Partners in doelbewust management I I

Transcriptie

1 I I VAN DE VL AAMSE ADMINISTR ATIE I 2005 JAARVERSLAG VAN HET AUDITCOMITE EN DE INTERNE AUDIT

2 I I INHOUD VOORWOORD... 6 HOOFDSTUK I STRATEGISCHE BESCHOUWINGEN EN REFLECTIES VAN HET AUDITCOMITE Het audit universum: zeer uitgebreid en heterogeen, en volop in verandering De invulling van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie...11 De conclusies van de externe evaluatie van Interne Audit Optimalisering van de auditstrategie Behoefte aan een volledig en geactualiseerd overzicht van de Vlaamse overheidsdiensten en... -instellingen in ruime zin...18 HOOFDSTUK II ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET AUDITCOMITE Samenstelling van het Auditcomité Algemene reglementering inzake de samenstelling van het Auditcomité Reglementering van toepassing het jaar Nieuwe reglementering die van toepassing wordt in de loop van Leden van het Auditcomité in Vergaderingen van het Auditcomité Vergaderfrequentie Mededeling van de notulen van de vergaderingen van de Vlaamse Regering...24 Overzicht van de behandelde agendapunten Algemeen overzicht Overzicht van de behandelde agendapunten per rubriek Interne en externe werking van het Auditcomité Uitbouw en interne organisatie/werking van Interne Audit Aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van Interne Audit, met inbegrip van auditaanpak en -.. rapporten Audituniversum, controleomgeving, beleidsaangelegenheden, -adviezen en reflecties Overzicht van de relevante reglementering...28 HOOFDSTUK III ACTIVITEITENVERSLAG VAN DE INTERNE AUDIT Inleiding Woord vooraf door het hoofd Interne Audit Goedkeuring van het activiteitenverslag door het Auditcomité... 2 Opdrachtformulering van Interne Audit Missie en visie van Interne Audit Opdracht op basis van het besluit van 8 september 2000 betreffende de oprichting en de werking.. van Interne Audit en verzameldecreet van 8 december 2000 houdende diverse bepalingen Besluit van 8 september Verzameldecreet van 8 december Opdracht op basis van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid Soorten auditopdrachten Organigram Interne Audit...6

3 Overzicht van de geformuleerde aandachtspunten Bevindingen op basis van de uitgevoerde sterkte-zwakteanalyses Globale aanpak en sterkte-zwakteanalyses Maturiteitsscores Belangrijke opmerkingen Bespreking per thema doelstellingen en risicomanagement Belanghebbendenmanagement Monitoring Organisatiestructuur Human Resources Management Organisatiecultuur Informatie en Communicatie Financieel management Facilitymanagement ICT Bespreking per doelstelling van de organisatiebeheersing: effectiviteit, efficiëntie,...58 integriteit en kwaliteit Effectiviteit Efficiëntie Integriteit Kwaliteit Overzicht van de auditopdrachten (situatie op 1 december 2005) Reguliere auditopdrachten Stand van zaken van de uitvoering van de sterkte-zwakteanalyses Contacten met leidend ambtenaren Problematiek van de opschorting van de sterkte-zwakteanalyses door MOVI Overzicht van de uitgevoerde opdrachten Reguliere opdrachten, gepland in 2004 en Sterkte-zwakteanalyses Audit op audit Voortgangscontroleaudits -planning Ad-hocopdrachten Overzicht Europese Structuurfondsen Situering Overzicht programmaperiode Integriteitsaangelegenheden (incl. administratieve onderzoeken) Performantie en kwaliteit van Interne Audit Intern Performantieratio s Klantenbevraging Aanpak klantenbevragingen...78 Partners in I I

4 I 4 I Resultaten van de klantenbevraging in Extern Communicatie Interne communicatie Netwerking tussen alle interne auditoren binnen de Vlaamse overheid Externe communicatie Relaties met andere controleorganen Het Rekenhof Andere controleorganen Sensibilisering binnen het werkterrein Deelname aan studiedagen of andere externe presentaties Round Table concerning Corporate Governance van het IIA België Round Table Internal Audit and Fraud (IIA BEL-IFA) Ronde Tafel klokkenluiders van het IFA Studiedag Instituut van de Overheid (IO) Presentaties forensic auditing Interne werking van Interne Audit...89 BIJLAGE 1: INTERNE WERKING VAN INTERNE AUDIT Activiteitengegevens Overzicht Bespreking Auditactiviteiten Vorming Ondersteunende activiteiten en interne werking Personeel Situatie op 1 december Overzicht Verdeling van het personeel (leeftijd, graad en geslacht)...9 Vorming Ondersteunende activiteiten en interne werking Werkgroep beheersovereenkomst IAVA Werkgroep compendium Interne Audit Werkgroep juridische aangelegenheden Interne werking Relaties met beroepsorganisaties...96 COLOFON...98

5 I 5 I

6 I 6 I VOOR WOORD Het Auditcomité stelt hierbij zijn vierde jaarlijkse verslag voor ten behoeve van de Vlaamse Regering en dit conform artikel 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000 betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Het jaarlijkse verslag betreft de periode die aanvangt op 1 januari 2005 en afsluit op 1 december Het werd goedgekeurd in de vergadering van het Auditcomité van 25 april Het audituniversum Het audituniversum zoals bepaald in het besluit van 8 september 2000 van de Vlaamse Regering kan, op zijn minst gezegd, als zeer ruim en heterogeen worden beschouwd. Het besluit is immers van toepassing op het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, op de Vlaamse wetenschappelijke instellingen en op de Vlaamse openbare instellingen. Binnen dit toepassingsgebied heeft Interne Audit de opdracht alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken en te evalueren, daarbij in het bijzonder zich richtend naar het systeem van interne controle. In het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 200 worden deze basisprincipes, mutatis mutandis, nog herhaald en bevestigd. De uitgebreidheid van dit universum noopt het Auditcomité te waken over een zo efficiënt en effectief mogelijk beheer van het auditproces. Dit uit zich in het toezien op de wijze waarop Interne Audit met de toegemeten middelen omgaat, op de coördinatie van auditactiviteiten en controleprocessen op het niveau van de Vlaamse overheid en op een voldoende toewijzing van benodigde middelen.

