De social enterprise software van Winkwaves voor organisaties die het social kennisdelen

Transcriptie

1 De social enterprise software van Winkwaves voor organisaties die het social kennisdelen en samenwerken willen ondersteunen met een digitale werkomgeving Winkwaves BV Den Haag wijvan.winkwaves.com

2 In dit document laten we je graag kennis maken met het huidige aanbod van de functionele mogelijkheden van Harmonics. Met social enterprise software Harmonics ondersteunen wij van Winkwaves de menselijke maat binnen de zakelijke werkomgeving om medewerkers zo autonoom, efficiënt en prettig mogelijk te laten (samen)werken. Harmonics biedt medewerkers het gereedschap om digitaal kennis te delen en te borgen, werkprocessen efficiënt in te richten, slimme samenwerkingsverbanden aan te gaan en dat in een vorm waar interactie en social 24/7 de spil vormen. Om de menselijke maat binnen de zakelijke werkomgeving zo goed mogelijk te ondersteunen, nu en in de toekomst, ontwikkelen wij onze social enterprise software Harmonics continu door in cocreatie met onze klanten. Zo spelen wij van Winkwaves continu in op de wisselwerking tussen visie en praktijk, en die van tool en mindset. Namens Wij van Winkwaves, Dr. René M. Jansen Juli 2015 Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 1

3 Winkwaves Harmonics biedt veel mogelijkheden voor interne communicatie, waaronder: Nieuwsberichten plaatsen (al dan niet met geagendeerde publicatiedatum en/of notificaties om de actualiteit te controleren). Een digitaal en interactief (personeels)magazine met rich media. Personalisatie van informatiestromen op basis van eigenschappen uit het profiel (bijv. afdeling, kennisgebied, regio, etc). Nieuws van afdelingen en staven (al dan niet automatisch) doorpubliceren. User generated nieuws. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 2

4 Winkwaves Harmonics biedt alle bekende social features geoptimaliseerd voor zakelijk gebruik, zoals (micro)bloggen, wiki's, liken, taggen, volgen en durftevragen. Alles in Harmonics heeft een tijdlijn : een document heeft een tijdlijn voor reacties en het inzichtelijk maken van de versiehistorie, een groep, een bijeenkomst en een vraag (ook inclusief afsluitmogelijkheid met het gevonden antwoord). Harmonics ondersteunt zowel het actief en gecontroleerd onder de aandacht brengen van berichten als de steeds vaker gewenste transformatie van push naar pull content. Hierdoor krijgen mensen controle om zelf te bepalen welke updates van onderwerpen, projecten en mensen ze op hun eigen tijdlijn willen zien. Nieuwe medewerkers of mensen die zich willen verdiepen in een onderwerp of groep, kunnen zich goed inlezen middels de tijdlijnen van (proactief gesuggereerde of zelf gevonden) informatie, projecten en mensen. Bovenaan vinden ze de actualiteit en laatste versies, maar indien gewenst kunnen ze ook de hele geschiedenis en totstandkoming (hoe zijn we hier gekomen) terugkijken. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 3

5 Winkwaves Harmonics kan goed ingericht worden als kennisbank, bijvoorbeeld om documenten, procedures of protocollen op gestructureerde wijze te ontsluiten. Daarbij kunnen zowel handmatig beheerde structuren gebruikt worden (in het voorbeeld hieronder bijv. de arbeidsvoorwaarden ), als automatische dynamische structuren (in het voorbeeld hieronder bijv. P&O Nieuws). We tonen dan naar keuze de meest populaire of de laatst-toegevoegde documenten die aan een verzameling aan criteria voldoen (bijv.: project, afdeling, auteur, onderwerp). Er is vervolgens ook een diversiteit aan visualisaties in het overzicht, zoals welke meta-informatie (zoals auteur, naam van het document, datum) je wilt tonen, als welke informatie je wilt tonen (bijvoorbeeld de eerste tekstregel, afbeelding, etc). Een kennisbank kan niet bestaan zonder een goede zoeken en vinden functie. Met Harmonics vindt je met één zoekopdracht eenvoudig de relevante mensen en expertise, groepen of projecten, bijeenkomsten en documenten. Deze kun je vervolgens met uitgebreide filters verfijnen om snel het antwoord te vinden. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 4

