Financieel jaarverslag ouderraad en begroting

Transcriptie

1 Financieel jaarverslag ouderraad en begroting Voor u ligt het jaarverslag van de stichting Schoolfonds Scholengemeenschap voor openbaar voortgezet onderwijs Scala College, beter bekend als de ouderraad van het Scala College. De ouderraad zet zich in voor een goed schoolklimaat voor de leerlingen van het Scala College. Zo onderhoudt de ouderraad contact met de schoolleiding en organiseert en ondersteunt diverse activiteiten voor de leerlingen en ouders. Aangezien de school geen vergoeding krijgt voor dit soort extra s, vraagt de ouderraad de ouders jaarlijks om een financiële bijdrage. Aan het begin van elk schooljaar presenteert de ouderraad een overzicht van de besteding van de ontvangen bijdragen in het afgelopen jaar en de begroting voor het nieuwe jaar. Het dagelijks bestuur bestond in uit Michel Marcus (voorzitter), Linda van Ieperen (secretaris) en Manuela Vermeer (penningmeester). Resultaat Het jaar wordt met een nadelig resultaat afgesloten, dat overigens minder negatief uitvalt dan begroot. Zoals overzicht 1 laat zien, bleven de inkomsten iets achter bij de begroting maar is er vooral minder uitgegeven. We hebben vooral minder uitgegeven aan de post inrichting en voorzieningen school. In het schooljaar dienden de ouders de bijdrage weer zelf over te maken naar de rekening van de ouderraad. In de begroting is er al rekening mee gehouden dat een deel van de ouders niet wil of kan betalen. Van het begrote bedrag is na het versturen van een herinnering uiteindelijk 83% procent ontvangen. Wanneer de ontvangsten worden afgezet tegen het totaal aantal leerlingen, dan is dit jaar voor 70 % betaald. Hoewel wij begrip hebben voor de omstandigheden, baart deze ontwikkeling de ouderraad wel zorgen. Wij zullen in ieder geval nog meer moeite doen om de ouders te overtuigen van het belang van een bijdrage - hoe klein dan ook en indien nodig na een eerste herinnering nog een tweede versturen. Mocht dit onvoldoende effect hebben, dan moet wellicht nagedacht gaan worden over een andere besteding van de ouderbijdrage. Pagina 1

2 Overzicht 1 Begroting vs werkelijkheid en begroting Inkomsten Begroting Werkelijk Begroting Ouderbijdragen Rentebaten Verrekening voorschotten Totaal inkomsten Uitgaven Verzekeringen Activiteiten OR werkgroepen Scala Nieuws en PR kosten Inrichting en voorzieningen school Bankkosten Bibliotheek/Mediatheek Excursies/projecten Activiteitendagen (projectdagen) Leerlingen activiteiten Cultuur/Toneel/muziek Voorziening Totaal uitgaven Resultaat Overzicht 2 activa en passiva Balans per Activa Passiva Banken Nog te betalen Kas 102 Voorzieningen 750 Reserves Totaal Activa Balans per Activa Passiva Banken Reserves Totaal Activa Totaal Passiva Pagina 2

3 Gedurende het jaar verzorgt de ouderraad zelf een aantal activiteiten zoals een thema-avond voor de ouders, het sollicitatieproject en de receptie en het jaarboek bij de diploma-uitreiking. Daarnaast worden activiteiten die leerlingen, leerkrachten en de school organiseren, ondersteund. Over het algemeen gaat het om zaken die gezien kunnen worden als aanvulling op het onderwijs, maar geen onderdeel zijn van het verplichte lesprogramma. De ouderraad betaalt ieder jaar mee aan een van de activiteitendagen (projectdagen) die de leerlingen gedurende het jaar hebben. De afspraak met school is dat het geld ingezet wordt om de leerlingen op een van die dagen een leuk en attractief programma te bieden, waarbij het accent wat minder op educatie ligt. Voor het schooljaar was de bijdrage van de ouderraad 27,50 per leerling. Het uitgangspunt van de ouderraad is dat de ouderbijdrage direct of indirect ten goede komt aan alle leerlingen en dat elke leerling gedurende zijn/haar schooltijd daarin naar evenredigheid deelt. Het streven is om elk jaar evenveel uit te geven als aan ouderbijdragen ontvangen wordt. Het dagelijks bestuur van de ouderraad ziet toe op een evenredige besteding van het geld over alle leerjaren en accenten. Toelichting op de verschillende posten (overzicht 1 en 3) De rentebaten zijn lager dan begroot. De lage rentestand en de vermindering van de reserve spelen daarbij een rol. Activiteiten or-werkgroepen (overzicht 3) Afgelopen jaar heeft de ouderraad voor de algemene ouderavond een spreker uitgenodigd met als thema Ouderbetrokkenheid. Er is tevens door de ouderraad een ouder café avond georganiseerd in navolging van de algemene ouderavond. Overzicht 3 OR werkgroepen Activiteiten Begroot Werkelijk Begroot OR werkgroepen Algemene ouderavond , Sollicitatieproject , Diplomafeest , Scala on Stage , December activiteit OR kosten , Totaal Op het sollicitatieproject is een voordeel ingeboekt omdat de kosten van de blijken van waardering voor de werkgevers meevielen. Als gevolg van de verhoging van de leeftijdgrens voor alcohol naar 18 jaar was de receptie die de ouderraad ieder jaar aanbiedt bij de diploma-uitreiking alcoholvrij. De ouderraad heeft hiervoor een Pagina 3

