Alles is bespreekbaar

Transcriptie

1 Alles is bespreekbaar een beleidsnotitie over inspraak Bestemd voor gemeentebestuur, ambtelijke organisatie en een ieder met belangstelling voor inspraak en overleg in Sliedrecht Van deze beleidsnotitie is binnenkort ook een handzame en informatieve brochure beschikbaar Bestuurszaken & Veiligheid Sliedrecht, 20 april

2 Inhoudsopgave Inleiding 2 Begrippen en samenvatting 3 Uitgangspunten en hoofdlijnen 4 1 Overleg en inspraak Mogelijkheden om invloed uit te oefenen 1.1 Inleiding Verschillen tussen overleg en inspraak Twee overlegmodellen Het participatiemodel Het consultatiemodel Structurele overlegvormen Inspraak Wettelijke inspraakprocedures Overige mogelijkheden om invloed uit te oefenen 10 2 Kaders voor overleg en inspraak Meepraten of meebeslissen 12 3 Conclusies en aanbevelingen 3.1 Conclusies Aanbevelingen Op het snijvlak van overleg, inspraak en dienstverlening 20 Bijlagen I Visie van inwoners (A) en gemeentelijke diensten (B) A.1 Signalen 21 A.2 Praktische voorstellen 23 B.1 Signalen 24 B.2 Praktische voorstellen 26 II Overlegmodellen Participatiemodel 27 Consultatiemodel

3 Inleiding De afgelopen jaren is er heel wat gesproken en geschreven over overleg en inspraak in Sliedrecht. Vooral over de vraag hoe overleg en inspraak beter en meer gestructureerd kunnen verlopen. De roep om verbetering van overleg en inspraak komt van zowel burgers als van het gemeentebestuur. Aan de kant van het college van Burgemeester en Wethouders is er de wens om de relatie met de inwoners te verbeteren en draagvlak te krijgen voor plannen. Dat wil het college onder andere bereiken door inwoners vroeg te betrekken bij ontwikkelingen in het dorp en samen met hen plannen voor te bereiden. Doel is overleg en inspraak te verbeteren, zodat de kwaliteit van die gemeentelijke plannen en van de besluitvorming toeneemt. Inwoners van hun kant willen meepraten over wat er gaat gebeuren in hun straat, hun wijk, hun dorp. Zij vinden het belangrijk om in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken te zijn bij de ontwikkeling van plannen, bij het oplossen van problemen en bij de besluitvorming. Verbetering van overleg en inspraak is in het belang van alle partijen, inwoners, bestuurders en ambtenaren. Het komt de samenwerking tussen alle betrokkenen ten goede en tevens het eindresultaat, namelijk een plan waar zoveel mogelijk mensen zich in kunnen vinden. Bij verbetering kijken we naar twee hoofdzaken. Ten eerste is er de gang van zaken rondom overleg en inspraak, dus de procedures en de spelregels. En ten tweede is er de manier waarop de betrokken partijen met elkaar omgaan en hoe zij invulling geven aan overleg en inspraak. Daarbij gaat het om normen en waarden, over houding en gedrag. Van incidentele ruggespraak naar structureel overleg Startpunt voor het verbeteren van overleg en inspraak vormt de visienota Wijkgericht Werken uit Deze visienota gaat in op de mogelijkheden die er voor inwoners zijn om op wijkniveau - invloed uit te oefenen. Daarnaast bevat zij onder andere twee overlegmodellen, die de basis vormen voor de wijze waarop de gemeente met bewoners wil overleggen over ontwikkelingen in dorp, wijk en buurt. De nota is uitgangspunt geweest voor een aantal startbijeenkomsten in de wijken, bedoeld als opmaat naar gestructureerde wijkplatforms. Maar ook op andere vlakken ontstond in de laatste jaren grote behoefte aan (nieuwe) structuren. Zo werden de bestaande Adviesraden nog eens kritisch bekeken en krijgt het platform Burgerparticipatie de rol van een overleggroep. Richtsnoer Alle bovengenoemde gegevens vormen samen de basis voor deze beleidsnota Alles is bespreekbaar. De nota is bedoeld als richtsnoer voor overleg en inspraak in Sliedrecht. Er staan nieuwe uitgangspunten en richtlijnen in en een aantal concrete maatregelen om overleg en inspraak beter te laten verlopen. De spelregels zijn verwerkt in de nieuwe inspraakverordening van de gemeente. Deze inspraakverordening is in feite de juridische vertaling van de uitgangspunten, maatregelen en richtlijnen uit deze nota. 3 Inspraak Het is vanzelfsprekend van groot belang dat de diverse overlegvormen (participatie en consultatie) terug te vinden zijn in de inspraakverordening. Daarom is besloten om de inspraakverordening aan te passen aan de notitie en af te stemmen op de Algemene Wet Bestuursrecht. De verordening zal vervolgens in een later stadium worden vastgesteld en is om die reden niet opgenomen in deze versie van Alles is bespreekbaar. Opbouw van de notitie Eerst wordt een korte omschrijving geboden van twee overlegmodellen: participatie en consultatie. In dit hoofdstuk gaan we ook in op wat overleg en inspraak inhouden, welke vormen van overleg de gemeente kent en welke mogelijkheden inwoners hebben om invloed uit te oefenen. Achtereenvolgens is een aantal uitgangspunten voor overleg en inspraak weergegeven en worden conclusies en aanbevelingen voor het verbeteren van overleg en inspraak aangereikt. De notitie eindigt met een overzicht van zaken die in het verlengde liggen van overleg en inspraak, op het terrein van dienstverlening. 3