7 Uit de onafhankelijke evaluatie van Interne Audit (zie infra) is gebleken dat de middelen waarop Interne Audit kan terugvallen, in vergelijking met (internationale) standaarden te beperkt zijn. Het Auditcomité waakt daarom op een zo doelmatig en doeltreffend mogelijke inzet van deze schaarse middelen. Tevens wenst het Auditcomité de aandacht van de Vlaamse Regering te vestigen op dit probleem en er bij de regering op aan te dringen om, wanneer de mogelijkheid zich voordoet, prioritair voor een uitbreiding van de auditploeg zorg te dragen. Interne Audit en de VOI s Zoals vorig jaar in het jaarverslag besproken, heeft het Auditcomité en Interne Audit veel energie gestoken in het verbeteren van de relaties met de VOI s. Verder in dit verslag wordt daarop nog terug gekomen. Door de inspanningen van alle partijen en door de vaste overtuiging dat een oplossing aan de gestelde problemen mogelijk is, kunnen we nu hopelijk stellen dat deze problemen van de baan zijn. Evaluatie van het Auditcomité Zoals in de teksten inzake Interne Audit en het Auditcomité is voorzien, dient het comité geregeld zijn eigen prestaties te onderzoeken en zichzelf af te vragen of het de opgelegde objectieven heeft gehaald en zijn verantwoordelijkheden heeft opgenomen. In het laatste kwartaal van het jaar 2005, net als in de voorbije jaren, heeft het Auditcomité een uitgebreide zelfevaluatie doorgevoerd. De resultaten daarvan werden tijdens de vergadering van december 2005 geanalyseerd en, voor zover dit een weerslag heeft op de werking van Interne Audit, met het hoofd en de managers van de dienst ten gronde besproken. Voor de goede werking van het Auditcomité dient het ook te kunnen rekenen op de nodige administratieve ondersteuning. Het Auditcomité dringt erop aan dat de secretaris van het Auditcomité voldoende tijd zou kunnen vrijmaken om de werkzaamheden van het comité nog meer te ondersteunen dan dit in het verleden het geval was. Partners in I 7 I Het Auditcomité waardeert in dit verband de beslissing van de Vlaamse Regering, waarbij tot een stroomlijning van de interne auditactiviteit binnen de Vlaamse administratie wordt besloten. Tevens dankt het Auditcomité de Eerste voorzitter en de Raadsleden van het Rekenhof voor de ondertussen opgestarte rondetafelgesprekken over het stroomlijnen van controle en audit binnen de Vlaamse administratie. Een optimalisering van de te leveren inspanningen en middelen moet daarvan het gevolg zijn. Evaluatie van Interne Audit Zoals voorzien in het charter van Interne Audit, dient de dienst één maal in de vijf jaar het voorwerp uit te maken van een externe evaluatie. Interne Audit werd afgemeten aan de diverse wettelijke en reglementaire besluiten en aan internationaal aanvaarde professionele normen. De werkzaamheden werden na een gunningsprocedure toevertrouwd aan Deloitte Business Advisory.

8 I 8 I De resultaten van deze evaluatie werden door de evaluatoren aan het Auditcomité gepresenteerd en kunnen globaal gesproken als zeer bevredigend worden gezien. De belangrijkste vaststellingen worden verder in dit jaarverslag besproken. heeft zijn opdracht op deze wijze ter harte genomen. Het Auditcomité dankt de Vlaamse Regering voor het gestelde vertrouwen. Structuur van het jaarverslag van het Auditcomité en Interne Audit Voorliggend jaarverslag is als volgt opgebouwd. Het vangt aan met een aantal beschouwingen en reflecties van eerder strategische aard, die het Auditcomité onder de aandacht van de Vlaamse Regering wenst te brengen (hoofdstuk 1). Aan het hoofd Interne Audit en aan alle medewerkers van de dienst wenst het Auditcomité zijn dank te betuigen voor de geleverde inspanningen en de inzet om aan dit beheersinstrument een zinvolle invulling te geven. Michel J. De Samblanx Voorzitter In een tweede hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de werkzaamheden van het Auditcomité in 2005 (samenstelling, vergaderingen, behandelde agendapunten). Het jaarlijkse verslag aan de Vlaamse Regering dient een overzicht te bevatten van de resultaten van de uitgevoerde audits onder de vorm van een boordtabel evenals een aantal performantieratio s. Het jaar-/activiteitenverslag van Interne Audit wordt daarom als een derde hoofdstuk in dit verslag geïntegreerd. In dat uitgebreide jaar/-activiteitenverslag wordt -onder meer -een eerste aanzet gegeven tot een algemeen overzicht van de organisatiebeheersing en de interne controle binnen de Vlaamse administratie. Daartoe werd gebruik gemaakt van een meetinstrument dat in 2005 door Interne Audit is ontwikkeld. Besluit Het Auditcomité heeft zijn opdracht met burgerzin en met zin voor verantwoordelijkheid aanvaard en

9 H O O F D S T U K I S T R A T E G I S C H E B E S C H O U W I N G E N E N R E F L E C T I E S V A N H E T A U D I T C O M I T E Partners in I 9 I

10 I 10 I 1 HET AUDITUNIVERSUM: ZEER UITGEBREID EN HETER OGEEN, EN VOLOP IN VERANDERING Zoals reeds vermeld in vorige jaarverslagen is het audituniversum van Interne Audit (zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000 betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap) zeer ruim en heterogeen. Als kenmerkend en specifiek voor 2005 dient bijkomend gesteld dat dit audituniversum volop in verandering is. Dit blijft overigens ook het geval in De basis van dit reorganisatieproces wordt gevormd door het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 200. Dat kaderdecreet bepaalt de krachtlijnen voor de nieuwe organisatiestructuur van de Vlaamse administratie als volgt: de Vlaamse administratie wordt opgebouwd op basis van homogene beleidsdomeinen; per beleidsdomein wordt een Vlaams ministerie opgericht, dat bestaat uit een departement en intern verzelfstandigde agentschappen (IVA s) zonder rechtspersoonlijkheid; in ieder beleidsdomein kunnen ook intern verzelfstandigde agentschappen (IVA s) met rechtspersoonlijkheid, en publiekrechtelijk of privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen (EVA s) worden opgericht. De implementatie van dit veranderingsproces verloopt geleidelijk. Een besluit van de Vlaamse Regering van juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie, deelt de structuur in op basis van dertien beleidsdomeinen, en richt voor elk van deze beleidsdomeinen een departement op. Wat de agentschappen betreft, werden in 2004 en 2005 reeds voor een relatief groot aantal agentschappen oprichtings-/machtigingsdecreten en -besluiten goedgekeurd. De effectieve opstart en inwerkingtreding van de nieuwe beleidsdomeinen, departementen en agentschappen wordt evenwel pas voorzien in de loop van 2006, met uitzondering van vier agentschappen die in 2004 en 2005 effectief zijn opgestart. Overeenkomstig artikel en 4 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 200 zal het werkterrein van Interne Audit in het (toekomstig) organisatiemodel zowel de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen als de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen omvatten. Aangezien de Vlaamse administratie anno 2005 nog hoofdzakelijk op basis van de oude organisatiestructuur functioneerde wordt hierna -voor de laatste maal -de uitgebreidheid en heterogeniteit van het audituniversum geschetst op basis van deze oude organisatiestructuur. Het werkterrein van Interne Audit omvat het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, de Vlaamse wetenschappelijke instellingen (VWI s) en de Vlaamse openbare instellingen (VOI s). Binnen dit werkterrein heeft Interne Audit de opdracht alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoe-

