Gemeente Moerbeke-Waas Jeugdraad Moerbeke-Waas Marc Fruytier - Schepen van jeugd

Transcriptie

1 FUIFWIJZER

2 Gemeente Moerbeke-Waas Jeugdraad Moerbeke-Waas Marc Fruytier - Schepen van jeugd

3 FUIFWIJZER Een fuif organiseren Hoe pak ik dat aan?

4 INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 5 DE VOORBEREIDING De eerste grote beslissingen Enkele bedenkingen vooraf 1.2. Privé-fuif of openbare fuif 1.3. Kies de juiste datum 1.4. Zoek een locatie 1.5. Fuiven in een zaal 1.6. Fuiven in een tent of openlucht 1.7. Contracten 1.8. Huren van materiaal 1.9. Sponsoring Begroting 2. Reglementering / Vergunningen SABAM 2.2. Billijke vergoeding 2.3. Tapvergunning 2.4. Vergunning sterke drank 2.5. Vergunning voeding 2.6. Vergunning verlengd sluitingsuur 2.7. Vrijwilligersstatuut 2.8. Rookverbod 3. Geluidsnormen Muziek in niet-ingedeelde inrichtingen 3.2. Muziek in ingedeelde inrichtingen 3.3. Tips 5. Publiciteit promotie Affiches 5.2. Gemeentelijke aankondigingsborden 5.3. Mond aan mondreclame 5.4. Strooibriefjes 5.5. Gebruik van een geluidswagen 5.6. Andere promotiekanalen 5.7. De toegangskaarten DE FUIF ZELF Organiseren is dirigeren en coördineren Goede taakverdeling 1.2. Inrichten en klaarzetten zaal of terrein 1.3. Tapcursus 2. Zorg voor de veiligheid Security (fuifbuddy s) 2.2. Brandveiligheid 2.3. E.H.B.O Vandalisme en diefstal 2.5. Min 16-jarigen 2.6. Drugs 2.7. Hulpkaart met noodnummers 2.8. Veilig thuis 3. Afvalpreventie...22 DE DAG NADIEN Verzekeringen Waarom verzekeren 4.2. Burgerlijke aansprakelijkheid 4.3. Objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing 4.4. Andere verzekeringen

5 INLEIDING Fuiven in Moerbeke!? Je hebt beslist om samen met enkele vrienden of met je vereniging een fuif te organiseren? Hoe begin je daar nu aan? Waarmee moet er rekening gehouden worden? Zijn er specifieke regels of wetgeving waar je rekening mee moet houden? Het antwoord op deze vragen en nog veel meer vind je terug in deze fuifwijzer. Samen met Robby De Caluwé, gemeenteraadslid en in overleg met de burgemeester, de veiligheidsdiensten en de Jeugdraad zijn wij tot deze leidraad gekomen die je wegwijs maakt doorheen het fuiflandschap. Het is als het ware een draaiboek die je begeleidt vanaf het prille begin tot na afloop van de fuif. Zo proberen we je te informeren over: allerhande reglementering veiligheid en verzekeringen diensten van de gemeente... Ik ben ervan overtuigd dat deze fuifwijzer kan bijdragen tot fijner fuiven in Moerbeke voor iedereen. Marc Fruytier Schepen van Jeugd

6 DE VOORBEREIDING 1. De eerste grote beslissingen 1.1. ENKELE BEDENKINGEN VOORAF Wat is de bedoeling van de fuif? Wil je winst maken, feest vieren, vrienden samenbrengen,? Zal je de fuif inkleden? Hoe zal je dat aanpakken? Wat gebeurt er met de winst? Wie neemt de eindverantwoordelijkheid op zich? Hoe wordt de toegangsprijs bepaald? Welke muziek/genre primeert of komt alles aan bod? Wat doe je met vechtpartijen? 1.3. KIES DE JUISTE DATUM Hou er rekening mee dat er in de omgeving al niet te veel andere fuiven worden georganiseerd. Bepaalde perioden, zoals examens, zijn zeker niet geschikt ZOEK EEN LOCATIE Ga je gebruik maken van een zaal. Gaat je voorkeur naar een tentfuif of een openluchtfuif. Begin op tijd (meerdere maanden zelfs) aan deze zoektocht. De locatie kan al gereserveerd zijn of mag voor dit doeleind niet gebruikt worden PRIVÉ FUIF OF OPENBARE FUIF Een openbare fuif is toegankelijk voor iedereen. Eventueel moet je wel aan de ingang een toegangsprijs betalen, of een lidkaart aanschaffen. Op een privé-fuif zijn alleen die mensen toegelaten die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen, en waarvan de organisator een lijst heeft. 1.5.FUIVEN IN EEN ZAAL Er kan op basis van het aantal toegelaten fuiven in een zaal een onderscheid gemaakt worden tussen 2 categorieën: een zaal waar méér dan 12 fuiven per jaar worden georganiseerd: de zaaluitbater moet over een milieuvergunning beschikken. In dit geval voldoet de zaal aan alle geldende normen op het vlak van geluidsisolatie, veiligheid en openings- en sluitingsuren.

