Reglement voor de deelnemers aan de. Grote Optocht in Oeteldonk 2015

Transcriptie

1 Reglement voor de deelnemers aan de Grote Optocht in Oeteldonk 2015 Doel Het doel van dit reglement is om de jaarlijkse Grote Optocht in Oeteldonk op een carnavaleske, veilige ordentelijke en sportieve manier te laten verlopen. Een doelstelling waarbij de optochtdeelnemers in samenwerking met het Ministerie van Tochten zich inzetten om zowel het publiek als deelnemers op een Oeteldonkse, carnavaleske manier te vermaken. Deze doelstelling kan door het reglement niet worden gegarandeerd maar wel door de naleving van dit reglement door de optochtdeelnemers. ARTIKEL 1. ALGEMEEN 1. Definities a. Vereniging Oeteldonksche Club van 1882, hierna te noemen OC: de vereniging die tot doel heeft het bevorderen, organiseren en financieren van de carnavalsviering in 's- Hertogenbosch. b. Ministerie van Tochten, hierna te noemen MVT: de commissie die namens en onder verantwoording van de OC de Grote Optocht organiseert. c. Grote Optocht: een optocht van carnavaleske uitbeeldingen die jaarlijks op carnavalsmaandag wordt gehouden van uur tot ± uur. 2. Door inschrijving als deelnemer aan de Grote Optocht onderwerpt de deelnemer zich onvoorwaardelijk aan de bepalingen van dit reglement. 3. Iedere deelnemer die zich niet aan de bepalingen van dit reglement houdt, kan van deelname aan de Grote Optocht worden uitgesloten c.q. kan onmiddellijk uit de Grote Optocht worden verwijderd. Beslissingen hierover worden uitsluitend genomen door de Minister van Tochten of diens plaatsvervanger. ARTIKEL 2. AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING 1 De OC sluit een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af, geldend binnen de gemeente 's-hertogenbosch, voor de deelnemers die zich hebben ingeschreven. Voor de deelnemers geldt de dekking vanaf de kortste aanrij/looproute naar de opstelplaats, tijdens de optochtroute en tot en met de route terug naar de bouwplaats direct na het einde van de Grote Optocht. De aansprakelijkheid gaat nooit verder dan de dekking van bedoelde verzekering. Aansprakelijkheid motorrijtuigen: Meeverzekerd is het W.A.M.-risico van de aan de optocht deelnemende motorrijtuigen, zowel tijdens de optocht als tijdens de opbouwperiode alsmede tijdens gaan naar en komen van de optocht, binnen de gemeente 's-hertogenbosch tot een vastgesteld maximum bedrag. Ten aanzien van het W.A.M.-risico zowel als ten aanzien van de dekking voor de aangesloten deelnemers geldt dat deze verzekering alleen van kracht is indien het betreffende motorrijtuig dan wel de desbetreffende perso(o)n(en) niet elders zijn verzekerd dan wel de andere verzekering geen dekking verleent. 2. Deelname aan de Grote Optocht geschiedt geheel op eigen risico. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, november