11 ken en te evalueren en in het bijzonder het systeem van interne controle. Interne Audit kan daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits, operationele audits, ad-hocopdrachten en administratieve onderzoeken uitvoeren. De opdracht en bevoegdheid ten aanzien van de VOI s werd, aangezien deze van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest afgescheiden rechtspersonen zijn, vastgesteld bij decretale bepaling (artikel 25 tot 27 van het decreet van 8 december 2000 houdende diverse bepalingen). Partners in I 11 I De ruime omvang van het audituniversum kan worden geïllustreerd aan de hand van volgende (indicatieve) cijfers over het aantal entiteiten, het aantal personeelsleden en het bedrag van de begroting: het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap: omvat 7 departementen met een verdere indeling in een 20-tal administraties en een 140-tal afdelingen; daarnaast komen op het organigram nog een 20-tal andere entiteiten voor die niet als administratie/afdeling worden benoemd; ruim 20 Diensten met Afzonderlijk Beheer (DAB s); 7 Vlaamse wetenschappelijke instellingen (VWI s); een 55-tal Vlaamse openbare instellingen (VOI s), met inbegrip van een 15-tal VOI s van type A die als budgettaire beheersvorm fungeren; 4 agentschappen (1 IVA met rechtspersoonlijkheid en publiekrechtelijk vormgegeven EVA s); aantal personeelsleden: ruim ; bedrag van de (uitgaven)begroting voor de Vlaamse Gemeenschap: ruim 19 miljard euro. Wat de heterogeniteit van het audituniversum betreft, kan verwezen worden naar de talrijke en zeer uiteenlopende bevoegdheden die door de Grondwet en de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen aan de Gemeenschappen en Gewesten zijn toegewezen. De voormelde administratieve entiteiten zijn belast met de uitvoering van de diverse beleidsondersteunende en beleidsuitvoerende taken inzake de aangelegenheden die tot de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap / het Vlaams Gewest behoren. De uitgebreidheid en heterogeniteit van het audituniversum, nu en in de toekomst, nopen het Auditcomité te waken over een efficiënt en effectief beheer van het auditproces. Dit uit zich in het toezien op de wijze waarop Interne Audit met de beperkte middelen omgaat en, daarmee verbonden, in het zoeken naar een aan het ruime en heterogene audituniversum aangepaste auditstrategie, alsmede op de coördinatie van auditactiviteiten op het niveau van de Vlaamse overheid (cf. infra). Het feit dat dit audituniversum momenteel een grondig reorganisatieproces ondergaat, maakt deze opdracht voor het Auditcomité en Interne Audit extra complex. 2 De INVULLING van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie Het jaar 2005 werd verder helaas ook weer gekenmerkt door de blijvende afwijzende houding van een aantal Vlaamse openbare instellingen (VOI s) versus Interne Audit (centraal). De aard van deze problematiek, die

12 I 12 I ook reeds in 2004 aan de orde was, werd uitvoerig beschreven in het vorig jaarverslag. Zoals ook in 2004 het geval was, deden het Auditcomité en Interne Audit in 2005 inspanningen om, onder meer via overleg en oplossingsgerichte voorstellen ten aanzien van (het managementcomité van) MOVI, tot een goede samenwerking met de VOI s te komen en aldus de decretale opdracht (die impliceert dat ook de VOI s tot het werkterrein van de centrale interne audit behoren) te realiseren. De gedane inspanningen leidden evenwel niet tot het gewenste resultaat. Formeel kwam dit tot uiting toen het managementcomité van MOVI op 5 september 2005, na evaluatie van de samenwerking met Interne Audit, besliste dat het vroeger geformuleerde voorbehoud niet kon worden opgeheven. Dit impliceerde onder meer dat de rapporten met betrekking tot de voltooide sterkte-zwakteanalyses van de organisatiebeheersing voor een aantal VOI s de status in ontwerp moesten behouden, en derhalve niet als afgewerkt en voor verspreiding aan de voorziene bestemmelingen (o.a. de voor het toezicht van de betrokken VOI s bevoegde ministers) konden vrijgegeven worden. Deze houding en haar gevolgen waren voor het Auditcomité onaanvaardbaar. Met het oog op het uitvaardigen -door het politieke niveau -van een billijke en duurzame oplossing voor de problematiek, bracht het Auditcomité op 11 oktober 2005 aan minister-president Leterme, mede op diens verzoek, een formeel advies uit betreffende de visie van het Auditcomité op de invulling van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie. Het Auditcomité opteerde in dat advies voor een volledig centrale invulling van de interne auditfunctie (centralisatie van alle auditcapaciteit in één entiteit). Uitgangspunten en motieven hiervoor waren: de bewuste en expliciete keuzes die in het verleden op politiek niveau waren gemaakt om de VOI s/ publiekrechtelijk vormgegeven EVA s in het werkterrein van de centrale interne audit op te nemen, zoals geformaliseerd in decretale bepalingen en besluiten van de Vlaamse Regering; de optimale bundeling van de (schaarse) auditcapaciteit en -competenties, zowel kwantitatief als kwalitatief, in één centrale entiteit, waardoor het auditproces efficiënter en effectiever kan georganiseerd worden; de eenheid in auditmethodologie en -benadering met eenduidige aansturing en visie vanuit een centraal Auditcomité. Dienovereenkomstig hield het advies ook in dat de bestaande decentrale interne auditcellen geleidelijk zouden worden geïntegreerd in de centrale interne audit. Het advies voorzag ook de mogelijkheid om desgevallend lokale antennes in te richten (volledig ressorterend onder de centrale interne audit) bij entiteiten met voldoende hoge materialiteit, complexiteit en risicograad. De beslissing op politiek niveau over deze aangelegenheid viel begin 2006, en strikt gezien dus niet binnen de periode waarop dit jaarverslag betrekking heeft. Ze is evenwel dermate belangrijk voor de toekomstige werking dat er in voorliggend jaarverslag de nodige aandacht aan wordt besteed. In aansluiting op het advies van het Auditcomité van 11 oktober 2005 aan de minister-president volgden

