Handleiding. Eduscope Administratie (beginners)

Transcriptie

1 Handleiding Eduscope Administratie (beginners)

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 1 Introductie 3 2 Eduscope Administratie beginners Postcodes Provincies Gemeentes Plaatsen Straten Postcodes Gezinnen Verzorgers Gezinnen Leerlingen Basis Foto Extra Verzorgers Bijzonderheden Onderwijs/verzekering CUMI categorie AB Inschrijvingen BO Groepen Absenties Per leerling Per groep Overzicht Personeel Docent toevoegen Docent wijzigen Docent verwijderen Ondersteuning 46 Eduscope Administratie (beginners) Pagina 2 van 46

3 Hoofdstuk 1 Introductie Eduscope is het leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem van Unilogic. Het wordt gebruikt door medewerkers van diverse onderwijs- en schooltypes, zoals het peuteronderwijs, BAO, SBO en V(S)O, maar ook medewerkers van externe instellingen (bijvoorbeeld GGD). Dit zijn voornamelijk leerkrachten en begeleiders (zowel intern als extern), directie medewerkers en administratief personeel en eventueel ook onderwijs ondersteunend personeel. Doordat al deze mensen kunnen samenwerken in het zelfde systeem is informatie snel beschikbaar en inzichtelijk te maken. Eduscope bestaat uit de volgende, optionele modules: 1. Administratie 2. Leerlingzorg/volg 3. Pravoo Digitaal (Kindvolg- en Hulpsysteem voor de onderbouw) 4. MKVS Digitaal (Montessori Kindvolgsysteem) 5. Bovenschoolse Module Verspreid over deze modules bevat Eduscope een aantal belangrijke onderdelen, waarvoor via deelcursussen instructie kan worden gevolgd. Dat zijn: ApplicatieBeheer Eduscope Administratie (beginners) Eduscope Administratie (gevorderden) Journalen Handelingsgerichte Aanpak Leerprogramma Pravoo MKVS Eduscope Administratie (beginners) Pagina 3 van 46

4 Leerkracht/Begeleider Indicatoren Dit is de handleiding voor het onderdeel Administratie (beginners). Bij deze cursus leert u de basiswerkzaamheden van de Eduscope leerlingadministratie. Het gaat vooral om het in- en uitschrijven van leerlingen en diverse aspecten die hieraan gerelateerd zijn, zoals: gegevens van verzorgers/gezin, postcode database en absenties. Ook het invoeren van personeel komt aan bod. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 4 van 46

5 Hoofdstuk 2 Eduscope Administratie beginners In dit hoofdstuk worden de basiswerkzaamheden van de Eduscope leerlingadministratie besproken. Het zijn vooral de volgende menu onderdelen die aan bod komen: Administratie - Postcodes Administratie - Gezinnen Administratie - Leerlingen Administratie - Absenties Administratie - Personeel Via deze hoofdmenu s en de bijbehorende submenu s kunt u de basiswerkzaamheden van de Eduscope leerlingadministratie uitvoeren. het zwaartepunt zit hem in het in- en uitschrijven van leerlingen. 2.1 Postcodes Eduscope kent een eigen postcode database. De postcode database zorgt er voor dat u sneller adresgegevens van personen kunt invoeren in het systeem. De Eduscope postcode database is helaas niet gekoppeld aan een landelijk online postcode-systeem. De kosten hiervan zijn te hoog. U kunt via dit menu handmatig postcodes toevoegen. Het zou echter onhandig zijn als u bij iedere nieuwe leerling eerst via dit menu een postcode moet toevoegen. Dat is ook niet nodig. Postcodes worden automatisch toegevoegd als u een nieuwe leerling, verzorger of personeelslid toevoegt. U zult dit menu vooral gebruiken om eventuele fouten in de postcode database te herstellen Provincies Via het menu Provincies kunt u provincies toevoegen. Uiteraard is dit al voor u gedaan en hoeft u dat niet meer aan te passen. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 5 van 46

6 2.1. POSTCODES Gemeentes Via het menu Gemeentes kunt u gemeentes toevoegen. Een gemeente is niet hetzelfde als een plaats! De plaats Linne is bijvoorbeeld een kern in de gemeente Maasgouw. Gemeentes zijn sowieso niet op voorhand ingevuld in Eduscope. U kunt dat indien gewenst zelf doen. Bij bepaalde formulieren wordt de gemeente dan ook afgedrukt. Gemeentes zijn overigens niet verplicht om in te vullen bij het toevoegen van personen Gemeente toevoegen 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe gemeente toe te voegen. 2. Vul de naam van de gemeente in. De verkorte naam wordt automatisch ingevuld. 3. Kies de provincie waartoe deze gemeente behoort. 4. Indien bekend kunt u optioneel ook de gemeentecode invullen. 5. Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken Gemeente wijzigen 1. Om gegevens van een gemeente aan te passen selecteert u eerst de gemeente. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste gemeente door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste gemeente. 2. Wijzig de reeds eerder ingevoerde informatie. 3. Sla na de wijziging de gegevens op met de knop Opslaan Gemeente verwijderen 1. Selecteer eerst de gemeente die u wilt verwijderen. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste gemeente door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste gemeente. 2. Klik op de knop Verwijderen om de geselecteerde gemeente te verwijderen. Let op: U kunt een gemeente alleen maar verwijderen als deze in de postcode database niet is gekoppeld aan een plaats. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 6 van 46

7 2.1. POSTCODES Plaatsen Via het menu Plaatsen kunt u plaatsen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Vele plaatsen zullen al voor u zijn ge/ïmporteerd bij het inlezen van de BRIN gegevens van alle andere scholen. Tip: U wordt aangeraden om hier alleen plaatsen te wijzigen (als u bijvoorbeeld een spellingsfout heeft ontdekt). Overal waar deze plaats gebruikt is, zal de wijziging automatisch worden doorgevoerd. Het toevoegen van een nieuwe plaats gaat eigenlijk automatisch als u een compleet adres toevoegt bij nieuwe persoon. Dat hoeft u dus niet hier afzonderlijk te doen Plaats toevoegen 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe plaats toe te voegen. 2. Vul de naam van de plaats in. De verkorte naam wordt automatisch ingevuld. 3. Kies de provincie waartoe deze plaats behoort. 4. Indien bekend kunt u optioneel ook de gemeente invullen, waartoe deze plaats behoort. 5. Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken Plaats wijzigen 1. Om gegevens van een plaats aan te passen selecteert u eerst de plaats. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste plaats door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste plaats. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste plaats. 2. Wijzig de reeds eerder ingevoerde informatie. 3. Sla na de wijziging de gegevens op met de knop Opslaan Plaats verwijderen 1. Selecteer eerst de plaats die u wilt verwijderen. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste plaats door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste plaats. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste plaats. 2. Klik op de knop Verwijderen om de geselecteerde plaats te verwijderen. Let op: U kunt een plaats alleen maar verwijderen als deze in de postcode database niet is gekoppeld aan een straat. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 7 van 46

8 2.1. POSTCODES Straten Via het menu Straten kunt u straten toevoegen, wijzigen of verwijderen. Diverse straten al voor u zijn ge/ïmporteerd bij het inlezen van de BRIN gegevens van alle andere scholen. Uiteraard is dit slechts een deel van alle straten. Tip: U wordt aangeraden om hier alleen straten te wijzigen (als u bijvoorbeeld een spellingsfout heeft ontdekt). Overal waar deze straat gebruikt is, zal de wijziging automatisch worden doorgevoerd. Het toevoegen van een nieuwe straat gaat eigenlijk automatisch als u een compleet adres toevoegt bij nieuwe persoon. Dat hoeft u dus niet hier afzonderlijk te doen Straat toevoegen 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe straat toe te voegen. 2. Vul de naam van de straat in. De verkorte naam wordt automatisch ingevuld. 3. Kies de plaats waartoe deze straat behoort. 4. Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken Straat wijzigen 1. Om gegevens van een straat aan te passen selecteert u eerst de straat. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste straat door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste straat. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste straat. 2. Wijzig de reeds eerder ingevoerde informatie. 3. Sla na de wijziging de gegevens op met de knop Opslaan Straat verwijderen 1. Selecteer eerst de straat die u wilt verwijderen. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste straat door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste straat. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste straat. 2. Klik op de knop Verwijderen om de geselecteerde straat te verwijderen. Let op: U kunt een straat alleen maar verwijderen als deze in de postcode database niet is gekoppeld aan een postcode. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 8 van 46