6 We bieden ook de mogelijkheid van wederzijdse koppeling met andere systemen via OpenSearch. Hierdoor kunnen zoekresultaten uit andere systemen in de interface van Harmonics getoond worden, of kunnen andere systemen de zoekresultaten uit Harmonics tonen. Beheerders of communitymanagers kunnen gewenste zoekresultaten sponsoren, vergelijkbaar met google ads. Zo komt de laatste versie van het personeelsreglement altijd bovenaan de zoekresultaten te staan, met daaronder eventuele discussies waarin het personeelsreglement wordt genoemd. raakt en elkaar versterkt. Last but not least kunnen klanten de kennisbank combineren met sociale kennisdeling via wiki s en communities of practice. Denk aan een radiologen community bij een ziekenhuis, waar je overzichtelijke gerangschikt alle protocollen kunt bekijken en daarnaast kennis en inzichten deelt en discussies voert om samen te leren. Waarmee statische en dynamische kennisuitwisseling verweven Een technisch installatiebureau koos er bijvoorbeeld voor om de community mee te laten schrijven aan verfijningen van de werkprocedures op basis van waar monteurs in de dagelijkse praktijk tegenaan lopen. Waarmee je je kennisbank steeds up to date houdt met de continu ontwikkelende inzichten en context. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 5

7 Winkwaves Harmonics kan op drie manieren met (het samen schrijven aan) documenten omgaan: Harmonics als social layer Als verbindende sociale laag boven andere document managementsystemen, waarbij je Harmonics gebruikt voor afstemming en het gesprek óver het document, en het DMS voor beheer en archivering van het document (NB: aan integratie kunnen extra integratiekosten zijn verbonden). Harmonics als DMS Harmonics zelf als DMS gebruiken, zie bijvoorbeeld bijgaande (geanonimiseerde) screendump hoe wij zelf de documenten in het kader van een intranetselectie managen: in de kantlijn vind je alle documenten die relevant zijn voor het selectietraject. In de content heb ik gaande de communicatie, voorbereiding en het schrijven van dit voorstel relevante stukken tekst gekopieerd en aantekeningen gemaakt. Onder de content (buiten beeld van deze screendump) Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 6

8 vind je de tijdlijn met daarin de toelichting op toegevoegde versies, input en reacties van collega s; Harmonics voor online documenten De derde optie is om daar waar mogelijk afscheid te nemen van documenten in de traditionele zin, en alle informatie zelf in Winkwaves Harmonics te plaatsen en te beheren als online documenten. Het grote voordeel daarvan is dat de informatie via elk (mobiel) device toegankelijk en editbaar is. Als auteur kies je zelf wie mee mag kijken, reageren of schrijven. Winkwaves Harmonics biedt hiertoe een rijke editor om eenvoudig tekst op te maken, tabellen aan te maken en illustraties toe te voegen. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 7

9 Om prettig (over tijd en plaats heen) samen te werken is het prettig om je met elkaar verbonden te voelen, op de hoogte te zijn van waar iedereen mee bezig is en met elkaar af te stemmen wie wat wanneer doet. Op Harmonics werk je samen in een samenwerkingsgroep, een logische online plaats waar alles rond het project samenkomt. Zo n groep biedt o.a. een startpagina, tijdlijn, wie-is-wie, chatroom en de project-agenda voor alle mijlpalen, projectbijeenkomsten, stuurgroepoverleggen, etc. De belangrijkste tip is om alle communicatie over het project zo min mogelijk via en zoveel mogelijk via Harmonics te laten verlopen. Eendachtig de mooie Engelse uitdrukking 'are we on the same page' krijgt elk discussiepunt, document of communicatie-item een eigen pagina, waar de projectmanager efficiënt en overzichtelijk alle communicatie en discussies rond het project kan stroomlijnen. Om je met elkaar verbonden te voelen en op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in het project toont de makkelijk te 'volgen' projecttijdlijn alle updates rond het project. Denk aan projectupdates van de projectmanager, nieuwe beschikbare informatie, rapportages, praktijkervaringen, taken en nieuwe versies van documenten. Waar de tijdlijn ideaal is om de ontwikkelingen in het project te volgen, biedt de cover een gestructureerd en door de projectmanager beheerd project-overzicht. Met een projectbibliotheek met alle stukken, de projectplanning, projectkalender en de openstaande acties overzichtelijk bij elkaar; Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 8

10 De groepschat kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor regelmatige 'inloop online groepschat-sessies. Hier kunnen projectdeelnemers vragen stellen over het project en eventuele uitdagingen te bespreken. Wie op de geplande sessies agendatechnisch niet beschikbaar is kan de chat-timeline nakijken en alsnog vragen posten. Zo ontstaat een mooie combinatie van synchrone en a-synchrone communicatie. Last but zeker not least, is het een waardevolle mogelijkheid van Harmonics dat je externen kunt uitnodigen voor (project)groepen. Zo kun je bijvoorbeeld projectdeelnemers van andere organisaties, bureaus of tijdelijk ingehuurde experts eenvoudig mee laten werken. Externen hebben uitsluitend toegang tot de groepen waar je ze expliciet voor uitnodigt, de rest van Harmonics is voor hen veilig afgeschermd en onzichtbaar. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 9

