PPS / DBFM(O) toezichtafspraken

Transcriptie

1 PPS / DBFM(O) toezichtafspraken Onderdeel 1: afspraken I&M Financiën, Onderdeel 2: afspraken BZK/Rgd Financiën, juli 2013 Onderdeel 3: afspraken Defensie Financiën, Ministerie van Financiën Directie Financieringen Afdeling Publiek-Private Investeringen Den Haag

2 Onderdeel 1 Afspraken I&M Financiën inzake toezicht op DBFM-projecten van I&M I Algemeen Deze afspraken zien toe op de invulling van het toezicht door Financiën op DBFM-projecten van I&M. Dit op grond van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 en de PPScode Rijksoverheid. Met deze afspraken wordt beoogd op een heldere, lastenlichte en voorspelbare wijze invulling te geven aan het toezicht op de doelmatigheid van DBFMprojecten. De afspraken zijn niet "statisch" en kunnen in onderling overleg aangepast worden. De afspraken over toezicht laten onverlet de gebruikelijke contacten, werkwijze etc. tussen I&M en Financiën over DBFM beleidsontwikkeling. De afspraken gaan in op 1 mei II DBFM toezichtrelevante documenten Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996, i.h.b. artikel 6 PPS-code Rijksoverheid 2008 Standaard model DBFM overeenkomst Infrastructuur, 2012 Standaard leidraad voor DBFM(O) aanbestedingen infrastructuur, 2012 Handleiding Publiek Private Comparator, 2013 Handleiding Publieke Sector Comparator, 2002 (in revisie) Beoordelingsleidraad Publiek Private Comparator en Publieke Sector Comparator III Overzicht DBFM- projectenportefeuille Het volgende overzicht wordt binnen een maand na verstrijken van elk kwartaal door I&M (Stafdirecteur Productie, Rijkswaterstaat) schriftelijk aan Financiën (Directeur Financieringen) gezonden: 1: Overzicht van I&M projecten 60 mln. in de komende 12 maanden. 2: Overzicht van PPC's.

3 3: Overzicht van projecten in aanbesteding 4: Overzicht van projecten in uitvoering 5: Overzicht van projecten in exploitatie 6: Voor zover relevant: een toelichting op de projecten uit bovenstaande overzichten (bijvoorbeeld indien een bepaald project wordt uitgesteld of afgesteld). Financiën zal, indien daartoe aanleiding bestaat, uiterlijk binnen 10 werkdagen na ontvangst van deze overzichten contact opnemen voor eventuele nadere vragen om toelichting. I&M zal uiterlijk binnen 10 werkdagen reageren. IV Toezicht op projectniveau Algemene uitgangspunten I&M (Stafdirecteur Productie, Rijkswaterstaat) informeert Financiën (Directeur Financieringen) vooraf bij een mogelijk afwijken van: a: de financiële bepalingen in besluiten, standaardcontracten etc. (zie II); b: de standaard risicoverdeling. Financiën reageert uiterlijk binnen 10 werkdagen op de aan haar voorgelegde casus. Eventueel volgt nader overleg tussen partijen. Afgeronde PPC s en PSC s en ondertekende DBFM-overeenkomsten Deze worden binnen een maand aan Financiën gezonden. Indien het besluit m.b.t. het project afwijkt van het advies van de PPC zal I&M dit gedocumenteerd aangeven. I.v.m. aanbestedings-/bedrijfsgevoelige info komen er nadere afspraken over toegankelijkheid en geheimhouding. Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 Indien blijkt dat met de bovengenoemde afspraken onvoldoende invulling wordt gegeven aan de vereiste van artikel 6 van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen , worden (concept)contracten vooraf aan de minister van Financiën ter instemming overgelegd. Financiën en I&M maken alsdan nadere afspraken over de wijze en het moment van overlegging. 1 I.c. de vereiste dat DBFM(O)-contracten worden gesloten in overeenstemming met de minister van Financiën.

