Praktische handreiking voor gemeenten Risicogestuurde verantwoording en controle bij het pgb-wmo. Investeren in vertrouwen

Transcriptie

1 Praktische handreiking voor gemeenten Risicogestuurde verantwoording en controle bij het pgb-wmo Investeren in vertrouwen

2 Colofon Programma Regeldruk en Administratieve Lastenvermindering van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ontwerp: GAZmedia Teksten en (eind)redactie: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Programmadirectie Dienstverlening, Regeldruk en Informatiebeleid Postbus AE Den Haag website: Uitgave: November 2010, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Den Haag

3 Praktische handreiking voor gemeenten Risicogestuurde verantwoording en controle bij het pgb-wmo Investeren in vertrouwen BZK staat voor een goed functionerend openbaar bestuur een veilige samenleving en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. Daarmee borgen wij de kernwaarden van onze democratie. November 2010 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Dit is een uitgave van: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Programmadirectie Dienstverlening, Regeldruk en Informatiebeleid Postbus 20011, 2500 ea Den Haag Website:

4

5 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Investeren in vertrouwen, anders denken 4 2. Van risicosturing naar modellen 6 3. Modellen voor verantwoording en controle 8 4. Digitale mogelijkheden Een goede indicatie is het halve werk 19 Bijlage 1 Uitgangspunten modellen 20 Bijlage 2 Voorbeelden modellen 21 3

6 4

7 Inleiding Goede dienstverlening in de Wmo is een belangrijk thema. De aandacht voor de vraag van burgers neemt toe. Gemeenten investeren in integrale vraagverheldering en maken verbindingen tussen individuele en algemene voorzieningen. Daarnaast denken gemeenten na over slimmere manieren van verantwoording en controle in de Wmo. Daarbij wordt gezocht naar de balans tussen optimale dienstverlening en de rechtmatige en doelmatige besteding van Wmo-budgetten. Deze handreiking bevat informatie die kan helpen om verantwoording en controle rondom het pgb zo in te richten dat goede dienstverlening voorop staat en administratieve lasten zoveel mogelijk beperkt worden. Er wordt stilgestaan bij zaken als hoogwaardig handhaven en risicosturing. Daarnaast biedt de handreiking modellen waarmee gemeenten maatwerk in de verantwoording kunnen leveren. Het persoonsgebonden budget (pgb) in de Wmo is bij uitstek een onderwerp waar winst geboekt kan worden. 5

