Verordening regelende de instelling, taak en werkwijze van de beheerscommissie accommodaties

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Ermelo. Nr. CVDR56261_1 12 december 2017 Verordening regelende de instelling, taak en werkwijze van de beheerscommissie accommodaties Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. sociaal-culturele accommodaties: gemeentelijke gebouwen die tot doel hebben het bieden van ruimte aan verenigingen en groepen in Ermelo, om zo een bijdrage te leveren in het doen functioneren van het welzijn in de gemeente, welke gebouwen of gedeelten van gebouwen daartoe bij besluit van het college zijn aangewezen; b. de commissie: de beheerscommissie accommodaties; c. het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo. Artikel 2 - Instelling Er is een beheerscommissie accommodaties die tot doel heeft het bieden van goede faciliteiten aan sociaal-culturele instellingen tegen een redelijke prijs en in die zin het beheer en de exploitatie heeft van de sociaal-culturele accommodaties die onder haar vallen. Artikel 3 - Samenstelling 1. Het bestuur bestaat uit 5 leden. 2. De leden worden benoemd door het college op voordracht van de commissie, voor een periode van 4 jaar. Een lid kan eenmaal voor een periode van 4 jaar worden herbenoemd. 3. In afwijking van het voorgaande lid worden in de eerstbenoemde commissie 2 leden voor 2 jaar benoemd. 4. Het lidmaatschap eindigt door: a. verlies van de hoedanigheid op grond waarvan men is benoemd; b. opzegging; c. overlijden. 5. De leden hebben betrokkenheid met het sociaal-cultureel leven in Ermelo en bekendheid en verbondenheid met de Ermelose samenleving. 6. Voor het lidmaatschap is vereist dat men woonachtig is in Ermelo en de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt. 7. Personen in dienst van de commissie kunnen geen lid van de commissie zijn. 8. Een lid van de commissie mag niet: a. in rechtsgedingen waarbij de commissie in verband met sociaal-culturele aangelegenheden betrokken is, als advocaat of procureur optreden; b. middellijk noch onmiddellijk deelnemen aan leveringen of aannemingen ten behoeve van de accommodaties; c. een gift of provisie of beloning aannemen, of enig voordeel hoe dan ook genaamd en in welke vorm ook genieten ter zake van de commissie, een en ander behoudens de ingevolge artikel 12 toegekende vergoeding. Het lid dat hiermee in strijd handelt kan door het college van zijn lidmaatschap vervallen worden verklaard. 9. Het lidmaatschap van de beheerscommissie accommodaties is niet verenigbaar met het lidmaatschap van het college en de raad. 10. Het college kan een lid van de commissie dat naar zijn oordeel in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie, voor maxi maal 4 maanden schorsen of ontslaan. Artikel 4 - Taakverdeling De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter, een waarnemend voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Artikel 5 - Taken en bevoegdheden van de commissie 1. De commissie heeft de volgende bevoegdheden: 1

2 a. het beheren, waaronder begrepen het onderhoud, het schoonhouden en het verhuren van de accommodaties; b. dagelijks beheer van de accommodaties, waartoe onder meer behoort: I. het houden van toezicht op de handelingen van het personeel en het vaststellen van instructies voor het personeel; II. het geldelijk beheer en het houden van toezicht op het kasbeheer, de boekhouding en de administratie; III. het houden van toezicht op het beheer, gebruik en onderhoud van de accommodaties; c. het vaststellen van de gebruiksregels en tarieven voor de accommodaties; d. het adviseren van de gemeenteraad en het college omtrent alle zaken betreffende het beheer en de exploitatie van de accommodaties. 2. De commissie benoemt, schorst of ontslaat het personeel. 3. De rechtspositieregelingen geldende voor de ambtenaren in dienst van de gemeente Ermelo zijn van toepassing op het door de commissie aangestelde personeel. 