4 Exploitatiefase Financiën houdt toezicht op DBFM-projecten in de exploitatiefase. Dit zal veelal in de vorm zijn van evaluaties waarbij één project, een groep van projecten, of de totale projectenportefeuille onderzocht wordt. In overleg met I&M zal alsdan bekeken welke projecten worden geëvalueerd, welke aspecten geëvalueerd worden en welke informatie daarvoor benodigd is. Den Haag, 28 mei 2013

5 Onderdeel 2 Afspraken Financiën BZK/Rijksgebouwendienst inzake toezicht op DBFM(O)-projecten Algemeen Deze afspraken zien toe op de invulling van het toezicht op DBFM(O) Rijkshuisvestingsprojecten waarbij de Rijksgebouwendienst (Rgd) als aanbestedende dienst optreedt. Dit op grond van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 en de PPScode Rijksoverheid. Met deze afspraken wordt beoogd op een heldere, lastenlichte en voorspelbare wijze invulling te geven aan het toezicht op de doelmatigheid van DBFM(O)- projecten. De afspraken zijn niet "statisch" en kunnen in onderling overleg aangepast worden. De afspraken over toezicht laten onverlet de gebruikelijke contacten, werkwijze etc. tussen de Rgd en Financiën over DBFM(O) beleidsontwikkeling. De afspraken gaan in op 1 augustus DBFM(O) toezichtrelevante documenten Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996, i.h.b. artikel 6 PPS-code Rijksoverheid 2008 Rijksbrede Modelovereenkomst DBFMO Huisvesting, 2012 (in revisie) Rijksbrede model Aanbestedingsleidraad DBFMO Huisvesting, 2012 Handleiding Aanbestedingsleidraad DBFMO Huisvesting, 2012 Handleiding Publiek Private Comparator, 2013 Handleiding Publieke Sector Comparator, 2002 (in revisie) Beoordelingsleidraad Publiek Private Comparator en Publieke Sector Comparator 2 Beleidslijn PPCs voor Rijkshuisvesting, 2005 Besluiten van het PPS directeurenoverleg 2 Financiën en Rgd zullen op korte termijn de nog uitstaande punten bespreken.

6 Toezicht op projectenportefeuille De volgende informatie wordt periodiek, binnen één maand na verstrijken van elk kwartaal, door de Rgd (Plv. directeur Projecten.) schriftelijk aan Financiën (Directeur Financieringen) gezonden. Financiën (afd. PPI) zal, indien daartoe aanleiding bestaat, binnen 10 werkdagen na ontvangst van deze overzichten contact opnemen voor eventuele nadere vragen om toelichting. De Rgd zal binnen 10 werkdagen reageren. I Overzicht van alle toekomstige Rijkshuisvestingsprojecten > 25 mln. 3 a: Projecten waarvan beslist is dat er geen PPC wordt uitgevoerd. Aangeven waarom. b: Projecten waarvan nog niet beslist is of er een PPC wordt uitgevoerd. c: Alle andere projecten. Voor deze projecten wordt een PPC uitgevoerd. II Overzicht van PPC's a: PPC's in uitvoering. b: PPC's uitgevoerd. Per PPC aangeven: 1) uitvoeringsvorm met financiële meerwaarde; 2) advies PPC stuurgroep; 3) besluit over uitvoeringsvorm. c: PPC's uitgesteld. Aangeven waarom. d: PPC's afgesteld. Aangeven waarom. III Overzicht van PSC's/ projecten in (voorbereiding van) aanbesteding en bij contractering a: PSC's in uitvoering. b: PSC's uitgevoerd. c: PSC's uitgesteld. Aangeven waarom. d: PSC's afgesteld. Aangeven waarom. IV Overzicht van projecten in de uitvoeringsfase V Overzicht van projecten in de exploitatiefase 3 Aangezien de projectomvang soms uiteindelijk hoger uitvalt, is het wenselijk om in de praktijk 20 mln. als ondergrens te nemen.