9 2.1. POSTCODES Postcodes De uiteindelijke postcode wordt toegevoegd via het menu [Administratie - Postcodes - Postcodes]. In deze postcodetabel kunnen alle Nederlandse postcodes worden opgeslagen die in Eduscope gebruikt zijn. Tip: Zoals al eerder vermeld wordt aangeraden om postcodes niet hier aan te maken, maar tegelijkertijd bij het toevoegen van de adresgegevens van een persoon, bijvoorbeeld een leerling. Dit wordt later behandeld bij het inschrijven van een leerling. Voorbeeld postcode venster Postcode toevoegen 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe postcode toe te voegen. 2. Vul de cijfer/letter combinatie van de postcode in (in de vorm 1111AA, zonder spatie). 3. Indien bekend, pas dan de start- en eindbereik en de soort van het nummer in. Indien u dit niet weet, laat de standaardgegevens dan ongewijzigd. Tip: Via de website kunt u de hierboven gevraagde gegevens eenvoudig opzoeken. Dan weet u zeker dat u de gegevens juist invoert. Dikwijls is ene straat namelijk opgesplitst in meerdere postcodes en begint de nummering dus niet altijd bij 1 of 2. Eduscope vult indien bekend al automatisch de provincie in. 4. U kunt de provincie zelf selecteren door deze in te typen. Eduscope probeert dit automatisch aan te vullen. Met de muis of de cursor toetsen kunt u dan al snel de juiste provincie bevestigen en hoeft u niet de hele naam in te vullen. 5. Vul de plaats in. Ook hier probeert Eduscope dit automatisch aan te vullen. Met de muis of de cursor toetsen kunt u dan al snel de juiste plaats bevestigen en hoeft u niet de hele naam in te vullen. 6. Vul de straat in, ook hier eventueel met hulp van de auto-aanvul functie. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 9 van 46

10 2.1. POSTCODES Let op: Vul bij de straatnaam geen huisnummer in! U bent hier een (algemene) postcode aan het definiëren en daarbij hoort nog geen huisnummer. Het huisnummer vult u pas in bij de persoon waaraan deze postcode wordt gekoppeld. 7. Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. Indien u een nieuwe straat (en plaats) heeft toegevoegd, krijgt u een melding te zien waarin u dit nogmaals moet bevestigen Postcode wijzigen 1. Om gegevens van een postcode aan te passen selecteert u eerst de postcode. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste postcode door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste postcode. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste postcode. 2. Wijzig de reeds eerder ingevoerde informatie. Let op: Met wijzigen wordt niet bedoeld om typefouten te herstellen, maar wel om bijvoorbeeld een andere straat te selecteren als er onverhoopt een verkeerde straat was gekoppeld aan deze postcode. Als u hier een typefout herstelt, dan de (bijvoorbeeld) gewijzigde straat als een nieuwe straat worden toegevoegd aan de postcode database en zal de oude (verkeerde) straat toch nog blijven bestaan (hoewel niet meer gebruikt). Het herstellen van typefouten doet u bij de respectievelijke onderdelen van de postcode zelf. Een straatnaam wijzigt u dus rechtstreeks via de straten tabel in het menu Administratie - Postcodes - Straten. 3. Sla na de wijziging de gegevens op met de knop Opslaan Postcode verwijderen 1. Selecteer eerst de postcode die u wilt verwijderen. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste postcode door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste postcode. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste postcode 2. Klik op de knop Verwijderen om de geselecteerde postcode te verwijderen. Let op: U kunt een postcode alleen maar verwijderen als deze niet aan een persoon is gekoppeld. Oefen aan de hand van de twee onderstaande oefeningen het toevoegen en wijzigen van een postcode. Oefening 1: Voeg de volgende postcode toe in Eduscope: a.d. Hoven 6067 AH Linne, gemeente Maasgouw (nummerbereik 1 t/m 30, even/oneven) Eduscope Administratie (beginners) Pagina 10 van 46

11 2.2. GEZINNEN Oefening 2: In de zojuist toegevoegde postcode zit een fout. De straat a.d. Hoven moet zijn: Achter de Hoven Corrigeer dit. 2.2 Gezinnen Via het menu Gezinnen kunnen de gegevens van het gezin worden ingevoerd. Dit kan het gezin zelf zijn, of de verzorgers van een gezin. Een verzorger kan uiteraard vader of moeder zijn, maar u kunt zelf ook andere relaties tussen verzorger en kind in Eduscope invoeren Verzorgers Via het menu [Administratie - Gezinnen - Verzorgers] kunt u verzorgers toevoegen. Het worden dan losse verzorgers in het systeem. Later kunnen deze worden gekoppeld aan een leerling. Het is daarentegen ook mogelijk om de verzorger gelijktijdig met het toevoegen van de leerling toe te voegen. U zult zelf moeten ervaren wat voor u de handigste werkwijze is Verzorger toevoegen 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe verzorger toe te voegen. 2. Bij het veld Achternaam vult u de achternaam van de medewerker in zonder tussenvoegsels. Indien deze achternaam reeds voorkomt in de personen database van Eduscope dan zal dit als suggestie worden weergegeven. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 11 van 46

12 2.2. GEZINNEN Als de juiste persoon als suggestie wordt weergegeven, selecteer deze dan (alle bekende gegevens worden dan ingevuld). Als bij de suggesties de juiste persoon niet wordt weergegeven, typ dan de volledige achternaam en ga verder met het invullen van de overige (verplichte) gegevens. 3. Bij het Type van het adres kiest u normaliter Woonadres. Via het menu Administratie - Basisgegevens - Adrestypes kunt u desgewenst andere adrestypes toevoegen. 4. Vul de postcode in. Eduscope zal een suggesties geven voor de juiste postcode via de interne postcode database. Indien de juiste postcode wordt gevonden, selecteer deze dan door erop te dubbelklikken. Alle overige gegevens zullen worden ingevuld. Indien de postcode niet wordt gevonden, kunt u de postcode toch invullen (in de vorm 1234AB) en dan klikt u hierna op de knop Insert op het toetsenbord of op de knop Nieuwe postcode... in Eduscope. U ziet deze knop, als u klikt op het vergrootglas achter het postcode veld! Het venster Postcodes toevoegen verschijnt. U kunt hier de postcode toevoegen in de postcode database. Let op dat u hier nog geen huisnummer achter de straatnaam invult. Het huisnummer is namelijk geen onderdeel van de postcode. Let op: Als Eduscope u een combinatie van postcode en adres als suggestie geeft die niet klopt, dan kunt via het onderdeel Postcodes de gegevens van deze foutieve combinatie wijzigen. De postcode database werkt alleen met geldige Nederlands postcodes. Buitenlandse postcodes kunnen hierin niet worden opgeslagen. Indien u toch een buitenlandse postcode wilt invoeren, kies dan voor de optie Buitenlands als u begint met het invoeren van de adresgegevens. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 12 van 46

13 2.2. GEZINNEN 5. Vul het huisnummer in en eventueel een huisnummer toevoeging. 6. Op het tabblad Extra kunt u optioneel nog extra gegevens over deze verzorger invoeren, zoals geboorte- en opleidinggegevens, alsook sofinummer en bank-/gironummer. 7. Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. Indien het nog niet aanwezig was, verschijnt onderaan in het tabblad Basis een extra kader waarin de contactgegevens kunnen worden ingevuld. 8. Vul indien bekend het telefoonnummer(s) van deze persoon in. Selecteer het tabblad Telefoon en klik op toevoegen. 9. Vul indien bekend het adres(sen) van deze persoon in. Selecteer het tabblad en klik op toevoegen. Tip: Telefoonnummers en adressen kunnen worden onderverdeeld in types (bijvoorbeeld werk, thuis, privé, etc). Deze types kunt u zelf instellen, via de menu s Administratie - Basisgegevens - Telefoonnummertypes en Administratie - Basisgegevens - types Verzorger wijzigen 1. Om gegevens van een verzorger aan te passen selecteert u deze gebruiker. Dit kan op een aantal manieren. Zoek de juiste persoon door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste persoon. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste persoon. 2. Voeg de nieuwe gegevens toe of wijzig al eerder ingevoerde informatie. Let op: Aan een persoon kunnen meerdere adresgegevens, telefoonnummers of adressen worden gekoppeld. Als u hiervoor op Toevoegen, Wijzigen of verwijderen klikt, verschijnt er een nieuw venster. Dit venster is altijd gekoppeld aan de geselecteerde gebruiker en en heeft zijn eigen knoppenbalk. U kunt nu dus navigeren door respectievelijk de adresgegevens, telefoonnummers of adressen van deze gebruiker. Uiteraard geldt dit alleen maar als er van dat onderdeel meerdere gegevens zijn toegevoegd. Vervolgens kunt u, zonder telkens terug te keren naar de persoon, achter elkaar gegevens invoeren bij het geselecteerde onderdeel. 3. Sla na de wijziging de gegevens op met de knop Opslaan Eduscope Administratie (beginners) Pagina 13 van 46