7 Een zaal waar minder dan 12 fuiven per jaar worden georganiseerd: de zaaluitbater moet geen milieuvergunning hebben. In dit geval zal je je aan bepaalde normen moeten houden. (zie punt 3. geluidsnormen). In onze gemeente zijn volgende zalen beschikbaar: Parochiecentrum Crevestraat 31 09/ Zaal Harmonie Opperstraat 66 09/ Voormalige gemeenteschool Kruisstraat Weststraat 13-09/ voor kleinschalige privé fuif Zaal Triphon Eksaardsedam voor kleinschalige fuif 1.6. FUIVEN IN EEN TENT OF IN OPENLUCHT In dit geval kan je meer randaccessoires voorzien zoals een eettent, enz maar voorzie eveneens toiletcabines, enz. Voordeel: vrij van brouwer, een gunstig tarief voor de Billijke vergoeding. Nadeel: meer geluidshinder met risico dat er vroeger zal moeten beëindigd worden Formaliteiten die vereist zijn op een privé-terrein: Er is geen toestemming van de burgemeester nodig. Voor een openluchtfuif moet dit wel. Er is géén milieuvergunning nodig (zie 3.) De geluidsnormen zoals bepaald in het KB van 1977 zijn van toepassing. Je kunt een afwijking op deze normen aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen Formaliteiten die vereist zijn op openbaar terrein: Er is steeds toestemming van het college van burgemeester en schepenen vereist. De geluidsnormen zoals bepaald in het KB van 1977 zijn van toepassing. Je kunt echter een aangifte doen bij de burgemeester om een afwijking op die reglementering aan te vragen. VLAREM I: Volgens de Vlarem-Iindelingslijst mag de tent maximaal 2 keer per jaar op hetzelfde perceel of dezelfde percelen worden geplaatst, gedurende maximum 3 opeenvolgende dagen. Als de tentfuif de derde is op dat perceel gedurende dat jaar, is er in principe dus wel een milieuvergunning nodig CONTRACTEN SLUIT EEN CONTRACT AF MET DE ZAALUITBATER, LET OP VOLGENDE ASPECTEN: o Beschikt de zaal over een milieuvergunning, dan zal het contract de voorwaarden en beperkingen vermelden die van toepassing zijn. o Het gebruik van een geluidsbegrenzer kan verplicht worden. Soms kan het gebruik van de vaste muziekinstallatie verplicht zijn. ( Bij schade kan de uitbater van de zaal eisen dat de organisatoren de geleden schade vergoeden en dit desnoods via de burgerlijke rechtbank!) o In het contract van zalen die geen milieuvergunning hebben, zal vermeld staan dat je zelf verantwoordelijk bent in geval van geluidsoverschrijding (dus m.b.t. het KB van 77). Er zal meestal ook melding worden gemaakt van het maximum aantal toegelaten personen. (Deze norm wordt bepaald in een brandveiligheidattest.) o Wat kan je nog zoal in het contract terugvinden:

8 - Kijk of de clausule afstand van verhaal in geval van brand in het contract opgenomen is! (Dit is een aanvullende clausule in de brandverzekering. Mocht er brand ontstaan, dan is de brandpolis van de zaaluitbater van toepassing.) - Het bedrag van het voorschot en het tijdstip waarop dit moet betaald zijn. De regeling bij annulering en de kosten ervan. Moet er al dan niet een verzekering van burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid afgesloten worden door de huurder. - De manier waarop eventuele schade wordt vastgesteld. - Het tijdstip waarop de zaal volledig moet ontruimd zijn. - De afspraken in verband met het openen en sluiten van deuren (dit is niet onbelangrijk in het kader van de geluidshinder en de ventilatie). - De kostprijs van de verlichting, verwarming, telefoonkosten, opkuis, - Het bedrag van de waarborgsom. - Soms heeft de zaal een binnenhuisreglement. o Check ook nog dit: - Heeft de zaaluitbater al billijke vergoeding (zie 2.2.) betaald? - Heeft de zaal een attest hygiëne en brandveiligheid? SLUIT EEN CONTRACT AF MET DE DEEJAY: o Neem iemand met voldoende ervaring. o Informeer die goed over het publiek dat wordt verwacht. o De muziekkeuze is heel belangrijk en bepaalt in grote mate de sfeer. o Spreek op voorhand goed af met de deejay wat er moet gebeuren bij onrust. o Indien de zaal moet worden ontruimd omwille van brand, kan de DJ hierin een cruciale rol spelen. Een interne communicatiestoornis kun je op dat moment missen als kiespijn. o Spreek duidelijk af om hoe laat de fuif moet beëindigd worden. BIJ HET AFSLUITEN VAN EEN CONTRACT MET DE BROUWER: o Zorg dat je op tijd de nodige afspraken maakt met de brouwer. o Mag je de avond van de activiteit nog opbellen als de drankvoorraad dreigt opgebruikt te zijn? o Kun je materiaal ontlenen of hoeveel kost het: koelkasten, opdienbladen, glazen, bierviltjes, flessenopeners,. TIPS BIJ HET OPSTELLEN VAN EEN CONTRACT: o Laat nooit een minderjarige een contract ondertekenen, burger-rechterlijk is een minderjarige namelijk niet handelingsbekwaam. o Wees voorzichtig bij het afsluiten van contracten. Lees alles grondig na vooraleer je het contract ondertekent HUREN VAN MATERIAAL Als de zaal onvoldoende uitgerust is, zal het onvermijdelijk zijn om voor bijkomende voorzieningen te zorgen. Veel materiaal kan (al dan niet tegen een vergoeding) ontleend worden. De PA en lichtinstallatie is een onmisbaar element op een fuif. Als die niet aanwezig is in de zaal, kan je die huren. Ook het gebruik van nadars kan heel praktisch zijn! Gemeentelijke uitleendienst Moerbeke: Aanvraagformulier in bijlage of via: Lindenplaats 7 te Moerbeke - 09/ De provinciale uitleendienst centraal magazijn Kapiteinstraat Gent - 09/ uitleendienst.gent@oost-vlaanderen.be Prijslijst: prijslijst_st-niklaas.pdf Website: klik op Cultuur & vrije tijd, daarna op Uitleendiensten

