Openbare zitting. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Transcriptie

1 Notulen open zitting Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 14 januari :00 uur Locatie Raadzaal - St.-Martensstraat Gent Aanwezig De heer Rudy Coddens, voorzitter Mevrouw Evita Willaert, raadslid; de heer Yoeri Note, raadslid; mevrouw Chantal Sysmans, raadslid; mevrouw Ingrid Vandaele, raadslid; de heer Jurgen Bockstaele, raadslid; de heer Pascal Verbeke, raadslid; de heer Carl De Decker, raadslid; de heer Cengiz Cetinkaya, raadslid; mevrouw Emilie Peeters, raadslid; mevrouw Els Roegiers, raadslid; mevrouw Yeliz Güner, raadslid; de heer Eric Wauters, raadslid; de heer Ronny Rysermans, raadslid; mevrouw Liliane De Cock, raadslid De heer Luc Kupers, secretaris Verontschuldigd De heer Daniël Termont, burgemeester stad Gent Openbare zitting Agendapunten De voorzitter opent de open zitting om 19:00 uur Diensten van de Secretaris Bestuursondersteuning 2015_RMW_00002 Verkoop aandelen van de NV Eigen Heerd is Goud Weerd aan de NV Patronale Life Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context OCMW Gent is aandeelhouder van de NV Eigen Heerd is Goud Weerd, vennootschap die het in eigen naam verlenen en beheren van kredieten voor de bouw, de aankoop, de verbouwing, de aanpassing of het behoud van sociale of ermee gelijkgestelde woningen, zoals gedefinieerd in gewestelijke en/of federale besluiten, te bewonen door de kredietnemers, als uitsluitend maatschappelijk doel heeft. De vennootschap zal dit doel nastreven binnen de samenwerkingsovereenkomst die in 1977 werd afgesloten met de toenmalige FORTIS BANK, in het ruimere kader van de samenwerking van de door de voormalige ASLK erkende kredietvennootschappen en de FORTIS BANK. Op de algemene vergadering van 31 maart 2014 van de NV Eigen Heerd is Goud Weerd werd door een belangrijke groep aandeelhouders formeel de vraag gesteld een onderzoek te starten tot vereffening van de vennootschap vóór 30 juni De Raad van Bestuur van de vennootschap heeft aan de bedrijfsrevisor opdracht gegeven om de gevolgen van een vereffening te berekenen. De bedrijfsrevisor kwam tot de bevinding dat er risico is op een faillissement bij onmiddellijke vereffening en dat een zachte vereffening of verkoop meer aangewezen is. De Raad van Bestuur heeft op 23 juni 2014 beslist de activiteiten voort te zetten met uitdoving van de bestaande portefeuille en ondertussen informeel te polsen naar kandidaat-overnemers. Er is een bod tot overname van de vennootschap door de NV Patronale Life, vennootschap die al meerdere overnames heeft gerealiseerd in de sector. Aangezien de NV Eigen Heerd is Goud Weerd niet kan voldoen aan de voorwaarden tot behoud van de erkenning door de Vlaamse regering (op 31 december 2016 een eigen vermogen van ,00 euro) heeft de Raad van Bestuur van de vennootschap beslist het bod te aanvaarden. Het is uiteraard aan elke individuele aandeelhouder om te beslissen of hij akkoord gaat zijn aandelen te verkopen aan de aangeboden prijs. 1/249 RMW - 14 januari 2015

