terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma

Transcriptie

1 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma DHV BV Mastercircle BV Materiaal verzameld in het kader van een opdracht voor het A+O fonds Deventer, april 2012

2 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma DHV BV Mastercircle BV Materiaal verzameld in het kader van een opdracht voor het A+O fonds Deventer, april 2012

3 inhoud inhoud 3 1. Inleiding 4 2. Samenvatting 5 3. Interviews 7 Emmy Meijers (opdrachtgever) 7 Lilian van den Aarsen (opdrachtgever) 7 Hetty Klavers (opdrachtgever) 8 Marijke van Haaren (Master) 9 Marcel de Rooij (Master) 10 Frits Hermans (master) 10 Karel Noordzij (master) 11 Pepijn Nicolas (co-begeleider) Terugblik van de deelnemers 13

4 1 inleiding inleiding 4 In 2011 hebben DHV BV en Mastercircle BV zes mastercircles uitgevoerd. Deze mastercircles zijn door de Deltacommissaris, Wim Kuijken, aangeboden aan de volgende deelprogramma s: 1) Rijnmond Drechtsteden 2) Kust 3) IJsselmeergebied 4) Rivieren 5) Nieuwbouw en Herstructurering 6) Zoet Water Aan iedere mastercircle namen ca. 6 leden van het betreffende deelprogramma deel. Deze waren (veelal parttime) aan het programma gedetacheerd vanuit waterschappen, provincies en Rijkswaterstaat (en gemeenten?). Iedere mastercircle bestond uit drie mastersessies van een dag, met verschillende masters. Vooraf en achteraf waren er bijeenkomsten met stakeholders van het deelprogramma. De Werkgever Rijk en de vakbonden, verenigd in het A+O fonds, hebben eind 2011 Mastercircle de opdracht gegeven om de mastercirclemethode te documenteren en daarbij gebruik te maken van recente ervaringen in het Rijk. Dit project is mede gefinancierd door het A+O fonds. De meest recente mastercircles die eind 2011 in het Rijk waren afgerond, waren die van het Deltaprogramma. Mastercircle BV heeft daarom in samenwerking met DHV BV aan betrokkenen gevraagd om terug te kijken op de uitgevoerde mastercircles. Masters en opdrachtgevers zijn daartoe geïnterviewd, en deelnemers zijn benaderd met een elektronische vragenlijst. Het materiaal dat dit heeft opgeleverd is deels gebruikt in de genoemde documentatie. Het materiaal was echter erg rijk en te omvangrijk voor dat doel. Om die reden hebben Mastercircle en DHV besloten om het materiaal in zijn geheel te bundelen. Het verzamelen van de ervaringen is gedaan door Sibout Nooteboom van De Werkmaatschappij, de organisatie die de Mastercirclemethode in het Rijk beheert. Hij is niet zelf betrokken geweest bij de recente ervaringen, maar kent wel de methode. U heeft het resultaat nu voor u. Het bestaat uit de interviewverslagen en de antwoorden op de elektronische vragenlijst. In dit materiaal wordt verwezen naar rollen van de Mastercirclemethode (deelnemer, opdrachtgever, master, begeleider). Bent u daarmee niet bekend, dan raden wij u aan om het genoemde boekje te bestellen of downloaden via Naar verwachting is het boek vanaf eind mei 2012 verkrijgbaar. Overigens worden in deze evaluatie niet de ervaringen van de begeleiders onderzocht: hun ideeën zijn voldoende verwoord in het genoemde boekje.

5 2 samenvatting samenvatting 5 Het volgende valt op in de interviews met opdrachtgevers en masters: Unaniem is men overtuigd van de grote toegevoegde waarde van mastercircles Men ziet vooral het zelfbewustzijn en eigen drive van de deelnemers toenemen. Ook de sessies met stakeholders dragen daar duidelijk aan bij. De voor de opdrachtgevers / leidinggevenden is het effect goed zichtbaar. Leidinggevenden konden aan de reacties van de deelnemers achteraf na iedere mastersessie zien dat de stappen van de U-theorie gevolgd werden (voor uitleg zie het boek): Samen initiëren co-initiating Samen waarnemen co-sensing open mind open heart open will Samen veranderen co-evolving Samen creëren co-creating Samen kansen waarnemen presencing Voor directe stakeholders op afstand lijkt het in de ogen van de opdrachtgevers lastiger om te duiden wat het resultaat van de mastercircle is. Deze stakeholders waren niet altijd aanwezig op de slotbijeenkomst waar het resultaat werd gepresenteerd. De masters vinden het vooral erg leuk om hun ervaring op deze manier over te dragen. Er is in hun ogen bijzonder veel te winnen. Enkele masters vinden dat ook de leidinggevenden steviger in het proces betrokken zouden kunnen worden, want die hebben ook veel te leren. De masters worden efficiënt benut doordat het overall proces door een facilitator kan worden begeleid.

