Huishoudelijk reglement bedrijvencentrum Hoofd-Kantoor

Transcriptie

1 Wijkermeerstraat 7, 2131 HB Hoofddorp, T +31 (0) info@hoofd-kantoor.net Huishoudelijk reglement bedrijvencentrum Hoofd-Kantoor Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8

2 1 Inhoudsopgave Huishoudelijk reglement bedrijvencentrum Hoofd-Kantoor Algemeen Openingstijden en toegang tot het gebouw Aan- en afvoer van goederen Beheer Huisstijl Veiligheid & Beveiliging Installaties Gevaarlijke stoffen Roken Sloten en sleutels Ramen Algemeen beveiliging Elektra Verlichting Vloerbedekking / zonwering Verbouwing wanden, plafonds, deuren Vuilafvoer Schoonmaak Buiten het gebouw Receptie Toegang Bijzondere bepalingen Anticoncurrentiebeding: Interne verhuizingen Telefoonfaciliteiten: Klachtenafhandeling: Overige bepalingen Informatie voor nieuwe huurders Hoofd-Kantoor Achtergrondinformatie Receptie Bedrijfsrestaurant Toegang en alarm Fietsenstalling Parkeerplaatsen Vergaderzalen Laden en lossen Schoonmaak Afval Verbouwingen en klussen... 8 Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8

3 Huishoudelijk reglement bedrijvencentrum Hoofd- Kantoor 1.1 Algemeen Het huishoudelijk reglement maakt onverkort deel uit van alle af te sluiten huurcontracten behorende bij alle ruimten die deel uitmaken van Hoofd-Kantoor. Huurder verplicht zich alles na te laten wat de staat en het aanzien van Hoofd-Kantoor kan schaden en zal de huurder van belendende kantoor- en/of bedrijfsruimtes en hun bezoekers en in het algemeen bezoekers van het bedrijvencentrum geen last of hinder bezorgen. Waar in dit huishoudelijk reglement over huurder gesproken wordt, wordt hieronder mede begrepen: zijn personeel, stagiaires, uitzendkrachten, bezoekers en iedereen die in opdracht van huurder aanwezig is. Waar in dit huishoudelijk reglement over verhuurder gesproken wordt, wordt hieronder mede begrepen beheerder en directie of het Hoofd-Kantoor of een andere door SCOPE marketing technology b.v. aangewezen partij. Verhuurder gaat er vanuit, dat huurder op de hoogte is van het huishoudelijk reglement. 1.2 Openingstijden en toegang tot het gebouw Huurder heeft tijdens de afgesproken uren (zie sleutel- en toegangscontract) toegang tot het gehuurde. Tijdens de receptie-uren van maandag tot en met vrijdag van uur uur is de centrale entree geopend. Buiten openingsuren kan iedere huurder middels een sleutel het gebouw betreden. Bezoekers (en/of leveranciers) van huurders van het gebouw worden geacht zich te bevinden onder de hoede van een huurder. In geval van onraad en/of calamiteiten dienen huurders als verantwoordelijke gids voor hun bezoekers op te treden. Huurder is aansprakelijk voor alle schade en gevolgschade welke ontstaat door toedoen van bezoekers en leveranciers van huurder. Huurder vrijwaart de eigenaar en de beheerder voor aanspraken, hoe genaamd ook, van bezoekers en leveranciers van huurder. Het is niet toegestaan om onbekenden toegang tot het gebouw te verlenen. 1.3 Aan- en afvoer van goederen Niemand heeft het recht, op welk ogenblik dan ook, de algemene ruimten binnen en buiten het gebouw met goederen te blokkeren, dan wel de gangen te versperren of te gebruiken als opslagruimte. Alle te ontvangen goederen zullen zo snel mogelijk naar de desbetreffende ontvanger afgevoerd moeten worden. In geval van overbelasting of versperring zal de verhuurder het recht hebben de desbetreffende goederen voor risico en kosten van de ontvanger op te slaan. Goederen die, voor huurders, afgeleverd worden in de laad en losruimte, staan hier voor risico van huurder. De receptie kan in schriftelijke opdracht (postmachtiging) van huurder tekenen voor ontvangst van goederen. De receptie kan de goederen vòòr tekenen voor ontvangst echter niet controleren, de receptiebemanning is dus niet aansprakelijk voor de afgeleverde goederen. 