7 Toezicht op projectniveau I Algemeen Afgezien van de informatie m.b.t. de verschillende projectfasen (zie hierna), informeert de Rgd Financiën vooraf bij een mogelijk afwijken van: financiële bepalingen in de toezichtrelevante DBFM(O) besluiten, standaarden e.d.; overige aspecten m.b.t. het DBFMO project (bijv. wijziging van scope risicoverdeling) die een (potentiële) materiële negatieve financiële impact voor de Staat hebben. Het gaat hierbij om een eigen inschatting van de Rgd wanneer wel of niet met Financiën vooraf in contact te treden 4. Financiën reageert uiterlijk binnen 10 werkdagen op de aan haar voorgelegde casus. Eventueel volgt nader overleg tussen partijen. II Project in de pre-ppc fase Conform de PPS Code Rijksoverheid 2008 wordt elk Rijkshuisvestingsproject 25 mln. 5 aan een PPC onderworpen. Indien naar de mening van de Rgd en/of de opdrachtgever er evenwel redenen zijn om een project niet aan een PPC te onderwerpen, legt de Rgd dit schriftelijk beargumenteerd voor aan Financiën (afd. PPI). Financiën zal binnen 10 werkdagen schriftelijk reageren. Eventueel volgt nader overleg tussen partijen. III Project in PPC-fase Drie toezichtvormen zijn denkbaar, oplopend in de mate van betrokkenheid van Financiën. 1: Toezicht achteraf ("comply or explain"). De Rgd stuurt de PPC (Startnotitie en Eindrapportage) binnen 5 werkdagen na vaststelling naar Financiën (afd. PPI). Deze is vergezeld van een toelichting waarin eventuele afwijkingen van de geldende standaarden, leidraden etc. worden gemotiveerd. 2: Toezicht vooraf, zonder deelname van Financiën aan de PPC Stuurgroep. Toezicht vindt plaats door beoordeling van de concept 6 PPC Startnotitie, en naderhand, de concept 3 PPC Eindrapportage. Eventuele afwijkingen van geldende standaarden, leidraden, etc. worden in een toelichting gemotiveerd. Financiën reageert schriftelijk binnen 10 werkdagen na ontvangst van de stukken. Eventueel volgt nader overleg tussen. 3: Toezicht vooraf, met deelname van Financiën aan de PPC Stuurgroep. Dit betreft de huidige werkwijze m.b.t. het toezicht door Financiën/afd. PPI 7. 4 In de praktijk zullen er naast zwart/wit gevallen een aantal grijze gevallen zijn. Een voorbeeld van een zwart/wit geval is het verzoek van marktpartijen om meerdere eenmalige betalingen (contact met Financiën noodzakelijk) of een aanvullende tekst in het contract over beschikbaarheidkorting bij veiligheid en gezondheid (contact met Financiën niet noodzakelijk). Een wijziging van de scope kan een grijs geval zijn: afhankelijk van de vraag of het een majeure of een mineure (kwantitatieve of kwalitatieve) scopewijziging betreft, zal de Rgd dit al dan niet aan Financiën voorleggen. 5 Zie voetnoot 1. 6 Concept waarmee de Stuurgroep akkoord is. 7 Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat Financiënmedewerkers die "zonder last of ruggespraak" deelnemen aan

8 Financiën en Rgd spreken af dat het toezicht op de lopende projecten op dezelfde wijze als onder 3 zal worden voortgezet (toezicht vooraf, met deelname van Financiën aan de PPC Stuurgroep). Vooralsnog geldt dit ook voor nieuwe projecten 8. IV Besluitvorming na afronding PPC Er zijn twee mogelijkheden: A: Besluitvorming is in lijn met het advies van de PPC Stuurgroep: Rgd meldt besluit schriftelijk aan Financiën binnen 5 werkdagen na besluit. B: Voornemen is om af te wijken van het advies van de PPC Stuurgroep: Rgd of opdrachtgever legt dit beargumenteerd vooraf voor aan Financiën (afd. PPI). Financiën reageert schriftelijk uiterlijk binnen 10 werkdagen. Eventueel volgt nader overleg tussen de drie partijen. V Projecten in (voorbereiding van) aanbesteding en bij contractering Toezicht op de PSC Toezicht vindt plaats op basis van de PSC en addenda op de PSC. De Rgd zendt de concepten toe aan Financiën (IRF, cc. afd. PPI). Financiën reageert schriftelijk binnen 10 werkdagen. Eventueel volgt nader overleg tussen partijen. Afgeronde PSC en getekende DBFM(O)-overeenkomsten Afgeronde PSC s en getekende DBFM(O)-overeenkomsten worden binnen een maand aan Financiën gezonden. I.v.m. aanbestedings-/bedrijfsgevoelige info komen er nadere afspraken over toegankelijkheid en geheimhouding. Toepassing Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 Indien blijkt dat met de bovengenoemde afspraken onvoldoende invulling wordt gegeven aan de vereiste van artikel 6 van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen , worden (concept)contracten vooraf aan de minister van Financiën ter instemming overgelegd. Financiën en Rgd maken alsdan nadere afspraken over de wijze en het moment van overlegging. project(begeleidings)teams niet worden geacht toezicht te houden. 8 Gezien het betrekkelijk geringe aantal PPC s is het capaciteitsbeslag voor PPI beperkt en kan praktijkkennis mbt DBFMO worden opgebouwd. 9 I.c. de vereiste dat DBFM(O)-contracten worden gesloten in overeenstemming met de minister van Financiën.

