Verslag algemene vergadering van woensdag 30 april 2014 : 1. Verslag vorige vergadering. 2. Wijziging samenstelling bestuur

Transcriptie

1 Verslag algemene vergadering van woensdag 30 april 2014 : Aanwezig : Actief Budingen, Confrerie Sint-Leonardus, Curieus, De Gezellen van Vliebergh, De Kring vzw, De Ridders van de Greun Rat Femma Booienhoven, Femma Halle- Booienhoven, Gezinsbond Afd. Zoutleeuw, Kapellenkoor, Koninkl. Fanfare Sint-Cecilia, FV Kunstkring, Hagelandse Bier Genieters, Kapellenhof, KVLV Budingen, KVLV Dormaal, KVLV Zoutleeuw, t Kliekske, KVG, KWB Zoutleeuw, Oudercom. Kathol. Sec. Ond. Zoutleeuw, Pasar, Pro Arte Lewa, Ridder van de Wijer Toneelgroep, Ridder van de Wijer Zangkoor, Sint- Sebastiaansgilde Booienhoven, Sint-Sebastiaansgilde Halle-Booienhoven, Sint- Sebastiaansgilde Zoutleeuw, Vzw De Vrienden van Zoutleeuw, Zangkoor Amabilé Hogen, Zangkoor Sint-Martinus Dormaal, Ziekenzorg Budingen, Ziekenzorg Zoutleeuw, René Swinnen (deskundige); leden Jan Laporte, voorzitter Viki Tweepenninckx, schepen van cultuur Gaston Pulinckx uitgenodigd door het bestuur Petra Mombaerts; cultuurbeleidscoördinator Verontschuldigd: Rode Kruis Zoutleeuw-Linter-Geetbets, Sint-Leonarduskoor Zoutleeuw, Oudercomité VBS Sint-Leonardus, Ziekenzorg Halle-Booienhoven, Leeuwse Postzegelkring, Oudercomité Budingen, Stak-het-Oep, Sterrenwacht Altair, Zangkoor Sint- Bartholomeus, Afwezig: Curieus, t Kliekske, De Ridders van de Greun Rat, De Vrienden van Zoutleeuw, Ziekenzorg Budingen 1. Verslag vorige vergadering Er zijn geen opmerkingen bij het verslag van de vorige vergadering. Het verslag van de vorige vergadering dd. 2 oktober 2013 wordt door de vergadering éénparig goedgekeurd. 2. Wijziging samenstelling bestuur Sint-Sebastiaansgilde Zoutleeuw: Jean Herbots is hoofdman geworden van de gilde (i.p.v. Pierre Herbots) en wil zich hier volledig op toeleggen. Omdat Jean de combinatie met bestuurslid van de cultuurraad niet ziet zitten heeft hij op de vorige bestuursvergadering (26/2/14) zijn ontslag gegeven als lid van het bestuur. De Sint- Sebastiaansgilde Zoutleeuw heeft Robin Herbots voorgesteld als de vervanger van Jean. Toetreding van René Swinnen als deskundige tot de Cultuurraad Naar aanleiding van de hersamenstelling van de cultuurraad in 2013 werd o.m. een oproep in de Zoutpot gepubliceerd. René Swinnen heeft hierop gereageerd en heeft (overeenkomstig de statuten) zijn opgave van deskundigheid schriftelijk ingediend. Op de bestuursvergadering van 9/12/13 werd geoordeeld dat René Swinnen voldoet aan de voorwaarden voor toetreding tot de cultuurraad als deskundige (= stremgerechtigd lid). Zijn lidmaatschap betekent zeker een meerwaarde voor de cultuurraad. René Swinnen maakt vanaf dan deel uit van het bestuur van de cultuurraad. Wijziging algemene vergadering: KVLV Budingen laat weten dat Frieda Vandevelde afgevaardigde wordt van de cultuurraad, ter vervanging van Marie- Thèrese Schils.