9 1.9. SPONSORING In ruil voor publiciteit op affiches, toegangskaarten, T-shirts, krijg je van een sponsor een vergoeding in geld of in goederen. Je kunt ook een spandoek van het sponsorende bedrijf ophangen in de fuifruimte. Geef de sponsors achtergrondinformatie over: o de organisatie en haar doelstellingen. o het aantal vrijkaarten dat je hen schenkt. o de verschillende vormen van promotie die mogelijk zijn Laat ook weten hoeveel sponsors jullie zoeken, en welke bedragen er gevraagd worden BEGROTING Maak op voorhand een ruwe kostenraming van de inkomsten en uitgaven. Volgende items komen zeker aan bod: UITGAVEN Huur zaal of tent Huur materiaal (muziek/licht ) Vaste kosten (elektriciteit ) DJ/Groep Drukwerken (affiches, kaarten, ) Aankoop drank en voedsel Vergunningen Verzekeringen Veiligheid (EHBO, Rode Kruis, ) Aankoop klein materiaal (plakband, stiften, lijm, ) Security TOTAAL SALDO INKOMSTEN Voorverkoop kaarten Inkom kassa Sponsoring Drankverkoop Verkoop voeding Vestiaire WC-geld TOTAAL BEDRAG BEDRAG 2.Vergunningen: is alles wettelijk in orde? 2.1. SABAM Wat is SABAM? o SABAM is de Belgische vereniging van auteurs. Wanneer moet je SABAM betalen? o Wie in het openbaar muziek maakt of laat maken moet auteursrechten betalen aan SABAM. o Wie gebruik maakt van een geluidswagen moet dit ook bij SABAM aanvragen. Wat moet je doen? o Breng SABAM minstens 10 dagen op voorhand schriftelijk op de hoogte, anders wordt een verhoging aangerekend.. Hoeveel zal dat kosten? o Hoeveel je uiteindelijk moet betalen, hangt van een aantal factoren af: grootte van de zaal, inkomprijs, verkoopprijs dranken, o Op kun je berekenen hoeveel de SABAM-bijdrage ongeveer zal bedragen. In bijlage vind je een aanvraagformulier voor SABAM. o Het formulier kun je ook downloaden: www. sabam.be/website/data/aanvraagtoelating.doc SABAM Steltloperstraat Gent Tel: 09/ Fax: 09/ agent.gent@sabam.be

10 2.2. BILLIJKE VERGOEDING Wat is de billijke vergoeding? o De billijke vergoeding is een bijdrage die voor de uitvoerders en producers bestemd is. Wanneer moet je die betalen? o Wie in het openbaar een werk van (een) uitvoerend(e) artiest(en) laat horen, moet de billijke vergoeding betalen. o Voor je deze vergoeding betaalt, vraag even bij de uitbater van de zaal na of ze geen jaartarief voor de billijke vergoeding hanteren. Als dat zo is, moet je uiteraard niet nog eens betalen, deze kost zit dan in de huurprijs vervat. Wat moet je dan doen? o De aangifte moet ten laatste vijf dagen voor de manifestatie worden ingediend bij de inningmaatschappij. Hoeveel zal dit kosten? o Ook hier worden de tarieven bepaald volgens grootte van de zaal, of er dranken dansgelegenheid is of niet, o Op kun je nakijken hoeveel de bijdrage zal bedragen. In bijlage vind je een aangifteformulier voor billijke vergoeding. o Het formulier kun je ook downloaden: klik bij Formulieren Let op: je mag geen alcoholische dranken schenken aan jongeren onder de zestien jaar! 2.4. VERGUNNING STERKE DRANK Als je sterke dranken (alle drank met meer dan 1,2 % alcohol, ook bv. Bacardi Breezer of een cocktail) wil verkopen, heb je nog steeds een vergunning nodig. Een aangifteformulier voor gelegenheidsslijterij of formulier 240B kan je afhalen bij de politie. De feitelijke exploitant ( = de verantwoordelijke persoon) dient ook een moraliteitsattest aan te vragen op het politiebureau. Beide formulieren moeten vooraf (15 dagen) afgegeven worden in het Kantoor Douane en Accijnzen Politie Moerbeke Lindenplaats 7, open op maandag, dinsdag en vrijdag van 9 tot 12 en donderdag van 15 tot 19 uur BILLIJKE VERGOEDING Outscoring Partners Postbus Gent 12 Tel: 070/ TAPVERGUNNING Op 15 december 2005 werd een wet goedgekeurd betreffende de vereenvoudiging van administratieve zaken. De tapvergunning werd hierbij afgeschaft. 10 Douane & Accijnzen Beneluxlaan 4, 9060 Zelzate (open elke werkdag van 6 tot 22 uur, op zaterdag van 8 tot 12 uur). De kostprijs voor zo n drankvergunning bedraagt 12,00 per 24 uur.