6 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 6 interviews 7 Men vond de begeleiding door drie personen zwaar (een master, een begeleider en een speciaal in dit geval toegevoegde begeleider van het RWS LEF Future Center). Hierbij geldt de wet van de afnemende meeropbrengst. Opdrachtgevers Masters zijn en masters alleen hebben bij in de alleen mastersessies indirecte De waarnemingen. opgave, De omslag Opdrachtgevers en De zijn alleen aanwezig toekomst. bij Stakeholders startbijeenkomst of opdrachtgevers (de Urgentie) zijn en er alleen de slotbijeenkomst in de urgentie- (de Oogst), en maar niet bij oogst de drie bijeenkomsten. mastersessies Naast ( de Opgave, de deelnemers Omslag is alleen en de de Toekomst). begeleider Zie bij onderstaande iedere diagram bijeenkomst. dat 5 sessies Alle in ca. bijeenkomsten 2 maanden toont. zijn direct Masters relevant zijn voor slechts de aanwezig werkelijke bij opgave één van de mastersessies. in de praktijk. Daarom is dit learning on the job. 3 interviews Urgentie De opgave De omslag De toekomst Oogst Alleen de deelnemers zelf overzien dus het hele proces. Het volgende valt op in de reacties van de deelnemers: on the job De meeste deelnemers zijn achteraf positiever dan bij aanvang. Ze zijn vooral als team sterker geworden. Unaniem zijn de deelnemers tevreden over de masters. Hun coachende stijl en ervaring hebben gewerkt, vooral als het persoonlijk werd. De deelnemers hebben ook veel gehad aan hun collega-deelnemers en die ook beter leren kennen. Zo konden ze samen een groepsresultaat creëren. De deelnemers vonden de begeleiding sterk door faciliterende vragen te stellen, waarmee ze zich ook wel het bos in voelden gestuurd. Uiteindelijk kwam de groep daar dan wel uit. De deelnemers benoemen hun eigen rol veelal als actief en meesturend. De startbijeenkomsten werden wisselend ervaren. Het algemene gevoel is noodzakelijk, maar vaag. De mastersessies zijn als waardevol ervaren. De stappen van de U zijn herkenbaar in de antwoorden. Er zijn wisselende reflecties op de onderdelen van een mastersessie. Het strikt scheiden van tweegesprekken en groepsgesprekken wordt op prijs gesteld. Op de slotsessie kijkt men terug als het trots presenteren van een concreet resultaat aan stakeholders. Veel praktische verbetertips, die elkaar soms tegen lijken te spreken. Emmy Meijers (opdrachtgever) Emmy Meijers was programmamanager Rijnmond-Drechtsteden. De staf van de Deltacommissaris, het programma waar wij binnen vallen, bood dit aan. Ik begon eraan zonder goed beeld van wat het kon opleveren, maar dat werd snel duidelijk. Er waren twee sponsors: Hans Oosters, een dijkgraaf uit het gebied, en ikzelf. Hans was goed in staat om het vraagstuk waar we voor staan neer te zetten. Ik focuste me vooral op de proceskant. Het onderwerp van de mastercircle was de werkwijze van ons team, waarin we met de kennis van nu een advies proberen te schrijven voor En vanuit dat doel krijgt ieder een rol en verantwoordelijkheid. De mastercircle diende om deze werkwijze verder vorm te geven en de zes deelnemers kregen als uitdaging mee dat ze de rest van het team van 25 man vervolgens op sleeptouw moesten meenemen. In de loop van het proces werd me steeds helderder hoe het werkte. De begeleider had iedere deelnemer een persoonlijk doel laten formuleren. De masters hielpen om dat aan te scherpen. En dat werkte. Na iedere sessie kwamen alle deelnemers individueel bij me buurten om hun enthousiasme te delen. Ze waren diep onder de indruk dat de masters zo snel hun situatie doorhadden en op het persoonlijke niveau konden coachen. De sfeer in de groep was al goed, maar dit is verder gegroeid. Belangrijk is ook de intrinsieke motivatie die ze al hadden. Ik zie dat ze meer zelfvertrouwen hebben gekregen en de verantwoordelijkheid expliciet nemen. Mijn analyse is dat de mastercircle sterk heeft bijgedragen aan de empowerment. Enorm geholpen heeft ook het directe contact met bestuurders. Ook de slotsessie (op het waterschapshuis) met de dijkgraaf was erg stimulerend voor ze. In de slotsessie viel me op dat sommigen flinke stappen hadden gezet, zoals iemand die zelf een nieuwe visie op de participatie formuleerde. Ik dacht: Nu voelt dit voor mij ook goed, nu hebben we echt iets te pakken. Binnenkort is er een grote sessie over onze opgave in de regio. Dan kunnen we dit momentum benutten. Dat lukt ook doordat de deelnemers al tussen de sessies door aan de slag konden met hun inspiratie. Er zijn ook verbeteringen mogelijk. De deelnemers vonden het een grote tijdbesteding. Ik zou graag als opdrachtgever ook wat meer willen meedenken over de keuze van de masters. Als leidinggevende zou ik graag directer betrokken worden. Dat geldt ook voor de andere leidinggevenden van mijn mensen die allemaal gedetacheerd zijn vanuit verschillende organisaties. Het is cruciaal dat die ook meedenken en positief staan ten opzichte van dit soort leerprocessen. En soms kan het ook nodig zijn om dit in een grotere groep te doen, gewoon omdat we hetzelfde willen meemaken. Al met al zeer de moeite waard.

7 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 8 interviews 9 Lilian van den Aarsen (opdrachtgever) Lilian van den Aarsen was programmadirecteur Rivieren in het Deltaprogramma. De Deltacommissaris deed ons een Mastercircle cadeau. Dat vond ik interessant, vanwege de koppeling tussen de teamopgave en persoonlijke ontwikkeling. Ik maakte me namelijk zorgen over de passendheid van het personeel bij de opgave. Het programma bestaat uit 30 parttimers die daarnaast elders een baan hebben, verdeeld in teams. Het programma heeft geen eigen P-budget. De teammanagers deden mee in de Mastercircle. Een team houdt zich bezig met strategie, anderen met verschillende riviertakken, en een team verbindt de korte met de lange termijn. De Mastercircle was een gouden kans. Daarvoor hebben we een nieuw organisatieplaatje gemaakt. Mijn opdracht aan de teammanagers voor de Mastercircle was: wat is er nodig om dit organisatieplaatje te laten werken. Ik nodigde drie sponsoren uit, directeuren van IenM en van EL&I, en een dijkgraaf. De startsessie ging goed. De opgave was wel conceptueel helder, maar het duurde even voordat de deelnemers beseften dat dit voor hen ook een persoonlijke opgave was. Toen de sponsoren vertrokken waren, vroeg de LEF-facilitator aan de deelnemers: breng in beeld hoe jij je opdracht ziet. Hij confronteerde de deelnemers er vervolgens mee dat ze het probleem buiten zichzelf plaatsten. De eerste mastersessie was een enorm succes. Bloedstollend spannend, maar ze waren lyrisch over Marijke van Haaren. De teammanagers vertelden vrij open over wat er gebeurd was. Marijke confronteerde echt: je zegt dit, maar in je presentatie zie ik je iets anders doen. Hoe zit dat? De tweede mastersessie voltrok onder een ongelukkig gesternte. Er was te weinig tijd vanwege een brandoefening. De master moest ook eerder weg. En de begeleider gooide het programma om, waar ze heel ontevreden over waren. Daarom namen ze zelf maar de regie. En uiteindelijk is dat juist heel goed uitgepakt, juist omdat ze nu zelf de regie namen. De derde sessie (met een master die bij Shell had gewerkt) was een enorm succes. Ze hebben echt leuk zitten brainstormen. Ze hebben een metafoor bedacht, de swirl. Dat had veel zeggingskracht voor hen zelf. Ze leerden elkaar veel meer waarderen, elkaars sterke en zwakke punten benoemen, ze spreken elkaar nu hier ook op aan, en ze hebben meer respect naar elkaar. Op de slotsessie konden ze de effecten van de drie sessies benoemen. Ze lieten zien dat ze hiermee ook veel meer inhoudelijke stappen konden zetten. En inderdaad: mijn partners, waar ik vanuit het Deltaprogramma mee samenwerk, zien nu ook echt dat er bij ons meer uit komt en dat ze echt als team opereren. Ze nemen naar buiten verantwoordelijkheid voor het geheel. Daarvoor waren het toch meer eenpitters: als ik het niet zelf bedacht heb dan kan het niet goed zijn. Na mastersessie 1 kwam er druk op mij om zelf mee te doen aan sessie 2 en 3. De reden was positief: om mijn commitment te checken en meer gelijkwaardig over onze inhoud te kunnen praten. Ik heb dat met Emmy en Hetty besproken, maar niet gedaan. Er zijn toch enkele deelnemers die nogal gevoelig zijn voor hiërarchie en zich volgend zouden kunnen opstellen met mij er bij. Het was misschien wél een oplossing geweest om een parallelle mastercircle organiseren met de leidinggevenden. Al met al ben ik dus zeer tevreden over de mastercircle. Hetty Klavers (opdrachtgever) Hetty Klavers was Programmadirecteur IJsselmeergebied. Toen de Mastercircle aan mijn team werd aangeboden zag ik dat als een enorme kans. In mijn team werkt een relatief klein aantal mensen van waterschappen, gemeenten, provincies en Rijk met elkaar samen op (bijna) full time basis. Hun loyaliteit ligt nu bij het Deltaprogramma voor het IJsselmeer. In een cirkel om dit team heen bevinden zich daarom ook ambassadeurs die de verbinding vormen met de overheden in het gebied. Een soort parttime liaisons. Een bestuurlijke conferentie over het IJsselmeergebied, die niet lang daarvoor was georganiseerd, had de nodige hickups gehad. De Mastercircle zag ik daarom vooral als kans om de verbindingen tussen het team en de ambassadeurs te verbeteren. Van beide heb ik daarom mensen uitgenodigd voor de Mastercircle. Als motto van de Mastercircle kozen we Samen vindt je Meer. Meer is dan dubbelzinnig: het is ook het IJsselmeer. Als sponsors heb ik de burgemeester van Lemsterland uitgenodigd, en een manager van de provincie Overijssel. Als masters heb ik gesuggereerd Piet Jansen, een ex gedeputeerde die de inhoudelijke context en urgentie goed kan neerzetten maar ook ambtelijke processen goed begrijpt, Marcel de Rooij van Twynstra Gudde die heel goed in staat is om het persoonlijk te maken ( hoe verbindt je de gezamenlijke opgave met jezelf ) en tot slot Ellen Aptroot, een systeemtherapeut die heel snel patronen in teams doorziet. Overall heeft de Mastercircle prima gewerkt. De deelnemers vonden het erg leuk. Het werkte absoluut. Bij de slotsessie kwamen ze lagen dieper dan ik daarvoor gewend was. Ze waren beter in staat om de functionele spanning die er in dit soort processen zit ook te benutten, door hem naar elkaar toe te benoemen. Daardoor voelden ze zich meer met elkaar en met het Deltaprogramma verbonden. De intenties waren al goed, maar door de Mastercircle leerden ze elkaars drijfveren beter begrijpen, de wil-kant. De groep is nu meer ontspannen en toont meer zelfreflectie en kracht. Een concreet voorstel waar ze in de slotsessie mee kwamen was dat ze graag verhalenvertellers willen zijn die door verhalen op te tekenen en te vertellen het sociale cement van het IJsselmeergebied kunnen zijn. Die inspanning geeft een waardevolle cohesie in het gebied die later veel kan opleveren. Hiermee gaan ze ook verder in een zelf georganiseerde sessie. Ik verwacht dat de ambtelijke drukte, dat een bestuurlijk overleg vaak met zich meebrengt, nu minder zal worden. Hierdoor zullen sneller meters worden gemaakt. Wat de begeleider zei sprak me aan: houd het klein, maak het concreet: waar wil je over een half jaar zijn? Wat moet je doen om daar te komen? En dat is gelukt. De Mastercircle is heftiger ondersteund dan andere werkwijzen zoals intervisie. Er is één begeleider op drie deelnemers. Verder is wellicht niet nodig om een bestuurder als sponsor te charteren als er weinig sprake is van afstand tussen werkvloer en bestuur. Misschien zou ook een medewerker sponsor kunnen zijn, iemand die last heeft van een onvoldoende gestroomlijnd team. Wat me tenslotte bezig houdt is dat de Mastercircle aan de ene kant doelgericht is de omgeving moet er lol van hebben maar ook strikt persoonlijk. Die combinatie is krachtig, maar potentieel ook onveilig. Daarom wilde ik ook perse geen terugkoppeling van de begeleider hebben tussen de sessies door. Marijke van Haaren (Master) Marijke van Haaren is o.a. voormalig gedeputeerde mobiliteit en economie in Gelderland en voormalig wethouder in Ede. De masterrol is vooral erg leuk. Je kan met zo n groep wel wat bereiken. De groep kan dan boven de middelmaat uitkomen. Maar de cultuur is helaas dat dit type leiderschap niet beloond wordt. Ze moeten hun motivatie echt uit zichzelf halen. Als master kun je daarbij inspireren, maar de leidinggevende moet ook bij de mastercircle betrokken worden. Ik zie snel wat er gebeurt in een groep, en ik mag uit mijn hart reageren op wat ik zie. De groep krijgt feedback die ze anders niet krijgen, en dat doet ze zichtbaar goed. In de groepen die ik heb gehad ging het om teams met een gezamenlijke opdracht, terwijl hun leden daarnaast ook nog een andere loyaliteit hadden. Sommige leden van het team waren in het begin onvoldoende gecommitteerd aan het gezamenlijke resultaat. Dat merkte je al aan de voorbereiding van de mastersessie zelf. Iemand die vond dat de voorbereidende vragen waardeloos waren en daarom de presentatie maar niet goed had voorbereid, confronteerde ik met zijn gebrek aan commitment. Ondanks ongetwijfeld een goed intakegesprek met de begeleider onderschatten de deelnemers in deze groep toch wat er in de sessie gaat gebeuren.

