Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

Transcriptie

1 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

2 2 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

3 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen Versie 1.0, definitief Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

4 4 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

5 Inhoud Voorwoord 6 1 Inleiding Doel document Leeswijzer 9 2 Programmadefinitie Rechtvaardiging Doelstelling Betrokken organisaties Context Visie Aanpak Wat we al hebben bereikt Waar we naar toe werken 18 3 Projecten en activiteiten Projecten 21 4 Baten Algemene baten Batenmanagement 25 5 Budget Budget voor keteninformatisering Budgetmanagement 28 6 Risico s Algemeen Risicomanagement 31 7 Planning 32 8 Organisatie programma Besturing De programmamanager en zijn programmaorganisatie 37 9 Bijlagen Korte beschrijving programma management methode MSP Besluitvorming Keteninformatisering Baten van specifieke projecten Benefitsmap Risico s en maatregelen 48 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

6 Voorwoord 6 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

7 Voor u ligt het programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen Dit programmaplan beschrijft hoe de Vreemdelingenketen de komende jaren met ondersteuning van de programmaorganisatie, de verandering naar digitaal werken in de keten en verbetering van de Ketenmanagementinformatie gaat realiseren. Deze verandering is geen doel op zich. De verandering moet bijdragen aan de goede uitvoering van het Vreemdelingenbeleid en de realisatie van het Ketenplan Vreemdelingenketen Voor het succes zijn alle betrokkenen afhankelijk van elkaar. Iedereen moet van elkaar weten wat er onderling verwacht wordt, wanneer nieuwe voorzieningen en nieuwe digitale informatie beschikbaar komen. Het programmaplan is hiervoor het spoorboekje op hoofdlijnen. In de diverse projecten en implementatieplannen gaan de treinen echt rijden. Net als met de echte treinenloop zal het hier en daar om bijsturing en nadere besluitvorming vragen. Het programmaplan helpt om de structuur in het geheel te behouden en er daarmee voor te zorgen dat wij aan het eind van de programmaperiode gezamenlijk op de eindbestemming aankomen. Het Programmaplan Keteninformatisering is vastgesteld door het Topberaad Vreemdelingenketen op 6 februari Daarmee is het spoorboekje ook een bestuurlijk geaccordeerde beschrijving van de gezamenlijke bestemming geworden. Ik wens ons samen een goede reis op weg naar de digitale toekomst. Kees Keuzenkamp Programmamanager Keteninformatisering Vreemdelingenketen Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