2 3. Werkingsverslag cultuur is het laatste jaar van het cultuurbeleidsplan Dit betekent dat er dus wel nog een werkingsverslag 2013 moet opgemaakt worden, maar geen actieplan Vanaf 2014 zijn alle acties m.b.t. cultuur en bibliotheek geïntegreerd in het Strategisch Meerjarenplan De verantwoording gebeurt op basis van dit SMJP. Voorafgaand aan de vergadering werd een samenvatting van het werkingsverslag 2013 bezorgd aan alle leden van de algemene vergadering. De cultuurbeleidscoördinator geeft hier toelichting over. De volledige versie van het werkingsverslag 2013 is ter beschikking bij de cultuurdienst (GC De Passant, Sint-Truidensesteenweg 1a, Zoutleeuw 011/ ) en in de bibliotheek. Er werden geen inhoudelijke opmerkingen geformuleerd bij het werkingsverslag De algemene vergadering van de cultuurraad geeft gunstig advies over het voorgestelde werkingsverslag Het werkingsverslag 2013 zal nog ter goedkeuring voorgelegd worden aan het schepencollege (8/5). 4. Werking uitleendienst Zoals al aan bod gekomen is in het werkingsverslag 2013 ondersteunt de stad de werking van verenigingen onder meer door het ter beschikking stellen van het materiaal van de uitleendienst en dit aan heel voordelige tarieven. Ook in het Strategisch Meerjarenplan is logistieke ondersteuning van verenigingen via de uitleendienst opgenomen als actie. De uitleendienst beschikt over heel wat materiaal dat interessant is voor verenigingen bij het organiseren van allerlei evenementen. De praktische organisatie van de uitleendienst verloopt echter niet altijd even vlot voor verenigingen: o Aanvraagformulier invullen (downloaden via website of afhalen op stadsdiensten) o Aanvraagformulier indienen bij Emmy Herbots in gemeentehuis (persoonlijk of eventueel per mail) o Emmy bezorgt een uitnodiging tot het betalen van de waarborg en het huurgeld. o Betaling van waarborg en huurgeld in het gemeentehuis o Emmy bezorgt ongeveer een week vooraf aan de Passant een overzicht van welke materialen door wie aangevraagd werden o Materiaal ophalen in De Passant deze worden niet meegegeven indien er geen betalingsbewijs kan voorgelegd worden o Terugstorting van waarborg indien materiaal in orde is In de praktijk komen veel verenigingen rechtstreeks naar De Passant om hier materiaal vast te leggen. Om te vermijden dat er dubbele boekingen zouden gebeuren en voor de betaling, moeten zij doorgestuurd worden naar het gemeentehuis om de reservatie vast te leggen. Omdat wij beseffen dat dit een heel omslachtige manier van werken zal de praktische organisatie van de uitleendienst bijgestuurd worden. Zo wordt gedacht aan: o Uniek loket in De Passant waar zowel de reservaties als de betalingen kunnen gebeuren, zodat verenigingen hiervoor niet nog eens naar het gemeentehuis moeten o Betaling cash in De Passant o Vastleggen van uren van ophalen en terugbrengen van materiaal

3 o Vastleggen van momenten waarop teruggebrachte materialen gecontroleerd worden o Forfaitaire vergoeding voor het leveren van materiaal door de stadsdiensten o Bedragen (huurgelden) afronden (i.p.v. vb. 6,20 of 12,40) Aan de vergaderingen worden suggesties en voorstellen van verenigingen gevraagd voor een vlottere organisatie van de uitleendienst. Praktisch: o Uniek loket Betalen o bij afhaling: niet betalen = geen materiaal mee krijgen o Reservaties via website of mail: reservatie pas definitief na betaling o Bij overschrijving: bewijs van betaling meebrengen o Bij overschrijving: belang van een duidelijke mededeling Opmerkingen o als reservatie pas definitief is na betaling betekent dit (bij vroege reservaties) dat de vereniging de waarborg zo lang moet missen