9 VI Project in de uitvoeringsfase Financiën voert in principe geen actief toezicht uit op projecten die in uitvoering zijn. In relatie tot de Rgd betekent dit dat "geen bericht" wordt opgevat als "goed bericht". VII Project in de exploitatiefase Financiën houdt toezicht op projecten in de exploitatiefase. Dit zal veelal in de vorm zijn van evaluaties waarbij één project, een groep van projecten, of de totale portefeuille van projecten in exploitatie onderzocht wordt. In overleg met de Rgd zal op dat moment bekeken worden welke informatie benodigd is voor het uitvoeren van de evaluatie. Den Haag, juli 2013

10 Onderdeel 3 Werkafspraken Defensie Financiën inzake toepassing PPC en PSC 1. Inleiding Dit protocol beschrijft de wijze waarop Defensie en Financiën met elkaar samenwerken bij de toepassing van de rijksbrede instrumenten PPC (Publiek Private Comparator) en de PSC (Publieke Sector Comparator). Deze samenwerking is een nadere uitwerking van een aantal besluiten, afspraken en richtlijnen. Deze zijn opgenomen in de bijlage (A). De werkafspraken gaan in op 1 september Defensie maakt sinds 2011 gebruik van de PPC en de PSC. Deze instrumenten past Defensie toe als onderdeel van de zogenoemde sourcingafweging bij investeringsprojecten ( DMP -projecten) en projecten inzake reguliere bedrijfsvoering ( sourcing -projecten). De PPC en PSC worden ook toegepast door andere departementen. Zo worden deze instrumenten ondermeer toegepast in het kader van het zogenoemde rijksbrede DBFM(O)- programma. Financiën is beleidsmatig verantwoordelijk voor de rijksbrede instrumenten PPC en PSC. Mede ten behoeve van de projecten van Defensie heeft Financiën de handleiding van de PPC vernieuwd en is het nu bezig met een actualisatie van de handleiding van de PSC. Financiën heeft er belang bij dat beide instrumenten correct worden toegepast door departementen. Daarnaast vormt de toepassing van de PPC en PSC een waardevolle bron van ervaring voor Financiën, die elders binnen het Rijk kan worden toegepast. Dit geldt ook andersom; Financiën brengt zijn ervaring met andere PPC s en PSC s binnen het Rijk in bij Defensie. Op deze wijze profiteert Defensie van de opgedane ervaringen elders binnen het Rijk. Daarnaast heeft Defensie baat bij een correcte toepassing van de PPC en PSC, omdat die bijdraagt aan een zorgvuldige en adequaat onderbouwde sourcingafweging waarover desgewenst intern en extern verantwoording kan worden afgelegd. Beide departementen hebben dus belang bij een nauwe samenwerking ten aanzien van de toepassing van de PPC en de PSC. 2. Samenwerking De samenwerking inzake de toepassing van de PPC en de PSC is tweeledig van aard: Financiën adviseert Defensie desgevraagd inzake de toepassing van de PPC en de PSC; Defensie consulteert Financiën voor de beoordeling van uitgevoerde PPC s en PSC s. 2.1 Advisering Defensie kan Financiën (PPI) vragen om advies bij de toepassing van de PPC en PSC. Zo heeft Financiën (PPI) geadviseerd bij de vertaling van de handleiding van de PPC in een set kaders en richtlijnen voor de toepassing van de PPC binnen de context van Defensie. Financiën (PPI) adviseert Defensie momenteel 10 bij de toepassing van de PSC voor de projecten Informatieverzorging/ Informatiecommunicatietechnologie (IV/ICT) en Uitbesteding 10 Situatie mei 2013.