8 1 Inleiding 8 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

9 De afgelopen periode is vooral een periode geweest van studie, analyse, voorbereiding, ontwerp en de start van de bouw van een aantal ketenvoorzieningen. Tot en met 2016 staat de verdere bouw en de daaraan gekoppelde implementatie door de ketenpartners van de gezamenlijke voorzieningen centraal. Het zwaartepunt ligt daarbij op de onderdelen Digitaal Werken en de Ketenmanagement Informatie (KMI). In deze fase wordt gerealiseerd wat in de afgelopen periode is voorbereid. Naast deze inhoudelijke voortgang verschilt ook de scope van deze fase ten opzichte van het eerste programmaplan. De parlementaire behandeling van de zaak Dolmatov heeft tot de conclusie geleid dat de informatie-uitwisseling tussen ketenpartners zodanig moet verbeteren dat ketenmedewerkers in de uitvoering alle voor hun werk relevante informatie real time on line beschikbaar hebben. Waar de oude opdracht vooral een verbeteringsrichting was (efficiënter en effectiever), houdt de nieuwe een in principe objectief toetsbaar kwaliteitsniveau in. Bovendien heeft de zaak Dolmatov laten zien dat naast de informatie-uitwisseling tussen de 7 ketenpartners ook een goede informatie-uitwisseling met de rechterlijke macht en de advocatuur, beiden partners van de vreemdelingenketen, van groot belang is. Het Topberaad Vreemdelingenketen heeft daarom besloten tot ondersteuning door het programma van de informatie-uitwisseling met deze partijen. 1.1 Doel document Dit programmaplan beschrijft de doelstellingen van het programma in de periode , de wijze waarop het programma georganiseerd is, de voorgenomen activiteiten van het programma en de daaraan gerelateerde projecten. Het Programmaplan vormt de basis voor het uitvoeren van het programma en is het document waarmee het Topberaad Vreemdelingenketen en andere betrokkenen de voortgang van het programma kunnen volgen, bewaken en bijsturen. 1.2 Leeswijzer Dit programmaplan is opgezet volgens de systematiek van Managing Successful Programs (MSP ). MSP is dé internationaal erkende open standaard methodiek voor programmamanagement. Het is een kapstok om complexe, strategische meerjarige veranderprogramma s succesvol te managen. Voor een korte beschrijving van deze methodiek verwijzen we naar bijlage 1. In dit programmaplan wordt de MSP-kapstok gebruikt voor de beschrijving van de belangrijkste onderdelen en aspecten van het programma. Allereerst wordt het programma in hoofdstuk 2 gedefinieerd. De programmadefinitie vormt de grondslag en het kader voor de activiteiten die moeten leiden tot realisatie van de voorgestelde veranderingen. Aan de hand van de programmadefinitie kan gecontroleerd worden of de verwachte en gewenste vooruitgang wordt geboekt, of de gewenste resultaten worden bereikt en of de nagestreefde baten nog gehaald kunnen worden. In dit hoofdstuk worden achtereenvolgens het belangrijkste doel, de visie, de missie, de strategie, de blauwdruk en de besturingsprincipes beschreven. Hoofdstuk 3 gaat specifiek in op de projecten en activiteiten die in het programma worden uitgevoerd. Het betreft achtereenvolgens Digitaal Werken en Keten Management Informatie. Per project worden kort de doelstellingen en resultaten beschreven. Tevens wordt aangegeven hoe de Kennis en Advies functie van het programma is vormgegeven en hoe de ketenpartners bij de implementatie worden ondersteund. Hoofdstuk 4, 5 en 6 behandelen achtereenvolgens de baten, de kosten en de risico s van het programma. Hoofdstuk 7 geeft een overzicht van de planning. En het laatste hoofdstuk beschrijft de organisatie van het programma met rollen en verantwoordelijkheden. Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

10 nagestreefde baten nog gehaald kunnen worden. In dit hoofdstuk worden achtereenvolgens het belangrijkste doel, de visie, de missie, de strategie, de blauwdruk en de besturingsprincipes beschreven. Hoofdstuk 3 gaat specifiek in op de projecten en activiteiten die in het programma worden uitgevoerd. Het betreft achtereenvolgens Digitaal Werken en Keten Management Informatie. Per project worden kort de doelstellingen en resultaten beschreven. Tevens wordt aangegeven hoe de Kennis en Advies functie van het programma is vormgegeven en hoe de ketenpartners bij de implementatie worden ondersteund. Hoofdstuk 4, 5 en 6 behandelen achtereenvolgens de baten, de kosten en de risico s van het programma. Hoofdstuk 7 geeft een overzicht van de planning. En het laatste hoofdstuk beschrijft de organisatie van het programma met rollen en verantwoordelijkheden.. Pagina 6/45 Datum Titel Programmaplan Keteninformatisering / versie 1.0 definitief 10 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

