Verslag/advies Vergadering Datum Tijd Plaats Aanwezig leden: griffier: PwC: DB SNN: SNN: Afwezig Opening door griffier en vaststelling agenda

Transcriptie

1 Verslag/advies Vergadering Rekeningcommissie AB SNN Datum 8 april 2014 Tijd uur uur Plaats Provinciehuis Groningen, Kamer 21 Aanwezig leden: de heer T. Dorrepaal, de heer J.W.M. Veerenhuis-Lens, de heer J. Batting, mevrouw M.C.J. van der Tol, de heer A. Kerstholt, de heer A. Huizing (plv. mevr. J. Kaal) griffier: de heer A. Oortgiesen PwC: mevrouw A. Koops en de heer C. Alserda DB SNN: de heer J. Tichelaar SNN: de heer E. van der Sluis, de heer H. van Voorn, mevrouw A. Bock Afwezig de heer O. van der Galiën (m.k.), de heer C. Swagerman (m.k.), mevrouw J. Kaal (m.k.), de heer J. van der Zee 1. Opening door griffier en vaststelling agenda De heer Oortgiesen opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De agenda wordt vastgesteld. 2. Aanwijzing voorzitter en plaatsvervangend voorzitter rekeningcommissie AB SNN Op grond van artikel 30 RvO AB SNN wijzen de leden van de rekeningcommissie uit hun midden de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter aan. Deze voorzitter en plaatsvervangende voorzitter zijn afkomstig uit de provincie die op dit moment het voorzitterschap heeft: Fryslân. De heer Dorrepaal wordt door de commissie aangewezen als voorzitter. De heer Van der Galiën is voorafgaand aan de vergadering bereid gevonden het plaatsvervangend voorzitterschap te aanvaarden. De commissie stemt hiermee in. De griffier draagt de vergadering over aan de heer Dorrepaal. 3. Vaststellen werkwijze De rekeningcommissie adviseert over de jaarstukken SNN, zijnde het jaarverslag 2013 en de jaarrekening Het advies wordt uitgebracht aan het AB SNN, dat op 24 juni wordt verzocht de jaarstukken SNN vast te stellen. Omdat de drie noordelijke Staten een zienswijze kunnen uitbrengen, wordt het advies eveneens ter informatie toegezonden aan PS. De vergadering stemt ermee in dat het verslag dient als advies en zowel aan de drie Provinciale Staten als aan het Algemeen Bestuur wordt gestuurd. 4. Bespreking van het jaarverslag SNN 2013 Het jaarverslag is dit jaar tot stand gekomen via de zgn. scrummethodiek. Er is voor gekozen om de totstandkoming van dit jaarverslag in samenspraak te doen met de stakeholders, intern en extern. Aan hen is gevraagd wat zij willen terugzien in het SNN jaarverslag en hoe zij het willen gebruiken. De inhoud en vorm zijn op basis van de behoeften en verwachtingen van stakeholders tot stand gekomen. Onderwerpen en activiteiten zijn zoveel mogelijk toegelicht aan de hand van aansprekende 1

2 voorbeelden. Het SNN Jaarverslag 2013 wordt in juni na vaststelling door het AB in de vorm van een mini-website gepubliceerd. Daarin worden ook filmpjes, audiofragmenten en een diashow opgenomen. De heer Veerenhuis-Lens was aanwezig bij de eerste bijeenkomst met stakeholders. De rekeningcommissie is positief over deze moderne wijze van presenteren, maar stelt vragen over het bereik en de kosten. Directeur SNN licht de voordelen van deze presentatievorm en wijze van totstandkoming toe: - dit kost minder dan de oude manier van werken; - het is bedacht van buiten naar binnen, stakeholders zijn gevraagd wat ze willen terugzien; - het is gebouwd op moderne techniek, dus deelbaar met anderen, ook via social media; - er wordt niet gecommuniceerd over het bestuurlijke construct, maar er wordt door externen verteld wat door samenwerking met en tussen bedrijven wordt bereikt; - verschillende disciplines binnen het SNN hebben intensiever samengewerkt en dat heeft weer toegevoegde waarde voor de samenwerking met externen; - het jaarverslag is gebouwd op een technologie die het mogelijk maakt om het deelbaar te maken en daarmee het eigenaarschap te verbreden, maar