2 Notulen open zitting Het bod bedraagt 420,00 euro per aandeel: 100 % van het geplaatst kapitaal ( ,00 euro) en 50 % van de reserves en het overgedragen resultaat ( ,00 euro) en te verminderen met het bedrag van het sociaal passief, op basis van de jaarrekening per 31 december Het maatschappelijk kapitaal is verdeeld over aandelen. Het bod van de NV Patronale Life is onderworpen aan voorwaarden door de koper: de verwerving van minimum 75 % van de aandelen; het bedrag van het eigen vermogen bedraagt op datum overdracht minimum ,00 euro; er zijn geen uitkeringen gebeurd aan de aandeelhouders die niet opgenomen zijn in de jaarrekening per 31 december 2013; de boekhouding en het beheer van de vennootschap werden op een consistente wijze verder gezet tot het moment van de overdracht; een door de koper uit te voeren controle van de boekhouding brengt geen gebreken aan het licht. De verkoop van aandelen is (nog) niet onderworpen aan een belastingheffing. Het bod van 420,00 euro van de NV Patronale Life geldt maar tot 26 december De NV Eigen Heerd is Goud Weerd heeft op 16 december 2014 telefonisch bevestigd dat er ondertussen akkoorden tot verkoop zijn voor meer dan 75 % van de aandelen. OCMW Gent bezit 13 aandelen. Als niet wordt akkoord gegaan met de verkoop aan de NV Patronale Life blijft OCMW Gent aandeelhouder. Het wordt dan heel onwaarschijnlijk om de aandelen dan nog te kunnen verkopen en, als er al eeen koper gevonden wordt, om nog een behoorlijke prijs te krijgen. De aandelen zijn immers op naam en niet-beursgenoteerd en volgens de statuten kan de overdracht van aandelen maar gebeuren mits voorafgaande goedkeuring van de Raad van Bestuur en van het Overlegcomité van de vennootschap. De OCMW-raad heeft op 12 maart 2013 raadslid Yeliz Güner aangeduid als haar vertegenwoordiger in de algemene vergadering van de NV Eigen Heerd is Goud Weerd. Met de verkoop van de aandelen eindigt het mandaat van raadslid Güner als vertegenwoordiger van OCMW Gent in de algemene vergadering van de NV Eigen Heerd is Goud Weerd. Motivering Gelet op het Burgerlijk Wetboek; gelet op het Wetboek van vennootschappen; gelet op het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Huishoudelijk Reglement van de Beraadslagende Organen van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Gent; Gekoppelde besluiten Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 12 maart 2013, 2013_RMW_00090 Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Investering Gebudgetteerd: Nee Onvoorziene omstandigheid 2/249 RMW - 14 januari 2015

3 Notulen open zitting Verbintenis: Nee Totaal geschatte inkomsten: 5460,00 Totaal geschatte uitgaven: 0,00 Niet van toepassing Initiëel budget: 0,00 Reeds aangewend: 0,00 Engagementen: 0,00 Geschatte inkomsten: 5460,00 Commentaar Komt op de categorie andere aandelen en niet-vastrentende effecten Geschatte uitgaven: 0,00 Visum van de ontvanger Visum: niet vereist Adviezen Dienst Budgettering Datum: 17 december 2014 Advies: Gunstig Financieel Advies Datum: 18 december 2014 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 De verkoop van 13 aandelen van de NV Eigen Heerd is Goud Weerd aan de NV Patronale Life tegen de prijs van 420,00 euro per aandeel onder de volgende voorwaarden van de koper: de verwerving van minimum 75 % van de aandelen; het bedrag van het eigen vermogen bedraagt op datum overdracht minimum ,00 euro; er ziijn geen uitkeringen gebeurd aan de aandeelhouders die niet opgenomen zijn in de jaarrekening per 31 december 2013; de boekhouding en het beheer van de vennootschap werden op een consistente wijze verder gezet tot het moment van de overdracht; een door de koper uit te voeren controle van de boekhouding brengt geen gebreken aan het licht. Artikel 2 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: brief eigen heerd.pdf Bijlage(n) brief eigen heerd.pdf 3/249 RMW - 14 januari 2015