11 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

12 2 Programmadefinitie 12 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

13 2.1 Rechtvaardiging Elk jaar worden in Nederland ongeveer asielaanvragen, mvv s (machtiging tot voorlopig verblijf), vvr s (Verblijfsvergunning Regulier) gedaan 1. Het gaat om aanvragen van bijvoorbeeld gezinsmigranten, kennismigranten en asielzoekers. Een soms lange keten van overheidsorganisaties is verantwoordelijk voor een snelle en adequate afhandeling van deze aanvragen. We zien in de praktijk dat de vreemdeling bij elke afzonderlijke overheidsorganisatie een apart dossier krijgt aangemeten. Als hij/zij van de ene organisatie naar de andere wordt doorverwezen voor de volgende stap naar legaal verblijf in Nederland worden relevante gegevens over de vreemdeling vaak per post verzonden en wordt deze informatie vervolgens opnieuw ingevoerd en aangevuld in het dossier van de ontvangende organisatie. Dat duurt lang en soms worden er fouten bij gemaakt. Bijkomend probleem is dat die gegevens niet altijd goed bruikbaar zijn, omdat de gegevens niet op eenzelfde manier zijn vastgelegd of net een andere betekenis hebben. Tevens worden vreemdelingen nog niet altijd goed geïdentificeerd en geregistreerd. Dit bemoeilijkt de uitwisseling van gegevens aanzienlijk. Al in het begin van deze eeuw zijn maatregelen genomen om de informatievoorziening in de vreemdelingenketen te verbeteren. De aanleiding hiervoor waren onder meer problemen ten aanzien van de identiteit van de vreemdeling. Betrouwbare gegevens over de identiteit van de vreemdeling moesten tot betere resultaten (in termen van efficiency en effectiviteit) leiden. Ook het verkrijgen van managementinformatie over de hele keten heen en de uitwisseling van informatie is destijds al als probleem onderkend. Dit heeft in 2003 onder andere geleid tot de realisatie van de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV), een voorziening waarmee ketenpartners gezamenlijk informatie delen over de vreemdeling. Ruim 10 jaar later is deze basisvoorziening een belangrijk instrument geworden voor de samenwerking in de keten. Niettemin moet geconstateerd worden dat daarmee de problemen met de informatie-uitwisseling nog onvoldoende zijn opgelost. Vele informatiestromen in de vreemdelingenketen blijven op papier plaats vinden. En ook de behoefte aan betere managementinformatie bestaat nog steeds. 1 In 2012 werden 9710 asielaanvragen, 3450 herhaalde asielaanvragen, MVV s en VVR s ingediend (zie Rapportage Vreemdelingenketen, periode januari juni 2013). Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

14 (zie paragraaf 2.3) volledig digitaal kan plaatsvinden en er snel betrouwbare informatie beschikbaar is over de beleidsuitvoering in de gehele keten. Dit houdt in dat het programma twee doelen dient te realiseren Doelstelling De Vreemdelingenketen gaat met de uitvoering van het programma Keteninformatisering een situatie bewerkstelligen waarin 1. de Het informatie-uitwisseling zodanig verbeteren tussen van de de gegevensuitwisseling betrokken organisaties tussen in de vreemdelingenketen betrokken organisaties (zie paragraaf in de 2.3) volledig digitaal kan plaatsvinden en er snel betrouwbare informatie beschikbaar is over de beleidsuitvoering in de gehele keten. Dit houdt Vreemdelingenketen dat het programma twee dat alle doelen over dient de vreemdeling te realiseren 2. bekende, relevante informatie voor alle betrokken organisaties op elk willekeurig moment beschikbaar is. Daarmee wordt een bijdrage geleverd aan de Het zodanig verbeteren van de gegevensuitwisseling tussen de betrokken organisaties in de Vreemdelingenketen dat alle over de verbetering vreemdeling van bekende, effectiviteit relevante en efficiency informatie in voor de alle vreemdelingenketen. betrokken organisaties op elk willekeurig moment beschikbaar 2. Het is. verbeteren Daarmee wordt van de een ketenmanagementinformatie bijdrage geleverd aan de verbetering en het van leveren effectiviteit en implementeren en efficiency in de van een nieuw vreemdelingenketen. Het verbeteren informatiesysteem van de ketenmanagementinformatie hiervoor om zo de mogelijkheden en het leveren en tot implementeren sturing op de van keten een op nieuw strategisch, informatiesysteem tactisch als hiervoor om operationeel zo de mogelijkheden niveau te tot vergroten. sturing op de keten op strategisch, tactisch als operationeel niveau te vergroten. Eind 2016 moeten alle alle ketenpartners hun hun processen processen en systemen en systemen zodanig zodanig aan de nieuwe aan de gezamenlijke nieuwe gezamenlijke voorzieningen hebben verbonden dat hun medewerkers beschikken over een real time on line vreemdelingenbeeld. Dan ook zal het voorzieningen programma worden hebben afgesloten. verbonden dat hun medewerkers beschikken over een "real time on line" vreemdelingenbeeld. Hierbij moet wel worden Dan opgemerkt ook zal het dat digitalisering programma van worden informatie-uitwisseling afgesloten. op zich geen effect heeft op de kwaliteit van de uitgewisselde informatie. De registrerende ketenpartner is en blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit Hierbij van de uitgewisselde moet wel worden informatie. opgemerkt De gebruikende dat digitalisering ketenpartner van is de en informatie- uitwisseling blijft verantwoordelijk voor op de zich beoordeling geen effect of de heeft op beschikbare de kwaliteit informatie van de voldoende uitgewisselde is om informatie. de eigen werkprocessen De registrerende uit te voeren. ketenpartner Verder betekent is en blijft real verantwoordelijk time beschikbaar-heid van informatie niet dat op het moment van ontvangst direct gehandeld of besloten kan worden op basis van die voor de informatie. kwaliteit Beslissen, van de uitgewisselde zeker in complexe informatie. situaties, De blijft gebruikende mensenwerk. ketenpartner is en blijft verantwoordelijk voor de beoordeling of de beschikbare informatie voldoende is om de eigen werkprocessen uit te voeren. Verder betekent real time beschikbaarheid van informatie niet dat op het moment van ontvangst direct gehandeld of besloten kan worden op basis van die informatie. Beslissen, zeker in complexe situaties, blijft mensenwerk. 2 Zie Ketenplan Vreemdelingenketen Zie Ketenplan Vreemdelingenketen Pagina Datum Titel 14 Programmaplan 8/45 Keteninformatisering Programmaplan Vreemdelingenketen Keteninformatisering / versie 1.0 definitief

