend verhaaltje Vanaf 1 april, wekelijks laten herhalen, tot en met 15 mei (week voor 15 mei elke dag) Vanaf 1 april tot en met 15 mei Vanaf 1 april tot en met 15 mei Vanaf zondag 1 maart tot dinsdag 31 maart Radio Atlantisch Radio Luisteraars Radio Atlantisch Superpromotors Alle leden in database Superpromotors, vrijwilligers Superpromotors, vrijwilligers In winkelstraten, drukke en centrale plaatsen in en rond s Hertogenbosch Sociale media, YouTube, op de website. Voorbijgangers in en rond s Hertogenbosch Kinderen (2,5 12), ouders kinderen 16 mei Vrijwilligers Op het evenement Deelnemers aan De Stoet 13

14 Extern communicatieplan sociale media: Facebook, Twitter, Instagram Omschrijving Tijdstip Uitvoerder Medium Doelgroep Frequent posten (foto s, updates: Facebook, Twitter, Instagram voorbereidingen) De look van de pagina verbeteren en updaten Call to Action zoals: like nu, schrijf je nu in! + mensen laten meedoen aan Wedstrijd (promoten meer likes) Meer dan enkel posts plaatsen i.v.m. De Stoet: bv leuke quotes, lifestyle/health posts, life hacks, Extra highlight rond De Stoet + win de loyaliteit van de bezoekers, waardeer en erken de klant (customer appreciation month), verzeker dat de bezoekers al het nodige weten over het evenement en hoe ze je kunnen contacteren bij vragen. bv Q&A blijven updaten, foto s posten, herinneringen ophalen, promoten, relatie behouden om te verzekeren dat ze volgend jaar terugkomen Heel de maand januari, (maandag, woensdag en vrijdag posten) Begin februari: verbeteren Gedurende heel de maand: updaten Heel de maand maart Begin maart Heel de maand april Begin mei en heel de maand mei Rest van het jaar Laura 5 (verantwoordelijke communicatie) Laura (verantwoordelijke communicatie) Laura (verantwoordelijke communicatie) Laura (verantwoordelijke communicatie) Laura (verantwoordelijke communicatie) Laura (verantwoordelijke communicatie) Facebook, Twitter, Instagram Facebook, Twitter, Instagram Facebook, Twitter, Instagram Facebook, Twitter, Instagram Facebook, Twitter, Instagram Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen 5 is verantwoordelijk voor het verdelen van de taken 14

15 Extern communicatieplan sociale media: YouTube Wat? Wanneer? Door wie? Medium? Aan wie? FAQ uniek voorgesteld: algemene informatie verschaffen Maandag 5 januari 1 vrijwilliger YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Challenge: not my legs challenge Maandag 19 januari 2 vrijwilligers YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Daily vlog: hoe bereidt IAG zich voor? Maandag 9 februari 1 vrijwilliger YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Superpromotors 1 zin laten zeggen waarom je naar IAG moet komen Maandag 23 februari Laura (verantwoordelijke communicatie) YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Challenge: not my arms challenge Maandag 9 maart 2 vrijwilligers YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Tekenwedstrijd over de 7 hoofdzonden Woensdag 1 april 1 vrijwilliger YouTube Kinderen (2,5 12), ouders kinderen Challenge: acro yoga challenge Maandag 6 april 2 vrijwilligers YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Tour rond het park tijdens opbouw Maandag 20 april 1 vrijwilliger YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Challenge: 7 seconds challenge Maandag 4 mei 2 vrijwilligers YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Daily vlog: je filmt een hele dag op het evenement, wat je doet. Zaterdag 16 mei 1 vrijwilliger YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Review: bij elke hoofdzonde praat een deelnemer over zijn/haar ervaring met De Stoet (maak dit levendig, humoristisch, optimistisch) Maandag 18 mei 7 vrijwilligers YouTube Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen 15