4 Notulen open zitting Bijlage: brief eigen heerd.pdf 4/249 RMW - 14 januari 2015

5 5/249 RMW - 14 januari 2015

6 6/249 RMW - 14 januari 2015

7 Notulen open zitting Sociale Dienstverlening - Beleidsondersteuning Staf Beleidsondersteuning 2015_RMW_00005 Subsidieovereenkomsten - Evaluatie en uitbetaling saldi subsidieovereenkomst CAW Artevelde Nachtopvang en Nachtopvang plus; CAW Artevelde Winternachtopvang ; Huize Triest Winternachtopvang Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context OCMW Gent subsidieerde in 2013 de deelwerkingen nachtopvang (aanbieden acute nachtopvang aan daklozen), nachtopvang plus (aanbieden structurelere nachtopvang aan chronisch daklozen) uitgebaat door CAW Artevelde met reguliere middelen. OCMW Gent subsidieerde voor de periode december midden maart 2014 de Winternachtopvang voor Daklozen uitgebaat door CAW Artevelde en de Winternachtopvang voor Daklozen georganiseerd door de Broeders van Liefde - deelwerking Huize Triest - Gemeenschapshuis Tabor. Het inhoudelijk verantwoordelijke diensthoofd nam de werkingsverslagen door en stelde vast dat de prestaties die overeengekomen zijn in de subsidieovereenkomsten voor 2013 voor de nachtopvang en nachtopvang plus CAW Artevelde behaald zijn en deze voor voor de winternachtopvang CAW Artevelde en de winternachtopvang Broeders van Liefde. Het inhoudelijk verantwoordelijke diensthoofd voerde een opportuniteitscontrole uit en stelde vast dat de kosten die gemaakt zijn verantwoord zijn met de vastgelegde prestaties. De staf Financiën nam de financiële verslagen door. Bij toepassing van de financiële richtlijnen stelden zij vast dat de vzw kosten verantwoordt die gelijk of hoger zijn dan het bedrag van de subsidie. De criteria om zowel de inhoudelijke als financiële evaluatie te doen zijn de criteria die door Strategische Subsidies van Stad Gent zijn opgesteld. Deze criteria zijn strikt (zie bijlage). In bijlage zitten de inhoudelijke verslagen, de algemene financiële verslagen en de evaluatiefiches opgemaakt door de inhoudelijke evaluator, de financiële evaluator en de stedenfondscoördinatie. Motivering Gelet op de organieke wet betreffende de OCMW's van 1976 Gekoppelde besluiten Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 8 oktober 2013, 2013_RMW_00378 Vast Bureau, 28 oktober 2013, 2013_VB_01525 Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 12 november 2013, 2013_RMW_00415 Strategisch kader Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): Armoedebestrijding (aanvullende steun e.a.) Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Exploitatie Gebudgetteerd: Ja 7/249 RMW - 14 januari 2015

8 Notulen open zitting Verbintenis: Ja Inkomsten Bedrag: 0,00 Kostenplaats: C30 - Departement Sociale Dienstverlening - Thuislozenzorg Categorie: Toegestane werkingssubsidies Uitgaven Bedrag: ,50 Kostenplaats: Categorie: C30 - Departement Sociale Dienstverlening - Thuislozenzorg Toegestane werkingssubsidies Commentaar Nachtopvang en nachtopvang plus - Saldo 1 Er liepen 2 beleidsovereenkomsten vorig jaar: Van 01/01-30/06: de vorige subsidieovereenkomst gebaseerd op de werking in de gebouwen Gasmeterlaan: index per jaar. Voor 2013 moeten we dit bedrag halveren gezien de subsidieovereenkomst na 6 maanden werd opgeheven door een nieuwe SO. Van 01/07-31/12: de nieuwe subsidieovereenkomst gebaseerd op de werking in de nieuwe gebouwen te Nieuwland: het bedrag binnen deze subsidieovereenkomst is voor = euro Dit betekent volgens de berekeningswijze het volgende: index (basisbedrag *consumptie-index jan 2013/consumptie-index jan 2012) = ,56 euro => dit delen door 2 = euro (bedrag eerste deel euro (bedrag tweede deel 2013) = euro Er werd reeds een bedrag van 75% van euro = euro en 75% van euro= euro; dus euro uitbetaald. Het resterend saldo van euro wordt via dit ebesluit vereffend. Winternachtopvang - Winternachtopvang CAW Artevelde - Saldo 2 De subsidieovereenkomst voorziet een bedrag van euro. De afrekening bewijst slechts kosten tot euro. Er blijft met andere woorden 2.962,71 euro over. Gezien de winternachtopvang en de nachtopvang van CAW Artevelde commmunicerende vaten zijn, stellen we voor om dit bedrag alsnog toe te kennen om de meerkost van de nachtopvang te dekken. Er werd reeds 70% van de euro als voorschot uitbetaald. Het volledige resterend saldo van ,5 euro wordt via dit ebesluit vereffend. - Winternachtopvang Huize Triest - Saldo 3 De subsidieovereenkomst voorziet een bedrag van euro. Er werd reeds 70% van de euro als voorschot uitbetaald. Het resterende saldo van euro wordt via de ebesluit vereffend. Visum van de ontvanger Visum: Gunstig Adviezen Dienst Budgettering Datum: 5 december 2014 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 de evaluatie van de werking nachtopvang en nachtopvang plus georganiseerd door CAW Artevelde voor het subsidiejaar Artikel 2 8/249 RMW - 14 januari 2015