ook om elke dag verantwoording af te leggen over wat we doen binnen het samenwerkingsverband. Conclusie: De voorzitter stelt vast dat de commissie instemt met deze nieuwe vorm en geeft complimenten aan het SNN. Het jaarverslag is een maatschappelijke verantwoordelijkheid die we hebben om ons op deze manier te verantwoorden. De voorzitter adviseert te onderzoeken in hoeverre deze wijze van presenteren landt en wat de reacties zijn op het jaarverslag. Directeur SNN geeft aan dat we dat kunnen nagaan en terugkoppelen in dit gremium en geeft bovendien aan dat Statenleden ambassadeur zijn en zelf het jaarverslag na vaststelling ook kunnen verspreiden via social media. 5. Toelichting op en bespreking van het accountantsverslag De rekeningcommissie heeft een conceptversie van het accountantsverslag ontvangen. PwC is nog in afwachting van de controle bij de provincies van de Sisagegevens inzake het mobiliteitsfonds. Zodra die goedgekeurd zijn, zal PwC de accountantsverklaring en het definitieve verslag afgeven. PwC geeft aan dat daarin inhoudelijk en cijfermatig geen wijzigingen zullen zijn t.o.v. het conceptaccountantsverslag. De kernboodschappen van de accountant worden besproken: Interne beheersing SNN heeft het financieel beheer binnen de processen van een goed niveau, ze zijn verbeterd en geoptimaliseerd. Omvang geconstateerde fouten door Audit Autoriteit (AA) De AA heeft bij SNN een foutfractie geconstateerd van 0,21%, die daarmee fors lager is dan de maximaal toegestane fout van 2%. Momenteel wordt nog met de Europese Commissie (EC) besproken of per lidstaat wordt afgerekend of per managementautoriteit (MA). De kans is reëel dat dit laatste het geval 2

3 is. Daarnaast loopt er nog een overleg tussen de EC en de AA over de juiste hantering van de steekproefmethode bij het onderzoek door de AA. De concerncontroller meldt dat SNN van de EC bericht heeft gehad dat SNN wel weer bevoorschot wordt. Onderzoek Europese Commissie naar mogelijk onterechte subsidietoekenning Er wordt gevraagd welk risico het SNN loopt inzake het Grote Markt- project van de gemeente Groningen. De heer Tichelaar geeft aan dat er in casu geen enkel risico voor de balans van het SNN is. Mocht de EC oordelen dat er sprake is van onrechtmatige toekenning van subsidie, dan kan het bedrag bovendien bestemd worden voor andere projecten. Daarover zal SNN als dienstverlener - in overleg treden met de gemeente Groningen. SNN verwacht echter niet dat het zover zal komen. Het project is immers zowel door de AA (2x) als door de controlecommissie van de EC (die de controles van de AA weer onderzoekt) gecontroleerd met positief resultaat. De accountant stemt in met de wijze waarop deze onzekerheid door het SNN is toegelicht in de jaarrekening. De leden van de rekeningcommissie verzoeken SNN in een extra tekst aan te geven hoe groot het risico bij het project Grote Markt te Groningen is. De jaarrekening is inmiddels al voor een zienswijze verzonden aan de Staten i.v.m. geldende procedures. In hoofdstuk 03 Weerstandsvermogen, risico s en financiering zal in de versie die ter vaststelling naar het Algemeen Bestuur gaat, onderstaande tekst opgenomen worden onder het kopje Procedurele risico s (aanpassing cursief): Procedurele risico s Betreft het risico dat op enig moment niet wordt voldaan aan voorschriften, regels en procedures, zowel opgelegd door de geldgever als vastgelegd in de eigen Administratieve Organisatie, inclusief toetsingskader en controleprotocollen. Op dit moment speelt er een kwestie die een mogelijk risico kan inhouden. Naar aanleiding van een anonieme klacht bij het Europese Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) is een onderzoek ingesteld naar het SNN project Grote Markt Oostwand te Groningen. De omvang van de verleende