1.4 Beheer Persoonlijk overleg tussen huurders en verhuurder zal zo vaak als noodzakelijk is plaatsvinden. Storingen en/of schade aan het gebouw of de installaties dienen direct aan de receptie te worden gemeld die voor adequate afhandeling zal zorgdragen. 1.5 Huisstijl Er zal voor een uniforme wijze van naamaanduiding worden zorggedragen door de verhuurder. Dit gebeurd: a. Op een overzichtsbord in de entreehal. b. Op de toegang tot het gehuurde. De kosten voor deze naamborden zullen aan de huurders worden berekend in een entree-nota. 1.6 Veiligheid & Beveiliging Huurders dienen zoveel mogelijk bij te dragen aan een veilige situatie in en om het gebouw en daartoe de nodige maatregelen tegen o.a. vandalisme en criminaliteit te nemen, een en ander zoveel mogelijk in overleg met de beheerder. Algemene beveiliging van het gebouw wordt geregeld door de beheerder. Indien extra beveiligingsmaatregelen noodzakelijk zijn zullen de kosten hiervan, naar rato over alle huurders van het gebouw verdeeld worden. Eventuele maatregelen zullen vooraf worden aangekondigd en besproken. Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8

4 1.6.1 Installaties Het Hoofd-Kantoor is voorzien van een brandmeldinstallatie en een inbraakbeveiligings-installatie. Huurder dient zelf zorg te dragen voor deugdelijke afsluiting van een unit en het op de juiste wijze in- en uitschakelen van de inbraakbeveiligings-installatie. Huurder is zelf verantwoordelijk voor het deugdelijk afsluiten van deuren en ramen. Huurder is tevens verantwoordelijk voor nalatigheid in deze. Bij alarmopvolging van een loos alarm zullen de hieraan verbonden kosten op de betreffende huurder verhaald worden Gevaarlijke stoffen Het gebruik en de opslag van brandgevaarlijke en schadelijke vluchtige stoffen in het gehuurde, behoudens voor huishoudelijke doeleinden in normale hoeveelheden, is niet toegestaan. Onder goedkeuring van de brandweer wordt uit het oogpunt van bedrijfsbescherming een ontruimings en calamiteitenplan opgesteld. Huurder dient hierbij de regels van de brandweer strikt op te volgen (zogenaamd vluchtplan) Roken Roken is in het gehele gebouw ten strengste verboden, behoudens in de daartoe bestemde rookruimte op de begane grond Sloten en sleutels De algemene toegangen van het gebouw zijn voorzien van een gecertificeerd slotensysteem, waarmee buiten kantooruren tevens de entreedeuren geopend kan worden. Uitgifte van entreesleutels geschiedt door de verhuurder welke hiervan de registratie verzorgt. Indien de huurder meer sleutels nodig heeft, kunnen deze op verzoek geleverd worden. Voor elke sleutel dient de huurder bij de receptie een ondertekende schriftelijke aanvraag in te dienen. Bij meer dan twee sleutels dient er een borgsom te worden afgegeven. Iedere ruimte is voorzien van een eigen cilinderslot; hiervoor wordt per ruimte een sleutel beschikbaar gesteld welke eigendom blijft van verhuurder. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het slot van zijn ruimte Ramen Voor alle ramen in het gebouw, dus ook van de algemene ruimten, gelden de volgende regels: Bij wind de ramen onmiddellijk sluiten of op kierstand zetten. Bij vertrek ramen sluiten. Indien het raam licht wiebelt, trilt of klappert: onmiddellijk sluiten. Als het raam niet meer goed sluit of het uitzetijzer gebreken vertoont wordt de huurder geacht dit onmiddellijk aan de receptie te melden Algemeen beveiliging Als huurder van een ruimte wordt u geacht de regels omtrent het gebruik van het gehuurde te kennen en