Sturen op ZZP s ZZP-Kostprijzen

Transcriptie

1 Sturen op ZZP s ZZP-Kostprijzen Nora de Jeu 14 februari 2012 Dit materiaal is door AEF ontwikkeld in het kader van het werken met ZZP programma

2 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 2

3 Kennismaking Nora de Jeu AEF Adviseur bij een organisatieadviesbureau in Utrecht Ervaring in de langdurige zorg: Bedrijfsvoering (kostprijsmodel/kostprijzen, formatieberekeningen, ) Strategie (stuurinformatie, organisatieinrichting, concurrentieanalyse) Werkprocessen Maar ook: Gemeenten, onderwijsinstellingen, woningcorporaties, Afgestudeerd als natuurkundige n.dejeu@aef.nl,

4 Kennismaking Wie ben je? Uit welke sector kom je? Wat is je functie? Wat zijn je belangrijkste leervragen? 4

5 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 5

6 Kostprijzen? Wat zijn kostprijzen? De totale kosten die gemaakt worden voor het produceren van een product (= directe + indirecte kosten). Waar gebruik je kostprijzen voor? Organisatieperspectief Managementperspectief Medewerkerperspectief Cliëntperspectief 6

7 Kostprijzen Ondersteuning van de besluitvorming Welke producten zijn kostendekkend? Waarom zijn producten niet kostendekkend? Ondersteuning begroting en monitoring Interne budgetverdeling Wat zijn de oorzaken van kostenstijgingen/-dalingen? Ondersteuning bij bepaling van de verkoopprijs Hulp bij productie- en prijsafspraken met de zorgverzekeraars Hulp bij prijsafspraken met cliënten die zelf hun zorg inkopen Ondersteuning (intern) gesprek met/verantwoording aan de cliënt Krijgt de client waar voor zijn ZZP? Waarop heeft hij wel/geen recht? 7

8 Veel bijvangst!! Het maken van kostprijzen vraagt om: Gezamenlijke uitgangspunten (wat leveren we wel/niet? wat is ons product? hoe gaan we om met overhead? welke normen hanteren we?? ) Gedetailleerde uitwerking uitgangspunten (kwantificeren keuzes, uren, materieel, personele inzet, ) Inzicht in de (huidige) opbouw van financiën (direct/indirect, specifieke posten, personeel, ) Inzicht in verschillen tussen locaties/afdelingen Mogelijkheden voor scenarioberekeningen Kostprijzen helpen in control te komen en te blijven 8

9 Huidig vs. toekomstig Kostprijzenhuidige situatie - Aansluiten bij huidige werkwijze - Verschaftinzicht in huidige kostenstructuur - Dwingtbetrokkenen kritisch naar huidige werkwijze te kijken - Mogelijkheid rond te rekenen - Stap 1, levert basisinformatie op Kostprijzen toekomstige situatie (bv. Arrangementen) - Opbouwen nieuwe situatie, bv. scenario s - Plan voor toekomstige kostenstructuur - Geeft inzicht in veranderingen t.o.v.de oude situatie - Niet mogelijk rond te rekenen - Stap 2, versnelt innovatie rondom ZZP Zonder inzicht in de huidige situatie zijn toekomstige kostprijzen nauwelijks te bepalen! 9

10 Methode; indirecte kosten 1. Opslagcalculatiemethode Indirecte kosten zijn een percentage van (een gedeelte van) de directe kosten. 2. Kostenplaatsenmethode Indirecte kosten worden in fasen (van hulpkostenplaats naar hoofdkostenplaats) aan het product toegerekend. 3. Activity-based costing Indirecte kosten worden per (deel)activiteit bepaald. De tarieven voor de (deel)activiteiten worden toegerekend aan het product. Nauwkeurig maar arbeidsintensief. 10

11 Het bepalen van kostprijzen I Strategische vragen bepalen Detailniveau vaststellen Product(en) vaststellen Methode bepalen Gegevens verzamelen Resultaten berekenen Resultaten verifiëren Algemene info (bv. Nza) Kostprijzen 11