4. De commissie heeft de voorafgaande instemming van het college nodig: a. voor zover besluiten ingevolge het tweede en derde lid financiële gevolgen hebben of kunnen hebben waarmee in de begroting geen rekening is gehouden, dan wel in afwijking zijn van de in het derde lid bedoelde rechtspositieregelingen; b. voor aanpassingen aan de accommodaties die het aanzien of de vaste inrichting in belangrijke mate wijzigen. 5. De commissie kan zich voor de vervulling van haar taak laten bijstaan door adviseurs. 6. De commissie houdt minimaal één keer per jaar een consultatieronde onder de gebrui kers van de accommodaties. Artikel 6 - Werkwijze van de commissie 1. De commissie vergadert zo dikwijls als door de voorzitter, dan wel ten minste 2 leden van de commissie nodig wordt geoordeeld. 2. De voorzitter draagt er zorg voor dat de oproepingen, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste 8 dagen voor de dag van de vergadering aan de leden worden toegezonden. 3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Artikel 7 - Quorum 1. De vergadering vindt geen doorgang indien niet ten minste de helft van het aantal zittende leden aanwezig is. 2. In geval een vergadering op grond van het eerste lid geen doorgang kan vinden, belegt de voorzitter binnen 14 dagen een nieuwe vergadering. 3. Indien wegens onvoltalligheid op grond van het tweede lid een nieuwe vergadering is belegd, beraadslagen en besluiten de aanwezige leden over de onderwerpen die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld, ongeacht het aantal leden dat aanwezig is. Artikel 8 - Stemmen 1. Over alle zaken wordt mondeling bij hoofdelijke oproeping gestemd, tenzij door geen van de aanwezige leden bij het nemen van een besluit om stemming wordt gevraagd. 2. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid van stemmen geëist van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen. Een blanco stem geldt als een niet uitgebrachte stem. 3. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling. 4. Indien de stemmen staken bij een stemming, niet een benoeming betreffende, wordt het te nemen besluit tot een volgende vergadering uitgesteld, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. Indien bij herstemming de stemmen staken, wordt het voor stel geacht te zijn verworpen. 5. Wordt bij stemming over personen, een benoeming betreffende, de vereiste meerder heid niet verkregen, dan vindt herstemming plaats tussen de personen die de meeste stemmen op zich verenigd hebben. Indien bij deze stemming de stemmen opnieuw staken, beslist het lot. Artikel 9 - Huishoudelijk reglement Alle zaken betreffende de interne aangelegenheden van de commissie worden geregeld bij huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten in strijd met deze verordening. De commissie zendt het huishoudelijk reglement ter kennisname aan het college. Artikel 10 - Verantwoording 1. De commissie brengt jaarlijks uiterlijk op een door het college bepaalde datum verslag uit over haar werkzaamheden aan het college. 2

3 2. De commissie en de leden van de commissie geven het college alle inlichtingen die het college voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Artikel 11 - Financiën 1. De commissie biedt het college jaarlijks vóór 1 juni een ontwerpbegroting met toelichting aan en vóór 1 mei een ontwerpjaarrekening met toelichting. 2. Het college neemt het ontwerp van de commissie ongewijzigd over, tenzij dit naar het oordeel van het college in strijd is met het recht, het algemeen of financieel belang van de gemeente. Wanneer het college de begroting en jaarrekening de raad in ontwerp aanbiedt, doet het college verslag van de gang van zaken. 