16 4.2 Concept Intern communicatieplan Wat? Wanneer? Door wie? Medium? Aan wie? EHBO-diensten vast leggen Januari Wendy Vos, algemeen directeur Flik-Flak Telefonisch en via EHBO instanties uit den Bosch. Informatie over De Stoet + Vraag naar sponsoring Januari Laura (communicatie verantwoordelijke) Verenigingen s Hertogenbosch, sponsors van vorige jaren. Informatie over De Stoet + Vraag naar sponsoring Januari Laura (communicatie verantwoordelijke) Sportverenigingen uit Vlaanderen. Uitnodigen en Begin februari Wendy Vos, algemeen Superpromotors promotiemateriaal verzenden. Affiches met de vraag naar vrijwilligers Begin februari directeur Flik-Flak Laura (communicatie verantwoordelijke) Affiche in sportclub Flik- Flak Leden van Flik-Flak en ouders 16

17 4.2.2 Extern communicatieplan Wat? Wanneer? Door wie? Medium? Aan wie? Persuasieve uitnodiging om naar het evenement te komen. Begin januari Persmedia team Journalist Weekblad regio s- Hertogenbosch 6 De Weekkrant 7 Persuasieve uitnodiging om het evenement aan te kondigen op de radio Brabants Dagblad 8 Begin januari Persmedia team Radio Atlantisch 9 Persoonlijke uitnodiging Februari Laura (Verantwoordelijke communicatie) Voertuigen: organisatoren en vrijwilligers hangen flyers zichtbaar in hun auto Affiches/Flyers Pennen met belangrijkste info van De Stoet uitdelen Radiospot op Radio Atlantisch Mail met persuasieve en originele uitnodiging Vanaf februari tot begin evenement Vanaf februari tot begin mei Vanaf 1 februari tot begin event Vanaf 1 april, wekelijks laten herhalen, tot en met 15 mei (week voor 15 mei elke dag) Vanaf 1 april tot en met 15 mei Laura (Verantwoordelijke communicatie) Geschreven brief Bewoners van s Hertogenbosch In eigen voertuig Superpromotors In de omgeving van s Hertogenbosch, overal waar eigenaars bedrijven het toestaan. Iedereen op de baan, inwoners s Hertogenbosch Inwoners s Hertogenbosch Superpromotors Persoonlijk Leden van de verenigingen Radio Atlantisch Radio Luisteraars Radio Atlantisch Superpromotors Alle leden in database 6 contact@dewinter.nl 7 adverteren@wegenermedia.nl info@radioatlantis.fm 17

18 5 Het evenement 5.1 De zeven hoofdzonden We brengen het schilderij de zeven hoofdzonden van Jeroen Bosch tot leven tijdens De Stoet. Het compositieschema is afkomstig van middeleeuwse afbeeldingen van het universum en de daarbij horende astronomische sferen. A B AVARICIA GULA ACCIDIA 1 LUXURIA INDIVIA SUPERBIA D 7 hoofdzonden IRA C 1- Halfnaakte Jezus afgebeeld met bijschrift: `Cave cave dus videt` (betekenis: Pas op, pas op, de heer ziet.) Stralenkrans rond Jezus: hij wordt vergeleken met de zon of met een oogappel. (2 interpretaties) 18

