Naar een organisatie met initiatief

Transcriptie

1 Naar een organisatie met initiatief Waardevolle ideeën vinden en versterken door het voeren van waardevolle gesprekken!1

2 ! Waardevolle ideeën verdienen aandacht Dit verhaal gaat over waardevolle ideeën. Zoals wij naar de wereld kijken, draait deze wereld op waardevolle ideeën. Het zijn de ideeën die ertoe doen, die de moeite waard zijn, die bijdragen aan wat we belangrijk vinden. Het mooie aan ideeën is dat iedereen ze de hele tijd heeft. Je hoeft geen Branson te heten om een goed idee te hebben. Daarbij weet iedereen wat hij waardevol vindt. Wij zijn ervan overtuigd dat als we meer aandacht geven aan wat ideeën waardevol maakt, dat niet alleen organisaties er beter van worden, maar dat ook onze maatschappij er beter van wordt. Een waardevol idee? Een waardevol idee is een idee dat gebaseerd is op bewezen kwaliteiten en op wat we van waarde vinden in onze organisatie. Een waardevol idee geeft antwoord op een voor de organisatie belangrijke vraag. Waardevolle ideeën leiden tot meer handen aan het bed, tot meer blauw op straat, kortom tot het beter inspelen op een steeds veranderende vraag. Waardevolle ideeën zijn de start van innovatie. Ze wekken nieuwsgierigheid op binnen en buiten de organisatie. Ze raken de essentie of de bedoeling. Waardevolle ideeën geven medewerkers en betrokkenen ruimte voor initiatief en energie om aan de slag te gaan. Waardevolle ideeën komen tot stand in waardevolle gesprekken. Waardevolle gesprekken komen spontaan tot stand of kunnen worden georganiseerd. In een waardevol gesprek is er oprechte aandacht voor wat er is en waar mensen trots op zijn. Waardevolle gesprekken richten zich op thema s die ertoe doen en zijn aantrekkelijk voor mensen om aan deel te nemen.!2

3 De waarde van waardevolle gesprekken Wanneer in een organisatie regelmatig waardevolle gesprekken plaatsvinden waarin waardevolle ideeën tot bloei komen, dan heeft dat allerlei voordelen. Medewerkerwaarde Betrokkenheid Medewerkers krijgen de kans om hun betrokkenheid breder te uiten dan bij de koffiemachine. Initiatief Een waardevol gesprek is een plaats voor initiatief. Medewerkers kunnen zelf met hun ideeën aan de slag. En aangezien het hun eigen ideeën zijn, gaat dat vaak moeiteloos. Verbinding Waardevolle gesprekken vinden plaats in een bont gezelschap uit allerlei plekken in de organisatie én daarbuiten. Het is verfrissend en inspirerend om met al deze mensen over je werk te spreken. Ontwikkeling Medewerkers krijgen de kans om zich anders te laten zien dan wat hun functie bepaalt. Weten wat er speelt Waardevolle gesprekken zijn een laagdrempelige manier om de leiding te laten weten hoe je over belangrijke onderwerpen denkt. Effectiviteit De initiatieven die voortkomen uit waardevolle gesprekken leiden tot meer ontwikkelde professionals. Organisatiewaarde Als leiding hoor je wat er speelt en heb je een middel in handen om medewerkers aan het woord te laten. Een waardevol idee geeft antwoord op een voor de organisatie belangrijke vraag. Naast een gedragen antwoord, gaat er een groep medewerkers daadwerkelijk mee aan de slag. Samenwerken tussen teams en tussen afdelingen wordt als waardevol gezien. Deze gesprekken geven daar praktisch vorm aan. Naast het echte werk dat anders altijd voor gaat. Waarderende gesprekken zijn een manier om als leidinggevende tijd te maken voor de ontwikkeling van je mensen en van de organisatie. Je krijgt inzicht in wat er speelt. Uit deze gesprekken hoor je verhalen van de werkvloer die vaak onhoorbaar zijn in de directiekamer. Waardevolle ideeën en initiatieven die daarbij ontstaan, raken de bedoeling van de organisatie. Ze dragen bij aan vernieuwing in de klantbediening en andere innovaties.!3

