Bestek nummer CD000335

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax aankoop@digipolis.be Bestek nummer CD Overheidsopdracht omvattende het sluiten van een raamovereenkomst met betrekking tot het leveren van software en het verlenen van bijhorende diensten. Wijze van gunnen Algemene offerteaanvraag Indiening van de offertes Plaats Digipolis Antwerpen Onthaalbalie DA1 Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen Geopend alle werkdagen van 08:30 uur tot 16:30 uur Uiterlijk tegen 15-jan-2010 om 13:00 Offertes die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden. Plaats opening Offertes zullen worden geopend in Zaal Mercurius, Digipolis I gebouw op het vermelde uur. Bijlagen bestek: Geen bijlagen Indien dit bestek elektronisch werd verzonden neemt Digipolis of de verzender geen enkele verantwoordelijkheid op mbt de correctheid van dit elektronisch document, noch kan dit bestek of enige bepaling eruit Digipolis of de verzender juridisch verbinden. De enige juridisch geldige versie van het bestek is de ondertekende papieren versie. Pagina 1

2 Inhoudsopgave Wettelijke en reglementaire bepalingen Toepasselijke Wetgeving Afwijking van de Algemene Aannemingsvoorwaarden... 5 Administratieve bepalingen Aard, voorwerp, opdrachtgever... 6 Wijze van gunning... 6 Opdrachtgevend bestuur... 6 Leiding van de opdracht... 6 Voorwerp en duurtijd van de opdracht... 6 Plaats van uitvoering Selectie en gunning... 8 Kwalitatieve selectiecriteria... 8 Gunningcriteria... 9 Naast de ingevulde inventaris geeft de inschrijver een opsomming/beschrijving van: De offerte en indiening Opmaak van de offerte...12 Ondertekening van de offerte...12 Indienen van de offerte...13 Prijsbepaling...13 Gestanddoeningstermijn Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing...15 Borgtocht...15 Facturatie...15 Betalingstermijnen...16 Voorschotten...16 Prijsherziening...16 Voorlopige oplevering...17 Definitieve oplevering...17 Wijzigingen opdracht Algemene bepalingen Vertrouwelijkheid...18 Intellectuele eigendom...18 Aansprakelijkheid & overmacht...18 Verweermiddelen, boete clausule...19 Taal 19 Beëindiging...19 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank...20 Inhoudelijk-technische bepalingen Inhoudelijke bepalingen Doel van de opdracht...21 Doelgroep van de opdracht...21 Kenmerken van deze raamovereenkomst...21 Catalogus en inkooporders Technische bepalingen Technische specificaties...24 Aankoop historiek Pagina 2

3 Bijlagen offerte Pagina 3

4 Wettelijke en reglementaire bepalingen 1. Toepasselijke Wetgeving Op deze opdracht zijn volgende bepalingen van toepassing: de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (Belgisch Staatsblad van 22 januari 1994); het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (Belgisch Staatsblad van 26 januari 1996); het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met in bijlage de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad van 18 oktober 1996); alle latere wijzigingen op voormelde regelgeving, voor zover van toepassing op de opdracht; Internationale en Europese normen, inbegrepen deze die in de plaats zijn gekomen van vroegere Belgische normen, en geldende Belgische, regionale en lokale normen; alle andere van toepassing zijnde geldende besluiten en reglementen, waaronder het Gemeentedecreet dd. 15 juli 2005 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, de organieke OCMW-wet dd. 8 juli 1976, zoals in de toekomst mogelijk wordt vervangen door het OCMW-decreet, de bepalingen inzake de nieuwe OCMW boekhouding in het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 en het MB van 23 december 1997), het MB van 20 juni 2001 en de bijlagen, de VZW-wetgeving, ministeriële besluiten, wetgeving omtrent subsidie en begroting, boekhoudwetgeving, BTW-wetgeving, en politiewetgeving. Zijn ook van toepassing: de bepalingen van het Bestek en alle andere documenten waarnaar het Bestek verwijst. de rechtzettingen op het Bestek. Deze worden per aangetekend schrijven verzonden naar de inschrijvers; alle andere op het voorwerp van de opdracht van toepassing zijnde internationale, nationale, regionale en lokale richtlijnen, wetten, decreten, besluiten, voorschriften, normen en reglementen Alle voormelde reglementen en voorschriften zullen tot de meest recente en gecoördineerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen die van toepassing zijn op deze opdracht. In geval van tegenstrijdigheid heeft dit Bestek voorrang. De in dit onderdeel weergegeven bepalingen zijn niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. De toekomstige raamcontracten en de bijhorende onderhoudscontracten met betrekking tot deze opdracht, kunnen voorrangsbepalingen bevatten ten opzichte van dit Bestek. Pagina 4

