Notulen Algemene Ledenvergadering 3 38e bestuur 05-04

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering 3 38e bestuur Aanwezig: Ad, Melvin, Joost, Marijn, Mischa, Aimée, Nina, Joost Huijberts, Mitra, Carlo, Peter, Timme, Job, Steffen, Jaap, Fleur, (16) Afwezig: Guido, Anne (volmachtigingen afgegeven) 1. Opening a. Om Notulen ALV2 a. Peter: Ik kon uit de notulen niet meer opmaken waarom we niet om de commissiekaders hebben gestemd b. Ad: het was nog niet concreet genoeg c. STEMMING VOOR NOTULEN ALV2 i. VOOR: 16 ii. NEUTRAAL: 2 iii. TEGEN: 0 3. Nieuwe Commissiekaders a. IOB i. Ad presenteert het nieuwe kader ii. Caroline komt binnen om Timme: Uitdrukkelijk uitnodigen van de zusjes, hoe gaat dat concreet? 2. Nina: Afgelopen jaar was dat besloten dat het alleen voor Delft was, nu gaan er wel posters en uitnodigingen heen 3. Timme: Is daar iets meer voor dan alleen posters en uitnodigingen? 4. Ad: Ja, klopt, maar blijft vrij aan de commissie 5. Timme: Mag ik adviseren daar een richting voor mee te geven? 6. Joost: De commissie heeft er wel het laatste woord in, maar we zullen het ze meegeven. 7. Timme: Er is een plafond bereikt met de IOB, qua kwaliteit, we moeten nu meer bezoekers trekken. Wat wordt de volgende stap daarin? 8. Ad: Nog geen concrete manier voor bepaald op dit moment. 9. Timme: Hoe zien jullie de volgende stap voor de IOB? Daar hoeven we niet nu over te hebben. 10. Ad: Dat is goed, niet direct voor een kader nu. 11. Marijn: Uitdrukkelijk de zusjes uitnodigen is daar al een stap voor. 12. Timme: voor drie jaar is het goed gedraaid, maar breng het nu allemaal aan het rollen. b. NOW i. Joost presenteert het nieuwe kader 1. Peter: Waarom is het zo gekozen?

2 2. Joost: De samenwerking verliep slecht. We willen nu in een kleine opzet werken aan een goed werkend systeem. De nieuwe qq-ers zijn ook enthousiast. We maker er iets los van, van alle SV tjes. Het is niet meer iedere stad voor zich. 3. Peter: Iedere stad werkt nu ook al samen. Er is niet veel anders dan nu, daar ging het ook fout 4. Ad: Dat is wel wat het leuk en spannend maakt 5. Joost: Dat heeft ook te maken dat iedereen vanuit zijn eigen SV werkt en niet direct vanuit het NOW 6. Aimée: Bij de evaluatie hebben we het er ook overgehad om het af te wisselen. We hebben gezien dat de overdracht slecht gaat. We vonden het ook belangrijk dat je vroeg in het jaar ook veel contact hebt met je zusjes. 7. Mitra: Gaat het wel circuleren? 8. Marijn: Ja, en de penning zit in de organiserende stad. 9. Peter: Alles werd geregeld op de faculteit waar het geregeld wordt. Het betekent wel dat er daardoor vertraging in de communicatie zit 10. Joost: Het organiserende deel gaat uit 4 personen bestaan, een voorzitter en een penning in de organisatie creëert een zwaartepunt. 11. Peter: 8 man commissie voor 30 mensen is veel. 12. Joost: je organiseert het wel met z n allen. Je leert er wel van. 13. Marijn: Er zit wel een lange termijn visie achter, om het uit te bouwen 14. Peter: Wie zit er aan het hoofd van het orgaan? 15. Joost: De commissie zelf 16. Timme: Ik ben enthousiast over jullie back-to-basic verhaal. 8 man vind ik wel veel. Ik ben benieuwd hoe het werkt. Het doel van het NOW is nog een beetje vaag af en toe. Wees ook niet bang om het zwaartepunt bij een stad te leggen. 17. Joost: Ik vind het niet per sé waar dat de voorzitter en penning het meeste moeten regelen 18. Timme: De organiserende stad moet het meeste regelen. 19. Mitra: Er wordt vrij resoluut gezegd dat er geen stichting komt, maar ik sta er wel voor open dat het eventueel een aparte stichting kan worden. 20. Steffen: Wat is het grote verschil dan nu? 21. Ad: Je ziet wat er fout gaat, maar de oplossing is moeilijk 22. Peter: Steffen vraagt wat substantieel het verschil is met voorgaande jaren. 23. Joost: Het weekend is kleiner geworden, vooral in de organisatie en communicatie is anders geworden. Er wordt één huisstijl gecreëerd. Je creëert eenheid en kijken of dat lukt.

