NIEUWE VERPLICHTING: HET UBO-REGISTER

Transcriptie

1 NIEUWE VERPLICHTING: HET UBO-REGISTER Vanaf 31 maart 2019 voert de nationale wetgever een nieuwe verplichting in, het registreren van de uiteindelijke begunstigden (in het Engels UBO genoemd, wat staat voor Ultimate Beneficial Owner ; hierna het UBO-register ) 1. De wet voert deze verplichting in (1) voor vennootschappen, vzw s (lokale en internationale) en stichtingen om toereikende en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden bij te houden en (2) voor bestuurders om gegevens over de uiteindelijke begunstigden elektronisch naar het UBOregister te sturen. Hieronder vindt U de principes van deze nieuwe verplichtingen, evenals de wijze waarop Tax Consult u kan bijstaan bij het voldoen hieraan. 1. Begrip: uiteindelijke begunstigde Als uiteindelijke begunstigden worden natuurlijke personen beschouwd die eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over drie soorten juridische entiteiten, met name (i) vennootschappen, (ii) vzw s (lokale en internationale) en stichtingen en (iii) trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts. De aanwijzing van de natuurlijke persoon die eigenaar is of zeggenschap heeft, gebeurt afhankelijk van de juridische entiteit waarvan sprake. Voor de onderscheiden soorten entiteiten, worden de volgende categorieën van personen als uiteindelijke begunstigde beschouwd: (i) Vennootschappen: a. Natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks 2 of onrechtstreeks 3 meer dan 25% van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt/houden ; b. Natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (vb. via aandeelhoudersovereenkomst, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen of vetorecht) ; c. Indien niemand van de hierboven bedoelde personen wordt geïdentificeerd, is de uiteindelijke begunstigde de persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel (vb. de CEO of andere leidinggevenden). 1 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. 2 Een rechtstreekse UBO is een natuurlijke persoon die rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige. Dit zonder dat hierbij via een of meerdere tussenliggende juridische entiteit(en) moet worden gegaan. 3 Een onrechtstreekse UBO is een natuurlijke persoon die via een of meerdere tussenliggende juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige.

2 (ii) Vzw s (lokale en internationale) en stichtingen: a. De personen die lid zijn van de raad van bestuur ; b. De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen ; c. De personen belast met het dagelijks bestuur ; d. De stichters ; e. De natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is ; f. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent. (iii) Trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts: a. De oprichter ; b. De fiduciebeheerder(s) of trustee(s) ; c. De protector ; d. De begunstigden, of wanneer deze nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is ; e. Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent. De informatieplichtigen moeten in principe alle categorieën van personen vermelden die als UBO s worden beschouwd, evenals de soort entiteit waartoe zij behoren. Wat betreft de (i) Vennootschappen, moeten enkel de eerste twee categorieën gezamenlijk worden aangegeven (a en b). De derde categorie (zijnde de leidinggevenden vernoemd in puntje c) moet enkel worden geïdentificeerd indien geen enkele UBO kan worden geïdentificeerd op basis van die eerste twee categorieën. Wat betreft de (ii) Vzw s (lokale en internationale) en stichtingen en (iii) Trusts en andere juridische entiteiten, moeten alle categorieën cumulatief worden vermeld (a tot f) die als UBO geïdentificeerd worden. Wij vestigen uw aandacht op het feit dat een UBO afzonderlijk, dan wel gegroepeerd kan zijn. Een UBO is afzonderlijk indien deze op een autonome wijze aan de voorwaarden van de definitie van de uiteindelijke begunstigde voldoet. Een UBO is gegroepeerd indien zijn zeggenschap voortvloeit uit de coördinatie met meerdere personen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor personen die een aandeelhoudersovereenkomst hebben gesloten. 2. Identificatie van de uiteindelijke begunstigde Zoals gezegd, worden zowel rechtstreekse als onrechtstreekse UBO s geviseerd door de wetgever. We spreken van een indirecte uiteindelijk begunstigde wanneer de eigendomsstructuur van een vennootschap gelaagd is door de aanwezigheid van een of meerdere tussenliggende juridische 2