5 2. Afwijking van de Algemene Aannemingsvoorwaarden Overeenkomstig artikel 3, 1 van het K.B. van 26 september 1996 zal omwille van de bijzondere eisen van de voorliggende opdracht, worden afgeweken van volgende bepalingen van de AAV: Artikel 19 AAV (Voorlopige oplevering): zie Hoofdstuk 6. Uitvoeringsmodaliteiten Voorlopige oplevering Artikel 55 AAV (Aansprakelijkheid): zie Hoofdstuk 7. Algemene bepalingen Aansprakelijkheid & overmacht Omwille van de specificiteit van een opdracht tot het sluiten van een raamovereenkomst en meer bepaald de omstandigheid dat voor een bestelling die wordt geplaatst binnen het kader van een raamovereenkomst producten, hoeveelheden en leveringstermijnen kunnen worden besteld die op het ogenblik van het toewijzen van de raamovereenkomst niet door de Partijen gekend zijn, wordt overeenkomstig artikel 3, 1 van het K.B. van 26 september 1996 afgeweken van volgende bepaling van de AAV: Artikel 5 AAV (Bedrag van Borgtocht): zie Hoofdstuk 6. Uitvoeringsmodaliteiten Borgtocht Artikel 6 AAV (Verzuim van borgstelling): zie Hoofstuk 6. Uitvoeringsmodaliteiten Borgtocht) Artikel 7 AAV (Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht): zie Hoofdstuk 6. Uitvoeringsmodaliteiten Borgtocht) Artikel 9 AAV (Vrijgave van de borgtocht): zie Hoofdstuk 6. Uitvoeringsmodaliteiten Borgtocht Verder dient ook het systeem van de middelen van optreden voor de aanbestedende overheid te worden aangepast aan de specifieke procedure van een raamovereenkomst: Artikel 20 AAV (Boetes): zie Hoofdstuk 7. Algemene bepalingen Verweermiddelen, boeteclausule. Pagina 5

6 Administratieve bepalingen 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever Wijze van gunning Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wordt gebruikt ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. Opdrachtgevend bestuur De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging, met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen. Ondernemingsnummer BTW nr. BE Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking en heeft van haar leden, de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie Leiding van de opdracht Het toezicht op de uitvoering van de opdracht gebeurt door Digipolis, vestiging Antwerpen, generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen. Onder leiding van een leidend ambtenaar, die eveneens contactpersoon is voor alle vragen in verband met dit Bestek. inhoudelijk-technische toelichting kan verschaffen. instaat voor de eerstelijnscommunicatie met de leverancier toezicht zal uitoefenen op de uitvoering van de opdracht. De leidend ambtenaar is Rudi De Geest, Business Analist, tel: , rudi.degeest@digipolis.be De leverancier wijst een persoon aan ( de projectleider leverancier ) die hem zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid. De formele contacten tussen de aanbestedende overheid en de leverancier verlopen uitsluitend via de projectleiders van beide partijen. Voorwerp en duurtijd van de opdracht Voorwerp van de opdracht: De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst met één (1) leverancier voor de aankoop van desktop- en serversoftware. De opdrachtnemer dient op elk ogenblik de meest geschikte software, overeenkomstig de geldende technologische ontwikkelingen en stand van zaken van beschikbaarheid, te leveren. De opdrachtnemer dient om het even welke softwarelicentie te kunnen aanbieden aan de opdrachtgever. Voor zover nieuwe software wordt voorgesteld, dient deze aan de bepalingen van dit bestek te voldoen, en kwalitatief minstens evenwaardig te zijn aan de in de offerte voorgestelde software en voor zover aangegeven en gewenst verenigbaar te zijn met de bestaande hard- en software. De omschreven bestellingen betreffen steeds vermoedelijke hoeveelheden. Deze Pagina 6

