CVDR. Nr. CVDR30882_1. Treasurystatuut 2010

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Zoeterwoude. Nr. CVDR30882_1 6 november 2018 Treasurystatuut 2010 Hoofdstuk I Begrippenkader Artikel 1 In dit statuut wordt verstaan onder: - Daggeld Deposito voor één dag tegen de op de betreffende dag geldende rente (ook wel Call-geld gennoemd); - Deposito Spaarvorm waarbij geld tegen een vaste rente voor een bepaalde, vooraf overeengekomen, periode wordt weggezet. Gedurende de overeengekomen periode kan men niet over het geld beschikken; - Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico s te sturen en financieringskosten te minimaliseren; - Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; - Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); - Intern liquiditeitsrisico De risico s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; - Kasgeld kortlopende leningen zonder tussentijdse aflossingen tegen veelal specifieke voorwaarden en met een looptijd korter dan twee jaar; - Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar; - Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; - Kredietrisico De risico s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; - Lidstaat Staat die lid is van de Europese Unie of een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte; - Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; - Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid; - Onderhandse lening Direct bij marktpartijen te plaatsen leningen met een looptijd langer dan twee jaar; - Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; - Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; - Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden; - Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding; - Renteconversie Tussentijdse aanpassing van de contractuele rente; - Rentetypische looptijd Looptijd tussen twee renteconversiemomenten; - Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling; - Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; - Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; - Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer; 1

2 - Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. - Wet Fido De Wet financiering decentrale overheden. - Wet Ruddo Wet Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden Hoofdstuk II De treasuryfunctie Artikel 2 Doelstellingen De gemeente onderscheidt een vijftal doelstellingen van de treasuryfunctie: Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en renteresultaten tegen ongewenste financiële risico s zoals renterisico s, koersrisico s, kredietrisico s en liquiditeitsrisico s; Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido, respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. Waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op dit onderdeel duidelijk worden geregeld. Artikel 3 Taken In de treasuryfunctie zijn vijf taakgebieden ondergebracht: 1. Het beheren van geldmiddelen, rekening-courantsaldi, en andere financiële vermogens-waarden van de gemeente 2. Het beheren van de portefeuille van opgenomen ( cq. uitgezette) geldleningen en het aantrekken van kort- en langlopende leningen. 3. Het uitlenen van geldmiddelen aan andere publiekrechtelijke lichamen en door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen bankinstellingen. 4. Het beheer van contracten met bankinstellingen met betrekking tot het geldmiddelenbeheer. 5. Regelmatig toezicht houden op het beheer van contante geldmiddelen door de gemeentelijke organisatie. Artikel 4 De treasurer 1. Als Treasurer wordt aangewezen de medewerker financieel beheer. 2. Bij afwezigheid van de treasurer wordt de functionaris vervangen door de beleidsmedewerker Financiën. Paragraaf risicobeheer Hoofdstuk III Uitgangspunten risicobeheer Artikel 5 Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak uitsluitend verstrekken aan bonafide organisaties. De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd door middel van de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut. Het gebruik van derivaten is uitsluitend toegestaan voor het beperken van financiële risico s. Voor het gebruik van derivaten is altijd de instemming van het college vereist. Er worden geen leningen aangetrokken met als doel deze tegen een hoger rendement uit te zetten. Hoofdstuk IV Renterisicobeheer Artikel 6 De kasgeldlimiet wordt niet overschreden, conform de Wet Fido. De renterisiconorm wordt niet overschreden, conform de Wet Fido. Nieuwe leningen en/of uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning. 2