8 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 10 interviews 11 Ik geef graag concrete suggesties wat mensen aan het team kunnen bijdragen. Soms liggen die best voor de hand, maar is het toch lastig om de gegroeide rolverdeling in het team bespreekbaar te maken. Soms pak ik de feedback van de andere deelnemers op. Bijvoorbeeld om te bevestigen dat iemand in zijn presentatie werkelijk ambitie uitstraalt. De anderen gaan zich dan hieraan optrekken. Opvallend is was wel dat in deze teams de deelnemers weinig concreet beeld hebben van hun eigen bijdrage aan de groep als geheel. Ik heb daarom geprobeerd om ze te helpen om met meer structuur te werken vanuit explicietere doelen. Ze zijn niet snel van me af. Marcel de Rooij (Master) Marcel de Rooij werkt bij het bureau Twynstra Gudde. Ik heb één keer de masterrol vervuld, voor een groep van het Deltaprogramma voor het IJsselmeergebied. Het was de tweede mastersessie, waarop de omslag plaats moet vinden. Het was mijn eerste kennismaking met dit concept, en ik vind het een mooi concept. In de combinatie met de begeleider Wouter heb ik de groep normenloos kunnen helpen. Dat wil zeggen, zonder iets te beoordelen als goed of slecht, maar door te vragen naar wat er gebeurt, en hoe ze daarnaar handelen. Dat leidde ertoe dat het nodige in de groep gebeurde. Het is jammer dat je als master niet kan zien waar het uiteindelijk in de echte praktijk toe leidt. Daar ben ik erg benieuwd naar. Het viel me op dat op de een of andere manier de deelnemers erg open waren naar elkaar. Het lijkt mij waardevol voor de Deltacommissaris dat hij hiermee in één keer een overzicht krijgt van het programma. Daar is de vorm goed en krachtig voor; het plaatst de persoonlijke rol en aanpak in een context van wat er in het programma speelt. Het leidt tot een open gesprek, en dat is goed voor Nederland. Het is mooi om daar als master aan bij te dragen. Door de open sfeer kon ik goed doorvragen op de verhalen die ze vertelden. Bijvoorbeeld als ze het woord ik niet gebruikten. Soms was ik ook confronterend, met vragen als Klopt het dat je dit niet zegt? of Waar sta jij nu? Het helpt om dan een sfeer te creëren van Alles mag, als het maar duidelijk is. Aan het eind van de sessie confronteerde ik soms met vragen als: Je wilt dit in de toekomst, maar hoe past dat bij wat je in je presentatie vanmorgen zei? Zo probeerde ik het persoonlijk te maken. Frits Hermans (master) Frits Hermans werk als zelfstandig adviseur, en is o.a. voorzitter geweest van het platform duurzame mobiliteit. Zijn reflecties beperken zich tot de volgende quotes: 1. Deelnemers moeten de guts hebben om zich kwetsbaar op te stellen. 2. Deelnemers die zich niet goed voorbereiden, hebben vaak geen echte pitch. 3. De klik tussen master en deelnemer, het mededogen, komt alleen als de master zijn eigen worsteling ook laat zien. 4. De durf om als groep introspectief te worden begint bij de individuen. Dat kan ik, als master, alleen met de hulp van een begeleider veroorzaken. 5. Intrinsieke drijfveren worden sterker als je de ruimte ziet die je hebt; ik help ze om meester van hun situatie te worden. Karel Noordzij (master) Karel Noordzij is zelfstandig adviseur, en voormalig directeur van o.a. Schiphol en de NS (a.i.). Over zijn rol als master: Mijn rol als master is het terugkoppelen van mijn reflecties op zowel de werkinhoud als de persoon van de deelnemers. Dit werkt omdat het situationeel is. Als master ga ik coachend te werk, zodat ze zelf hun volgende stap bedenken. Pas dan is er eigenaarschap. Vervolgens geef ik ook, soms confronterend, mijn mening over wat ze zouden moeten doen. Door de mastercircles gaan deelnemers zich realiseren dat ze veel doelgerichter kunnen werken. Over de leerpunten: Vreemd genoeg blijken veel deelnemers eindeloos bezig te zijn met het organiseren van bestuursstructuren, en het eindproduct is een rapport. De competentiestrijd tussen ambtelijke bureaucratieën staat vaak centraal. Wie mag wat coördineren? Het woord klant komt nauwelijks voor. Maar daarom is de mastercircle pas effectief als de deelnemers er in slagen ook hun bazen te beïnvloeden. Die moeten ook bereid zijn om ook anders te kijken anders komt het voor dat de propositie van een deelnemer aan zijn baas als een boemerang naar hem terug komt. De deelnemers kunnen zich realiseren dat kritiek op hun baas een gift aan de baas is. Het is aan die baas om die gift te accepteren. Het benoemen van resultaten kan ook vaak veel effectiever. Niet een algemeen beleidsrapport dat pas over twee jaar klaar moet zijn, maar een concreet plan van aanpak over de tijd gespreid met daarbij meetbare deadlines. Over het leereffect: Een betere blik naar zichzelf is zelfs nog belangrijker dan de inhoud van het werk. De mastercircle helpt de deelnemers om zelfvertrouwen te ontwikkelen en handiger te communiceren en te presenteren. In die communicatie gaat het vaak niet om informatieuitwisseling, maar veel meer om het bouwen van een verstandhouding. Het is dan belangrijk om je eigen authentieke drive te laten zien, bijvoorbeeld door expliciet te maken wat je zelf wilt. Dan krijg je conflicten ook op tafel in plaats dat ze kunnen doorsudderen. Een mastercircle leert je dat het een spel is met veel meer mogelijkheden dan je dacht. Dit komt doordat de mastercircle zowel over jezelf gaat als over de werkinhoud. Over het tweegesprek: Wat er dan in zo n tweegesprek gebeurt is echt fascinerend. Niet voorspelbaar. Bij het waterbeleid bijvoorbeeld hadden de deelnemers last van hun achterban. Ze hadden dubbele loyaliteit: naar het programma waaraan ze gedetacheerd zijn, en naar de organisatie die ze vertegenwoordigen. Maar ze hebben niet de gewoonte om zich expliciet in te leven in elkaars achterban. Iedereen reageert op een specifieke manier omdat hij zo is ingereden door zijn eigen omgeving, zonder zich dit bewust te zijn. Ik kan dit in een tweegesprek blootleggen. Over de werking: Het succes van een mastercircle ontstaat doordat de kwetsbaarheid van de deelnemers naar boven komt. Iedereen gaat elkaar dan helpen. Open up your vulnerability. Dan voelen ze zich ook veilig om niet bij ieder idee eerst een oploop te organiseren (een informele bijeenkomst van ambtenaren), maar om gelijk, met steun van een (top)manager, naar buiten te gaan. De methode creëert een veilige omgeving met vertrouwelijkheid die stimuleert om verantwoordelijkheid te nemen. Pas dan kan je constructief confronteren. Het komt minder dichtbij dan een coachtraining, maar het is wel een eerste aanzet daartoe. Het komt veel voor dat deelnemers persoonlijke opgaven bij zichzelf ontdekken. De rol van de begeleider is overigens cruciaal, omdat je als master niet voldoende aandacht kan geven aan het overallproces. Pepijn Nicolas (co-begeleider) Pepijn Nicolas begeleidde enkele onderdelen van mastersessies bij programmateams van de Deltacommissaris. Enkele van zijn waarnemingen: Ik heb, met Job van de Berg als hoofdbegeleider, een sessie 2, De Omslag begeleid. Na de feedbackrondes zat de groep onderin de U. Toen kreeg de groep een eigen wil. Ik stelde voor dat de groep zelf ging bespreken wat ze nu wilden doen. Daar kregen ze 3 minuten voor. Mijn doel was om ze te laten voelen dat ze als team zichzelf niet kunnen faciliteren. Maar weinig groepen kunnen dat. Ook niet buiten een sessie. Ik stelde vervolgens alleen maar vragen. Voelt iedereen zich gehoord? Wat gebeurt er al? Gaat dit over de inhoud of de vorm? Ik ging het rijtje af; iedereen moest zeggen : ik wil.. Ze keken hulpeloos. Toen waren ze klaar voor een opstelling. Een opstelling is een manier om een systeem voelbaar te maken. Je kan tweegesprekjes hebben (en dan kijk je alleen maar naar de lichaamstaal als mensen het over elkaar hebben. Je ziet daar aan hoe ze zich tov elkaar verhouden). Je kan de hele groep activeren; je begint dan bij