4 Onze aanpak op hoofdlijnen Waardevolle gesprekken hebben drie kwaliteiten die ze de moeite waard maken: waardering, potentie en moeiteloosheid.! Waardering Waardevolle ideeën zijn gebaseerd op bewezen kwaliteiten in de organisatie. Dit betekent dat waardevolle gesprekken gaan over situaties waar mensen trots op zijn. Wanneer gaat het werk moeiteloos? Wanneer doe je iets met plezier en vind je dat je het heel goed doet? Welke succesverhalen doen de ronde? Waardevolle gesprekken beginnen hiermee. Er is aandacht voor het bestaande. Voor hoe de organisatie en de mensen zijn geworden wat ze nu zijn. En waarom dat goed is. In deze fase van de gesprekken wordt veel gebruik gemaakt van verhalen. Met story-telling komt veel meer op tafel dan met alleen de kale feiten. Lezers interpreteren de verhalen van hun collega s en voegen er hun beelden aan toe. Verhalen geven ook uitdrukking aan emotie en persoonlijke drijfveren; belangrijke onderwerpen die anders vaak onderbelicht blijven. Waardevolle ideeën zijn gericht op voor de organisatie belangrijke vragen. Deze vragen zijn altijd bevestigend geformuleerd: ze beschrijven wat je wilt als organisatie (bijvoorbeeld: meer tijd om klanten te helpen) en niet waar je vanaf wilt (bijvoorbeeld: minder vergaderen). Wij hebben ervaren dat alles groeit met de aandacht die het krijgt. En dus willen we aandacht geven aan die vragen en onderwerpen waar je als organisatie méér van wilt hebben. Deze vragen geven medewerkers, leidinggevenden, directie en andere betrokkenen de mogelijkheid om zich er persoonlijk aan te verbinden. Daarmee dragen ze bij aan voor de organisatie belangrijke onderwerpen. Deze voor de organisatie belangrijke vragen roepen nieuwsgierigheid op, op alle niveaus in de organisatie, en daarbuiten. Benutten van potentie Iedereen loopt met ideeën rond. Soms worden ze gedeeld, maar meestal verdwijnen ze weer. Geen tijd om erover te beginnen. Het zal al wel bedacht zijn. Daar is toch geen tijd of geld voor. Wie ben ik om hierover te beginnen. Ze zullen wel niet luisteren. Een organisatie die zich richt op deze ideeën en van harte probeert ze te vangen, te ontwikkelen, waardevoller te maken en tot actie te laten overgaan, dat is een organisatie die gebruik maakt van potentie die anders ongebruikt blijft. Waardevolle gesprekken leiden tot verrassende voorstellen. Dit zijn voorstellen die op een nieuwe manier bijdragen aan vragen die vaak al lang bestaan in de organisatie. Verrassende voorstellen mogen idealistisch zijn of lijken misschien zelfs wel luchtfietserij. Wat voor de één onrealistisch lijkt, kan misschien wel praktisch bruikbaar zijn voor de ander. Moeiteloosheid Ideeën, kwaliteiten en verrassende voorstellen krijgen pas echt waarde als het ook buiten het gesprek tot actie leidt. En we weten allemaal hoe moeilijk dat is. De waan van de dag, rapportages, drukte, een veeleisende omgeving etc. Daarom zijn waardevolle gesprekken gericht op moeiteloosheid.!4

5 Mensen komen makkelijk in actie als het nauwelijks moeite kost. Het kost geen moeite als het aansluit op waar je persoonlijk echt voor gemotiveerd bent. Als er anderen zijn die nieuwsgierig zijn naar je resultaat en die je willen helpen. Als er echte aandacht is voor je resultaat.! In de gesprekken wordt hier de basis voor gelegd. Acties en initiatieven worden alleen concreet gemaakt als er gespreksdeelnemers zijn die er echt zelf mee aan de slag willen. Zo worden de doelen van de organisatie in lijn gebracht met de motivatie van de medewerkers. Waar mensen toch al mee bezig zijn, wordt ingezet in de ontwikkeling van de organisatie. Alleen voorstellen die nieuwsgierigheid oproepen worden uitgewerkt. Dat trekt mensen aan die willen weten wat er gebeurt en die mee willen doen. Ideeën, verrassende voorstellen en initiatieven komen in dezelfde serie van gesprekken aan de orde. Daar zitten geen formele stappen tussen. Geen hordes of onnodige belemmeringen. Ideoloog doet Ideoloog helpt organisaties waardevolle ideeën te onderkennen, te vormen, te ontwikkelen en te realiseren. In een helder proces doen medewerkers dit zelf, vaak met betrokkenheid van leidinggevenden, klanten, leveranciers en andere belanghebbenden. Ideoloog helpt organisaties waardevolle gesprekken te organiseren. Gesprekken waarin de voor de organisatie belangrijkste onderwerpen boven water komen. Gesprekken waar iedereen mee mag denken over de kwaliteiten in de organisatie. Gesprekken waarin medewerkers, klanten, andere betrokkenen, burgers, leidinggevenden en de directie, concreet en actief betrokken zijn bij het vangen en ontwikkelen van waardevolle ideeën.!5