14 2.2. GEZINNEN Verzorger verwijderen 1. Om een verzorger te verwijderen selecteert u deze gebruiker. Dit kan op dezelfde manieren als hiervoor beschreven bij het wijzigen van gegevens. Zoek de juiste persoon door middel van de navigatieknoppen in de knoppenbalk. Klik op de knop Lijst en selecteer de juiste persoon. Klik op de knop Zoeken en vind de juiste persoon. 2. Klik op de knop Verwijderen. Deze persoon zal als verzorger verwijderd worden. Let op: U heeft nu alleen maar de rol verzorger van deze persoon verwijderd. U heeft niet de persoon zelf verwijderd uit Eduscope. Deze persoon zou heel goed nog een andere rol kunnen hebben (bijvoorbeeld docent). U kunt dit verifiëren bij het onderdeel Administratie - Personen - Personen. Als u een verzorger definitief wilt verwijderen, zult u dat vervolgens daar moeten doen. Dat is overigens alleen maar toegestaan als deze persoon geen andere rollen meer heeft. 3. Als Eduscope deze rol niet kan verwijderen, zal Eduscope hierover een melding geven. Normaliter behoort een verzorger tot een gezin. Verwijderen is dan niet toegestaan. Dit kan alleen is de betreffende verzorger uit het gezin/de gezinnen is verwijderd, waartoe hij behoorde. 4. Na het verwijderen zullen de gegevens van het volgende verzorger in het venster verschijnen. U kunt het venster nu sluiten. Oefening 3: Voeg de volgende 2 verzorgers toe in Eduscope: Dhr. Jan Janssen Achter de Hoven AH Linne Mevr. Janine Janssen-Janissen Achter de Hoven AH Linne Vul ook enkele optionele gegevens in, zoals geboortedatum, geslacht, nationaliteit en beroep Gezinnen Eduscope gebruikt Gezinnen om de thuissituatie van leerlingen te beschrijven. Met een gezin kan de Vader-Moeder-Kind(eren) situatie worden bedoeld, maar een gezin kan ook (bijvoorbeeld) een Voogd-Kind of een Moeder-Opa-Oma-Kind situatie zijn. Tijdens het invoeren van de gezinsgegevens geeft u de naam van het gezin aan (bijvoorbeeld Fam. J.Jansen) en voegt u de verzorgers aan het gezin toe. Behalve Vader of Moeder kunnen dit dus ook Opa, Oma, Voogd of nog vele andere mogelijkheden zijn. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 14 van 46

15 2.2. GEZINNEN Gezinnen toevoegen 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuw gezin toe te voegen. 2. Vul de naam van het gezin in (bijvoorbeeld Fam. J.Jansen). 3. Optioneel kunt u ook een omschrijving van het gezin toevoegen en aangeven wat de thuistaal is en of het een één-ouder-gezin betreft. 4. Hierna klikt u onderaan op de knop Toevoegen om de verzorger(s) toe te voegen, die bij dit gezin horen. Het venster Zoeken verzorgers verschijnt. Als u de verzorger al in eens eerder heeft toegevoegd, dan kunt u deze hier zoeken. Vul eventueel enkele zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Selecteer hierna de juiste verzorger en u keert terug in het venster van het gezin. Als u de verzorger niet kunt vinden, dan bestaat deze nog niet. U kunt dan meteen vanuit het zoekvenster een nieuwe verzorger toevoegen. Klik hiervoor op de de knop Toevoegen in het zoekvenster. Vul de gegevens van de nieuwe verzorger in. Nadat u de nieuwe gegevens hebt toegevoegd slaat u de dit op en sluit u het scherm. U keert terug in het venster van het gezin. 5. Herhaal deze stappen om, indien nodig, meer verzorgers aan het gezin toe te voegen. U kunt dit ook gerust later uitvoeren, als u in eerste instantie nog niet de gegevens van alle verzorgers voorhanden heeft. Let op: Verzorgers kunnen meerdere malen aan verschillende gezinnen worden toegevoegd. Het gezin is nu aangemaakt. Er zijn echter nog geen leerlingen aan toegevoegd. Dit kan alleen maar via het menu Administratie - Leerlingen - Leerlingen. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 15 van 46

16 2.2. GEZINNEN Als aan een gezin al kinderen zijn toegevoegd, dan zijn er twee extra tabbladen zichtbaar, te weten: Leerlingen. Hier worden alle leerlingen die tot het gezin behoren getoond. Relaties. Hier wordt de relaties (bijvoorbeeld Vader of Moeder) tussen de verzorgers en de leerlingen getoond. U kunt de relatie hier desgewenst ook aanpassen door er op te klikken. Tip: Dubbelklik op de naam van de verzorger of een kind, om alle administratieve gegevens van deze leerling te bekijken en eventueel aan te passen. U kunt dus eenvoudig doorklikken van gezin, naar verzorger (maar ook van leerling naar gezin of verzorger). Let op: Als er een broertje of zusje van een al eerder aangemelde leerling op school wordt aangemeld, dan hoeft er uiteraard geen nieuw gezin meer te worden aangemaakt. Het gezin bestaat immers al. U hoeft dan alleen het bestaande gezin te koppelen aan de nieuwe leerling. Dit doet u bij Administratie - Leerlingen - Leerlingen. Zoals al eerder vermeld kunt u tijdens het invoeren van de leerlinggegevens ook meteen de gegevens van gezinnen en verzorgers toevoegen. U volgt dan gewoon alle stappen over het toevoegen van een nieuwe leerling zoals beschreven in Administratie - Leerlingen - Leerlingen. U hoeft dit dus niet perse apart te doen, zoals het hierboven beschreven is. Uiteindelijk kunt u zelf bepalen wat u de prettigste manier van werken vindt Gezinnen verwijderen U kunt een gezin alleen maar verwijderen als er geen koppeling is met leerlingen. Hiervoor moet u ook de leerling zelf verwijderen. Zelfs dan is het nog de vraag of u een gezin moet verwijderen. De gegevens kunnen altijd nog eens gebruikt worden, als er later een andere leerling van dat zelfde gezin op de school wordt aangemeld. U hoeft dan niet alle gegevens opnieuw in te voeren. Het is dus mogelijk om een gezin te verwijderen, maar zal in de praktijk niet vaak worden uitgevoerd. Oefening 4: Voeg het gezin Janssen toe in Eduscope Koppel aan dit gezin de twee eerder toegevoegde verzorgers. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 16 van 46

17 2.3. LEERLINGEN 2.3 Leerlingen [Administratie - Leerlingen - Leerlingen basis] Voor het bijhouden van de leerlingadministratie moeten diverse gegevens worden geregistreerd. Behalve het invullen van diverse verplichte gegevens (die ondermeer noodzakelijk zijn voor een juiste CFI-telling of communicatie met BRON in het kader van de Wet op het Onderwijs Nummer), zijn er nog veel andere gegevens die kunnen worden bijgehouden. Tip: Wij adviseren u om vanuit dit venster ook het gezin (en dus ook de verzorger) in te voegen. U werkt dan met de leerling als centraal punt om alles in te voeren. Uiteraard is het ook mogelijk om eerst apart een verzorger en een apart gezin aan te maken. Dat doet u via het menu Administratie - Gezinnen. Alle administratieve leerlinggegevens zijn verzameld in één venster. Vanwege de hoeveelheid en diversiteit aan gegevens, is dit venster opgesplitst in een aantal tabbladen. Dit zijn: Basis Foto Extra Verzorgers Bijzonderheden Onderwijs/verzekering CUMI categorie (Culturele minderheden) AB (ambulante begeleiding) Inschrijvingen BO (basisonderwijs, alleen van toepassing als de leerling is ingeschreven voor het opleidingstype basisonderwijs) De inhoud van ieder tabblad zal afzonderlijk worden behandeld. Indien u een leerling wilt toevoegen in Eduscope, klikt u op het groene plus-teken bovenaan in het venster Leerlingen basis. Vervolgens vult u de benodigde informatie in, verspreid over de eerder genoemde tabbladen. Als u een leerling al eerder heeft toegevoegd, en u wilt informatie bekijken of wijzigen, dan dient u de leerling op te zoeken. De makkelijkste manier om dit te doen is via de Lijst-knop, de Zoek-functie (CTRL+F) of eventueel via de Navigatieknoppen. Nadat u een leerling heeft toegevoegd, moet u de leerling ook in de juiste groep plaatsen. Dat kan niet in dit venster, maar dat kan via het menu Administratie - Leerlingen - Groepen. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 17 van 46

18 2.3. LEERLINGEN Dit wordt verderop besproken. Verder is het in de meeste gevallen ook nodig om de leerling in vakgroepen te plaatsen. Dit is niet van belang voor de basisadministratie, maar wel voor het Volg/Zorg-gedeelte van Eduscope, beschikbaar via de modules Dossier, Opleidingen en Indicatoren. Deze werkzaamheden worden normaliter niet uitgevoerd door de administratief medewerker van een school, maar door de Beheerder van Eduscope Basis Tip: Het is aan te bevelen om te beginnen met het invullen van de gegevens van het gezin en de verzorger op het tabblad Verzorgers (zie: 2.3.4). Als u hiermee klaar bent, vraagt Eduscope of de adresgegevens overgenomen moeten worden bij de leerling. U kunt een leerling dan sneller invoeren. In het tabblad Basis vult u de NAW gegevens van een leerling in plus nog enkele andere basisgegevens. 1. Klik op het groene plus-teken om een nieuwe leerling toe te voegen. 2. Vul minimaal (verplicht) de Achternaam, Roepnaam, Voorletters, Geslacht en Geboortedatum in. Let op: Bij het invullen van de achternaam van een leerling, worden al suggesties getoond. In de meeste gevallen is de leerling die u toevoegt een nieuwe persoon in Eduscope en zult u dus geen gebruik hoeven te maken van de suggestie. Negeer dan de suggestie, typ de volledige achternaam van de leerling af en klik daarna op de toets TAB of klik met met de muis naast de suggestie, om deze te negeren. Alleen als de leerling in een eerder stadium als losse persoon al is toegevoegd, dan zou de suggestie wel relevant kunnen zijn. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 18 van 46

