Niets is zo hard als de zachte kant van organisaties.

Transcriptie

1 inzicht in en beïnvloeding van cultuur, gedrag & risico s Veel van de schandalen en incidenten bij organisaties van de afgelopen jaren zijn het gevolg van een cultureel probleem met ingrediënten als: zelfoverschatting op grond van een roemrijk verleden, de steeds grotere rol van geld en commercie, en een grote mate van onderlinge vrijblijvendheid. Daarbij zie je steeds dat mensen en teams die niet connected zijn met de organisatie de grootste risico s vormen en bovendien de effectiviteit van een organisatie verlagen. RealControls is de eerste methode waarmee systematisch en geautomatiseerd culturele risico s en ineffectief gedrag in organisaties in kaart kan worden gebracht. RealControls brengt de culturele verschillen en balans binnen de organisatie in beeld, markeert zaken als alignment en engagement met harde objectieve cijfers en signaleert daarbij een aantal zeer concrete aandachtsgebieden. RealControls werkt met variabelen die wetenschappelijk valide en onderbouwd zijn, en benut jarenlange ervaring in het meten van gedrag en cultuur. Niets is zo hard als de zachte kant van organisaties. RealControls hard numbers on soft aspects

2 achtergronden Aanleiding Steeds meer bedrijven zien de noodzaak in om als organisatie zichtbaar en aantoonbaar compliant en integer te zijn. Schandalen en incidenten in uiteenlopende sectoren tonen immers keer op keer aan hoe groot de gevolgen kunnen zijn van normafwijkend gedrag van vaak een beperkte groep. Toezichthouders richten zich ook steeds meer op risico s vanuit cultuur & gedrag en leggen de verantwoordelijkheid hiervoor in toenemende mate expliciet bij bestuurders. Daarbij komt dat compliance allang niet meer gaat alleen om het voldoen aan wet- en regelgeving. Daar neemt de samenleving geen genoegen meer mee. Tegenwoordig wordt van bedrijven verwacht dat zij in hun handelen rekening houden met alle stakeholders: klanten, medewerkers, aandeelhouders en bijvoorbeeld ook het milieu of de functie voor de maatschappij. Wat ook speelt is dat het ontbreekt aan een adequate definitie van in control zijn. De gedachte is dat in control zijn betekent dat het management de organisatie zodanig in de grip heeft dat er geen majeure verrassingen zullen optreden. Maar dat is meer dan alleen de financiën op orde hebben. Het gaat er ook om organisatiebreed scherp zicht te hebben op de cultuur en de daarmee samenhangende culturele risico's, zodat hierop kan worden gestuurd. RealControls is gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en op ruim 25 jaar ervaring met het adviseren van organisaties en het meten van cultuur & drijfveren in binnen- en buitenland. RealControls biedt de essentiële aanvulling op de financiële cijfers en werkt met variabelen die wetenschappelijk valide en onderbouwd zijn. Binnen RealControls wordt de kennis en ervaring van meerdere partijen gebundeld. Die van Steven en Wouter ten Have, beiden organisatie adviseur en wetenschapper bij de Vrije Universiteit Amsterdam. Die van Huub Haverhals, man van de praktijk op het gebied van audit, risk en control. En die van Machiel Koppenol en Hans Versnel, samen verantwoordelijk voor vele op drijfveren denken gebaseerde tools en instrumenten, zoals bijvoorbeeld Management Drives, RealDrives en SAY. Denklijn Veel van de schandalen en incidenten van de afgelopen jaren zijn het gevolg van een cultureel probleem met ingrediënten als: zelfoverschatting op grond van een roemrijk verleden, de steeds grotere rol van geld en commercie, en een grote mate van onderlinge vrijblijvendheid. Daarbij zie je steeds dat mensen en teams die niet connected zijn met de organisatie de grootste risico s vormen en bovendien de effectiviteit van een organisatie verlagen. Mens en organisatie hebben van nature niet de zelfde doelstelling; de mens zoekt geluk, tevredenheid en heeft een eigen belang. De organisatie wil maximale inzet, prestatie en betrokkenheid. Het is voor het management van een organisatie de kunst om de optimale balans te vinden, zodat mensen kunnen floreren en de organisatie kan oogsten. Een organisatie bestaat uit verschillende teams en onderdelen met allemaal een eigen subcultuur, mensen in zo'n subcultuur moeten werkzaamheden en verantwoordelijkheden hebben die bij hen passen. Sturing in de ene richting levert risico s in de andere richting op. Sturing op zachte aspecten is steeds een balancing act, waarbij geprobeerd moet worden de voor- en nadelen van keuzes te balanceren. Wie bijvoorbeeld kiest voor micromanagement en vérgaande compliance kan niet verwachten dat personeelsleden zich ondernemend en flexibel gaan opstellen. Een schandaal of incident zit in een klein hoekje door iedereen in de organisatie mee te nemen in de cultuur & risico inventarisatie, onstaat een compleet beeld van de cultuur van de organisatie met alle subculturen en bijbehorende gevaren en risico's.