11 Cateringdiensten (UCD). Daarnaast adviseert Financiën (PPI) Defensie bij de toepassing van de PPC voor het project Marinierskazerne Vlissingen. Vanuit zijn adviesrol kan Financiën (PPI) ook deelnemen aan de begeleidingsgroepen van Defensie die als stuurgroep fungeren ten aanzien van zogenoemde sourcing -projecten en de begeleidingsgroepen adviseren bij de besluitvorming over de onderhavige projecten. Verder verleent Financiën (PPI) desgevraagd in voorkomende gevallen advies op ad-hoc basis. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het project DBBS. Daarnaast verzorgt Financiën (PPI) binnen Defensie presentaties over de toepassing van de PPC en PSC en actualiseert het mede voor Defensie de rijksbrede handleidingen voor de toepassing van de PPC en PSC. Daarnaast adviseert Financiën (PPI) op het terrein van programmamanagement en vraagstukken die gerelateerd zijn aan de zogenoemde sourcingafweging bij projecten. Deze vraagstukken hebben niet direct betrekking op de toepassing van de PPC en de PSC, maar houden wel verband met de voorbereiding van samenwerkingsverbanden met publieke en private partners. Een voorbeeld hiervan is de inrichting en de toepassing van de regieorganisatie die binnen Defensie wordt aangeduid als de Vraag-Aanbod-Management - organisatie. 2.2 Beoordeling Defensie consulteert Financiën voor de beoordeling van uitgevoerde PPC s en PSC s. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in twee type projecten: investeringsprojecten ( DMP -projecten); projecten inzake reguliere bedrijfsvoering ( sourcing -projecten). Defensie maakt voor beide type projecten gebruik van de PPC. Indien Defensie in voorkomende gevallen wenst af te zien van het gebruik van de PPC, motiveert zij dit voornemen aan Financiën (IRF & PPI). Dit laat onverlet de vereisten volgend uit het DMPproces. Indien Defensie ervoor kiest om samenwerking met een publieke of private partner voor te bereiden, dan past het een PSC toe om de bedrijfseconomische en budgettaire consequenties ervan in kaart te brengen. Op basis hiervan maakt Defensie een zorgvuldige afweging of het definitief wil kiezen voor een publieke of private samenwerkingsverband ten aanzien van de levering van diensten DMP -projecten PPC Bij deze projecten consulteert Defensie (HDFC) via de reguliere DMP -procedure Financiën (IRF) conform de bestaande afspraken tussen Defensie (HDFC) en Financiën (IRF) in het kader van voorafgaand toezicht (zie bijlage). Deze werkwijze sluit ook aan op het zogenoemde Defensie Sourcingproces (besluit d.d. 26 september 2012, zie bijlage). IRF maakt in voorkomend geval voor de beoordeling van de PPC s gebruik van de expertise van PPI. Daarnaast informeert Defensie (HDFC) jaarlijks Financiën (IRF) over nieuwe DMP -projecten die binnen een tijdsbestek van een jaar gepland staan. Dit gebeurt aan de hand van het zogenoemde MPO en sluit aan op de bestaande afspraken tussen Defensie (HDFC) en Financiën (IRF) in het kader van voorafgaand toezicht (zie bijlage). IRF informeert PPI over de verwachte PPC s.

