NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 22 NOVEMBER 2011 Aanwezig: 96 leden

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 22 NOVEMBER 2011 Aanwezig: 96 leden 1. Opening De voorzitter, Henk Salome, opent de vergadering en heet alle aanwezige leden van harte welkom. Alvorens de vergadering te beginnen wil hij stil staan bij het overlijden van twee prominente leden van de vereniging in het afgelopen jaar. Joop Kramer overleden op 11 mei Joop was jarenlang bij veel evenementen actief in de keuken. Leo Lievaart overleden op 8 juli Leo was tien jaar de drijvende kracht achter het Open Bloemen toernooi. Ter nagedachtenis wordt een moment van stilte gehouden. 2. Voor de vergadering ingekomen stukken Er hebben zich 4 leden vooraf afgemeld voor de vergadering: Mischa Wetzels, Gerard de Roodt, Tineke vd Berg en John Zeeman. 3. Bestuursmededelingen We hebben weer een goed seizoen gehad, helaas werkte het weer minder goed mee in de zomer, maar vooral het voor- en naseizoen zijn goed geweest. De sluiting van het park was toch eerder dat de datum vermeld in de nieuwsbrief en op het evenementenbord. Dit was te wijten aan de interne communicatie binnen het bestuur. Er zal worden gezorgd dat dit in de toekomst niet meer gebeurt. Het Stichtingbestuur is gewijzigd, doordat Pieter hieruit moest treden wegens zijn bestuursfunctie binnen de vereniging. Zijn plaats is ingenomen door Frans Zwarts. Het Stichtingbestuur bestaat nu uit de volgende 3 personen: Frans Remmerswaal, Henri Swaans en Frans Zwarts. Er zal net als afgelopen seizoen weer gewerkt gaan worden met de verplichte bardienst. Vanwege de tijdsdruk is er afgelopen seizoen een korte, niet duidelijke brief verstuurd die door de KNLTB was opgesteld. Dit zal voor komend seizoen zeker anders zijn. Hiervoor zullen alle leden een brief ontvangen met duidelijke uitleg, spelregels en wijze van inschrijving voor de bardienst. De leden die afgelopen seizoen niet konden of wilden inschrijven zullen nu de eerste gelegenheid hiervoor krijgen. 17 Januari 2012 bestaat LTC Naaldwijk 50 jaar. Iets wat we niet zomaar voorbij zullen laten gaan. Het hele seizoen zal in het teken staan van dit jubileum! Leo Voogt zal hier later in de vergadering op terugkomen. Het bestuur komt iedere 2 e maandag van de maand bij elkaar. Daarnaast hebben de diverse commissies apart vergadering. Verder zijn afgevaardigden van het bestuur afgelopen jaar naar de KNLTB-vergadering, Westlandse Tennisverenigingen Overleg en een KNLTB bijeenkomst op de Metsbanen geweest. Alle vrijwilligers en commissieleden worden bedankt voor hun medewerking het afgelopen seizoen. 4. Goedkeuring notulen algemene ledenvergadering 14 februari 2011 Notulen worden doorgenomen en goedgekeurd. 5. Jaarverslag 2011 Het jaarverslag wordt kort doorgenomen. Ieder bestuurslid zal mondeling e.a. toevoegen. 1

2 Technische Commissie Pieter Eenhoorn Pieter presenteert de doelstellingen voor de TC: - Een harmonieus verenigingsleven waarbij recreatie en prestatie evenwichtig binnen de vereniging zijn gestructureerd. - Een goed georganiseerde en gezellige competitiedeelname. De competitiezaken worden uitgevoerd door Gerard vd Bos en Wanda van Wensveen. - Goede en uitdagende tennistechnische opleiding jeugd. Dit breed genomen dus voor alle niveaus. - Aansprekende en gezellige toernooien. - Passende trainingsmogelijkheden met aanzuigende werking. Jeugd Zaken Marleen vd Graaf Veel is al besproken in het technische verhaal dat Pieter heeft weergegeven. Marleen heeft binnen haar commissie hulp van Frank vd Burg (competitie), Elma vd Bos (evenementen). Tanja Mutsears (toernooileiding) is dit jaar gestopt en haar taken zijn overgenomen door Miranda Kouwenhoven. Verder uiteraard dank aan alle ouders die geholpen hebben afgelopen seizoen. Ledenadministratie Jan Dijsselbloem Jan geeft de actuele ledenstand door: totaal 1099 leden. Er is op dit moment geen wachtlijst. Vanwege de opzegtermijn van 1 december voorafgaand aan het tennisseizoen is er nu een lichte terugloop door afzeggingen van leden, maar deze zal weer worden rechtgetrokken met nieuwe leden welke nog worden aangemeld tot en tijdens het nieuwe seizoen. De KNLTB heeft aangegeven