4 4 Begrippen In de notitie zijn de volgende termen gebruikt: Inwoners of belanghebbenden: alle inwoners van Sliedrecht die op een of andere wijze te maken hebben met (de gevolgen van) een gemeentelijk plan of besluit. Of dat nu is als individuele inwoner, als ondernemer, als vertegenwoordiger van een belangenorganisatie of een bewonersgroep. Verder behoren hiertoe ook belanghebbenden van buitenaf, bijvoorbeeld toekomstige inwoners of ondernemers en organisaties waarmee de gemeente te maken heeft. Bestuurders: gemeenteraadsleden, inclusief het college van Burgemeester en Wethouders. Betrokkenen: alle groepen die bij overleg en inspraak betrokken zijn, dus inwoners, ondernemers, instellingen en organisaties, bestuurders en ambtenaren. Inspraak: de formeel geregelde wijze waarop iedereen de mogelijkheid heeft om invloed uit te oefenen op plannen en op de besluitvorming. De gemeente moet aangeven wat zij met de inspraakreacties heeft gedaan in relatie met de besluitvorming. Inspraakverordening: de juridische vertaling van de uitgangspunten en richtlijnen voor inspraak. Overleg: uitwisseling van informatie over lopende zaken, thema s en plannen die in voorbereiding zijn. Vaak met een kleine groep betrokkenen. Het overleg kan eenmalig zijn of structureel, zoals bij wijkgericht werken. We onderscheiden twee overlegvormen, participatie en consultatie. Participatie: vorm van overleg met het doel samen met alle betrokkenen te komen tot een gezamenlijk product, om een probleem aan te pakken binnen vooraf vastgestelde randvoorwaarden. Consultatie: vorm van overleg met het doel meningen te peilen/standpunten te inventariseren over een plan of een te nemen besluit, aan de hand van overleg met vertegenwoordigers van belangen- en bewonersorganisaties. Informatiebijeenkomst: bedoeld om belanghebbenden te informeren over een plan of ontwikkeling. Tijdens zo n bijeenkomst krijgen mensen informatie en ze kunnen vragen stellen. Soms maakt zo n bijeenkomst deel uit van het totale inspraakproces, zij vindt in dat geval plaats aan het begin van een inspraakperiode, zodat mensen de tijd hebben hun standpunt te bepalen. De reacties van de aanwezigen tijdens een informatiebijeenkomst worden echter niet aangemerkt als formele inspraakreacties Inspraakbijeenkomst: tijdens deze bijeenkomst wordt het plan of het voornemen waarop mensen kunnen inspreken, kort toegelicht en vragen worden beantwoord. Centraal bij een dergelijke bijeenkomst staan de reacties van de aanwezigen. Mensen kunnen mondeling en schriftelijk inspreken. De inspraakreacties worden vanzelfsprekend betrokken bij de besluitvorming. Samenvatting De laatste jaren is de behoefte bij de inwoners van Sliedrecht om zo direct en vroeg mogelijk betrokken te zijn bij de gemeentelijke planontwikkeling en besluitvorming duidelijk toegenomen. Ook aan de kant van de gemeente bestaat de behoefte om inwoners in een vroeg stadium te betrekken bij de inrichting van het eigen leef- en woonmilieu en bij ontwikkelingen in het dorp. Met het doel gezamenlijk plannen te ontwikkelen waar zoveel mogelijk mensen zich in kunnen vinden. En tevens met het doel inwoners zo nauw mogelijk te betrekken bij de besluitvorming, zodat hun stem wordt gehoord en meetelt. Dat vraagt om een verbetering van de bestaande overleg- en de inspraakvormen. Startpunt daarvoor vormt de visienota Wijkgericht Werken. Deze nota gaat in op de mogelijkheden voor inwoners om invloed uit te oefenen. Daarnaast bevat zij onder meer twee overlegmodellen, het participatie- en het consultatiemodel, die de basis vormen voor de wijze waarop de gemeente met inwoners wil overleggen over ontwikkelingen in ons dorp, wijk en straat. Op basis van onder andere deze nota en de eerste serie wijkbijeenkomsten is de notitie Alles is bespreekbaar tot stand gekomen. In deze notitie staat verbetering van overleg en inspraak centraal, met als doel de kwaliteit van de gemeentelijke plannen en van de besluitvorming te laten toenemen. Bij verbetering is gekeken naar twee hoofdzaken. Ten eerste gaat het om de gang van zaken rondom overleg en inspraak, dus de procedures en de spelregels. Ten tweede gaat het om de manier waarop de 4

5 betrokken partijen met elkaar omgaan. Daarbij gaat het om houding en gedrag van ambtenaren, bestuurders en inwoners. In Alles is bespreekbaar is een aantal voorstellen geformuleerd om zowel de spelregels als houding en mentaliteit te veranderen. Die voorstellen gelden voor alle vormen van overleg en inspraak die de gemeente kent. Dus voor eenmalig overleg, maar ook voor frequent overleg, zoals dat bijvoorbeeld plaatsvindt in de wijken, waar de coördinatoren van Wijkgericht Werken regelmatig om de tafel zitten met inwoners en andere belanghebbenden. Uitgangspunten voor overleg en inspraak Overleg en inspraak zijn gebaseerd op samenspraak, dus geen eenrichtingverkeer. Voorwaarden voor samenspraak zijn: - inwoners zo vroeg mogelijk bij een probleem of een plan in ontwikkeling betrekken; - samen naar een oplossing zoeken, openheid in de informatievoorziening en zichtbaar maken wat de gemeente doet met de inbreng van inwoners. Als overleg en inspraak goed verlopen, hebben alle partijen daar baat bij. Inwoners worden in een vroeg stadium betrokken bij de planontwikkeling, soms al vanaf het moment dat er een probleem is gesignaleerd. Zij kunnen meedenken over de definiëring van het probleem en over mogelijke oplossingen. Hun mening weegt mee in het uiteindelijke plan en in de besluitvorming. Zij kunnen zich niet langer verschuilen achter het feit dat de gemeente hen een plan wil opdringen. Bestuurders op hun beurt kunnen al vroeg zicht krijgen op wat er leeft onder inwoners. Zij kunnen peilen of hun ideeën en plannen kunnen rekenen op voldoende steun van de bevolking. Beleid en plannen die samen met inwoners ontwikkeld worden, kunnen rekenen op een breder draagvlak. Ook voor bestuurders geldt dat zij zich niet kunnen vastbijten in een kantenklaar plan. Zij zullen zich meer moeten richten op het formuleren van randvoorwaarden, zowel voor de ontwikkeling van plannen als voor overleg. Achteraf kunnen zij dan toetsen of aan die randvoorwaarden is voldaan. Bestuurders en ambtenaren kunnen al vanaf het begin van de planontwikkeling rekening houden met de mening en de wensen van inwoners. Zij kunnen inwoners duidelijk maken aan welke randvoorwaarden een plan moet voldoen. Door vroegtijdig samen te werken, ontstaat er meer ruimte voor alternatieve oplossingen, in plaats van een dichtgetimmerd plan. De gemeentelijke organisatie als totaal dient open, laagdrempelig en klantgericht te zijn. Daarbij is interne afstemming en coördinatie een vereiste. In hoofdlijnen komen de voorgestelde maatregelen op het volgende neer: Het college bepaalt of het overleg plaatsvindt op basis van participatie of consultatie. Ook stelt het college vooraf de randvoorwaarden vast. Belanghebbenden moeten vooraf weten hoe het inspraakproces en de besluitvorming verlopen en op welke momenten zij kunnen inspreken. Het bestuur neemt uiteindelijk een besluit over een voorstel, daarbij moet het met argumenten aangeven tot welke keuzes het gekomen is en waarom. Informatie moet open, helder en volledig zijn. Ook het taalgebruik moet zakelijk en duidelijk zijn. Informatie wordt toegestuurd of ligt ter inzage. Nota s behoren een korte samenvatting te hebben met de hoofdlijnen en de voorgestelde maatregelen of oplossingsrichtingen. Terugkoppeling van de stand van zaken en de ontwikkelingen behoort tijdens het overleg- en inspraak proces regelmatig te gebeuren. Bij bijeenkomsten over onderwerpen waarbij grote meningsverschillen of belangentegenstellingen spelen, is een externe, onafhankelijke voorzitter gewenst. Uitnodigingen dienen minimaal twee (bij een informatiebijeenkomst) tot drie weken van tevoren te worden verstuurd. Voor het verslag geldt een termijn van twee weken. Alle inspraakreacties worden gebundeld in een zogenaamde commentaarnota en voorzien van commentaar. College en raad betrekken die commentaarnota in de besluitvorming. Belanghebbenden moeten bij het aanpakken van problemen in hun wijk in bepaalde situaties kunnen beschikken over budget, dat zij vervolgens in overleg met de gemeente kunnen inzetten (denk aan het vvv -initiatief van de Raad). Ook kan in een aantal gevallen externe bewonersbegeleiding nodig zijn, 5