12 Valkuilen Kostprijzen worden een puur technische exercitie zonder relatie met de werkvloer Kostprijzen leveren (te) veel informatie Verzuipen in de details De resultaten wijzigen telkens Gebruikers snappen nut, noodzaak en/of methode niet Naar resultaten toerekenen 12

13 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 13

14 Wat is ZZP? Oude systematiek Variabele component Bedrag per gerealiseerde verpleeg- of verzorgingsdag Vaste component Vast bedrag op jaarbasis: - Per bed/plaats - Onroerend zaakbelasting - Energiekosten - Kapitaallasten Afschrijvingskosten, huur, rentekosten ZZP systematiek Variabele component Per gerealiseerde ZZP-dag een bedrag afhankelijk van kenmerken cliënt. Variabele kapitaallasten Afschrijvingskosten, huur, rentekosten => NHC 14

15 Veranderingen instellingen 1. Vraaggericht werken: de cliënt heeft wensen en rechten! Er zijn verschillende mogelijkheden om hieraan te voldoen 2. Inkomsten zijn afhankelijk van de keuze van de cliënt: voor welke zorgaanbieder kiest de cliënt? 3. Profiel: duidelijkheid over wat de zorginstelling wil zijn in vergelijking met andere zorginstellingen in de regio (concurrentie!) 4. Zaakjes op orde: efficiënt en kostenbewust. De cliënt krijgt waar voor zijn geld. 15

16 Sturingsvragen Toegenomen (financieel) risico: Hoe groot is het risico voor ons? Hoe kunnen we het risico beperken? Wat is winstgevend/dekkend, wat niet? Past onze werkwijze (nog)? Past onze strategie (nog)? Marktwerking: Onderhandelingen over prijs Aanvullende producten 16

17 Van strategie naar details Wat kunnen wij de klant bieden? ZZP-inkomsten Behandeling Verblijf Dagbesteding Woonzorg Kostprijzen Kosten Instelling Overige Kosten Loon- Kosten 17

18 Casus Wat is hier aan de hand? Hoe zou het gesprek in het MT kunnen lopen? Locatie X heeft een negatieve realisatie. Uit de begroting blijkt dat de kosten op de gesloten afdeling weglekken. Het locatiehoofd speelt daarom met het idee de afdeling op te heffen. De centrale unit Behandeling heeft het gevoel juist geld over te houden op deze cliënten. De locatie Y heeft een gemengde cliëntenpopulatie. De realisatie loopt goed, er zijn zwarte cijfers. Uit de kostprijzen blijkt echter dat cliënten met ZZP 2 fors minder kosten dan de tarieven. De cliënten met ZZP 4 zijn daarentegen duurder. In het MT is al geruime tijd discussie over de centrale afdeling welzijn. Hoe moet welzijn eruit gaan zien voor de lagere ZZP s? In de plannen wil de manager vasthouden aan de huidige inzet. Welzijn voorkomt zorg. De zorgmanager bevestigt dit uitgangspunt in theorie. Uit kostprijsberekeningen van de huidige situatie blijkt dat de totale kosten voor de lagere ZZP s hoger zijn dan het tarief. Wat is de rol van de kostprijzen bij deze gesprekken? Is er een verdere informatievraag? Hoe had het gesprek gelopen zonder kostprijzen? 18

19 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 19

20 Problemen met de begroting Alle regiodirecteuren hebben hun begroting ingediend Er is een tekort. Iedereen heeft het gevoel dat de locaties van elkaar kunnen leren en dat er dan bespaard kan worden. 20

21 Best practices Locatie 1: 100 cliënten Inkomsten zorg-component: Kosten zorgpersoneel: Locatie 2: 75 cliënten Inkomsten zorg-component: Kosten zorgpersoneel: Locatie 3: 112 cliënten Inkomsten zorg-component: Kosten zorgpersoneel: Locatie 4: 91 cliënten Inkomsten zorg-component: Kosten zorgpersoneel: Wat is de best practice? Wat is het besparingspotentieel? 21

22 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 22

23 Het bepalen van kostprijzen I Strategische vragen bepalen Detailniveau vaststellen Product(en) vaststellen Methode bepalen Gegevens verzamelen Resultaten berekenen Resultaten verifiëren Algemene info (bv. Nza) Kostprijzen 23