8 Hoofdstuk 1 Investeren in vertrouwen, anders denken 6 Sprekende voetregel

9 Investeren in vertrouwen Overheden zijn hard aan de slag om hun dienstverlening te verbeteren. Een van deze manieren is om meer vanuit vertrouwen te handelen. Het bereiken van beleidsdoelen en het geven van meer vertrouwen gaan prima samen. Vertrouwen betekent dat de overheid minder snel naar regels en intensieve controle grijpt en het lef heeft om processen anders in te richten. Werken vanuit vertrouwen levert ook geld op. Minder geld hoeft er te gaan naar intensieve controles zodat dit aan de voorkant kan worden besteed aan een betere dienstverlening. Burgers die gebruik maken of willen maken van voorzieningen in de Wmo ervaren nog niet altijd dit vertrouwen. Dit kan omdat hij of zij opnieuw een medische keuring moet doen. Of omdat een medische keuring moet worden ondergaan terwijl al duidelijk is welke beperking er is. Ook bij de verantwoording van budgetten valt er nog een wereld te winnen. Pgb-houders moeten soms veel bewijsstukken overleggen, ook als al duidelijk is dat zij hun budget goed besteden. Vaak worden jaarlijks dezelfde zaken gecontroleerd. De richtlijnen van de accountant worden dan als argument gebruikt om een volledige controle uit te voeren. Door te investeren in vertrouwen kan de relatie tussen gemeente en burger verbeteren. Een andere manier van denken en doen is hiervoor nodig. Er is een omslag nodig van regulering, procedures en handhaving naar dialoog, partnerschap en het vormen van nieuwe allianties 1. Voor deze andere manier van denken is ook ruimte in de fase van verantwoording en controle. Hier kan veel meer maatwerk geleverd worden: stevige controle waar nodig en lichte vormen van toezicht waar het kan. Dit is ook het uitgangspunt bij hoogwaardig handhaven. En als deze werkwijze in beleid wordt vastgelegd dan kan de accountant daar ook mee uit de voeten. Uitgangspunten van hoogwaardig handhaven en risicosturing Hoogwaardig handhaven betekent balans tussen aanvaardbare regeldruk en aandacht voor het sturen op rechtmatigheid en doelmatigheid. Hoe groter het vertrouwen in de budgethouder, hoe lichter de toegang, verantwoording en controle van het pgb. In de sociale zekerheid wordt dit concept al langer gebruikt om fraude met uitkeringen effectief te bestrijden. Een aantal elementen hieruit zijn goed toepasbaar op de Wmo. Hierdoor kan het proces van indicatiestelling tot verantwoording en controle slimmer worden ingericht. Hoogwaardig handhaven gaat uit van de volgende principes: -- de dienstverlening is gericht op het terugbrengen van (ervaren) regeldruk bij burgers; -- er wordt uitgegaan van vertrouwen in de burger; -- er wordt gezocht naar een balans tussen verantwoording afleggen over de besteding van publieke middelen en het terugdringen van administratieve lasten; -- risicogestuurde verantwoording: loslaten als het kan, controle als het moet; -- geconstateerde overtredingen worden bestraft. Een van de elementen van hoogwaardig handhaven is risicosturing. Dit betekent dat, op basis van risicoanalyses, profielen worden gemaakt die gekoppeld zijn aan voorzieningen, bedragen of groepen burgers die aan bepaalde kenmerken voldoen. Per profiel wordt het risico op overtreding ingeschat. Dit leidt tot maatwerk voor verantwoording en controle 2. 1 De brochure Vertrouwen verbetert van het ministerie van BZK bevat meer informatie over dit onderwerp. 2 In de Wet Werk en Bijstand (WWB) is ervaring opgedaan met het werken met profielen. De profielen in de WWB zijn vaak budgethouderburgerprofielen, gericht op het signaleren van oneigenlijk gebruik van voorzieningen. In deze handreiking worden profielen in bredere zin gebruikt.budgethouder Ze worden ingezet om het vertrouwen in de goedwillende meerderheid van burgers te versterkenbudgethouder. 7

10 Hoofdstuk 2 Van risicosturing naar modellen 8 Sprekende voetregel

11 Risicosturing, hoe doe ik dat? Risicogestuurde verantwoording kan helpen om kosten en tijd te besparen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van verantwoording en controle. Hiertoe dient een risico-analyse 3 worden gemaakt. De risicoanalyse geeft aan bij wie, welke groepen of welke voorzieningen de intensieve verantwoording kan worden losgelaten en waar verantwoording nog nodig is en in welke mate. Bronnen die kunnen worden gebruikt bij het maken van een risico-analyse zijn: -- kwaliteitsinformatie over de administratie die de budgethouders zelf aanleveren; -- meldingen en andere signalen die de gemeente ontvangt van derden; -- systematisch verzamelde ervaringen van budgethouders; -- ervaring en kennis van de eigen medewerkers; -- kennis van de lokale situatie; -- ervaringen van andere gemeenten. Op basis van deze gegevens wordt een inschatting Maatwerk per gemeente De visie van een gemeente bepaalt de inrichting van het werkproces rond de Wmo. Deze visies lopen uiteen van maximale controle van de burger tot maximaal vertrouwen in de burger. Zorg daarom dat het uitgangspunt van vertrouwen wordt neergelegd in een gemeentelijk visiedocument. Je krijgt er ook iets voor terug van de burger want burgers zijn geneigd om het geschonken vertrouwen te belonen door op een verantwoorde manier met hun pgb om te gaan. van de risico s gemaakt. Deze kan zich baseren op persoonlijke kenmerken van budgethouders maar ook op de hoogte van het budget of het type voorziening. Er zijn vier mogelijke bronnen om profielen op te baseren: - documentonderzoek; - ervaringen van medewerkers; - good practices elders; - statistische analyses. Relatie met rechtmatigheid en doelmatigheid Publieke middelen moeten goed besteed worden. Twee invalshoeken spelen hierbij een rol: Rechtmatigheid De gemeente controleert of het budget juist is besteed en of het pgb op de juiste gronden is verleend. Doeltreffendheid De gemeente controleert of het budget is besteed aan een hulpmiddel of voorziening die de beperking van de betreffende burger compenseert. Is de mobiliteit van de burger toegenomen door de toegekende scootmobiel? Is het sociale isolement van de burger daardoor afgenomen? Bij slimmer verantwoorden gaat het over de balans tussen het loslaten van verantwoording enerzijds en de rechtmatigheid en doelmatigheid anderzijds. Leeuwarden: Kijk bij de verantwoording naar de overall doelstelling, niet naar waar het geld aan uitgegeven is. 3 Een profiel is een kenmerk of een aantal met elkaar samenhangende kenmerken. Het kan gaan om kenmerken van burgers of over kenmerken van de dienstverlening/voorziening. 9