13 een aantal IKW (Inter-Kabinettenwerkgroep)-vergaderingen en informele beraadslaging binnen de Vlaamse Regering over deze aangelegenheid. Dit gebeurde met Interne Audit in een ondersteunende rol; aan Interne Audit werd namelijk gevraagd een alternatieve nota op te stellen, mede in functie van de door de IKW/Vlaamse Regering beoogde opties. Partners in I 1 I Op 17 februari 2006 nam de Vlaamse Regering een formele beslissing over de invulling/positionering van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie (VR/PV/2006/6 -punt 2 -VR/2006/10.02/DOC.0105). De Vlaamse Regering opteerde voor een model dat het midden houdt tussen een volledige centralisatie van de auditfunctie en een volledige decentralisatie. Beknopt samengevat (voor een integrale lezing wordt verwezen naar het voormelde document), komt de beslissing van de Vlaamse Regering in hoofdzaak neer op het volgende: de publiekrechtelijk vormgegeven EVA s kunnen een eigen decentrale interne auditdienst oprichten; de raad van bestuur kan een auditcomité oprichten, dat samengesteld wordt uit leden van de raad van bestuur, met een meerderheid van onafhankelijke bestuurders (en een onafhankelijk bestuurder als voorzitter); Interne Audit (centraal) behoudt de volle bevoegdheid om zelf audits uit te voeren bij alle entiteiten van het audituniversum (departementen, IVA s en publiekrechtelijk vormgegeven EVA s), ook bij de entiteiten die over een eigen decentrale interne auditdienst beschikken (bij deze laatste entiteiten wordt de planning van dergelijke audits opgesteld in samenspraak met het decentrale auditcomité); Interne Audit (centraal) heeft de (exclusieve) bevoegdheid om administratieve onderzoeken uit te voeren; het centrale auditcomité stuurt Interne Audit aan; indien een decentrale interne auditdienst aanwezig is, wordt deze aangestuurd door het (decentrale) auditcomité in het betrokken EVA; het centrale auditcomité en de (decentrale) auditcomités in de EVA s plegen overleg en informeren elkaar over de planning van hun auditactiviteiten; Interne Audit (centraal) oefent toezicht uit op de werking van de decentrale interne auditdiensten via het audit op audit -instrument; Interne Audit (centraal) wordt betrokken bij de humanresourcesaangelegenheden die betrekking hebben op de decentrale interne auditdiensten. In de regeringsnota worden ook de rapporteringslijnen aangegeven die Interne Audit en de decentrale interne auditdiensten moeten hanteren bij de verspreiding van de rapporten. Tevens wordt in de regeringsnota gesteld dat de auditrapporten onder de toepassing van de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur vallen. In de regeringsbeslissing wordt gesteld dat de werkafspraken verder geoperationaliseerd worden in een samenwerkingsprotocol tussen de centrale en decentrale auditcomités, als onderdeel van een gemeenschappelijk charter. Tevens bepaalt de regeringsbeslissing dat de werkwijze om de drie maanden geëvalueerd wordt in de Vlaamse Regering, teneinde het samenwerkingsmodel, waar nuttig en nodig, verder te optimaliseren.

14 I 14 I De functioneel bevoegde ministers worden via de regeringsbeslissing gelast om de raden van bestuur van de publiekrechtelijk vormgegeven EVA s op te dragen binnen de zes maanden een beslissing te nemen inzake de oprichting van een eigen intern auditcomité, conform de in de regeringsnota geformuleerde principes. Voor de nog niet in werking getreden publiekrechtelijk vormgegeven EVA s dient deze beslissing genomen binnen de zes maanden na de (weder)samenstelling van hun raad van bestuur. De functioneel bevoegde ministers worden tevens gelast de bedoelde beslissing, bij wijze van mededeling, voor te leggen aan de Vlaamse Regering. Het Auditcomité en Interne Audit hebben kennis genomen van deze regeringsbeslissing en zullen er, voor zover het in hun mogelijkheden ligt, loyaal uitvoering aan geven. Beiden, zowel het Auditcomité als Interne Audit, drukken de hoop uit dat deze regeling: ) ) ) de effectiviteit en efficiëntie van het auditproces binnen de Vlaamse administratie ten goede komt; in de praktijk uitvoerbaar blijkt, zonder uit te monden in een overmaat aan formele verplichtingen inzake overleg, wederzijdse consultaties en instemmingen, protocollen en rapportering; de afwijzende houding van (het managementcomité van) MOVI/de VOI s ten aanzien van (de invulling van) de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie, zal doen omslaan in een positieve sfeer van constructieve samenwerking op het vlak van interne audit. De conclusies van de externe evaluatie van I n t e r n e Au d i t Zoals aangekondigd in het vorige jaarverslag werd in 2005 een externe evaluatie van Interne Audit doorgevoerd. Deze opdracht werd na een algemene offerteaanvraag toevertrouwd aan Deloitte Business Advisory, en uitgevoerd in de periode van juni tot oktober De ontwerpversie van het eindrapport werd besproken in de vergadering van het Auditcomité van 6 december Het definitieve eindrapport dateert van 15 januari 2006 en kreeg als titel: Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) -conclusies en aanbevelingen op basis van de externe evaluatie van de werking van de interne audit van de Vlaamse Administratie (Quality Assurance Review) -finale rapportering -15 januari Deze externe evaluatie had in hoofdzaak tot doel: na te gaan of de werking van Interne Audit in overeenstemming is met de standaarden en de ethische code van het Institute of Internal Auditors (IIA), de van toepassing zijn reglementering, het interne audit charter, e.d.; de relevante, efficiënte en effectiviteit van het optreden en de werkzaamheden van de Interne Audit na te gaan ( toegevoegde waarde van Interne Audit).