24 Strategische vraag We gaan voor deze workshop uit van: Hoe verhouden onze kosten zich tot de tarieven? Maar: In de praktijk andere vragen mogelijk. 24

25 Details en de grote lijn Afweging meerkosten en meerwaarde Ook tussenproducten bevatten veel waardevolle informatie. Op hoofdlijnen waar het kan, inzoomen waar het nodig is Pick your battles 25

26 Product bepalen Als je niet weet wat je product is, kun je ook geen prijs bepalen Aansluiten bij (informatie)behoeften organisatie (bv.: organisatiebreedof per locatie/afdeling, extra aandacht voor voeding of juist voor ) Kun je in stappen berekenen? (versimpelen proces) Input van bestuur/mt en zorgexperts (bv. Locatiemanagers, productenboek) 26

27 Producten in stappen I Start Totale ZZP-kosten => Gemiddelde Kostprijs per cliënt Stap 1 Kosten Zorg => Gem. kostprijs zorg Kosten DB=> Gem. kostprijs DB Kosten VB => Gem. kostprijs VB Kosten BH => Gem. kostprijs BH Overige Diensten KP zorg ZZP 1 Stap 2 KP zorg ZZP 2 KP zorg ZZP 3 KP DB ZZP 1 KP DB ZZP 2 27

28 Producten in stappen II Start Inzicht in - Totale winst/verliesgevendheid - Vergelijking locaties/afdelingen Benodigde inzet Zeer laag Stap 1 ZZPcomponenten - Wat hoort wel/niet in de ZZP s - Gemiddelde kosten per component - Verhouding tussen componenten - Benchmarking locaties/afdelingen - Indirecte kosten - Relatief laag Met beperkte belasting voor de zorguitvoer te bepalen! Fundamentelekeuzes over dienstverlening. Basis voor Stap 2 Stap2 Individuele ZZP s - Gedetailleerde kostprijzen per ZZP Relatief hoog Gedetailleerde informatie over dienstverlening nodig voor berekening. 28

29 Methode; Vergelijkbaarheid Als uitgangspunt = Vergelijking met tarieven Dan aansluiten bij NZa-methodiek Opslagcalculatiemethode (loon + % overige kosten) Waar mogelijk onderverdeling indirecte kosten aanhouden Waar mogelijk onderverdeling dienstverlening/producten aanhouden. Pas op: Laat technische keuzes NZaniet de eigen besluitvorming en organisatie-inrichting beïnvloeden. 29

30 Methode; bruikbaarheid Maar ook: Wat doen we als we geen eigen gegevens hebben? (bv. directe/indirecte uren, geleverde uren zorg, ) Waar willen we mee vergelijken? (bv. NZa uitgangspunten, andere benchmarks, ) Zijn er specifieke eisen? (bv. optimaliseren bijvangst, voorbereiden vervolgvragen) Wat is een toekomstbestendige methode (onderhoudbaar)? Goede voorbereiding beperkt belasting organisatie. 30

31 Gegevens verzamelen Welk detail- en zekerheidsniveau is gewenst? Wie heeft de informatie? Hoe vragen we uit? Wat is de planning? Want: Gericht uitvragen beperkt belasting Gericht uitvragen verbetert kwaliteit Input vanuit systemen en zorgexperts (bv. locatiemanager, EVV, ) 31

32 Berekenen, verifiëren, rapporteren Toepassen modelstructuur Zijn de resultaten verklaarbaar/herkenbaar? Moet de input worden aangepast? Aanpassen methode Nieuwe/aangepaste gegevensuitvraag (Soms) aanpassen product Wat is de meest geschikte rapportagevorm? Kostprijzen Bijvangst (opslagpercentages, deelresultaten, productmix, ) Wat zijn vervolgvragen? Inbedding gegevens in P&C-cyclus 32

33 Blijvend effectief inzetten Gezamenlijke ontwikkeling Zorg voor meerwaarde voor de eindgebruikers Inbedding resultaten in reguliere P&C-cyclus Begroting en monitoring Sturing Onderhoudbaar systeem Test nieuwe ideëen/onderdelen/uitkomsten Zorg voor sponsors/ambassadeurs (projectgroep) 33