12 Toelichting modellen In het volgende hoofdstuk treft u een aantal modellen aan voor het loslaten van de verantwoording. De modellen uit deze handleiding komen uit de praktijk. Ze zijn ontdaan van hun lokale context en gebundeld. De volgende parameters treft u hierin aan: Doelgroepen/burgerkenmerken Zijn er budgethouders die aan een bepaald profiel voldoen en aan wie de gemeente geen verantwoording vraagt? Voorzieningen Is voor elke voorziening dezelfde verantwoording nodig? Intensiteit van de controle Kan worden volstaan met een steekproef (select of a-select) of is een 100% controle nodig? De administratie van de budgethouder Moet iedereen dezelfde informatie aan de gemeente leveren of kan bij bepaalde profielen de bewijslast wel wat minder? Bedrag Is er een financiële grens waaronder geen verantwoording wordt gevraagd? Thema s/onderwerpen Is de verantwoording en met name de controle op (wisselende) onderwerpen gericht (bijvoorbeeld speerpunten zoals de belastingdienst die gebruikt)? 4 Houten: De gemeente Houten past risicosturing toe. Menskracht en middelen worden gericht ingezet op basis van geformuleerde profielen. Deze werkwijze is ontwikkeld op het terrein van de bijstandsverlening en staat in Houten bekend onder de naam Hoogwaardig Handhaven. De vier elementen van Hoogwaardig Handhaven in Houten zijn: - het beter en vroegtijdig informeren van burgers; - het wegnemen van drempels zodat de kans op spontane naleving wordt vergroot; - vroegtijdige ontdekking van onjuist beheer; - daadwerkelijk sanctioneren in geval van fraude. 4 Deze opsomming is afkomstig van de website: 10