9 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 12 terugblik van de deelnemers 13 iemand die mensen uitnodigt in de ruimte plaats te nemen. Kan ook blind. In dit geval koos ik voor de opdracht: 4 terugblik van de deelnemers kies samen iets uit de ruimte dat jullie opdracht representeert. Je mag niet met elkaar praten. Daar komt dan vanzelf iets uit. Pak een stoel, en zet die op de plek in deze ruimte die jouw organisatie representeert Kies je eigen plek. Hoe voelt het daar welke beweging wil je maken Nagesprek: wat heb je gezien wat betekent dat volgens jou. Antwoord: ik voel me verweesd. We zijn geen team. Sessie 1 is het beste moment voor een opstelling. Het creëert vooral verwarring en urgentiegevoel. Het is afdalen in de U. Rol en positie worden invoelbaar. Gezien worden in je rol en positie. Iedereen moet zeggen wat ze gezien hebben tijdens de opstelling. Bij organisatieveranderingen is vaak te weinig aandacht voor onverwerkt verleden. Besluiten worden gewoon meegedeeld. Mensen kunnen hun emoties niet kwijt. De mastercircle leert ook dit soort vaardigheden die in je werk van pas komen. Aan alle deelnemers is een digitale vragenlijst gestuurd. De meeste alle deelnemers hebben de vragen ook beantwoord. Dat hebben ze als volgt gedaan. De antwoorden zijn niet bewerkt, alleen geanonimiseerd waar nodig. Het aantal antwoorden per vraag varieert omdat niet iedere deelnemer alle vragen heeft beantwoord. Welk beeld had je vooraf van de te verwachten uitkomsten van de Mastercircle? Mijn beeld was dat ik meer te weten zou komen over de drive van mededeelnemers in het deltaprogramma. Mijn beeld was niet helder omlijnd. Ik had sterk een feedback verwacht op mijn eigen functioneren in de groep, in de samenwerking. Ik vond het wel spannend omdat ik niet echt wist wat me te wachten stond en of ik me kwetsbaar op zou durven stellen (want ik verwachtte wel dat ik dat moest doen om wat te leren). Een bijdrage leveren aan het nationaal beleidskader voor nieuwbouw en herstructurering. Weinig of niks Vooraf was mij niet heel helder wat de uitkomst van de Mastercircle zou zijn. Ik zag vooral veel kansen voor mijn eigen persoonlijke ontwikkeling en het verkrijgen van inzicht in de onderlinge samenwerking in het programmateam. Mijn beeld was dat de mastercircle inzicht zou geven in de potenties van de verschillende deelnemers en hoe deze het beste ingezet zouden kunnen worden. Op basis van eigen vraag/uitdaging kijken hoe die te herformuleren/beantwoorden in samenwerking Ik had geen duidelijk beeld, het was allemaal nogal vaag. We zouden vooral duiken in hoe wij als individuen en als programmateam functioneren en hoe zich dat verhoudt tot onze opdracht in het Deltaprogramma. Mijn beeld was nogal grof, en vooral gericht op hoe we beter met elkaar zouden kunnen samenwerken. Daarnaast had ik een zekere terughoudendheid omdat ik niet helemaal overtuigd was van de professionaliteit van de begeleiding.