3 entiteiten (d.w.z. een keten van eigendom). In dit geval zullen deze vennootschappen alle niveaus van de eigendomsstructuur moeten onderzoeken om ervoor te zorgen dat alle natuurlijke personen die indirecte zeggenschap hebben, worden geïdentificeerd. Een indirecte controle binnen een keten van eigendom kan op twee manieren worden vastgesteld: 1. De eerste manier is wanneer een tussenliggende entiteit meer dan 25% van de aandelen of van de stemrechten bezit van de informatieplichtige en een natuurlijke persoon een meerderheidsbelang heeft in deze tussenliggende entiteit (d.w.z. > 50% van de stemrechten en de aandelen). 2. De tweede is die waarbij de gewogen waarde van de deelneming van een natuurlijke persoon in de aandelen of rechten van de informatieplichtige, via tussenliggende entiteiten in een keten van eigendom, meer dan 25% bedraagt. Een natuurlijke persoon die door een van deze twee benaderingen geïdentificeerd is, moet geregistreerd worden als de uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige in het UBO-register. Laat ons toe hieronder een illustratie te geven bij de berekening van de 25% van de stemrechten zoals voorzien in puntje a voor de categorie (I) Vennootschappen (zie FAQ UBO, 17 oktober 2018): In het diagram hierboven is Bel Co een vennootschap waarvan 30% van de aandelen in handen is van X Co en de resterende 70% in handen van A. Daardoor heeft A een direct deelneming van meer dan 25% en is het een directe uiteindelijke begunstigde van Bel Co. B bezit 80% van de aandelen van X Co en een gewogen indirecte deelneming in de stemrechten of aandelen van Bel Co van 24% (want 80% x 30% = 24%). Dit betekent dat B geen gewogen deelneming in Bel Co van meer dan 25% heeft, maar wel een meerderheidsdeelneming (namelijk 80%) heeft in een entiteit die meer dan 25% van de stemrechten in Bel Co bezit (namelijk 30%). Bijgevolg is B een uiteindelijke begunstigde van Bel Co. 3

4 C bezit 20% van de stemmen of de aandelen van X Co en heeft dus een indirecte deelneming in de aandelen van Bel Co van 6% (want 20% x 30% = 6%). Zonder een gewogen deelneming in Bel Co van meer dan 25% en zonder meerderheidsdeelneming in een tussenliggende entiteit die meer dan 25% van de stemrechten of aandelen van Bel Co, wordt C niet beschouwd als uiteindelijke begunstigde van Bel Co. 3. Mee te delen informatie De wettelijke vertegenwoordigers van deze entiteiten zijn verplicht om de informatie over elk van hun UBO s over te maken aan het UBO-register. In het geval van een wijziging moeten de gegevens binnen een maand geactualiseerd worden. De bedoelde aan te geven informatie die per UBO moet worden overgemaakt, betreft de volgende elementen: Naam en voornaam ; Geboortedatum ; Nationaliteit(en) ; Volledig verblijfadres ; De datum waarop hij UBO is geworden ; Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is ; De categorie(ën) van UBO waartoe hij behoort. Complementaire informatie wordt gevraagd voor de UBO s van vennootschappen, meer bepaald: Voor de UBO s die aandelen of stemrechten hebben in de vennootschap: indien het gaat om een afzonderlijke UBO of een UBO in groep (samen met anderen personen); Indien het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreeks UBO, het aantal tussenpersonen en ook voor elk van hen de volledige identificatiegegevens ; De omvang van het uiteindelijk belang in de informatieplichtige, namelijk: o In het geval van de rechtstreekse UBO en wanneer het zeggenschap resulteert uit de eigendom van de aandelen of stemrechten, het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige ; o In het geval van een onrechtstreekse UBO en wanneer het zeggenschap resulteert uit de onrechtstreekse eigendom van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige, de gewogen percentages van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige. Het is belangrijk op te merken dat al de bewijsstukken van de meegedeelde informatie in het UBOregister bijgevoegd dienen te worden. De elektronische applicatie vereist zelfs het toevoegen van minimaal 1 document. Indien dit niet wordt toegevoegd, is het onmogelijk om de registratie af te ronden. 4