is niet voor alle verenigingen evident om zo n bedrag beschikbaar te hebben o voorstel: reservatiebedrag aanrekenen (vb. 50) als materiaal niet opgehaald wordt, wordt forfait voor reservatie ingehouden reservatie is pas geldig als reservatiebedrag binnen de 5 dagen gestort is betaling van huur en waarborg als materiaal opgehaald wordt of min. 5 dagen vooraf per overschrijving bewijs van overschrijving mee brengen o Enkel cash betalen: is dat haalbaar voor verenigingen? Ook op de andere adviesraden (jeugdraad, sportraad, seniorenraad) zal de vraag gesteld worden naar suggesties voor de verbetering van de werking van uitleendienst. Alle suggesties zullen dan samengebracht worden om de praktische organisatie zo vlot mogelijk te laten verlopen. Streefdoel voor aanpassing reglement en werking is 1 april Voorstelling samenwerkingsovereenkomst Vormingplus In het Strategisch Meerjaren Plan wordt het belang van levenslang en levensbreed leren benadrukt. Als gemeente wil je dat je inwoners ook dichtbij huis kunnen genieten van een interessant opleidingsaanbod. Financieel en logistiek is het als gemeente niet altijd eenvoudig om zo n aanbod uit te werken. Door een samenwerkingsverband aan te gaan met omliggende gemeenten, Vormingplus en lokale verenigingen kunnen de leemten in het opleidingsaanbod in Zoutleeuw aangevuld worden zonder dat hier een al te groot kostenplaatje aan verbonden is. Onder impuls van Vormingplus Oost-Brabant, en in samenwerking met de gemeenten Geetbets, Glabbeek, Kortenaken, Landen, Linter en Zoutleeuw werd daarom het project Altijd Geslaagd Zuid-Hageland uitgewerkt. Door in dit project te stappen, kunnen we onze inwoners een breed gamma van lezingen, workshops, lessenreeksen, uitstappen, projecten bieden volgens hun interesse en in eigen regio. Alle deelnemende gemeentes krijgen de kans om eigen prioriteiten te stellen binnen het vormingsaanbod en bepaalde activiteiten in jouw gemeente (goedkoper) aan te bieden. Vb. gebruik tablet.

4 Het aanbod wordt in heel de regio bekend gemaakt a.h.v. een huis-aan-huis folder (zie voorbeeld) en via de stadsdiensten van de deelnemende gemeentes. Het is niet de bedoeling om te concurreren met het vormingsaanbod van culturele verenigingen in Zoutleeuw, integendeel. Vereniging kunnen een vorming/cursus/lezing/uitstap voor het seizoen laten opnemen in dit Altijd Geslaagd -aanbod of suggesties doen zonder dat de activiteit al concreet uitgewerkt is. Het gaat hierbij uiteraard niet om activiteiten die enkel gericht zijn op eigen leden en die sowieso vol lopen, maar wel om activiteiten die gericht zijn op een groter en/of breder publiek. Dergelijke initiatieven zijn een ideale gelegenheid om je vereniging kenbaar te maken bij het grote publiek en op deze manier eventueel ook nieuwe leden aan te trekken. Belangrijk: bij de organisatie van dergelijke activiteiten zal de vereniging noch winst, noch verlies maken en er kunnen geen (leden)kortingen toegepast worden. Deelnemers kunnen uitsluitend inschrijven in de inschrijfpunten of via een online toepassing. Voordeel voor verenigingen: Deel uitmaken van gevarieerd pakket Sterke intergemeentelijke promotie (zowel voor activiteit als voor vereniging): 2x per jaar huis-aan-huis folder Nieuw publiek aantrekken Activiteit in aanbod met relatief weinig werk Inbreng van verenigingen: Ideeën aanbrengen (ook mogelijke lesgevers, maar dat is niet noodzakelijk) Basisdienstverlening bij de cursussen Mee promoten van het globale aanbod bij eigen leden. Timing aanbod en folder (zie voorbeeld Bekkevoort/Scherpenheuvel-Zichem): Voor activiteiten voorjaar 15: deadline begin oktober 14 publicatie midden december 14 Graag uw suggesties uiterlijk 1/9/14 bezorgen aan Petra (011/ of ). Meer info en voorbeelden van het aanbod vind je op Aanbod Zoutleeuw: v.a. najaar 2014: Vanaf donderdag 19 juni verschijnt op deze website ook het aanbod van Antenne Zuid- Hageland (Zoutleeuw, Landen, Linter, Geetbets, Kortenaken en Glabbeek) en kan ook ingeschreven worden voor cursussen. Ook de huis-aan-huis folder en andere promotie zal vanaf dan verspreid worden. 