7 bestellingen kunnen worden uitgebreid of verminderd overeenkomstig de noden van de opdrachtgever en binnen het kader van dit bestek. Aan de inschrijvers wordt geen enkele minimale afname verzekerd. De duurtijd van de opdracht: De duurtijd van deze opdracht bedraagt vier (4) jaar. Er zijn geen percelen. Onderaanneming is toegestaan. Er worden vrije varianten toegestaan; er worden geen verplichte varianten opgelegd. Plaats van uitvoering De levering dient te gebeuren in de kantoren van Digipolis, vestiging Generaal Armstrongweg 1, B-2020 Antwerpen of vestiging Bellevue 1, 9050 Gent (Ledeberg) of in de lokalen van de betrokken diensten van haar leden om het grondgebied Antwerpen en Gent. Pagina 7

8 4. Selectie en gunning Kwalitatieve selectiecriter ia Administratieve uitsluitingsgronden De inschrijver kan van deelname aan de opdracht uitgesloten worden indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in artikel 43 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (Belgisch Staatsblad van 26 januari 1996) in geval van leveringen of vermeld in artikel 69 van het Koninklijk Besluit in geval van diensten of vermeld in artikel 17 van het Koninklijk Besluit in geval van werken 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten (KB 23/11/2007) van de toegang ertoe, de aannemer die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek ; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek ; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 ; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de dienstverlener zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: een gedagtekende en ondertekende verklaring op erewoord waarin de dienstverlener verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 17, 43 of 69 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Hiertoe dient de inschrijver het invulformulier zoals opgenomen in bijlage bij dit Pagina 8

9 bestek te gebruiken. een RSZ-attest met droogstempel minstens van het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voorafgaand aan de datum voor de ontvangst van de offertes (bij opdrachten boven de ). Indien de inschrijver reeds een RSZ-attest met droogstempel van hetzelfde kalenderkwartaal indiende bij Digipolis in het kader van een andere opdracht dan de onderliggende dan kan een eenvoudige kopie van dit document volstaan met een uitdrukkelijke vermelding van het volgnummer (CDxxxxxx) van deze andere opdracht bovenaan de kopie. De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. Financieeleconomisch Technisch Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: Een bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s Een verklaring van de inschrijver over de totale omzet van de inschrijver over de laatste drie boekjaren Een verklaring van de inschrijver over de omzet betreffende leveringen van software, over de laatste 3 boekjaren. De minimale jaaromzet, gerealiseerd mbt leveringen voor software dient gedurende de laatste 3 boekjaren gemiddeld minimaal ebtw per jaar te bedragen. Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: Een lijst bij te voegen met de voornaamste leveringen van software uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar. Per geleverde prestatie dient een beschrijving van de geleverde software, het bedrag en de datum en vermelding van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd zijn te worden gevoegd. Uit de lijst moet de vertrouwdheid en deskundigheid van de inschrijver betreffende de levering van software blijken. Een document waarin de inschrijver duidelijk omschrijft welke initiatieven en systemen hij gebruikt om zijn leveranciers te evalueren inzake levertijden, juiste leveringen, juiste facturatie en het tijdig ontvangen van offertes en prijsinformatie. Gunningcriteria De inschrijver waarvan de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid bewezen werd, en die zich niet in één van voormelde uitsluitinggronden bevindt, komt in aanmerking voor verdere evaluatie aan de hand van de hierna vermelde gunningcriteria. De opdracht tot het sluiten van de raamovereenkomst zal toegewezen worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningcriteria: Gunningcriteria Gewicht 1. Prijs 60% 2. Variëteit van het productgamma 20% Pagina 9