strikt op te volgen. Bij niet nakoming van de regels wordt de huurder aansprakelijk gesteld voor de ontstane schade. De beheerder en/of eigenaar aanvaardt geen aansprakelijkheid voor inbraak in of beschadigingen aan het gehuurde dan wel aan eigendommen van huurder of diens personeelsleden en eventuele bezoekers, welke ondanks de genomen veiligheidsmaatregelen mochten plaatsvinden. Huurder verplicht zich de medehuurders van het bedrijvencentrum, de verhuurder, de politie en/of brandweer, alle mogelijke assistentie te verlenen in gevallen van inbraak, vandalisme, brand, of welke calamiteiten dan ook. Ingeval criminele activiteiten, zoals diefstal of een overval, plaatsvinden in het gebouw, dienen huurders dit op zo kort mogelijke termijn te melden aan de beheerder en zelf voor aangifte zorg te dragen bij de politie. 1.7 Elektra Voor wijzigingen aan de elektriciteit en/of andere installaties zijn de algemene bepalingen van toepassing. Verder geldt dat de huurder alleen in overleg is toegestaan aansluitingen in zijn ruimte te (doen) verrichten. Het is de huurder niet toegestaan zelf elektrische kabels in zijn unit te plaatsen. Dergelijke aanpassingen dienen te geschieden in overleg met de verhuurder en aangelegd te worden door een erkend installatiebureau. Extra verbruik van elektra zal worden doorbelast aan de huurder. 1.8 Verlichting Het vervangen van lampen in de openbare ruimten behoort tot het onderhoud van de verhuurder. Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8

5 1.9 Vloerbedekking / zonwering Het is niet toegestaan vloerbedekking/zonwering aan te (laten) brengen, te doen wijzigen of te doen verwijderen, tenzij in overleg met verhuurder Verbouwing wanden, plafonds, deuren Het aanbrengen van voorwerpen op wanden, plafonds en/of deuren dient te allen tijde te geschieden in overleg met de verhuurder. Beschadigingen aan wanden, deuren en plafonds als gevolg van het ondeskundig aanbrengen van zaken en zonder voorafgaande goedkeuring van de verhuurder, zullen bij de huurbeëindiging op de borgsom worden ingehouden Vuilafvoer Iedere huurder verplicht zich ervoor zorg te dragen dat afval tussen uur en uur, in een afgesloten plastic zak, buiten het kantoor, op de gang wordt gedeponeerd. Ook papier en/of karton dient tussen uur en uur, in een aparte daartoe aangewezen container, buiten het kantoor, op de gang geplaatst te worden. De schoonmakers zullen het afval en papier en/of karton ophalen. Het is niet toegestaan: schadelijke stoffen buiten op te slaan; de vuilcontainer(s) op een andere plaats neer te zetten; chemisch afval (KCA) in de containers te storten. Het chemisch afval dient separaat en op eigen initiatief en/of eigen verantwoordelijkheid te worden afgevoerd Schoonmaak Alle gemeenschappelijke en openbare ruimtes zullen regelmatig door verhuurder aangestelde schoonmakers worden schoongemaakt. Ieder huurder is verplicht de gehuurde ruimte regelmatig schoon te maken. Buiten de openingstijden van de receptie zal hij, omwille van veiligheid, gebruik maken van door de verhuurder aangestelde schoonmakers Buiten het gebouw Voor de entree van Hoofd-Kantoor is ruimte voor laden- en lossen beschikbaar Receptie In het Bedrijvencentrum worden diverse diensten en faciliteiten aangeboden via de receptiebalie van de verhuurder. De receptiebalie beheert onder andere de telefooncentrale, opvang & registratie van bezoekers en registratie van het gebruik van het bedrijfsrestaurant en overige. Tijdens werkdagen is de receptie geopend van tot uur. Verder kan men de vergaderzalen en trainingsruimten reserveren. Voor informatie over deze diensten kunt u de receptie raadplegen. Voor de vergaderzalen en