De handleiding voor de planners wordt afgewerkt zodra alle afspraken gemaakt zijn.

Transcriptie

1 8 april 2015 Beste allemaal, Op het sociaal overleg van 26 maart 2015 bespraken we het aangepaste voorstel van protocol over de tolerantie van + en 24u. We bespraken ook het ontwerp van uitgeschreven procedure over de mobiele equipe. Verslag van de vergadering van 2 maart transparantie en expertise Er wordt gevraagd of er extra tellers gaan komen voor CBU (Cursus Buiten Uren) e.d. Dit zou de zaken zowel voor de planners als voor de medewerkers compliceren en is dus geen goed idee. Een degelijk alternatief om tot transparantie te komen is een periodieke analyse en rapportering. De individuele medewerker moet het detail van zijn of haar eigen uren kunnen zien zoals op een bankafschrift. Indien nodig kan uitleg gevraagd worden bij HR. Er wordt geïnvesteerd in de opleiding van nieuwe planners. De opfrissing/update van de reeds actieve planners is echter niet gestructureerd en gebeurt ad hoc. Het is nuttig om dit per cluster in te plannen. De handleiding voor de planners wordt afgewerkt zodra alle afspraken gemaakt zijn. 2. feestdagen Kinderziekenhuis Er is nagevraagd en onderzocht welke medewerkers onder de afgesproken regeling vrije dagen zouden hebben moeten afstaan. Dit heeft behoorlijk wat tijd gekost en er is niets gevonden, noch bij Nursing (waar de feestdagenregeling niet gewijzigd is) noch bij Patiëntenadministratie. De betrokkenen zullen door hun vakbond gecontacteerd worden met de vraag of ze er een individueel dossier willen van maken zodat ze kunnen geholpen worden door HR. 3. verloftellers LBC vraagt om expliciet vermeld te worden in het verslag aangezien in het punt over de feestdagen de BBTK vermeld werd. Het verslag zal aangepast worden. 1

2 Analyse van de + of -24u op de STW-teller bij de 10 diensten van Nursing met de grootste overschrijding Er zijn twee grote redenen voor de afwijkende resultaten: 1. Men is de historische STW-teller aan het afbouwen. 2. De werkwijze om te plannen is nog onvoldoende afgestemd op 13 weken. Wat betreft de vervangingen voor zwangerschap of langdurige afwezigheid: Vervangingen gebeuren in principe wèl. Als de bedbezetting verminderd is wordt dit natuurlijk wel bekeken. De werklast wordt permanent opgevolgd via de WEST. We zien geen patronen waarbij het team de afwezigheden zou moeten opvangen door extra werken. Dan zouden we alle medewerkers in positief zien gaan. We zien integendeel meerdere diensten met zowel veel (geplande of voorziene) lange afwezigheden als medewerkers die hun historische STWteller sterk hebben kunnen afbouwen. Er zijn dan ook geen duidelijke indicaties van onderbezetting, wel van nietoptimale planning. Er zijn alvast drie tips te geven voor een betere planning: 1. Werken met de STW-teller op 13 weken 2. Verlofoverdracht (O.V.) meer spreiden tussen Q4 en Q1 3. Indien mogelijk met de gezondheidsregels de medewerkers die in negatief staan eerst oproepen Hoe geraakt een medewerker in negatief? Dit gebeurt vooral als iemand op een korte periode wordt ingepland. Op 26 weken is het probleem normaal opgelost. (de ene periode compenseert de andere periode) Tolerantie en tolerantiegrenzen Het aangepaste voorstel van protocol wordt besproken. p.2 bij Niet-VPE punt 2: er wordt gesteld dat bij de dienst Kinesitherapie de regel van recuperatie binnen de week enorme gaten maakt binnen de bezetting. De behandeling van ambulante patiënten komt in gevaar, er zouden al ambulante 2