12 Voor projecten met een investeringsbedrag van minimaal EUR 50 mln. en/of een jaarlijks exploitatiebedrag van minimaal EUR 10 mln. wordt een PPC uitgevoerd. Defensie kan om moverende redenen hiervan willen afzien. In dit geval motiveert Defensie (HDFC) zijn voornemen aan Financiën (IRF & PPI) aan de hand van het jaarlijkse overzicht van geplande DMP -projecten, zodat Financiën (IRF & PPI) de mogelijkheid krijgt om desgewenst tijdig hierover in gesprek te gaan met Defensie. Een eerste uitzondering op hiervoor beschreven procedure betreft projecten die gerelateerd zijn aan de realisatie en de exploitatie van gebouwen (rijkshuisvesting in brede zin, niet alleen kantoorgebouwen) en fysieke infrastructuur. In dit geval is namelijk de PPS-code rijksoverheid 2008 van toepassing. Dit betekent dat de drempelbedragen liggen op EUR 25 mln. voor gebouwen en EUR 60 mln. voor infrastructuur. Voor huisvestingsprojecten waarvoor de Rijksgebouwendienst de aanbestedende dienst is, gelden de afspraken van Financiën (PPI) met de Rijksgebouwendienst. Een tweede uitzondering betreft projecten, waarbij Defensie het voornemen heeft om een overeenkomst te sluiten met een derde, waarbij het contract: - een financieringscomponent bevat met een bedrag van meer dan EUR 2,5 mln. of - een looptijd heeft van tenminste 10 jaar. In dit geval is op basis van art. 6 van Besluit Privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 voorafgaande instemming van Financiën benodigd. Met het oog hierop zal Defensie (HDFC) in geval van voorgenoemd voornemen vroegtijdig contact opnemen met Financiën (IRF & PPI) om te bespreken of een PPC gewenst is. Indien wordt besloten tot toepassing van de PPC, zal deze ook worden beoordeeld door Financiën (PPI). Verder dient het beoogde contract door Defensie (HDFC) aan Financiën (IRF) overgelegd te worden. IRF maakt voor de beoordeling van het contract gebruik van de expertise van PPI PSC Indien Defensie het voornemen heeft om via een convenant/contract met een publieke of private partner diensten te laten leveren die het ook zelf kan uitvoeren of in de huidige situatie zelf uitvoert, dan stelt Defensie de PSC op om de bedrijfseconomische en budgettaire consequenties ervan in kaart te brengen. Defensie (HDFC) consulteert in dit geval via de reguliere DMP -procedure Financiën (IRF) conform bestaande afspraken tussen Defensie (HDFC) en Financiën (IRF) in het kader van voorafgaand toezicht (zie bijlage). IRF maakt voor de beoordeling ervan gebruik van de expertise van PPI Sourcing -projecten PPC Defensie heeft de afgelopen periode projecten opgestart om te onderzoeken of reguliere interne bedrijfsvoeringactiviteiten kwalitatief en/of financieel beter uitgevoerd kunnen worden door middel van samenwerkingsverbanden met publieke of private partners. Deze projecten worden binnen Defensie ook wel sourcing -projecten genoemd. Indien dit soort projecten een financiële waarde van minimaal EUR 25 mln hebben, dan kan Defensie hiervoor de PPC toepassen conform het zogenoemde Defensie Sourcingproces (besluit d.d. 26 september 2012, zie bijlage). In dit geval consulteert Defensie (HDFC) voor de beoordeling ervan Financiën (PPI), indien de jaarlijkse exploitatie van de onderhavige bedrijfsvoeringactiviteiten minimaal EUR 25 mln. bedraagt. De consultatie vindt plaats, voordat Defensie een definitief besluit neemt over de aanbevelingen en de follow up van de PPC. Bij deze definitieve besluitvorming wordt de opinie van Financiën (PPI) als overweging expliciet meegenomen. Dit is conform het zogenoemde Defensie Sourcingproces (besluit d.d. 26 september 2012, zie bijlage).