6. Voorstel reglementwijziging cultuurprojecten Naar aanleiding van de aanvraag van Pro Arte Lewa voor DIP-ondersteuning voor de voorstelling van Steven Goegebeur op donderdag 13 maart is de volgende opmerking gekomen (deze werd reeds besproken op de bestuursvergadering van 26/2/14). In art. 7 van het Reglement Cultuurprojecten is opgenomen dat goedgekeurde DIPaanvragen gratis gebruik kunnen maken van de infrastructuur van De Passant. In art. 12 opgenomen dat voor de DIP-projecten de organisatoren uiterlijk drie weken voor het project het volgende moeten indienen: - 22 vrijkaarten (waarvan 20 kaarten in beurtrol verdeeld worden onder de verenigingen die lid zijn van een erkende adviesraad) - 1 uitnodiging - 1 affiche

5 In het concrete geval van Steven Goegebeur betekent dit het volgende: Gratis gebruik van de zaal: deze zou normaal gezien 200 kosten (socioculturele manifestatie voor 1 dag: 100, poets: 25 en gebruik regiekamer: 75) 22 vrijkaarten ter beschikking stellen: 264 ( 12 per kaart) Het indienen van een DIP-aanvraag kost de vereniging dus 64 meer dan het gratis gebruik van de infrastructuur van De Passant. Dit werd besproken in de bestuursvergadering van 26/2. Hier werden de volgende bedenkingen geformuleerd: In de huidige regeling mogen inkomkaarten voor een evenement bij een uitverkochte zaal max. 9 kosten om financieel voordeel te halen uit het aanvragen van DIP o Voor de meeste voorstellingen ligt de inkomprijs hoger dan 9 o De huidige regeling mist zijn doel: het maakt het organiseren van activiteiten juist duurder voor verenigingen in plaats van dit te ondersteunen. Het ter beschikking stellen van 20 vrijkaarten werd ingevoerd om, bij de opstart van De Passant, zo veel mogelijk mensen te laten kennis maken met deze nieuwe infrastructuur, ter promotie van de zaal. GC De Passant bestaat ondertussen bijna 13 jaar en iedereen kent dit. Het oorspronkelijke doel van de 20 vrijkaarten is dan ook achterhaald en niet meer relevant. Verdeling van de 20 vrijkaarten onder verenigingen die lid zijn van een erkende adviesraad o Organisatoren hebben in het verleden al de opmerking gemaakt dat de kaarten wel verdeeld werden, maar de mensen dan toch niet kwamen opdagen, met als resultaat een aantal lege stoelen die anders wel nog hadden kunnen verkocht worden. o Het is in het verleden al gebeurd dat kaarten die gratis ter beschikking gesteld werden, werden doorverkocht. Naar aanleiding van bovenstaande bedenkingen is het bestuur van de cultuurraad van mening dat het niet aangewezen is om de bestaande regeling m.b.t. het ter beschikking stellen van 20 vrijkaarten (te verdelen onder erkende verenigingen) voor DIP-activiteiten te behouden. Het bestuur stelt dan ook voor om de 20 vrijkaarten, te verdelen onder de verenigingen, af te schaffen met ingang van 1 juli Er dienen nog wel 2 vrijkaarten bezorgd te worden aan het secretariaat van de cultuurraad (zoals ook voor ZIN-activiteiten). Het voorstel van wijziging wordt verdeeld op de vergadering (voor de afwezigen in bijlage). De algemene vergadering is akkoord met de voorgestelde wijziging van het Reglement Cultuurprojecten. Deze wijziging zal ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad. Belangrijk: De voorzitter wijst nog eens op het belang van de in te dienen bewijzen voor ZINprojecten: hier moet minstens de activiteit, de datum en de naam en handtekening van de leverancier op vermeld staan. Zelf geschreven bewijzen met een onleesbare handtekening worden niet aanvaard. Opmerkingen vergadering: Folder Kultuurkuur: Hierin worden enkel projecten opgenomen die DIP/ZIN-ondersteuning krijgen. Is een extra folder nodig deze activiteiten worden toch ook opgenomen in de Zoutpot? De huidige uitgave van de Kultuurkuur is te luxueus : als er toch zo veel moet bespaard worden, moet hier maar op bespaard worden

6 7. Voorstelling verenigingen: Hagelandse Biergenieters en Natuurpunt Sinds vorig jaar werd gestart met de voorstelling van een aantal verenigingen en hun werking tijdens de algemene vergadering. Op de vorige vergadering waren dit de Gezinsbond en de Confrerie Sint-Leonardus. Nu is het de beurt aan De Hagelandse Biergenieters en Natuurpunt, de 2 jongste leden van de cultuurraad. Hagelandse Biergenieters (door Kurt Vandormael - secretaris) Opstart: juni 2012 n.a.v. een brouwerijbezoek met een aantal vrienden en geïnteresseerden het werd duidelijk dat hier duidelijk interesse is voor brouwerijbezoeken en bier, terwijl er in de omgeving enkel in Hasselt, Diest, Aarschot bierverenigingen zijn. Daarom werd toen beslist om zelf een vereniging op te richten, de Hagelandse Biergenieters. Vereniging: o Nu nog een Feitelijke Vereniging maar zij wensen zo snel mogelijk over te gaan naar een vzw (o.w.v. persoonlijke aansprakelijkheid) o Zo n 70 leden, vooral uit Linter, Tienen en Zoutleeuw (voorzitter is van Linter) o 8 bestuursleden kernbestuur van 3 personen o Lid van Zythos, de overkoepelende Belgische vereniging van bier o Om de 4 maanden: ledenblad t Genieterke wordt per mail bezorgd aan de leden Doel van de vereniging: het promoten en in stand houden van de diversiteiten van smaken en kleuren van de Hagelandse bieren, en bij uitbreiding alle Belgische bieren. Dit door het organiseren van allerhande activiteiten, die al dan niet rechtstreeks te maken hebben met de biercultuur. Het gaat om bierbeleving, om het degusteren van bier (en is dus geen zatte vriendenclub ). Activiteiten: o Streekbierenmarkt Tienen: in 2012 hebben de HBG hier gezorgd voor promotionele ondersteuning, nadien werden zij medeorganisator. Op de volgende editie willen zij graag hun eigen bier lanceren (zijn momenteel bezig met een eerste brouwsel). o Info-avonden vb. Brouwerij Den Triest te gast in Het Vinne o Brouwerijbezoeken ter plaatse, gecombineerd met culturele activiteit, vb. brouwerijbezoek Oud-Beersel en bezoek aan kasteel van Beersel, Hof Ten Dormael o Bierquiz in OC De Linde in Linter o Deelname aan Zythos Bierfestival in Leuven o Brouwerij Palm hopvelden plukken o Tournée Hageland langs authentieke cafés o Deelname aan Week van de Smaak, i.s.m. Diestse whisky vereniging o Trapistenavond met Jef Van der Steen - zolder Lakenhalle o Uitstap naar Nederland met brouwerijbezoeken: Jopenkerk Haarlem, De Prael Amsterdam, Maximus Utrecht Meer info: en facebook Natuurpunt (door Nicole Smeyers voorzitter) Natuurpunt Nationaal heeft zijn hoofdzetel in Mechelen met zo n 400 werknemers en meer dan vrijwilligers het hoofddoel is het beheer van natuurgebieden. Regionaal: Natuurpunt Oost-Brabant Gete-Velpe: omvat de gemeentes Geetbets, Kortenaken, en Zoutleeuw en heeft zo n 230 leden. Natuurpunt Zoutleeuw bestaat ondertussen 3 jaar. o Zoutleeuw: bezit en beheer van natuurgebieden: Meertsheuvel, Klein Vinne, Vinne (enkel beheer) en Bolwerk onder het moto: Betere natuur wij maken er werk van.