19 2-7 hoofdzonden: 1. WOEDE (IRA): als boeren, vechtend op een weide voor een herberg. 2. AFGUNST (INDIVIA): burenruzie in een kleine stad. 3. HEBZUCHT (AVARICIA): als corrupte rechter 4. ONMATIGHEID (GULA): als een smulpartij in een herberg. 5. LUIHEID (ACCIDIA): als een ingedutte man die zijn geloof verwaarloost. 6. WELLUST (LUXURIA): als een decadent gezelschap in de buitenlucht. 7. IJDELHEID (SUPERBIA): als een vrouw die zichzelf bewondert in een spiegel die opgehouden wordt door een duivel. 3-4 cirkels in elke hoek = 4 uitersten in chronologische volgorde.` a. Dood b. Het Laatste Oordeel c. De Hemel d. De Hel 5.2 Het verhaal Zaterdag 16 mei om 16:00 gaat De Stoet van start op het plein van Flik-Flak. Als je nog niet online bent ingeschreven, moet je je gaan inschrijven bij het inschrijvingstentje van De Stoet. Het is duidelijk naar welke tent je je moet begeven. De tent is versierd met de verschillende tekeningen en kunstwerken die de dagen voordien zijn gemaakt tijdens het IAG Sportevent. De twee medewerkers zijn gekleed in typische historische kledij en verdelen de tickets. Je krijgt een ticket met een afbeelding en de naam van één van de zeven hoofdzonden. Je kon je ook online inschrijven. Dan moest je je ticket afprinten. Vergeten? Geen probleem. Meld dit bij het inschrijvingstentje en de medewerkers geven je een nieuw ticket! De deelname aan de stoet is volledig gratis, maar de inschrijving is verplicht. Online kan je je ten laatste inschrijven op 15 mei. Ter plaatse kan je je de dag zelf inschrijven tot uur. Elke hoofdzonde wordt dan op een bepaald uur verwacht op het plein voor het Flik-Flak gebouw. De volgorde van vertrek: Superbia, Avaritia, Luxuria, Invidia, Gula, Ira, Acedia. Deze Latijnse benamingen staan op het inschrijvingsticket (samen met de vertaling). Dit geeft al een beetje een mysterieuze sfeer. Ook het uur zal p het ticket staan. Er zal geen ticketcontrole zijn aan de start, om lastige situaties te vermijden. Er zullen bijvoorbeeld mensen zijn met een verschillende zonde die toch op hetzelfde tijdstip willen vertrekken. Dat mag van ons. We vermelden zowel bij de online verkoop en de verkoop ter plaatse duidelijk dat het best is dat je op jouw ingeplande tijdstip vertrekt. Het voornaamste is dat het publiek niet allemaal tegelijk vertrekt en dat we in grote lijnen de chaos bij vertrek kunnen beheren. Om het vertrek van elke groep aan te kondigen, wordt er op het Open Podium, per hoofdzonde, een historisch verhaaltje verteld van ongeveer 10 minuten door een bizar/mythisch figuur. De eerste groep (Superbia) vertrekt om 16 uur. Tussen elke groep zit er 10 minuten (duur van het verhaal). Dat vermijdt chaos tijdens de start. Er zijn in totaal 7 groepen die gelijk verdeeld zijn. (ongeveer 215 per groep) 19

20 Aan de start zie je een middeleeuwse poort met poortwachters die een leuke informatiefolder over De Stoet uitdelen (activiteiten, route, informatie kunstwerken, praktisch info, sponsors, ). In die folder wordt er nog niet te veel onthuld over de activiteiten. Dat blijft een verrassing. De poort is een soort drieluik, omdat Jeroen Bosch veel drieluik schilderijen ontwierp. De poort hoeft niet reusachtig en duur te zijn, het zal een poort zijn die indruk zal maken maar toch goedkoop en creatief in elkaar is gestoken. De Stoet is een surrealistisch (middeleeuws) gek beeld waar de zonden in voorkomen, gecombineerd met eigentijdse attributen en acts. Er zullen ook spectaculaire en kunstzinnige (toneel) acts zijn. Je kan je volledig inleven in het leven van Jheronimus Bosch. Je start aan de wandeling en je komt meteen een levende richtingaanwijzer tegen. Een duivel met een 3- tand. Die kom je op verschillende plaatsen tegen, zij zorgen ervoor dat alles in goede banen loopt en dat iedereen de juiste richting uitgaat. Jeroen Bosch werd gezien als een duivels mannetje. Op een creatieve manier wordt daarnaar gerefereerd met deze duivelse begeleiders. De route is ingedeeld per hoofdzonde. Onderweg kom je verschillende moderne kunstwerken tegen. Verschillende interpretaties van het schilderij door jonge artiesten. Zij krijgen de kans hun kunst ten toon te stellen op de route. De originele ontwerpen van Junior van de Poel, een jonge grafische ontwerper uit Antwerpen, worden weergegeven. Elk ontwerp staat voor een zonde en zal om de 500 meter plaatsvinden. Je komt steeds in een nieuw deel, in een nieuwe hoofdzonde. De Stoet is 3,5 kilometer lang. In je informatiefolder kan je dan zien waar je juist bent en wat er nog komen moet. Het vertrekpunt is bij het Flik-Flak gebouw en vanaf daar vertrekt de stoet richting het Noorderpark. Je eindigt terug op het plein voor het Flik-Flak gebouw. Op het plan zie je de verschillende posten waar er de activiteiten plaatsvinden. Je wordt overspoeld met energieke acts en opvoeringen. Deze sluiten telkens aan bij een hoofdzonde. 20