15 2.3 Betrokken organisaties Tot nu toe ondersteunde het programma Keteninformatisering de 7 ketenpartners en het directoraat generaal Vreemdelingenzaken in de verbetering van de onderlinge informatie-uitwisseling. De zaak Dolmatov heeft laten zien dat ook een goede informatie-uitwisseling met rechterlijke macht en advocatuur van groot belang is. In 2013 is daarom besloten dat ondersteuning door het programma voor informatie-uitwisseling van de Vreemdelingenketen met deze partijen wenselijk is. Voor de informatie-uitwisseling worden de partners van de keten daarom beschouwd als ketenpartners en meegenomen in de digitalisering van de uitwisseling. Hiertoe wordt een nauwe samenwerking met KEI, het digitaliseringsprogramma van de Rechtspraak, opgezet. Het programma is derhalve gericht op de volgende partijen: Ketenpartners: Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) Directie Consulaire Zaken en Migratiebeleid (DCM, Ministerie van Buitenlandse Zaken) Directie Migratiebeleid (DMB, Ministerie van Veiligheid en Justitie) De Nationale Politie (NP) Koninklijke Marechaussee (KMar) Partners van de keten: Raad van State (RvS) Raad voor de rechtspraak (RvdR) Het programma wordt gefinancierd door het DG Vreemdelingenzaken. De programmaorganisatie is ondergebracht bij de Directie Regie i.o. van dit DG. Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