9 Notulen open zitting de evaluatie van de werking winternachtopvang georganiseerd door CAW Artevelde voor de subsidieperiode Artikel 3 de evaluatie van de werking winternachtopvang georganiseerd door de Broeders van Liefde vzw voor de subsidieperiode Artikel 4 de uitbetaling van het saldo 2013 van euro aan CAW Artevelde, deelwerking nachtopvang en nachtopvang plus. Artikel 5 de uitbetaling van het saldo van ,5 euro aan CAW Artevelde, deelwerking Winternachtopvang. Artikel 6 de uitbetaling van het saldo van euro aan de Broeders van Liefde - deelwerking Huize Triest - Gemeenschapshuis Tabor in kader van de organisatie van de Winternachtopvang. Sociale Dienstverlening - Financiële en Thematische Hulpverlening Directie 2015_RMW_00007 Visietekst terugvorderingen - deel 2 - Nieuwe verbetervoorstellen inzake terugvorderen Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Op de Raad van 11 maart 2014 werd een eerste visietekst terugvorderingen voorgelegd. Deze nota stelde vier concrete maatregelen voor namelijk: - de erkenning van het principe van eenheid van schuld - het diversifiëren van de terugvorderingen in twee categorieën - het toepassen van het direct debit systeem onder vaste voorwaarden - het invoeren van een inhouding op sociale uitkeringen. Na de Raadsbeslissing werden deze concrete maatregelen op volgende wijze binnen de organisatie uitgerold: - algemene vorming gegeven door de leden van de werkgroep - een nieuwsbrief over de verschillende aspecten van de beslissing - overleg met de direct betrokken diensten zoals OTC (leerwerkplekken) - aanpassing van modules en draaiboek. Deze nota gaf eveneens een verdere de planning mee van de werkgroep Terugvorderingen. Momenteel leggen wij een tweede tekst voor die verbetervoorstellen bevat over volgende aspecten: - terugvorderingen bij interne fout/vergissingen - geen ouderbijdrage meer voor de vakantiewerking - aanpassing in de tussenkomst voor energiezuinige maatregel - overslagpunt - samenwerking tussen Dienst Financiën en Sociale Dienstverlening - vormaspecten in kader van terugvorderingen. 9/249 RMW - 14 januari 2015

10 Notulen open zitting Motivering In toepassing van de wet betreffende het recht op maatschappelijke integratie van 26 mei 2002; in toepassing van de Organieke Wet van 8 juli 1976; doen wij concrete voorstellen voor de aanpak van het terugvorderingsbeleid. Gekoppelde besluiten Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 11 maart 2014, 2014_RMW_00060 Openbaarheid van bestuur Dit besluit is niet ter inzage. Motivering: Artikel 14-5 : een aanvraag tot openbaarmaking dient afgewezen te worden, voor zover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, indien ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de vertrouwelijkheid van het handelen van een instantie voor zover die vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de uitoefening van de administratieve handhaving, de uitvoering van een interne audit of de politieke ontwerpbesluitvorming. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 Terugvordering bij interne fout (lees: cliënt heeft geen aandeel in de fout): - bij een verkeerd genomen beslissing: nooit terugvorderen van de teveel betaalde hulpverlening - bij een foutieve uitvoering van een juiste beslissing: - algemeen principe: terugvorderen - enkel niet terugvorderen indien: - het teveel verleende bedrag lager is dan 100 EUR - de fout verband houdt met rechtstreekse inhoudingen op de steun, die ten onrechte/foutief werden uitgevoerd - de uitkering van de cliënt gestort is op een foutieve rekening en onze dienst de cliënt nogmaals zijn gerechtigde steun verleende - gemotiveerd bijzonder verzoek. Artikel 2 Vanaf de kerstvakantie 2014 niet langer een ouderbijdrage voor de vakantiewerking aanrekenen aan onze cliënten (= personen met een actief dossier). Artikel 3 Afschaffen van de 20 % terugvordering van de tussenkomst in energiezuinige maatregel. Vaststellen van het bedrag van de tussenkomst voor de energiezuinige maatregel op 400 EUR. Artikel 4 Het overslagpunt bepalen op de leeftijd van 80 jaar. Kan de bestaande schuld afbetaald worden aan het afbetalingsritme van de cliënt voor zijn 80 jarige leeftijd, dan kunnen 10/249 RMW - 14 januari 2015

