gelezen het voorstel van de Ondernemingsraad van de gemeente Spijkenisse d.d. 28 februari 2007;

Transcriptie

1 CZP&O/2007/70 De raad der gemeente Spijkenisse, voor zover het aangaat de raad waaronder begrepen steunfractieleden, het college en de griffie; burgemeester en wethouders van de gemeente Spijkenisse voor zover het aangaat de ambtelijke organisatie; gelezen het voorstel van de Ondernemingsraad van de gemeente Spijkenisse d.d. 28 februari 2007; gelet op de artikelen 15, derde lid, 41c, tweede lid, 69, tweede lid van de Gemeentewet en artikel 125 quinquies van de Ambtenarenwet; gezien het advies van de commissie Algemene Zaken d.d. 4 september 2007; b e s l u i t e n: de integrale politiek-bestuurlijke en ambtelijke gedragscode vast te stellen. HOOFDSTUK I : INLEIDING Op de volgende pagina's treft u de gedragscode bestuurlijke en ambtelijke integriteit aan. Deze code is een eigen product van de gemeente dat de waarden en de identiteit van de politiek-bestuurlijke en ambtelijke organisatie, alsmede de griffie, weerspiegelt. Of de gedragscode een positief effect op de organisatie heeft, hangt niet alleen van de inhoud af maar ook van de manier waarop met de code door bestuur en ambtenaren wordt omgegaan. Waarden en normen De code dient als vertrekpunt voor een inventarisatie van waarden en normen binnen onze gemeente. Ook de toelichting (met voorbeelden) kan gebruikt worden om een discussie te starten. Zo'n inventarisatie of discussie kan leiden tot het versterken van de kernwaarden binnen onze organisatie. De gedragsvoorschriften, zoals genoemd in de volgende artikelen, zijn gebaseerd op en worden getoetst aan de volgende kernbegrippen. Dienstbaarheid Het handelen is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken.

2 Functionaliteit Het handelen heeft een herkenbaar verband met de functie die vervuld wordt. Onafhankelijkheid Het handelen wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Openheid Het handelen is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen en de beweegredenen daarbij. Betrouwbaarheid Men moet kunnen rekenen op degenen die voor de gemeente werkzaam zijn. Afspraken worden nagekomen. Kennis en informatie waarover men uit hoofde van zijn functie beschikt, wordt aangewend voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldigheid Het handelen is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. In de code is een groot aantal relevante gedragsregels bijeengebracht ten aanzien van thema's waarbij de integriteit in het geding kan komen: vertrouwelijke informatie, nevenwerkzaamheden, geschenken, uitnodigingen voor reizen, gemeentelijke voorzieningen, belangen van persoonlijke betrekkingen en reageren op niet-integere zaken. Formulering van regels In de gedragscode is gekozen voor zo concreet mogelijke formuleringen. De gedragscode biedt daardoor een praktisch houvast voor zowel de politiekbestuurlijke als de ambtelijke organisatie, alsmede de griffie. Maar ook concreet geformuleerde regels laten nog ruimte voor interpretatie, zoals de regel dat vertrouwelijke gegevens worden opgeborgen als men de werkplek verlaat. Voor de één betekent dit dat stukken worden opgeborgen aan het eind van de dag, terwijl een ander al bij een korte pauze zal opruimen. In de formulering van de gedragsregels in deze gedragscode staat het wenselijke gedrag van het (politiek) bestuur en de ambtenaar centraal. Positieve formuleringen werken immers beter dan verbodsbepalingen. Andere regelgeving Het spreekt voor zich dat regelgeving van een hogere, dan wel meer specifieke, orde dan deze gedragscode voorgaat op de voorschriften van de gemeentelijke gedragscode.

3 HOOFDSTUK II : ELEMENTEN VAN INTEGRITEIT 1. Professionaliteit U beseft dat u onderdeel bent van de overheid. In deze hoedanigheid neemt u het volgende in acht: U dient het algemeen belang en probeert met uw handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. U houdt zich aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. U treedt correct op tegen burgers en vertegenwoordigers van bedrijven en instellingen. U discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. U voert uw werk op een professionele manier uit. U geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin u niet volgens uw professionele normen kunt werken stelt u intern aan de orde. U gaat respectvol met uw collega's en derden om. U houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. U bent aanspreekbaar op uw gedrag. U gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). U vermijdt het maken van onnodige kosten. U draagt verantwoordelijkheid voor uw eigen handelen. U kunt de keuzes die u binnen uw werk maakt verantwoorden. 2. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie U gaat binnen en buiten uw werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, gevoelige en vertrouwelijke informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden. U gaat functioneel om met gevoelige informatie. U respecteert de privacy van cliënten, relaties en collega's. U gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van uw functie en niet voor andere doeleinden. U gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover u uit hoofde van uw ambt beschikt. U verstrekt geen geheime informatie. U houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. U maakt niet ten eigen bate of ten bate van uw persoonlijke betrekkingen gebruik van de in de uitoefening van uw functie verkregen informatie. U zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als u uw werkplek verlaat en dat uw computer is afgesloten. 3. Nevenfuncties en andere privé-activiteiten U vervult geen nevenfuncties of nevenactiviteiten waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente. U maakt melding van al uw nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Voor raads- en collegeleden worden deze gegevens openbaar gemaakt.