13 11

14 Hoofdstuk 3 Modellen voor verantwoording en controle 12 Sprekende voetregel

15 Werken met modellen Verantwoording is de informatie die de budgethouder aan moet leveren over de besteding van het pgb. De gemeente controleert de aangeleverde verantwoording. Uit verschillende praktijkvoorbeelden zijn voor deze handreiking een aantal modellen gedestilleerd. Bij de modellen gelden de volgende overwegingen: Beoordeel de omvang van de risico s die de gemeente neemt bij het verminderen van administratieve lasten. Op welke beleidsterreinen is al kennis over het (on-)juiste gebruik van voorzieningen en regelingen? Vaak blijkt het onjuiste gebruik kleiner dan verwacht en wegen de hoeveelheid controles niet op tegen het risico op onjuist gebruik. Breng de controlekosten in beeld en weeg ze af. Weegt die ene op onjuiste wijze verkregen douchestang op tegen de nalevings- en controlekosten? Investeer in de eerste kennismaking met de budgethouder. Als er huisbezoeken en keukentafelgesprekken worden afgelegd dan is er achteraf minder controle nodig. Werk stap voor stap met profielen. Begin bijvoorbeeld met een kleine doelgroep, een specifieke voorziening of elementen uit de verantwoording. Ga uit van de goedwillende meerderheid. Als de gemeente bijvoorbeeld voorwaardelijke vrijstellingen van verantwoording instelt, dan zullen de meeste mensen het in hen gestelde vertrouwen niet beschamen. Geef budgethouders tijd en ruimte om met hun eigen verantwoordelijkheid om te leren gaan. Bedenk wat het doel is van het werken met modellen. Is kostenbesparing het doel of staat de vermindering van administratieve lasten centraal? Toets profielen regelmatig op hun relevantie. Dit kan door middel van steekproeven. Pas het profiel aan als er te veel fouten in de steekproef zitten. Toets ook beleid en interne werkprocessen. Veranker de wijze van verantwoording en controle in beleid. Dit voorkomt problemen bij de accountantscontrole. De keuze voor een model De keuze voor een model is afhankelijk van het doel: Staat het verlagen van administratieve lasten voor de gemeente en de burger centraal dan is het werken met verschillende budgetcategorieën een optie (bijvoorbeeld modellen 1 en 6). Is verantwoording niet per se noodzakelijk omdat de indicatie de noodzaak van het pgb voldoende heeft aangetoond dan is model 2 interessant. De modellen 3 en 4 zijn toepasbaar bij budgethouders en voorzieningen met een laag risico. Model 5 biedt de gemeente de mogelijkheid om zelf de regie te voeren over de verantwoording. In model 7 wordt de verantwoording geleidelijk afgebouwd. Deze investering verdient zich later in het traject terug. Evalueer regelmatig: leer van ervaringen en fouten. 3 Een profiel is een kenmerk of een aantal met elkaar samenhangende kenmerken. Het kan gaan om kenmerken van burgers of over kenmerken van de dienstverlening/voorziening. 13

16 Model 1: Verantwoording van hulp bij het huishouden per budgetcategorie Uitgangspunt: Hoe lager het toegekende budget, hoe minder verantwoordingslast. De verminderde verantwoording betreft: - de bewijslast; - de wijze van verantwoorden. Methodiek: Budgetcategorie 1: Geen verantwoording (in de praktijk: tot 2500,-). Budgetcategorie 2: Verantwoording via een verantwoordingsformulier. De budgethouder geeft aan welke voorziening bij welke zorgverlener tegen welke prijs is ingekocht. (in de praktijk tussen 2500,- en 5000,-). Budgetcategorie 3: Verantwoording via een verantwoordingsformulier. De budgethouder houdt de administratie bij aan de hand van betalingsbewijzen. Er wordt gecontroleerd op basis van een a-selecte steekproef (in de praktijk boven de 5000,-). Gevraagde formulieren: Budgetcategorie 1, 2 en 3: Na beschikking een kopie van de overeenkomst met de zorgverlener. Budgetcategorie 2 en 3: Jaarlijks verantwoordingsformulier. Budgetcategorie 3: Bij steekproefcontrole moeten de betalingsbewijzen worden overlegd. Toelichting: Dit model ziet af van aparte verantwoording bij een laag budget. De budgethouder hoeft in dat geval geen administratie meer bij te houden. Budgethouders uit de volgende budgetcategorie hoeven alleen verantwoording af te leggen met een eenvoudig verantwoordingsformulier. Dat geldt ook voor de hoogste budgetcategorie. De budgethouder uit de hoogste budgetcategorie moet tevens een deugdelijke administratie bijhouden. De gemeente kan deze administratie steekproefsgewijs controleren. Gevolgen voor de administratieve lasten: In tijd levert de lichtere verantwoording de budgethouder jaarlijks een geschatte tijdbesparing op van ongeveer vijf uur. Daar komt nog twee uur bij, omdat de budgethouder geen betalingsbewijzen hoeft te bewaren of op te sturen. Het werken met budgetcategorieën kan de gemeente per budgethouder 8,5 tot 9 uur opleveren. Uitgaande van 50,- per netto productief uur scheelt dit 425,- tot 450,- per budgethouder 5. 5 Zie voor een uitgebreide toelichting en onderbouwing bijlage 1 14

