Algemeen reglement standhouders versie 1-2

Transcriptie

1 Algemeen reglement standhouders versie 1-2 "Watt Roadshow alternatieve aandrijvingen en brandstoffen in de kijker, in de communicatie en verder genoemd WATT ROADSHOW. een organisatie van Bond Beter Leefmilieu Vlaanderen Tweekerkenstraat 47, 1000 Brussel. in samenwerking met ASBE Avere Sectie België c/o VUB-IR-ETEC, Pleinlaan 2, 1050 Elsene Met de steun van het Vlaams departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) Secretariaat standhouders Watt Roadshow: ASBE vzw. c/o VUB-IR-ETEC, Pleinlaan 2, 1050 Elsene België Tel. : 02/ Fax : 02/ voorzitter: chair@asbe.be GSM voorzitter: ALGEMEEN REGLEMENT ARTIKEL 1 : ORGANISATIE De Watt Roadshow is een organisatie van de Bond Beter Leefmilieu Vlaanderen (BBLV) in samenwerking met Avere Sectie België (ASBE) en met de steun van het Vlaams departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE). De WATT Roadshow wordt gesubsidieerd door de projectsubsidies inzake duurzaam milieu- en natuurbeleid (milieuprojectenfonds) van de Vlaamse overheid volgens het ministerieel besluit dd. 10 juli 2009 houdende de toekenning van een subsidie aan Bond Beter Leefmilieu vzw voor het project Roadshow alternatieve aandrijvingen en brandstoffen in de kijker van 10 juli De looptijd van het project bedraagt 15 maanden, van 14 september 2009 tot 13 december BBLV is hoofd- en eindverantwoordelijke voor de uitvoering van het project ASBE en BBLV stellen zich gezamenlijk verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de doelstellingen, functies en taken binnen dit project Zowel BBLV als ASBE stellen een vaste verantwoordelijke aan voor de uitvoering van al hun taken Voor BBLV is dat Roel Vanderbeuren, voor ASBE is dat Joeri de Ridder De Kick-off van de Watt Roadshow vindt plaats op vrijdag 19 maart bij Flanders' Drive te Lommel van 13u00 tot 16u Deelnemingsaanvraag en lijst met Locaties, Data en Timing is in bijlage en wordt steeds bijgewerkt naargelang wij de dossiers met de deelnemende steden afsluiten Het laatste van de 16 events event gaat door te Leuven op maandag 04 oktober 2010 bij Group-T. 1.3 Een permanent begeleidingscomité wordt samengesteld uit afgevaardigden van de Watt Roadshow en van de verschillende hierboven vermelde instantie en verenigingen. 1.4 De organisatie gebruikt diverse middelen om de bezoekers aan te trekken naar de Watt Roadshow. Er wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de algemene pers, direct mail, persoonlijke uitnodigingen, onze mediasponsors, lokale affichage en flyers. 1.5 Alle bezoekers van de VIP-events worden geregistreerd.

2 ARTIKEL 2 : DEELNEMING 2.1 De Watt Roadshow staat open voor volgende bedrijven en voertuigen: a. Bedrijven die als producent of alleenvertegenwoordiger voertuigen, vul- en oplaadinfrastructuur vertegenwoordigen. b. Enkel voertuigen en hun laad- en tankinfrastructuur die voldoen aan de criteria van de projectwerkgroep rond de Watt Roadshow mogen worden getoond. c. Eenmalige deelname voor lokale fietshandelaars. d. Eenmalige deelname door andere bedrijven. (motorfietsen, autoverhuur, installaties, ) ARTIKEL 3 : CRITERIA 3.1 Marktbeschikbare alternatief aangedreven voertuigen met een Ecoscore beter dan 70/100 en homologatie voor gebruik op de openbare weg. 3.2 Alternatief: voertuigen aangedreven door: verbrandingsmotoren op CNG of LPG, hybride of batterijelectrische aandrijving. 