Wist u dat het na het indienen van een aanvraag mogelijk is om aanvullende informatie via het portaal aan de aanvraag toe te voegen?

Transcriptie

1 16 november 2018 Inhoudsopgave Waarom stuurt de IND nog alle brieven per post ondanks dat het mogelijk is (bijna) alle aanvragen of meldingen via het zakelijk portaal in te dienen? Wist u dat het na het indienen van een aanvraag mogelijk is om aanvullende informatie via het portaal aan de aanvraag toe te voegen? Waarom kan ik in het zakelijk portaal niet makkelijk switchen tussen verschillende concernonderdelen of verschillende erkende referenten? Wist u dat uw aanvraagformulieren in het portaal ook tijdelijk kunt opslaan? Resultaten klantonderzoek zakelijke klanten Adressering pre-notificatie Automatische incasso Waarom stuurt de IND nog alle brieven per post ondanks dat het mogelijk is (bijna) alle aanvragen of meldingen via het zakelijk portaal in te dienen? De IND is dat wettelijk verplicht en verstuurt daarom voorlopig iedere brief ook per post. Daarnaast zijn we stapsgewijs bezig met digitaliseren. Er is voor gekozen om eerst de aanvragen en meldingen online aan te bieden. De meeste aanvragen en meldingen kunnen nu online worden ingediend. Inmiddels zijn voor de eerste aanvraag ook al een viertal brieven digitaal te raadplegen: de ontvangstbevestiging, de factuur, de kennisgevingsbrief en de uitnodigingbrief voor het ophalen van het verblijfsdocument. Dit wordt steeds verder uitgebreid. Why does the IND still send all letters by post despite the possibility to submit (almost) all applications or notices via the business portal? The IND is legally required to do so and therefore, for the time being, sends all letters also by post. In addition, we are working step by step to digitise. We chose first to offer the applications and notices online. Most applications and notices can now be submitted in digital form. Meanwhile, for the first application, 4 letters can also be consulted online: the confirmation of receipt, the invoice, the notification and the invitation to pick up the residence document. This is constantly being extended further. Wist u dat het na het indienen van een aanvraag mogelijk is om aanvullende informatie via het portaal aan de aanvraag toe te voegen? Als u klikt op de tegel aanvraag indienen, dan vindt u onderaan de mogelijkheid om aanvullende informatie te uploaden. U kunt alleen informatie of documenten toevoegen bij openstaande aanvragen. Deze aanvraag hoeft niet online te zijn ingediend. Om te kunnen uploaden heeft u wel het zaaknummer van uw aanvraag nodig. Het zaaknummer vindt u op de ontvangstbevestiging. Did you know that after an application has been submitted, it is possible to add additional information to the application via the portal?

2 If you click on the button submit application, you will find the possibility at the bottom to upload additional information. It is only possible to add information or documents to outstanding applications. The application does not have to be submitted online. In order to upload, however, you do need the case number of your application. You can find the case number on the confirmation of receipt. Waarom kan ik in het zakelijk portaal niet makkelijk switchen tussen verschillende concernonderdelen of verschillende erkende referenten? De IND realiseert zich dat het voor een gemachtigde niet altijd makkelijk is om eerst voor de ene erkend referent een aanvraag in te dienen, vervolgens uit te loggen en weer in te loggen om voor een andere erkend referent een aanvraag in dienen. Dit is echter nodig omdat de IND op deze manier zeker weet dat de juiste persoon voor de juiste organisatie inlogt, die ook daartoe bevoegd is. Why can t I switch easily between different group components or different recognised sponsors in the business portal? The IND realises that it is not always easy for an authorised representative first to submit an application for one recognised sponsor, then to log out and log in again to submit an application for another recognised sponsor. This is nevertheless necessary because in this way the IND knows for sure that the right person has logged in for the right organisation and is also authorised to do so. Wist u dat uw aanvraagformulieren in het portaal ook tijdelijk kunt opslaan? Dit werkt als volgt: In een geopende aanvraag staat linksboven een Menu. Selecteer hier Opslaan. Afhankelijk van welke browser / browserinstelling u heeft op uw computer, krijgt u de vraag waar u de aanvraag wilt opslaan. Sla de aanvraag tijdelijk op uw eigen computer. Als u verder wilt gaan met het invullen van de aanvraag: Log dan in bij het zakelijk portaal, ga naar de tegel Een nieuwe aanvraag indienen en selecteer dezelfde soort aanvraag. Ga naar het menu (linksboven) en klik op Openen. Er verschijnt een scherm genaamd Openen. Klik hier op Selecteer een bestand. Vervolgens gaat u naar de map waar de aanvraag eerder is opgeslagen. Selecteer het bestand met de opgeslagen aanvraag en klik op Openen. Het scherm Openen verschijnt. Het gekozen bestand is geselecteerd. Klik op de button open. De digitale aanvraag opent zich weer, met alle gegevens die u reeds eerder heeft ingevuld. Als u een aanvraagformulier heeft geopend, staat onderaan een link Uw aanvraag tijdelijk opslaan Hier vindt u ook uitleg over hoe u tijdelijk een aanvraag kunt opslaan. Did you know that you can also save your application forms temporarily in the portal?