6 ! Innovatie Innovatie is niet alleen de verantwoordelijkheid van de leiding of een R&D-afdeling. Organisatiebrede waardevolle gesprekken over het werk leiden altijd tot verfrissende ideeën over klanten, producten, diensten, optimalisaties etc. Werkstijlonderzoek Binnen teams en tussen teams worden bruggen geslagen. We weten waarover we met elkaar spreken en wat dat oplevert. Dit leidt tot een goede balans tussen zelfsturing en zelfstandigheid van een team en het maximale halen uit samenwerking. Waarover wilt u het hebben? Wat zijn de gesprekken die u graag zou voeren in uw organisatie? Welke onderwerpen wilt u graag een keer een open en eerlijk gesprek over hebben? Wat zou u maar al te graag een keer tegen uw baas willen zeggen? Wat zou u dolgraag van uw klanten willen weten? Van de burger? Van de overheid? Van uw leveranciers en zakenpartners? Van uw concurrenten? Welke taboes moeten nu eindelijk eens doorbroken worden? Wat weten we allemaal maar zeggen we nooit tegen elkaar? Waar heeft u lol in? Wat fascineert u? Waar weet u ontzettend veel van en zou u graag over vertellen? Wij denken altijd maar dat er nu van alles te binnen schiet. Als u zich nu afvraagt of die beelden passen bij wat wij vaker tegenkomen, dan bieden we u een zevental thema s die zich uitstekend lenen voor waardevolle gesprekken. En dat is nog maar het begin! Organisatiecultuur Welke thema s spelen in onze organisatiecultuur? Wie zijn we eigenlijk echt? Hoe uit zich dat in de praktijk? Zijn er subculturen te onderscheiden? Wie willen we zijn en hoe komen we daar? Huisvesting Hoe kan ik mijn huisvesting optimaliseren en tegelijkertijd mijn mensen goed faciliteren? Of, bijvoorbeeld na een fusie van organisaties: Hoe kunnen we het beste onder één dak werken? De kernwaarden van de organisatie U onderzoekt de betekenis van het werk dat uw organisatie doet. Welke waarden liggen ten grondslag aan deze betekenis? Dit leidt tot medewerkers die zich verbonden voelen met de organisatie en de bedoeling van het werk doorleven. Teambuilding Elkaar beter begrijpen en elkaar opzoeken als het spannend wordt. Wanneer de overeenkomsten en verschillen in de groep helder worden, kan de samenwerking verbeteren. Interne communicatie Zijn we onderling wel echt in gesprek? Wat communiceren we naar buiten en hoe merken we dat binnen? Bereiken we iedereen? Krijgt iedereen de kans om zich te laten horen?!6