3 een methode & een instrument RealControls is de eerste methode waarmee systematisch en geautomatiseerd culturele risico s en ineffectief gedrag in organisaties in kaart kan worden gebracht. RealControls is mogelijk het beste te beschrijven als een röntgenapparaat voor de zachte kant van organisaties. Naast inzichten in risico s geeft RealControls een scherp beeld hoe effectief beleid en maatregelen zijn geïmplementeerd en in welke mate deze daadwerkelijk leiden tot het gewenste gedrag. Het brengt de balans en de culturele verschillen binnen de organisatie in beeld, markeert zaken als alignment en engagement met harde objectieve cijfers en signaleert daarbij een aantal zeer concrete aandachtsgebieden. team 1 team 2 team 3 team 4 team 5 team 6 Binnen de RealControls methode worden de volgende factoren afzonderlijk benoemd en gebruikt voor de berekening van risicoscore van een organisatie-onderdeel: 1. De mate waarin de cultuur van dat organisatieonderdeel in balans is. Overdrijft men in een bepaalde richting, heeft men blinde vlekken? 2. De mate van engagement, of meer de aanwezigheid van grondslagen voor dis-engagement vanuit de perspectieven strategie, werk & management. 3. De mate van alignment tussen de voorkeuren van mensen, hun werkzaamheden & de manier van leiding geven. 4. De waardering van de medewerkers op divers gebied binnen het organisatieonderdeel. Deze waarderingsscores vormen tevens een accuraat beeld van de tevredenheid van de medewerkers. RealControls kan snel zonder een grote organisatorische inspanning worden toegepast, zonder dat een nieuwe skillsset is vereist. RealControls biedt organisaties daarbij de mogelijkheid om subculturen en risico's extern en intern te benchmarken. De RealControls rapportage is opgebouwd rond een dashboard en een scattergram. Op het dashboard kan je direct zien welk team of welke groep hoe op een aantal facetten scoort en belangrijker, in welke mate een team of groep een risico vormt. In het scattergram staan de teams en groepen in verhouding tot elkaar geplot. Het scattergram geeft in één oogopslag weer waar de cultuur-kern zit en welke teams daarvan afwijken. Een essentieel onderdeel van RealControls is een geautomatiseerde cultuur en risico inventarisatie. Aan de hand van een korte slimme vragenlijst en de formule kans x impact = risico wordt een culturele risico-score per team of onderdeel in de organisatie berekend.

4 cultuur, engagement & alignment Per team of groep wordt in de rapportage vervolgens een verdiepingsslag aangebracht een doorzicht. In dat doorzicht worden de facetten op het dashboard per team, per eenheid met figuren en tabellen nader toegelicht. RealControls gebruikt een grid van mentale clusters waarop alle gegevens landen. Deze grid en de achterliggende logica zijn ontleend aan het werk van Jung, Maslow, Graves en Cornelis en bevat de variabelen die in de praktijk van cultuurmetingen de hoogste relevantie blijken te hebben. De grid werkt met vier mentale clusters, die elk met een kleur worden aangeduid. Groepscultuur en de balansen daarin De groepscultuur geeft een idee van wat de groep werkelijk energie geeft, waar hun aandacht primair naar uitgaat, wat centraal staat in het denken. Bij de cultuurbalansen is niet alleen naar het groepsgemiddelde gekeken, maar ook naar de onderliggende diversiteit. Voor alle cultuuraspecten die in de vier balansen zijn ondergebracht geldt dat zij een nuttige functie in een cultuur kunnen hebben. Ze zijn nooit per definitie goed of slecht. Ieder cultuuraspect heeft echter de potentie om de cultuur te zeer te domineren. Dan gaat de kracht van het cultuuraspect door overdrijving in zijn tegendeel verkeren, en dan ontstaan er ernstige risico s. Engagement op drie levels Bij engagement is de vraag in hoeverre de organisatie positief stuurt op het engagement van zijn medewerkers. Hoe hoger de score, hoe beter de organisatie er in slaagt positief te sturen op engagement. Die mate van fit op engagement wordt weergegeven met drie grafieken die corresponderen met de drie levels: Werk & Structuur, Management & Motivatie en Strategie & Purpose. Alignment van sturing, mensen en werk De alignment-score laat zien of de dingen op het werk gevoelsmatig 'kloppen': voelt het werk prettig en gaat het bijna van nature, of kost het veel energie en moet men zich er telkens weer toe zetten? Een lage score op alignment geeft aan dat medewerkers het gevoel hebben telkens te moeten investeren. Dan is er sprake van een 'slijtagefactor'. Soms kiezen mensen voor een zware baan in de hoop dat de investering de moeite waard zal zijn, soms valt de praktijk gewoon tegen. Bij deze score zullen we alleen in een perfecte wereld een 100% score zien.