3 This works as follows: There is a Menu at the top left in an opened application. Select Save in the menu. Depending on which browser / browser setting you have on your computer, you will be asked where you want to save the application.save the application temporarily on your own computer. If you want to continue filling in the application: Log in on the business portal, go to the tab Submit a new application and select the same type of application. Go to the menu (top left) and click Open. A screen named Open will be displayed. Click here Select a file. You then go to the folder in which your application was saved earlier. Select the file with the saved application and click Open. The screen Open will then be displayed. The chosen file has been selected. Click the Open button. The digital application will open again, with all information you had already filled in earlier. Once you have opened an application form, there will be a Save your application temporarily link at the bottom. You will also find an explanation there of how you can save an application temporarily. Resultaten klantonderzoek zakelijke klanten In de afgelopen periode heeft de IND een klantonderzoek uitgevoerd onder de zakelijke klanten van de IND. Doel van het onderzoek was te achterhalen of deze klanten gebruik maken van het zakelijk portaal om digitale aanvragen in te dienen. Daarnaast is gevraagd waarom zij wel of geen gebruik maken van het portaal. In totaal hebben 502 zakelijke klanten meegedaan aan het klantonderzoek. Belangrijkste bevindingen 1. Overall wordt de online dienstverlening gewaardeerd met een 7,8. 2. Het belangrijkste knelpunt dat door de respondenten genoemd wordt bij het indienen van een digitale aanvraag, is dat zij niet beschikken over E-herkenning. E-herkenning is nodig om in te loggen op het portaal. 3. Veel respondenten zijn bereid een aanvraag digitaal in te dienen als E-herkenning op een eenvoudigere wijze kan worden aangevraagd. Het kan lastig zijn om E-herkenning te verkrijgen. Vaak moet de hoogste bestuurder van een organisatie toestemming verlenen om E-herkenning aan te vragen. 4. Verder blijkt dat een kleine hoeveelheid aanvragen per jaar soms niet opweegt tegen de kosten voor het aanvragen van E-herkenning. 5. Tenslotte wordt ook de beschikbaarheid van de vertrouwde papieren aanvraag genoemd als een reden om niet over te gaan op een digitale aanvraag. De belangrijkste aanbeveling die uit de resultaten naar voren komt, is dat onderzocht moet worden welke mogelijkheden er zijn om het gebruik van E-herkenning onder zakelijke klanten te stimuleren en/of te vereenvoudigen. Daarnaast wordt de input van de zakelijke klanten gebruikt voor het verder optimaliseren van het zakelijk portaal.

4 Results of the business client survey In the past period, the IND conducted a client survey amongst the business clients of the IND. The aim of the survey was to find out if the clients use the business portal to submit digital applications. In addition, they were asked why they did or did not use the portal. A total of 502 business clients participated in the client survey. Main findings 1. Overall, the online services are rated The main bottleneck mentioned by the respondents in submitting a digital application is that they do not have E-recognition. E-recognition is needed to log in on the portal. 3. Many respondents would be willing to submit a digital application if they could apply for E-recognition in a simpler way. It can be difficult to obtain E-recognition. The highest-ranking officer of an organisation often has to give permission to apply for E- recognition. 4. Moreover, it appears that a small number of applications per year sometimes does not weigh up against the costs of applying for E-recognition. 5. Lastly, the availability of the familiar paper application was mentioned as a reason not to change over to a digital application. The main recommendation emerging from the results is that the possibilities need to be examined which are available for stimulating and/or simplifying the use of E-recognition amongst business clients. In addition, the input from the business clients will be used to further optimise the business portal. Adressering pre-notificatie Automatische incasso Op grond van Europese SEPA- wetgeving is de IND verplicht om bij elke aanvraag de betalende partij een pre-notificatie van de automatische incasso te sturen. Dit betekent dat als u de aanvraag heeft ingediend maar niet de betalende partij bent, u deze legesbrief niet ontvangt. De overige correspondentie wordt wel verzonden naar de indiener. _ Addressing pre-notification direct debit Conform European SEPA rules, the IND is obliged to pre-notify the paying party regarding the direct debit of the fee of each submitted application. In case you, as submitter of the application, are not the paying party, you will not receive this letter. All correspondence besides the letter mentioned earlier will be sent to the submitter though. Colofon

5 Postbus AA TER APEL arbeid@ind.minvenj.nl De nieuwsbrief zakelijk verschijnt elke twaalf weken