16 2.4 Context Het programma Keteninformatisering is één van de programma s en projecten, die onder verantwoordelijkheid van het Topberaad Vreemdelingenketen met elkaar moeten zorgen voor een verbetering van het functioneren van de vreemdelingenketen. In het door het Topberaad vastgestelde Ketenplan Vreemdelingenketen staat beschreven hoe de samenwerkende In het door het Topberaad vastgestelde Ketenplan Vreemdelingenketen staat beschreven hoe de organisaties in de vreemdelingenketen en het bestuursdepartement van het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) gezamenlijk samenwerkende organisaties aan het realiseren in de van vreemdelingenketen inhoudelijke doelen en het van bestuursdepartement vreemdelingenketen, van welke het resultaten ministerie zij van beogen te realiseren en hoe zij daar gezamenlijk op sturen. Voorliggende programmaplan beschrijft hoe de realisatie van Veiligheid en Justitie (VenJ) gezamenlijk werken aan het realiseren van de inhoudelijke doelen van de doelen die in het Ketenplan aan de keteninformatisering zijn gesteld in de komende jaren tot en met 2016 wordt geconcretiseerd. vreemdelingenketen, welke resultaten zij beogen te realiseren en hoe zij daar gezamenlijk op sturen. Voorliggende programmaplan beschrijft hoe de realisatie van doelen die in het Ketenplan aan de Voor het succes van het programma is het noodzakelijk dat goed wordt aangesloten op andere relevante ketens en aansluiting keteninformatisering op de bredere zijn ontwikkelingen gesteld in de binnen komende VenJ jaren de tot Rijksoverheid. en met 2016 Het wordt programma geconcretiseerd. brengt haar plannen en architectuur daarom actief in de bestaande overlegstructuren van VenJ, waaronder de CIO-raad en een aantal van de voorportalen. Voorstellen worden altijd vóórdat deze worden ter besluitvorming aan het Topberaad worden aangeboden, Voor het voorgelegd succes van voor het advies programma aan de Central is het Information noodzakelijk Officer dat goed (CIO)-office, wordt in aangesloten de rol die de op CIO(-office) andere relevante heeft om de ketens VenJ brede belangen te bewaken en er voor zorgen dat de samenhang tussen de ketens geborgd is. Medewerkers van het en aansluiting programma op zoeken de bredere voorts actief ontwikkelingen de samenwerking binnen op VenJ met de en moderniseringsprogramma s de Rijksoverheid. Het programma van de overige brengt ketens haar (waaronder plannen en USB, architectuur VPS, DWS), daarom met als actief doel ketenpartners in de bestaande die deelnemen overlegstructuren aan meerdere van ketens VenJ, waaronder niet met tegenstrijdige de CIO- raad en oplossingsrichtingen op te zadelen. een aantal van de voorportalen. Voorstellen worden altijd vóórdat deze worden ter besluitvorming aan het Topberaad worden aangeboden, voorgelegd voor advies aan de Central Information Officer (CIO)- office, in de rol die de CIO(- office) heeft om de VenJ brede belangen te bewaken en er voor zorgen dat de samenhang tussen de ketens geborgd is. Medewerkers van het programma zoeken voorts actief de samenwerking op met de moderniseringsprogramma s van de overige ketens (waaronder USB, VPS, DWS), met als doel ketenpartners die deelnemen aan meerdere ketens niet met tegenstrijdige oplossingsrichtingen op te zadelen. 2.5 Visie 16 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen De vreemdelingenketen bestaat uit een verzameling overheidsinstanties die onder coördinatie van het