19 2.3. LEERLINGEN 3. Vul de adresgegevens in. 4. Bij het Type van het adres kiest u normaliter Woonadres. 5. Vul de postcode in. Ook hier zal Eduscope suggesties geven voor de juiste postcode via de interne postcode database. Indien de juiste postcode wordt gevonden, selecteer deze dan door erop te dubbelklikken. Alle overige gegevens zullen worden ingevuld. Indien de postcode niet wordt gevonden, kunt u de postcode toch invullen (in de vorm 1234AB) en dan klikt u hierna op de knop Insert op het toetsenbord of op de knop Nieuwe postcode... in Eduscope. U ziet deze knop, als u klikt op het vergrootglas achter het postcode veld! Het venster Postcodes toevoegen verschijnt. U kunt hier de postcode toevoegen in de postcode database. Let op dat u hier nog geen huisnummer achter de straatnaam invult. Het huisnummer is namelijk geen onderdeel van de postcode. Let op: Als Eduscope u een combinatie van postcode en adres als suggestie geeft die niet klopt, dan kunt via het onderdeel Postcodes de gegevens van deze foutieve combinatie wijzigen. De postcode database werkt alleen met geldige Nederlands postcodes. Buitenlandse postcodes kunnen hierin niet worden opgeslagen. Indien u toch een buitenlandse postcode wilt invoeren, kies dan voor de optie Buitenlands als u begint met het invoeren van de adresgegevens. 6. Vul het huisnummer in en eventueel een huisnummer toevoeging. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 19 van 46

20 2.3. LEERLINGEN Foto Als u beschikt over digitale pasfoto s van leerlingen, kunt u deze toevoegen in Eduscope. Bij een leerling kunnen meerdere pasfoto s worden toegevoegd, bijvoorbeeld ieder schooljaar een nieuwe foto. Let op: Foto s die u wilt importeren dienen van het jpg of bmp formaat te zijn in de verhouding 4,5:3,5 (om vervorming te voorkomen). Dit is het officiële pasfoto formaat. Zorgt u er ook voor dat de bestandsgrootte zo klein mogelijk is. Een digitale pasfoto zou niet meer dan 20 Kb aan schijfruimte in beslag hoeven te nemen. 1. Ga naar het tabblad Foto. 2. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe pasfoto toe te voegen. 3. Er verschijnt een nieuw venster waarin u de pasfoto kunt selecteren. 4. Klik op Zoeken om de pasfoto op te zoeken. Ga naar het (netwerk)pad waar de foto s zijn opgeslagen en kies de juiste foto. 5. Vul de datum in die bij de pasfoto hoort. 6. Klik op de knop Sluiten. Sla de gegevens op als hierom wordt gevraagd. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 20 van 46

21 2.3. LEERLINGEN Tip: U kunt foto s ook per groep importeren. Dit kunt u echter niet in de administratie van Eduscope uitvoeren, maar kan alleen door de ApplicatieBeheerder van Eduscope worden gedaan. Raadpleeg hiervoor de Beheerder van Eduscope Extra In het tabblad Extra kunnen onder meer geboorte gegevens, nationaliteit en huisarts en medicijn gegevens worden ingevuld. Het is verplicht om de nationaliteit in te vullen. 1. Ga naar het tabblad Extra. 2. Kies de nationaliteit uit het rolmenu. 3. Vul, indien bekend, ook de overige gegevens in (bijvoorbeeld de huisarts). Huisartsen moeten apart in Eduscope worden toegevoegd. In dit tabblad kunt u deze opzoeken via de knop Zoeken. Indien een huisarts nog niet eerder is toegevoegd in Eduscope, kunt u dit doen via de knop Toevoegen in het Zoek-venster. Via het menu Administratie - Organisaties - Huisartsen kunt u huisartsen toevoegen Verzorgers Verzorgers kunnen alleen maar via een gezin worden toegevoegd aan de leerling. Het is niet mogelijk om losse verzorgers aan een leerling toe te voegen. U kunt ofwel een bestaand gezin (met de bijbehorende verzorgers) kiezen en toevoegen aan de leerling (als er al broertje of zusje op school zit of heeft gezeten), of u maakt een nieuw gezin aan (als voor het eerst een kind van dit gezin op uw school komt). Eduscope Administratie (beginners) Pagina 21 van 46

22 2.3. LEERLINGEN 1. Vul de naam van het gezin van de leerling in. Indien deze gezinsnaam reeds voorkomt in de database van Eduscope dan zal dit als suggestie worden weergegeven. Als het gezin van de toe te voegen leerling als suggestie wordt weergegeven, selecteer dit dan. Het gezin zou al in Eduscope aanwezig kunnen zijn, vanwege een eerder ingeschreven broer of zus. Er zal worden gevraagd om de adresgegevens en eventueel nationaliteit over te nemen bij de nieuwe leerling. Ga verder met stap 6. Als bij de suggesties het juiste gezin niet wordt weergegeven, typ dan de juiste gezinsnaam. Hierna klikt u meteen op de knop Insert op het toetsenbord of op de knop Nieuw gezin... in Eduscope. U ziet deze knop, als u klikt op het vergrootglas achter het Gezin veld! In een nieuw venster (Gezinnen), dient alle informatie over het gezin ingevuld te worden. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 22 van 46

23 2.3. LEERLINGEN 2. Optioneel kunt u ook een omschrijving aan het gezin toevoegen, aangeven wat de thuistaal is en of het een één-ouder-gezin betreft. Hierna dienen er verzorgers aan het gezin gekoppeld te worden. Dit kan uiteraard de vader en/of moeder zijn, maar ook opa/oma/voogd of andere verzorgers. U kunt later per verzorger aangeven wat de relatie met het kind is. 3. Klik onderaan op de knop Toevoegen om de verzorger(s) toe te voegen, die bij dit gezin horen. Het venster Zoeken verzorgers verschijnt. Als u de verzorger al eerder in Eduscope heeft ingevoerd (eventueel vanwege een broer/zus), dan kunt u deze hier zoeken. Vul eventueel enkele zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Selecteer hierna de juiste verzorger en u keert terug in het venster van het gezin. Waarschijnlijk zal dit niet het geval zijn. Als u de verzorger niet kunt vinden, dan bestaat deze nog niet. U kunt dan meteen vanuit het zoekvenster een nieuwe verzorger toevoegen. Klik hiervoor op de knop Toevoegen in het zoekvenster (Plus-teken linksboven). Eduscope Administratie (beginners) Pagina 23 van 46

24 2.3. LEERLINGEN Vul de gegevens van de nieuwe verzorger in. Nadat u de nieuwe gegevens hebt toegevoegd, slaat u dit op en sluit u het scherm. U keert terug in het venster van het gezin. 4. Herhaal deze stappen om, indien nodig, meer verzorgers aan het gezin toe te voegen. U kunt dit ook gerust later uitvoeren, als u in eerste instantie nog niet de gegevens van alle verzorgers voorhanden heeft. Dit doet u dan via het menu Gezinnen. Als u de laatste verzorger aan het gezin heeft toegevoegd, slaat u de gegevens op en sluit u het venster af. U keert terug in het tabblad Verzorgers van de leerling die u aan het toevoegen bent. Het invullen van de gegevens van het gezin is nu gereed. 5. Nadat u het (nieuwe) gezin heeft toegevoegd, sluit u het scherm af en keert u terug in het venster van de nieuwe leerling. 6. U dient nu nog de relatie aan te geven tussen de verzorger(s) en de leerling. Klik hiervoor op de witte ruimte onder het woord Relatie. U kunt uit het rolmenu de juiste selectie maken. Deze lijst kunt u overigens zelf aanpassen, via het menu Administratie - Basisgegevens - Relaties tot kind Bijzonderheden Er is al eerder besproken dat van leerlingen bijzonderheden kunnen worden bijgehouden. U dient deze bijzonderheden overigens eerst te definiëren via het menu Administratie - Leerlingen - Bijzonderheden. 1. Ga naar het tabblad Bijzonderheden. U ziet alle (sub)categorieën en de bijbehorende bijzonderheden. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 24 van 46