3 24. Marijn: NOW zaken worden nu op de huisstijl van de betreffende SV geplaatst. Dat gaat ook al veranderen. 25. Peter: en drie rekeningnummers? 26. Joost: nee, de financiële afhandeling gebeurt door de organiserende stad. 27. Fleur: Hoe wordt dit aan het nieuwe bestuur doorgegeven? 28. Ad: het wordt goed gedocumenteerd. 29. Steffen: Ik blijf het een weekend dat ook door drie mensen georganiseerd kan worden 30. Mitra: Wij verveelden ons best wel tijdens het weekend. 31. Aimée: Dat is een ander verhaal toch? 32. Peter: Wij hadden ook niks te doen, want de organiserende stad deed vooral veel. 33. Marijn: Dit is het kader, en dat valt meer in de uitvoering. 34. Peter: Wij hadden ook echt weinig te doen omdat de commissie alles op zich nam en wij als bestuur niet zoveel hoefden te doen. c. Research Project i. Ad presenteert het nieuwe kader 1. Timme: Jullie gaan duidelijker maken dat het een onderzoeksreis is. Er verandert weinig aan de inhoud toch? 2. Marijn: We gaan meer in de lijn gaan zitten met onderzoeksvelden van de faculteit. 3. Timme: Er gaan concreet niet méér onderzocht worden op de reis? 4. Timme: Acquisitie vermakkelijken, dat is een heikel punt. Hoe ga je dat anders en beter doen dan bijvoorbeeld bij 37? 5. Fleur: Komt door dat Cees de Bont heel enthousiast was, en wees wel gewaarschuwd, want dat hielp niet direct. 6. Timme: Onderzoeken uit de faculteit halen? Het probleem ligt ook bij het onderzoek. Als je ervoor kan zorgen dat alles vanuit de faculteit geregeld wordt, krijg je meer samenwerking en medewerking. 7. Marijn: We willen in overleg. 8. Timme: Dat is niet waar als je alsnog zelf de cases zoekt. 9. Marijn: via de faculteit cases aan laten vragen dan? idee is bedrijven via de faculteit hun wensen kenbaar geven 10. Timme: Dat blijft bij een vaag plan, geef iets duidelijks aan het nieuwe bestuur 11. Timme: overleg eens met RSP vorig jaar, want CdB heeft het eerder beloofd. Trap niet in de valkuilen. Verzin ook een constructie.