subsidie (EFRO) bij dit project bedraagt afgerond 9 miljoen. De klacht betreft de omvang van het project en het mogelijk niet naleven van de aanbestedingsregels bij een opdracht. Over de uitkomst van het onderzoek is nog niets bekend, maar op basis van eerdere controles bij dit project verwacht het SNN dat er voor SNN geen nadelige gevolgen uit deze klacht zullen voortvloeien. De accountant stemt in met deze tekstuele toevoeging. Voorziening ter dekking uitvoeringskosten De voorziening ter dekking van de tekorten op de uitvoeringskosten bedraagt eind 2013 ruim 14,6 miljoen euro. In dat bedrag zitten zowel de tekorten op de uitvoeringskosten van de huidige programma s als de tekorten op het nieuwe OP EFRO-programma, dat in 2023 afgerekend moet worden. In de prognose van de kosten voor de uitvoering van de programma s (t/m 2023) 3

4 is rekening gehouden met een afname van de kosten. Dat is aannemelijk, omdat een oud programma in die periode wordt afgerond en het nieuwe programma beduidend van minder omvang is dan het huidige programma. Daarnaast is rekening gehouden met een aantal bijdragen van de partners van het SNN. Voor de dekking van de toekomstige kosten wordt het Algemeen Bestuur voorgesteld om 1,6 miljoen euro te onttrekken aan de algemene reserve. Deze reserves zijn vrij beschikbaar, d.w.z. niet gelabeld aan lopende programma s. De directeur SNN geeft aan dat het een dekkend verhaal is: tot en met 2018 kunnen we de huidige werkzaamheden uitvoeren, maar daarna is alleen de uitvoering van het EFRO-programma gegarandeerd. Feitelijk is het een sterfhuisconstructie bij gelijkblijvende omstandigheden. Andere MA s in Nederland en Europa ontvangen voor de uitvoering van het programma 4% uit het uitvoeringsvolume, maar óók nog 4% vanuit de regio. Noord- Nederland heeft deze regionale bijdrage tussen 2000 en 2007 kunnen beperken tot 0,3%, vanwege het grote volume aan baten die effectief op rente zijn gezet en daardoor hebben geleid tot een reserve van ca. 38 miljoen. Via een uitname uit deze reservepositie hebben we de bijdrage uit de regio de afgelopen zeven jaar kunnen bevriezen op het niveau van de oorspronkelijke begroting Er is geen uitzicht geboden om structureel de inkomsten en uitgaven in evenwicht te brengen. We snijden komend jaar 1,3 miljoen in onze eigen structurele kosten en op die manier kunnen we met de wetenschap en middelen van nu - een sluitend meerjarenbeeld neerleggen. Het is aan de politici en bestuurders gegeven op welk ambitieniveau zij de samenwerking willen blijven financieren en vormgeven. Artikel 13-controles Er is een doorontwikkeling zichtbaar t.a.v. de artikel 13-controles. De accountant adviseert het SNN wel de uitgevoerde controles zichtbaarder vast te leggen. De eisen aan de controles en de zichtbaarheid daarvan, nemen jaarlijks toe. SNN werft op dit moment een controleleider die ook aandacht voor de vastlegging zal hebben. Prioriteit van SNN ligt met name bij een zo laag mogelijk foutpercentage. De directeur SNN geeft aan dat er wel spanning heerst tussen wat er structureel gevraagd wordt en wat er structureel beschikbaar is aan formatie en middelen. In onze werkprocessen proberen we uiteraard zo veel mogelijk efficiency te behalen. De heer Tichelaar betreurt dat er steeds meer en meer gecontroleerd moet worden, de eisen worden continu aangescherpt. SNN heeft dit op bestuurlijk en politiek niveau al eerder in Den Haag en in Brussel aangekaart. Dat moeten we blijven doen! Het kost geldt en geeft ook een mate van verlamming in je bedrijfsvoering. De voorzitter geeft aan dat dit een doorn in het oog is. Statenleden hebben zich hier vier jaar geleden hard voor gemaakt en moeten dat blijven doen. 4