15 Het evaluatierapport kwam tot volgende conclusies (samengevat): de werking van Interne Audit verloopt kwaliteitsvol en in overeenstemming met de normen van het IIA, en het interne audit charter; bevestiging van de essentiële, kritische rol van Interne Audit binnen de Vlaamse administratie; bevestiging van de directe toegevoegde waarde van Interne Audit wat betreft de ad hoc en administratieve onderzoeken en de audit-op-audits (deze laatste bij VOI s met een eigen decentrale interne auditfunctie); bevestiging van de toegevoegde waarde van Interne Audit inzake de gewone operationele audits, met een uitzondering/voorbehoud wat betreft de sterkte-zwakteanalyses ; in de auditplanning dient een groter gewicht gelegd te worden op de auditactiviteiten die de zekerheidsverstrekkende functie uitmaken; door de uitvoering van de sterkte-zwakteanalyses verwijdert Interne Audit zich van haar zekerheidsverstrekkende functie (de zekerheidsverstrekkende functie wordt gedefinieerd als de opinie die Interne Audit uitspreekt over de staat van de interne controles, zoals deze gebaseerd is op de analyse van feiten en cijfers door toepassing van audittesten); het instrument sterkte-zwakteanalyse wordt -als onderdeel van een top-downbenadering in functie van gerichte en relevante auditplanning -niet in vraag gesteld, maar wel de huidige rol van Interne Audit hierin (moet volgens de evaluerende instantie verschuiven van een uitvoerende naar een facilite-rende rol); het personeelskader van Interne Audit is onvoldoende om het haar toevertrouwde audituniversum af te dekken (conclusie gebaseerd op internationale vergelijkingen); Interne Audit wordt geconfronteerd met een belangrijk probleem voor het realiseren van haar werkzaamheden binnen het audituniversum, met name de bemoeilijking door een aantal VOI s om bepaalde auditactiviteiten uit te voeren en afgewerkte rapporten op te leveren; er is een duidelijke vraag naar een databank van beste praktijken, die door Interne Audit moet worden ter beschikking gesteld en beheerd, op basis van haar vaststellingen in het kader van de auditwerkzaamheden. Partners in I 15 I Het Auditcomité is, samen met Interne Audit, tevreden over het globale positieve beeld dat deze externe evaluatie heeft opgeleverd. Het geeft tevens aan dat Interne Audit, binnen de relatief korte termijn sedert haar oprichting, reeds heel wat heeft bereikt. De externe evaluatie houdt tevens een aantal kritische bemerkingen en maatregelen ter optimalisering in. Het Auditcomité zal deze, samen met Interne Audit, voor zover ze binnen hun bevoegdheden en mogelijkheden liggen, ter harte nemen. Wat betreft de sterkte-zwakteanalyses en de vraag naar een meer zekerheidsverstrekkende rol van Interne Audit, wordt verwezen naar de uitgebreide toelichting onder punt 4 hierna ( De optimalisering van de auditstrategie ). De ontwikkeling van een databank van beste praktijken was reeds voorzien in de planning. Deze databank zal in de loop van 2006 operationeel worden. Dat het aantal personeelsleden van Interne Audit relatief beperkt is in verhouding tot het uitgestrekte audituniversum, is een probleem dat reeds onderkend was bij de oprichting van Interne Audit.

16 I 16 I Het Auditcomité is, mede in het licht van de bevestiging van de onderbestaffing door de externe evaluatie, vragende partij voor een uitbreiding van het aantal personeelsleden. Anderzijds kan het Auditcomité ook begrip opbrengen voor overwegingen / doelstellingen van budgettaire aard waarmee de Vlaamse Regering rekening moet houden bij de beoordeling van aanvragen tot uitbreiding van personeelskaders. Zoals vermeld onder punt 2 beoogde het advies van het Auditcomité inzake de invulling van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie een optimale bundeling van alle auditcapaciteit binnen Interne Audit. De optie van de Vlaamse Regering voor een gemengd model (centrale en decentrale invul-ling) zal ertoe nopen de versnipperde auditcapaciteit optimaal te benutten via adequate samenwerking en taakverdeling. Het Auditcomité drukt de hoop uit dat, ook vanuit dit oogpunt van optimale capaciteitsbenutting, de samenwerking met de VOI s constructiever zal verlopen dan voorheen. 4 OPTIMALISERING VAN DE AUDITSTR ATEGIE Gegeven het uitgebreide en zeer heterogene audituniversum, versus het beperkte aantal personeelsleden van Interne Audit, moet het Auditcomité permanent bijzondere aandacht schenken aan de effectiviteit en de efficiëntie van de auditaanpak, en zo nodig bijsturende maatregelen nemen. Zoals aangekondigd in het vorige jaarverslag heeft het Auditcomité in dat verband een beoordeling gemaakt van de sterkte-zwakteanalyses van de organisatiebeheersing als auditinstrument. Uiteraard werden bij deze beoordeling ook de conclusies van de externe evaluatie mee in overweging genomen. Aansluitend daarop heeft het Auditcomité op 24 januari 2006 een aantal beslissingen genomen ter optimalisering van de auditstrategie. Ook in de geoptimaliseerde auditstrategie blijven de sterkte-zwakteanalyses van de organisatiebeheersing een belangrijke rol spelen; er werden evenwel maatregelen genomen om de rendabilisering op korte termijn van dit instrument te vergroten. In dat verband kan er hierbij de aandacht op worden gevestigd dat hoofdstuk III van voorliggend jaarverslag een synthese bevat van de bevindingen inzake organisatiebeheersing op basis van een aantal uitgevoerde sterkte-zwakteanalyses (bespreking per thema en per doelstelling van de organisatiebeheersing); ook het ontwikkelde meetinstrument (maturiteitsscores, globaal en per thema, zonder nominatieve vermelding van de desbetreffende entiteit) wordt daarin reeds in praktijk gebracht. Alvorens in te gaan op de beslissingen van het Auditcomité, dienen -voor een goed begrip -de motieven voor het invoeren van de sterkte-zwakteanalyses als auditinstrument in herinnering te worden gebracht. Bij de opstart van de werkzaamheden van de Interne Audit werd geopteerd voor een procesgerichte benadering. Die kwam er op neer dat de afdelingen (binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap) en de