11 Notulen open zitting nieuwe schulden toegevoegd worden. Kan de bestaande schuld niet afbetaald worden aan het afbetalingsritme van de cliënt voor zijn 80 jarige leeftijd, dan kunnen geen nieuwe schulden toegevoegd worden. Het overslagpunt is niet van toepassing bij schulden uit fraude, schulden uit huur SVK woningen en bij bezit van eigendom in België. Artikel 5 Opfrissen van de afspraak dat Dienst Financiën beroep kan doen op SD voor een sociaal onderzoek en advies inzake terugbetalingscapaciteit van een debiteur. Artikel 6 Opnemen van de verjaringstermijn in de terugvorderingsbeslissing. Niet opnemen van de andere vormvereisten. Artikel 7 Alle maatregelen worden geïmplementeerd vanaf de datum van de goedkeuring van dit besluit. P&O Strategische Ondersteuning Strategische aankoop 2015_RMW_00010 Opdracht voor het leveren van professioneel klein technisch materiaal aan het OCMW Gent waarbij de stad Gent als opdrachtencentrale optreedt - Toewijzen opdracht Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context De stad Gent heeft een open offerteaanvraag uitgeschreven voor het leveren van professioneel klein technisch materiaal voor een periode van 4 jaar. De toewijzing van deze overheidsopdracht werd door het college van burgemeester en schepenen van de stad Gent van 15 oktober 2014 goedgekeurd (zie het besluit van burgemeester en schepenen als bijlage en het gunningsverslag). De stad Gent treedt in deze opdracht voor onder andere het OCMW Gent op als opdrachtencentrale in de zin van artikel 2, 4 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Dit betekent dat de Stad Gent de opdracht gunt m.b.t. leveringen die bestemd zijn voor de andere aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten die op die manier vrijgesteld zijn om zelf een gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Wet 15 juni 2006). Strategische aankoop vraagt de goedkeuring voor het optreden van de stad Gent als opdrachtencentrale voor het OCMW Gent en voor de toewijzing van de opdracht zodat het OCMW Gent in dit contract kan instappen. De raming voor afname op deze opdracht voor een periode van 4 jaar bedraagt ,00 incl. BTW. Motivering Het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. 11/249 RMW - 14 januari 2015

12 Notulen open zitting De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 26, 1, 1 a (limiet van ,00 excl. btw niet overschreden). De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 105. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 5, 3. Derden Instelling: Lecot nv Straat: Vierlinden Huisnummer: 7 Postcode: 8501 Gemeente: Heule Land: België Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Exploitatie Gebudgetteerd: Verbintenis: Ja Ja Inkomsten Bedrag: 0,00 Kostenplaats: Niet van toepassing Categorie: Niet van toepassing Uitgaven Bedrag: ,00 Kostenplaats: Meerdere diensten Categorie: Aankopen van handelsgoederen Visum van de ontvanger Visum: Gunstig Adviezen Dienst Budgettering Datum: 1 december 2014 Advies: Gunstig besluit het volgende goed te keuren: 12/249 RMW - 14 januari 2015

13 Notulen open zitting bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen Artikel 1 Het toewijzen van de open offerteaanvraag voor het leveren van professioneel klein technisch materiaal voor een periode van 4 jaar. Artikel 2 Het optreden van de stad Gent als opdrachtencentrale voor het leveren van professioneel klein technisch materiaal voor een periode van 4 jaar. De raming voor afname door het OCMW Gent op deze opdracht wat betreft het leveren van professioneel klein technisch materiaal voor een periode van 4 jaar bedraagt ,00 incl. BTW. Artikel 3 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: _BE_Bestek.docx Bijlage 2: _BS_Besluit_lastvoorwaarden_en_gunningswijze.pdf Bijlage 3: _VE_Gunningsverslag.doc Bijlage 5: _BS_Besluit_gunning.pdf Bijlage(n) _BE_Bestek.docx _BS_Besluit_lastvoorwaarden_en_gunningswijze.pdf _VE_Gunningsverslag.doc _BS_Besluit_gunning.pdf 13/249 RMW - 14 januari 2015