6 bij zowel uitgebreide inspraaktrajecten als bij het aanpakken van problemen in de wijk (denk aan bewonersondersteuning in betonschade kwesties). Intern zal er een trainingstraject worden uitgestippeld voor ambtenaren die veel met bewoners te maken hebben. Daarbij zullen onderwerpen als presentatie, taalgebruik, uitwisseling van ervaringen en interne en externe begeleiding door communicatiedeskundigen een rol spelen. Er wordt een plan van aanpak (implementatieplan) opgesteld om stapsgewijs alle voorgestelde maatregelen in te voeren. Het komende jaar is een proefjaar, waarin overleg en inspraak een voortdurend punt van aandacht is. Centraal staan houding en mentaliteit en het uitwisselen van ervaringen en voor beelden tussen ambtenaren. Daarna volgt een evaluatie. Er zal dan bekeken worden welke maatregelen zijn doorgevoerd en met welk resultaat, welke zaken nog moeten worden aangepakt en op welke onderdelen de maatregelen moeten worden bijgesteld. Ook daarna zal er regelmatig een evaluatie plaatsvinden. 6 6

7 7 Hoofdstuk 1 Overleg en inspraak Mogelijkheden om invloed uit te oefenen 1.1 Inleiding Zoals de titel van dit hoofdstuk al aangeeft, hebben overleg en inspraak allebei te maken met het uitoefenen van invloed. Het gaat om invloed van inwoners van Sliedrecht op gemeentelijke plannen en op de besluitvorming. Uitgangspunt voor overleg en inspraak is inwoners in een vroeg stadium te betrekken bij de inrichting van het eigen leef- en woonmilieu en bij ontwikkelingen in het dorp. Doel is om samen plannen te ontwikkelen waarmee zoveel mogelijk mensen kunnen instemmen. Doel is ook om inwoners nauw te betrekken bij de besluitvorming, zodat hun stem wordt gehoord en meetelt. Bij de besluitvorming maakt het bestuur een afweging tussen algemeen belang en het belang van een individu of van een groep belanghebbenden. Om een goede afweging te maken, moet het bestuur de mening van alle betrokkenen kennen. Overleg en inspraak zijn daarbij van wezenlijk belang. 1.2 Verschillen tussen overleg en inspraak Inspraak is formeel geregeld in de inspraakverordening van de gemeente Sliedrecht. In feite kan iedereen inspreken. Het gaat dan om een mondelinge of schriftelijke inspraakreactie op een gemeentelijk conceptplan. Dat kan bijvoorbeeld een beleidsnotitie zijn of een herinrichtingsplan of een bouwplan. Dat concept is eerst voorgelegd aan het college van B&W, dat beslist of zo n plan rijp is voor inspraak. De gemeente moet aangeven wat zij heeft gedaan met de inspraakreacties en in hoeverre de reacties hebben meegespeeld in de besluitvorming. Overleg is niet formeel vastgelegd. Overleg vindt meestal plaats tussen vertegenwoordigers van de gemeente en vertegenwoordigers van belangen- of bewonersgroepen en soms individuele inwoners. Doel van overleg is het uitwisselen van informatie over ontwikkelingen in een wijk of deel van het dorp. Soms gaat het overleg over een thema, bijvoorbeeld horeca, of over een project, zoals het plaatsen van kunstobjecten. Ook kan het overleg gaan over plannen die nog in ontwikkeling zijn, bijvoorbeeld revitaliseringsprojecten. De gemeente kan dan aftasten of zo n plan in hoofdlijnen strookt met ideeën die in een wijk of buurt leven en het plan verder verfijnen. Het overleg is bovendien een middel om in een vroeg stadium te signaleren van wat er leeft in een bepaalde wijk of buurt. Overleg kan afhankelijk van het onderwerp een eenmalig karakter hebben of structureel terugkeren. Een voorbeeld van structureel overleg is het continue overleg dat de wijkcoördinatoren (Wijkgericht Werken) voeren met allerlei bewoners- en belangengroepen en individuele inwoners in de wijken. Ook het Educatief Beraad en het Horecaoverleg zijn actuele voorbeelden van gestructureerd overleg in Sliedrecht. Overleg is geen vervanging van inspraak. 1.3 Twee overlegmodellen Als basis voor overleg met belanghebbenden heeft de gemeente twee gespreksmethoden ontwikkeld, participatie en consultatie. Deze zijn onder andere gebaseerd op recente ervaringen met wijk- en buurtbeheer in Sliedrecht. Belangrijk verschil tussen beide modellen is het doel van het overleg. Bij participatie gaat het er om dat alle betrokkenen samen werken aan de oplossing van een probleem. Zij moeten overeenstemming bereiken over het complete eindproduct. Bij consultatie gaat het om oplossingsrichtingen die voorgelegd worden aan vertegenwoordigers van belangenorganisaties en eventueel individuele inwoners. Doel daarbij is afstemming in plaats van overeenstemming. 8 7

8 1.4 Participatie Deze gespreksmethode is bedoeld voor overleg over onderwerpen die zich afspelen op buurt-, wijk- en straatniveau, bijvoorbeeld de herinrichting van een straat, de groenvoorzieningen in de wijk of een speelplek voor kinderen. Het overleg gaat dan over zaken als beheer, behoud en geleidelijke ontwikkeling van de straat of wijk. Meestal is er nog geen plan of oplossingsrichting, maar is er wel een probleem of een ongewenste situatie gesignaleerd. Gezamenlijk belang Centraal in het overleg staat het gezamenlijk belang van alle betrokkenen, namelijk de verbetering van de directe woon- en leefsituatie. Vaak is het mogelijk om mensen vanaf het begin bij de planontwikkeling te betrekken, soms al vanaf het moment dat inwoners of gemeente een probleem signaleren en er gezamenlijk een oplossing voor willen zoeken. Gesprekspartners lossen het probleem samen op Voor het overleg over een wijk- of straatgebonden onderwerp worden in eerste instantie vertegenwoordigers van bewonersorganisaties uitgenodigd. Zij moeten in staat zijn om het wijk- of straatbelang te verwoorden en dit belang boven het individueel belang te stellen. Natuurlijk kunnen ook individuele inwoners en andere belangengroepen bij het overleg aanschuiven, bijvoorbeeld als zij van mening zijn dat de bewonersorganisaties hun belangen onvoldoende behartigt. Op deze wijze komen ook afwijkende deelbelangen aan bod. Doel van het overleg is om samen een oplossing te vinden. Het resultaat is dus een gezamenlijk eindvoorstel om een probleem op te lossen of een situatie aan te pakken. Randvoorwaarden De randvoorwaarden waarbinnen de oplossing moet worden gevonden, hebben vooral te maken met juridische, planologische en financiële aspecten. Bij juridische randvoorwaarden gaat het bijvoorbeeld om een termijn waarbinnen een voorstel moet worden ingediend vanwege het aanvragen van vergunningen. Bij stedenbouwkundige randvoorwaarden kan het gaan om de bestemming van een gebouw of terrein zoals vastgelegd in een bestemmingsplan. Tot de financiële randvoorwaarden hoort bijvoorbeeld het krediet ofwel het geld dat de gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld voor de uitvoering van een plan. Het college stelt de randvoorwaarden van tevoren vast. Bij de beoordeling van het uiteindelijke gezamenlijke plan oordeelt het college alleen of aan die randvoorwaarden is voldaan. Daarna legt het college het voorstel voor aan de gemeenteraad die een besluit neemt. En dan kan de uitvoering van start gaan. Waar mogelijk gebeurt de uitvoering in overleg met de betrokkenen. 1.5 Consultatiemodel Deze gespreksmethode is vooral geschikt voor onderwerpen die het wijk- of buurtbelang overstijgen. Het gaat dan over stedelijke maatregelen, plannen of voorzieningen. Dat kan bijvoorbeeld een grote sportaccommodatie zijn of stedelijke verkeersmaatregelen of maatschappelijke opvang van verslaafden. In dergelijke gevallen ligt er al een voorlopig plan, een eerste schets of een projectdefinitie over de aanpak van een probleem. Zo n plan of schets is uitgangspunt van het overleg. Doel van de consultatie is het verbeteren van de besluitvorming en het verbreden van het draagvlak. Tegenstrijdige belangen Bij grootschalige plannen of stedelijke voorzieningen spelen er vaak tegenstrijdige belangen. Het maatschappelijk belang strookt niet met het wijkbelang of het individuele belang. Toch zijn dergelijke voorzieningen en plannen wel van belang voor het dorp. In het overleg over dergelijke plannen of 8