10 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 14 terugblik van de deelnemers 15 Volledig blanco want ik kende deelnemers, methode noch doel (lag aan mij hoor). Wellicht verwachtte ik een beeld te krijgen van hoe belangrijk de andere overheden onze opgaven nu eigenlijk vinden en wat een goede samenwerkingsvorm rijk-regio-gemeente is op het terrein van klimaatadaptatie. Wat is het verschil tussen dat beeld en de daadwerkelijke uitkomst? Ik ben veel meer te weten gekomen over mezelf, mededeelnemers en de samenwerking. Het bleek dat ik vragen en gedachten had waarbij mededeelnemers ook mee worstelden. Dit was zeer positief, geeft vertrouwen en maakt een betere samenwerking mogelijk. Ik heb tijdens de mastercircle feedback gekregen op mijn eigen functioneren, maar meer nog is feedback gegeven op het functioneren van de groep en zijn werkwijzen aangereikt voor de groep. Het bleek voor mij helemaal niet moeilijk om me kwetsbaar op te stellen. Er ontstond al heel snel een sfeer van vertrouwen. De toegankelijkheid van de master op de eerste dag droeg daar zeker aan bij. De feedback op mijn eigen functioneren heb ik als heel nuttig en opbouwend ervaren. De feedback op de groep heeft ons als groep verder gebracht en ook naar elkaar gebracht. Het heeft een sterk bindend effect gekregen. Collega s die de mastercircle niet hebben meegemaakt missen dit (jammer voor hen). Uitkomst is meer een ambassadeursrol voor de deelnemers en een presentatie om ons gedachtegoed verder te verspreiden. Ik had gedacht dat mijn/onze bijdrage concreter zou zijn. Het is nu nog wat zoeken naar welke betekenis dit resultaat heeft. Groot positief verschil Omdat mijn beeld vooraf niet scherp was, vind ik het moeilijk om te bepalen wat het verschil is. En bij mij komt de gedachte naar boven: Is het erg als er een verschil is tussen wat je vooraf verwacht en wat het geworden is? De Mastercircle is een proces waar je door heen gaat. En het vasthouden aan je eerste beeld is niet handig. Go with the flow, is mijn stelling! Iedereen verwacht er wat anders van en door het proces kun je ook in eens op een ander punt uitkomen dan vooraf verwacht. Helemaal niet erg. Hoewel de mastercircle vooral gebracht heeft wat ik ervan verwachte is er toch een opvallend verschil te noemen. Ik ben verrast door de feit dat de meerwaarde vooral gezocht moet worden in de manier waarop we elkaar weten te raken/mee te nemen. Door op persoonlijk vlak elkaars kwaliteiten aan te boren of te benutten ontstaat er zeg maar een vonk. Ik vind dit een positieve constatering. Groot. Nieuw gezamenlijk doel bepaald. Nieuw doel is goed, uitdagend. Tegelijk jammer dat eigen doel niet echt is besproken met deelnemers (beperkt tot presentatie aan masters). Er was weinig verschil. De verbinding van individueel handelen, team en onze inhoudelijke opdracht kwam gedurende de hele mastercircle aan bod. De uitkomsten zijn concreter dan ik vooraf had kunnen bedenken, maar dat past natuurlijk bij mijn initiële vage beeld. Daarnaast zit groot deel van de vangst in mijn eigen leerpunten en de acties die we daarbij benoemd hebben. De resultaten zijn nogal organisch tot stand gekomen, daardoor zijn de uitkomsten wel concreet en toepasbaar op ons dagelijks werk, maar ook wel uiteenlopend en misschien moeilijker vast te houden. de uitkomst is veel positiever dan ik had gedacht. Er zijn goede, herkenbare punten naar boven gehaald en het was veel persoonlijker dan ik had gedacht. De professionaliteit in de begeleiding is inderdaad een keer een issue gebleken, maar dat is goed opgelost. Nou eigenlijk niet veel, ook al hebben we halverwege de methode Theory-U losgelaten. Omdat ik er los in zat kon het wat mij betreft alle kanten op. Welke rol heeft hebben Masters gespeeld in het bereiken van dit resultaat? De master heeft vanwege zijn bekendheid en expertise in het bestuurlijke vlak een positieve invloed gehad op mij als persoon en in mijn rol in het deltaprogramma. De masters waren alle drie bijzonder en verschillend. Ze hebben een belangrijke meerwaarde gegeven aan mijn werkzaamheden en mijn functioneren in het programmateam. De Masters zijn voor mij heel inspirerend geweest. Zij straalden gezag uit en de voorbeelden uit hun praktijk maakten de lessen die zij voor ons hadden aansprekend. Het feit dat de masters zo makkelijk contact maakten met ons als deelnemers, maakte dat er veel interactie was en dat hun lessen echt tot mij doordrongen. Mede daardoor is de mastercircle voor mij heel effectief geweest. De eerste twee masters hebben duidelijk een toegevoegde waarde gehad en meegestuurd naar het vertellen van een verhaal. Zij hebben ons geholpen dit resultaat te bereiken. De derde master heeft helaas geen toegevoegde waarde gehad, er ontbrak een klik tussen de master en het team. Grote rol, met name Marcel en Ellen. Manier van vragen en reflecteren. Verbindingen leggen en stimuleren. De Masters hebben mij een spiegel voor gehouden. Ieder op hun eigen manier en op een ander onderwerp. Voor mij persoonlijk is dit heel waardevol geweest. Ook weten de Masters dingen te benoemen en te beargumenteren die bij mij meer een onderbuikgevoel zijn. Erg leuk was dat de Masters onderling een verschillende kijk hebben op het deltaprogramma: de ene Master vond dat 4 jaar voor het voorbereiden van de Deltabeslissing wel erg lang was en de andere Master kon zich weer goed inleven in onze tijdsdruk en stress die we daarbij ervaren. De Mastercircle heb ik doorlopen met een aantal teamgenoten. Ik vond het heel waardevol om dit te doen met de mensen uit het eigen team. Je leert elkaar beter kennen en je ervaart samen hoe dingen gaan en lopen en waarom soms dingen niet goed gaan. Met z n zessen zijn we ook direct aan de slag gegaan met het in de praktijk brengen van wat we hebben geleerd. We spreken elkaar daar ook op aan. In de eindsessie hebben we geprobeerd de andere teamleden te besmetten in de hoop dat zij het nu ook oppakken. Als voorbeeld noem ik het oeverloze gepraat in de overleggen in het programmateam. We proberen dat te doorbreken door aan te geven dat de discussie niet verder komt en dat er een keuze moet worden gemaakt. De Master heeft nadrukkelijk een reflecterende rol gespeeld. Op een prikkelende wijze, soms ook enigszins confronterend, werden sprongen gemaakt voor verbeteringen in samenwerking. Uitstekend. Wel duidelijk verschil tussen de masters. De masters die het persoonlijk maakten maken het verschil. De inbreng van de masters was heel waardevol. Ze stellen scherpe vragen, hebben snel door hoe wij als personen of team functioneren en kunnen goed reflecteren vanuit hun praktijk. Op die manier laten zij ons zelf conclusies trekken, maar helpen ze daar wel bij. Marijke was goed in het openbreken van de oude gewoontes door haar wijze van vraagstelling en directe feedback. Karel stelde goede vragen, maar deed daar verder niet zoveel mee, en was weg toen het nog niet afgerond was. Frits was perfect op dat moment, door actief mee te denken en tegelijkertijd ook zeer gerichte feedback te geven en te stimuleren