2 ARTIKEL 3. DEELNAME EN INSCHRIJVING 1. Deelname aan de Grote Optocht is gratis en staat voor iedereen open die ouder is dan 11 jaar. 2. Deelnemers in de categorie wagens en grote groepen moeten uit tenminste 11 personen bestaan om in aanmerking te komen voor tegemoetkoming materiaalkosten en ontwerpvergoeding. Alle 11 personen dienen actief betrokken te zijn bij de uitbeelding van het motto. Bij het niet deelnemen van 11 personen heeft dit consequenties voor het volgend jaar. Deelnemers die jonger zijn dan 11 jaar dienen onder begeleiding van volwassenen aan de optocht deel te nemen. Individuele deelnemers en kleine groepen met minder dan 11 personen ontvangen geen vergoedingen. 3. Het MVT neemt de beslissing of de vereniging of groep aan de prijzen c.q. vergoedingen meedoet en in welke categorie zij worden ingedeeld. Tevens is het Ministerie gerechtigd deelnemers voor de Grote Optocht uit te nodigen, buiten mededinging naar prijzen. 4. De indeling van de Grote Optocht voor wagens en grote groepen wordt in principe vastgesteld via loting. Diegene die vorig jaar als laatste was opgesteld trekt bij de loting als eerste. Het MVT kan hierbij veranderingen aanbrengen om een meer evenwichtige opbouw van de optocht te verkrijgen. Individuele deelnemers en kleine groepen worden afzonderlijk ingedeeld. Deelnemers in de categorie wagens en grote groepen die niet meedingen naar de prijzen worden door het MVT ingedeeld. 5. Deelnemers in de categorie wagens en grote groepen zijn verplicht een ontwerp van de uitbeelding - voorzien van motto, categorie en een korte beschrijving ter beoordeling in te leveren bij het MVT. Het ontwerp dient een goed beeld te geven van de uiteindelijke uitvoering. Het MVT heeft het recht een ingediend ontwerp af te keuren indien dit naar het oordeel van het MVT noodzakelijk is. Ingediende ontwerpen mogen vanwege het behoud van het ontwerp op langer termijn niet worden geplastificeerd. Voor geplastificeerde ontwerptekeningen wordt geen vergoeding uitgekeerd. De OC vraagt het gebruikers- en leenrecht van de ontwerpers inzake de ontwerpen. 6. Het is de deelnemers niet toegestaan om voor de Grote Optocht op carnavalsmaandag in andere optochten en/of festiviteiten deel te nemen met hun voorstelling. Uitzonderingen op deze regel kunnen enkel door het MVT worden verleend. 7. Wagens en grote groepen dienen zich voor deelname in te schrijven zes weken vóór carnaval via een inschrijvingsformulier, aan te vragen bij het MVT. De inschrijftermijn wordt door de OC bekend gemaakt door uitnodigingen aan, bij de OC bekende deelnemers en door publicaties in de media. Individuele deelnemers en kleine groepen dienen zich tijdig voor aanvang van de Grote Optocht aan te melden bij het MVT. 8. De Grote Optocht is een door de Oeteldonksche Club van 1882 georganiseerd evenement voor, door en met Oeteldonkers en heeft daardoor een kenmerkende oeteldonkse sfeer en uitstraling. Het MVT behoudt zich dan ook het recht voor om inschrijvingen te weigeren die in haar ogen niet passen binnen de aard en de doelstellingen van dit evenement en/of die niet voldoen aan het reglement van deelname. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, november

3 ARTIKEL 4. UITVOERING UITBEELDINGEN 1. Iedere deelnemer dient haar of zijn uitbeelding af te stemmen op de normaal te stellen eisen van maatschappelijk fatsoen, terwijl de presentatie carnavalesk en Oeteldonks verantwoord dient te zijn. (zie art. 7.3) 2. De uitvoering dient van een dusdanige constructie/opbouw te zijn dat de veiligheid van deelnemers en publiek niet in gevaar komt. Wanneer blijkt dat de uitbeelding van een wagen of een groep, bij het opstellen van de optocht of tijdens het trekken van de optocht, niet veilig is dan zal aan bedoelde deelnemer een startverbod/deelnameverbod worden opgelegd. De optocht commissie controleert zowel bij het opstellen als tijdens het trekken van de optocht op de veiligheid. 3. De afmetingen van de wagens mogen niet hoger zijn dan 5,90 meter en niet breder dan 3,50 meter (conform de vergunning) en de lengte niet kleiner dan 5 meter. Uitzwaaiende onderdelen van de wagens dienen een hoogte te hebben van minimaal 2.90 meter. De uitzwaaiende delen moeten ten alle tijden terug te brengen zijn naar de max. breedte van 3,50 meter. Ook wagens die een dusdanige lengte of draaicirkel hebben, zodat zij niet alle bochten in het optochtcircuit kunnen nemen, worden geweigerd voor deelname. Deelnemers dienen zichzelf ervan te overtuigen of zij alle obstakels in het circuit kunnen nemen ondanks genoemde maten. 4. Wielen van wagens en tractoren dienen behoorlijk te zijn afgeschermd, dan wel begeleid te worden (zie artikel 5.6). Tractoren dienen te zijn voorzien van passende versiering waarbij de bestuurder goed zicht rondom blijft houden. 5. Deelnemers met wagens zijn ten behoeve van de verkeersveiligheid verplicht een sleepkabel, deugdelijke brandblusapparatuur en verlichting mee te voeren en zij dienen ervoor te zorgen dat deze direct voor gebruik beschikbaar zijn. 6. Het MVT is gerechtigd tijdens de voorbereidingsperiode bij de deelnemers controles uit te voeren op het naleven van de gestelde eisen aan afmetingen en constructie. 7. Het is niet toegestaan bij de uitbeelding of voortbeweging van de uitbeelding levende have te gebruiken. Het is voor deelnemers in de categorie Grote groepen niet toegestaan gebruik te maken van gemotoriseerde vervoersmiddelen. 8. Het verspreiden van confetti of vergelijkbare zaken dient ter goedkeuring aangemeld te worden bij het MVT (ter voorkoming van z.g. milieudelicten en de gevolgen hiervan, bijv. schoonmaak kosten). Het uitdelen van snoepgoed, andere eetwaren, folders of andere zaken is niet toegestaan, tenzij op aanvraag bij het MVT expliciet goedkeuring is verleend door het ministerie. 9. Het voeren van logo s, bedrijfsnamen, uitbeelden of op enige andere wijze reclame maken, tijdens de Grote Optocht door de deelnemers is verboden; dit kan uitsluiting tot gevolg hebben. Voor zogenaamde schildjes op de kiel van de clubkes kan, na aanvraag, door het MVT toestemming worden gegeven. 10. Iedere vorm van muziek (bedoeld wordt hierbij andere muziek dan "levende" muziek) is in de Grote Optocht verboden. Alle geluiden die voortgebracht worden al dan niet via speakers e.d. en welke behoren bij een uitbeelding/act, dienen ter beoordeling en goedkeuring aan het MVT uiterlijk bij inlevering van het ontwerp te worden gemeld. 11. Tegemoetkoming van de materiaalkosten wordt alleen verstrekt voor: Wagens: alle materialen die nodig zijn voor de opbouw van de wagen behalve huurkosten; Grote groepen: alle aankleding die nodig is voor de uitvoering van de act behalve huurkosten; Een gespecificeerde rekening op naam van de deelnemer voor bedoelde materialen moeten uiterlijk 4 februari 2015 zijn ingediend voor het uitbetalen van de tegemoetkoming, het MVT kan controles uitvoeren op de rekening en gebruikte materialen. De tegemoetkoming materiaalkosten is aan een maximum maar niet aan een minimum gebonden. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, november