9 voorzieningen komen alternatieve oplossingen aan bod. Ook worden de gevolgen van het plan voor een buurt of wijk bekeken en de aanpassingen die nodig zijn voor de uitwerking op buurtniveau. Afstemming met gesprekspartners Vertegenwoordigers van belangenorganisaties, waaronder bewonersorganisaties, zijn in dit geval de aangewezen gesprekspartners. Zij ontvangen een uitnodiging om deel te nemen aan het overleg. Belangengroepen kunnen zich ook aanmelden voor het overleg, als zij van mening zijn dat hun belangen onvoldoende zijn vertegenwoordigd. Over het algemeen kunnen ook individuele inwoners aan het overleg deelnemen. Doel van het overleg is om de gemeentelijke plannen zoveel mogelijk af te stemmen op de behoeften en wensen van de betrokkenen en om mogelijke alternatieven te bespreken. Daarbij hoeven de partijen niet per se tot overeenstemming te komen. Wel is het de bedoeling dat zoveel mogelijk mensen zich in het uiteindelijke plan kunnen vinden. Het bestuur zal bij de uiteindelijke beoordeling altijd een afweging maken tussen het maatschappelijk belang en het individuele belang van (een groep) inwoners. Randvoorwaarden De randvoorwaarden zijn tevens de uitgangspunten voor het overleg. Het college bepaalt vooraf de randvoorwaarden. Dat kunnen juridische, financiële, planologische of bestuurlijke randvoorwaarden zijn. Voorbeelden zijn beschreven in 1.4. onder Randvoorwaarden. Het plan of de schets wordt op grond van het overleg eventueel aangepast. Afhankelijk van het onderwerp kan er daarna inspraak volgen, over het gehele plan of over onderdelen. Na verwerking van de inspraakreacties en zo nodig aanpassing van het plan volgt de gebruikelijke besluitvorming door college en raad. 1.6 Structurele overlegvormen De gemeente kent verschillende soorten overleg met een structureel karakter. Die soorten zijn hieronder kort omschreven. Als we dat overleg vertalen naar participatie en consultatie, dan is er met name bij wijken- buurtoverleg sprake van participatie. Onder het wijk- en buurtoverleg valt ook het structurele overleg dat in elke wijk plaatsvindt tussen de wijkcoördinatoren met vertegenwoordigers van belangen- en bewonersorganisaties (platforms). Een overzicht van structureel overleg in de wijken is te vinden in de wijkjaarprogramma s, die ter inzage liggen bij in het informatiecentrum in het gemeentekantoor (of zie Buurtoverleg: in een aantal buurten vindt er op kleinschalig niveau overleg plaats met de belanghebbenden over de lopende zaken. Doel is het uitwisselen van informatie en het signaleren van knelpunten en problemen. Soms nodigt de gemeente inwoners uit voor overleg, soms nemen belanghebbenden het initiatief. Bij het districtsgewijs werken vindt er voortdurend overleg plaats tussen ambtenaren en inwoners(organisaties). Wijkplatform: hierin zitten onder andere vertegenwoordigers van de gemeente en van belangen- of bewonersgroepen. Doel is informatie-uitwisseling en het vergaren van reacties op plannen en voornemens, vaak rondom een bepaald thema. Bestuurlijk overleg: dit is een overleg tussen een (of meer) wethouders en bewoners- en/of belangengroepen, meestal wijkgebonden of onderwerpgebonden. Het overleg gaat over lopende zaken, de aanpak van problemen, plannen die in ontwikkeling zijn. Klankbordgroep: hierin zitten leden van belangen- en bewonersgroepen en individuele inwoners. De klankbordgroep voert overleg over een gemeentelijk plan dat in voorbereiding is. Doel is af te tasten hoe belanghebbenden aankijken tegen het plan en de oplossingsrichtingen. Die belanghebbenden fungeren dus als klankbord, als spiegel. De deelnemers van een klankbordgroep praten niet namens een achterban. Zij hoeven ook geen overleg te voeren met een achterban of informatie door te geven. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie aan alle betrokkenen en voor eventuele inspraak. Klankbordgroepen kunnen bijvoorbeeld praten over een verkeersplan, een bestemmingsplan of de herontwikkeling van een locatie. 10 9

10 Naast deze overlegvormen kent de gemeente ook verschillende adviesraden, die geconsulteerd worden over plannen die op hun terrein liggen. Adviesraden: daarbij gaat het om bijvoorbeeld de Gehandicaptenadviesraad of de Sportraad. Dergelijke raden worden ingesteld door het college van Burgemeester en Wethouders of door de gemeenteraad. Het instellen van sommige adviesraden is wettelijk verplicht, zoals de commissie WAM (Woningwet) en de commissie Werkloosheidsvoorziening (sociale wetgeving). De niet-verplichte adviesraden zijn in het leven geroepen om de betrokkenheid van burgers, instellingen en bedrijven te vergroten en om deskundige inbreng bij het totstandkomen van beleid te vergroten. Adviesraden brengen (gevraagd en ongevraagd) advies uit aan college en/of Raad. College en Raad dienen dit advies te laten mee wegen in de besluitvorming. Zij moeten vervolgens ook zichtbaar maken wat zij met het advies hebben gedaan. 1.7 Inspraak Inspraak is formeel geregeld in de inspraakverordening van de gemeente. Het gaat om reacties van bewoners op gemeentelijke voornemens, bijvoorbeeld een herinrichtingsplan of een beleidsnota of een structuurschets. Zo n plan is aan het college voorgelegd, dat het vrijgeeft voor inspraak. De gemeente is verplicht op aan te geven wat zij gedaan heeft met de inspraakreacties en welke rol zij spelen in de besluitvorming. Pas nadat de inspraakreacties zijn verwerkt en een plan al dan niet is aangepast neemt eerst het college en daarna de raad een besluit. Inspraakbijeenkomst Over het algemeen vindt er tijdens de inspraakperiode een inspraakavond plaats. Soms is er eerst een informatiebijeenkomst aan het begin van de inspraakperiode. Deze bijeenkomst is bedoeld om informatie te verstrekken en vragen te beantwoorden. Een inspraakbijeenkomst vindt meestal plaats in de tweede helft van de inspraakperiode. Zodat mensen eerst de gelegenheid hebben zich in een plan te verdiepen en overleg te voeren met andere belanghebbenden. Tijdens een inspraakbijeenkomst staan de reacties van de aanwezigen centraal. Schriftelijk reageren kan ook. Dat moet dan binnen de vastgestelde termijn van vier weken gebeuren. Aankondiging Inspraak over een plan dat betrekking heeft op een straat of (een deel van) een wijk, wordt meestal bekend gemaakt via de gemeentepagina of met een individuele uitnodiging in de vorm van een brief. Onder meer wordt gecommuniceerd waar de inspraak over gaat, waar de stukken ter inzage liggen (informatiecentrum in het gemeentekantoor), wanneer en waar de inspraakbijeenkomst plaatsvindt en hoe mensen kunnen inspreken. Bij onderwerpen die het hele dorp of grote delen daarvan aangaan, wordt de inspraakbijeenkomst aangekondigd in de wekelijkse gemeentepagina, elke donderdag in weekblad Het Kompas. Overigens gebeurt dat ook wel bij inspraakbijeenkomsten die alleen een (deel van een) wijk aangaan, maar gericht uitnodigen per brief ligt dan meer voor de hand. Besluitvorming Een mondelinge of schriftelijke reactie op een plan behoort in principe voorzien te zijn van een toelichting. Want natuurlijk wil het gemeentebestuur ook weten waarom iemand voor of tegen is. Zodat het bestuur goed kan beoordelen of en op welke onderdelen een plan zou moeten wijzigen. Zowel het college als de raad krijgt een verslag van de inspraakbijeenkomst. Op grond van alle inspraakreacties en het eventuele advies van een adviesraad bepalen Burgemeester en Wethouders of een plan moet worden aangepast. Na aanpassing en verwerking van de reacties nemen zij een besluit over het plan. In de meeste gevallen gaat het plan vervolgens naar de gemeenteraad die het moet vaststellen. 10