4 alcoholvrije oplossing gevonden. Hierdoor en door de extra aanwezige familieleden zijn de kosten voor de hapjes en drankjes hoger uitgevallen. Dit jaar is voor de vijfde keer Scala on Stage georganiseerd door leerlingen en leerkrachten met ondersteuning van de ouderraad. De ouderraad heeft aan deze succesvolle activiteit ook een financiële bijdrage geleverd. Dit jaar heeft de ouderraad voor het eerst een Sint-activiteit georganiseerd, dit met groot succes. Leerlingen, leerkrachten en personeel werd getrakteerd op een aangename versnapering uitgedeeld door vrolijke, kleurrijk uitgedoste ouders van de ouderraad. Overige ondersteunde activiteiten (overzicht 1) De uitgaven op Inrichting en voorzieningen school hebben we flink minder uitgegeven omdat de vestigingen momenteel voorzien zijn van alle benodigde aankleding. De bankkosten zijn lager uitgevallen mede door het internet-bankieren. Zoals elk jaar wijkt de post excursies en projecten af ten opzichte van de begroting. Niet alle activiteiten - georganiseerd door school - kunnen doorgang vinden. Dit heeft te maken met de beschikbaarheid en geschiktheid van locaties en activiteiten. Ook kan het zijn dat mensen niet op de gewenste tijdstippen te boeken zijn. De begroting gaat zodoende gepaard met een grote mate van onzekerheid. Omdat bij de begroting het aantal posten is gereduceerd, is destijds onder voorziening een (verhoogde) stelpost opgenomen, om eventuele tegenvallers te compenseren. Dit bedrag blijkt niet nodig te zijn geweest. Overeenkomstig de bedoeling is de reserve dit jaar flink afgenomen. In lijn met de koers die het bestuur vorig jaar heeft ingezet, zal ook in de periode de reserve verder worden afgebouwd. Met het oog op de onzekerheid omtrent het aantal ouders dat onder de heersende omstandigheden de vrijwillige ouderbijdrage voldoet, zal de nodige voorzichtigheid in acht worden genomen. Volledigheidshalve dient nog te worden opgemerkt dat een deel van de reserve (ca ) niet afkomstig is uit de ouderbijdragen maar een eenmalige storting uit het verleden is van het Scala college voor de overdracht van het eigendom van schoolkluisjes door de ouderraad aan de school. Begroting Het aantal leerlingen is vermeerderd van leerlingen in het schooljaar tot in Dit heeft gevolgen voor de te ontvangen ouderbijdragen. Door de teruglopende betalingen van de ouderbijdrage heeft dit gevolgen voor de begroting van komend jaar. Gelet op de stand van de reserve en de doelstelling van de ouderraad om het ontvangen bedrag aan ouderbijdragen ook hetzelfde jaar te besteden, heeft het bestuur voor komend jaar geen aanleiding gezien tot aanpassing van de ouderbijdrage en de bestemming van het geld. Dat betekent dat de gevraagde bijdrage voor gehandhaafd blijft op 47,50 per leerling. Wel zal het bestuur de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten houden en waar nodig maatregelen treffen. De bijdrage van de ouderraad aan de activiteitendagen is verlaagd naar 24,00 per leerling. Vanuit de ouderraad zal worden toegezien op een redelijke verdeling over de leerjaren en accenten. Daartoe ontvangt de ouderraad na elke activiteitendag een verslag van de activiteiten en de kosten. Pagina 4

5 De ouderraad blijft ook komend jaar de vaste activiteiten financieel steunen: Scala on Stage, het sollicitatieproject, het diplomafeest en de thema-avond als onderdeel van de algemene ouderavond. Een nieuw initiatief is een decemberattentie voor alle leerlingen. Dit jaar is er weer een bedrag gereserveerd voor inrichting en voorzieningen op school die ten goede komen aan alle leerlingen. De vestigingsdirecteuren kunnen voorstellen indienen voor de besteding van het resterende bedrag. De statuten en het reglement van de ouderraad zijn verouderd en moeten worden aangepast. De herziening staat voor dit jaar gepland. Het jaarverslag wordt gepresenteerd op de algemene ouderavond op 15 oktober Indien u nog vragen of reacties heeft naar aanleiding van het jaarverslag, dan kunt u deze richten aan de penningmeester via het mailadres: penningmeester@scalacollege.nl Manuela Vermeer Penningmeester Michel Marcus Waarnemend voorzitter Pagina 5