3.3 Marktbeschikbaar: leverbaar op de Belgische markt; enkel van toepassing voor de publieke events, uitgezonderd studieprojecten van scholen. 3.4 Exposanten wordt gevraagd bijzondere aandacht te besteden aan de ecologische en ergonomische aspecten en aan het design van het gepresenteerde materiaal. 3.5 Voertuigen e.a. zoals aangegeven in art. 2.1 bestemd voor de particuliere en professionele consument worden toegelaten tot de Watt Roadshow. ARTIKEL 4 : INSCHRIJVING 4.1 Om geldig te zijn, dient de aanvraag tot deelneming te gebeuren via het formulier dat met dit doel door de ASBE werd opgesteld. Het zal ondertekend worden door het hoofd van de onderneming of door de persoon die speciaal en op geldige wijze te dien einde werd aangesteld. 4.2 De voertuigen, installaties, e.d. die zullen worden tentoongesteld en/of gedemonstreerd dienen bij inschrijving te worden vermeld. 4.3 Om van een standplaats tijdens de Kick-off te kunnen genieten, dient de aanvraag tot deelneming ten laatste op 12 maart 2010 toe te komen op het Secretariaat van ASBE vzw. c/o VUB-IR-ETEC, Pleinlaan 2, 1050 Elsene Brussel, België of via op chair@asbe.be. De post- of maildatum geldt als bewijs. 4.4 Geen enkele aanvraag tot deelneming zal in aanmerking genomen worden zo die niet vergezeld gaat van de betaling van de forfaitaire deelnamevergoeding tbv. 2000,- exclusief BTW (2420,00 EUR BTW inbegrepen) of voor eenmalige deelname: 200,- exclusief BTW (242,00 EUR BTW inbegrepen) of 50,- exclusief BTW (60,50 EUR BTW inbegrepen) voor lokale fietshandelaars. De facturatie zal gebeuren na ontvangst op de ING rekening van de ASBE vzw. 4.5 ASBE behoudt zich het recht voor voertuigen te weigeren, indien de aanwezigheid ervan gevaarlijk of inopportuun geacht wordt. 4.6 Alvorens aanvaard te worden zullen alle aanvragen worden voorgelegd aan het permanent begeleidingscomité. 4.7 Door het inzenden van de deelnemingsaanvraag verbinden de exposanten zich er toe, uitdrukkelijk en zonder voorbehoud, het Algemeen Reglement na te leven, evenals alle andere richtlijnen en bijzondere reglementen die later zouden uitgevaardigd worden in het algemeen belang. 4.8 Bovendien verbinden de exposanten door het inzenden van de deelnemingsaanvraag zich ertoe de reglement na te leven betreffende het gebruik en de bezetting van parken en groene ruimten en speelpleinen beheerd door de organiserende steden en het reglement voor bezetting van openbare ruimten beheerd door de inviterende steden. 4.9 De toelating als exposant is nominatief, onoverdraagbaar en onvervreemdbaar. De exposanten kunnen in geen enkel geval, tenzij met voorafgaandelijke toestemming van ASBE v.z.w., de hun toegewezen standplaats geheel of gedeeltelijk aan derden afstaan, onderverhuren, in gebruik geven of overdragen Mede-exposant : een mede-exposant is een bedrijf dat zijn eigen producten of diensten aanbiedt d.m.v. zijn eigen personeel op de stand van een andere (hoofd-) exposant. Dergelijke deelname is eveneens onderworpen aan deelnamekost. ASBE moet expliciet toestemming geven aan een mede-exposant op een welbepaalde stand. Iedere mede-exposant moet een aparte deelnemingsaanvraag invullen Terugtrekkingen dienen per aangetekend schrijven aan de ASBE betekend te worden. Bij terugtrekking na 19 maart 2010 zullen van de ingeschreven firma alle gefactureerde bedragen verschuldigd blijven als schadeloosstelling.