21 Hoogmoed/ijdelheid = Superbia: - Vrouwelijk dansers: acrobatie, geschminkt, sierlijke danseressen, turners. - Trampoline/Tumblin. Hebzucht/macht/geld = Avaritia: - Een koning op zijn troon, verkleedde dieven die tussen het publiek lopen. - Schatkist in het water dat op spectaculaire manier wordt opgedoken. - Goochelaar die het publiek fopt. Onkuisheid/lust = Luxuria: - Freerunners in bloot bovenlijf die door het publiek hun ding doen en naast het publiek hun ding doen. - Wilde dieren thema/ bewegende standbeelden. Afgunst/jaloezie/twijfel = Invidia: - Toneelstuk tussen een mythisch koppel dat ruzie maakt (jaloezie). - Muziek; jonge artiesten met originele instrumenten. Gulzigheid/onmatigheid = Gula: - Nep eten aan bomen. - Mensen die gulzig eten, middeleeuws feestmaal, met eten gooien. - Groot onrealistisch eten, decoratie. Woede/wraak = Ira: - Slackline, met breakdancers ernaast op harde muziek. - Water act: griezelige figuren die uit het water komen. Gemakzucht/ traagheid/ luiheid = Acedia: - Slowmotion artiesten die alles in slowmotion doen. - Vuur meesters/ vuur act. Na een flinke wandeling en de onderdompeling in het leven van Jeroen Bosch eindig je terug op het plein voor het Flik-Flak gebouw. Je bent nu verlost van al je zonden en je krijgt de kans jouw stem te laten horen. Je ziet een groot wit doek waarop je met een penseel (zoals een echte kunstenaar) iets kan schrijven over De Stoet, de stad Den Bosch, Jeroen Bosch of over IAG Sportevent. Tijdens De Stoet worden er beelden gemaakt van het publiek, de activiteiten en het decor. Een paar dagen na De Stoet zie je een aftermovie verschijnen op Facebook of via het lokale televisienetwerk. Misschien kom jij en je familie/vrienden er wel in voor? Op de website en op Facebook kan je reacties schrijven, vrienden taggen, foto s posten, enzovoort. Vooral de periode net na het evenement word je gestimuleerd dit te doen omdat je wekelijks posts voorbij ziet komen. Je zal De Stoet dus nog niet snel vergeten! 21

22 6 Risico- en succesfactoren 6.1 Risicofactoren Een evenement houdt altijd wel bepaalde risico s in, deze zijn niet te vermijden. Door een risicoanalyse uit te voeren kunnen we ze wel beheersen. Dankzij de analyse kunnen we mogelijke risico s omzetten in kansen. Op de volgende pagina s vindt u een uitgebreid schema van de risico s terug die zijn toegepast op ons concept. 1 Slecht weer (impact op mensen) 2 Te warm weer 3 Huilende baby s en luidruchtige kinderen 4 Mensen weten het Flik-Flak gebouw niet zijn 5 Mensen komen te laat 6 Mensen verliezen info boekje 7 De Stoet duurt langer dan gepland 8 Chaos door gelijktijdige start De Stoet 9 Accident tijdens De Stoet 10 Camera voor beeldmateriaal werkt niet 11 Slecht weer (impact op activiteiten) 12 Vuuract De beoordeling van de risico s is aan de hand van volgende tabel: Schaal Omschrijving Waarschijnlijkheid 1 Zeer gering 0 tot 5% 2 Laag 6 tot 20% 3 Gemiddeld 21 tot 50% 4 Hoog 51 tot 80% 5 Zeer hoog 81 tot 100% 22