34 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 34

35 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 35

36 Aannames Zorglocatie Daaiendaal. 112 intramurale cliënten 35 aanleunwoningen ZZP-omzet: 6,7 miljoen euro Extramurale omzet: 0,8 miljoen euro Totale kosten: 7,6 miljoen euro P&O, P&C, Beleid Bestuur Vastgoed Andere locaties Daaiendaal Behandeling Wat is de gemiddelde kostprijs per ZZP-cliënt per dag? Wat is het gemiddelde tarief per ZZP-cliënt per dag? 36

37 Technisch Stappenplan Stap 1; Kostprijzen ZZP-componenten Stap 2; Kostprijzen per ZZP 1. Verzamelen financiëlegegevens (begroting/realisatie) 2. Grove verdeling van de kosten over de producten(componenten), in kaart brengen: Niet-ZZPactiviteiten én bijbehorende kosten Grensgevallen en vraagpunten Indirecte kosten en overhead 3. Afstemmen en besluitenover inhoud producten (strategisch!) 4. Afstemmen en besluiten toerekening indirecte/overheadkosten (strategisch!) 5. Definitieve verdeling en toerekening maken (rondrekenen) 6. Verifiëren en presenteren resultaten 1. Per product (component) methode van verdeling over ZZP s bepalen 2. Per product benodigde data en methode van uitvragen bepalen 3. Per product data uitvragen 4. Per product definitieve verdelingen toerekening maken 5. Rondrekenen(hebben we alle kosten? hebben we alle uren?) 6. Verifiëren en presenteren resultaten 37

38 Stap 1.2: Kosten verdeeld Centrale overhead Locatie overhead Overhead BH Overig Zorg Overig DB Overig VB Overig BH Direct loon Zorg Direct loon DB Direct loon VB Niet-ZZP Direct loon BH Verdeel de kostenposten op de volgende blz. over de verschillende kostensoorten. 38

39 Kosten verdeeld II Bestuurder Locatiedirecteur Zorgbemiddelaar Controller Coordinator vrijwilligerswerk Coördinator flexpool Facilitair manager Kok Medewerker receptie Medewerker welzijn EVV-er intramuraal EVV-er extramuraal Verzorgende Assist verzorging en voeding e jaarsleerling verpleegk Onregelmatigheidstoeslag PNIL algemeen Sociale lasten Personeelsadvertenties Reiskosten Aardappelen Thee Schoonmaakapp. en benodigdheden Afvalverwijdering Kopieerkosten Belastingen Verzekeringen Omroepbijdragen, buma Geneesmiddelen/dialyse Pastoraal werk Verplaatsingshulpmiddelen Ontspanningsactiviteiten Onderhoud terrein Beveiligingsinstallaties Elektriciteit Verhuur ruimten aan externen Overige opbrengsten 39

40 Resultaat Wat valt op? Wat zijn vraagpunten? Wie kan/moet de vraagpunten beantwoorden? Wat is het vervolg? 40

41 Stap 1.4: indirect en overhead Loonkosten zijn belangrijkste kosten = basis voor toerekening Overige kosten => Opslagpercentage op loonkosten Maak clustertjes van vergelijkbare overige kosten. Bekijk per cluster op welke loonkosten een opslag moet komen. Bouw de berekening stapsgewijs op en check achteraf of je ALLE kosten toegerekend hebt. Wat zijn de clusters uit de berekening van de NZa? (p. 51 e.v.): Sociale lasten Opslag leidinggevenden Algemene salarislasten Algemene materiele lasten Terrein-en gebouwgebondenlasten Overhead staf Zorggebonden materiële lasten art. 15 Bza Overige zorggebonden materiële lasten 41

42 Stap 1.4: indirect en overhead Loonkosten Zorg (incl SL): Loonkosten Dagbesteding (incl. SL): Loonkosten Verblijf (incl. SL): Materiële kosten Verblijf: Kosten locatieoverhead: Wat is het opslagpercentage locatieoverhead? Wat zijn de totale Verblijfskosten? Loonkosten + opslagen indirecte kosten + materiële kosten = totale kosten 42