11 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 16 terugblik van de deelnemers 17 Welke rol hebben de andere deelnemers gespeeld in dit resultaat? De resultaten van de masters hebben we tijdens de hot seat sessies elkaar kunnen vergelijken en dat is zeer leerzaam. Met name doordat we elkaar kunnen vergelijken met andere deelnemers werd duidelijk wat onze verschillen en overeenkomsten zijn. Mijn collega s zijn allen heel open en constructief geweest. Tijdens, maar vooral ook buiten de circle-dagen hebben we elkaar scherp gehouden (en doen we dat nog). Een hele actieve rol. We hebben het eindresultaat samen bedacht en bereikt. Ook groot. Om tot een gezamenlijk product te komen moet elkaars inzet of rol vergelijkbaar zijn. Dat was ook zo, ondanks dat niet iedereen er elke dag bij kon zijn. De mastercircle is nadrukkelijk ook een groepsproces. In die zin heeft elke deelnemer zijn/ haar eigen rol en verantwoordelijkheid. Een deelnemer heeft uiteindelijk ervoor gekozen om de mastercircle te verlaten. Onmisbaar. Openheid, aanwezigheid. Gezamenlijk hebben we een doel geformuleerd. Van wij-zij zijn we naar wij gegaan. We zijn heel open naar elkaar geweest. Het lukte niet iedereen om heel concreet te worden, maar daar hielpen wij, Job en de masters elkaar bij. volgens mij is het een gezamenlijk resultaat. De openheid maakt dat je tot iets komt en dat moet je samen ervaren sterk wisselend want niet iedereen was even sturend aanwezig Welke rol heeft de begeleider gespeeld in dit resultaat? Cruciaal in het uitzetten van de juiste vragen. Vragen waarbij je echt losgemaakt wordt uit je rol en persoon. De vragen waren soms zo verrassend en scherp dat het echt diepgang gaf in de materie waarin we zitten. Ik vond de facilitator van het LEF (Pepijn Nicolas) heel sterk opereren. Hij prikkelde ons heel sterk en kon ook de Master op belangrijke momenten inzetten en benutten om het beste uit onszelf te halen. Om ons te laten denken en een resultaat neer te zetten. Vnl faciliterend en randvoorwaarde stellend. Door het aanbieden van het programma en concept was het niet mogelijk geweest. De begeleiders hebben ons opgang geholpen in het proces. Ze hebben ons met regelmaat het bos ingestuurd, met als doel dat we er zelf weer uit zouden komen. Op de momenten dat dat niet lukte hebben ze ons geholpen en de spiegel voor gehouden. Ook hebben ze goed geholpen bij het concreet maken van acties die we zouden oppakken. Bijvoorbeeld bij de oeverloze discussies in het programmateam heeft de begeleider met ons besproken hoe we dat kunnen doorbreken, zonder anderen daar mee voor het hoofd te stoten. De begeleider is telkens op de achtergrond aan het werk geweest. Geen directe beïnvloeding, maar ik had wel het gevoel dat deze begeleiding op de achtergrond meespeelde. Vaste begeleider: erg procedurele rol (tijd/plek/vragen vooraf/standaardvraag), beperkte rol. Wisselende begeleiders vanuit LEF: procesrol, benoemen van wat er gebeurt, behulpzaam. Gaven ook reflectie op wat ze zagen. Goede faciliterende rol. Zelfde antwoord als bij masters. Soms had ik wel behoefte om meer structuur/richting van hem te krijgen, maar dat is niet hoe een mastercircle werkt. te veel op de achtergrond en ook bij de introducties telkens niet heel erg exact, waardoor de meerwaarde minder is dan wat het zou kunnen zijn. In het geval we vastliepen, tijdens de 2e dag, is door de begeleider geen oplossing geboden, maar gelukkig wel door de begeleider van het LEF. niet-sturend maar faciliterend (prima) Welke rol heb je zelf gespeeld in dit resultaat? Ik heb mijn best gedaan zowel in mijn rol in het programmateam als persoon. Samen waren we als groep compleet in de sessies. Goede voorbereidingen en altijd aanwezig hebben er bij gedragen dat ik een aanvulling was voor het totaal. Ik vond het heel leuk en uitdagend om mee te doen. Dat heb ik dan ook zeer actief gedaan. Ik ben actief geweest om aan mijn eigen functioneren te werken en heb daarnaast ook geprobeerd de ander daarin te helpen (zoals anderen dat bij mij deden). Na de eerste dag keek ik uit naar de volgende. Actieve inbreng geleverd, meegestuurd. Actieve, constructief De Mastercircle was voor mij een grote inspiratiebron en ik kreeg er heel veel energie van. Ik heb alle ruimte ervaren om dingen in te brengen en het resultaat te sturen. Mijn persoonlijke leerdoelen zijn zeker gehaald. Ik heb me vooral open opgesteld en waar nodig eigen initiatief getoond in het bereiken van het resultaat. Door open te zijn een goede bijdrage geleverd. Ik heb geprobeerd om het steeds naar ons dagelijkse werk terug te leiden en zelf het voorbeeld te geven door mijn leerpunten om te zetten in acties die ik meteen kon uitvoeren. Verder ook vragen stellen aan collega s ik heb actief meegedaan tijdens de sessies, maar als je het even niet weet kun je ook niets bieden. vrij actief sturend door te zeggen wat ik er uit zou willen halen. Hoe belangrijk was de startbijeenkomst? Bij de startbijeenkomst was ik onzeker over wat er precies gaat gebeuren. Toen eenmaal het ijs gebroken was de sessie intens en is de tijd voorbij gevlogen. Voor mij werden in een klap de sociale verbanden duidelijk. Zowel van persoon als de rol die je in het programmateam hebt namens je achterban. Het was alsof we een onbewuste behoefte hadden in deze training. Direct waren we allen positief en zeer te spreken. Dit geeft energie en hebben we nodig. Het theoretisch deel heb ik door omstandigheden gedeeltelijk gemist. Het gezamenlijk focussen op de vraagstelling voor de mastercircle was nuttig omdat we daarmee samen op één lijn kwamen. Belangrijk om kennis te maken met elkaar. Wat de Mastercircle moest opleveren bleef nog wel vaag. Stimuleren en richtinggevend. Formuleren van de opdracht. De startbijeenkomst was vooral een kennismaking met de begeleiders en LEF. Als