5 4. Toegang tot informatie Belangrijk om weten, tot slot, is wie toegang zal hebben tot deze informatie. Hiertoe wordt wederom een onderscheid gemaakt tussen de verschillende soorten juridische entiteiten. Wat betreft het register m.b.t. vennootschappen, handhaaft de administratie het principe dat het register toegankelijk is voor het algemene publiek. Bijgevolg zullen de volgende entiteiten toegang hebben tot het register: De bevoegde autoriteiten (d.w.z. de fiscus) ; De entiteiten die verplichtingen hebben inzake de waakzaamheid ten aanzien van hun cliënteel (d.w.z. boekhoudkantoren, notarissen etc.) ; Elke burger (die op basis van het ondernemingsnummer van de vennootschap het UBO register zal kunnen raadplegen). Wat betreft het register m.b.t. (lokale en internationale) vzw s, stichtingen, trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts, heeft de administratie een bijkomende voorwaarde toegevoegd zodat enkel personen met een legitiem belang zich toezicht kunnen verschaffen. Voornamelijk de volgende entiteiten zullen derhalve toegang hebben tot de registers: De bevoegde autoriteiten (d.w.z. de fiscus) ; De entiteiten die verplichtingen hebben inzake de waakzaamheid ten aanzien van hun cliënteel (d.w.z. boekhoudkantoren, notarissen etc.) ; Elke andere persoon of organisatie die een legitiem belang aantoont ; Elke persoon die een schriftelijke aanvraag indient bij de Administratie van de Thesaurie en die zeggenschap hebben over een vennootschap, vzw of stichting. De Algemene Administratie van de Thesaurie kan, op verzoek van een UBO of zijn lasthebber, een deel van of alle gegevens met betrekking tot de UBO verbergen. Merk op dat deze afwijking alleen betrekking heeft op de zichtbaarheid van de geregistreerde informatie en in geen geval op de verplichting om deze informatie te registreren. Hiertoe moet een aan vraag worden ingediend die vergezeld moet zijn van een document of een stuk dat aantoont dat de toegang tot deze informatie de UBO in kwestie blootstelt aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. 5. Sanctie Ingeval van inbreuk op de bepalingen inzake de identificatie en de verstrekking van informatie, zijn de informatieplichtigen onderworpen aan een strafrechtelijke administratieve boete van 250 tot Inwerkingtreding Hoewel het koninklijk besluit op 31 oktober 2018 in werking treedt, krijgen de informatieplichtigen tijd tot 31 maart 2019 om de informatie over hun UBO over te maken aan het UBO-register. 5

6 7. Manier van informatieverstrekking en bijstand van Tax Consult In principe valt de verplichting tot mededeling van bovenvermelde informatie op de schouders van de bestuurder-natuurlijke persoon. Hiertoe heeft de administratie een elektronische applicatie ontwikkeld die toegankelijk is via MyminfinPro ( 4 Tax Consult kan u bijstand verlenen zowel bij het registreren als bij de volledige opvolging van uw dossier in het UBO-register. Naast de mogelijkheid om u te adviseren bij de registratie, blijkt het echter vooralsnog onmogelijk om als extern mandataris op te treden om u als bestuurder-natuurlijk persoon te registreren. Hoewel de FOD Financiën zich sterk maakt dat een extern mandaat reeds mogelijk is (zie FAQ), stellen wij vast dat dergelijke applicatie nog niet bestaat. De applicatie voor extern mandaat is in de maak en zal hoogstwaarschijnlijk de vorm aannemen van een volmachtgever (uzelf) die met behulp van een eid en pincode een mandaat kan aanmaken voor een volmachthouder (Tax Consult). Wij hopen dat de overheid deze applicatie spoedig installeert. Indien u vragen en of opmerkingen heeft bij het voorgaande, vragen wij u vriendelijk zich te wenden tot uw contactpersoon bij Tax Consult, die U uiteraard graag bijkomende informatie zal verstrekken. Hoogachtend, Tax Consult 4 Er is een gebruikershandleiding van de UBO applicatie voorzien door de FOD Financiën ( 6