10 3. Dienstverlening voor en na verkoop 10% 4. Auditeerbaarheid prijzen 10% TOTAAL 100% 1. Prijs De inschrijver dient overeenkomstig de inventaris prijzen op te geven voor de in de inventaris bepaalde producten of daarmee overeenstemmende software. De lijst van bestellingen, zie Aankoop historiek is slechts indicatief, en geldt als een raming van de mogelijke omvang van de opdracht, doch biedt geen enkele garantie op werkelijke afname van software. De inschrijver geeft in de inventaris de eenheidsprijs voor de gevraagde software. Indien het product in de inventaris niet meer leverbaar is dan vervangt de inschrijver het door de logische opvolgsoftware van dezelfde producent (de meest actuele versie). Het opdrachtgevend bestuur is vrij om te beslissen of ze software aankoopt via download of op media. Indien de producent geen media aanbiedt dan zal de inschrijver deze service verlenen indien het opdrachtgevend bestuur dit vraagt. De inschrijver geeft naast de prijzen voor de gevraagde producten (zie inventaris) ook een overzicht van de media prijzen op. 2. Variëteit van het productgamma Om de variëteit van het productgamma te verifiëren voegt de inschrijver een lijst toe van alle software producenten waarvan de inschrijver op moment van inschrijving software titels heeft opgenomen in prijslijsten of in een catalogus. 3. Dienstverlening voor en na verkoop De toelichting die de inschrijver geeft omtrent de interne organisatie zal gebruikt worden voor de beoordeling van de diensten. Meer bepaald worden als beoordelingselementen gehanteerd: A. Intake inkooporders + opvolging bestellingen B. Methode waarop de catalogus/prijslijsten van de inschrijver wordt aangepast (inhoudelijk en naar prijs) en hoe deze wijzigingen aan Digipolis gecommuniceerd worden. C. Online beschikbaarheid van de catalogus/prijslijsten van de inschrijver (à rato van de voorwaarden volgens dit bestek) D. Online opvolging van openstaande inkooporders en van geleverde producten. E. Beschikbaarheid accountteam en Single Point of Contact F. Responstijden van het account team voor offertes, vragen mbt licenties en compatibiliteit en productinhoudelijke informatie. G. Contractbeheer en rapportering aan de aanbestedende overheid van de aangekochte licenties H. Advies en rapportering van upgrades, nieuwe releases mbt de aangekochte licenties 4. Auditeerbaarheid prijzen Naast de ingevulde inventaris geeft de inschrijver een opsomming/beschrijving van: A. De auditeerbaarheid van de vermelde prijzen in de inventaris, prijslijsten en catalogus op basis van een open boek systeem. Het document bevat naast een werkwijze van hoe de aanbestedende overheid de aangeboden prijzen kan Pagina 10

11 verifiëren ook een overzicht van de gehanteerde procentuele marges/uplifts (inkoopprijs inschrijver + marge = netto eenheidsprijs aanbestedende overheid). B. Extra kortingen voor onderwijsinstellingen C. Volumekortingen voor bestellingen van 10st-50st-100st D. Een inzicht in de prijszetting voor grote volumes (+1000) Pagina 11

12 5. De offerte en indiening Opmaak van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat uit het inschrijvingsbiljet en alle overeenkomstig dit bestek te voegen bijlagen. De inschrijver is ertoe gehouden de offerte, de bijlagen en alle briefwisseling alsook alle documentatie - in het Nederlands op te stellen, en dient het verplichte inschrijvingsbiljet te gebruiken. Enkel voor de zuiver technische bijlagen en folders, publicaties en bedrijfsreclame mag het Engels of Frans gebruikt worden. Het opdrachtgevend bestuur is steeds gerechtigd om op kosten van de inschrijver een vertaling te vragen. De inschrijver dient zijn offerte als volgt op te stellen: De offerte dient goed gestructureerd en ondubbelzinnig te zijn samengesteld op A4 formaat. Elk hoofdstuk dient te worden gescheiden door een tussenblad, dat de titel van het hoofdstuk draagt. Per bijlage die aan de offerte toegevoegd dient te worden, dient een apart hoofdstuk te worden voorzien. De pagina s zijn op volgende wijze genummerd: pagina x van y. Dit geldt ook voor de bijlagen. De offerte is zo opgemaakt dat ze op een losbladige wijze kan worden gefotokopieerd. Het bijvoegen van folders, publicaties, bedrijfsreclame, enz. is toegestaan, maar maakt geen deel uit van het dossier en dient apart te worden opgenomen. Illustraties mogen opgenomen worden, maar dienen in een bijlage opgenomen te worden, tenzij de illustratie essentieel is om de tekst te ondersteunen. Elke inschrijving, of inventaris die op een ander document (bv. computerlijsten) is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die bovenaan zijn document volgende formule moet vermelden: "Ik, ondergetekende (...), verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door Digipolis verstrekte inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij". Indien de inschrijver beroep doet op derde partijen (onderaannemers) voor (delen van) deze opdracht, dient hij dit expliciet te vermelden in de offerte. In dat geval specificeert hij de volledige identiteit van de derde partij(en) en de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten. Ondertekening van de offerte De offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Wie ondertekent moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden. (zie toe te voegen bijlagen) De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen. Pagina 12