3. De administratie van bezittingen en schulden en van inkomsten en uitgaven van de commissie geschiedt, voor zoveel mogelijk, overeenkomstig de ingevolge artikel 212 en 213 van de Gemeentewet vastgestelde gemeentelijke Beheersverordening en Controleverordening. Artikel 12 - Vergoeding De leden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie, alsmede van reis- en verblijfkosten binnen de gemeente, overeenkomstig de gemeentelijke Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden. Artikel 13 - Wijziging of intrekking van de verordening 1. De commissie kan een verzoek tot wijziging of intrekking van deze verordening indienen bij de raad van de gemeente Ermelo. 2. De raad van de gemeente Ermelo kan te allen tijde de verordening wijzigen of intrekken. De raad kan niet daartoe overgaan dan na overleg met de commissie. Artikel 14 - Slotbepaling 1. Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening beheerscommissie accommodaties" en treedt in werking zes weken na de dag van openbare bekendmaking van deze verordening. 2. De op de datum van inwerkingtreding zitting hebbende leden op grond van de op 26 juni 1980 vastgestelde "Verordening beheerscommissie accommodaties" blijven zitting houden tot de datum waarop de leden zoals bedoeld in artikel 3 zijn benoemd, doch uiterlijk tot 1 oktober Met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de op 26 juni 1980 vastgestelde "Verordening beheerscommissie accommodaties". 4. Met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening vervallen tevens de op 26 juni 1980 vastgestelde Verordening financieel beheer accommodaties en "Regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en boekhouding belaste ambtenaren, alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekeningen". Toelichting bij de Verordening regelende de instelling, taak en werkwijze van de beheerscommissie accommodaties Algemeen De beheerscommissie accommodaties, functionerend ingevolge de Verordening betreffende samenstelling en bevoegdheden van de beheerscommissie accommodaties vastgesteld op 26 juni 1980, presenteerde in 2001 haar beleidsvisie. De gemeenteraad heeft ingestemd met de uitvoering van de beleidsvoornemens voor een periode van vooralsnog 4 jaar. De essentie van de geformuleerde visie is de exploitatie en het beheer van de sociaal-culturele accommodaties doelmatiger te voeren. Daartoe is onder meer nodig dat het bestuur van de beheerscommissie accommodaties slagvaardig en flexibel kan opereren. De voorgenomen wijziging in de bestuurssamenstelling vergde een aanpassing van bovenbedoelde verordening. Aangezien bedoelde verordening erg gedateerd is, heeft het college gekozen voor het opstellen van een nieuw vast te stellen verordening, met intrekking van de oude. In de nieuwe opzet zijn de wijzigingen verwerkt, met inachtneming van de bepalingen uit de nieuwe Gemeentewet die op 7 maart 2002 geldt in werking is getreden. Het college heeft besloten tot instelling van de beheerscommissie accommodaties. Het college is daartoe bevoegd op grond van artikel 83 van de Gemeentewet. Tevens heeft het college besloten om de instelling, taak en werkwijze van de commissie te regelen in een verordening. De verordening kan worden aangehaald als Verordening beheerscommissie accommodaties. Vervolgens heeft het college de centrale accommodatie "De Dialoog" en het wijkcentrum "De Leemkuul" aangewezen als de accommodaties die onder het beheer van de commissie vallen. Artikel 1 - Begripsbepalingen Deze zijn overgenomen uit de oude verordening. Het begrip bestuursorganen komt in de nieuwe verordening niet meer voor en is geschrapt. Toegevoegd is het begrip: het college, waaronder wordt verstaan het college van burgemeester en wethouders van Ermelo. 3