14 Notulen open zitting Bijlage: _BE_Bestek.docx 14/249 RMW - 14 januari 2015

15 BIJZONDER BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VAN LEVERINGEN RAAMOVEREENKOMST VOOR HET LEVEREN VAN PROFESSIONEEL KLEIN TECHNISCH MATERIAAL ECO/2014/029 ID2109 OPEN OFFERTEAANVRAAG MET EUROPESE BEKENDMAKING Aanbestedende overheid Prijsvaststelling : Stad Gent : opdracht volgens prijslijst Opening van de offertes : op 2014 om uur in het Stadhuis, Botermarkt 1, 9000 Gent Uitvoeringstermijn Auteur van het bestek/ontwerper : 4 jaar : Dienst Aankoopbeheer, Dirk De Veirman Bijzonder bestek leveringen ECO/2014/029 ID2109 Blz. 1 15/249 RMW - 14 januari 2015

16 Bijzonder bestek leveringen ECO/2014/029 ID2109 Blz. 2 16/249 RMW - 14 januari 2015

17 Inhoudsopgave Bijzonder bestek leveringen ECO/2014/029 ID2109 Blz. 3 17/249 RMW - 14 januari 2015

18 I. ZIJN VAN TOEPASSING OP DEZE OPDRACHT Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Contactpunt Overheidsopdrachten Adres: Botermarkt 1 te 9000 Gent Telefoon: Fax: Volgende wetten en besluiten: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna Wet Overheidsopdrachten ); Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna KB Plaatsing ); Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna KB Uitvoering ); Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, en latere wijzigingen; Alle latere aanvullingen en wijzigingen van voormelde wetten en besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde wetten besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. Volgende afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen: Artikel 46 van KB Uitvoering Het tijdig beschikken over de catalogus van alle toegewezen artikelen is van groot belang. De catalogus dient immers op het bestelplatform (SRM) van de stad Gent geplaatst worden. Indien dit niet gebeurt kunnen er geen bestellingen geplaatst worden door de diverse diensten. Daarom is er een uitbreiding boete voor een laattijdige overhandiging catalogus van toepassing. Onderhavig bestek en volgende bijlagen: Bijlage A: offerteformulier, Bijlage B: inventaris, Bijlage C: transportkost, Bijlage D: volumekorting, Bijlage E: verklaring op eer - arbeidsvoorwaarden. Bijzonder bestek leveringen ECO/2014/029 ID2109 Blz. 4 18/249 RMW - 14 januari 2015