17 Model 2: (deels) Verantwoordingsvrij pgb op basis van beoordeling of indicatie Uitgangspunt: Er is geen verantwoordingplicht over het pgb tot aan 5000,- omdat goed onderzoek en de daaruit voortvloeiende beoordeling de noodzaak van het pgb voldoende hebben aangetoond. Boven de 5000,- wordt er wel gecontroleerd, om te kijken of de budgethouder de juiste voorziening heeft gekregen. Methodiek: Hulp bij het huishouden: Alle budgetcategorieën: geen verantwoording en controle Of: Budgetcategorie 1: geen controle Budgetcategorie 2: controle: 100% of op basis van een steekproef (in de praktijk vanaf 5000,-) Woningaanpassingen en vervoersvoorzieningen: Budgetcategorie 1: geen controle Budgetcategorie 2: 100% controle (in de praktijk: vervoersvoorzieningen boven 3000,- en woningaanpassingen boven 7500,-) Een variant op dit model is het beperken van de controle tot het aanschafdeel van het pgb. De gemeente vertrouwt er daarbij op dat de budgethouder de voorziening echt nodig heeft en dus goed onderhoudt. Vanuit dit principe controleert de gemeente niet op het onderhoudsdeel van het pgb. Gevraagde formulieren: Bij hulp bij het huishouden: Of: Budgetcategorie 1: Bij budgetcategorie 2: geen geen aankoopfacturen Bij woningaanpassingen en vervoervoorzieningen: Budgetcategorie 1: geen Bij budgetcategorie 2: aankoopfacturen. Toelichting: In deze methodiek wordt er geen verantwoording gevraagd. De budgethouder hoeft geen administratie bij te houden en er wordt niet gecontroleerd. Bij voorzieningen vanaf een bepaald bedrag wordt er wel gecontroleerd. Deze methodiek valt of staat met het vertrouwen in de eigen indicatie. De controle is dan ook gericht op de kwaliteit van die indicatie. Gevolgen voor de administratieve lasten: De budgethouder kan per jaar tot 5 uur besparen. Daar komt nog twee uur bij, omdat de budgethouder geen betalingsbewijzen meer hoeft te bewaren of op te sturen. Het werken met budgetcategorieën kan de gemeente per budgethouder 9 uur en dus 450, - opleveren. 15

18 Breda: De gemeente Breda hanteert een volledig verantwoordingsvrij pgb voor hulp bij het huishouden. Breda vindt namelijk dat met de indicatie voor hulp bij het huishouden de noodzaak hiervan is bewezen. Daarom wordt er achteraf niet gecontroleerd. De gemeente indiceert het merendeel van de aanvragen zelf. Bij complexe aanvragen wordt advies gevraagd aan een arts. Breda gaat er vanuit dat de indicatiestelling goed gebeurt en dat de toekenning ook echt nodig is. Breda vertrouwt erop dat de budgethouder het budget juist besteedt en legt de verantwoordelijkheid daarvoor bij de budgethouder. Wel gaat de gemeente Breda bij de indicatiestelling na of het toekennen van een pgb een verantwoorde stap is. Door vertrouwen in de budgethouder te schenken kan Breda de controle op de uitgaven beperken en is er sprake van een klantvriendelijk pgb. Model 3: Verantwoordingsvrij bij bepaalde budgethoudergroepen Uitgangspunt: Budgethouders die zich bevinden in een situatie waarin weinig verandert hoeven geen verantwoording af te leggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan chronisch zieken of budgethouders boven een bepaalde leeftijd. Methodiek: Vertrouwen tenzij op basis van kenmerk budgethouders: - leeftijd: personen vanaf een bepaalde leeftijd; - permanent ziektebeeld: de ziekte rechtvaardigt de voorziening, nu en in de toekomst. Gevraagde formulieren: Als budgethouders aan de door de gemeente bepaalde kenmerken voldoen: geen. Toelichting: Deze methodiek vraagt geen verantwoording aan budgethouders die aan bepaalde kenmerken voldoen. Het gaat hierbij om groepen waarvan gezegd kan worden dat hun situatie nauwelijks aan verandering onderhevig is. De kans op misbruik is hierdoor klein en de kosten van toezicht zijn hierdoor onevenredig groot. Gevolgen voor de administratieve lasten: Voor de budgethouder die voldoet aan bepaalde kenmerken kan de jaarlijkse besparing oplopen tot 6 uur en 45 minuten. Het werken met budgetcategorieën bespaart de gemeente 9 uur en dus 450,- per budgethouder. 16