3 De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. De rentevisie van de gemeente wordt jaarlijks opgesteld op basis van de rentevisie van minimaal twee vooraanstaande financiële instellingen, waaronder de huisbankier; Binnen de kaders gesteld onder lid 4 en lid 5, streeft de gemeente tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen. Hoofdstuk V Koersrisicobeheer Artikel 7 De gemeente beperkt de koersrisico s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: hoofdsomgarantie aan het einde van de looptijd; uitzettingen in vastrentende waarden; producten waarbij de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd is. Bij het aangaan van een garantieproduct is op voorhand duidelijk wat de kosten zijn van het voortijdig beëindigen van het contract; Beleggingsfondsen die voorkomen op de zogenaamde Witte Lijst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties of voldoen aan de bepalingen zoals vastgelegd in (de Handreiking bij) de Wet Fido/Ruddo. Het betreft hier (breed gespreide) beleggingsfondsen in vastrentende waarden, waarvan de onderliggende beleggingen (obligaties e.d.) elk voldoen aan de Wet Fido. Tevens beperkt de gemeente de koersrisico s door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de meerjarenliquiditeitenplanning. Hoofdstuk VI Kredietrisicobeheer Artikel 8 1. Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij financiële ondernemingen diegevestigd zijn in een lidstaat van de Europese Unie die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door tenminste twee ratingbureaus; en voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een AA-minusrating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. 2. Ratings dienen afgegeven te zijn door twee toegestane ratingbureaus. Toegestane ratingbureaus zijn Standard & Poors, Moody s en Fitch IBCA. 3. De gemeente mag gelden tijdelijk uitzetten bij financiële ondernemingen met een solvabiliteitsratio van 0%. 4. Teneinde kredietrisico s te spreiden gelden de volgende bepalingen:uitzettingen met een maximale looptijd van 3 maanden worden belegd in beleggingsproducten van financiële ondernemingen met ten minste een A-rating; Uitzettingen vanaf 3 maanden worden belegd in beleggingsproducten van financiële ondernemingen met ten minste een AA-minus rating. Als de rating van een van de hierboven genoemde financiële instellingen tijdens de looptijd van een uitzetting daalt tot onder het hierboven genoemde ratingniveau zal beoordeeld worden of de belegging wordt beëindigd. 5. Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. Indien de gelden worden uitgezet voor een periode van minder dan drie maanden, tonen de financiële ondernemingen aan dat ze, in afwijking van het eerste lid, onderdeel b, voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren ten minste beschikken over een A-rating, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. Hoofdstuk VII Intern liquiditeitsrisicobeheer Artikel 9 De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning voor de komende 12 maanden, welke maandelijks wordt geactualiseerd. In de Tussentijdse Rapportages aan de Raad wordt een geactualiseerde liquiditeitenplanning opgenomen ter kennisname. Tussentijds vindt overleg met de portefeuillehouder plaats. Hoofdstuk VIII Valutarisicobeheer 3

4 Artikel 10 Valutarisico s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro s. Paragraaf Gemeentefinanciëring Hoofdstuk IX Financiering Artikel 11 Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde de renterisico s en het renteresultaat te optimaliseren. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen en obligatieleningen. De gemeente vraagt telefonisch offertes op bij minimaal twee instellingen, waaronder in ieder geval de huisbankier, alvorens een financiering wordt aangetrokken. Tijdelijke overtollige gelden van aangetrokken leningen worden uitsluitend uitgezet bij de instelling waar de lening is aangegaan. Hoofdstuk X Langlopende uitzettingen Artikel 12 Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen worden uitsluitend gedaan met in achtneming van de in artikel 6, 7 en 8 genoemde voorwaarden. De gemeente vraagt bij minimaal twee instellingen, waaronder de huisbankier, offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Hoofdstuk XI Relatiebeheer Artikel 13 De gemeente streeft naar gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 8; Financiële ondernemingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecten-instellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer; Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Paragraaf Kasbeheer Hoofdstuk XII Geldstromenbeheer Artikel 14 Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank; de stroom van contant geld zoveel mogelijk beperkt. Hoofdstuk XIII Saldo- en liquiditeitenbeheer Artikel 15 4