4 Een raadslid doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. Bij privaatpublieke samenwerkingsrelaties voorkomt het raadslid (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. Een oud-raadslid wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente. Een raadslid die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. Een raadslid neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. De kosten die een raads- of collegelid maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (c.q.-nevenfunctie), worden vergoed door de gemeente. Indien daarnaast door een andere instantie in verband met die nevenfunctie kosten worden vergoed, dan meldt het betreffende lid dit aan het Seniorenconvent of het college. Een collegelid dat een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college van burgemeester en wethouders. Een raadslid dat een andere of een (neven)functie aanvaardt, meldt dat aan de griffier die zorg draagt voor periodieke openbaarmaking van alle functies en (neven)functies. Inkomsten en vergoedingen die collegeleden en ambtenaren ontvangen uit nevenfuncties en activiteiten die worden verricht uit hoofde van hun functie bij de gemeente, worden in de gemeentekas gestort. U bent zich ervan bewust dat activiteiten die u naast uw werk verricht, het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijf en vennoot- of aandeelhouderschap. U meldt activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar u in uw functie mee te maken hebt. U meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade of nadeel met zich mee kan brengen voor de organisatie. Zo kan uw productiviteit eronder lijden als u in uw vrije tijd bijvoorbeeld als barkeeper regelmatig tot laat in de avond aan het werk bent. U realiseert zich dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. U kunt uw 'petten' misschien zonder probleem scheiden, maar als uw nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit ook schadelijk voor het vertrouwen in de overheid. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen U accepteert een geschenk alleen als uw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. U gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. U bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk. In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een ceremonieel aan u overhandigd rapport van een bureau of aan bedrijfsattenties,

5 zoals kalenders en pennen. Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor uw specifieke inspanning of de goede samenwerkingsrelatie. Een geschenk van een derde dat u in verband met uw werk hebt gekregen is in principe eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht. Ambtenaren die geschenken accepteren melden dat bij hun leidinggevende. Collegeleden melden geschenken die zij accepteren in het college. Raadsleden melden geschenken die zij accepteren bij de griffier. Geschenken die naar redelijke inschatting meer dan 50,00 waard zijn accepteert u niet. U meldt ook aangeboden geschenken die u niet hebt geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties, zoals agenda's, kalenders, pennen, muismatten en hebbedingetjes, hoeft u niet te melden. Aanbiedingen in relatie tot uw functie, voor privé-werkzaamheden, kortingen op privé-goederen en andere gunsten accepteert u niet. Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld bij de leidinggevende (ambtenaren), in het college (collegeleden) of het seniorenconvent (raadsleden). Wanneer de geschatte waarde meer is dan 50,00 wordt het geschenk geretourneerd. Geschenken die u worden aangeboden door een relatie die nog iets van u 'nodig' heeft (zoals een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in een bezwarenprocedure), accepteert u niet. U accepteert geen geldbedragen. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor uw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur van de gemeente aan die derde. U vraagt nooit gunsten voor uzelf aan derden. 4. Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners U beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente. U meldt alle relevante uitnodigingen aan uw leidinggevende (ambtenaren), in het college (collegeleden) of in het seniorenconvent (raadsleden). De griffier en de gemeentesecretaris maken hiervan melding bij de burgemeester. U reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis als functioneel wordt beoordeeld, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de rijks- of gemeenteregelingen en komen de kosten ten laste van de gemeente. U neemt uw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat u 'nee' kunt blijven zeggen als het 'nee' moet zijn. U bent ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen uw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan uw leidinggevende weten. Zowel collegeleden als ambtenaren die het voornemen hebben een buitenlandse reis te maken, hebben toestemming nodig van het college. De gemeenteraad wordt van het besluit van het college op de hoogte gesteld. Raadsleden melden het voornemen tot een buitenlandse reis bij het seniorenconvent. Zowel collegeleden als ambtenaren die het voornemen hebben van een reis melden dit en verschaffen informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. Soortgelijke uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en het