11 Veel organisaties zijn op zoek naar een beter smoelenboek, om collega s niet alleen te vinden op feitelijke informatie zoals naam of afdeling, maar juist ook op basis van expertise, ervaring of interesses. Harmonics biedt hiervoor een uitgebreide wie-is-wie functie. Het profiel kan zowel handmatig gevuld worden in Harmonics, geïmporteerd vanuit LinkedIn, met informatie uit gekoppelde personeelsinformatiesystemen of de Active Directory, of een combinatie hiervan (aan integratie kunnen extra kosten zijn verbonden). Deelnemers bouwen in Harmonics een persoonlijke social expert ranking op, waardoor mensen gevonden worden op hun daadwerkelijke expertise en de waardering die ze in de community krijgen. Als je de wie-is-wie op je (smart)phone opent, kun je op telefoonnummers klikken om direct te bellen. Ook kun je overal waar je een foto van een collega ziet, zoals in de wie- is-wie, op een profielpagina, of bijvoorbeeld op een tijdlijn, direct een chat sturen. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 10

12 Workshops, vergaderingen, werkgroepbijeenkomsten: alle live bijeenkomsten kunnen op Harmonics online voorbereid worden. Met praktische zaken als routebeschrijving en aanmelding. Maar ook om co-creërend met elkaar de agenda op te stellen, vooraf alvast relevant inputmateriaal te verzamelen en standpunten te inventariseren. De ervaring leert dat het online gesprek vooraf vaak al tot afdoende overeenstemming over basispunten leidt, waardoor de schaarse face-to-face tijd volledig gebruikt kan worden voor de complexere onderwerpen. De besproken stukken en uitkomsten kunnen vervolgens ook weer online gedeeld worden waardoor mensen die er niet bij waren toch aangesloten kunnen zijn en blijven. Uiteraard kun je alle bijeenkomsten op Harmonics eenvoudig koppelen en volgen met je Outlook of Apple calender. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 11

13 Harmonics is, naast een intranet en sociale samenwerkomgeving, ook een prettige omgeving voor de persoonlijke productiviteit van kenniswerkers. Je hebt een Mijn werkplek pagina die in basis ingericht kan worden door de beheerders, maar waar je als individu volledig controle hebt hoe je hem wilt inrichten: Voor ToDo's, je leeslijst en eenvoudige (al dan niet geïntegreerde) toegang tot applicaties. Je kunt zelf instellen welke notificaties je wilt ontvangen, hoe vaak, en op welke manier. Hoe werkt dit bijvoorbeeld in de praktijk van een adviesbureau? De consultants maken hun aantekeningen niet langer op papier, maar als bijdrage in Harmonics. Middels trefwoorden wordt het soort gesprek, het onderwerp en de klant getypeerd, zodat anderen eenvoudig mee kunnen lezen wat er op hun onderwerpgebied / bij hun klanten allemaal speelt. Als er acties in het gesprek zijn afgesproken, plaatsen de consultants de bijdrage met 1 klik op hun todo-lijst, al dan niet met een herinneringsnotificatie wanneer de actie klaar moet zijn. Doordat Harmonics helemaal responsive is ontworpen, hebben de consultants overal toegang tot hun aantekeningen, projectdocumenten en todo s: Op kantoor, thuis of onderweg, via de desktop, tablet of smart phone. Sterker nog, dankzij het responsive ontwerp zijn alle functionaliteiten, inclusief alle beheerfuncties, op elk device beschikbaar: De hele omgeving past zich qua interface, bediening en contentpresentatie aan aan het gebruikte apparaat, mits het voorzien is van een moderne browser (ondersteuning html5 en CSS3). De omgeving werkt derhalve ook vlekkeloos op ipads, tablets en moderne smart phones. Hiervoor is geen installatie van apps nodig, maar kan via een shortcut-icoon op het startscherm direct naar de omgeving gesprongen worden. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 12

14 Harmonics sluit zo prachtig aan op BYOD: Bring Your Own Device, waarbij met gelaagde toegangsmogelijkheid toegang kan worden verkregen tot eventuele achterliggende back-office systemen. Harmonics past vloeiend in elke moderne ICT omgeving. Het kan zowel als portal / sociale laag boven andere systemen of als primaire informatiesysteem acteren. Je kunt eenvoudig zelf formulieren of back-office systemen integreren via i-frames en i-pages. Ook kunnen geavanceerdere tweerichtingskoppelingen met back-office gerealiseerd worden via REST API s. De integratiemogelijkheden bespreken we altijd graag in goed overleg. Aan koppelingen kunnen extra kosten verbonden zijn. Kennismaken met functionele mogelijkheden van Harmonics 13