5 Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatie-circuit bij de bank met de gunstigste condities; Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt, conform artikel 6 lid 1, de kasgeldlimiet niet overschreden; Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en krediet in rekening courant tot de kredietlimiet; Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen, depositos. Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 8 genoemde tegenpartijen toegestaan. D gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. PARAGRAAF Administratieve organisatie en interne controle Hoofdstuk XIV Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle Artikel 16 In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten worden op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd en worden aan de betrokken partijen kenbaar gemaakt; De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: a. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; b. de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; c. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn; Bevoegdheden worden via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: Iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; de uitvoering van - en de controle op transacties geschiedt door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering van transacties en de registratie daarvan in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten; Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie direct gecontroleerd door de functionaris belast met de interne controle. Hoofdstuk XV Verantwoordelijkheden Artikel 17 De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie De gemeenteraad Het college van Burgemeester en Wethouders Portefeuillehouder financiën cq. concern controller Verantwoordelijkheden Vaststellen van de publieke taak; Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten, in de financiële verordening; Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening; Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid. Vaststellen van het treasurystatuut; Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid) binnen de kaders van het treasurystatuut; Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties; Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid. Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid). Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; Autoriseren van financieringstransacties binnen de kaders van dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf in de begroting; Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; 5

6 De afdelingshoofden (budgethouders) De medewerker financieel beleid en beheer (Treasurer) De medewerk(st)er financiën De medewerk(st)er financiële administratie De externe accountant Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W; Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de medewerker financieel beheer. Het conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer.; Het opstellen van de rentevisie; Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer; Het beheren van de geldstromen; Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de medewerk(st)er financiën; Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten; Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; Het afleggen van verantwoording aan het afdelingshoofd financiën over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; Het aanleveren van tijdige, volledige en juiste gegevens aan de gemeentelijke administratie; Het rapporteren aan het afdelingshoofd financiën over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie. Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut. Hoofdstuk XVI Bevoegdheden Artikel 18 In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie. Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer Het uitzetten van middelen via daggeld, deposito, spaarrekening of RC Het aantrekken van middelen via daggeld, kasgeld of roodstand in RC Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Bankrelatiebeheer Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Bankcondities en tarieven afspreken Financiering en uitzetting Het vaststellen van kredietfaciliteiten Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen en obligatieleningen Het uitzetten van middelen via (staats)obligaties, onderhandse geldleningen, deposito s en spaarrekening met een looptijd langer dan 1 jaar Het beleggen van middelen in garantieproducten Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak Het garanderen van middelen uit hoofd van de publieke taak Bevoegd functionaris (eerste handtekening) Autorisatie door (tweede handtekening) College van b&w College van b&w College van b&w 2 College van b&w 2 College van b&w 2 College van b&w 2 Hoofdstuk XVII Vervanging Artikel 19 Bij afwezigheid van de Treasurer wordt deze vervangen door de medewerker financieel beleid; Bij afwezigheid van de Medewerker financieel beleid wordt deze vervangen door het hoofd van de afdeling Financiën; Bij afwezigheid van het hoofd van de afdeling Financiën wordt deze vervangen door het hoofd van de afdeling BMO. 6

7 Hoofdstuk XVIII Informatievoorziening Artikel 20 Met betrekking tot de treasuryactiviteiten moet tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning Liquiditeitenplanning Beleidsplannen treasury in paragraaf Financiering in de begroting Verantwoording n.a.v. paragraaf Financiering via het jaarverslag Verantwoording over de onderdelen uit de treasuryparagraaf via 1e en 2e bestuurs-rapportage Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten Frequentie Kwartaal / incidenteel 5 x per jaar Jaarlijks Jaarlijks 2 x per jaar binnen 14 dagen na besluit Informatieverstrekker Afdelingshoofden Medewerker financieel beheer Afdelings-hoofd Financiën Afdelings-hoofd Financiën Afdelings-hoofd Financiën College van b&w Informatie-ontvanger Medewerker financieel beheer MT Gemeenteraad Gemeenteraad Gemeenteraad Provincie Hoofdstuk XIX Inwerkingtreding Artikel 21 Dit Treasurystatuut Gemeente Zoeterwoude 2010 treedt in werking met ingang van 1 april Aldus op 30 maart 2010 vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van Zoeterwoude, de secretaris, W.A.M. Zoetemelk-van der Hulst de burgemeester, E.G.E.M. Bloemen 7

8 Bijlage Memorie van toelichting Memorie van toelichting 8