17 VWI s en de VOI s uitgesplitst werden in processen op basis waarvan het auditobject op procesniveau werd gedefinieerd. Partners in I 17 I Deze aanpak was methodologisch correct maar had als belangrijk nadeel dat het uitgebreide en heterogene audituniversum met de beschikbare auditcapaciteit niet binnen een redelijke termijn kon worden afgedekt. Door het grootste deel van de auditcapaciteit te besteden aan de evaluatie van de interne controle op proces-of taakniveau (operationeel niveau), zou er bovendien onvoldoende zicht komen op de interne controle / beheersing op het meer strategisch niveau. Deze nadelen noopten tot een fundamentele bijsturing van de auditstrategie, waarbij de bottom-up benadering werd vervangen door een top-down benadering. In deze benadering worden de audits toegespitst op de algemene stuur-en beheersprocessen binnen de organisatie. Aan dit soort audits werd de benaming sterkte-zwakteanalyse van de organisatiebeheersing gegeven. Terzake werd door Interne Audit als referentiekader een leidraad organisatiebeheersing / interne controle ontwikkeld. Dit referentiekader benadert de organisatie vanuit de 10 hierna vermelde thema s: doelstellingen en risicomanagement; belanghebbendenmanagement; monitoring; organisatiestructuur; humanresourcesmanagement; organisatiecultuur met inbegrip van integriteit; informatie en communicatie; financieel management; facilitymanagement; informatie-en communicatietechnologie (ICT). Bij een sterkte-zwakteanalyse wordt aan de hand van het voormelde referentiekader geëvalueerd of het nodige globale stuur-en beheersinstrumentarium in de geauditeerde organisatie aanwezig is. De top-downbenadering gaat er verder van uit dat een optimalisatie van de algemene stuur-en beheersprocessen op organisatieniveau tevens zal leiden tot een verbetering van de onderliggende proces-en taakgebonden controle-, beheers-en sturingssystemen. Zie Hoofdstuk III,. De audits op proces-en taakniveau komen in deze benadering in een volgende fase aan de orde. Bij de weloverwogen keuze om deze sterkte-zwakteanalyses door Interne Audit te laten uitvoeren (en niet door de desbetreffende entiteiten zelf met Interne Audit in een faciliterende rol) speelden volgende overwegingen: het grotere objectiviteitsgehalte, de mogelijkheid tot polyvalente kennisopbouw voor Interne Audit, alsmede het aanvoelen dat er binnen de entiteiten van het audituniversum vooralsnog te weinig knowhow en maturiteit aanwezig is om zelf dergelijke analyses kritisch uit te voeren. Met het oog op de optimalisering van de auditstrategie en de rendabilisering op korte termijn van het instrument van de sterkte-zwakteanalyses heeft het Auditcomité op 24 januari 2006, in overleg met Interne

18 Audit, volgende beslissingen genomen: I 18 I ) ) ) 4) de rapporten betreffende de (nog uit te voeren) sterkte-zwakteanalyses zullen worden aangevuld met een expliciete aanbevelingstabel; de resultaten van de sterkte-zwakteanalyses worden voor iedere entiteit via een meetinstrument gekwantificeerd; dit gebeurt door het toekennen van maturiteitsscores (per thema en globaal); deze scores moeten onderlinge positionering mogelijk maken, alsook vergelijkingen over de tijd; de planning voor 2006 (vanaf het tweede semester) en volgende jaren zal in een evenwicht voorzien tussen sterkte-zwakteanalyses enerzijds en proces-, en thema-audits anderzijds; de jaarplanning zal dus minder eenzijdig toegespitst worden op sterkte-zwakteanalyses dan voorheen; er zal, naast de gewone jaarplanning, ook een planning op langere termijn worden uitgewerkt. Deze planning zal (in algemene zin) aangeven: op welke wijze en binnen welk tijdsbestek (het geheel van) het audituniversum zal worden afgedekt via sterkte-zwakteanalyses van de organisatiebeheersing en proces-, en thema-audits; op welke wijze en binnen welk tijdsbestek een volwaardige risicoanalyse voor het volledige audituniversum zal gemaakt worden; de maturiteitsscores inzake de organisatiebeheersing per entiteit zullen in dit verband waardevolle input vormen, maar zullen uiteraard nog verder worden aangevuld met inschattingen voor andere risicofactoren (materialiteit, e.a.). 5 Behoefte aan een volledig en geactualiseerd overzicht van de Vlaamse overheidsdiensten en -instellingen in ruime zin Zoals reeds hoger toegelicht is de structuur van de Vlaamse overheidsadministratie volop in verandering. Het vroegere ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, de vroegere Vlaamse wetenschappelijke instellingen (VWI s) en de vroegere Vlaamse openbare instellingen (VOI s) gaan over in een nieuwe organisatiestructuur die is opgebouwd uit departementen en verschillende categorieën van agentschappen (IVA s zonder rechtspersoonlijkheid, IVA s met rechtspersoonlijkheid, publiekrechtelijk vormgegeven EVA s en privaatrechtelijk vormgegeven EVA s), verdeeld over 1 beleidsdomeinen. De diverse entiteiten worden hoofdzakelijk in 2006 operationeel (met uitzondering van vier agentschappen die reeds eerder in werking zijn getreden), gespreid over het jaar. Het Auditcomité ervaart dat er een behoefte is aan een volledig, exact en permanent geactualiseerd officieel overzicht van deze basisorganisatiestructuur van de Vlaamse administratie. Het Auditcomité stelt verder vast dat er een reële kans is dat een aantal actuele onderdelen van de oude Vlaamse overheidsstructuur gebeurlijk niet zullen omgevormd worden tot een departement of één van de voormelde categorieën van agentschappen (bv. bepaalde VOI s, Diensten met Afzonderlijk Beheer, budgettaire beheersvormen, Eigen Vermogens, ). Ook voor deze entiteiten, budgettaire beheersvormen, e.a., is er behoefte aan een volledig, exact en permanent geactualiseerd officieel overzicht.