19 Houten: Houten vindt de vermindering van de administratieve lasten belangrijk. Hoewel er af en toe verhalen over fraude met persoonsgebonden budgetten de kop opsteken, blijken dat incidenten te zijn die weinig raakvlakken hebben met de uitvoeringspraktijk van de Wmo. De gemeente Houten wil wel zicht houden op de rechtmatigheid van de verstrekte algemene middelen. In Houten ontvangen vier groepen budgethouders een verantwoordingsvrij budget: - personen van 76 jaar en ouder; - personen met een indicatie van 12 maanden of korter; - personen die hun zorg inkopen bij een professionele aanbieder; - personen die hun administratie laten voeren door de SVB. De overige budgethouders leggen in beperkte mate verantwoording af. Zij moeten jaarlijks schriftelijk aantonen hoeveel uur zorg zij tegen welk tarief geleverd hebben gekregen. Model 4: Verantwoordingsvrij bij bepaalde randvoorwaarden Uitgangspunt: Budgethouders die hun voorziening inkopen bij een door de gemeente erkende zorgaanbieder of -verlener leggen geen verantwoording af. Hetzelfde geldt voor budgethouders die hun administratie laten voeren door de SVB of een vergelijkbare organisatie. Voorbeelden hiervan zijn bemiddelings- of administratiebureaus die volgens de gedragscode van Per Saldo werken. Methodiek: Vertrouwen in de ondersteunende partners: - Inkoop bij een door de gemeente erkende of gecontracteerde zorgaanbieder; - Het uitvoeren van de administratie door de SVB of vergelijkbare organisatie; - Het inzetten van een professionele, door de gemeente erkende, zorgverlener. Gevraagde formulieren: Wanneer budgethouders gebruik maken van een door de gemeente erkende organisatie: geen. Toelichting: Deugdelijk beheer van het pgb of de zekerheid dat het pgb daadwerkelijk voor een voorziening wordt ingezet zijn belangrijke onderdelen van de controle en verantwoording. De kans op ondeugdelijk beheer bij budgethouders die voldoen aan door de gemeente bepaalde randvoorwaarden (zoals preferente zorgaanbieders) is verwaarloosbaar. De kosten van misbruik wegen niet op tegen de kosten van toezicht. Als het beheer niet door de budgethouder zelf maar door een derde (bijvoorbeeld een familielid, de zorgverlener of een administratiebureau) wordt gedaan dan kan dit aanleiding zijn om juist intensiever te controleren. Per Saldo werkt aan een keurmerk voor administratiebureaus. Administratiebureaus die zich hieraan committeren bieden de gemeente de mogelijkheid om de controle en verantwoording anders in te richten dan bureaus die dit niet doen. 17

20 Gevolgen administratieve lasten: Door de controlelasten voor vertrouwde organisaties los te laten nemen voor zowel de gemeente als de budgethouder de administratieve lasten af. De afname is gelijk aan die bij model 3, met als enige verschil dat de twee categorieën bij dit model de budgethouders die werken met erkende zorgaanbieders of -verleners of de SVB (geen verantwoording) en overige budgethouders. Tilburg: De gemeente Tilburg maakt het pgb alleen nog maar rechtstreeks over naar de rekening van de budgethouder. Dit naar aanleiding van problemen die de gemeente heeft gehad met particuliere administratiebureautjes. Model 5: Vraaggerichte verantwoording Uitgangspunt: Budgethouders hoeven alleen te verantwoorden als de gemeente hen daartoe uitnodigt. De gemeente bepaalt vooraf welke budgethouders in een bepaald jaar om wat voor reden dan ook worden gecontroleerd. De gemeente communiceert de keuze jaarlijks aan haar budgethouders, net zoals de Belastingdienst dat doet. Methodiek: Administratie: De budgethouder is verplicht om een deugdelijke administratie te voeren, omdat hij of zij gecontroleerd kan worden op een juiste besteding van het pgb. Controle: De controle vindt plaats bij een steekproef. De gemeente bepaalt zelf welke pgb s om wat voor reden in een bepaald jaar worden gecontroleerd. Verantwoording: Na aanschaf van de voorziening waarvoor het pgb is verstrekt of na afloop van de periode waarop het pgb van toepassing was, als de gemeente daarom vraagt. Gevraagde formulieren: - De nota/factuur van de aangeschafte voorziening; - Een betalingsbewijs van de aangeschafte voorziening; - Een overzicht van de salarisadministratie. Toelichting: Een goed onderbouwde indicatie laat zien dat het pgb rechtmatig is toegekend. Het risico voor gemeenten is dan minimaal. Budgethouder wordt steekproefsgewijs gevraagd om verantwoording over de besteding van het pgb af te leggen. Op deze manier worden de administratieve lasten van controle voor budgethouders zo laag mogelijk gehouden en wordt tegelijkertijd recht gedaan aan de wens tot controle op de rechtmatigheid van de besteding. Budgethouders die dat jaar niet worden gevraagd, hoeven geen verantwoording af te leggen. Wel moeten zij een administratie bijhouden. 18