dat er een landelijke terugloop is in het ledenaantal, maar dat ons district geen teruggang heeft maar stabiel blijft. Bar en Evenementen Rien Wagemakers Rien geeft aan dit jaar te stoppen met zijn bestuursfunctie. Hij zal nog wel actief blijven binnen de barcommissie. De barcommissie bestaat op dit moment slechts uit 5 personen. Algemene zaken en Parkbeheer Leo Voogt Leo geeft aan dat de banen er afgelopen seizoen perfect bijlagen. De 2 gravelplus banen zijn begin van het seizoen omgebouwd naar gewone gravel banen. En deze 2 banen lagen er perfect bij en zijn veel bespeeld. Complimenten aan onze parkbeheerder Andre en de weekendhulpen Joop en Bert. Uiteraard ook dank aan de banenploeg die ieder jaar weer zorgen dat de banen er aan het begin van het seizoen perfect bijliggen! De banenploeg bestaat uit: Andre..(??namen Leo) Komend jaar is een jubileumjaar voor LTC Naaldwijk. De club bestaat op 17 januari jaar. Er zullen diverse activiteiten worden georganiseerd. Hiervoor is een jubileumcommissie in het leven geroepen. Via de KNLTB is een draaiboek ontvangen. Op dit moment staan in de planning: Een openingsfeest op 31 maart, jeugdtoernooi, 50+ toernooi, extra festiviteiten tijdens het open toernooi en een feestavond op 15 september Via nieuwsbrieven en aankondigingen worden alle leden hier nog van op de hoogte gesteld. PR en Sponsoring Remco Salome Remco is afgelopen seizoen alleen begonnen en heeft gelukkig nieuwe commissieleden gevonden voor zijn commissie, Christel Schalke, Vanja vd Palm, Stefan vd Ende en Natasja Gentevoort. Er zou nog iemand bij kunnen! Hij heeft gesprekken gehad met de huidige sponsoren over hun verwachtingen van LTC en er is een nieuwe baansponsor voor de hoofdbaan: van Dijk Flora. 2

3 In 2012 richt de sponsorcommissie zich op de volgende punten: - Huidige sponsors behouden en meer betrekken bij de club. - Uitbreiden van de sponsormogelijkheden. - Opstellen sponsorreglement. - Aanpassen website (deze zal begin van het nieuwe seizoen actief zijn). - Uitbreiden van de PR activiteiten (o.a. in de pers/ het Hele Westland). 6. Financiële verantwoording seizoen De penningmeester, Henri Swaans, geeft een toelichting op de cijfers. Bij de vereniging is een afname van de sponsorbijdrage te zien. Verder draait de vereniging op de sponsorbijdrage. Dit is iets wat niet de bedoeling moet zijn. De sponsorbijdrage moeten kunnen worden gebruikt voor extra activiteiten en niet voor de reguliere bedrijfsvoering. Verder is er een verlaging van het rentepercentage. Aan de uitgavenkant zijn hogere kosten gemaakt aan BHS wegens de 2 nieuwe gravelplusbanen. Er zijn geen extra kosten gemaakt voor het oplossen van de problemen van de 2 gravelplusbanen! Op de spaarrekening staat Er is gekeken om dit op een deposito te zetten, maar wegens de minimale marge is besloten dit op de spaarrekening te laten staan. Bij het open toernooi en de baromzet is een daling in de omzet te zien! En deze zet zich nog verder voort! De hal wordt ondergebracht in de Stichting. De stichting draait positief (als gemaakte kosten van de hal, leges etc. eruit worden gehaald). Henri geeft aan dat hij in ieder geval nog aanblijft als bestuurslid t/m seizoen Henri bedankt BDO en vd Eijk administratie voor hun medewerking. Het lopende seizoen ( ) loopt vooralsnog conform a. Verslag kascontrole commissie Deze commissie bestond uit John Zeeman en Wim van Etten. Zij hebben met Henri de financiële stukken doorgenomen en er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. Zij stellen voor de penningmeester te dechargeren voor zijn gevoerde beleid. De vergadering stemt hiermee in. 6b. Verkiezing kascontrole commissie Aftredend lid is Wim van Etten. Ivo Berendse stelt zich beschikbaar als nieuw lid voor deze commissie, de vergadering stemt hiermee in. 6c. Contributieverhoging Zoals uit de financiële cijfers blijkt lopen de sponsorbijdragen achteruit. De reguliere bedrijfsvoering moet gedragen worden door de leden/contributiebijdragen. Dit is nu niet het geval, ook de sponsorbijdragen worden hiervoor aangewend. De sponsorbijdragen dienen in principe als extra inkomsten voor extra uitgaven van jeugd en andere zaken. Daarbij komt dat de contributie jarenlang stil is blijven staan. Het bestuur stelt daarom de volgende verhoging voor: Senioren en dagleden + 5,00 Jeugdleden + 2,00 Vanaf volgend seizoen zal de contributie dan jaarlijks meegroeien met een prijsindex. 3