3 patiënten afgebeld zijn. Verwacht wordt vanuit kiné zelf dat er in de vakantieperiode problemen zouden komen omdat men zoveel als mogelijk de verlofwensen van de medewerkers wil toestaan. Dit zal in detail onderzocht worden door HR. Er wordt gesuggereerd om het kader te versterken met 2 kinesisten zodat recuperaties binnen de week mogelijk zijn. De gezondheidsregels moeten in elk geval toegepast worden. p.2 bij VPE punt 2: de dienst die in de zone rond 8% scoort is de MOBE maar dit zit bij MOBE Nacht, die niet op 13 weken plant. Medewerkers zitten vooral in negatief. p.3 bij Actiepunten: de historische tellers zouden finaal moeten afgebouwd zijn tegen einde De planners moeten daarvoor een duidelijk opdracht krijgen en een zicht op de samenstelling van de STW. Ze worden daar best bij gecoacht door HR. p.4 bij Kwartaalcommissie: er moet in de geëigende Kwartaalcommissie ook een rapportering over 26 weken komen voor Q4/Q1 en voor Q2/Q3. Het ontwerp van protocol zal aangepast worden aan de opmerkingen en aan iedereen bezorgd worden. Aan de vakbonden wordt gevraagd om dit met hun achterban te spreken en feedback te geven over hun al dan niet goedkeuring. Mobiele equipe (MOBE) Er wordt een sneuvelnota voorgelegd en besproken. 2. Doel van een mobiele equipe. Sturing door WEST staat los van langdurige afwezigheden, daarvoor is de mobiele equipe niet bestemd. Er zouden altijd eerst oplossingen binnen het eigen team moeten gezocht worden fte s van de verschillende MOBE s: Wat is de optimale bestaffing in fte voor de MOBE s, dit vanuit de jaren ervaring die men intussen heeft? 3.2. MOBE van de niet-verpleegkundige afdelingen Graag een opsomming van diensten waarvoor nagedacht wordt of een MOBE nuttig zou kunnen zijn, in elk geval diensten waar een permanente werklastmeting mogelijk èn nuttig is. Eerste ideeën: Onderhoud. Hier zijn vragen over het gebruik van het bolletje voor mensen die standby moeten zijn om te komen werken als er bv. zieken zouden zijn. Dit kan enkel als iedereen aan de beurt komt. Binnen Nursing wordt dit systeem ( sterretje ) niet meer gebruikt. Is het wachtdienst of niet? 3

4 Patiëntenadministratie. Er bestaat iets als een mobiele equipe maar dit is nog niet in procedurevorm vastgelegd. Logistiek Hoteldiensten Kinesitherapie Labo s 4.1. WEST wordt niet gebruikt voor MOBE Nacht en voor Consultaties, enkel voor Hospitalisatie. In de tekst moet Coördinator MOBE vervangen worden door Hoofdverpleegkundige MOBE. Moet het begrip toewijzing niet eerder reservering zijn? oplossingsvolgorde: oplossen tussen teams gebeurt regelmatig in het weekend. p.5 matrix: planbaar kort kan bij het plannen reeds voorzien worden en bovendien ingeschat hoeveel fte dit vertegenwoordigt. De MOBE kan ingeschakeld worden als er dan nog een zieke valt (= niet planbaar kort). p.5 matrix: planbaar lang is een structureel probleem. Zijn het realistische oplossingen? Wat is de definitie van planbaar lang? p.5 matrix: er is sprake van vervanging. Suggestie om een equipe van vervangers samen te stellen en niet te putten uit de MOBE. Als een oplossing binnen het team gezocht wordt dan zet dit druk op de tolerantie + of 24u. Kan compensatie achteraf door MOBE? p. 6 punt 6.1. fase 1 onder voorbehoud betekent dat het in fase 2 of 3 nog kan wijzigen. Toevoegen dat het niet voor lange vooraf gekende afwezigheden is. p.7 punt 6.3. toewijzing in functie van acute afwezigheden: telefonisch op de hoogte gebracht Op welk moment gebeurt dit? Hoe past dit bij de flexibiliteit waarover eerder sprake in de presentatie van Rin Scheers? p.8 punt 7. Overurenbeleid: er wordt gevraagd naar een voorzet. Ann D Haese 4

5 Volgende vergadering: dinsdag 28 april van 10 tot 12u in de Grote Directievergaderzaal. Deelnemers aan de vergadering Voor BBTK Willy VAN ESCH Rob REYNDERS Inge VAN LAETHEM Voor ACLVB Emiel SUYS Zeynel ARAS Voor LBC-NVK Alfons PIESSENS Hamid AKAYCHOUH Voor ABVV-AC Christiane STEENHAUT Dany VRIJSEN Voor UZ Brussel Ann D HAESE Katrien VAN MELCKEBEKE Ria VANSCHOENWINKEL Linda LEMMENS 5