25 2.3. LEERLINGEN 2. Indien een bepaalde bijzonderheid van toepassing is op een leerling, vink deze dan aan. Er verschijnt een wit kader Aanvulling bijzonderheden waar u per bijzonderheid, eventueel nog een toelichting hierop kunt geven Onderwijs/verzekering In het tabblad Onderwijs/verzekering kan onder meer het onderwijsnummer en verzekeraar van de leerling worden ingevuld. Vul hier de gegevens in die van toepassing zijn. Verzekeraars kunt u apart in Eduscope toevoegen. Hier kunt u deze kiezen via de knop Zoeken. Indien een verzekeraar nog niet eerder is toegevoegd in Eduscope, kunt u dit doen via de knop Toevoegen in het Zoek-venster. Via het menu Administratie - Organisaties - Verzekeraars kunt u verzekeraars toevoegen CUMI categorie In het primair onderwijs zijn culturele minderheden (cumi-leerlingen) gedefinieerd als leerlingen waarvan één der ouders in het buitenland is geboren, doch niet in een Engelstalig Eduscope Administratie (beginners) Pagina 25 van 46

26 2.3. LEERLINGEN land en niet in een lijst van Europese landen. Indien dit van toepassing is, selecteer hier dan het betreffende land. Het correct invullen van deze gegevens is van belang voor de CFI telling met betrekking tot de oude gewichtenregeling (gebaseerd op herkomst) AB Indien een leerling op uw school is ingeschreven en tevens door een andere school ambulant begeleid wordt, geef dan aan op of door welke welke school dat is. 1. Klik op de knop Toevoegen. 2. Vul de begin- en einddatum van de ambulante begeleiding in, selecteer de school waar de begeleiding plaatsvindt en geef aan hoeveel uren het betreft Inschrijvingen Een leerling die in Eduscope is ingevoerd kan naderhand worden aangemeld, ingeschreven of uitgeschreven. Het aanmelden van een leerling betekent dat deze officieel is aangemeld bij een school, maar nog geen les volgt. Dat kan pas als de leerling is ingeschreven. Pas dan zult u ook bekostiging voor deze leerling ontvangen. Het aanmelden en het inschrijven van een leerling kan tegelijkertijd worden gedaan. Tip: Een leerling kan ook al in Eduscope worden ingevoerd, zonder hem aan te melden of in te schrijven. Het is raadzaam om, indien bekend, toch al meteen de aanmelddatum in te vullen alsmede de inschrijfdatum (die beiden in de toekomst mogen liggen). U bent dan meteen klaar met het invoeren van deze belangrijke gegevens. De leerling wordt automatisch actief als de inschrijfdatum is gepasseerd. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 26 van 46

27 2.3. LEERLINGEN Een leerling inschrijven. 1. Ga naar het tabblad Inschrijvingen. 2. Klik onderaan op de knop Toevoegen. 3. Er verschijnt een venster waarin de inschrijfgegevens kunnen worden ingevuld. 4. De naam van de school wordt automatisch ingevuld. 5. Meestal zal het opleidingstype al zijn ingevuld. Alleen als uw organisatie meerdere opleidingstypes aanbiedt, kunt u hier de juiste keuze maken. 6. Geef aan of de leerling een gastleerling is of niet (dit zal meestal niet het geval zijn). Indien u deze optie aanvinkt, kunt u aangeven of deze leerling onder een bepaalde project-regeling valt, waarmee de leerling bekostigd wordt. Via het menu Administratie - Basisgegevens - Projecten kunt u projecten toevoegen. Let op: Een gastleerling telt niet mee voor de (CFI-)tellingen, maar kan wel deelnemen aan het onderwijs. 7. Geef aan, indien van toepassing, van welke school de leerling afkomstig is. Gebruik hiervoor de knop Zoeken. U kunt aangeven of de leerling afkomstig is Eduscope Administratie (beginners) Pagina 27 van 46

28 2.3. LEERLINGEN van een Externe school (dit is een school met een brinnummer) of van een Voor/naschoolse instelling (dit is een organisatie zonder brinnummer, bijvoorbeeld een peuterspeelzaal, medisch kinderdagverblijf of buitenlandse school). In het zoekvenster dat verschijnt kunt u zoeken op basis van brinnummer, naam of omschrijving van de school. 8. Als u in de vorige stap een school heeft gekozen, dan is het van belang dat u aangeeft van welk opleidingstype de leerling afkomt. Van de meeste scholen is in Eduscope bekend, welke opleidingstypes er voorkomen. Indien het verkeerde of te weinig opleidingstypes beschikbaar zijn, kunt u dat aanpassen. Dat moet via het menu Administratie - Scholen - Externe Scholen. 9. Vul het oude en/of nieuwe leerling gewicht in. U kunt dit ook via een wizard bepalen. Klik dan op de knop Bepalen. Let op: De overheid heeft bepaald dat vanaf het schooljaar wordt begonnen met het vernieuwen van de gewichtenregeling. In het schooljaar is de nieuwe gewichtenregeling van toepassing op de 4 en 5 jarige leerlingen (op de peildatum 1 oktober 2006). U dient er dus voor te zorgen dat in Eduscope bij iedere leerling de juiste gewichtenregeling is ingevuld. Indien dit niet het geval is, zal bij de CFI telling hiervan melding worden gemaakt. 10. Vul de aanmelddatum in (verplicht). 11. Vul de inschrijfdatum in (optioneel, deze mag in de toekomst liggen). Let op: In Eduscope worden leerlingen automatisch actief als de inschrijfdatum is gepasseerd. Vanaf dat moment telt de leerling dus ook automatisch mee bij onder meer de CFI-telling. Nadat u de inschrijfgegevens hebt ingevuld bent u dus klaar met het invullen van de belangrijkste administratieve leerlinggegevens. Alhoewel het voor Eduscope niet verplicht is om een inschrijfdatum in te vullen, wordt het wel ten zeerste aangeraden om dat toch te doen (indien het tenminste bekend is). Alleen als een leerling een inschrijfdatum heeft, kan deze deelnemen aan het onderwijs. 12. Zodra er een inschrijfdatum is ingevuld, moet u ook een Locatie inschrijving toevoegen. Klik rechts van het kader Locatie inschrijvingen op de knop Toevoegen. U zult zien dat de naam van de school en de startdatum al zijn ingevuld. U hoeft dat alleen nog maat te bevestigen, als de gegevens kloppen, door op de knop Ok te klikken. Deze gegevens zijn nodig voor de uitwisseling van leerlinggegevens met de IB-Groep. 13. Klik op Ok. U keert terug in het tabblad Inschrijvingen. Een inschrijving wijzigen. 1. Selecteer de reeds bestaande inschrijving. 2. Klik op de knop Wijzigen. 3. Breng de benodigde wijzigingen aan. 4. Klik op Ok. U keert terug in het tabblad Inschrijvingen. De WPO of WEC gegevens van een leerling invullen. 1. Selecteer de reeds bestaande inschrijving. 2. Klik op de knop WPO/WEC Het WPO of WEC (afhankelijk van uw opleidingstype) venster verschijnt. Zie?? voor meer uitleg over het invullen hiervan. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 28 van 46

29 2.3. LEERLINGEN Een leerling uitschrijven. U kunt een leerling pas uitschrijven als deze is ingeschreven (en dus een inschrijfdatum heeft). 1. Selecteer de reeds bestaande inschrijving. 2. Klik op de knop Uitschrijven. 3. Vul de uitschrijfdatum in. Deze mag in de toekomst liggen. U kunt dus tegen het einde van het schooljaar al leerlingen uitschrijven zonder dat het direct gevolgen heeft voor het actuele leerlingaantal of andere lopende zaken in Eduscope. Let op: Als u een leerling uitschrijft, wordt er door Eduscope automatisch gecontroleerd of de uitschrijfdatum niet strijdig is met lopende zaken in Eduscope (bijvoorbeeld punten, journalen of handelingsplannen die zijn ingevoerd op een datum die na de uitschrijfdatum ligt). Indien dit het geval is, zult u hiervan een waarschuwing krijgen en zal de betreffende leerkracht aanpassingen moeten doen. Klik op de knop Afdrukken om dit overzicht uit te printen om eventueel aan de betreffende leerkracht mee te geven. Het venster Uitschrijven kent nog twee andere tabbladen, Extra en Basisonderwijs. 4. Op het tabblad Extra kunt u aangeven naar welke school de leerling gaat, wat de uitschrijfreden en het -advies is. U heeft ook de mogelijkheid om losse opmerkingen toe te voegen. Een deel van deze gegevens komt ook te staan op de Kennisgeving van uitschrijving en wordt ook opgenomen bij de historische gegevens van de leerling. 5. Op het tabblad Basisonderwijs kunt u aangeven of de leerling een SO indicatie heeft. 6. Klik op Ok. U keert terug in het tabblad Inschrijvingen. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 29 van 46