4 Deze contributieverhoging heeft geen enkele relatie met de financiering van de hal! De hal moet zichzelf exploiteren. Indien er in het voorjaar wordt gekozen voor wijziging van ondergrond, dan zal de contributie opnieuw worden vastgesteld. In verhouding met overige westlandse verenigingen is onze contributie niet hoger. De vergadering stemt in met deze contributieverhoging. Automatische Incasso Er wordt al een aantal jaren gewerkt met automatische incasso. Er blijven een aantal die geen automatische incasso hebben afgegeven. Dit gaat om ca. 40/50 leden. Middels een brief zullen deze leden vriendelijk verzocht worden om te gaan betalen via automatische incasso. Voor nieuwe leden geldt al een verplichte automatische incasso. De vergadering stemt in met verplichte automatische incasso. 7. Bestuursverkiezing - Volgens rooster treedt af Carianne Lievaart, secretaris, zij stelt zichzelf herkiesbaar. - Rien Wagemakers is formeel al afgetreden in de ledenvergadering van 14 februari Er is nog geen opvolging voor deze bestuursfunctie, bar en evenementen. Hiervoor zijn ook geen aanmeldingen gekomen VACATURE. - Tussentijds in ingetreden Jan Dijsselbloem, ledenadministrateur. - De functies algemene zaken en parkbeheer zijn samengevoegd en worden waargenomen door bestuurslid Leo Voogt. De vergadering stemt hiermee in. Bloemen voor Rien Wagemakers, Wim van Etten (aftredend lid kascommissie) en Cees Visser. Cees Visser stopt met de organisatie van het rackettrekken, dit heeft hij vele jaren met veel inzet gedaan, waarvoor namens de vereniging heel veel dank! 8. Toekomst LTC Naaldwijk Alle leden hebben per post een mooie folder ontvangen met de visie van het bestuur op de toekomst van LTC Naaldwijk, Hoe spelen we LTC Naaldwijk klaar voor de volgende 50 jaar?. Deze folder is uitgegeven is samenwerking met Natascha van Gentevoort (Raak Communicatie) en Stefan vd Ende (vormgeving). Waarvoor dank voor hun medewerking! De voorzitter ligt het stuk nader toe. Het stuk is een inventarisatie en een blik vooruit, waarbij rekening wordt gehouden met de ontwikkelingen binnen en buiten de vereniging. Banen -9 Banen zijn binnenkort aan een groot onderhoud toe (gravel eruit, nieuwe drainage). Dit blijkt n.a.v. van het keuringsrapport van de KNLTB. -De ondergrond van onze banen, gravel, kent een kort seizoen. -Omliggende verenigingen zijn overgegaan naar seizoensverlengende ondergrond. -LTC Naaldwijk heeft nog geen winterfaciliteit, leden spelen elders. De bouwcommissie is bezig met een vergunning voor een Veldemanhal. Vanuit de gemeente blijkt hiervoor geen bezwaar meer, het afwachten is op de definitieve papieren van de gemeente. Kantine -Er is de laatste jaren een grote terugloop in vrijwilligers. -Dit blijkt ook uit de vacatures binnen het bestuur, vacature bar&evenementen, en een teruglopende barcommissie. 4

5 -Bij een eventuele andere/seizoensverlengende ondergrond neemt deze druk alleen nog maar meer toe. -Ondanks de inzet van vrijwilligers kent de bar/keuken een wisselende kwaliteit. -Het assortiment is afgenomen. -De baromzet daalt! -Er is afgelopen jaar een oproep geweest onder de leden voor het pimpen van de kantine. -Onze parkbeheerder gaat 1 juli 2013 met pensioen. Dit is een fulltime job. Werkzaamheden die dan vrijkomen: kantine overdag, onderhoud park, banen en groenvoorziening. Winteraccommodatie Op 8 juni 2010 hebben de leden gestemd voor een Veldemanhal met Smashcourt. Hierdoor zou ons park totaal 13 banen krijgen, waarvan 4 overdekt. De halcommissie heeft hierin veel werk verzet. Deze bestaat uit Gerard de Roodt, Jan Kortekaas en Jan van der Valk. Dank hiervoor! Zij zullen zich verder bezighouden met de bouw. Nadelen van geen winteraccommodatie: -jeugdleden trainen elders (Wateringen) -seniorleden spelen elders -geen uitwijkmogelijkheid bij slecht weer. Volgens de cijfers van de KNLTB is en blijft het ledenaantal stabiel in onze regio. Uit voorgaand betoog blijkt duidelijk hoe LTC Naaldwijk