3 4.12 De ASBE zal deelnemers -op simpel verzoek- adviseren omtrent te boeken hotels en indien voldoende interesse collectieve transfers organiseren voor de voertuigen naar de diverse locaties. ARTIKEL 5 : TENTOONSTELLINGSSTANDEN EN TESTRITTEN: 5.1 Exposanten hebben recht op een standruimte op het publieke event. Deze ruimte kan gebruikt worden voor tentoonstelling van niet ingeschreven voertuigen en onthaal van de bezoekers. Daarnaast kan iedere exposant ook gebruik maken van de testparcours. 5.2 De toekenning van de standruimten gebeurt door ASBE. ASBE behoudt zich het recht voor, in het algemeen belang, latere wijzigingen aan te brengen aan de structuur, de plaats en de oppervlakte van de toegekende standruimten en testrittenparcours. 5.3 De exposant mag enkel een showtrailer (oplegger ingericht voor de ontvangst van bezoekers en tentoonstellen van klein materiaal) meebrengen in plaats van een stand te benutten na bespreking en voorafgaand akkoord door de ASBE. 5.4 Minstens 14 dagen voor elk event geven de deelnemers de types, nummerplaten en gewichten van de test-voertuigen door via: chair@asbe.be 5.5 De standplaatsen beschikken niet over de mogelijkheid tot aansluiting op water. ARTIKEL 6 : INSTALLATIE EN AFBRAAK VAN DE STANDEN 6.1 De installatie van de standen en de aanvoer van materieel kan gebeuren op elk event vanaf twee uur voor de aanvang van het respectievelijke event. 6.2 De deelnemers dienen zich te schikken naar de richtlijnen die hun verstrekt zullen worden in verband met de aanvoer en afvoer van hun voertuigen en materiaal van bij de ingang tot aan de hun toegekende standruimte of percelen. 6.3 De afbraak van de standen en de afvoer van voertuigen, materieel en producten kan aanvangen na de sluiting van het resp. event. Bij de oplevering van de standen dienen alle obstakels, afval en papier verwijderd te zijn. 6.4 Standmateriaal, voertuigen of materieel die niet binnen de vastgestelde termijn zijn opgehaald, zullen door de organisator op kosten van de exposant worden verwijderd. 6.5 Iedere exposant zal de organisator de naam en contactgegevens doorgeven van de verantwoordelijke binnen zijn bedrijf voor de inrichting van de standen en de voertuigen. Deze persoon moet van de organisator ter plekke de toelating krijgen tot opbouw, afbouw en vertrek Demonstraties tijdens de publieke events Voor tweewielers: afgesloten testparcours voorzien met begeleiders Voor vierwielers: afgesloten testparcours voorzien en/of een aanbevolen parcours op de openbare weg. Gebruik enkel toegelaten mits begeleiding vanwege de standhouder Demonstraties tijdens de VIP-events: enkel mits begeleiding van de standhouders en na akkoord van de organisatie. ARTIKEL 7 : PRIJZEN 7.1 B.T.W. De hierna vermelde prijzen zijn exclusief B.T.W. Het gehanteerde BTW- tarief bedraagt 21% 7.2 Toegang Het publiek heeft gratis toegang tot de Watt Roadshow. Er worden geen vergoedingen gevraagd of kosten gerekend aan de bezoekers voor bvb. testritten, ook niet door standhouders. De deelnemers aan de VIPmomenten komen op uitnodiging en hiervoor doen de organiserende steden inspanningen naar eigen vermogen De deelnameprijs voor een exposant bedraagt forfaitair 2000,- exclusief BTW (2420,00 EUR BTW inbegrepen) voor zowel ASBE leden als bedrijven die niet lid zijn van de ASBE. Prijs is inclusief deelname aan 16 events waarvan 14 twee-daagse zoals vermeld in ons document met data, timing & locaties dat wij U via , en in geval van aanpassingen nieuwe updates van bezorgen. Elke deelnemer krijgt hiervoor een overdekte standruimte (tent) -soms gedeeld- stalling trailers en vrachtwagens, elektriciteit, tafel en vier stoelen. Prijs is exclusief reis- en verblijfskosten, deze worden rechtstreeks door deelnemers betaald. Verdere inrichting van de tentoonstellingsruimte is volledig ten laste van de exposanten Eenmalige deelname kost 200,- exclusief BTW (242,00 EUR BTW inbegrepen)