11 2.5. VERGUNNING VOEDING Als je tijdens een éénmalige activiteit etenswaren wilt verkopen, dan heb je daar geen vergunning voor nodig VERGUNNING VERLENGD SLUITINGSUUR openblijven dan tijdens de week. De controle op het sluitingsuur behoort tot de bevoegdheid van de politie. Zij kunnen na het sluitingsuur alle klanten uit de openbare drankgelegenheid verwijderen. Er kan ook een proces-verbaal worden opgesteld. Bij een private fuif, waar enkel genodigden zijn toegelaten, is een sluitingsuur niet van toepassing. Bij een ingedeelde inrichting ( = een zaal met een milieuvergunning) is de individuele milieuvergunning van toepassing en dus niet het algemeen politiereglement. Indien er in de milieuvergunning niets werd bepaald, dan moet volgens VLAREM de inrichting gesloten zijn tussen 3 en 7 uur, uitgezonderd op zon- en feestdagen (Art Vlarem II). De gemeente Moerbeke heeft geen sluitingsuur vastgesteld in het politiereglement Vrijwilligersstatuut Via het politiereglement kan de gemeente een sluitingsuur opleggen. Het sluitingsuur is het uur waarop openbare drankgelegenheden zoals herbergen, danszalen, zalen waarin voor iedereen toegankelijke fuiven plaatsvinden hun deuren moeten sluiten. De DJ speelt het laatste liedje van die avond, de tapkraan wordt onherroepelijk dichtgedraaid en elke bezoeker moet de zaal verlaten. Het gemeentelijke politiereglement vermeldt het eventuele sluitingsuur in de gemeente. Het verschilt doorgaans van gemeente tot gemeente. Soms wordt er een onderscheid gemaakt tussen weeknachten en weekendnachten, zo kunnen openbare drankgelegenheden in het weekend langer Er wordt namelijk een onderscheid gemaakt tussen gestructureerde organisaties (vzw s, afdelingen van koepels, feitelijke verenigingen met werknemers enz.) en de niet-gestructureerde organisaties (de losser georganiseerde feitelijke verenigingen). De informatieplicht o De nieuwe wetgeving bepaalt dat alle organisaties de vrijwilligers goed moeten informeren over hun rechten en plichten. Zijn de medewerkers verzekerd? Krijgen de medewerkers een onkostenvergoeding? 11

12 o Je moet kunnen aantonen dat iedereen op de hoogte gebracht werd. Zet dus volgende gegevens op jullie website, mail de info door naar je medewerkers of zorg dat alle medewerkers een infoblaadje krijgen. o Vermeld hierin het doel van de organisatie; het juridische statuut van de organisatie (feitelijke vereniging, vzw enz.); voor een feitelijke vereniging: de identiteit van de verantwoordelijke(n) van de vereniging; de afgesloten verzekeringen (zie punt 4); het al dan niet uitbetalen van (kosten)vergoedingen en de wijze waarop; de geheimhoudingsplicht van de vrijwilliger (volgens artikel 458 van het Strafwetboek). Verzekeringen o Als gestructureerde organisatie ben je verplicht om alle medewerkers minstens te verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid. Kijk na of jullie al verzekerd zijn via een koepel, als vzw. Misschien moet je enkel nog de burgerlijke aansprakelijkheid van je extra vrijwillige medewerkers verzekeren (vb. als losse medewerker in een één-dag-polis) of hen gewoon verzekeren als lid van je organisatie. o Als niet-gestructureerde organisatie ben je niet verplicht om een verzekering BA (burgerlijke aansprakelijkheid) af te sluiten. Ook hier is het gezien de risico s die gepaard gaan met fuiven, niet onverstandig om je toch voldoende te verzekeren. Aansprakelijkheid o Vanaf 1 januari 2007 zijn gestructureerde organisaties burgerrechtelijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger toebrengt aan een derde persoon tijdens zijn vrijwilligerswerk. Je bent als organisatie verplicht om hiervoor een verzekering af te sluiten. Een vrijwilliger bij een vzw, een lokale afdelingen van een organisatie of een plaatselijk jeugdhuis is dus goed beschermd. Een vrijwilliger blijft natuurlijk wel zelf aansprakelijk als er sprake is van schade door bedrog, een zware fout of een herhaaldelijke lichte fout. o Voor niet-gestructureerde organisaties verandert er niets. Je blijft dus gewoon zelf aansprakelijk voor wat je doet. Dit moet wel in de informatie die je je vrijwilligers bezorgt. Nieuw is dat in de familiale polis komt te staan dat vrijwilligerswerk deel uit maakt van het privé-leven. Vrijwilligers die niet verzekerd zijn, kunnen dus wel een beroep doen op de familiale polis. o Nieuw is dat in je BA Motorrijtuigen een clausule toegevoegd wordt waardoor je verzekerd bent om van en naar de activiteit te rijden. Hierdoor zal de vrijwilliger, ook als die in opdracht van het vrijwilligerswerk rijdt, een beroep kunnen doen op de eigen autoverzekeringspolis. De kostenvergoeding o Zowel een gestructureerde als een nietgestructureerde organisatie kan zijn medewerkers voor een fuif op één of andere manier vergoeden. o Je kunt hen enkele drankbonnetjes geven (een vergoeding in natura). o Je kunt hen een forfaitaire vrijwilligersvergoeding, dit mag maximum 27,92 per dag zijn. o Let wel op! Je kunt de verschillende vergoedingen niet combineren. Een algemeen voorbeeld vind je op www. vrijwilligersweb.be. Een jeugdhuisvoorbeeld vind je op de site van VFJ en van JGM. Jeugdbewegingvoorbeelden vind je ondermeer bij Scouts en Gidsen Vlaanderen, Chiro, KSJ-KSA-VKSJ. 12