13 Indienen van de offerte Iedere offerte dient bij Digipolis vóór 15-jan-2010 om 13:00 uur toe te komen. Offertes kunnen afgegeven worden of per post verstuurd worden. Indien de offerte wordt afgegeven, moet deze in een definitief gesloten omslag zitten waarop vermeld staat: de afsluitdatum voor ontvangst van offertes, de verwijzing naar het besteknummer CD raamovereenkomst met betrekking tot het en eventueel naar de nummers van de betrokken percelen, en de vermelding in de linkerbovenhoek Niet te openen door postdienst. Bij het gewoon of aangetekend toesturen per post, moet die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag zitten met de vermelding CD raamovereenkomst met betrekking tot het leveren van software en het verlenen van bijhorende diensten gericht aan: Digipolis Antwerpen Onthaalbalie DA1 Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen Naast één (1) getekende exemplaren op papier dient de definitief gesloten omslag twee elektronisch exemplaren (volledige offerte) op cd-rom te bevatten. Een offerte die te laat toekomt, wordt in aanmerking genomen als aan volgende voorwaarden voldaan is: Digipolis heeft aan de dienstverleners nog geen kennis gegeven van haar beslissing en de offerte is bij de post als aangetekende zending afgegeven ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes. De papieren versie geldt als officiële versie in geval van betwisting. Prijsbepaling De opgegeven prijzen zijn inclusief alle kosten, met name administratie- en secretariaatskosten, verplaatsings-, vervoers-, en verzekeringskosten, de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten, de kosten voor verpakking, de keurings- en de opleveringskosten de recupelbijdrage (zie en alle andere mogelijke kosten, tenzij deze uitdrukkelijk gevraagd worden in de inventaris in bijlage. De inschrijvers dienen in hun offerte afzonderlijk te vermelden het bedrag exclusief BTW de aanslagvoet en het bedrag van de BTW het bedrag inclusief BTW De inschrijvers dienen ieder onderdeel van de prijsbepaling in detail te vermelden. Voor alle prijzen moet de inhoud ervan op een overzichtelijke en transparante wijze duidelijk gemaakt worden. De inschrijver moet alle inlichtingen verstrekken om Digipolis in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Pagina 13

14 Gestanddoeningstermijn De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande op de dag van de uiterste indiening van de offertes. De hierboven vermelde gestanddoeningstermijn wordt steeds hernieuwd bij het indienen van een nieuwe offerte tijdens de onderhandelingsprocedure. Pagina 14

15 6. Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing De deelname aan de raamovereenkomst start op de dag van verzending van de kennisgeving van de toewijzing of op de datum die vermeld is in de brief met de beslissing van Digipolis aan de gekozen leverancier. Digipolis is niet verplicht de opdracht toe te wijzen en kan afzien van het gunnen van de opdracht of kan de procedure herbeginnen - indien nodig op een andere wijze -, zonder dat een inschrijver aanspraak kan maken op enige schadevergoeding. Borgtocht Iedere deelnemer aan de raamovereenkomst dient bij de toewijzing van de raamovereenkomst een borgtocht van 5% van de geraamde waarde van de raamovereenkomst te stellen. De geraamde waarde van de overeenkomst bedraagt exclusief BTW per jaar, de borg bedraagt De leverancier moet binnen de 30 kalenderdagen, volgend op de dag van de kennisgeving van de toewijzing van de raamovereenkomst, het bewijs leveren dat hij de voorgeschreven borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van borgstelling dient toegestuurd te worden aan: Digipolis Aankoopdienst Generaal Armstrongweg Antwerpen Wanneer de leverancier binnen de termijn van 30 kalenderdagen het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van 0,02 % van [geraamde waarde van de raamovereenkomst] per dag vertraging. De volledige straf mag niet hoger zijn dan 2 % van de geraamde waarde van de raamovereenkomst. Wanneer de leverancier, na ingebrekestelling bij een ter post aangetekende brief, het bewijs van de borgstelling niet kan overleggen binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan Digipolis: 1 hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de in het kader van de raamovereenkomst verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 % van de geraamde waarde van de raamovereenkomst; 2 hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de raamovereenkomst op deze basis de toepassing van straffen of boetes wegens laattijdige uitvoering uit. Wanneer een geplaatste bestelling met vertraging, wegens laattijdige uitvoering, dan wel geheel of ten dele niet wordt uitgevoerd, zelfs al gaat het om ontbinding of verbreking van de raamovereenkomst, houdt Digipolis ambtshalve de haar toekomende bedragen van de borgtocht af. De borgtocht wordt vrijgegeven op schriftelijk verzoek van de leverancier bij de beëindiging van de raamovereenkomst, tenzij er nog facturen worden betwist, dan valt de definitieve oplevering samen met de aanvaarding van de betwiste facturen Facturatie De facturen of creditnota s dienen buiten de wettelijke voorschriften voorzien te zijn van de volgende aanvullende vermeldingen. Verwijzing naar dit bestek, nl. CD Verwijzing naar het inkooporder van Digipolis, nl. IORxx/xxxxx Pagina 15