5 Nieuwe van kracht zijnde wetgeving: * Aanbestedingswet (2013): SNN voldoet aan deze wet. * Wet Normering Topinkomens (2013): SNN voldoet aan de wettelijke vereisten. Overige vragen: * Afname voorziening debiteuren: SNN reserveert voor elke terugvordering 100%. Bij faillissement kunnen we echter niets terugkrijgen, dus moeten we alles uit de boeken halen. Dan daalt de voorziening direct. *Wat zou de mogelijke VPB-plicht voor het SNN kunnen betekenen? SNN is niet voornemens de markt op te gaan om voor elke partij werkzaamheden te verrichten. SNN doet dat voor overheden, waarbij SNN het uitgangspunt hanteert dit kostendekkend te doen. Conclusies: - de rekeningcommissie geeft het SNN complimenten ten aanzien van de verbeteringen die het heeft doorgevoerd en t.a.v. het lage foutpercentage; - de rekeningcommissie adviseert het AB SNN het voorstel winstbestemming m.b.t. de 1,6 miljoen euro over te nemen; - de rekeningcommissie vraagt de passage over het project Grote Markt aan te passen in de versie die ter vaststelling naar het AB gaat (zoals hiervoor genoemd); - de commissie is tevreden met het bericht dat het SNN een controleleider aanstelt; - de leden van de rekeningcommissie zien het ook als een taak voor politici om druk te blijven uitoefenen op het afnemen van de regeldruk - de aanbevelingen worden door SNN onderkend en overgenomen naar vermogen. 6. Toelichting op en bespreking van de jaarrekening SNN 2013 Vragen worden gesteld over: Vrijval en uitbetalingen Er is geen verband tussen vrijval en betalingen. SNN kent subsidie toe aan projecten en keert voorschotten uit na controle van de declaraties door deze projecten. Dat is ook belangrijk voor N+2-norm die SNN moet behalen. Echter, projecten lopen steeds vaker vertraging op, waardoor er geen kosten worden gedeclareerd. SNN is dus voor het doen van uitbetalingen aan projecten afhankelijk van de voortgang van projecten. Vrijval: SNN kent toe, maar soms blijkt bij de eindafrekening dat het de werkelijk gemaakte kosten lager zijn dan de van tevoren ingeschatte kosten. Het teveel toegezegde bedrag valt terug aan de beschikbare middelen. Gerichter inzetten van beschikbare middelen Naarmate je minder geld beschikbaar hebt, word je steeds meer gedwongen om het geld daaraan uit te geven waar het effect het grootst is. Dus je moet het steeds gerichter inzetten. In het RIS-traject zitten bedrijfsleven en 5

6 kennisinstellingen mede aan het stuur en wordt gezamenlijk bekeken waar op ingezet moet worden, zodat zowel maatschappelijk als economisch meer wordt bereikt. Niet alleen met EFRO-middelen, maar ook met andere Europese, nationale en regionale middelen. Dat SNN 4% regionale middelen mist voor de uitvoering, leidt dat tot problemen? SNN: Ja, bij gelijkblijvende omstandigheden is het over twee jaar afgelopen. Dat zou anders zijn wanneer SNN een hoger percentage voor de uitvoering zou ontvangen, minimaal gelijk aan wat de uitvoering ook kost. Dat is niet meer beschikbaar anders dan in de voorziening uitvoeringskosten en algemene reserve. Dan heb je het alleen nog over de uitvoering van EFRO, niet over de multifundbenadering van publieke en private financiering van de noordelijke innovatieagenda. Dat betekent dat je de 14 à 15 miljoen die je daardoor misloopt over een periode van 7 jaar moet compenseren. Dat kan bijv. door het vinden van geldbronnen of door opnieuw te bekijken hoe je de optelsom van geld, denkkracht en beschikbare middelen van steden, provincies en SNN samen, effectief kunt wegzetten. Daar wordt momenteel over nagedacht. SNN is daarnaast gevraagd om een business case te maken die past bij de toegevoegde waarde die SNN zou kunnen zijn (netwerkorganisatie, public affairs en dienstverlener), maar ook de verdiencapaciteit groter maakt, zodat we datgene wat we eigenlijk niet kunnen financieren, toch gaan dragen. Als we dat niet doen, dan betekent