21 Gevolgen voor de administratieve lasten: De vermindering van verantwoordingslasten is hetzelfde als bij model 3. De twee categorieën bij dit model zijn budgethouders die geen deel uitmaken van de selectie voor verantwoording (geen verantwoording en dus maximale besparing aan verantwoordingslasten) en voor verantwoording geselecteerde budgethouders (geen besparing van verantwoordingslasten). Model 6: Verantwoordingsvrij per budgetcategorie bij woningaanpassingen Uitgangspunt: De gemeente stelt woningaanpassingen die niet direct waardevermeerderend zijn vrij van controle en verantwoording. Gemeenten kunnen dit inschatten aan de hand van de hoogte van de kosten van de aanpassing. Methodiek: Na toekenning van een woningaanpassing tot een door de gemeente bepaald bedrag krijgt de budgethouder een pgb voor de gevraagde aanpassingen. De gemeente controleert niet en de budgethouder hoeft geen verantwoording af te leggen. Bij voorzieningen boven het verantwoordingsvrije bedrag vindt steekproefsgewijs controle en verantwoording plaats. Woningaanpassingen worden over het algemeen wel gecontroleerd op deugdelijkheid. Deze kwaliteitscontrole kan voldoende zijn. Immers, een budgethouder heeft een pgb ontvangen. Als de voorziening wordt gecontroleerd op kwaliteit dan wordt de direct vastgesteld of de voorziening daadwerkelijk aanwezig is. Dit maakt een financiële verantwoording overbodig. Gevraagde formulieren: Bij voorzieningen beneden het door de gemeente bepaalde bedrag: geen. Bij voorzieningen boven het door de gemeente bepaalde bedrag: aankoopfacturen. Toelichting: De gemeente beperkt het risico op misbruik door woningaanpassingen die niet direct als woningverbetering gebruikt kunnen worden vrij te stellen van controle en verantwoording. Het risico kan verder verkleind worden door de woningcorporatie de aanpassing uit te laten voeren. De gemeente vertrouwt er daarbij op dat de woningcorporatie de aanpassing tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden realiseert. 19

22 Gevolgen administratieve lasten: Meer dan de helft van de toegekende woningvoorzieningen kost minder dan 2500,-. Door die voorzieningen verantwoordingsvrij te maken krijgt het merendeel van de aanvragers niet met administratieve lasten te maken. Het proces wordt eenvoudiger en korter. De vermindering van verantwoordingslasten zijn gelijk aan die bij model 3. Bij dit model worden de categorieën voorzieningen beneden het bepaalde bedrag (geen verantwoording) en voorzieningen boven het bepaalde bedrag gebruikt. Model 7: Profiel: Verdiend vertrouwen Uitgangspunt: Door controle niet alleen te gebruiken als controle maar ook om budgethouders te leren hoe hun pgb te beheren, investeert de gemeente in het terugdringen van administratieve lasten. Na verloop van tijd en na bewezen goed beheer kan de standaardcontrole worden vervangen door een steekproef. Methodiek: 1e jaar: volledige controle en begeleiding/coaching naar goed beheer 2e jaar: volledige controle op goed beheer (de budgethouder beheert het pgb zelfstandig). De controle is niet bedoeld om onrechtmatigheid te constateren maar om te zien of de budgethouder het budget op de juiste wijze beheert. 3e jaar: verdiend vertrouwen. Er is alleen nog controle bij een steekproef Gevraagde formulieren: 1e jaar: standaard overleggen van de facturen, overzicht van de salarisadministratie. 2e jaar: standaard overleggen van de facturen, overzicht van de salarisadministratie. 3e jaar: alleen overleggen van de facturen en salarisadministratie als men binnen de gemeentelijke steekproef valt. Toelichting: De focus bij deze aanpak ligt voornamelijk op de budgethouder en niet zozeer op het streng naleven van de wetten en regels. Budgethouders kunnen vertrouwen verdienen als zij hebben laten zien dat ze weten hoe ze met het pgb moeten omgaan. De gemeente kan dit in het begin faciliteren en begeleiden. De controle wordt een leerproces. Denk bijvoorbeeld aan een tussentijdse controle waarbij gezamenlijk de administratie wordt doorgenomen. Gevolgen voor de administratieve lasten: Als goed beheer van het pgb is aangetoond nemen de administratieve lasten voor de budgethouder en gemeente af. 20