30 2.3. LEERLINGEN Een uitschrijving ongedaan maken. Indien u zich heeft vergist bij het uitschrijven van een leerling, kunt u dit op twee manieren ongedaan maken. 1. Selecteer de inschrijving en pas de uitschrijfdatum aan (via de knop Wijzigen). 2. Selecteer de inschrijving en klik op de knop Herstellen inschrijving. De uitschrijfdatum wordt dan verwijderd. Let op: Houd er rekening mee dat deze twee manieren wel wezenlijk van elkaar verschillen. Bij het aanpassen van de uitschrijfdatum zal het kind toch uitgeschreven blijven (of in een later stadium worden uitgeschreven). Bij het herstellen van de inschrijving zal de uitschrijving ongedaan worden gemaakt, alsof de leerling nooit uitgeschreven is geweest BO Alleen als een leerling is ingeschreven voor het onderwijstype basisonderwijs verschijnt het tabblad BO. Hier kan nog specifieke informatie worden neergezet die van toepassing is op deze leerlingen. Het betreft informatie over de Cito eindscores en over het zwemdiploma van de leerling. Oefening 5: Voeg de volgende leerling toe in Eduscope, gekoppeld aan het gezin uit een eerdere oefening: Jippe Janssen Achter de Hoven AH Linne geboren: inschrijfdatum: Om dit op te kunnen slaan is het nodig om ook nog enkele verplichte gegevens in te vullen. U zult vanzelf zien welke gegevens dat zijn, als u de leerling wilt opslaan Groepen Via het menu [Administratie - Leerlingen - Groepen] kunnen de administratieve groepen, die onder meer van belang zijn voor de rapportages en om aan te geven wie de verantwoordelijke leerkracht is, worden ingedeeld. Vergelijk het met zogenaamde stamgroepen. Let op: Als u ook gebruik maakt van de Eduscope zorgmodule, dan is het niet mogelijk om beoordelingen te geven op basis van deze groepsamenstellingen. Hiervoor dienen vakgroepen te worden gemaakt. Dit wordt niet besproken tijdens deze cursus en is ook niet van toepassing voor een administratief medewerker. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 30 van 46

31 2.3. LEERLINGEN In het Groepenoverzicht ziet u een lijst van al deze groepen. U kunt aan deze lijst groepen toevoegen, groepssamenstellingen wijzigen of groepen verwijderen: 1. Selecteer in het Groepenoverzicht het schooljaar, waarvoor u een groep wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe groep te maken. Er verschijnt een nieuw venster, waarin u de groep kunt toevoegen, lees verder bij: Let op: Kies de optie Wijzigen om leerlingen aan een groep toe te voegen of te verwijderen. Selecteer een groep en klik op de knop Wijzigen om aan een bestaande groep leerlingen of docenten toe te voegen of te verwijderen of om de algemene gegevens van een groep te wijzigen. Lees verder bij: Selecteer een groep en klik op de knop Verwijderen om een bestaande groep te verwijderen. Lees verder bij: Nieuwe groep toevoegen [Administratie - Leerlingen - Groepen, Groepen] Als u heeft gekozen om een nieuwe groep toe te voegen, zijn alle invoervelden gewist en kunt u de naam van de nieuwe groep invullen. 1. Vul de naam van de nieuwe groep in. 2. U kunt een verkorte naam van de groep invullen. Deze naam wordt doorgestuurd naar de IB-Groep. Eduscope vult hier standaard al de zelfde naam in als de naam van de groep, maximaal 20 karakters. 3. Vul de Edex leerjaar indicatie in. Hiermee geeft u aan welk leerjaar een groep is. Aan de naam van de groep kan dat namelijk niet automatisch herleid worden. Een S(B)O school vult bij iedere groep in: S. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 31 van 46

32 2.3. LEERLINGEN Tip: De Edex leerjaar indicatie is van belang bij het maken van Edex bestanden. Volgens de specificatie van deze bestanden dient er per groep een leerjaar aangegeven te worden. U kunt dus ook slechts één Edex-leerjaar per groep opgeven, ook al is het geen homogene groep. U gebruikt Edex bestanden bijvoorbeeld voor het vullen educatieve software met leerlinggegevens. Tip: Als u combinatiegroepen heeft, bijvoorbeeld groep 3/4a en 3/4b dan is het advies om hiervoor de losse groepen 3a, 4a, 3b en 4b voor aan te maken. Via het afdrukken van een groepsoverzicht kunt u er toch voor zorgen dat 2 losse groepen als combinatiegroep bij elkaar worden afgedrukt. 4. Klik op de knop Opslaan om deze groep op te slaan. Er verschijnt extra informatie op het venster. U kunt nu Leerlingen en Docenten aan deze groep koppelen. Let op: Nadat u de groep heeft aangemaakt en u heeft dit opgeslagen, bent u niet verplicht om meteen leerlingen en docenten aan de groep toe te voegen. Dit kan ook in een later stadium, door de groep te selecteren en op de knop Wijzigen te klikken. 5. Selecteer het tabblad Leerlingen. 6. Klik onderaan op de knop Toevoegen om nieuwe leerlingen toe te voegen. Er verschijnt een korte wizard, met twee stappen, die u helpt bij het toevoegen van de leerlingen. 7. In stap 1 zoekt u de leerlingen van de nieuwe groep. Klik rechtsboven op de knop Zoeken. Het zoekvenster verschijnt. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 32 van 46

33 2.3. LEERLINGEN 8. Zoek (eventueel met hulp van zoekcriteria) de leerlingen die in deze groep moeten worden geplaatst. Selecteer de juiste leerlingen en klik op de knop Selecteer. U keert terug in stap 1 van de wizard. U kunt indien nodig nog meer leerlingen zoeken, als dit via de eerste zoekactie niet was gelukt. Klik op Volgende als u alle leerlingen heeft gevonden. Let op: Er worden alleen leerlingen getoond die daadwerkelijk in een groep kunnen worden geplaatst. Dit kunnen ook leerlingen zijn die een inschrijfdatum hebben in de toekomst. Iedere leerling kan slechts in één groep tegelijkertijd zitten. Mocht een leerling tussentijds van groep veranderen, dan wijzigt u de einddatum van die betreffende leerling in de datum dat de leerling voor het laatst in die groep zit. Vervolgens kunt u de leerling in een andere groep toevoegen. U kunt de leerling beter niet verwijderen uit de eerste groep, want dan verwijdert u ook een deel van de historie en dus schoolloopbaan van die leerling. 9. Geef in stap 2 aan in welke periode de leerlingen in de groep zitten. Eduscope vult standaard de datum van toevoegen als begindatum in (tenzij deze voor de start van het schooljaar ligt, dan kiest Eduscope de eerste dag van het schooljaar) en het einde van het schooljaar als einddatum. Tip: Ons advies is om leerlingen van t/m in een groep te plaatsen (gelijk aan de data van het schooljaar. Het handigste is als u dit uitvoert, voordat het schooljaar is begonnen, dus voor Eduscope kiest dan als begindatum. Na het begin van het schooljaar wordt de datum van die dag als eerste dag gebruikt, waardoor u dit zelf moet aanpassen in Leerlingen die voor het gehele schooljaar in een groep zijn ingedeeld, zullen niet meer zichtbaar zijn bij het zoeken van leerlingen om deze in een groep te plaatsen. Alleen leerlingen die gedurende het schooljaar nog ruimte over hebben, kunnen nog in een groep worden geplaatst. Vandaar het advies om de begin- en einddatum van de leerling in de groep gelijk te houden aan de begin- en einddatum van het schooljaar. 10. In stap 2 kunt u per leerling de begin- en einddatum instellen. Indien de leerling voor een gedeelte van het schooljaar niet in een groep kan worden geplaatst, zal dit met Eduscope Administratie (beginners) Pagina 33 van 46

34 2.3. LEERLINGEN een donkergrijze kleur worden gemarkeerd. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als de leerling een inschrijfdatum heeft die midden in het schooljaar ligt. U kunt deze data aanpassen door dit handmatig of via de kalender in te stellen. U kunt ook de balkjes rechts naast de leerling verslepen. Dit werkt echter zeer gevoelig. 11. Klik op Toevoegen om de wizard af te ronden. U kunt later uiteraard altijd nog leerlingen toevoegen aan een groep. 12. Tenslotte dient u de PGNPO leerjaar indicatie op te geven. Dit lijkt veel op de edex leerjaar indicatie, maar dient per leerling ingesteld te worden en er zijn andere invulwaardes mogelijk. Deze gegevens zullen naar BRON van de Informatie Beheer Groep (IBG) worden gestuurd, in het kader van de Wet op het Onderwijsnummer. Afhankelijk van uw type onderwijs kunt u hier een keuze maken. 13. Selecteer één of meerdere leerlingen (met de Ctrl of Shift toets) die de zelfde PGNPO leerjaar indicatie hebben. Rechtsklik vervolgens op één van de geselecteerde leerlingen. 14. Er verschijnt een context-menu, waarin u de PGNPO leerjaar indicatie kunt instellen. Kies de juiste waarde en zorg dat dit bij alle leerlingen is ingesteld. Tip: Het is niet verplicht om de PGNPO leerjaar indicatie in te vullen. Het is op deze plaats echter eenvoudig in te stellen en daarom raadzaam om dat hier wel te doen. Deze gegevens worden vervolgens automatisch overgenomen bij de WPO/WEC gegevens. Let op: Bij WEC scholen is het begrip leerjaar is gedefinieerd als het aantal jaren dat de leerling onderwijs heeft gevolgd. Hierbij tellen jaren op andere WEC-instellingen en jaren in andere onderwijssoorten, schoolsoorten, en soorten verblijf ook mee. Vervolgens moeten er ook docenten worden toegevoegd. 15. Ga naar het tabblad Docenten. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 34 van 46