dat we het geld dat we nu voor public affairs inzetten, moeten toevoegen aan de uitvoering. Dan hebben we een sluitende begroting tot Dat is een denkopgave voor dit jaar, zowel voor SNN als voor de partners in SNN, tot aan de Staten toe. IJsland-vorderingen Er zijn drie soorten vorderingen op IJsland: - de overheden, waaronder SNN en provincie Groningen: dat zijn de preferente vorderingen. De vooruitzichten zijn nog steeds dat dat geld terugkomt. - spaarders < Dat is door de Nederlandse overheid vergoed. Dit zal zeer waarschijnlijk ook terugkomen. - spaarders > Daar heerst nog onzekerheid of dat allemaal vergoed gaat worden. Het rentepercentage is in de loop van 2013 gewijzigd. Het moest aangepast worden, zodat het gelijk is aan het percentage dat de provincie Groningen hanteert. Hoe lopen de SER Noord-Nederland door het verslag heen? De SER NN is een onafhankelijk onderdeel van het SNN. Maar de SER NN zit wel in onze jaarrekening omdat ze geen rechtspersoonlijkheid heeft. De kosten zijn overzichtelijk. Vroeger was er een splitsing tussen de uitvoeringsorganisatie en SNN Algemeen, waar SER NN onderdeel van was. SNN Algemeen was niet kostendekkend en heeft qua kosten geprofiteerd van de rentebaten. Dat geeft een negatieve rekening-courant. Door ze weer samen te voegen, ontstaat er positief beeld. Deze wijze van weergeven heeft 6

7 ook te maken met de boekhouding van de Provincie Groningen. Het heeft dus niets met de SER NN zelf te maken. Uit de reserve die wij beschikbaar hadden voor uitvoering, is de afgelopen zeven jaar ,- benut voor de regionale adviesfunctie van de SER. In de begroting van 2014 is de SER nog wel begroot, in de begroting van 2015 vooralsnog niet; daarin zal een voorstel opgenomen worden dat we het hier de komende periode over moeten gaan hebben. Rente: De begroting 2013 is in het voorjaar van 2012 opgesteld. De rente is toen hoger ingeschat (2,2%) en is hard afgenomen. Daarnaast is het verplicht schatkistbankieren ingevoerd, waardoor vrijkomende middelen in de loop van 2013 niet langer langdurig mogen worden weggezet. Dat levert veel minder op. Dus ook minder dotatie aan de algemene reserve, dus ook minder ruimte om in de toekomst iets met die rente te doen. Rapportages Noordelijke Rekenkamer: In de rapportages van de Noordelijke Rekenkamer worden regelmatig vraagtekens gezet bij de effectiviteit van subsidieverstrekking. Dat leidt tot negatieve berichten in de pers. Hoe is dat te voorkomen? De directeur SNN geeft aan dat tussen de rapportages (weergave van onderzoeken die op een bepaald moment zijn gedaan) en de kennis van nu, nogal eens discrepanties zitten. Leerpunten daaruit zijn dat je van tevoren heel duidelijk met elkaar afspreekt en vastlegt wat de doelen zijn en waar je wel of niet van bent. Het systeem van publieke financiering is erop gericht om op de outcome bevraagd te worden. SNN gaat ervoor zorgen dat het aan de voorkant weet waar SNN zit, zodat we op een later moment via monitoring (dat ook verplicht wordt in de komende periode) iets kunnen zeggen over het verschil met het 0-punt. Daarom is het ook van belang dat je van tevoren je doelen stelt. Dat is ook precies wat het RIS-proces bedoelt op te leveren. 7. Conclusies met betrekking tot jaarverslag en jaarrekening Verwezen wordt naar de tussentijdse conclusies bij de verschillende agendapunten. De rekeningcommissie adviseert het Algemeen Bestuur SNN de jaarstukken SNN 2013 met inachtneming van bovenstaande vast te stellen. 8. Rondvraag SNN voert nu ook in opdracht van gemeenten en provincies kostendekkend - energiebesparende regelingen uit waar particulieren gebruik van kunnen maken. Op die manier krijgt het SNN publieke middelen om het hoofd boven water te houden. 9. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering. 7