4 4. Stemming a. VOOR: 20 b. NEUTRAAL: 0 c. TEGEN: Steffen: Misschien niet een 2 e QQ-er, maar een buddy 13. Mischa: We noemden het misschien meer een buddy. Zo zijn meer mensen vanuit het bestuur betrokken. 14. Caroline: Die kan ook mee met de reis dan. 15. Michiel komt binnen Fleur: Zou je wel een aantekening erbij kunnen doen voor wat meer informatie op de wiki? 5. Financieel Jaarverslag a. Mitra presenteert het financieel jaarverslag i. Timme: Hebben Bauke en Klaas dit al gezien ii. Mitra: Nee, Bauke en Klaas hebben weinig laten horen iii. Timme: Als wij daarachteraan zitten, beloof jij dat jij ze het dan nog laten zien iv. Mitra: Ja v. Tjeerd komt binnen om vi. Peter: Zijn de debiteuren zaken die al over meerdere jaren open staan, want ik vind het bedrag hoog. vii. Mitra: Kijk ook even naar de peildatum, veel hiervan is al wel verwerkt. Dit geld ook door de crediteuren viii. Peter: Ik kan me herinneren dat er aan het begin van het jaar om de printkosten omlaag te krijgen, er is alleen een toename zie ik. ix. Mitra: Ik heb vorig jaar gekeken hoeveel er is uitgegeven en we hebben in mijn jaar alles op i.d-algemeen gezet, Bauke had ook veel op de commissies gezet. x. Mitra: My i.d gaat nog uit het overzicht xi. Job: Visitekaartjes kregen we van Thieme, dus stonden niet op onze begroting xii. Michiel: Doen we niet lang genoeg met de Dutchcups? xiii. Mitra: Nee, volgens de normen moeten we eigenlijk elk half jaar ze vervangen. De reservering zal omhoog moeten wellicht, dat adviseer ik. xiv. Mitra: De grote winst is te verklaren door de grote commissiewinsten xv. Fleur: Is Cases on Tour van 36, die jij nu hebt verwerkt? xvi. Mitra: Ja xvii. Jaap: Hoe gaat het met de debiteurenjacht? xviii. Joost: Gaat goed, maar unit 4 werkt niet echt mee. xix. Timme: Met deze grote verschillen, is het niet eens goed om eens professioneel te laten checken? xx. Joost: Goed idee xxi. Mitra: Goed idee xxii. Timme: Misschien ook idee om finance en controle afdeling van de TU te vragen? xxiii. Job: Kon je de geannuleerde reis niet laten vergoeden door de verzekering? xxiv. Mitra: Niet direct, want het was de reünie

5 xxv. Fleur: Het was los, en niet contractueel vastgelegd voor de deelnemers. xxvi. Timme: Ik zie een trend ontstaan in het schrappen van het eten. Wordt dit gecommuniceerd? xxvii. Mitra: eten is alleen een extra als er geld genoeg is, maar wordt in principe niet gecommuniceerd, wel goed om naar te kijken xxviii. Peter: inkomsten EJF2, hoe komt dat tot stand? xxix. Mitra: Delen door 2 min BTW xxx. Peter: Episch gefaald, maar toch bedankt. xxxi. Job: Wordt de 500 gebruikt? xxxii. Mitra: Ja, er is een lezing voor gegeven. xxxiii. Mitra: De drankinkoop is geschat voor summercue, maar de verkoop is precies geteld. xxxiv. Timme: Is de factuur door kivi betaald? xxxv. Mitra: Nee xxxvi. Fleur: Denk na of je die honderd kaarten aan de deur wil houden voor IOF. xxxvii. Jaap: Weet fonds 1818 dat er winst is gemaakt? xxxviii. Mitra: Nee, maar ik weet er ook weinig van xxxix. Carlo: Het contact met 1818 liep raar, maar het liep prima. xl. Job: Hoe komt het dat er twee jaar achter elkaar dat er jaarboeken worden verkocht? 