13 2.8. Rookverbod Het algemene uitgangspunt: roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Dit zijn alle plaatsen waarvan de toegang niet beperkt is tot de gezinssfeer. Het KB stelt dat je in plaatsen waar niet gerookt mag worden rookverbodstekens moet aanbrengen. Als model wordt het klassieke rookverbodpictogram naar voor geschoven, dit moet minimaal 9 cm doorsnede zijn. Er zijn uitzonderingen op dit algemeen rookverbod voorzien voor frietkramen, horeca-inrichtingen en drankgelegenheden. Daar mag je in bepaalde gevallen wel roken. Een drankgelegenheid is een plaats waar dranken met ethylalcohol voor onmiddellijke consumptie aan het publiek mogen worden aangeboden zonder samen te gaan met bereide maaltijden. Volgens de interpretatie van de inspectie vallen (polyvalente) zalen niet onder het begrip drankgelegenheid en mag er dus niet gerookt worden. Artikel 6 van het KB bepaalt dat de uitbater en de klant, elkeen voor wat hem aangaat, van een horeca instelling verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van dit besluit in zijn inrichting. Elkeen voor wat hem aangaat : De zaaluitbater moet de rookverbodstekens hangen (en niet de huurder). Bij inspectie zal de huurder aangesproken worden over het feit dat die toch asbakken heeft geplaatst op de tafels. De bezoeker zal worden aangesproken omdat hij/zij rookt. In jeugdhuizen ligt de zaak iets ingewikkelder. In principe is hier ook een rookverbod van kracht, tenzij het jeugdhuis kan aantonen dat het een horeca-uitbating is (de horecasector valt immers onder een uitzonderingsmaatregel). Dit veronderstelt dat er naast gewone drank ook sterke drank verkocht wordt voor onmiddellijke consumptie. 3. Geluidsnormen Informeer altijd de buurtbewoners dat er een fuif zal worden georganiseerd! De omwonenden kunnen altijd klacht neerleggen als ze vinden dat het er te luid aan toe gaat. De wet zegt dat je de rust van de omwonenden niet mag verstoren. De politie kan de verantwoordelijke van de fuif er op wijzen dat het er te luid aan toe gaat en maakt er ook soms een verslag van. Een klacht is ook niet noodzakelijk: de politie kan ook op eigen initiatief optreden. Als het om een onbewoond lokaal gaat, is een huiszoeking niet vereist. 13

14 Wie kan vervolgd worden? o De persoon die het lawaai veroorzaakt, maar ook de verantwoordelijke van de fuif. o Als de organiserende partij een vzw is, kan die ook worden gedagvaard als burgerlijk aansprakelijke partij VOOR MUZIEK IN NIET-INGEDEELDE INRICHTINGEN Wat is een niet-ingedeelde inrichting? o Het is een inrichting die niet onder de VLAREM-wetgeving valt en die dus niet over een milieuvergunning moet beschikken. o Hieronder vallen: openluchtfuiven, de meeste tentfuiven, fuiven in zalen waar er slechts occasioneel wordt gedanst, nl. maximum 12 dansfeesten per jaar, met een maximum van 2 per maand. Hoe zit het met de geluidsnormen? o Hier worden de geluidsnormen geregeld met het KB van 24 februari o Dit houdt in dat in de inrichting zelf het maximum geluidsniveau 90 decibel niet mag overschrijden. Dit geluidsniveau wordt gemeten op om het even welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. o Het geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw, met gesloten deuren en vensters. Zijn er uitzonderingen mogelijk? o Ja! Voor de niet-ingedeelde muziekactiviteiten kan er een afwijking worden toegestaan als er (elektronisch) versterkte muziek wordt geproduceerd. o De bepalingen van het KB van 24 februari 1977 zijn niet van toepassing op de muziekactiviteiten, op voorwaarde dat : - de muziekactiviteit vooraf is gemeld aan het college van burgemeester en schepenen. - het college van burgemeester en schepenen akte heeft genomen van de melding. In uitzonderlijke situaties (vb. de fuif is in de nabijheid van een rusthuis, natuurreservaat, gelegen) kan het college van burgemeester en schepenen beperkende maatregelen opleggen (m.b.t. het maximum toegelaten geluidsniveau of de duur van de muziekactiviteit) of zelfs de activiteit verbieden VOOR MUZIEK IN INGEDEELDE INRICHTINGEN Wat is een ingedeelde inrichting? o Ingedeelde inrichtingen zijn inrichtingen die onder de VLAREM - wetgeving vallen en die dus een milieuvergunning hebben. Hoe zit het met de geluidsnormen? o De milieuvergunning bepaalt hoeveel lawaai er mag geproduceerd worden. Dat zal in de huurovereenkomst staan. De huurder kan burgerlijk aansprakelijk gesteld worden als hij zich niet houdt aan de opgelegde normen. o Ook het moment van de dag is belangrijk. Overdag mag je meer lawaai maken dan s avonds of s nachts TIPS: Werk met een geluidsbegrenzer. Zet de bas niet te luid. Hou ramen en deuren zoveel mogelijk dicht. Stel de geluidsinstallatie zodanig op dat het geluid zich verder zet in de richting waar die minst hinder veroorzaakt. Stel rond de dansvloer 4 luidsprekers op, naar elkaar toe. Dit maakt veel minder lawaai dan 2 luidsprekers gewoon in de zaal. Waarschuw de omwonenden d.m.v. bijvoorbeeld een briefje waarop de activiteit en de uren vermeld staan. 14