trainingsruimten gelden aanvullende huisregels die ter plekke zijn aangegeven. Deze aanvullende huisregels dienen door een ieder te worden nageleefd Toegang In afwijking in zoverre van het bepaalde in de Algemene Bepalingen geldt het navolgende. Indien door of vanwege verhuurder werkzaamheden moeten worden verricht als bedoeld in de art., 13 van de Algemene Bepalingen zal het de verhuurder zijn toegestaan om ten behoeve van de doelmatige tenuitvoerlegging van die werkzaamheden, toegang te hebben tot het gehuurde. Indien redelijkerwijs mogelijk, zal verhuurder door middel van een algemene schriftelijke aankondiging dit kan ook een zijn, de betreffende huurders vooraf in kennis stellen van de voorgenomen werkzaamheden. Onder een algemene schriftelijke aankondiging wordt verstaan een schriftelijke mededeling die op de gebruikelijke plaatsen wordt opgehangen. Indien zodanige aankondiging achterwege is gebleven en huurder tijdens de uitvoering van de werkzaamheden niet in het gehuurde aanwezig is, zal verhuurder er voor zorgdragen dat voldoende toezicht wordt gehouden tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Verhuurder heeft te allen tijde het recht zich toegang tot het gehuurde te verschaffen Bijzondere bepalingen Anticoncurrentiebeding: Het is huurder zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van verhuurder niet toegestaan aan medehuurders in de bedrijvencentra de navolgende diensten aan te bieden: telefoon/faxservice, secretariële Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8

6 diensten, reproductie, catering en schoonmaakdiensten. In verband met de door de verhuurder te bewaken branchemix zal huurder niet zonder toestemming van verhuurder in zijn ruimten volstrekt branchevreemde activiteiten ontplooien. Bepalend hiervoor zijn de gegevens die huurder bij het aangaan van de overeenkomst aan verhuurder hierover heeft gegeven Interne verhuizingen. Indien een huurder intern een nieuwe ruimte wil betrekken wordt hiervoor apart administratiekosten in rekening gebracht Telefoonfaciliteiten: Huurder verzorgt zelf zijn telefoonfaciliteiten en overlegt met verhuurder hoe de receptie huurder kan bereiken i.g.v. bezoek of doorverbinden. Datalijnen zullen afgenomen worden van verhuurder, of van door de verhuurder aan te wijzen partijen tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen. Verbruiks- en abonnementskosten worden doorbelast. Er mogen geen aansluitingen of bekabelingen door derden worden aangelegd Klachtenafhandeling: Alle klachten dienen in eerste instantie schriftelijk gemeld te worden bij de receptie. Een aantal klachten worden door de receptie afgehandeld, overige klachten worden doorgegeven aan het facilitair beheer, die deze vervolgens afhandelt. Buiten kantooruren kan men een sturen of een notitie achterlaten bij de receptie Overige bepalingen Onverminderd het bepaalde in de Algemene Bepalingen huurovereenkomst kantoorruimte wordt nog op de volgende bepalingen gewezen. a. Huurders in het bedrijvencentrum dienen zich zodanig te gedragen dat medehuurders niet gehinderd worden in het gebruik van hun eigen ruimte en de gemeenschappelijke ruimtes. b. Het voortbrengen van geluiden, trillingen, muziek, stank en rookgassen die hinder veroorzaken bij de medehuurders is niet geoorloofd. c. Het is huurder niet toegestaan borrels, feesten o.i.d. te organiseren of alcohol te nuttigen in het gehuurde. Indien tevoren met verhuurder overlegd en schriftelijk door huurder toegestaan is het mogelijk e.e.a. in het bedrijfsrestaurant te organiseren. d. Het is behoudens invalidenvoertuigen, verboden fietsen en andere voertuigen mee te nemen in het gebouw. e. Verhuurder