7 o Meertsheuvel: beheer door gebruiksovereenkomst met landbouwer (voor maaien) en begrazing door koeien + inrichten van poelen o Klein Vinne: begrazing door koeien o Vinne: beheer van een klein stuk met oorspronkelijke vegetatie (waar nooit populieren hebben gestaan) o Hof ten Hoeven (vroegere Pottekaashoeve): boomaanplanting o Bolwerk (citadel) Deel van de citadel is eigendom van Natuurpunt Gidsbeurten door Natuurpunt op aanvraag Beheer: distels maaien (enkel met zeis, niet machinaal), begrazing door koeien Afgesloten deel: enkel begrazing door schapen omdat zij minder schade aanrichten Heel specifieke vegetatie: vb. helling: knotszwammen Activiteiten: o Kamsalamander-fietstocht o Dag van de trage weg, i.s.m. Pottekaashoeve o Bijen- en bloesemdag o Cursus natuurgids o Film: De Nieuwe Wildernis in De Passant (! 130 deelnemers!) o Landschapsdoedag, i.s.m. Vinne en kasteel van Duras o Educatief Natuurbeheer i.s.m. kinderen, scholen Citadel: opruimen maaisel Ijsvogel en wateronderzoek in Aronsthoek in Geetbets Takkenhopen maken voor kamsalamander Hagen planten Meer info: 8. Varia De deadline voor het indienen van de DIP en ZIN projecten ( voor het najaar 2014 ) is 1 juni Begin mei wordt aan alle verenigingen een brief bezorgd om dit aan te kondigen (wordt verstuurd samen met het verslag van deze vergadering). Belangrijk: zowel voor DIP- als ZIN-aanvragen dient bijkomende informatie over het voorgestelde programma ingediend te worden! Indien deze informatie ontbreekt zal de aanvraag sowieso niet weerhouden worden (zie reglement cultuurprojecten!). De formulieren voor het indienen van een DIP- of Zin-aanvraag vind je op de website van de stad, onder vrije tijd cultuur organisatie culturele/sportevenementen of Geplande activiteiten: o Nog tot 1/6: Tentoonstelling Ria Ballet (Aquarel) en Nicole Smets (keramiek) in het Historisch Stadhuis op de Grote Markt o 1-4 mei: Fameus Fruitweekend (Toeristische dienst): Donderdag 1/5: nocturne wandelingen langs sfeervol verlichte fruitplantages Vrijdag 2/5: Culinaire Fruitwandeling Zaterdag 3/5: Ezeltochten langs het Vinne met smakelijke afsluiter Zondag 4/5: Legendarische 2PK-tocht o 10/5: Will Tura organisatie RD Zoutleeuw reservatie: 011/ of 0478/ o 11/5: Bloemen- en plantenmarkt (Toeristische dienst) o 18/5: Duck-race op de Kleine Gete o 29/5: Beiaardbezoek (Toeristische dienst)

8 o 1/6: Dag van de Open Kerken: Carré van de 4 kerken Thema: Herinneringen aan (Zoutleeuw, Budingen, Bos en Helen) o 8/6: Rommelmarkt (MP-Events)- parking Middenschool en VBS Zoutleeuw Meer info over deze activiteiten vind je op en Verenigingen kunnen via nog altijd hun eigen activiteiten ingeven, zodat deze ook verschijnen op deze websites, in activiteitenkalender van dag- en weekbladen, (zie infomap met stappenplan voor ingeven van activiteiten) Info-avond Klimaatneutraliteit 12/6/14 zolder Lakenhalle: Wat kan de gemeente in het algemeen en verenigingen in het bijzodner doen i.v.m. klimaatneutraliteit? Meer info: Annick Declercq 9. Aansluitend: receptie met hapje en drankje De verslagen van de algemene vergadering van de cultuurraad zijn ook te consulteren op de website van de stad, tijd/cultuur