5 tevredenheid & aandachtspunten Tevredenheid van de teamleden De tevredenheid van de medewerkers op in totaal twaalf aspecten wordt ook meegenomen in de cultuur en risico inventarisatie van RealControls. Concrete aandachtspunten voor de groep RealControls geeft per groep of organisatie onderdeel een lijst met concrete aandachtspunten. In totaal kan het systeem achttien verschillende aandachtspunten signaleren, de acht belangrijkste worden gegeven. Overviews & waardenbeelden Ter bevordering van inzicht en overzicht zijn in de rapportage ook perceptie waardenbeelden van de alle teams naast elkaar opgenomen met betrekking tot subculturen, de werk essenties, het venster Werk & Structuur, het venster Management & Motivatie en het venster Strategie & Purpose. Hoe langer de balk achter een aandachtspunt, hoe belangrijker deze is. De mate van belangrijkheid wordt ook met een kleur aangegeven: rood betekent heel belangrijk, oranje gemiddeld belangrijk en groen minder belangrijk. De formulering past bij een belangrijk aandachtspunt, bij een minder belangrijk aandachtspunt is de omschrijving verminderd van toepassing. Een breed algemeen cultuurprogramma is niet altijd doeltreffend, die onderdelen in de organisatie met een hoge risico-score verdienen een specifieke aanpak, onderdelen met een lage risico-score werken al effectief en hoeven niet te veranderen.

6 over RealControls en de praktijk Risk manager Afwijkende subculturen leiden dikwijls tot normafwijkend gedrag. Het risico op normafwijkend gedrag en de risico s daarvan voor de continuïteit en efficiëntie binnen de organisatie worden door RealControls objectief in kaart gebracht." Compliance officer Wetgeving, regels, procedures en gedragscodes dienen te worden nageleefd. RealControls geeft inzicht in de redenen waarom mensen niet compliant handelen en inzicht in de Controller kans op normafwijkend gedrag." Wanneer je financieel bent onderlegd hebben Human Factors wat vaags. Het is goed dat je die Human Factor Accountant component nu met harde cijfers kan onderbouwen." Het is essentieel dat de financiële cijfers kloppen, maar die cijfers vertellen niet het hele verhaal. Als accountant moet je ook wat kunnen zeggen over de mate waarin de organisatie in balans is, want dat zegt wat over de toekomst en continuiteit van de organisatie. Due Diligence consultant Met een Due Diligence onderzoek probeer je een beeld te vormen van de risico s en kansen van een onderneming. Een Culturele Due Diligence wordt vaak over het hoofd gezien, terwijl juist daar vaak de oorzaken zitten voor toekomstige risico's." Internal auditor Mede omdat organisaties steeds meer onder druk komen te staan om bepaalde gedragscodes te borgen in de organisatie, is het voor de internal auditor van groot belang onderzoeksinstrumenten op gebied van cultuur en gedrag tot zijn beschikking te hebben. Lid Raad van Bestuur Een goed in control statement vereist een objectieve onderbouwing. Je bent pas echt in control als je de plekken in de organisatie, waar je minder in control bent, kunt duiden. Als je een beeld hebt van lokale (in)effectiviteiten en Commissaris zicht hebt op risico s door afwijkende cultuur en gedrag. De financiële zienswijze voert vaak de boventoon binnen de RvC. Begrijpelijk, gezien het ruim voorhanden zijn van dergelijke rapportages, maar... Gaat het wel echt goed met de onderneming? Is de RvB wel in control? En raakt de onderneming niet uit balans? RealControls is een unieke methode met daaraan gekoppeld een geavanceerd en praktisch meetinstrument. RealControls berekent aan de hand van een korte slimme vragenlijst en de formule kans x impact = risico een culturele risicoscore per onderdeel van de organisatie. Een breed algemeen cultuurprogramma is niet altijd doeltreffend, die onderdelen binnen de organisatie met een hoge risico-score verdienen direct een specifieke aanpak, onderdelen met een lage risico-score hebben minder prioriteit. Met de RealControls rapportage kunnen concrete verbeterpunten voor de verantwoordelijke managers worden benoemd en komen aandachtspunten voor de betrokken toezichthouders aan het licht. RealControls verandert. RealControls hard numbers on soft aspects Soft Controls Enterprise bv Werpanker DD Almere