11 1.8 Wettelijke inspraakprocedures Op sommige terreinen is inspraak vastgelegd in de wet. Wettelijk verplichte inspraak is bijvoorbeeld voorgeschreven in de Wet op de Ruimtelijke Ordening (bij bestemmingsplannen) en de Wet Milieubeheer (bij vergunningverlening aan bedrijven). Ook is er een inspraakprocedure voorgeschreven bij de totstandkoming van Milieu Effect Rapportages (MER). Ook zijn er situaties waarin de gemeente geen inspraak kan verlenen, omdat het om een plan of voorstel van een hogere overheid gaat, zoals het Rijk. Dat was bijvoorbeeld het geval bij de plannen van het Rijk voor de aanleg van de Betuweroute langs Sliedrecht. Het Rijk verleende inspraak en Sliedrecht was een van de insprekers. Aankondiging De wettelijke inspraakprocedures starten in alle gevallen met een openbare bekendmaking in de gemeentepagina, die elke donderdag in Het Kompas verschijnt. Daarin staat waar de stukken ter inzage liggen, wanneer en waar er hoorzittingen plaatsvinden en hoe mensen kunnen reageren. Omwonenden en andere directbetrokkenen ontvangen een brief over de wettelijke inspraakmogelijkheden. Hoorzittingen Evenals bij gemeentelijke inspraakprocedures kunnen belanghebbenden mondeling en schriftelijk commentaar geven op een plan. Een verschil is echter dat deze wettelijke procedures geen inspraakbijeenkomst kennen, maar hoorzittingen. Tijdens een hoorzitting kunnen insprekers mondeling reageren. Schriftelijk reageren kan uiteraard ook. 1.9 Overige mogelijkheden om invloed uit te oefenen Inwoners kunnen ook nog op andere momenten hun mening over plannen en voorstellen kenbaar maken. Spreekrecht bij raad en raadscommissies Als een plan of voorstel aan de orde komt in de gemeenteraad of in een raadscommissie, kunnen belanghebbenden vooraf of aan het begin van de vergadering spreektijd aanvragen. Zij krijgen dan de gelegenheid om hun suggesties, instemming met of bezwaar tegen een voorstel of plan toe te lichten voor de commissieleden. Contacten met politieke partijen Inwoners kunnen hun mening ook kenbaar maken door rechtstreeks contact op te nemen met politieke partijen. Alle partijen hebben een fractiekamer in het oude raadhuis aan het Dr. Langeveldplein. Inwoners kunnen de partijen schriftelijk en mondeling benaderen met vragen, opmerkingen en suggesties. Nulmeting Soms houdt de gemeente een nulmeting om af te tasten hoe bewoners van een straat of een gedeelte van een wijk denkt over de aanpak van een bepaald probleem. Voorbeeld is verkeersoverlast in een straat. De gemeente wil dan vooraf inzicht krijgen in de mening van de inwoners en stelt daarover schriftelijke vragen. Bijvoorbeeld wat vinden mensen van eenrichtingverkeer in hun straat of een verkeersdrempel. In feite zit deze vorm tussen participatie en consultatie in. Als blijkt dat inwoners dergelijke maatregelen niet zien zitten, dan worden er geen plannen in die richting opgesteld. Staan bewoners wel achter een idee, dan zal in de meeste gevallen een plan verder worden ontwikkeld en uitgevoerd. Dat gebeurt dan samen met de bewoners. 11

12 Referendum Een referendum biedt burgers de gelegenheid om zich door middel van een stemming uit te spreken over een besluit of regel van de overheid. In Nederland bestaan lokaal al verschillende referenda, maar sinds 2002 was daar een nieuwe, landelijke mogelijkheid bijgekomen. Met de Tijdelijke referendumwet konden kiesgerechtigden zowel op nationaal, provinciaal als gemeentelijk niveau het initiatief nemen tot een raadgevend correctief referendum. De tijdelijke Referendumwet is sinds 1 januari 2005 echter weer van de baan. Gemeenten kunnen nog wel op basis van een eigen verordening een referendum houden. De uitslag van een referendum is een zwaarwegend advies van de kiezer. 12

13 Hoofdstuk 2 Kaders voor overleg en inspraak Meepraten of meebeslissen? Overleg en inspraak betekenen meepraten, niet meebeslissen. Vooraf moet duidelijk zijn waarover belanghebbenden wel of niet kunnen meepraten. Op grond van een plan, de inspraakreacties en de adviezen van adviesraden beslist het gemeentebestuur over de aanpak van een probleem. Besluiten nemen betekent keuzes maken tussen oplossingsrichtingen en tussen, veelal tegenstrijdige, belangen. Het bestuur maakt dan een afweging tussen het maatschappelijke belang en het individuele belang en geeft de argumenten aan voor zijn uiteindelijk besluit. Belanghebbenden moeten in een zo vroeg mogelijk stadium kunnen meepraten over problemen en oplossingen. Voorwaarde voor het goed verlopen van overleg en inspraak is dat de betrokkenen naar elkaar luisteren en respect hebben voor ieders inbreng. Voorwaarde is ook dat alle deelnemers bereid zijn compromissen te sluiten. Van inspraak tot samenspraak Eenrichtingverkeer in communicatie is uit den boze. De tijd waarin de overheid bepaalde wat goed was voor de burger is lang vervlogen. Voor samenspraak zijn vier elementen van belang en bij alle vier speelt de gemeente een centrale rol: 1. Het moment waarop de gemeente de belanghebbenden betrekt in het proces; aan het begin van het proces of alleen bij de inspraak; 2. De manier waarop de gemeente haar inwoners betrekt bij plannen en ontwikkelingen van belang; worden er samen plannen ontwikkeld en beleid gemaakt of ligt er al een kantenklaar plan; 3. De mate van openheid bij het verstrekken van informatie; is alle informatie in te zien die van belang is voor de meningsvorming; 4. De mate waarin de inbreng van inwoners meeweegt in de besluitvorming en in het uiteindelijke plan. Uitgangspunt is dat alle partijen bereid zijn tot samenwerking met het doel gezamenlijk een goed eindresultaat te behalen. Participeren of consulteren Allerlei overlegvormen die de gemeente gebruikt, zijn te herleiden tot het participatie- of het consultatiemodel. Overleg gaat vooraf aan inspraak en kan nooit de inspraak vervangen. Het college van B & W kiest op grond van heldere overwegingen voor een van de twee overlegmodellen. Zodat alle betrokkenen weten waar zij aan toe zijn. In sommige gevallen begint een overlegproces met consultatie en wordt er bij de uitwerking en afstemming op wijk- of buurtniveau overgestapt op participatie van belanghebbenden. Zo kan bij ruimtelijke beeldvorming aanvankelijk het hele dorp geconsulteerd worden, bijvoorbeeld bij de Structuurvisie Sliedrecht. Bij overleg over de nadere uitwerking van onderdelen op buurt- of wijkniveau kunnen de directbetrokkenen via participatie hun inbreng geven. In overleg met de burger, maar wie is die burger? Bij kleinschalige zaken is het meestal mogelijk om alle betrokkenen uit te nodigen voor overleg, bijvoorbeeld als het gaat om de herinrichting van een straat of deel van een wijk. Bij grootschaliger plannen zijn veelal vertegenwoordigers van belangen- en bewonersorganisaties de aangewezen gesprekspartners. In dat laatste geval ontstaat er een conceptplan dat voorgelegd wordt aan het college. 13