16 Per bestelling: datum en plaats gedetailleerde beschrijving hoeveelheid eenheidprijs totaalprijs Elke factuur moet vergezeld zijn van de leveringsnota met vermelding van de naam van de ondertekenaar, getekend voor goedkeuring door de leverancier en/of Digipolis of diens gemachtigde. De levernota bevat minimaal volgende vermeldingen; inkoopordernummer, leverdatum, afleveringsadres. Van de geleverde goederen wordt minimaal vermeld; aantal geleverd, partnumber producent, serienummers geleverde producten, omschrijving product. De gefactureerde producten en prijzen zijn in volledige in overeenstemming met de g de orderbevestiging (zie punt 8 van dit bestek) De facturen moeten per post verstuurd worden aan Digipolis, Financiële Dienst, Generaal Armstrongweg 1, B-2020 Antwerpen. Op vraag van Digipolis, moet het mogelijk zijn om de facturen rechtstreeks naar de stad Antwerpen, het OCMW Antwerpen, de stad Gent, het OCMW van Gent, de Politie van Antwerpen, de Politie van Gent of andere verzelfstandigde entiteiten van deze administraties te sturen. Bij deelprestaties of deelleveringen mogen er iedere keer facturen, met opgave van de betreffende prestaties of leveringen, aan Digipolis gestuurd worden om de betaling te ontvangen. Betalingen per levering gebeuren binnen de vijftig dagen te rekenen vanaf de datum waarop Digipolis in het bezit is van de regelmatig opgemaakte en goedgekeurde factuur. Voorschotten Deze zijn niet toegestaan. Betalingstermijnen Prijsherziening Na de toewijzing van de raamovereenkomst dienen de deelnemers aan de raamovereenkomst maandelijks een geactualiseerde productencatalogus ter beschikking te stellen die geldt als offerte. De prijzen opgenomen in deze catalogus binden de deelnemer aan de raamovereenkomst voor die maand. Een prijsherziening zal zowel in stijgende als in dalende zin worden toegepast. Volgende formule voor prijsherziening is van toepassing: P her = P off x (0,2 + (0,8 x S agg /S off )), waarbij P her = geldend tarief na prijsherziening P off = contractueel tarief zoals vermeld in de offerte (=prijscatalogus) S agg = index consumptieprijzen van kracht in maand januari voorafgaand aan de herziening S off = index consumptieprijzen van kracht in maand januari voorafgaand aan de opening van offertes De consumptieprijsindex kan geconsulteerd worden op (Economische informatie consumptieprijzen indexcijfers indexcijfer der consumptieprijzen) Pagina 16

17 Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht voor alle inlichtingen en documentatie te vragen die het nodig acht om de wijziging van de netto eenheidsprijzen te rechtvaardigen. Voorlopige oplevering Per bestelling ziet Digipolis of de betrokken afnemers, voor zover zij in het bezit zijn gesteld van een factuur, de leveringen op de leveringsplaats na binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de leveringen op de leveringsplaats zijn toegekomen. Digipolis verleent de voorlopige oplevering geheel op de plaats van levering door goedkeuring van de factuur. Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn van 1 jaar te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering van de levering (per bestelling). Tijdens de waarborgperiode heeft Digipolis het recht om op kosten van de leverancier de producten te laten vervangen wanneer ze gebreken vertonen die geen gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. Op de in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast. De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende de waarborgtermijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven. Wijzigingen opdracht In de loop van de uitvoering van de opdracht zal Digipolis de mogelijkheid hebben om inhoudelijke aanpassingen aan te brengen in functie van de behoeften van Digipolis mits niet wordt afgeweken van de basisomschrijving van de opdracht overeenkomstig artikel 7 en 8 van het K.B. van 26 september De vervanging van de in de offerte aangeduide onderaannemers kan slechts geschieden na voorlegging aan en goedkeuring door Digipolis. Pagina 17