4 12 De ontwerpvergoeding bedraagt maximaal 88,20 en wordt alleen uitgereikt indien er een ontwerp is ingediend. De hoogte van de ontwerpervergoeding is afhankelijk van de kwaliteit van het ontwerp en deze wordt door het MVT vastgesteld. Indien niet de maximale ontwerpervergoeding wordt uitgekeerd wordt door het MT de reden hiervan aangegeven. ARTIKEL 5. OPTOCHT 1. De route van de Grote Optocht wordt, in overleg met de gemeente, door het MVT vastgesteld. 2. Alle deelnemers dienen zich op het aangegeven tijdstip voor het vertrek van de Grote Optocht op de in de optochtroute aangegeven locatie te melden. 3. De Grote Optocht begint op 12:33 uur. Deelnemers welke zich te laat melden lopen het risico dat zij niet meer kunnen worden ingedeeld en van deelname worden uitgesloten. 4. Alle deelnemers dienen zich op volgorde van de verstrekte volgnummers op te stellen. Iedere deelnemer dient zijn volgnummer duidelijk zichtbaar voor zich uit te voeren of te dragen en zich overeenkomstig het volgnummer aan zijn plaats in de optocht te houden. De gehele optochtroute dient door alle deelnemers te worden gevolgd. 5. Iedere deelnemer heeft de plicht het tempo te volgen zoals dat vanaf de kop van de optocht wordt aangegeven. 6. Iedere deelnemer bewaart constant een redelijke afstand van zijn voorganger. 7. Deelnemers die onder duidelijke invloed van alcohol verkeren of lijken te verkeren worden verwijderd c.q. van deelname uitgesloten. Bestuurders van voertuigen mogen niet onder invloed verkeren (zoals bepaald in artikel 8 van de Wegenverkeerswet 1994). 8. In verband met de veiligheid van deelnemers en publiek dienen de wagendeelnemers zorg te dragen voor voldoende begeleiding rondom de wagen en toe te zien op een veilige en onbelemmerde doorgang van de wagen. 9. Deelnemers waarvan bekend is dat zij een "eigen muziekske" hebben, kunnen verplicht worden hun muziekske deel te laten nemen aan de optocht. Op eigen initiatief het "eigen muziekske" elders in de optocht in te zetten als ondersteuning aan een andere deelnemer of als zelfstandige deelnemer is verboden. 10. Voor deelnemers die geen "eigen muziekske" hebben kan het MVT bemiddelen voor muzikale ondersteuning tijdens de Grote Optocht. 11. Alle deelnemers dienen de aanwijzingen van de optochtbegeleiders te allen tijde stipt op te volgen en de door hen gewenste medewerking te verlenen. ARTIKEL 6. CATEGORIEËN De volgende categorieën nemen deel: a. Wagens met of zonder muziekske b. Grote groepen met of zonder muziekske, bestaande uit 11 of meer personen. c. Kleine groepen, bestaande uit 4 tot en met 10 personen. d. Individuelen, bestaande uit 1 tot en met 3 personen. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, november