14 Het college beslist of het plan de inspraak ingaat, zodat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn reactie te geven. Probleem bij het uitnodigen van belangen- en bewonersorganisaties is de vraag namens wie deze groepen praten. Regelmatig voelen belanghebbenden zich niet vertegenwoordigd door een organisatie. Daarom kunnen in de meeste gevallen ook individuele belanghebbenden op eigen verzoek deelnemen aan overleg. In het dorp gebeurt het! Dus moet de gemeentelijke organisatie zich niet naar binnen keren, maar haar blik richten op het dorp en haar inwoners. Met andere woorden ambtenaren en bestuurders dienen open te staan voor de wensen en behoeften van inwoners en hun plannen daarop afstemmen. In een aantal gevallen betekent dat een andere houding en mentaliteit. Een andere houding begint met het inzicht dat rekening houden met de mening van anderen en samenwerking meerwaarde heeft, voor het product (bijvoorbeeld een plan) en voor het proces (van overleg en inspraak). Uitgangspunt is dat de klant koning is, of het nu een externe of een interne klant is. Dat betekent niet dat die klant in alles zijn zin moet krijgen. Maar hij verdient het wel dat er naar hem geluisterd wordt en dat zijn mening meetelt. Want in feite wordt al het werk dat binnen de gemeente wordt verzet, gedaan voor die klant, dat wil zeggen voor de inwoners van Sliedrecht

15 Hoofdstuk 3 Conclusies en aanbevelingen 3.1 Conclusies Goede samenwerking tussen inwoners, ambtenaren en bestuurders zal leiden tot een beter plan, heldere besluitvorming, een goed lopend overleg- en inspraakproces en voldoende draagvlak voor het plan dat ten slotte uitgevoerd zal worden. Overleg en inspraak spelen daarbij een cruciale rol. En hoewel overleg en inspraak op tal van onderdelen goed gaan, valt er op een aantal fronten nog wel het een en ander te verbeteren. Bij verbetering gaat het om twee hoofdzaken. In de eerste plaats gaat het om de gang van zaken rondom overleg en inspraak. Dat wil zeggen de spelregels en de procedures. Verbetering heeft in de tweede plaats betrekking op de manier waarop de betrokken partijen met elkaar omgaan en op de manier waarop zij overleg en inspraak invullen. Het gaat daarbij kortom om houding en mentaliteit. Samenspraak Overleg en inspraak betekenen samenspraak in plaats van eenrichtingverkeer. Voorwaarden voor samenspraak zijn: Het moment waarop de gemeente inwoners betrekt bij ontwikkelingen en plannen. In principe zo vroeg mogelijk, dus vanaf het signaleren of het oplossen van een probleem; De manier waarop de gemeente inwoners betrekt bij ontwikkelingen en plannen: bij voorkeur door inwoners niet te confronteren met een kantenklaar plan, maar door samen met hen naar oplossingen te zoeken (participatie) of door samen met hen een afweging te maken tussen een aantal alternatieve oplossingsrichtingen (consultatie); De mate van openheid bij het verstrekken van informatie; in beginsel ontvangen de betrokkenen alle informatie die van belang is om zicht te hebben op een probleem en mee te praten over mogelijke oplossingen. Achtergrondinformatie dient ter inzage te liggen in het informatiecentrum in het gemeentekantoor; Het zichtbaar maken van wat de gemeente doet met de inbreng van inwoners; die inbreng is in de eerste plaats terug te vinden in de verslagen van overleg en van inspraakbijeenkomsten, ten tweede in de zogenaamde commentaarnota bij een inspraakprocedure (zie verder 3.2) en ten derde in het uiteindelijke plan, schets of beleidsnotitie en de besluitvorming. Andere mentaliteit? Kwestie van lange adem! Houding en mentaliteit verander je niet van de ene op de andere dag. Wel is er een aantal acties mogelijk, om die verandering te stimuleren (zie 3.2). De ruimte die betrokkenen krijgen bij overleg en inspraak en de mate van invloed die zij kunnen uitoefenen, werkt door in hun houding. De bewoners in een vroeg stadium laten mee discussiëren, houdt in dat er geen dichtgetimmerd plan op tafel moet liggen bij het begin van overleg. Dat uitgangspunt vraagt om een andere opstelling. Bewoners kunnen zich niet verschuilen achter het feit dat de gemeente hen een hapklaar plan op wil dringen. Zij zullen zelf met ideeën moeten komen of zich moeten verdiepen in de verschillende alternatieve oplossingen die er zijn. Daarbij moeten ze in staat zijn verder te kijken dan hun privé-belang. Bovendien dienen zij zich te realiseren dat het maatschappelijke belang zwaarder kan wegen dan het individuele belang. 15