15 4. Verzekeringen 4.1. WAAROM VERZEKEREN Als organisator kan je aansprakelijk worden gesteld voor de schade die voortvloeit uit jouw organisatie. Indien je geen verzekering B.A. hebt, kan de schade volledig op je vereniging of zelfs op jou persoonlijk verhaald worden. In het ergste geval kan de schade oplopen tot honderdduizenden euro, waardoor jij of je vereniging jaren kan belast worden met afbetalingen. Door het afsluiten van een verzekering B.A. is dat risico véél kleiner. Let er op dat een verzekering B.A. je niet volldig ontlast van mogelijke schuld. Je dient ervoor te zorgen dat de organisatie goed is opgezet, en dat het risico zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus geen gevolg zijn dat te wijten is aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. Verenigingen die onder een groter nationaal kader vallen controleren best op voorhand wat de verzekering van hun koepelorganisatie dekt. Het is mogelijk dat de activiteit die je organiseert buiten de verzekeringspolis valt. Het is eventueel mogelijk om je polis uit te breiden VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID (B.A.) Deze verzekering dekt de schade aan derden (alle mensen op de fuif, uitgezonderd de organisator/ helpers), die veroorzaakt wordt door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van de organisator en/of de helpers. Deze schade kan zowel materieel als lichamelijk zijn. Zijn niet inbegrepen in deze verzekering: o voertuigen o gehuurde materialen Als je als privé-persoon een fuif organiseert, sluit dan voor de fuif zeker een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af! Overloop zeker je verzekeringscontract stap voor stap met je makelaar of agent. Leg vooraf een aantal voorbeeldgevallen voor en vraag duidelijk of deze onder de dekking vallen of niet OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BIJ BRAND EN ONTPLOFFING Het merendeel van de voor publiek toegankelijke inrichtingen is verplicht verzekerd te zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. Onder andere dancings, discotheken en alle openbare gelegenheden waar er gedanst word vallen hieronder. Zalen di slechts héél zelden worden gebruikt vallen buiten de regeling, net als klassieke tenten. De meeste zalen die je zal kunnen huren beschikken over dergelijke verzekering (ze zijn wettelijk verplicht), maar vraag toch maar eens na bij de zaaluitbater. 4.4 Gratis verzekering voor vrijwilligers Vraag een folder met aanvraagformulier aan op het secretariaat van het gemeentebestuur. Eens erkend kan je dan vrijwilligersactiviteiten rechtstreeks verzekeren bij de verzekeringsmaatschappij. Het formulier om activiteiten (toetredingsformulier) of een schadegeval aan te geven, pluk je van de website van Dexia Verzekeringen België www. dexia-verzekeringen.be/vrijwilligerswerk Contact Gemeente Moerbeke Lindenplaats Moerbeke Provinciebestuur Oost-Vlaanderen Dienst Gezondheid PAC Het Zuid - Woodrow Wilsonplein Gent tel.: 09/

16 4.5. ANDERE VERZEKERINGEN De hieronder beschreven verzekeringen zijn aan te raden maar niet verplicht: Brandverzekering o Het materiaal dat je zelf in de zaal opstelt, valt uiteraard niet onder de brandverzekering van de eigenaar van de zaal. Dat kan je zelf laten verzekeren. o Als je een tent huurt, dan zal meestal in het huurcontract vermeld staan of je een brandverzekering moet afsluiten. Verzekering contractuele aansprakelijkheid o Schade die niet gedekt wordt door de brandpolis of door de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, kan verzekerd worden via een polis contractuele aansprakelijkheid. (Bijvoorbeeld: iemand maakt met een mes krassen in een deur, ) o TIP: doe voor het begin van je fuif samen met de eigenaar een rondgang en laat eventuele schade opnemen in het contract. Zo voorkom je dat je verantwoordelijk wordt gesteld voor schade die vorige gebruikers al hadden aangericht. Verzekering lichamelijke ongevallen - vrijwilligers o Voor de medewerkers aan je fuif, die geen lid zijn van je vereniging sluit je best een verzekering af. Dit dekt dan de dokterskosten, blijvende invaliditeit en overlijden. Verzekering alle risico s o Met deze verzekering kan je al je voorwerpen, naast de risico s van een brandpolis, ook laten verzekeren tegen risico s als vandalisme en diefstal. o Verdwijning van een voorwerp (diefstal zonder sporen van inbraak) wordt nooit verzekerd! o Je kan zowel eigen als gehuurd materiaal met deze polis verzekeren. o Als je eigen materiaal gebruikt dat al verzekerd is, dan blijft dit materiaal verzekerd als het zich (tijdelijk) op een andere locatie bevindt. o TIP: verzeker enkel kostbaar materiaal (bv de klank en lichtinstallatie), want voor minder dure materialen zullen de kosten de baten niet dekken. Opmerking o Het bord: De organisator is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen telt enkel bij een ongeval veroorzaakt door een fuifganger. (vb.: arm gebroken bij val door dronkenschap). o Bij een echte aanwijsbare fout van de organisator is deze organisator wél in fout (ook als dit bord er hangt). 16