1. Peter: Dat is de begroting. xli. Bauke komt binnen om xlii. Michiel: Is dat dit jaar al? xliii. Joost: Ja xliv. Timme: hoe komen er minder borrels bij i.d-kafee? xlv. Mitra: Er zijn minder borrels geweest en slecht gefactureerd xlvi. Michiel: Hoe komt die begroting dan zo kloppen? xlvii. Mitra: Was hun speerpunt, minder borrels. xlviii. Job: En vergunningen? xlix. Mitra: Dit is alleen belasting technisch en heeft hierop geen invloed. 6. Pauze om Pauze afgelopen om Stemming Financieel Jaarverslag a. Voor: 22 b. Neutraal: 0 c. Tegen: 0 9. Studievereniging i.d Nieuws a. Onderwijs i. Marijn presenteert Onderwijsupdate ii. Mitra: kwamen er veel vragen terug? iii. Marijn: Ja, stopcontacten iv. Michiel: Kan ik voor zowel IOF als Kafee theoretisch punten krijgen? v. Marijn: Ja vi. Michiel: Kan ik ze effectief gebruiken in de bachelor vii. Marijn: Ja, op het supplement van je Bachelor, maar niet in de 180 verplichte punten

6 viii. Peter: Mensen voor de harde knip kunnen hun punten wel laten meetellen voor de master. ix. Mitra: Betekent dat dat er minder vrije tijd in de master is om andere dingen te doen? x. Marijn: 9 punten is deels keuzevakken xi. Jaap: Alles of niets voor 21-punts vakken xii. Marijn: grotendeels wel, maar de invulling en detaillering mist nog xiii. Mitra: Let daar wel een beetje op, want de trend is dat alle vakken op een hoop gegooid worden. xiv. Marijn: Het idee is wel dat je vakken aan kunt vullen. xv. Jaap: Gaat ORAS promoten voor 12 april? xvi. Marijn: Nog onbekend. b. SpoRa i. Melvin: Vorige alv effectieve contracten weergegeven, nog niet de grolsch, bus e.d. daarbij opgeteld en dat is nu wel verwerkt. Gaat vooralsnog wel erg moeilijk. Aantal verstuurde voorstellen in kaart gebracht. Zie grafiek op slide. Illustreert veel contacten met bedrijven en veel voorstellen verstuurd. 2 contracten open en 8700 euro binnen en er staat dik euro open aan realistische voorstelen (stud, waltman, vps) zouden deze maand reactie moeten geven. ii. Mitra: Contracten die verstuurd zijn, zijn die getekend? iii. Melvin: Die zijn ook getekend. iv. Fleur: dan is wel 99% zeker dat ze wel getekend binnenkomen v. Timme: Hangen ze zo lang in de lucht? vi. Ad: ja, duurt heel lang. vii. Melvin: aankomende maand nog veel bedrijfsbezoeken en afspraken. Dus duurt erg lang om tot de juiste persoon te komen. Is moelijk om erachter te komen waarom wij achterlopen t.o.v. vorig jaar. Maar we hebben er wel zicht op dat we het gewoon gaan halen en het gaat stabiel goed. viii. Mitra: Ideetje om contracten die aan het einde van het jaar aflopen, dat het volgende contract op een ander moment gaat aflopen, zodat het voor bestuur veel fijner is. ix. Melvin: Goed om dat als meerjarenplanning langzaam op te schuiven. x. Mitra: ja, anders maak je het veel moeilijker voor de jaren daarna. xi. Melvin: Ja, vroeger voor de kerst binnen was target. En het wordt nu dus steeds later, dus met volgende SpoRa moeten we dat ook weer opnemen. xii. Ad: we zullen dit ook op de RdW opnemen. xiii. Melvin: nu alvast afspraken voor volgend jaar vastleggen. xiv. Fleur: VPS gewoon bellen dat ze moeten tekenen en anders niet op het shirt komen en toen was het dezelfde dag geregeld. xv. Melvin: Speerpunt grotere bedrijven lijkt te lukken (Bosch, dyson, adobe, wacom) xvi. Ad: Wacom Perry is ondertussen weg, dus dat werkt in ons voordeel.