16 Het gemeentebestuur kan zich minder vastbijten in een vastomlijnd plan. Het bestuur zal zich meer moeten richten op het formuleren van randvoorwaarden voor plannen en ontwikkelingen en randvoorwaarden voor overleg en inspraak. Achteraf kan het bestuur toetsen of aan die randvoorwaarden is tegemoet gekomen. In de fase die tussen de start en de afronding van een proces ligt, zullen zij zich op de achtergrond moeten houden en nog geen vastomlijnd oordeel moeten innemen. Daarbij is het natuurlijk wel van belang dat het bestuur gedurende het gehele proces op formele en informele manier wordt geïnformeerd over de voortgang. In een dergelijke ontwikkeling past het ook dat het bestuur een stukje verantwoordelijkheid en budget afstaat aan bewoners. Bewoners kunnen dan, in overleg met de gemeente, prioriteiten aanwijzen om kleinere zaken in de wijk aan te pakken, bijvoorbeeld toezicht bij een speelplek voor kinderen of een schoonmaakactie om zwerfvuil te verwijderen. Ambtenaren moeten bij het opstellen van plannen in staat zijn een aantal alternatieve oplossingen aan te geven, voorzien van voor- en nadelen. Die alternatieven moeten bij voorkeur samen met alle betrokkenen zijn ontwikkeld. Is dat niet mogelijk, dan moeten de alternatieven eerst worden voorgelegd aan de belanghebbenden. De reacties van de betrokkenen moeten zij vervolgens overbrengen aan het bestuur en verwerken in hun plannen. Het bestuur weegt alle meningen en argumenten af en neemt een duidelijke beslissing. Praten, maar met wie? Een lastig punt blijft de vraag met wie de gemeente moet overleggen. In principe nodigt de gemeente belangenvertegenwoordigers en bewonersorganisaties uit. Maar wie vertegenwoordigen zij nu precies? Zijn dat alle inwoners van een straat of iedereen die van zwemmen houdt? Daarom is het, met name bij participatie, mogelijk dat individuele inwoners zich aanmelden voor een overleg. Evaluatie De gemeente zal regelmatig moeten toetsen of overleg en inspraak inderdaad beter verlopen. Het gaat daarbij om vragen als: - leiden de nieuwe regels tot betere resultaten; - verloopt de samenwerking tussen alle betrokkenen beter; - lukt het ambtenaren om open te staan voor de inbreng van belanghebbenden; - komt de gemeente haar afspraken na? Ook moet bezien worden hoe de beide gespreksmodellen in de praktijk uitwerken. Zo nodig moeten onderdelen uit het inspraak- en overlegtraject worden aangepast aan de wensen en behoeften van betrokkenen. Extra inspanningen Andere spelregels voor overleg en inspraak zijn mooi. Maar de gemeente zal ook zichtbaar moeten maken dat zij in staat is anders met overleg en inspraak om te gaan. Zij zal daarin moeten investeren in de vorm van tijd, extra aandacht en begeleiding van inspraak- en overlegprocessen, en zo nodig aanvullende middelen. Een open opstelling en een klantgerichte houding is ook van belang in andere contacten met inwoners. Als mensen om informatie vragen, mogen ze niet van het kastje naar de muur gestuurd worden. Of van de ene afdeling naar de andere. Om dat te voorkomen is het van belang dat de gemeente de interne afstemming en coördinatie goed regelt. Dat vraagt om goede afspraken tussen afdelingen en sectoren. Het vraagt ook om een open, laagdrempelige organisatie, zodat buitenstaanders snel weten bij wie of waar ze moeten zijn. 16

17 3.2 Aanbevelingen Participatiemodel of consultatiemodel Het college bepaalt het gespreksmodel voor overleg en geeft tevens de argumenten aan voor die keuze. Tijdens de verschillende fases van een overleg- en inspraaktraject is het mogelijk te wisselen van model. Randvoorwaarden Het college stelt de randvoorwaarden vooraf vast, dus voordat overleg en inspraak van start gaan. Uiteraard moet het college ook de inhoudelijk argumenten daarvoor aangeven en zich, voor zover mogelijk, niet beperken tot louter financiële argumenten. Vooraf moet ook duidelijk zijn waar belanghebbenden wel en niet over kunnen meepraten. Dat dient aan het begin van een overleg of inspraakbijeenkomst duidelijk toegelicht te worden. 16 Besluitvorming Belanghebbenden behoren vooraf te weten hoe het inspraakproces en de besluitvorming verlopen en op welke momenten zij kunnen inspreken. Het gemeentebestuur beslist op basis van een plan of voorstel, de adviezen van de adviesraden en de inspraakreacties. Op basis van heldere argumenten moet het bestuur aangeven hoe hij tot een keuze is gekomen en wat er met de inspraakreacties is gebeurd. Terugkoppeling Inspraakprocessen duren soms lang. Dan is het zaak om de insprekers of de deelnemers aan overleggen op de hoogte te houden van de gang van zaken. Dat begint met het toesturen van het verslag binnen twee weken na een bijeenkomst. Alle inspraakreacties moeten worden gebundeld en voorzien van commentaar aan college en raad worden voorgelegd. Als er belangrijke wijzigingen optreden in een plan of voorstel moeten alle betrokkenen daarover worden geïnformeerd. Argumenten Het maken van keuzes gebeurt op grond van argumenten. Dat geldt voor de keuze voor het participatie- of het consultatiemodel, in de besluitvorming, bij het opstellen van randvoorwaarden, bij het al of niet overnemen van inspraakreacties. Heldere argumenten zullen er niet toe leiden dat tegenstanders akkoord gaan met een plan. Maar ze bieden wel duidelijkheid, zodat voor- en tegenstanders weten dat hun bijdrage serieus is genomen en waar zij aan toe zijn. Commentaarnota Mondelinge en schriftelijke inspraakreacties moeten worden gebundeld en voorzien van een ambtelijke reactie waarin pro s en contra s zijn weergegeven. Deze zogenaamde commentaarnota gaat eerst richting college dat een besluit neemt. Daarna gaan alle stukken naar de raadscommissie(s) en de gemeenteraad voor de definitieve besluitvorming. Bij kleine projecten zal de commentaarnota bestaan uit een of enkele A4-tjes, bij grote projecten uit een projectvoortgangsrapportage. College en raad kunnen op deze wijze zien wat belanghebbenden van een plan vinden en deze inbreng meewegen in de uiteindelijke beslissing. Insprekers vinden in de nota hun reactie terug, samen met het ambtelijke advies. De commentaarnota komt ter inzage te liggen in het informatiecentrum in de publiekshal van het gemeentekantoor. Tevens zal de commentaarnota aan alle insprekers worden toegestuurd. Informatievoorziening 17

18 Informatie moet open, helder en volledig zijn. Informatie die van belang is voor de meningsvorming, moet helder op papier staan en tijdens de avond uitgebreid worden toegelicht. Imposant dikke nota s maken het er niet gemakkelijker op om zicht te krijgen op waar het nu precies om gaat. Daarom is het noodzakelijk om bij elke nota een heldere samenvatting te voegen met de hoofdlijnen en de oplossingsrichtingen. Alle informatie die met het onderwerp te maken heeft, moet beschikbaar zijn. Dat deel van de informatie dat van belang is voor overleg en meningsvorming moet worden toegestuurd. Overig materiaal, zoals achtergrondinformatie, moet ter inzage liggen in het informatiecentrum in de publiekshal en bij het meldpunt in de desbetreffende districten. Termijn: Minimaal twee weken als het om een informatiebijeenkomst gaat; Vier weken als het om een bijeenkomst of overleg gaat waarbij stukken bestudeerd moeten worden en waarover de genodigden vooraf overleg met hun achterban moeten voeren. Inhoud: Datum, plaats en tijdstip van de bijeenkomst; De hoofdlijnen van het plan of voorstel; De onderdelen waar het overleg over gaat of waarover inspraak mogelijk is; Doel van de bijeenkomst (informatie, consultatie of participatie); Tot wanneer mensen kunnen reageren en hoe; Naam en telefoonnummer van een ambtenaar voor meer informatie over het onderwerp en de bijeenkomst; Een kaartje van het gebied (wijk of een deel daarvan); Duiding van notities, kaartmateriaal enzovoort die ter inzage liggen, inclusief de plaats en tijdstippen om deze te bestuderen. Bijlage: Overzicht van de randvoorwaarden; De zogenaamde inspraakthermometer; dit is een overzicht van de inspraakprocedure en het besluitvormingstraject (met onder andere de inspraaktermijn, het definitieve collegevoorstel, behandeling in de raadscommissie(s) en de gemeenteraad, andere mogelijkheden om invloed uit te oefenen op de besluitvorming). De gemeentelijke website leent zich uitstekend voor het visualiseren van de thermometer. Taalgebruik Zakelijk en vriendelijk, korte, duidelijke zinnen, geen onnodige informatie, geen afkortingen, moeilijke woorden, ingewikkelde zinnen, geen ambtenarentaal, maar gewone taal. Dat geldt voor brieven, folders, presentatiemateriaal, samenvattingen van nota s. Voorzitter Een onafhankelijke externe voorzitter is nodig bij informatiebijeenkomsten over onderwerpen waarover grote meningsverschillen bestaan of grote belangentegenstellingen. In andere gevallen kan een bestuurder of ambtenaar de bijeenkomst voorzitten. Voorzitters moeten beschikken over vaardigheden om vergaderingen van kleinere en grotere groepen in goede banen te leiden en te zorgen dat iedereen aan bod komt, ook als er sprake is van grote meningsverschillen. Om de kwaliteit van voorzitters te waarborgen is het raadzaam om een pool te vormen van interne en externe voorzitters. Voorzitters hebben de eindredactie van het verslag dat van de bijeenkomst wordt gemaakt. Verslag Van overleg- en inspraakbijeenkomsten wordt een verslag gemaakt. Dat verslag moet binnen twee weken zijn toegestuurd, bij een inspraakbijeenkomst aan iedereen die de presentielijst heeft ingevuld, bij een 18