17 5. Publiciteit - promotie 5.1. AFFICHES Je activiteit aankondigen doe je best met affiches die je in de winkels en cafés uithangt. Zorg ervoor dat de affiches minstens volgende zaken bevat: o Datum, plaats, organisator en naam van de fuif o Toegangsprijs (eventueel met een verschillende prijs voorverkoop / kassa werken) o Naam van DJ en/of groep en de Verantwoordelijke Uitgever vermelden o Zegels indien vereist o Eventuele sponsors Let op: de verantwoordelijke uitgever moet meerderjarig zijn en het moet om een natuurlijke persoon gaan (dus niet bv. de naam van de vereniging). Ook het adres van de verantwoordelijke uitgever moet vermeld worden. Hoe mogen affiches er niet uitzien? o Affiches mogen niet gedrukt worden in zwarte letters op wit papier. Deze kleurencombinatie is voorbehouden voor de overheid. o Zwart op geel wordt ook niet toegelaten, want dit is voorbehouden voor notarissen. o Er mogen geen verkeersborden afgebeeld staan op de affiches. o Fluorescerende affiches moeten minstens 75 meter van de verkeerslichten vandaan blijven. Waar mag je affiches aanbrengen? o Op een privé-domein, dus voor het venster of in de voortuin, mag je vrij uithangen wat je wil. o In winkels, cafés, frituren, mag je, mits toestemming, ook vaak een affiche ophangen. Maak eventueel ook een selectie van die zaken waar het doelpubliek vooral komt. o Je mag nooit op een privé-eigendom zonder toelating van de eigenaar een affiche aanplakken. (Dus ook nooit op elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren, straatmeubilair,!) Begin niet met wildplakken, want dit is verboden. En hoe zit het met de belasting op het aanplakken op affiche, de vroegere zegeltaksen? o Een zegel is alleen verplicht als de publiciteit (sponsoring) het hoofddoel van de affiche is of als de fuif niet voor een liefdadig doel bestemd is (jeugdwerk valt onder liefdadigheid). In het andere geval volstaat de melding Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der teksten GEMEENTELIJKE AANKONDIGINGSBORDEN Je kunt ook gebruik maken van de gemeentelijke inschuifborden. Op zes plaatsen in de gemeente zijn er staketsels aangebracht waarin borden kunnen geschoven worden. Deze borden kunnen maximum vier weken voor tot één week na de activiteit gebruikt worden. De staketsels staan opgesteld aan de voornaamste invalswegen in onze gemeente (Ledestraat, Wachtebekesteenweg, Eksaardse Dam, Heirweg, Kruisstraat en Koewacht). Je kunt blanco borden gebruiken van de gemeente of deze borden aankopen voor 10 per bord. Via het aanvraagformulier voor activiteiten (zie bijlage) kun je toestemming vragen om een maand voor de fuif een aankondiging te plaatsen. Je kunt dit formulier ook downloaden via de website: AlgemeenAanvraagFormulier.pdf Het plaatsen van borden langs de gemeentelijke wegen is verboden. Voor het plaatsen van wegwijzers langs de gemeentelijke wegen, moet je toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen MOND AAN MONDRECLAME Dit is waarschijnlijk de beste, goedkoopste en misschien ook wel efficiëntste reclame voor een activiteit. Het is ook handig om je activiteit op een soortgelijke activiteit aan te kondigen, bijvoorbeeld door de DJ op een andere fuif. 17

18 5.4. STROOIBRIEFJES (FLYERS) Dit is een goedkope en directe manier om rechtstreeks de doelgroep te bereiken. Voordeel van deze manier van reclame maken is dat je persoonlijk contact hebt met de doelgroep, ze kunnen je onmiddellijk meer info vragen, je kan hen door hen aan te spreken nog extra motiveren. Wat moet er vermeld staan op een strooibriefje: o wat wordt georganiseerd? o waar wordt het georganiseerd? o wanneer wordt het georganiseerd? o door wie wordt het georganiseerd? o wie is de verantwoordelijke uitgever? o niet op de openbare weg gooien 5.6. ANDERE PROMOTIEKANALEN Via kun je ook je fuif aankondigen. Op de eerste pagina verschijnt dan de aankondiging met een link om meer informatie te raadplegen. Dit is eveneens gratis. Je kunt ook promotie maken voor je fuif via de pers en lokale radio. Een adressenlijst vind je terug via de website: be (klik bij pers ) Fuiven kunnen ook aangekondigd worden in de gemeentelijke infokrant. Neem contact op met de administratieve diensten van de gemeente. Ook het Internet is een handig middel om je fuif te promoten. Met gerichte mailtjes kun je op heel korte tijd heel veel jongeren bereiken. Een vrij handige manier is ook het gebruik van de GSM, nl. door SMS jes te sturen DE TOEGANGSKAARTEN Kaarten in voorverkoop aanbieden, is tegelijk ook publiciteit voor je fuif. Ze zijn meestal goedkoper dan de prijs die je aan de ingang betaalt. Zorg er echter voor dat de kaarten niet na te maken zijn, door er bijvoorbeeld een stempel op te zetten aan de achterkant. Ook een financieel beheer is belangrijk. Eén persoon houdt alle toegangskaarten bij en verdeelt ze onder de verkopers. Het kan ook handig zijn om een aantal voorverkooppunten te voorzien. Voorzie deze dan tijdig van een hoeveelheid kaarten HET GEBRUIK VAN EEN GELUIDSWAGEN 18 Het gebruik van een geluidswagen is enkel toegestaan als je daarvoor schriftelijke de toestemming gekregen hebt van het college van burgemeester en schepenen. Je moet ook een toelating aanvragen bij SABAM (zie 2.1.).