23 21

24 Hoofdstuk 4 Digitale mogelijkheden 22 Sprekende voetregel

25 Niet iedereen zal gebruik kunnen of willen maken van digitale mogelijkheden maar voor een grote groep zal het verantwoorden makkelijker worden. De beschreven modellen bieden mogelijkheden om de verantwoording en controle slimmer in te richten. Vaak blijft er toch een groep over die het pgb zal moeten verantwoorden naar de gemeente. Dit kan door het gebruik van digitale mogelijkheden makkelijker worden gemaakt. Niet iedereen zal gebruik kunnen of willen maken van digitale mogelijkheden maar voor een grote groep zal het verantwoorden makkelijker worden. Niet alleen hoeft de burger dan niet meer de deur uit om zijn of haar zaken te regelen, de verantwoording kan sneller worden afgehandeld en er kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om gegevens vooraf in te vullen. Digitaal verantwoorden met epgb Op landelijk niveau is de website opgezet. Gemeenten die budgethouders faciliteren in het gebruik van deze website helpen hen om op eenvoudige wijze online hun volledige pgb-administratie bij te houden. De budgethouder weet, na het invullen van de vragen, zeker dat hij/zij alles volgens de regels heeft gedaan. Verantwoordingshulp SVB De SVB werkt aan een nieuwe verantwoordingshulp. De SVB beschikt over heel wat gegevens die op het formulier terecht moeten komen. Als een budgethouder zijn salarisadministratie bij de SVB heeft ondergebracht dan worden die gegevens automatisch ingevuld. Denk bijvoorbeeld aan de totalen aan loonkosten per zorgverlener over de te verantwoorden periode én de eventuele compensatie voor loondoorbetaling bij ziekte. Veel budgethouders kunnen hun administratie niet onderbrengen bij de SVB omdat ze geen werkgever zijn. Het gaat dan om de zogenaamde netto/netto contracten. Voor deze budgethouders heeft de SVB een eenvoudig administratiesysteem bedacht. Daarin kunnen zij ook de facturen per zorgverlener opvoeren. Uitgangspunt is dat niet méér informatie wordt gevraagd dan werkelijk nodig is om het verantwoordingsformulier volledig in te vullen. Budgethouders kunnen de verantwoordingsrapportage op ieder gewenst moment genereren. Dit doen ze door de te verantwoorden periode in te voeren, aan te geven of het de verantwoording voor de gemeente of het zorgkantoor betreft en de button maak verantwoording aan te klikken. Een (onder de motorkap) complex systeem haalt alle relevante gegevens op, telt ze bij elkaar op en vult het formulier in. De budgethouder kan vervolgens het formulier downloaden, uitprinten en opsturen. Dit levert vooral winst op voor de budgethouder. Die wordt om te beginnen door het verantwoordingsproces geloodst, waarbij de administratieve last tot een minimum wordt beperkt. Daarnaast doet het systeem het rekenwerk. Voor budgethouders die de salarisadministratie voor al hun zorgverleners bij de SVB hebben ondergebracht, is de verantwoording zelfs met praktisch één druk op de knop te realiseren. 23