19 II. PLAATSINGSREGELS VAN TOEPASSING OP DEZE OPDRACHT Algemeen: 1. VOORWERP VAN DE OPDRACHT Het voorwerp van deze levering betreft: raamovereenkomst voor het leveren van professioneel klein technisch materiaal. Ten titel van inlichting volgt hierna de geraamde jaaromzet gebaseerd op het gemiddeld aantal verkochte stuks van het vorige contract over een periode van vier jaar: ,00 EUR excl. btw. De Stad Gent treedt voor deze opdracht op als een aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 4 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Dit betekent dat de Stad Gent leveringen verwerft die bestemd zijn voor de andere aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. Daarnaast kan de Stad Gent ook optreden als opdrachtencentrale in de zin van artikel 2, 4 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Dit betekent dat de Stad Gent de opdracht gunt m.b.t. de leveringen die bestemd zijn voor de andere aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. De Stad Gent treedt op als opdrachtencentrale voor volgende entiteiten, die potentiële afnemers van onderhavige opdracht van leveringen zijn: - Brandweer (Operationele) Zone Centrum, - Lokale Politie Gent, - gemengde intergemeentelijke vereniging Ivago Gent, - OCMW Gent, - WoninGent, - Digipolis, - huidige en toekomstige IVA s van de Stad Gent (bv. Mobiliteitsbedrijf Stad Gent, ), - huidige en toekomstige EVA s van de Stad Gent (bv. Havenbedrijf van Gent, ), - huidige en toekomstige AG s van de Stad gent (bv. AGSOB, STAM, SMAK, ), - huidige en toekomstige verenigingen die verbonden en erkend zijn door de Stad Gent (bv. StudentEnMobiliteit, ). In voorkomend geval worden de bestellingen rechtstreeks door deze afnemers bij de leveranciers geplaatst. Deze bestellingen zijn enkel mogelijk mits een voorafgaandelijke schriftelijke goedkeuring van de Stad Gent. De leverancier moet de leidende ambtenaar van de Stad Gent schriftelijk op de hoogte brengen van alle bestellingen op dit contract door andere afnemers/besturen en hem een kopie van alle besteldocumenten bezorgen. De facturatie verloopt rechtstreeks naar deze eventuele andere afnemers. De nodige gegevens zullen ten gepaste tijde door de afnemers aan de leverancier worden overgemaakt. Eens een andere afnemer een bestelling heeft geplaatst staat deze afnemer ook zelf in voor de leiding en het toezicht op de opdracht in de zin van artikel 11 KB Uitvoering, alsook voor de algemene opvolging van de bestelling en de verdere toepassing van het bestek en de algemene en bijzondere aannemingsvoorwaarden. Bijzonder bestek leveringen ECO/2014/029 ID2109 Blz. 5 19/249 RMW - 14 januari 2015

20 Het stadsbestuur van Gent is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de inhoud en afhandeling van de bestellingen van de andere afnemers. Duur van de opdracht: De opdracht loopt over een periode van vier jaar, ingaand op 26 november Geraamde hoeveelheden: De te leveren hoeveelheden zullen afhangen van de bestellingen van de afnemers. De vermoedelijke hoeveelheden en geraamde jaaromzet zijn louter indicatief. De hoeveelheden en bedragen kunnen groter of kleiner zijn zonder dat de opdrachtnemer daarom gemachtigd is de voorwaarden van het contract te wijzigen of enige schadevergoeding te eisen. Dienstverlening: De aanbestedende overheid wenst een optimale dienstverlening te organiseren voor haar klanten en de leverancier speelt hierin een sleutelrol. Hij zal op verzoek alle gevraagde gegevens ter beschikking stellen aan de aanbestedende overheid in een courant elektronisch formaat van een actuele bureauticasoftware. Deze dienstverlening is inbegrepen in de aannemingsprijzen. De aanbestedende overheid dient per kwartaal over een lijst in Excel of Access te beschikken die toelaat het beheer van de leveringen op te volgen. Concreet dienen volgende gegevens beschikbaar te zijn: - departement, - leveringsadres, - dienst, - leveringscode Stad Gent, - aantal afnames onderverdeeld per maand, per artikel en per groep van artikelen, - artikelnummer, - omschrijving, - eenheidsprijs, - omzet. Tevens zal samen met de inschrijver een kwaliteitsplan worden uitgewerkt. Het is de bedoeling dat aan de hand van uitwisselbare gegevens de dienstverlening optimaal verloopt. Catalogus: Er zal gewerkt worden met aankopen op catalogus. In de technische bepalingen zullen vereisten worden opgegeven waaraan de aangeboden artikelen absoluut moeten voldoen. De inschrijver dient in zijn offerte een catalogus met netto prijslijst aan. Bovendien dient de offerte een kortingspercentage per merk en artikelgroep opgegeven te worden. Onder catalogus + prijslijst wordt een commercieel gangbaar document verstaan en niet een geheel van losse bladzijden met technische gegevens. Deze mogen aangeboden worden zowel op papieren als op digitale drager. Een toegang op een beveiligde internetsite met bijhorende specifieke inlog is ook toegestaan. De inschrijver moet in dit geval wel een passende ondertekende verklaring op eer toevoegen dat de zo te raadplegen prijzen deze van het voorgestelde contract zijn en dat deze gedurende de eerste looptijd (1 jaar) zullen gehandhaaft blijven (vaste prijs op de referentieartikelen, vast kortingspercentage per merk en artikelgroep op het overige). Bijzonder bestek leveringen ECO/2014/029 ID2109 Blz. 6 20/249 RMW - 14 januari 2015