19 DE FUIF ZELF 1. Organiseren is dirigeren en coördineren 1.1. GOEDE TAAKVERDELING Je maakt het best op voorhand een taakverdeling. Welke taken moeten er zoal uitgevoerd worden: o permanentie aan de kassa, controle aan de ingang, tappen, tussentoog bedienen, toiletten, verkoop drankbonnetjes, enz o hoeveel personen zijn verantwoordelijk voor een taak? Zorg dat je je medewerkers efficiënt inzet, dat ze zich ook nuttig voelen. Zorg ervoor dat ook de taakverdeling voor zowel het klaarzetten en inrichten van de zaal, als de opkuis afgesproken is INRICHTEN EN KLAARZETTEN ZAAL OF TERREIN Begin hier tijdig aan!! Maak de zaal niet te donker, te klein of te groot. Zorg dat de installaties aangepast zijn aan je ruimte: de muziek mag niet te luid, maar ook niet te stil staan. Zorg dat voor de fuivers duidelijk is waar de ingang is en leidt hen met nadars langs de juiste wegen: je kan vb. met nadars de inen uitgaande mensen van elkaar scheiden en zo ook de controle vergemakkelijken. Hang voldoende en duidelijke prijslijsten uit. Kies geen al te moeilijke bedragen! Werken met drankbonnen is eenvoudiger en bovendien moet dan enkel aan de drankbonnenstand wisselgeld voorzien zijn. Werken met drankkaarten van 5 of 10 consumpties is nog makkelijker. Zorg voor voldoende geldkoffers, voorzien van een ruime portie wisselgeld. Vergeet het klein materiaal niet, zoals een stempel en stempelkussen, wc-papier, E.H.B.O.. Zorg voor voldoende vrije nooduitgangen. De fuiflocatie moet ook steeds vlot bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Zorg dat er geen auto s, tenten en nadars in de weg staan. Voorzie ook parking voor de hulpdiensten. Bij een megamanifestatie doe je ook best een beroep op de diensten van het Rode Kruis/Vlaamse Kruis. Spreek af met de medewerkers om ruime tijd voor de aanvang van de fuif aanwezig te zijn. Een uur voor de aanvang kun je een briefing houden en een laatste stand van zaken meedelen. Maak dat iedereen duidelijk weet: o tot wanneer er toegangsgeld wordt gevraagd o tot wanneer en waar er consumptiebonnen worden verkocht o tot wanneer en waar er drank te verkrijgen is o tot wanneer er muziek wordt gedraaid,. Het is heel belangrijk dat alle medewerkers consequent de gemaakte afspraken naleven. Want solidariteit tussen alle medewerkers is heel belangrijk en zal zeker nodig zijn als er zich een moeilijke situatie voordoet. Maak dat het duidelijk is welke maatregelen genomen worden als het ergens fout loopt en dat op voorhand vaststaat wie dan de beslissingen neemt. 19

20 1.3. TAPCURSUS Stap 1: Een perfect glas bier begint met een kristalhelder glas. Iedere ongerechtigheid - hoe klein ook - doet afbreuk aan het eindresultaat. Spoel het glas met schoon koud water. Dan ben je zeker van een dikke schuimkraag die niet al na de eerste slok inzakt. 20 Het kan handig zijn (en bovendien leuk!) dat alle medewerkers eenzelfde T-shirt, pet, dragen. Op die manier zien de fuifgangers duidelijk wie tot de organisatoren behoort. Zorg voor een goed barbeheer, want tenslotte is de bar een belangrijke, zoniet de belangrijkste bron van inkomsten. TIPS o Werk met ervaren tappers en zorg voor een toogverantwoordelijke die weet hoe biervaten worden aangesloten en die ook de koelkasten bijvult. o Maak voor en na de fuif een stock op van de volle flessen en vaten die voorradig zijn. Doe dit altijd met 2 medewerkers. o Het is heel handig om te werken met een doorgeeftoog. Op die manier kan alles meer beheerst en geordend verlopen. o Vermijd het gebruik van glazen! o Schenk drank niet te lang op voorhand uit. Niemand vindt het aangenaam om lauwe drank te moeten drinken. o Gebruik een doos waarin je drankbonnen steekt die je ontvangt. Voorzie de doos van een gleuf. Alle ontvangen bonnen steek je in de doos, en laat je er de hele avond in (je brengt ze dus niet terug naar de drankbonnenstand om ze nog eens te gebruiken die avond!). Zo kan je achteraf goed nagaan hoeveel consumpties er verkocht zijn en of dit ongeveer evenredig is met de lege flessen/vaten die je telt. o Zorg ook dat de kleine (maar soms onmisbare) attributen achter de toog aanwezig zijn: flesopeners, opdienblad, handdoeken, schrijfgerief, plakband, Stap 2: Houd het glas schuin en net onder de uiteinde van de tapkraan. De juiste afstand en de hoek zijn afhankelijk van de druk op het bier, maar wat in ieder geval moet worden bereikt is dat het bier met een draaiende beweging in het glas terechtkomt en zo, onder het vullen, schuim vormt - maar niet te veel. Stap 3: Open de tapkraan met een snelle beweging, en zorg ervoor dat het bier op de eerder beschreven manier in het glas komt totdat het de rand van het schuine glas bereikt. Wanneer het bier uit de tapkraan stroomt, moet het rustig schuimen, niet sputteren. Dit is een kwestie van oefening. Stap 4: Draai de tap snel dicht, draai het glas recht en haal het weg onder de nadruppelende tapkraan. Laat het gevulde glas even op de lekbak staan totdat het schuim niet meer over de rand van het glas loopt. Stap 5: Houd een plastic schuimspaan iets schuin en schuim met een snelle, vegende beweging af zodat de bovenkant van de schuimkraag gelijk is aan de rand van het glas. Je kunt ook met de schuimspaan nog even een triomfantelijk tikje op de lekbak geven, maar dit heeft geen invloed op de kwaliteit van het bier.