19 Daarnaast zijn er nog andere instellingen en organisaties waarmee de Vlaamse overheid op een of andere manier een structurele band heeft (via oprichting, medeoprichting, participatie in het kapitaal en / of vertegenwoordiging in de raad van bestuur / algemene vergadering), al dan niet op basis van de artikelen 12 en 2 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 200. Partners in I 19 I Ook voor deze verbonden instellingen, organisaties en ondernemingen (doorgaans opererend onder de vorm van een vennootschap of vereniging zonder winstoogmerk) is er behoefte aan een permanent geactualiseerd officieel overzicht. P.m.: de voormelde artikelen 12 en 2 geven de mogelijkheid aan de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaams Gewest, de IVA s met rechtspersoonlijkheid en de EVA s om -onder bepaalde voorwaarden -instellingen, verenigingen en ondernemingen op te richten of erin deel te nemen. Het Auditcomité adviseert de Vlaamse Regering om tijdig de nodige maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat de bedoelde officiële overzichten effectief worden opgesteld en geactualiseerd. Het Auditcomité is van oordeel dat deze overzichten een meervoudig nut hebben. Onder meer kan de opstelling ervan bijdragen tot het naleven van de inventarisatie-en rapporteringsverplichtingen die artikel 6 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 200 aan de Vlaamse Regering oplegt. Het Auditcomité adviseert de Vlaamse Regering in het bijzonder om duidelijk aan te geven welke beleidsdomein(en) belast is (zijn) met de opstelling en actualisatie van de overzichten, en welke minister(s) hiervoor verantwoordelijk is. Zoniet bestaat het risico dat op meerdere plaatsen tegelijk binnen de organisatie op informele basis officieuze overzichten worden bijgehouden, zonder dat de desbetreffende diensten / ministers de volledigheid / exactheid ervan kunnen waarborgen. Een dergelijke handelswijze zou ineffectief en inefficiënt zijn. In het verlengde daarvan adviseert het Auditcomité de Vlaamse Regering eveneens om duidelijke afspraken te maken in verband met de taak-en verantwoordelijkheidsverdeling met het oog op de naleving van de inventarisatie-en rapporteringsverplichtingen die zijn opgelegd door artikel 6 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 200. Naast andere verplichtingen bepaalt artikel 6 onder meer (zie 2 van het artikel) dat de Vlaamse Regering jaarlijks verslag uitbrengt aan het Vlaams Parlement over de activiteiten van de IVA s en de EVA s, over de uitvoering van de beheersovereenkomsten en over de activiteiten van de instellingen, verenigingen en ondernemingen bedoeld in de artikelen 12 en 2.

20 I 20 I H O O F D S T U K I I A C T I V I T E I T E N V E R S L A G V A N H E T A U D I T C O M I T E

21 1 S a m e n s t e l l i n g va n h e t Au d i tco m i t é Partners in I 21 I 1.1 Algemene reglementering inzake de samenstelling van het Auditcomité Reglementering van toepassing het jaar 2005 Het voorbije jaar 2005 was het laatste jaar waarin de wijze van de samenstelling van het Auditcomité werd geregeld door het besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000 betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (artikel 7). Artikel 7 van dat besluit bepaalt het volgende: het Auditcomité telt tenminste vijf en ten hoogste negen leden, de voorzitter inbegrepen, met een meerderheid van onafhankelijke deskundigen; het is samengesteld uit: 1 tenminste één lid en ten hoogste drie leden van de Vlaamse Regering; 2 de voorzitter van het college van secretarissen-generaal; tenminste drie en ten hoogste vijf onafhankelijke deskundigen; de onafhankelijke deskundigen worden aangeduid voor een periode van vijf jaar door de Vlaamse Regering op voordracht van het college van secretarissen-generaal van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Regering duidt onder de onafhankelijke deskundigen de voorzitter aan Nieuwe reglementering die van toepassing wordt in de loop van 2006 Op 1 april 2006 treedt het besluit van de Vlaamse Regering van 10 maart 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid in werking. Hierdoor treedt vanaf 1 april 2006 ook het besluit in voege dat Interne Audit omvormt tot een intern verzelfstandigd agentschap en dat ook aanpassingen doorvoert inzake de wijze van samenstelling van het Auditcomité (besluit van de Vlaamse Regering van 16 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie en tot omvorming van het Auditcomité van de Vlaamse Gemeenschap tot het Auditcomité van de Vlaamse Administratie). Wat de wijze van de samenstelling van het Auditcomité betreft, bepaalt het besluit van de Vlaamse Regering van 16 april 2004 het volgende (artikel 16): het Auditcomité telt negen leden, de voorzitter inbegrepen, met een meerderheid van onafhankelijke deskundigen; het is samengesteld uit: 1 twee leden van de Vlaamse Regering; 2 vijf onafhankelijke deskundigen; twee vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen; de onafhankelijke deskundigen worden, op voordracht van het Auditcomité, aangeduid door de Vlaamse Regering voor een periode van vijf jaar die maximaal één maal hernieuwbaar is. De Vlaamse regering duidt onder de onafhankelijk deskundigen de voorzitter van het Auditcomité aan; de Vlaamse Regering duidt de vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen aan.

22 I 22 I Het besluit van 16 april 2004 bevat een overgangsbepaling die ertoe strekt dat, tot op de datum dat het Auditcomité door de Vlaamse Regering is samengesteld overeenkomstig het voormelde artikel 16, het Auditcomité samengesteld blijft op basis van artikel 7 van het besluit van 8 september 2000, en de huidige leden van het Auditcomité hun mandaat verder blijven uitoefenen. 1.2 Leden van het Auditcomité in 2005 Waar de effectieve samenstelling van het Auditcomité in 2004 aan een relatief groot aantal wisselingen onderhevig was (ingevolge het aantreden van een nieuwe Vlaamse Regering en opeenvolgende wijzigingen in het voorzitterschap a.i. van het college van secretarissen-generaal), was dit in 2005 veel minder het geval. Bij beslissing van de Vlaamse Regering van 22 juli 2005 werd mevrouw Ingrid Loos (Fortis SA/NV) aangewezen als nieuw lid (onafhankelijke deskundige) van het Auditcomité. Zij nam het mandaat in dat open stond ingevolge het vroeger ontslag van prof. Lutgart Van den Berghe. Naast de leden van het Auditcomité zelf en de secretaris, nemen ook de personen die het management van Interne Audit vormen deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten waarvoor het Auditcomité het aangewezen acht ze te behandelen zonder de aanwezigheid van de leden van het management). Zodoende wordt een verhoogde efficiëntie van de beraadslagingen en de besluitvorming, met inbegrip van de communicatie terzake ten aanzien van het management, nagestreefd. Het management van Interne Audit wordt gevormd door het hoofd Interne Audit en de manager auditoren. Met ingang van 1 juni 2005 werd het managementteam uitgebreid door de aanwijzing van Johan Fransen als vierde manager auditor. Op de volgende bladzijde is een overzicht opgenomen van de personen die in de loop van 2005, voor de volledige periode of voor een gedeelte daarvan, lid waren van het Auditcomité of erin vertegenwoordigd waren.