7 Bredere context: terug naar de essentie Waardevolle ideeën en waardevolle gesprekken vormen een aanpak die in onze ogen uniek is. Dat wil niet zeggen dat deze aanpak niet past in wat er vandaag de dag veel aandacht krijgt in het denken over organisaties en verandering. Waarderend onderzoeken (onder meer in Cooperrider 2005, Masseling 2011) is een wetenschappelijk onderbouwde aanpak waar wij ons duidelijk door laten inspireren. Daarnaast is er veel geschreven over de beperkte capaciteit van een ontwerpaanpak voor organisatieverandering (Boonstra 2000, Homan, De Caluwé en Vermaak 2006). Een ontwikkelaanpak biedt dan perspectief. En een aanpak die recht doet aan wat je niet wilt dat er verandert, dat wat je graag wilt behouden en koesteren (Van Oss en Van t Hek 2009). De sleutel tot waardevolle gesprekken is oprechte aandacht voor wat de ander te vertellen heeft (Feltmann 2010). Naast deze veranderkundige inbedding van waardevolle ideeën en waardevolle gesprekken, past onze aanpak ook in een trend die al enige jaren zichtbaar is. Dit is een trend die zich kenmerkt door de behoefte om ons te richten op waar het echt om gaat. Wouter Hart noemt dit de bedoeling. (Hart 2012). Adriaan Bekman heeft het over bezieling (Bekman 2015), net als Jacky van de Goor (Van de Goor 2011). Terug naar de essentie, of dit nu persoonlijk is of als organisatie. Het is een tegengeluid tegen steeds ingewikkelder systemen, regels, controle, en toezicht.!7

8 Onze aanpak in meer detail Waardering, potentie en moeiteloosheid. Dat zijn de drie kenmerken van onze aanpak op hoofdlijnen. In meer detail verlopen de gesprekken en de gespreksseries die wij organiseren in zes stappen. 1. Vaststellen van verwachtingen, doelstellingen en onderzoeksopdracht. Het eerste gesprek vindt plaats met een brede maar overzichtelijke groep opdrachtgevers, noem het een stuurgroep. 2. Verkennen wat we waarderen aan het heden en welke kwaliteiten we kunnen gebruiken. Door middel van story-telling wordt met een brede groep medewerkers en eventueel andere betrokkenen, onderzocht waar men trots op is, wat kwaliteit in het werk mogelijk maakt, wat de organisatie heeft gemaakt tot wat het nu is. 3. Verbeelden van de best mogelijke toekomstige situatie. Dit gesprek bouwt voort op de kwaliteiten in de organisatie. Al brainstormend wordt een, soms fantasievolle, toekomst geschetst waar iedereen zich graag aan verbindt. 4. Vernieuwen brengt verrassende voorstellen in beeld. Bestaande ideeën worden in een nieuw jasje gestoken. Nieuwe plannen worden gesmeed: Wat kunnen we doen om de verbeelde toekomst dichterbij te brengen? 5. Verwezenlijken gaat over motivatie. Over het koppelen van waardevolle ideeën aan de dagelijkse praktijk en over het wegnemen van hindernissen. Deelnemers verbinden zich volledig vrijwillig aan initiatieven om de gewenste vernieuwingen te verwezenlijken. 6. Verbinden van de resultaten van de grote groep deelnemers met de vraag van de stuurgroep. Bijvoorbeeld in de vorm van een world café of een manifestatie worden de resultaten gedeeld.!8

9 Leren waardevolle gesprekken te voeren Waardevolle gesprekken komen regelmatig spontaan tot stand, tijdens en naast het werk. Daarnaast zijn er allerlei terugkerende gesprekken over HR, financiën, strategie, etc. die in potentie waardevol zijn. Tenslotte lopen in alle organisaties ontwikkelprojecten rond nieuwe IT, processen, etc. Deze projecten bestaan voor een groot deel uit potentieel waardevolle gesprekken. Waardevolle gesprekken kun je organiseren waarbij de zes stappen in de specifieke situatie worden ingepast. Maar belangrijker nog is de houding van de deelnemers in het gesprek. Het voeren van waardevolle gesprekken is iets dat je als organisatie kunt oefenen, dat aan mensen voorgedaan kan worden en waarin medewerkers bedreven raken. Projectmatige gesprekken combineren gemakkelijk met de zes stappen van waardevolle gesprekken. De gespreksserie is een belangrijk onderdeel van het project omdat hier de betrokkenheid van medewerkers en andere betrokkenen vorm krijgt. Ook terugkerende gesprekken - die in veel organisaties al lang bestaan - kunnen op een waarderende wijze worden aangepakt. Het brengt participatie en focus op ontwikkeling in deze gesprekken. Op spontane gesprekken kun je geen directe invloed uitoefenen. Maar wanneer medewerkers in andere gesprekken ervaring opdoen met het voeren van waardevolle gesprekken, dan worden spontane gesprekken daar mogelijk positief door beïnvloed.!9