35 2.3. LEERLINGEN 16. Het toevoegen van docenten gaat op de zelfde manier zoals eerder is beschreven bij het toevoegen van leerlingen. 17. Sla de wijzigingen op door op de knop Opslaan te klikken Groep wijzigen Als u had gekozen om een groep te wijzigen dan verschijnt de geselecteerde groep in het venster Groepen. U kunt de naam of de groepssamenstelling aanpassen (toevoegen of verwijderen van leerlingen of docenten aan de groep). Bovendien zou u ook de periode die een leerling in een groep zit kunnen aanpassen. 1. Selecteer het tabblad Leerlingen of Docenten. Kies vervolgens: Toevoegen, om nieuwe leerlingen/docenten aan deze groep toe te voegen. Wijzigen, om de periode waarin de geselecteerde leerling/docent aan een groep is verbonden, aan te passen. Verwijderen, om de geselecteerde leerling of leraar uit een groep te verwijderen. Het uitvoeren van deze acties gaat op de zelfde manier als hierboven beschreven bij het toevoegen van een nieuwe groep. 2. Sla de wijzigingen op door op de knop Opslaan te klikken Groep verwijderen Als u had gekozen om een groep te verwijderen dan verschijnt de geselecteerde groep in het venster Groepen. 1. Bevestig als u de groep daadwerkelijk wilt verwijderen. Let op: Er zijn geen beperkingen bij het verwijderen van een groep, omdat deze puur administratief van aard is. Aan een groep zijn geen leerresultaten verbonden. Hiervoor zijn er vakgroepen. Let op: Leerlingen kunnen op een bepaald moment maar aan één groep verbonden zijn. Dat betekent echter niet dat een leerling gedurende een schooljaar niet in meerdere groepen kan zitten, alleen niet tegelijkertijd. Het is dus mogelijk dat een leerling gedurende de eerste helft van een schooljaar aan een groep is gekoppeld, terwijl deze leerling in de tweede helft is gekoppeld aan een andere groep. Oefening 6: Plaats de leerling Jippe Janssen in een bestaande of nieuw aan te maken groep. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 35 van 46

36 2.4. ABSENTIES 2.4 Absenties Eduscope kent een interactief absentiesysteem. Dat wil zeggen dat absenties niet alleen door de administratie kunnen worden ingevoerd, maar ook door het overige personeel kan worden gemeld. Hierbij wordt wel onderscheid gemaakt dat de standaard rechten zodanig zijn ingesteld dat leerkrachten en O.O.P. personeel alleen onbevestigde absenties kunnen toevoegen. Administratief personeel en directie kunnen deze absenties bevestigen, terwijl de absenties die zij zelf toevoegen direct bevestigde absenties zijn. Bevestigde absenties kunnen niet meer door docenten of O.O.P. gewijzigd worden. Indien gewenst kunnen deze rechten worden aangepast (zowel versoepelen als strenger maken). Dit dient echter te gebeuren door de ApplicatieBeheerder van Eduscope. U kunt absenties melden per leerling of per groep. In het laatste geval kunt u tegelijkertijd leerlingen absent melden (bijvoorbeeld ziek). Dat is handig als u bijvoorbeeld op het einde van de maand ineens alle absenties van die maand wilt invoeren. Uiteraard is deze werkwijze niet nodig als u (of docenten) de absenties direct invoert, zodra het gemeld is. Het absentiescherm kan zeer veel informatie bevatten. Hieronder ziet u een voorbeeld. U ziet een aantal rode, groene en gele blokken. Elk blok stelt een absentie voor. Boven iedere absentie ziet u de datum. Een groen blok is een bevestigde absentie (dat betekent: ofwel direct ingevoerd door administratie of directie, ofwel ingevoerd door docenten of O.O.P. en later bevestigd door administratie of directie). Een rood blok is een onbevestigde absentie (dat betekent: ingevoerd door docenten of O.O.P. en nog NIET bevestigd door administratie of directie). Eduscope Administratie (beginners) Pagina 36 van 46

37 2.4. ABSENTIES Een geel blok. Dit is een absentie zonder einddatum. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als een leerling ziek is gemeld en het nog niet bekend is wanneer hij weer beter is. Het gele blok eindigt altijd 1 dag voor vandaag. Dit is handig voor als u de leerling weer beter meldt. Als de leerling namelijk vandaag weer beter is, dan is deze dus tot en met gisteren ziek geweest. Onderstaande afbeelding is hetzelfde als hierboven, maar nu met extra uitleg over alle onderdelen. 1. Hier kiest u het datumbereik dat u wilt bekijken. Standaard staat dat op Deze maand. Indien u een groter datumbereik kiest (bijvoorbeeld het hele schooljaar), dan zal onderaan een scroll-balk verschijnen. 2. Hier ziet u de huidige status van de leerling. In dit voorbeeld is de leerling nu dus absent. 3. Dit teken geeft aan dat de absentie al eerder is begonnen. Vanwege het gekozen datumbereik is dat nu echter niet zichtbaar. Dit teken attendeert u hierop. 4. U kunt in- of uitzoomen binnen het gekozen datumbereik. 5. Vandaag wordt vetgedrukt weergegeven, zodat u zich beter kunt oriënteren. 6. Hier wordt het type van de absentie aangegeven. Rood is Ongeoorloofd. Groen is Geoorloofd. 7. Hier wordt de omschrijving van het blok getoond (dit is ofwel Absentie als het een absentie betreft, ofwel de naam van een vakantie als het een vakantie betreft (zie:?? voor het instellen van vakanties). Eduscope Administratie (beginners) Pagina 37 van 46

38 2.4. ABSENTIES 8. Als u een absentie heeft geselecteerd dan kunt u een absentie verplaasten of de beginen/of einddatum verplaatsen. Als u de muiscursor verplaatst naar de rand van de absentie, dan verandert deze in een dubbele pijl naar links en naar rechts. U kunt de begin- of einddatum dan verplaatsen. Als de muiscursor zich midden in de absentie begeeft, dan verandert deze in een 4-richtingen-pijl. U kunt dan de gehele absentie verplaatsen. 9. Als u met de muis boven een absentie komt, wordt er een hint getoond met extra details. 10. Als u met de rechtermuisknop klikt op een absentie, ziet u een contextmenu met een aantal opties die u kunt uitvoeren. Dit zijn: Toevoegen. Deze optie gebruikt u als u een datumselectie heeft gedaan en hierin een nieuwe absentie wilt toevoegen. Wijzigen. Met deze optie kunt u de details van de gekozen absentie wijzigen. Verwijderen. Hiermee kunt u een absentie permanent verwijderen. Beëindigen. Met deze optie kunt u een absentie zonder einddatum beëindigen. Bevestigen. Hiermee kunt u een niet bevestigde absentie bevestigen. Bijvoorbeeld: een absentie die door een docent is toegevoegd, kan door de administratie of directie worden bevestigd. Laatstgenoemden zijn namelijk eindverantwoordelijk. Afhankelijk van het soort absenties kunnen de opties wel of niet beschikbaar zijn Per leerling Indien u een absentie toevoegt, kunt u dat doen via het menu [Administratie - Absenties - Per leerling]. U gaat als volgt te werk: 1. Selecteer de datum waarop de leerling absent is. Dit kan uiteraard ook een periode langer dan 1 dag zijn. 2. Klik met de rechtermuisknop in de geselecteerde periode. Er verschijnt een contextmenu. Kies Toevoegen om een nieuwe absentie toe te voegen. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 38 van 46