17 2.5 Visie De vreemdelingenketen bestaat uit een verzameling overheidsinstanties die onder coördinatie van het ministerie van Veiligheid en Justitie het vreemdelingenbeleid, zoals juridisch verankerd in o.a. de Vreemdelingenwet, uitvoert. Deze organisaties hebben een eigen verantwoordelijkheid voor de inrichting van de processen en de bijbehorende informatievoorziening. Daarbij is samenwerking onontbeerlijk en speelt informatie een sleutelrol. Allereerst is betrouwbare informatie nodig om de juiste beslissingen over de vreemdeling te kunnen nemen en activiteiten uit te voeren. Naarmate er meer en kwalitatief hoogwaardiger informatie gebruikt wordt, worden de effectiviteit en efficiency van de processen bij de instanties ook beter. Maar er is ook goede informatie nodig over het functioneren van vreemdelingenketen in zijn geheel. Hoeveel aanvragen en toelatingen zijn er in een bepaalde periode? Hoe snel worden zaken gemiddeld afgehandeld? En welke middelen worden daarbij ingezet? Inzicht in dit soort informatie is noodzakelijk om de prestaties van de keten in zijn geheel te kunnen verbeteren. Het geeft bovendien informatie in handen waarmee de werkprocessen van de vreemdelingenketen beter kunnen managen. Deze informatie wordt tevens gebruikt voor verantwoording en rapportage over de vreemdelingenketen. 2.6 Aanpak Het programma Keteninformatisering Vreemdelingenketen vormt een tijdelijk geheel van projecten en activiteiten. Deze worden beheerst en in onderlinge samenhang, met inbreng van alle betrokken partners in de vreemdelingenketen, gezamenlijk uitgevoerd om de ogenschijnlijk simpele, maar in werkelijkheid complexe doelstellingen met minimale risico s en beperkte middelen te realiseren. We zoeken in het programma naar werkbare en haalbare oplossingen. Het programma is daarmee vanaf het begin pragmatisch in haar aanpak. Het is een interactief proces dat stap voor stap steeds meer focus heeft gekregen en in het vervolg doelgericht naar praktische resultaten toewerkt. Het gezamenlijke belang van de ketenpartners staat daarbij centraal. In samenspraak worden ketenbreed afspraken gemaakt over de doelen die we nastreven en de wijze waarop wij die willen verwezenlijken. Daar waar nodig worden gezamenlijke voorzieningen getroffen voor de vreemdelingenketen in zijn geheel. Voor de realisatie van deze afspraken en de implementatie van de ontwikkelde voorzieningen zijn vooral ook veranderingen binnen de bedrijfsvoering van de ketenpartners noodzakelijk. Digitaal werken kan zeker niet als een geïsoleerd ICT-project worden gezien. Digitaal werken in ketenprocessen leidt er ook toe dat de bestaande onderlinge afhankelijkheid van ketenpartners meer zichtbaar wordt. Digitaal werken vraagt daarom, naast ICT veranderingen, om veranderingen in cultuur en werkprocessen. De ketenpartners zijn daarvoor zelf verantwoordelijk. Het is dus de verantwoordelijkheid van de ketenpartners zelf om de afspraken die op ketenniveau zijn gemaakt in de eigen organisaties door te voeren en de bijbehorende voordelen te verwezenlijken. De programmaorganisatie kan de ketenpartners hierbij desgevraagd ondersteunen. Dat gebeurt op verschillende manieren. Door bijvoorbeeld onderzoek te doen en kennis te verzamelen, omgevingsanalyses uit te voeren, advies te geven, instrumenten te ontwikkelen, bijdragen (financieel en in natura) ter beschikking te stellen en te ondersteunen met het communiceren van de verandering in de eigen organisatie Wat we al hebben bereikt De afgelopen periode is, op basis van het eerste programmaplan, vooral veel noodzakelijk voorbereidend werk gedaan. Er zijn onderzoeken uitgevoerd naar de processen in de vreemdelingenketen, de bijbehorende informatie-uitwisseling en de mogelijkheden voor de opzet van een business case. Dit heeft onder andere geresulteerd in een aantal procesanalyses en een beschrijving van tenminste 321 verschillende typen papieren informatietransacties in de keten, inzicht in oplossingsrichtingen voor de digitalisering hiervan en de bestuurlijke vaststelling van de Architectuur van de Vreemdelingenketen. Het programma heeft inmiddels een eerste versie afgeleverd van het nieuwe ketenmanagementsysteem (KMI+). De eerste ketenpartners DT&V en COA zijn hierop aangesloten. Tevens is gestart met de bouw van de nieuwe gemeenschap- Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