7 xvii. Fleur/Timme: goed nieuws. xviii. Timme: wat is reggs? xix. Melvin: uit Amsterdam in de kauwgomballenfabriek, ontwerpbureau, fusie met o.a. pilots. Doen redelijk wat aan packaging. Zijn vorig jaar ook benaderd, maar niet geintereseerd. maar we zijn nu op gesprek uitgenodigd. Interesse in advertorial xx. Timme: meer bedrijven voor TTP? xxi. Melvin: werkt nog niet echt, blijft moeilijk. xxii. Timme: misschien moeten we dit tijdens de RdW doen? xxiii. Mitra: al grote bladen doorgebladerd? Frame? Voor goede sponsors? xxiv. Timme: Ga huisman (kranen) bellen, staat dat ze IO-ers nodig zijn. xxv. Steffen: goede update 10. Update financieel jaarverslag a. Joost presenteert i. Research Project gaat door naar financieel jaarverslag ii. Peter: Ik kreeg een tijdje terug de vragen van Aimée over de kantineregeling, hoe zit dat nu met Kafee? iii. Aimée: Niemand weet hoe het precies zit. iv. Peter: Ik dacht dat we qua vergunning ook goed zaten met die onder de kantineregeling vallen v. Bauke: Paul bedoelt misschien met de kantineregeling het gedoogbeleid. vi. Timme: Iedereen vindt de cafés op de TU prima, maar het wordt alleen gedoogd. vii. Peter: Paul heeft wel gezegd dat er een keer gekeken wordt naar viii. Fleur: Alleen 3 e fase kafee verbouwen, Paul is daar mee bezig. ix. Michiel: Vergunningen zijn moeilijk x. Joost: we zijn er naar aan het zoeken. Wat wij nu doen is alleen belastingtechnisch xi. Fleur: Probeer het uit te zoeken xii. Ad: Ik heb ook bij Lucid geïnformeerd xiii. Fleur: Kost die vergunning veel? xiv. Ad: Nee, ze waren er gelukkig mee xv. Peter: Binnen de TU heet die persoon Paul, maar neem initiatief voor een voorstel, want hij gaat anders z n eigen weg. xvi. Joost: nu al initiatief nemen? xvii. Peter: Ja. xviii. Fleur: Naar Paul stappen voor vergunning? xix. Peter: Misschien, afspraken op papier zetten ofzo? xx. Ad: Goed punt, we zijn ook in gesprek met paul hierover 11. Huishoudelijk regelement update a. Ad presenteert i. Timme: Betekent dat bestuursleden gelijk staan aan deelname? ii. Mischa: Ja

8 iii. Peter: Ik ben het daar niet mee eens, want ik denk dat het niet positief werkt iv. Fleur: Tijdens je bestuursjaar mee gaan snap ik nog niet helemaal v. Marijn: We vinden het jammer omdat je zo weinig mee krijgt van de reizen van een jaar. vi. Fleur: Waarom neem je dat niet op in het kader? vii. Aimée: Je wil de mogelijkheid geven, maar niet verplichten. viii. Peter: Je kan niet als bestuurslid als deelnemer mee ix. Tjeerd: Gaat dit over huidigbestuur? x. Ad: Ja xi. Steffen: Tijdens je bestuursjaar ben je niet gewoon lid xii. Mischa: Daar wordt je ook niet door uit gefilterd xiii. Marijn: Als oud-qq-er wel xiv. Timme: Gaat het specifiek om reizen? xv. Mischa: Ja xvi. Timme: Ik vind dat moeilijk omdat je minder mensen in het hok achter laat, en je hebt tijdens je bestuursjaar een andere rol. Op de VJR ben je alsnog een aanspreekpunt xvii. Job: Je moet je als bestuurslid achterop stellen, je leden voorrang geven xviii. Fleur: klinkt nobel, maar is wel zo xix. Caroline: Wat is de meerwaarde om tijdens je bestuursjaar wel mee te gaan? xx. Timme: voorkom scheve ogen xxi. Mischa: Het kan zijn dat je alleen wel in je bestuursjaar een mogelijkheid hebt xxii. Mitra: Je bent wel bestuur, ook tijdens de reis xxiii. Bauke: Tijdens IOF feest je als organisatie ook niet mee, bij een reis is dat ook niet zo xxiv. Tjeerd: je mag je wel inschrijven toch? Ik zou het niet aanpassen. 12. Stemming m.u.v. HR aanpassing a. Voor: 22 b. N: 0 c. T: WVTTK a. Peter: projectplannen? b. Ad: Verschuiven van muren en schilderen zit er gewoon niet in, dus heeft wel effect gehad c. Aimée: Commissiehok heeft ook focus gekregen voor nette uitstraling d. Mitra: Ga die dingen gewoon doen e. Timme: Komt er een rondvraag? f. Ad: Ja g. Job: hoe staat het met ereledenplannetjes? h. Ad: Nee, nog niet. i. Mitra: denkt de RdW daar niet overna? j. Timme: Een voorstel vanuit het bestuur nodig k. Mitra: Laat de RdW er meer naar kijken, een samenwerking met huidig bestuur l. Peter: Is er een opzet dat er niet over IOF gesproken wordt?