is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van stagnatie in de aanvoer van gas, water of elektriciteit. f. Voor door een huurder gewenst intern zwaar transport vanaf of naar de gehuurde ruimte, dient tevoren toestemming van de beheerder te zijn verkregen. Eventuele hierdoor ontstane schade aan het gehuurde zal te allen tijde ten laste komen van de huurder en hem/haar in rekening worden gebracht. g. Indien huurder na herhaalde waarschuwing zich niet houdt aan de hem bekende huishoudelijke regels, kan hij/zij terstond worden verwijderd en wordt de huur met onmiddellijke ingang opgezegd, onverminderd de gehoudenheid van huurder tot betaling van schadevergoeding. h. Teneinde een goede exploitatie van de gebouwen te kunnen continueren dient er een mogelijkheid te bestaan het huishoudelijk reglement tussentijds aan te passen. Het huishoudelijk reglement kan te allen tijde worden gewijzigd. i. Wijzigingen die nodig zijn voor de veiligheid van het gebouw en de veiligheid van de huurders kunnen door de verhuurder bindend worden doorgevoerd zonder voorafgaande goedkeuring. De verhuurder zal wel zoveel als redelijkerwijs mogelijk is vooraf overleg plegen met het bestuur van de huurdersverenigingen omtrent een dergelijke wijziging. j. Bij strijdigheid van de huurovereenkomst, de algemene bepalingen en het huishoudelijk reglement prevaleert de huurovereenkomst gevolgd door de Algemene Bepalingen. k. In gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, dient de huurder zich te houden aan de instructies van de verhuurder. Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8

7 2 Informatie voor nieuwe huurders Hoofd-Kantoor 2.1 Achtergrondinformatie Het Hoofd-Kantoor is een bedrijfsverzamelgebouw waar interactie tussen de huurders erg belangrijk wordt gevonden. Ondernemen wordt leuker als je informatie, diensten, producten of kennis met elkaar en andere huurders kan uitwisselen. Eigenaar van het pand Hoofd-Kantoor is VanCourt Beheer B.V. de aandeelhouder van SCOPE marketing technology B.V. (SMT). SMT is hoofdhuurder van Hoofd-Kantoor en beheert de ruimten in Hoofd-Kantoor. Bij de receptie kunt u terecht voor al uw vragen. U kunt ons bereiken via telefoonnummer Natuurlijk kunt u ook altijd even bij de receptie langslopen om uw vraag, opmerking of klacht door te geven. 2.2 Receptie De receptie is dagelijks geopend van 8:30 tot 17:00 uur. Bezoekers dienen zich altijd te melden en te registreren bij de receptie, vervolgens wordt het bezoek opgehaald door (een medewerker van) de huurder. Postpakketten worden door de receptionistes aangenomen en aan u gemeld. Indien u moet tekenen voor een zending dan zullen zij u daar van op de hoogte brengen. Indien gewenst kan de receptie ook tekenen voor ontvangst, dit dient echter formeel geregeld te worden middels een postmachtiging. Het is mogelijk om bij de receptie koffie en/of thee te bestellen voor een vergadering of training. Tevens zijn verkrijgbaar via de receptie: frisdrank, nylon ophangsets voor foto s/schilderijen etc. Al deze zaken zijn niet in de huur inbegrepen en worden afgerekend via uw maandelijkse huurfactuur. 2.3 Bedrijfsrestaurant Het bedrijfsrestaurant van het Hoofd-Kantoor serveert tussen uur en uur een lunch. Huurders (en medewerkers van huurders) van het Hoofd-Kantoor dienen zich bij de receptie te laten registreren voor het gebruik van de lunch. Afrekening geschiedt via uw maandelijkse huurfactuur. Gebruik van het bedrijfsrestaurant buiten de openingstijden en/of voor bezoekers of klanten van huurders en/of voor trainingen o.i.d. dient, liefst tevoren, via de receptie afgestemd te worden. 