12 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 18 terugblik van de deelnemers 19 deelnemers wilde we ons vooral concentreren op onze eigen rollen in het team, terwijl de sponsor vooral zat op onze buitenwereld. Daardoor bleef het nog wel wat vaag welke kant we opzouden gaan. Belangrijk. Hier werden de eerste verwachtingen gedeeld en zijn ook de sponsoren aan het woord geweest. Matig. Vooral relevant was beeld van sponsoren. Met wat we hadden voorbereid is weinig gedaan; wat er in proces gebeurde werd niet benoemd door begeleider. Noodzakelijk, maar minder waardevol dan de andere bijeenkomsten. Na de start was de vaagheid nog niet weg. die was wat chaotisch door aankomst en vertrek van de sponsoren gedurende de bijeenkomst, maar gaf wel het idee dat het leuk was om er aan te beginnen. Ik denk dat dit niet in het LEF hoeft, maar een plek die voor de deelnemers efficiënt is, is zeker zo goed. belangrijk want zette vraag goed neer Wat vond je van de mastersessies? Op de eerste mastersessie werd mijn positie ten opzichte van mijn achterban duidelijker bij de andere teamleden. De directe lijnen naar mijn achterban, de eenduidigheid waarmee mijn achterban spreekt, direct contact met bestuurders geven mij voordeel. In de tweede mastersessie gaf de master voor mij een herkenning voor de snelheid waarmee gewerkt kan worden. Hij was een ondernemer en dat was herkenbaar. Een ondernemer als master is goed om slagvaardigheid te blijven houden. Het geeft aan dat je ook met beide benen op de grond moet blijven. Blijf concreet. Verhouding tussen belang en positie werden duidelijk omschreven. Belangrijk voor je functioneren in het programmateam. De master in de derde mastersessie had kritische vragen waar ik niet direct antwoord op had. Ik wilde direct antwoord geven. Hij spiegelde direct met waarom direct antwoorden? Ook doorvragen over wanneer mijn missie geslaagd is deed goed. Je kan het niet alleen. Was verheugd over zijn adviezen om het helder en concreet te maken. Je bijdrage, wat is die? Het was goed om dat te ervaren. De eerste sessie was nog erg gericht op de casussen van de deelnemers afzonderlijk en niet op het resultaat wat we als groep zouden opleveren. Daardoor wel zinvol voor mij persoonlijk maar niet zozeer voor het eindresultaat. In de tweede sessie hebben we als groep besloten om de handleiding van de Mastercircle los te laten en een eigen invulling te gaan bedenken. Deze sessie bracht focus aan en heeft de belangrijkste richting gegeven aan het eindresultaat. In de derde sessie hebben we handen en voeten gegeven aan de presentatie en hebben we nagedacht over onze rol als team. Van de eerste mastersessie heb ik de opstelling onthouden, dat onderdeel is voor mij belangrijk geweest. Zichtbaar (het duiden) werd de onderlinge verhoudingen en posities. In de tweede sessie gebeurde het: in een halve dag waren we al bij onze essentie. De hulp van Marcel (de master) was daarin cruciaal. In de derde sessie werden we weer even met beide benen op de grond gezet en vervolgens maakten we een grote vervolgstap. Ook hier was de hulp van de master (Ellen) cruciaal. De eerste mastersessie ging in op onze rol in het team. Dat was heel belangrijk. We zitten in het team ieder vanuit z n eigen organisatie zonder last maar met ruggespraak. Maar soms werd dat toch anders ervaren. Het gesprek met de master maakte al snel duidelijk dat we duidelijk moeten zijn in wat onze rol is en wat van ons verwacht mag worden. In de tweede mastersessie stond het samenwerken in het team centraal. Hoe werken we samen en wat gaat daarin goed en wat kan daarin beter. Iedereen had daar een andere beleving bij. Juist door dat met elkaar te delen komt het inzicht in hoe je daar dan verbetering in kunt aanbrengen. Derde sessie: Ons gezamenlijk succes! Hoe komen we daar. Ook hier was het weer heel waardevol om dat met elkaar te delen en te horen wat de master daar van vindt. De eerste sessie was eveneens belangrijk omdat hier niet alleen verdiepend gezocht werd naar uitwisseling van verwachtingen en bijdragen, maar direct ook een scherpe reflectie van de master gegeven werd. Her verpersoonlijken vond ik de meest waardevolle ervaring. De tweede sessie was ook belangrijk. Hier had ik halverwege een eureka moment en volgens mij werd dat door de meeste deelnemers bevestigd. Het deed er niet meer toe wie wat deed. We hadden in onze uitwerking een gezamenlijk doel weten neer te zetten. Het bleek ook niet meer uit te maken wie nu wat deed er ontstond een soort van vanzelfsprekende bijdrage. De derde sessie was onmisbaar. Ik constateerde herbevestiging van de gezamenlijke doelen. Tevens consolidatie en een belangrijke stap naar het concreet maken, de uitvoering. Eerste sessie: Met name de organisatieopstelling was relevant, en de reflectie door master. Ik vond presentaties erg lang duren (alleen luisteren, geen interactie met andere deelnemers). Master was redelijk, maar maakte het niet erg persoonlijk, voor mijzelf vond ik het erg in het hoofd blijven. Tweede sessie: tweegesprek met master was erg goed voor iedereen. Daarna omslagpunt: samen aan de slag om gezamenlijk doel te bepalen. En master wist dit vervolgens weer spannend (persoonlijk) te maken. Derde sessie: Goed. Na succes van tweede sessie schuurde het even. Master wist dit goed aan te jagen. In tweegesprek erg verdiepend (meer lagen van reflectie), grote kwaliteit van master. Sessie 1: Belangrijk om een open sfeer te creëren en het denken op de niveaus van individu, team en opdracht te starten. Openheid tussen collega s. Scherpe blik van de master, die heel neutraal eigenschappen van de collega s kon benoemen. De master gaf ons veel haakjes om mee verder te gaan. Dat helpt, zeker omdat die haakjes gestaafd waren op jaren ervaring. Sessie 2: Deze master ging erg in op de persoon. Dat was goed voor deze fase. M.n. het verdiepen heeft ons veel gebracht, doordat we het echt concreet hebben gemaakt. Sessie 3: : Deze sessie hebben we niet zo structureel de onderdelen gevolgd. Het was een nuttige sessie in de zin van inhoudelijk toetsen en verdiepen, doordat deze master veel van onze inhoud kende. Daar staat tegenover dat het ook een beetje voelde als herhaling van de vorige sessie. Sessie 1: Marijke heeft de goede vragen gesteld en dat bracht bij mij naar boven dat ik graag verder wilde. Sessie 2: veel minder positief. De verstoring door de ontruimingsoefening en het vroege vertrek van de master helpen daarbij niet mee. Daardoor ontstaat druk op elk onderdeel en kom je soms niet diep genoeg. Sessie 3: de beste. Bij de eerste mastersessie was ik niet aanwezig. Sessie 2 was echt crisis want men zag methode niet meer zitten. Meesten wilden het niet op de persoon richten maar de zaak. Ik moest stevig inzetten om het nog op de rit te houden. De 3 facilitators stelden zich zeer (te) terughoudend op. In de derde mastersessie herstelden we ons en maakten een gezamenlijk verhaal. Wat vond je van de onderdelen van een Mastersessie? Het uitwisselen op de mastersessies (presentaties, feedback, tweegesprek) is zeer goed geweest om dat van andere teamleden ook gezien en ervaren te hebben. Elkaar beter leren kennen (op persoonlijk vlak); van elkaar weten wat je persoonlijke aandachtspunten zijn en daarmee elkaar kunnen helpen. Het richten (algemene terugkoppeling door de master) was leerzaam. Soms ook eye opener. Het heeft ook wat onzekerheid weggenomen. Er waren duidelijk punten die voor alle deelnemers in meer of mindere mate aan de orde waren. Dat maakte het richten op die onderdelen niet moeilijk. De terugkoppeling van de master maakte voor mijzelf ook duidelijker waar ik aan moest werken. Het verdiepen (het zelf betekenis geven aan de input van de master) Het vervolgen (onderling uitwisselen van afspraken voor vervolg) dwingt jezelf / de groep om in de praktijk aan de slag te gaan met datgene wat op de dag aan de orde is geweest. Doordat dat in een open sessie gaat voelen we ons min of meer verantwoordelijk voor elkaars succes.