18 7. Algemene bepalingen De dienstverlener en Digipolis verzekeren het vertrouwelijke karakter van alle informatie, die wordt verkregen binnen deze opdracht. Zij verspreiden deze informatie niet onder derden zonder het geschreven akkoord van de andere partij. De dienstverlener gebruikt deze opdracht niet als referentie of organiseert geen enkele communicatie naar pers en/of publiek mbt deze opdracht zonder het geschreven akkoord van Digipolis. De dienstverlener verbindt zich er bovendien toe om geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Digipolis. De dienstverlener en Digipolis zullen deze confidentiële informatie slechts verspreiden onder die werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht of die van de geleverde goederen gebruik maken voor zover dit nodig is voor het correct gebruik van deze geleverde goederen. Ze verzekeren dat deze werknemers de verplichtingen inzake het confidentieel karakter van de informatie kennen en deze ook respecteren. Intellectuele eigendom Bij de voorlopige oplevering worden alle resultaten van de in het kader van deze raamovereenkomst gepresteerde diensten zoals bv. documentatie, website, specifieke software exclusieve eigendom van Digipolis. Bij de ontwikkeling van specifieke software en/of websites voor Digipolis worden zowel de broncode als de rechten op de ontwikkeling, vormgeving en grafische en tekstuele elementen exclusieve eigendom van Digipolis. Onder specifieke documentatie wordt verstaan: op maat van Digipolis geschreven documentatie die geen standaarddocumentatie van de leverancier is. Onder specifieke website wordt verstaan: op maat van Digipolis ontwikkelde website die geen standaardwebsite van de leverancier is. Onder specifieke ontwikkelde software wordt verstaan: op maat van Digipolis ontwikkelde software die buiten gebruikelijke standaardsoftware valt. In geval van levering van standaardsoftware blijft de intellectuele eigendom bij de leverancier en verkrijgt Digipolis een gebruiksrecht voor de overeengekomen duur en modaliteiten. Vertrouwelijkheid Aansprakelijkheid & overmacht De dienstverlener is - behoudens in geval van overmacht - aansprakelijk voor elke mogelijke schade, zowel materiële als immateriële schade (inclusief mogelijke sancties ten laste van Digipolis en/of haar klanten) die Digipolis en/of haar klanten lijdt of aan derden verschuldigd is als rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg van vertragingen of tekortkomingen van de dienstverlener in de uitvoering van de opdracht. Behoudens in het geval van opzet, bedrog of zware fout is de aansprakelijkheid van de dienstverlener onder deze opdracht beperkt tot maximaal de totale waarde van deze opdracht waarbij ook de langdurige en weerkerende kosten in aanmerking worden genomen. Ook als er onderaannemers zijn, blijft de dienstverlener persoonlijk en rechtstreeks aansprakelijk voor alle verbintenissen die hij aanging met Digipolis. De dienstverlener verbindt zich ertoe zijn verplichtingen te goeder trouw uit te voeren met het oog op het slagen van de opdracht. Overmacht betekent een gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de dienstverlener of Digipolis, die niet kon worden voorzien noch verhinderd, en die de volledige onmogelijkheid van uitvoering van de opdracht of een deel ervan met zich brengt. Pagina 18