9 m. Aimée: Niet perse n. Peter: Kan er een update komen. o. Aimée: Komt ie! p. Aimée: Commissie van pieken en dalen. Machinehal mag gebruikt worden. Plannen gaan goed. Goede decoplannen en B&A. Minder grip op sponsoring en fondsen. Sponsoring iets over de 1000,- Bezig met nieuwe begrotingen, voor paar duizend euro minden en heel veel geld minder. Grootste bands staan op reserver. Er wordt bekeken waar op bespaard kan worden. Dit jaar 1000 extra op fondsen gezet, maar hebben allemaal afgezegd. q. Bauke: Kan je dat koppelen met de SpoRa? r. Melvin: Ja, is dezelfde trend. s. Aimée: Ja, hoofdsponsoren willen niet meer t. Aimée: we hebben nog niet echt perspectief op grote bedragen helaas. u. Timme: Kijk ook naar de verhouding i.d-ers en TU-studenten, want daar kun je ook bedrijven mee binnen halen v. Mitra: Kijk ook naar Grolsch w. Job: Is het smoelenboek al naar de drukker? x. Melvin: Nee 14. Rondvraag a. Timme: Contact met de masters? Gaat dat? b. Aimée: Masters zijn moeilijk, masterstudent binnen Actid zit nu in India. c. Timme: trend van i.d lijkt te zijn dat i.d zich steeds meer richt op de bachelor d. Ad: SPD-dispuut is daar inderdaad een voorbeeld van ja. e. Marijn: Voorheen werd er meer met masters gedaan f. Timme: Komt dat omdat vroeger bestuursleden ook ouder waren g. Fleur: Waar is de klok? h. Ad: Ligt op mijn bureau i. Jaap: Waar is de i.d-laptop? j. Melvin: in het boekenhok k. Carlo: Hoe gaat het met de opvolging? l. Ad: Niet supergoed, niet superslecht m. Michiel: Iets met Adobe prijs-vraag gedaan? n. Melvin: Niet bekend o. Michiel: Misschien nog leuk om nog te posten in de TTP? p. Ad: Leuk idee q. Tjeerd: Hoe gaat het met jullie? r. Ad: Goed s. Bauke: Hoe zit het met IOworld? t. Joost: Goed, zijn op zoek naar portfolio s. Zijn met DiGiD aan het klussen. Er is een opzet met 4 delen: portfolio s, wereldkaart met Alumni met TUdelft, IO Alumni en LinkedIn u. Timme: Er is een IO alumni die niet van een IO Alumnus is. v. Joost: we hopen binnenkort een online versie hebben. w. Joost: bereiken dat bedrijven weten dat een IO-er kan en IO-ers weten waar te terecht kunnen komen. x. Tjeerd: misschien het geld van Battle of Concepts. y. Ad: ideeën hierover kunnen naar DiGiD g d worden z. Bauke: Ideeën doorzetten kan spora problemen opheffen.

10 aa. Peter: Bevalt de nieuwe website bb. Marijn: Ja. 15. Sluiting om 21.38