13 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 20 terugblik van de deelnemers 21 Alle onderdelen even belangrijk. Het richten door de master was hier de cruciale stap maar die kon de master (pas) zetten door het voorwerk = uitwisseling. De verdieping was bij de eerste sessie niet echt noodzakelijk maar wel heel erg illustratief. Ook biji de derde sessie waren alle onderdelen even belangrijk. Doordat we (weer) met beide benen op de grond werden gezet hadden we alle onderdelen nodig voor een herbevestiging van een goede afronding van ons product. Het uitwisselen (presentaties, feedback, tweegesprek) liep lekker, maar wel wat tijdgebrek, waardoor er minder tweegesprekken waren, maar meer deelgroepgesprekken. Die zijn toch minder persoonlijk. Het richten (algemene terugkoppeling door de master). erg goed, ook na het spel met de bal. Het verdiepen (het zelf betekenis geven aan de input van de master). Erg waardevol. Vervolgen (onderling uitwisselen van afspraken voor vervolg). We hebben een keer bij elkaar gezeten, maar meer reflecterend dan vooruitkijkend. Wat vond je van de slotbijeenkomst? De slotbijeenkomst was goed om met het hele programmateam te doen. De kunst is wel om het vast te houden met zijn allen. Wij hebben er voor gekozen om onze collega s die niet aan de mastercircle hebben meegedaan onze ervaringen ook te laten beleven. Dat is ons goed bevallen en gaf extra energie. Voor ons nog eens een extra oefening in wat we aan het leren zijn. Of het voor onze collega s genoeg is om ook anders te gaan functioneren of dat het krachtig genoeg is om hen mee te krijgen in onze andere aanpak is nog een vraag. In deze bijeenkomst hebben we ons eindresultaat teruggekoppeld aan de sponsors en met hen doorgepraat hierover. Wat we nu precies willen met het resultaat van de Mastercircle is nog niet helder genoeg om mee verder te gaan en daarom hebben we nog een bijeenkomst gepland (zonder hen). De afronding. Het verkopen van ons product. In de slotbijeenkomst hebben we onze teamgenoten laten delen in de ervaringen die we hebben opgedaan. Dat hebben we gedaan door een aantal oefeningen met ze te doorlopen. Dat was een leuke ervaring voor ons, omdat we nu aan de andere kant stonden (als begeleider). Ook belangrijk. Hier werden de sponsoren meegenomen in de gezamenlijke energie en ideeën voor uitvoering. Ik constateerde commitment en de wil om een zetje mee te geven aan de uitvoering. deelnemers hadden belangrijkste rol in voorbereiding. Ging goed. Rol begeleider: geen Zeer nuttig. Fijn om het gesprek aan te gaan met onze sponsoren en hun feedback te krijgen. Dit helpt een beetje in het verspreiden en vasthouden van de lessen. er iets meer tijd besteed kan worden aan het bijpraten van de master voorafgaand aan de mastercircle. Van tevoren helder maken wat het doel is van de mastercircle, wat gaat het opleveren en op welke manier. De 2e sessie ging nu diep in op hoe je persoonlijk in mekaar zit, dat vind ik iets voor een cursus persoonlijke effectiviteit of een coachingstraject. Ik voelde me er niet prettig bij en meerdere van de groep hadden dit waarop we het programma hebben omgegooid. Mij was niet duidelijk wat het doel was. Nee. Blijf flexibel in het programma (denk aan de eerste sessie). Een tip, de muzikale afsluiting bij de derde sessie had wat mij betreft achterwege gelaten mogen worden. Ik vond vooraf steeds erg veel vragen (laat g d). Minder vragen of wat opener qua vorm zou helpen. meer zorgvuldigheid vooraf in plannen van data, in briefing van sponsoren. (misschien door middel van praktische ondersteuning) begeleider kan grotere rol spelen en het proces versnellen door te benoemen wat er gebeurt en door door te vragen meer interactie tussen deelnemers (op eigen vragen) ook nu weer (net als bij voorbereidende vragen): deze vragenlijst is erg procedureel en vanuit de eigen systematiek. Niet open of op zoek naar wat echt belangrijk was. Ik heb niet het gevoel dat de door mij daarop gegeven antwoorden recht doen aan het geweldige resultaat dat wij hadden voor ons deelprogramma. De Mastercircle vergt veel tijd en inzet. Daar heb je uiteindelijk ook veel aan, maar het blijft moeilijk om dit in je drukken hoofd en agenda in te passen. Dat komt vooral doordat het van tevoren erg vaag is wat je eraan gaat hebben. Misschien helpt het om ervaringen van eerdere deelnemers vooraf te delen? Je weet immers vooral nooit wat de uitkomst zal zijn, dus dat zal altijd vaag blijven. Je moet deelnemers dus ergens anders meer motiveren. de tijd waarop we begonnen en eindigden was niet altijd even helder. Omdat dat leidt tot vertrek terwijl je nog niet klaar bent en dat soort dingen is dat erg storend. Ik zou liever een dag incl. een diner afspreken, om tijdens het eten een vorm van verwerking te kunnen toepassen en omdat daarmee de tijdsdruk er ook afgehaald wordt. De tijd tussendoor hebben we te weinig met elkaar gesproken over dit traject, waardoor er minder uitkomt dan zou kunnen. Ga niet schuiven met plaatsen of tijden, maar leg het van te voren eenduidig vast. begon te weinig gericht, waardoor het eerste het beste onderwerp dat voorbij kwam maar is aangegrepen om op door te praten. Eindigde wel positief. prima de sponsoren reageerden zeer nuttig. Heb je nog tips voor verbetering of voor vervolg? Wellicht een moment plannen om stil te staan waar we nu staan na de slotsessie. Wat is er gebeurd en wat hebben we geleerd. Het LEF is een prachtige locatie om dit soort sessies te doen. Onze facilitator (Pepijn) heeft, naast de masters, het beste (of ten minste een heleboel goeds) uit ons weten te halen. Misschien te veel gevraagd: het kostte even wat tijd voor de masters voor zij wisten wat onze rol (of dat van ons deelprogramma) is in het werk waar we mee bezig zijn. Misschien dat

14 terugkijken op de mastercircles 2011 in het deltaprogramma 22

15