43 Stap 1.5: Voorbeeld Zorg Loon Zorg SL (vakantietoeslag, eindejaarsuitkering) 13,7% Basis loon zorg ORT Zorg 13,8% Bruto loonkosten SL (werkgeverslasten) 21,0% Netto loonkosten Algemene materiële lasten 9,0% Locatieoverhead 2,9% Stafkosten 17,0% Terrein- en gebouwgebonden 7,7% Leidinggevenden zorg 4,2% Overige zorggebonden materiële lasten 1,6% Subtotaal Zorg ,4% Verblijfsdagen Gemiddelde zorgkosten per verblijfsdag 101,60 Gemiddeld tarief zorg per verblijfsdag 101,29 Resultaat zorg per verblijfsdag -0,31 Op iedere euro zorg komt 42,4 cent overige kosten 43

44 Technisch Stappenplan Stap 1; Kostprijzen ZZP-componenten Stap 2; Kostprijzen per ZZP 1. Verzamelen financiëlegegevens (begroting/realisatie) 2. Grove verdeling van de kosten over de producten(componenten), in kaart brengen: Niet-ZZPactiviteiten én bijbehorende kosten Grensgevallen en vraagpunten Indirecte kosten en overhead 3. Afstemmen en besluitenover inhoud producten (strategisch!) 4. Afstemmen en besluiten toerekening indirecte/overheadkosten (strategisch!) 5. Definitieve verdeling en toerekening maken (rondrekenen) 6. Verifiëren en presenteren resultaten 1. Per product (component) methode van verdeling over ZZP s bepalen 2. Per product benodigde data en methode van uitvragen bepalen 3. Per product data uitvragen 4. Per product definitieve verdelingen toerekening maken 5. Rondrekenen(hebben we alle kosten? hebben we alle uren?) 6. Verifiëren en presenteren resultaten 44

45 Stap 2.1: kostprijzen per ZZP Per product (component) methode van verdeling over ZZP s bepalen, veel gebruikt: Zorg/dagbesteding: uren zorg per ZZP als basis, Overige kosten (materieel, indirect, overhead) via opslag op loon verdelen Verblijf: verblijfskosten zijn voor iedere cliënt gelijk. Resultaat verblijf stap 1 / aantal cliënten = Kostprijs Behandeling: uren zorg per ZZP als basis, materiële kosten per persoon verdeeld, overige kosten via opslag op loon. Let op: Past deze verdeling bij jullie eigen werkwijze?? 45

46 Stap 2.2 & 2.3: Gegevens uitvragen Hoe kom je aan uren per ZZP? Mogelijkheden Hanteer verhoudingsgetallen (NZa-tarieven, zorgprofessionals, ) Voordeel: direct inzicht in kostprijzen, minder werk Nadeel: geen direct inzicht in uren inzet Hanteer concrete uren per ZZP (zorgarrangementen, registratiesystemen, ) Voordeel: Direct volledig inzicht, makkelijk toekomstscenario s te bepalen Nadeel: Gedetailleerde gegevens nodig en je moet rondrekenen Bouw de berekening stapsgewijs op. Meerkosten vs. Meerwaarde!! 46

47 Stap 2.4: berekening Bijvoorbeeld: verhouding Nza uren als basis Totale kosten zorg: euro op zorg Wat is de kostprijs per ZZP? Aantal Tarief (euro) Verhouding Kostprijs?? ZZP 5 ZZP 6 ZZP 7 137,1 98,19 68,5 103,01 16,4 120,04 47

48 Stap 2.5: Rondrekenen Zijn alle kosten toegerekend? Zijn alle directe fte s toegerekend? 48

49 Agenda Kennismaking Theorie kostprijzen ZZP en kostprijzen Eenvoudige kostprijzen Voorbereiding aan de slag Pauze Aan de slag Afsluiting 49

50 Terugkoppeling Hebben we dingen gemist? Opmerkingen/aanvullingen? Tips voor de volgende keer? 50

51 Nog vragen? Werken met ZZP s Nora de Jeu n.dejeu@aef.nl, /