6 seniorenconvent (raadsleden) en worden onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een collegelid of raadslid is uitsluitend toegestaan wanneer het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken c.q. bij de oordeelsvorming door het seniorenconvent. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college of het oordeel van het seniorenconvent betrokken. Het verlengen van een (buitenlandse) dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college of het oordeel van het seniorenconvent. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de betrokkene. De in verband met de (buitenlandse) dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht. 5. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeels- regelingen U houdt privé-gebruik van systeem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke zo veel mogelijk beperkt. U zorgt ervoor dat dit uw dagelijkse werkzaamheden niet hindert. U laat uw privé-gebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat u erop kunt worden aangesproken. Anderen kunnen een andere opvatting hebben van 'beperkt gebruik' dan u. U neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privé-gebruik is alleen mogelijk als u daarvoor toestemming van uw leidinggevende hebt gekregen. U doet geen privé-bestellingen via de gemeente. U verzendt geen ongefrankeerde privé-post via de gemeentelijke post. Declaraties van ambtenaren vinden plaats overeenkomstig daartoe vastgestelde voorschriften en formulieren. Bij het declaratieformulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het declaratieformulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. In geval van twijfel van een declaratie van een ambtenaar wordt deze voorgelegd aan de gemeentesecretaris. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Een declaratie van een collegelid of raadslid wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. De door een collegelid of raadslid ingediende declaratie wordt mede ondertekend door de burgemeester en door de loco-burgemeester als het een declaratie van de burgemeester betreft. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van ambtenaren, collegeen raadsleden worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

7 Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de voorschriften. 6. Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega's U bent alert op situaties in uw werk waarin u met privé-relaties te maken krijgt. U licht uw leidinggevende (ambtenaren) of het college(collegeleden) in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. U voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf. U bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. U bent bedacht op botsing van belangen. U let bij het inhuren van voormalig personeel van de gemeente goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. U kunt motiveren waarom de inhuur van voormalig personeel als zelfstandige nodig en verantwoord is. U realiseert zich hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. U bespreekt de risico's met uw leidinggevende (ambtenaren) of in het college (collegeleden). 7. Reageren op niet-integere zaken U bespreekt twijfels over de integriteit van collega's zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht u de leidinggevende, de vertrouwenspersoon, de burgemeester of een wethouder in. U bent ook zelf aanspreekbaar op uw handelen en uw uitlatingen. Collega's en burgers kunnen uw werkwijze en uw woorden anders ervaren dan u bedoelt. U meldt een vermoeden van fraude of corruptie bij de leidinggevende, het college of de vertrouwenspersoon in het kader van de klokkenluidersregeling. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kunt u als ambtenaar gebruikmaken van de Klokkenluidersregeling. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op uw melding. Wilt u dat niet bekend wordt dat u de misstand aankaart, dan kunt u via de vertrouwenspersoon een melding te doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van uw identiteit. 8. Collegeleden en leidinggevenden dragen het integriteitbeleid uit U geeft als raadslid, collegelid of leidinggevende het goede voorbeeld. U bent open over uw manier van werken. U bent aanspreekbaar op uw werkwijze en uw houding naar medewerkers. Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen medewerkers primair bij hun leidinggevende terecht. U bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen. U bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen. U spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zonodig maatregelen.

8 HOOFDSTUK III : SLOTBEPALINGEN In gevallen waarin deze code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking daarvan in het college en/of het seniorenconvent (voor raadsleden) plaats. De code is openbaar en door derden te raadplegen en zal na vaststelling aan raadsleden, collegeleden, ambtelijke organisatie en griffie bekend worden gemaakt en verspreid, als ook in de voorlichtingskrant worden opgenomen. Overigens ontvangen de raadsleden en de leden van het college bij hun aantreden een exemplaar van de code en nieuwe personeelsleden bij hun aanstelling. Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Tegelijk met de inwerkingtreding van deze code worden de 'Gedragscode bestuurlijke integriteit voor raadsleden' en de 'Gedragscode bestuurlijke integriteit voor leden van het college', beide vastgesteld door de raad bij besluit van 2 juli 2003, en de 'Gedragscode ambtenaren gemeente Spijkenisse', vastgesteld bij besluit van het college van 15 maart 2005, ingetrokken. Aldus vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 26 september 2007 en door het college in zijn vergadering van 21 augustus de griffier, de voorzitter, mr. H.C. Landheer M. Salet de secretaris, de burgemeester, J. Pol M. Salet