5 ARTIKEL 7. BEOORDELING 1. De jury wordt samengesteld door het MVT. 2. De jury bestaat uit minimaal uit 5 personen. Per categorie wordt een deeljury benoemd. De jury staat onder leiding van een voorzitter. 3. De jury hanteert de volgende beoordelingsnormen: a. carnavalesk is de manier waarop het voorgestelde/het idee wordt uitgebeeld: humoristisch, lachwekkend, komisch, heeft met scherts (grappige dwaasheden) en gein te maken, vaak gericht op lokale en/of Oeteldonkse gebeurtenissen. maximaal te behalen punten: 20 b. presentatie is de manier waarop de uitbeelding/het idee, wordt getoond: de vorm, de (aan)-kleding, de uitvoering, het kleurgebruik en de afwerking van het voorgestelde. Zit er een actie/bewegend element in? Is er contact met het publiek? Is er overeenkomst tussen motto en de uitbeelding/het idee? maximaal te behalen punten: 15 c. originaliteit is de manier waarop de uitbeelding/het idee zich onderscheidt: de oorspronkelijkheid, een eigen kenmerk dragend, verrassend, pakkend. maximaal te behalen punten: Bij de beoordeling van de ontwerpprijs wordt gekeken naar de manier waarop het idee/de uitbeelding in zijn totaliteit is vormgegeven. Er wordt gekeken naar creativiteit, kunstvaardigheid en originaliteit, zo ook of de creatie tijdens en op het einde van de optocht nog geheel intact is. 5. Het staat de jury vrij te beslissen of deelnemers prijswaardig zijn en of derhalve alle prijzen worden uitgereikt. 6. De bekendmaking en uitreiking van de prijzen vindt na de Grote Optocht plaats, tussen en uur in het Theater aan de Parade. 7. Het door een deelnemer niet opvolgen van aanwijzingen van het MVT of optocht begeleider(s) kan leiden tot puntenaftrek. Over puntenaftrek wordt besloten door de Juryvoorzitter en de Minister van Tochten. 8. De uitslag van de jury is bindend. 9. Klachten over deelnemers dienen uiterlijk binnen 2 keer 24 uur na einde van de optocht schriftelijk bij de minister van het MVT gemeld te worden. De jurering zal echter normaal doorgang vinden. Een speciale commissie ter behandeling van klachten wordt door het MVT samengesteld. Gevolgen voor eventueel gewonnen prijzen worden na uitspraak van de commissie zo spoedig mogelijk uitgevoerd ARTIKEL 8. PRIJZEN 1. Voor de deelnemers aan de Grote Optocht worden de volgende prijzen ter beschikking gesteld. Voor het actuele prijzenschema zie bijlage 1. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, november

6 2. De ontwerpersprijs bestaat uit een wisselbeker welke wordt uitgereikt aan de door de jury als best beoordeelde ontwerp. Voor de categorieën Wagens en grote groepen is per categorie een ontwerpersprijs beschikbaar. 3. De OC maakt het prijzengeld bestemd voor wagens en grote groepen zo spoedig mogelijk na carnaval over op een door de deelnemers, opgegeven giro- of bankrekening. 4. De prijswinnaars in de categorie kleine groepen en individuele deelnemers dienen bij de prijsuitreiking in het Theater aan de Parade persoonlijk aanwezig te zijn om hun (geld)prijs direct in ontvangst te nemen. Indien niet aanwezig vervalt de (geld)prijs. ARTIKEL 9. SLOTBEPALINGEN In alle gevallen waarin de reglementen niet voorzien beslist het MVT. Oeteldonk, november 2014 Reglement Grote Optocht Oeteldonk, november

7 Bijlage 1 Overzicht Prijzenschema Grote Optocht Oeteldonk Wagens: Grote groepen: Kleine groepen: Individuelen: Prijs 1 e 444,00 522,00 222,00 110,00 2 e 333,00 488,00 177,00 99,00 3 e 222,00 455,00 122,00 88,00 4 e 111,00 412,00 5 e 111,00 6 e 111,00 7 e 111,00 8 e 111,00 9 e 111,00 10 e 111,00 11 e 111,00 377,00 313,00 266,00 233,00 210,00 175,00 133,00 12 e 111,00 111,00 13 e 111,00 111,00 14 e 111,00 111,00 15 e 111,00 111,00 Oeteldonk, november 2014 Reglement Grote Optocht Oeteldonk, november