13 Een uitzondering betreft projecten, waarbij Defensie het voornemen heeft om een overeenkomst te sluiten met een partner, waarbij het contract: -een financieringscomponent bevat met een bedrag van meer dan EUR 2,5 mln. of -een looptijd heeft van tenminste 10 jaar. In dit geval is op basis van art. 6 van het Besluit Privaatrechtelijke rechtshandelingen (1996) voorafgaande instemming van Financiën benodigd. Met het oog hierop zal Defensie (HDFC) in geval van voorgenoemd voornemen vroegtijdig contact opnemen met Financiën (IRF en PPI) om te bespreken of een PPC gewenst is. Indien wordt besloten tot toepassing van de PPC, zal deze ook worden beoordeeld door Financiën (PPI). Verder dient het beoogde contract aan Financiën (IRF) overgelegd te worden. IRF maakt voor de beoordeling van het contract gebruik van de expertise van PPI PSC Indien Defensie het voornemen heeft om via een convenant/contract met een publieke of private partner diensten te laten leveren die het ook zelf kan uitvoeren of in de huidige situatie zelf uitvoert, dan stelt Defensie de PSC op om de bedrijfseconomische en budgettaire consequenties ervan in kaart te brengen. Defensie consulteert (HDFC) in dit geval Financiën (PPI). De consultatie vindt plaats, voordat Defensie een definitief besluit neemt over de aanbevelingen en de follow up van de PPC. Bij deze definitieve besluitvorming wordt de opinie van Financiën (PPI) als overweging expliciet meegenomen. Dit is conform het zogenoemde Defensie Sourcingproces (besluit d.d. 26 september 2012, zie bijlage). De hiervoor toegelichte rolverdeling tussen Defensie en Financiën is schematisch samengevat in bijl. B. 3. Voortgangsrapportage DBFM(O)-programma Financiën (PPI) informeert jaarlijks de Tweede Kamer over de status van het zogenoemde DBFM(O)-programma. Dit programma is gericht op de verbetering van de prijs/kwaliteitsverhouding van bedrijfsvoering door middel van samenwerking met private partners op basis van geïntegreerde prestatiecontracten. Deze vorm van samenwerking wordt ook wel aangeduid als publiek-private-samenwerking. De rapportage hierover is rijksbreed. Dit betekent dat Financiën voor de inhoud ervan afhankelijk is van de medewerking van de andere departementen. Dit geldt ook voor Defensie. Defensie wordt jaarlijks tijdig door Financiën geïnformeerd ten aanzien van de voorbereiding van de voortgangsrapportage, zodat het voldoende tijd heeft om input te verzorgen. Daarnaast neemt Defensie (HDBV) deel aan het zogenoemde DBFM(O)-Directeurenoverleg dat door Financiën wordt georganiseerd. Dit gremium adresseert vraagstukken op het terrein van DBFM(O), bijvoorbeeld de standaardisatie van contractdocumentatie, en verzorgt een kennismanagementfunctie. 4. Evaluatie Dit samenwerkingsprotocol wordt standaard tweejaarlijks door Financiën (PPI & IRF) en Defensie (HDFC & HDBV) geëvalueerd in het 1e kwartaal, te beginnen in Desgewenst kan de evaluatie in overleg met de betrokken directies eerder worden uitgevoerd.

14 Bijlage A Dit samenwerkingsprotocol sluit aan op een aantal andere besluiten, afspraken en richtlijnen: Bepalingen in het kader van voorafgaand toezicht tussen Financiën en Defensie 2013 PPS-Code Rijksoverheid 2008 o Beheercode voor goede bedrijfsvoering binnen de rijksoverheid om in publiekprivate samenwerking (PPS) doelmatig en rechtmatig samen te werken bij (meerjarige) investeringsprojecten en bij de realisatie en exploitatie van rijksgebouwen en fysieke infrastructuur. Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996, i.h.b. artikel 6 o Overeenkomsten met een financieringscomponent met een waarde gelijk aan of meer dan EUR 2,5 mln, dan wel voor een periode langer dan 10 jaar, is de voorafgaande instemming van Financiën benodigd. Defensie Sourcingproces, besluit Defensie d.d. 26 september 2012 o o Financiën ontvangt het PPC rapport ter beoordeling. Nadat de medezeggenschap (voor zover van toepassing) advies heeft gegeven, neemt de SG het besluit. Financiën ontvangt het PSC rapport ter beoordeling, na eerdere conceptversies te hebben ingezien. De aanbiedingsnota PSC rapport geeft ook informatie over alle budgettaire inpassingen (noodzakelijke contractuele verplichtingen, transitiekosten, projectkosten) en de verkregen goedkeuringen. Handleiding Publiek Private Comparator 2013: richtlijnen t.b.v. PPC Handleiding Publieke Sector Comparator 2002 (in revisie): richtlijnen t.b.v. PSC Kaders & Richtlijnen voor financiële analyses in de afwegingsfase (PPC) van sourcingtrajecten (Defensie) Beoordelingsleidraad Publiek Private Comparator en Publieke Sector Comparator 2011 Nota Herbelegging taken Stuurgroep Sourcing

15 Bijlage B Overzicht rolverdeling DMP -projecten HDFC consult IRF advies Sourcingafweging: PPC PPC beoordeling PPI consult HDFC IRF advies Bedrijfseconomische en budgettaire analyse: PSC beoordeling PPI Sourcing -projecten HDFC consult PPI Sourcingafweging: PPC PPC beoordeling HDFC consult PPI Bedrijfseconomische en budgettaire analyse: PSC beoordeling 29-augustus-2013