4 7.3.3 Eenmalige deelname door lokale fietshandelaar: 50,- exclusief BTW (60,50 EUR BTW inbegrepen) 7.4 Tenten : deze variëren in grootte naargelang het organiserend stadsbestuur en kunnen mogelijk (bij grotere tenten) gedeeld worden met een tweede compatibele standhouder. 7.5 Enkel exposanten die hun deelname reeds betaald hebben, zullen van het Secretariaat van de Watt Roadshow de toelating krijgen om de inrichting van hun stand aan te vatten en hun voertuigen te plaatsen. ARTIKEL 8 : ALGEMENE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN 8.1 Wij adviseren iedere deelnemende firma een verzekering "Burgerlijke Aansprakelijkheid als exposant" of een uitbreiding voor deelname aan tentoonstellingen, beurzen, salons en demonstraties van zijn verzekeringspolis voor burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten evenals een verzekering alle risico's (diefstal inbegrepen). ASBE vzw. zal voor de Watt Roadshow bijkomend een verzekering afsluiten voor ongevallen of diefstal op de afgesloten proefrittenparcours, openbare- en privéterreinen. 8.2 De deelnemende firma's dienen ASBE in kennis te stellen van alle schade die zij zelf ondergaan of zouden toegebracht hebben aan het terrein of aan goederen van derden. 8.3 Indien een exposant bezwaren heeft ten aanzien van zijn inplanting moet hij de organisatoren daarvan onmiddellijk ter plaatse in kennis stellen. 8.4 De deelnemende firma's mogen slechts publiciteit maken en folders uitdelen binnen de limieten van hun tentoonstellingsstand. 8.5 Het gebruik van geluidsinstallaties is niet toegelaten. 8.6 Voertuigen, materieel of producten die niet op de deelnemingsaanvraag vermeld werden, mogen niet tentoongesteld of gedemonstreerd worden en kunnen zo nodig door de Watt Roadshow organisatie en ten laste van de betrokkene verwijderd worden. Om misverstanden te vermijden, dienen de deelnemers bij hun inschrijving voldoende documentatie te voegen over de te exposeren of te demonstreren voertuigen, oplaaden tankinfrastructuur, technologie en accessoires. 8.7 Hoewel er bewaking voorzien is, dient de exposant er voor te zorgen dat, buiten de openingsuren van de Watt Roadshow, losse goederen (fietsen, reclamemateriaal, e.a.) degelijk zijn opgeborgen. Tijdens de openingsuren van de Watt Roadshow is elke exposant verplicht er voor te zorgen dat zijn standruimte en demonstratievoertuig(en) niet onbeheerd zijn. 8.8 In geval van dwingende noodzaak behoudt de organisatie zich het recht voor de Watt Roadshow af te gelasten of uit te stellen of de duur in te korten, zonder dat een dergelijke beslissing aan de ingeschreven deelnemers het recht geeft om hun inschrijving in te trekken of een schadevergoeding te eisen; dit zelfs na de schriftelijke bevestiging van deelname door ASBE vzw. 8.9 In geval de Watt Roadshow na de opening moet worden afgebroken ten gevolge van onvoorziene gebeurtenissen, is ASBE niet verplicht de deelnamegelden of een gedeelte ervan terug te betalen Bij inbreuk op onderhavig reglement kan ASBE de exposant een boete opleggen van 500,00. Deze boete doet niet af aan de mogelijke onkosten die later gefactureerd worden. ARTIKEL 9 : BETALINGEN 9.1 Het verschuldigde bedrag dient voldaan te worden bij inschrijving en uiterlijk op 18 maart 2010 om deel te nemen aan de Kick-off bij Flanders' Drive op 19 maart Indien er later wordt ingetekend en betaald kan vanaf de dag van betaling alsnog worden deelgenomen. De forfaitaire bijdrage van 2000,- ex. BTW. blijft integraal verschuldigd. 9.3 De oppervlakte zal slechts ter beschikking van de exposant gesteld worden wanneer deze aan al zijn verbintenissen ten opzichte van de organisator heeft voldaan. 9.4 De betalingen vanuit het binnen- en buitenland moeten op rekening nr (ING) gestort worden van ASBE v.z.w., Pleinlaan 2, 1050 Brussel, België. Het IBAN-nummer van de ASBE v.z.w. is BE , de BIC-code van de ING bank is BBRUBEBB. 9.5 Volgens de BTW-regels wordt de deelname aan beurzen, salons en internationale tentoonstellingen beschouwd als een dienstverlening die onderworpen is aan de Belgische BTW. Deze dienstverlening geniet dus niet de BTW-vrijstelling die voorzien is voor intracommunautaire leveringen van goederen. Elke niet- Belgische exposant heeft het recht deze BTW terug te vorderen, voor zover hij in zijn eigen land BTW of gelijkaardige belastingen dient te betalen. Exposanten die deel uitmaken van de Europese Unie richten zich tot het BTW-controlekantoor van hun land om een formulier voor de terugvordering van de Belgische BTW aan te vragen. De exposant richt dit formulier, ingevuld in drie exemplaren, aan:

5 Ofwel : Centraal B.T.W.-kantoor voor buitenlandse belastingplichtigen Dienst Terugbetaling C.K.B.B. Zaveltoren (25ste verdieping) - J. Stevensstraat BRUSSEL Tel.: tussen 09u00 en 12u00 Fax: Ofwel : Debelux (Belgo-Luxemburgse-Duitse kamer van Koophandel) Juridische dienst Mevr. Béatrice Hörburger Bolwerklaan, BRUSSEL Tel.: Fax: die (tegen betaling) de formaliteiten op zich zal nemen. 9.6 In geval van betwisting en bij gebrek aan minnelijke schikking tussen de partijen, zijn enkel de Rechtbanken van Brussel bevoegd. Enkel de bepalingen van de Belgische wet zijn van toepassing op dit algemeen reglement.