19 overleg aan alle genodigden, ook degenen die verhinderd waren. De voorzitter controleert het verslag. Het verslag gaat ter kennisgeving naar het college. Belanghebbenden kunnen een reactie geven als het verslag niet klopt. De voorzitter bepaalt vervolgens of het verslag al dan niet moet worden aangepast. Lijst van afspraken Bij het verslag komt een overzicht van afspraken en toezeggingen die tijdens de bijeenkomst zijn gedaan. Bij de toezeggingen moet een termijn staan, waarbinnen de gemeente haar afspraken zal nakomen. Bevoegdheden Bij gedeelde verantwoordelijkheid behoort ook een verdeling van bevoegdheden. Op wijkniveau moeten coördinatoren de bevoegdheid hebben om een aantal zaken direct met bewoners of belanghebbenden te regelen, zonder eerst met een bestuurder te hebben overlegd. Zij moeten daar natuurlijk ook budget voor hebben. Het gemeentebestuur stelt dan de randvoorwaarden vast waarbinnen bewoners de ruimte hebben om in samenwerking met ambtenaren zaken in de wijk direct aan te pakken. Het gemeentebestuur toetst achteraf of aan de randvoorwaarden is voldaan. Budget en bewonersondersteuning Belanghebbenden moeten bij het aanpakken van problemen in hun wijk in bepaalde situaties over budget kunnen beschikken. Dat budget moeten zij in overleg met de gemeente kunnen inzetten. In beide gevallen bepaalt het gemeentebestuur de randvoorwaarden waaronder dat gebeurt en stelt budget beschikbaar. Externe begeleiding voor inwoners zal in het begin nodig zijn. In de eerste plaats voor uitgebreide inspraaktrajecten en in de tweede plaats bij het aanpakken van problemen in de wijk. Punt van aandacht hierbij is de representativiteit van bewoners- en belangengroepen en de inbreng van andere inwoners bij het stellen van prioriteiten. Ook voor de inzet van bewoners bij beheer en behoud zal aanvankelijk externe begeleiding nodig zijn. Intern aan de slag Ambtenaren die veel met bewoners te maken hebben, moeten beschikken over goede sociale en communicatieve vaardigheden. Ook uit hun houding moet blijken dat zij openstaan voor de inbreng van inwoners. Het gemeentebestuur moet aan ambtenaren die regelmatig met publiek te maken hebben, dergelijke functie-eisen stellen. Daarnaast zijn er cursussen/trainingen nodig om ambtenaren te leren anders om te gaan met bewoners, met name in sociale vaardigheden met het oog op mondelinge contacten met inwoners. Rol leidinggevenden De managers van de gemeente moeten de motor zijn achter het goed laten verlopen van inspraak en overleg en achter een goede communicatie met inwoners. Hun houding en gedrag is in deze zin een voorbeeld voor hun medewerkers. Uitwisseling Ambtenaren van verschillende afdelingen moeten ervaringen met overleg en inspraak uitwisselen. Dat is tevens een manier om de meerwaarde van overleg en inspraak voor de kwaliteiten van plannen zichtbaar te maken, om van elkaar te leren hoe je om kunt gaan met vragen en reacties van bewoners gedurende een proces. Uitwisseling is ook mogelijk door inspraakbijeenkomsten van collega s bij te wonen en na afloop te bespreken. Begeleiding 19

20 Het voorbereiden, bijwonen en observeren van inspraak- en informatiebijeenkomsten kan ook gebeuren door interne en externe communicatiedeskundigen. Centraal staat daarbij de opstelling en handelwijze van ambtenaren houding en gedrag. Na afloop volgen evaluatie en aanwijzingen voor houding en gedrag. Presentatie Een goede presentatie bestaat uit een duidelijk en beknopt betoog aan de hand van kaartmateriaal, sheets, powerpoint dia s et cetera. Het betoog moet zijn afgestemd op het publiek, dus geen vakjargon en moeilijke woorden, maar voorbeelden om zaken te verduidelijken. Informatiemateriaal moet afgestemd zijn op het publiek, goed leesbaar en beschikbaar vooraf of tijdens de bijeenkomst. Dat is inclusief een overzicht op A4 van het totale inspraak- en besluitvormingstraject Taalgebruik Helder taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk is van het grootste belang. Geen moeilijke woorden, zakelijk, maar vriendelijk (zie ook hierboven onder de kop Presentatie ) Brochure Een brochure met richtlijnen en aanwijzingen voor overleg en inspraak en voor contacten met inwoners is beschikbaar op de gemeentelijke website en in het informatiecentrum in het gemeentekantoor. Plan van aanpak Zoals al blijkt uit de genoemde voorstellen, moet er nog wel het een ander gebeuren, om overleg en inspraak te verbeteren. Vooral het interne traject vraagt daarbij veel aandacht. Voorstel is om een zorgvuldig plan van aanpak op te zetten, waarbij alle hierboven genoemde aspecten aan bod komen en waarbij in principe alle ambtenaren betrokken zijn die te maken hebben met overleg en inspraak. Proefjaar Na politiek debat en bestuurlijke besluitvorming is het zaak om, bijvoorbeeld vanaf augustus 2005 overleg en inspraak een jaar lang specifiek onder de aandacht houden van ambtenaren te brengen en te houden. Alle genoemde aspecten komen een voor een aan bod, waarbij ook veel aandacht zal worden besteed aan houding en gedrag en het uitwisselen van ervaringen en voorbeelden tussen ambtenaren. Evaluatie Na een jaar (augustus/september 2006) volgt er een evaluatie over hoe overleg en inspraak verlopen, welke maatregelen zijn doorgevoerd en met welk resultaat, welke zaken er nog moeten aangepakt. Ook daarna zal er nog regelmatig worden geëvalueerd. 3.3 Op het snijvlak van overleg, inspraak en dienstverlening In het verlengde van overleg en inspraak spelen er binnen de gemeentelijke organisatie aspecten die van belang zijn voor inwoners in hun contacten met de gemeente. Aanspreekpunt Inwoners dringen aan op één aanspreekpunt per project. In feite kent de gemeente voor elk project een projectleider of projectmanager. Deze ambtenaar kan nadere informatie geven over zo n project en vragen beantwoorden. Hij of zij is ook aanwezig bij inspraak- en informatiebijeenkomsten over het project. Onder bewonersbrieven staat ook altijd de naam genoemd en het telefoonnummer van de ambtenaar die nadere informatie kan geven over het desbetreffende onderwerp. Balies in de publiekshal 20