2.4 Toegang en alarm Huurders krijgen een eigen voordeursleutel waarmee ze op de afgesproken tijden, 7 dagen per week toegang hebben tot het pand. Extra sleutels kunt u aanvragen via de receptie. Voor iedere vermiste sleutel wordt 100 euro in rekening gebracht. LET OP: buiten de openingstijden van de receptie kunnen de deuren van de sluis van de entrée uitsluitend met een sleutel geopend worden. Zonder sleutel kunt u er niet uit! Het inbraakalarm is aangesloten op de meldkamer van beveiligingsbedrijf ATN. Indien u een vals alarm veroorzaakt dient u onmiddellijk contact op te nemen met de alarmcentrale om deze af te melden. Buiten kantoortijd komt er een surveillant van dit bedrijf kijken als er een alarm afgegaan is. Zie voor een uitgebreide toelichting de bijlage Gebruikersinformatie alarmsysteem. U ontvangt van het Hoofd-Kantoor kosteloos een afmeldpas voor het geval u zelf een (vals) alarm veroorzaakt. Met deze pas kunt u een vals alarm afmelden zodat geen voorrijkosten in rekening gebracht hoeven worden. Het toegangshek naar de parkeerplaats is uitsluitend van de buitenkant te openen met de voordeursleutel. Een afstandsbediening voor het toegangshek is evt. te bestellen en kost 60, Fietsenstalling De fietsenstalling is te openen met uw voordeursleutel. 2.6 Parkeerplaatsen Hoofd-Kantoor beschikt over een beperkt aantal parkeerplaatsen. Per kantoor heeft de huurder het recht om 1 parkeerplaats te huren (grote kantoren hebben recht op het huren van 2 parkeerplaatsen). Voor klanten en bezoekers van huurders van het Hoofd-Kantoor houdt het Hoofd-Kantoor altijd 10 parkeerplaatsen vrij. Huurders mogen niet op deze parkeerplaatsen parkeren. Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8

8 Vrij beschikbaar voor huurders zijn 35 parkeerplaatsen. Zodra het parkeerterrein meer dan 75% vol is, behoudt de verhuurder zich het recht voor om maandelijks een huurbedrag ad 37,50 (excl. BTW) per parkeerplaats in rekening te brengen. 2.7 Vergaderzalen Op de begane grond bevinden zich vergader- en trainingsruimten die door alle huurders gereserveerd mogen worden. Deze ruimten zijn via de receptie, vooralsnog, zonder kosten te reserveren, wij gaan er vanuit dat iedere huurder hier evenredig gebruik van maakt. Reserveringen geschieden altijd op volgorde van binnenkomst. Het Hoofd-Kantoor behoudt zich het recht voor in de toekomst wel kosten voor gebruik van de vergader- en trainingsruimten in rekening te brengen. De receptie kan voor een vergadering koffie en/of thee (e.d.) voor u verzorgen; u kunt dit aangeven bij het maken van de reservering. Zie de prijslijst voor tarieven van koffie en thee. 2.8 Laden en lossen Laden en lossen is kortstondig (max. 15 minuten) toegestaan (rechts)voor voor de hoofdingang. Indien laden/lossen langer zal duren dient u dit tevoren met de receptie te overleggen. 2.9 Schoonmaak De algemene ruimten en de toiletten worden door de schoonmaakdienst schoongemaakt. Voor de schoonmaak van uw eigen ruimte bent u zelf verantwoordelijk en kunt u eventueel ook gebruik maken van de schoonmaakdiensten van het Hoofd-Kantoor. Bij de receptie kunt u hierover meer informatie verkrijgen Afval Zie ook huishoudelijk reglement. De afvoer van grof vuil dient u zelf te verzorgen, wel kunt u rechtstreeks of via de receptie een afspraak maken om de gemeente uw grofvuil te laten komen ophalen Verbouwingen en klussen Het is niet toegestaan verbouwingen of klussen uit te laten voeren door de huurder. Eventuele wensen t.a.v. veranderingen dienen schriftelijk bij de receptie ingediend te worden. Hoofd-Kantoor; plezierig werken aan de Hoofd-Vaart te Hoofd-Dorp Wijkermeerstraat 7, 2131 HB Hoofddorp, T +31 (0) info@hoofd-kantoor.net Huishoudelijk reglement Hoofd-Kantoor juni /8