10 Respect en plezier Als verantwoordelijke in een organisatie klinkt het voorgaande goed. Maar we zijn eigenlijk het belangrijkste van waardevolle gesprekken vergeten: de energie en het plezier dat de deelnemers eraan beleven! De waan van de dag te boven Even de kans om uit de hectiek te stappen. Met een groep mensen samen, met de rust om na te denken en te overleggen, werken aan wat voor de organisatie belangrijk is. Respectvolle communicatie In ieder gesprek en altijd heb je de keuze: zetten we ons eigen belang centraal en gaan we de strijd aan of kiezen we voor het gezamenlijk belang, voor nieuwsgierigheid, voor respect en elkaar laten uitspreken. We besteden veel aandacht aan deze aspecten van de gesprekken, omdat dit meer energie geeft. The whole system in the room Niet alleen de leidinggevenden mogen meepraten. Ook wordt het niet makkelijk enkel aan de medewerkers overgelaten. Waardevolle gesprekken brengen zoveel mogelijk alle betrokkenen bij elkaar. Voor de deelnemers biedt dit de kans om met mensen te spreken die je normaal gesproken maar weinig spreekt. Ontwikkelingsgericht De gesprekken maken deel uit van een ontwikkelaanpak. Dat betekent dat het bedenken van de verandering gelijk ook de verandering zelf vormgeeft. Er wordt een appel gedaan op het initiatief van de betrokkenen. Met de mensen in de ruimte zal de klus geklaard moeten worden. Dat geeft verantwoordelijkheid maar ook praktisch plezier: je hoeft nergens op te wachten, je kunt aan de slag. Waardering Maar al te vaak betekent organisatieverandering dat we het dus niet goed doen. De grote kracht van de waarderende aanpak is dat we kijken naar waar we trots op zijn en dat gebruiken om op door te ontwikkelen. Ideoloog doet We beginnen zo snel mogelijk met het voeren van waardevolle gesprekken. Vanaf het begin denken er veel mensen mee. We geven de gesprekken vorm en begeleiden deze. Zo lang het nodig is, doen we voor hoe dat gaat: het kiezen van een waarderende kijk op de organisatie en de wereld.!10

11 Hoe maak je hier tijd voor vrij? Wij zijn ervan overtuigd dat het makkelijk is om hier tijd voor vrij te maken. Zelfs als alle medewerkers deelnemen. Om de eenvoudige reden dat waardevolle gesprekken voor een groot deel in de plaats komen van allerlei overleggen die vandaag de dag veel tijd vergen. Vraagt u zich eens af: Hoe waardevol zijn uw - projectvergaderingen (mondelinge update rondjes en coördinatie)? - reguliere bila s (bijpraten, ook als er weinig te vertellen valt)? - routinematige koffietafelgesprekken (klagen over de ander)? - klachtafhandelingsprocedures (leidend tot tevreden klanten)? - heidesessies (leidend tot een nieuwe strategie en een beter functionerend team)?!11

12 Ideoloog BV ideoloog.nl Bas Zuidwijk Rogier van Koetsveld Ruud Hartmans Literatuur - Cooperrider, D.L. and Whitney, D. (2005) Appreciative Inquiry, A Positive Revolution in Change. San Francisco: Berrett- Koehler Publishers, Inc. - Masselink, R. en IJbema, J. (2011) Het waarderend werkboek. Gelling Publishing. - Boonstra, J.J. (2000) Lopen over water: over dynamiek van organiseren, vernieuwen en leren. UvA: Universiteitsbibliotheek. dare.uva.nl/document/2/ Homan, T.H. (2006) Wolkenridders: over de binnenkant van organisatieverandering. Open Universiteit. (als pdf te downloaden op thijs-homan.nl) - De Caluwé, L. en Vermaak, H. (2006) Leren veranderen. Vakmedianet. - Van Oss, L. en Van t Hek, J. (2009) Onveranderbaarheid van organisaties. Mediawerf. - Feltman, E. et al. (2010) Denkadviseren. Mediawerf. - Hart, W. en Buiting, M. (2012) Verdraaide organisaties, terug naar de bedoeling. Vakmedianet. - Bekman, A. (2015) Bezieling, filosofie van het georganiseerde leven. Christofoor. - Van de Goor, J. (2011) Hartelijk georganiseerd. Academic service.!12