39 2.4. ABSENTIES 3. Er verschijnt een nieuw venster waarin u de details van de absentie kunt opgeven. 4. De begin- en einddatum zijn al ingevuld, conform de selectie die u had gemaakt. 5. De begin- en eindtijd zijn al ingevuld. Eduscope kiest standaard de periode Hele dag. 6. De optie Einddatum/tijd bekend staat standaard aan. Als u een leerling vandaag ziek meldt en u weet nog niet wanneer de leerling weer beter is, vinkt u deze optie uit. Zodra de leerling beter is, kunt u de absentie alsnog met een druk op de knop beëindigen. 7. De optie Terugkeerpatroon vinkt u aan als u een absentie invoert, die meerdere terugkerende dagdelen duurt. Bijvoorbeeld: een leerling moet een week lang iedere ochtend naar een fysiotherapeut en is derhalve iedere ochtend geoorloofd afwezig. Voordat u deze optie kunt aanvinken, dient u eerst het betreffende dagdeel kenbaar te maken. Dat kan door de begin- en/of eindtijd manueel aan te passen of door via de knop Dagdeel selecteren... het juiste dagdeel te selecteren (Het instellen van deze dagdelen kan door de beheerder van Eduscope worden ingesteld, via het menu Administratie - Absenties - Dagdelen). 8. Vul het Type van de absentie in. Dit is Geoorloofd of Ongeoorloofd. U kunt deze lijst zelf niet aanpassen. 9. Vul de Wijze van contact van de absentie in. Deze lijst kan door de beheerder van Eduscope worden aangepast, via het menu Administratie - Absenties - Contacttypes). 10. Vul de Reden van de absentie in. Deze lijst kan door de beheerder van Eduscope worden aangepast, via het menu Administratie - Absenties - Redenen). Voor deze laatste twee opties kunt u ook een standaardkeuze definiëren. Deze worden dan automatisch door Eduscope ingevuld, zodra u het Type heeft geselecteerd. U kunt een absentie dan nog sneller invoeren. 11. Tenslotte kunt u ook nog een opmerking bij de absentie plaatsen. Klik hiervoor op de link die u onderaan ziet. 12. Klik op de knop Ok om de absentie toe te voegen Per groep In plaats van het toevoegen van een absentie per leerling, kunt u het ook gelijktijdig voor meerdere kinderen uit een hele groep doen. Dat gaat via het menu [Administratie - Absenties - Per groep]. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 39 van 46

40 2.4. ABSENTIES De werkwijze is min of meer het zelfde als bij het toevoegen van een absentie bij een individuele leerling. Hierbij geldt echter wel dat bij alle leerlingen dezelfde gegevens worden toegevoegd, zoals Type, Wijze van contact en Reden. De datum is uiteraard wel flexibel. Het toevoegen van meerdere absenties tegelijkertijd kan alleen op hele dagen. U kunt geen dagdelen of afwijkende uren selecteren. U kunt ook geen opmerkingen toevoegen. 1. Selecteer bij de betreffende leerlingen de dag of dagen dat ze absent zijn. Gebruik hiervoor de CTRL-toets en/of sleep over meerdere dagen. Klik met de rechtermuisknop op één van de geselecteerde dagen en kies Toevoegen. 2. Er verschijnt een nieuw venster waarin u de details van de absentie kunt opgeven. Bovenaan ziet u een overzicht van de geselecteerde dagen. 3. Vul het Type van de absentie in. Dit is Geoorloofd of Ongeoorloofd. U kunt deze lijst zelf niet aanpassen. 4. Vul de Wijze van contact van de absentie in. 5. Vul de Reden van de absentie in. 6. Klik op de knop Ok om de absentie toe te voegen. U ziet de voortgang van het toevoegen. Als de gegevens correct zijn toegevoegd, wordt de leerling groen. Indien de gegevens niet konden worden toegevoegd, wordt de leerling rood. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 40 van 46

41 2.4. ABSENTIES Oefening 7: Meld Jippe Janssen ziek op alleen 1 maart. Oefening 8: Meld Jippe Janssen ziek vanaf 23 maart 1 maart. Oefening 9: Meld Jippe Janssen beter per vandaag Overzicht Via het absentie overzicht (menu: [Administratie - Absenties - Overzicht]) kunt u alle absentiegegevens bekijken, aanpassen en ook nieuwe absenties toevoegen. Tevens kunt u onbevestigde absenties van bijvoorbeeld docenten verwerken. Het overzicht venster ziet er als volgt uit: Bovenaan ziet u 2 tabbladen, Onbevestigde absenties en Bevestigde absenties. Afhankelijk van de status van een absentie wordt deze op het ene of het andere tabblad getoond. Hieronder kunt u het datumbereik instellen, waarbinnen de absenties in dit overzicht moeten worden getoond. In het hoofdgedeelte van dit venster ziet u alle absenties van het gekozen datumbereik. Volledig voltooide absenties worden met dit einddatum worden met dit symbool getoond. symbool getoond. Absenties zonder Onderaan in het venster ziet u knoppen om nieuwe absenties toe te voegen, absenties te wijzigen, te beëindigen en eventueel te verwijderen. In het tabblad Onbevestigde absenties staan onderin ook nog de knoppen Selectie bevestigen en Alles bevestigen. Hiermee kunt u geselecteerde of alle onbevestigde absenties met één druk op de knop bevestigen. Uiteraard moet u er dan vanuit gaan dat de gegevens correct waren ingevoerd. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 41 van 46

42 2.5. PERSONEEL 2.5 Personeel Voor wat betreft Eduscope zijn docenten de belangrijkste personeelsleden van de school, in ieder geval de meest voorkomende. Zij onderwijzen en begeleiden de leerlingen. Behalve docenten kunnen er ook administratieve medewerkers, begeleiders, directieleden en OOPmedewerkers worden toegevoegd. Het invoeren van deze personen voor een van deze rollen gaat respectievelijk via de menu s: Administratie - Personeel - Docenten Administratie - Personeel - Administratie Administratie - Personeel - Begeleiders Administratie - Personeel - Directie Administratie - Personeel - O.O.P. De werkwijze is overal hetzelfde. Daarom wordt in deze handleiding alleen maar besproken hoe het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een docent werkt Docent toevoegen 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe leraar toe te voegen. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 42 van 46

43 2.5. PERSONEEL 2. Bij het veld Achternaam vult u de achternaam van de medewerker in zonder tussenvoegsels. Indien deze achternaam reeds voorkomt in de personen database van Eduscope dan zal dit als suggestie worden weergegeven. Als de juiste persoon als suggestie wordt weergegeven, selecteer deze dan (alle bekende gegevens worden dan ingevuld). Als bij de suggesties de juiste persoon niet wordt weergegeven, typ dan de volledige achternaam en ga verder met het invullen van de overige (verplichte) gegevens. 3. Bij het Type van het adres kiest u normaliter Woonadres. 4. Vul de postcode in. Ook hier zal Eduscope suggesties geven voor de juiste postcode via de interne postcode database. Indien de juiste postcode wordt gevonden, selecteer deze dan door erop te dubbelklikken. Alle overige gegevens zullen worden ingevuld. Indien de postcode niet wordt gevonden, kunt u de postcode toch invullen (in de vorm 1234AB) en dan klikt u hierna op de knop Insert op het toetsenbord of op de knop Nieuwe postcode... in Eduscope. U ziet deze knop, als u klikt op het vergrootglas achter het postcode veld! Het venster Postcodes toevoegen verschijnt. U kunt hier de postcode toevoegen in de postcode database. Let op dat u hier nog geen huisnummer achter de straatnaam invult. Het huisnummer is namelijk geen onderdeel van de postcode. Let op: Als Eduscope u een combinatie van postcode en adres als suggestie geeft die niet klopt, dan kunt via het onderdeel Postcodes de gegevens van deze foutieve combinatie wijzigen. De postcode database werkt alleen met geldige Nederlands postcodes. Buitenlandse postcodes kunnen hierin niet worden opgeslagen. Indien u toch een buitenlandse postcode wilt invoeren, kies dan voor de optie Buitenlands als u begint met het invoeren van de adresgegevens. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 43 van 46

44 2.5. PERSONEEL 5. Vul het huisnummer in en eventueel een huisnummer toevoeging. 6. Op het tabblad Extra kunt u optioneel nog extra gegevens over deze persoon invoeren. 7. Op het tabblad Dienstverbanden voegt u de gegevens over het dienstverband van deze persoon toe. Alleen personen met een dienstverband kunnen later inloggen in Eduscope. Klik op de knop Toevoegen om een nieuw dienstverband toe te voegen. Vul de begindatum van het dienstverband in. Indien de einddatum ook al bekend, vul deze dan ook in. Let op: De begindatum van het dienstverband is erg belangrijk. De gebruiker zal geen gegevens in Eduscope kunnen invoeren, die hebben plaatsgevonden voor de begindatum van het dienstverband. Hetzelfde geldt min of meer ook voor de einddatum. Na de einddatum kan de gebruiker niet meer inloggen. Klik op Ok en u keert terug in het tabblad Dienstverbanden. 8. Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. Indien het nog niet aanwezig was, verschijnt onderaan in het tabblad Basis een extra kader waarin de contactgegevens kunnen worden ingevuld. 9. Vul indien bekend het telefoonnummer(s) van deze persoon in. Selecteer het tabblad Telefoon en klik op toevoegen. 10. Vul indien bekend het adres(sen) van deze persoon in. Selecteer het tabblad en klik op toevoegen. Let op: In de meeste gevallen zal een docent die is toegevoegd ook moeten kunnen inloggen in Eduscope. Hier is beschreven hoe u de administratieve gegevens van een docent kunt invoeren. Er is nog geen gebruikersaccount aangemaakt en er zijn ook nog geen gebruikersrechten ingesteld. Deze handelingen kunnen worden uitgevoerd door de ApplicatieBeheerder van Eduscope. Licht deze persoon hier dus over in. Eduscope Administratie (beginners) Pagina 44 van 46