18 pelijke ketenvoorzieningen die samen volledig digitaal werken binnen de keten mogelijk gaan maken. Het gegevenswoordenboek heeft een nieuwe besturing gekregen, daarmee is een begin gemaakt aan een algehele vernieuwing van dit gegevenswoordenboek. Verder heeft de programmaorganisatie er zorg voor gedragen dat er bestuurlijke afspraken zijn gemaakt over het beheer van deze en andere ketenvoorzieningen. 2.8 Waar we naar toe werken De contouren van de gewenste, toekomstige situatie3 in 2016 zijn als volgt te schetsen: Het ketenbestuur (het Topberaad) heeft de beschikking over betrouwbare managementinformatie over de prestaties van de vreemdelingenketen. Het kan hiermee beter de gezamenlijke uitvoering binnen de vreemdelingenketen aansturen. De medewerkers van de ketenpartners hebben real time en online de beschikking over een integraal beeld van de vreemdeling. Ze hebben tijdig de juiste informatie. Daarmee wordt de kwaliteit van de uitvoering van het primaire proces van het vreemdelingbeleid verbeterd. Alle ketenpartners wisselen informatie digitaal uit met behulp van de nieuwe voorzieningen of zijn tenminste zo ver dat er geen extra programmatische ondersteuning in de organisatieverandering meer nodig is. Alle nieuwe gezamenlijke ketenvoorzieningen zijn in beheer bij de beheereenheid van de Directie Regie i.o. en zijn voorzien van structurele financiën. De Architectuur van de Vreemdelingenketen, die in het kader van het programma is beschreven, bevat 16 richtinggevende principes die bepalend zijn voor deze toekomstige situatie. Het beschrijft verder de diverse taakvelden en belangrijkste processen, geeft een omgevingsanalyse en zet de actoren in deze keten op een rij. In aanvulling hierop zijn in bijlage 2 de richtinggevende besluiten opgenomen die het Topberaad en het kernteam Coördinatiegroep Vreemdelingenketen (CGV - voorloper van het Topberaad) hebben genomen over het programma in de periode van 2011 tot nu. 3 In MSP-termen: blue print 18 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

19 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

20 3 Projecten en activiteiten 20 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

21 Het is aan de ketenpartners om de afspraken die in het kader van het programma op ketenniveau zijn gemaakt in hun respectievelijke organisaties door te voeren en de bijbehorende voordelen daarvan te verwezenlijken. Ze moeten zelf de gewenste veranderingen bewerkstelligen. De programmaorganisatie ondersteunt ze daarbij met gezamenlijke voorzieningen, kennis, kunde en bijdragen (financieel en in natura). Dit hoofdstuk geeft inzicht in de projecten en activiteiten die de programmaorganisatie ten behoeve van de ketenpartners uitvoert. Allereerst worden de twee projecten die moeten leiden tot de gezamenlijk te gebruiken voorzieningen kort belicht. Daarna worden de aanvullende ondersteunende activiteiten beschreven. Ze zijn niet alleen gericht op de implementatie bij de ketenpartners, maar ook op de sturing van het programma en de uitvoering van de projecten. 3.1 Projecten Digitaal Werken Doelstelling Het project Digitaal Werken heeft tot doel de medewerkers in de vreemdelingenketen real time en online de beschikking te geven over een integraal beeld van de vreemdeling. Het betreft de verzameling gegevens over een vreemdeling die een medewerker nodig heeft voor de uitoefening van zijn functie en waarover hij mag beschikken. Hiervoor worden gezamenlijke voorzieningen opgeleverd waarmee de uitwisseling en raadpleging van de betreffende gegevens volledig digitaal kan worden uitgevoerd. Tevens ondersteunt het project de ketenpartners bij de acties die hiervoor bij de ketenpartners zelf noodzakelijk zijn. Met de realisatie van dit project verkrijgen de ketenpartners direct betrouwbare, actuele gegevens en een gedeeld beeld van de vreemdeling. Zij kunnen met meer vaart en zorgvuldigheid hun taken afwikkelen, terwijl ook de prestaties van de gehele keten worden verbeterd. De borging van de kwaliteit van de uitgewisselde informatie in de keten is daarbij van gezamenlijk belang. Het project Digitaal Werken geeft hiermee ook invulling aan de rijksbrede doelstelling 4 om volledige digitalisering van processen en informatie-uitwisseling in 2017 te kunnen bereiken in de keten. Resultaten Oplevering van een gezamenlijke voorziening waarmee de uitwisseling van (gestructureerde en ongestructureerde) gegevens volledig digitaal kan worden uitgevoerd en waarmee de ketenpartners hun werkzaamheden op basis van een gedeeld vreemdelingenbeeld kunnen uitvoeren. Deze voorziening wordt gerealiseerd door: een verdere uitbouw van de Basis Voorziening Vreemdelingen (BVV), het (her)gebruik van het Centraal Digitaal Depot (CDD) van de Justitiële Informatiedienst (JustID) en de rechtstreekse digitale ontsluiting van informatie van de ketenpartners. De gebruiker bij de ketenpartners krijgt de beschikking over een integraal zoekmechanisme, diverse informatieservices en voorzieningen voor melding van gerede twijfel aan de juistheid van de gegevens (terugmelding). Betrokken partijen (vreemdelingen, referenten en vertegenwoordigers) krijgen de mogelijkheid de ketengegevens van de vreemdeling in te zien. Tevens wordt een tijdelijke voorziening opgeleverd voor de uitwisseling van de informatie die nu nog via het papieren M118 formulier wordt uitgewisseld. De wijze waarop invulling wordt gegeven aan het (architectuur)principe van digitale inzage en correctie is nog onderwerp van studie. 4 Hervormingsagenda Rijksdienst Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen

22 3.1.2 Ketenmanagementinformatie Doelstelling Doel van het project is om snel betrouwbare, actuele gegevens en kennis te verkrijgen over de gezamenlijke beleidsuitvoering door de ketenpartners in de vreemdelingenketen. Met deze gegevens wordt sturing (planning, controle en besluitvorming) op ketenmanagementniveau - het Topberaad - beter ondersteund. Deze kennis is tevens nodig om vlot betrouwbare rapportages te kunnen maken voor betrokken partijen. Ketenpartners kunnen vanuit het project ondersteuning krijgen voor de aanpassing van hun systemen en organisatie als dat nodig is voor de levering van de gegevens. Na oplevering van de gezamenlijke voorziening kunnen ketenpartners gebruik maken van de nieuwe rapportagemogelijkheden voor hun eigen informatievoorziening. Resultaten Een gezamenlijke voorziening (KMI+) waarmee gegevens over de afhandeling in de Vreemdelingenketen sneller en beter inzichtelijk gemaakt zijn. Een vernieuwd Gegevenswoordenboek waarin de begrippen van de Ketenmanagementinformatie eenduidig worden beschreven. De vernieuwing van de inhoud vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de eenheid beheer van Directie Regie i.o.. Inrichting van ketenmanagementinformatie voor alle taakvelden. Rapportages over de realisatie van de doelstellingen uit het nieuwe ketenplan. Ondersteunende activiteiten Kennis en advies Deze inhoudelijke functie binnen de programmaorganisatie wordt ingezet om: de strategische besturing van het programma met kennis te schragen, de voorbereiding en uitvoering van de projecten met analyse en raad te ondersteunen, de operationele implementatie van de gemeenschappelijke voorzieningen binnen de ketenorganisaties door middel van onderzoek en advies te ondersteunen en nieuwe projecten, die door het programma ten uitvoer kunnen worden gebracht, te identificeren en inhoudelijk te definiëren. Dit gebeurt vanuit de Architectuur van de Vreemdelingenketen. Resultaten Met de verzamelde kennis wordt de lijnorganisatie van het ministerie van VenJ geadviseerd over beleidsontwikkelingen die raakvlakken hebben met de keteninformatisering. Tevens wordt de CIO van de Vreemdelingenketen van advies voorzien. Op deze wijze wordt zeker gesteld dat het programma blijft aansluiten bij de ontwikkelingen binnen het vreemdelingenbeleid en de VenJ-organisatie. Bovendien krijgt de lijnorganisatie van VenJ de beschikking over de in het programma opgedane kennis Implementatie coördinatie De implementatie van het Programma Keteninformatisering in de vreemdelingenketen brengt een veelheid aan werkzaamheden voor de ketenpartners met zich mee. Processen moeten worden aangepast, plannen moeten worden geschreven, er moet gerapporteerd worden, gemonitord, systemen moeten worden aangepast, handvesten moeten worden opgesteld en er moet worden samengewerkt. De programmaorganisatie biedt hierbij, in aanvulling op de kennis- en adviesfunctie, ondersteuning door middel van: Implementatiemonitoring Communicatie Ondersteuning van ketenpartners (financieel en in natura) 22 Programmaplan Keteninformatisering Vreemdelingenketen