23 2 Vergaderingen van het Auditcomité Partners in I 2 I 2.1 Vergaderfrequentie Het Auditcomité vergaderde vijf maal in 2005: op 1 maart 2005, op 19 april 2005, op 21 juni 2005, op 27 september 2005, op 6 december Overzicht van de personen die in de loop van 2005, voor de volledige periode of voor een gedeelte daarvan, lid waren van het Auditcomité of erin vertegenwoordigd waren: Voorzitter prof. Michel J. De Samblanx, onafhankelijk deskundige (1) Leden Vlaamse Regering Onafhankelijke leden -deskundigen Voorzitter college van secretarissen-generaal Dirk Van Mechelen, Vlaams minister van Financiën en Begroting en Ruimtelijke Ordening (2) Geert Bourgeois, Vlaams minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme () Hugo Van Passel (1)(4), bedrijfsrevisor, Van Passel, Mazars en Guerard prof. Marleen Willekens (1)(5), KULeuven Ingrid Loos (6), Fortis SA/NV Eric Stroobants, secretaris-generaal, voorzitter van het college van secretarissen-generaal van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (7) Secretaris Auditcomité Guido Collin, opdrachthouder, staf Centrale Coördinatie Management Interne Audit (8) Eddy Guilliams, hoofd Interne Audit Wim De Naeyer, manager auditor Johan Fransen, manager auditor Lieven Penninck, manager auditor Mark Vandersmissen, manager auditor (1) Het mandaat als onafhankelijk lid-deskundige loopt van 2 februari 2001 tot 22 februari 2006 (eerste termijn, hernieuwbaar). (2) Op de vergaderingen vertegenwoordigd door Karel Hauman, raadgever. Verontschuldigd op de vergaderingen van 1 maart 2005 en 21 juni () Op de vergaderingen vertegenwoordigd door Frank Franceus, adjunct-kabinetschef. (4) Verontschuldigd op de vergadering van 27 september (5) Verontschuldigd op de vergadering van 27 september (6) Vanaf de vergadering van 27 september Het mandaat als onafhankelijk lid-deskundige loopt van 22 juli 2005 tot 21 juli 2010 (eerste termijn, hernieuwbaar). (7) Verontschuldigd op de vergaderingen van 1 maart 2005 en 6 december (8) De personen die het management van de entiteit Interne Audit vormen zijn geen lid van het auditcomité, maar nemen wel deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten waarvoor het aangewezen is ze te behandelen zonder aanwezigheid van het management).

24 I 24 I 2.2 Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering Artikel 8 van het besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000 betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap bepaalt dat de notulen van de vergaderingen van het Auditcomité worden toegezonden aan de Vlaamse Regering. Om uitvoering te geven aan deze bepaling bezorgt de voorzitter van het Auditcomité de goedgekeurde notulen van iedere vergadering aan de minister-president van de Vlaamse Regering die deze vervolgens als mededeling aan de Vlaamse Regering voorlegt. De notulen van de vergaderingen van het Auditcomité in 2005 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd als volgt: notulen Auditcomité van 1 maart 2005: vergadering Vlaamse Regering van 22 april 2005 (mededeling 2); notulen Auditcomité van 19 april 2005: vergadering Vlaamse Regering van 17 juni 2005 (mededeling 2); notulen Auditcomité van 21 juni 2005: vergadering Vlaamse Regering van 9 september 2005 (mededeling 2); notulen Auditcomité van 27 september 2005: vergadering Vlaamse Regering van 18 november 2005 (mededeling 11); notulen Auditcomité van 6 december 2005: vergadering Vlaamse Regering van 10 februari 2006 (mededeling 7). Het jaarverslag 2004 van het Auditcomité en van Interne Audit van de Vlaamse Administratie werd als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd op de vergadering van 17 juni 2005 (mededeling 1). OVERZICHT VAN DE BEHANDELDE AGENDAPUNTEN.1 Algemeen overzicht Het Auditcomité vergaderde vijf maal in Per vergadering werden gemiddeld een 19-tal agendapunten behandeld. Wanneer de agendapunten geclusterd worden in een aantal rubrieken, zoals dat ook in de vorige jaarverslagen gebeurde, geeft dit volgende indeling: Interne en externe werking van het Auditcomité. Uitbouw en interne organisatie/werking van Interne Audit. Aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van Interne Audit, met inbegrip van auditaanpak en -rapporten. Audituniversum, controleomgeving, beleidsaangelegenheden, -adviezen en reflecties.

25 Onderstaande tabel geeft het absolute aantal en het relatieve aandeel weer van elk van deze vier rubrieken in het geheel van de behandelde agendapunten. Partners in I 25 I Rubriek Agendapunten Agendapunten (absoluut aantal) (relatief aandeel) Interne en externe werking 4 5% van het Auditcomité Uitbouw en interne organisatie/ 0 % werking van Interne Audit Aansturing, opvolging en feedback 8 40% t.a.v. Interne Audit, m.i.v. auditaanpak en -rapporten Audituniversum, controleomgeving, beleidsaangelegenheden, -adviezen en 4% reflecties Ten opzichte van de vorige jaren wordt een relatieve toename van het aantal behandelde agendapunten met betrekking tot de rubriek Aansturing, opvolging en feedback t.a.v. Interne Audit waargenomen, en een relatieve afname van de agendapunten met betrekking tot de drie overige rubrieken..2 Overzicht van de behandelde agendapunten per rubriek.2.1 Interne en externe werking van het Auditcomité Als voornaamste aangelegenheid onder deze rubriek kan de voorbereiding en goedkeuring van het jaarverslag van het Auditcomité en Interne Audit vermeld worden. Ook de jaarlijkse zelfevaluatie van het Auditcomité valt onder deze rubriek. Verder omvat deze rubriek meer punctuele kwesties zoals de voorbereiding inzake de aanwijzing van een nieuw lid (onafhankelijk deskundige), de vergaderplanning, en de onderlinge afstemming over het gebeurlijk opnemen door de onafhankelijke deskundigen van een mandaat als lid van het Auditcomité van het Vlaams Parlement..2.2 Uitbouw en interne organisatie/werking van Interne Audit Onder deze rubriek vallen aangelegenheden die systematisch op iedere vergadering aan bod komen, zoals de budgetopvolging (beschikbare kredieten en actuele stand inzake de besteding daarvan) en de rapportering over de personeelstoestand en -bewegingen.