19 Noch Digipolis noch de dienstverlener is aansprakelijk voor gebreken of vertragingen in de uitvoering van de opdracht in de mate dat deze gebreken of vertragingen het gevolg zijn van overmacht. Tijdens de periode van overmacht zal Digipolis evenwel geen vergoedingen verschuldigd zijn in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op de diensten, leveringen of werken die niet of niet conform de opdracht werden geleverd of uitgevoerd ten gevolge van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen binnen de onderneming van de dienstverlener of een onderaannemer, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de diensten, het niet beschikken over eventueel vereiste vergunningen, wanprestatie van door dienstverlener ingeschakelde derden, en/of liquiditeits- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van dienstverlener. Onder overmacht wordt wel verstaan: oorlog, opstand, onlusten, volksbewegingen, acties vanwege de burgerlijke of militaire overheden, embargo's, terrorisme, overstromingen, algemene elektriciteitspannes. Verweermiddelen, boete clausule De leverancier wordt in verband met de uitvoering van zijn opdracht in gebreke gesteld: indien de geldig geschreven schriftelijke bevelen van Digipolis niet worden nageleefd. indien de leveringen niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek. indien de leveringen niet volledig voltooid zijn binnen de aangegeven leveringstermijn. De verweermiddelen die Digipolis ter beschikking heeft zijn deze die voorzien zijn in artikel 20 en artikel 66 van de AAV in bijlage van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (onder meer ingebrekestelling, straffen, boeten wegens laattijdige uitvoering, maatregelen van ambtswege, compensatie, uitsluitingen, korting wegens minwaarde, verbrekingen). De boeteclausule voor vertragingen is vastgelegd op 0,15% per kalenderdag vertraging met een maximum van 20 percent van de waarde van het desbetreffende inkooporder. Taal De taal waarin deze gunningprocedure wordt gevoerd is het Nederlands. De tekst van het Bestek in de Nederlandse taal is bindend. Tenzij Digipolis het anders aangeeft, moeten alle stukken die de inschrijvers bij Digipolis indienen in het Nederlands zijn. Officiële documenten of technische bijlagen die niet in het Nederlands beschikbaar zijn, mogen in de oorspronkelijke taal ingediend worden. Digipolis behoudt zich steeds het recht voor van die documenten een kosteloze, beëdigde Nederlandse vertaling te vragen. De inschrijver is verantwoordelijk voor eventuele fouten in de vertaling. Beëindiging Beëindiging ingevolge wanprestatie Indien de dienstverlener in gebreke blijft één of meerdere van de essentiële verplichtingen van de overeenkomst na te leven en voor zover de dienstverlener binnen een termijn van tien (10) werkdagen geen correctieve maatregelen genomen heeft en/of indien de dienstverlener minimaal drie (3) maal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot geleverde prestaties ongeacht correcties en/of indien de dienstverlener eenmaal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot een essentiële verbintenis en geen correctie tijdig is doorgevoerd, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst dan wel, naar keuze van Digipolis, enkel de betrokken dienst(en) als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de in gebreke blijvende partij en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. Beëindiging ingevolge faillissement of intrekking vergunning Pagina 19

20 Ingeval de dienstverlener in staat van faillissement of welkdanige samenloop van schuldeisers verkeert of dreigt te verkeren waardoor de dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt of waardoor zulke beëindiging of onderbreking dreigt te ontstaan, of indien de dienstverlener niet meer beschikt over de voor de dienstverlening benodigde vergunning(en) of rechten, of deze dreigt te verliezen of te worden ingetrokken, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de dienstverlener en dit door middel van een aangetekend schrijven aan de dienstverlener. Beëindiging ingevolge zeggenschapswijzigingen Indien binnen de dienstverlener of binnen de groep van ondernemingen waar de dienstverlener deel van uitmaakt belangrijke zeggenschapswijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld door een fusie of overname, zal de dienstverlener Digipolis hiervan prompt schriftelijk in kennis stellen. Indien Digipolis van mening is dat de nakoming van de overeenkomst door die omstandigheden wezenlijk wordt beïnvloed, is Digipolis gerechtigd tot onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst over te gaan. De beëindiging vindt door middel van een aangetekend schrijven plaats. Beëindiging door de dienstverlener Gelet op de taken van openbare dienst van Digipolis en haar leden kan de dienstverlener de overeenkomst niet opzeggen. Beëindiging door Digipolis Digipolis heeft het recht om de overeenkomst op elk ogenblik via aangetekende brief en mits vooropzeg van zes maanden, op te zeggen. De onderhoudscontracten zijn jaarlijks opzegbaar zonder recht op schadevergoeding in hoofde van de dienstverlener, mits kennisgeving van de opzeg drie maanden voor het verstrijken van de verjaardag van de overeenkomst. Overige bepalingen De beëindigingmogelijkheden van Digipolis zoals hierboven aangeduid, doen geen afbreuk aan het recht van Digipolis om schadevergoeding en/of prijscorrecties te bekomen (binnen de grenzen van de aansprakelijkheidsbeperkingen zoals vastgelegd in het Bestek) uit hoofde van de eerdere uitvoering van de overeenkomst en/of uit hoofde van de beëindiging ervan. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Door het indienen van een offerte aanvaardt de inschrijver dat het Belgische Recht toepasselijk is. Bij elke betwisting tussen de partijen erkent de dienstverlener de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Antwerpen. Pagina 20