ervoor staat en dat de nodige acties genomen moeten worden om de komende jaren weer op een positieve manier te kunnen bloeien en groeien. Doelstelling van het bestuur luidt: Een levendige vereniging met een gevarieerd ledenbestand en op alle vlakken een ideale mix tussen kwaliteit en gezelligheid. Meer specifiek: Een evenwichtige verdeling tussen recreatie en prestatie met een goed georganiseerde maar ook gezellige competitiedeelname. Uitdagend opleidingsprogramma voor de jeugd en aansprekende en sfeervolle tennistoernooien. Verder een winteraccommodatie en jaarrond op het park en in de kantine terecht kunnen om na te genieten van een lekker en betaalbaar hapje en drankje. Hiervoor zijn volgens het bestuur de volgende acties nodig (deze zullen worden onderzocht door verschillende werkgroepen): 1. Onderzoek naar nieuwe ondergrond 4 banen blijven gravel (2 banen die begin dit seizoen zijn vervangen van gravelplus door gravel en de 2 banen daarnaast, de Koornneef, de Boer, Thermeta en Rabobaan). 5 banen een nieuwe seizoensverlengende ondergrond, smashcourt lijkt logisch maar dit is aan de commissie. 4 banen Vedemanhal met Smashcourt. 2. Verpachten van de kantine en het onderhoud Het bestuur stelt voor de kantine- onder nader uit te werken voorwaarden en condities met ingang van seizoen 2013 te verpachten. Tevens willen we hier het baanonderhoud (na vertrek van Andre van Es) aan koppelen. Er moet worden onderzocht welke gevolgen dit heeft voor de exploitatie, waarbij de prijzen redelijk blijven. Er moet worden gekeken aan welke uitgangspunten de pacht moet worden voldaan. 5

6 3. Realiseren winteraccommodatie Bij een heldere exploitatie en goede financiering! Verder moet er worden geïnvesteerd in de jeugd, een platform worden geboden aan senioren (55+) en een actief sponsorbeleid en oprichting van een businessclub. Er komt een betere informatievoorziening (website, nieuwsbrieven, twitter etc.). Er zullen diverse werkgroepen vanuit de leden moeten worden gevormd om dit uit te werken. Zodat er in het voorjaar van 2012 beslissingen kunnen worden genomen. In de informatiefolder die alle leden hebben ontvangen staat een overzicht van alle financiële consequenties. 17 januari 2012 bestaat LTC Naaldwijk 50 jaar, en dit jubileumjaar wordt uiteraard gevierd dmv verschillende evenementen. 9. Rondvraag Frans Remmerswaal: Hoe staat de tennisschool tegenover een hal? De tennisschool staat hier uiteraard positief tegenover. Mark-Paul Burgersdijk geeft aan dat de rol van de tennisschool moet worden ingevuld door het bestuur en de leden, maar dat hij er positief tegenover staat. Kitty Kester: Verdeling van de uren in de hal voor leden en tennisschool? Primair moet er een goede combinatie zijn tussen leden en de tennisschool. Dit zal allemaal moeten worden meegenomen in de exploitatie van de hal. Ruud Vollebregt: Ledenaantal neemt op dit moment af, waarom een hal? Het ledenaantal moet bekeken worden aan het begin van het seizoen. Leden hebben t/m 31 december de mogelijkheid tot opzeggen. Maar aanmelden kan nog daarna en tijdens het seizoen. KNLTB geeft aan dat onze regio stabiel is. Er komt een actieve benadering via schooltennis, straattennis, park Hogeland, pers etc. Anja vd Voort: Bij de stemming van de hal was smashcourt geen optie, waarom nu ineens wel? In hallen om ons heen is veel leegstand. Uit KNLTB rapport blijkt dat banen wel degelijk aan vervanging toe zijn en een combinatie tussen gravel en smashcourt kan volgens de KNLTB. Met de exploitatie wordt met verschillende bezettingen van de hal rekening gehouden, dus dit wordt allemaal meegenomen. De voorzitter benadrukt dat de hal alleen doorgaat als de exploitatie gezond is. Frans Alewijnse: Hoe lang loopt ons huurcontract nog met de gemeente? Dhr Kunst geeft aan goed te verdiepen in dit huurcontract. De pachtovereenkomst loopt 2018 en wordt daarna steeds voor 5 jaar verlengd. Frans Remmerswaal geeft aan dat de opstalovereenkomst voor 30 jaar is en dat het zeer onwaarschijnlijk is dat het huurcontract dan niet verlengd wordt. Dit wordt nader uitgezocht. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en bedankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid. 6