4 Artikel 2 - Instelling Dit artikel is opgenomen om vast te leggen met welk doel de beheerscommissie accommodaties is ingesteld. Artikel 3 - Samenstelling Eerste lid: het aantal bestuursleden is teruggebracht van 11 naar 5. Tweede lid: benoeming van de leden geschiedt op voordracht van de beheerscommissie accommodaties en door het college en niet langer door de raad. De zittingsperiode is 4 jaar gebleven, maar is niet meer gekoppeld aan de zittingstermijn van de raadsleden. Derde lid: om gelijktijdig aftreden van het gehele bestuur te voorkomen regelt dit lid dat in de eerstbenoemde commissie 2 leden voor 2 jaar worden benoemd. Vierde lid: beschrijft waardoor het lidmaatschap eindigt. Vijfde lid: in de nieuwe situatie is de samenstelling van het bestuur niet meer gekoppeld aan een representatieve gebruikersvertegenwoordiging. Voor de samenstelling van een bestuur wordt gezocht naar kandidaten die voldoen aan een aantal criteria¹, waarbij wordt gelet op het realiseren van diversiteit² in het bestuur. Zesde, zevende en achtste lid: hierin zijn de voorwaarden voor lidmaatschap van de commissie, zoals deze ook golden in de oude situatie, vastgelegd. Negende lid: wethouders en raadsleden kunnen niet langer deel uitmaken van het bestuur van de commissie. Deze bepaling is conform de lijn van denken in de beleidsvisie, namelijk dat het bestuur van de commissie meer zelfstandig en op afstand van de gemeente dient te kunnen opereren. Ingevolge de bepalingen van de Gemeentewet kunnen raadsleden geen lid zijn van door het college ingestelde commissies. Tiende lid: schorsing is een laatste redmiddel om een absoluut onwerkbare situatie te voorkomen. Er moet sprake zijn van een volledige vertrouwensbreuk in het functioneren, nadat redelijke pogingen tot herstel zijn gedaan. Artikel 5 - Taken en bevoegdheden van de commissie Eerste tot en met vijfde lid: de beheerscommissie accommodaties behoudt de destijds geformuleerde taken en bevoegdheden. Nu niet langer sprake is van een algemeen en een dagelijks bestuur, zijn deze toegewezen aan het bestuur van de commissie. In het vierde lid is geregeld voor welke besluiten voorafgaande instemming van het college is vereist. Het gaat om besluiten die verstrekkende financiële consequenties kunnen hebben die buiten de begroting vallen en waarvoor de gemeente het risico draagt. De gebouwen onder beheer van de beheerscommissie accommodaties zijn eigendom van de gemeente. Besluiten over ingrijpende aanpassingen zijn eveneens gebonden aan de goedkeuring van het college. Zesde lid: de dialoog van het bestuur van de commissie met de gebruikers van de accommodaties moet worden gewaarborgd. Het houden van een consultatieronde, die minimaal één keer per jaar moet worden gehouden, is hiervoor een goed instrument. Artikel 6 - Werkwijze van de commissie Derde lid: ingevolge artikel 83, lid 5 van de Gemeentewet regelt het college, voor zover in verband met de aard en omvang van de overgedragen bevoegdheden nodig is, de openbaarheid van vergaderingen van een door hem ingestelde bestuurscommissie. Het college heeft bepaald dat de vergaderingen van het bestuur van de beheerscommissie accommodaties niet openbaar zijn. Artikel 9 - Huishoudelijk reglement Een huishoudelijk reglement kan bijvoorbeeld een gedragscode, een vergaderprocedure of een procedure voor de consultatieronde bevatten. Artikel 10 - Verantwoording Eerste lid: voorheen werd geen jaarverslag gemaakt en werd volstaan met een financiële verantwoording met toelichting. Artikel 11 - Financiën Eerste lid: er is afstemming gezocht met de gangbare begrotingscyclus. Derde lid: er is aansluiting gezocht bij de gemeentelijke verordeningen inzake de organisatie van de administratie en de controle daarop. Deze worden zoveel mogelijk overeenkomstig toegepast. Artikel 12 - Vergoeding Deze is conform de bepalingen in de gemeentelijke verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden. ¹ naast betrokkenheid met het sociaal-cultureel leven in Ermelo, bekendheid en verbondenheid met de Ermelose samenleving, bijvoorbeeld ook een of meerdere van de volgende kenmerken: financieel inzicht, ervaring met personeelsmanagement, horeca-achtergrond, directe band met de gebruikers van de so- 4

5 ciaal-culturele accommodaties, kennis van en inzicht in bestuurlijke verhoudingen en gemeentepolitiek, bestuurservaring. ² met diversiteit wordt hier bedoeld gevarieerde vertegenwoordiging van de Ermelose sociaal-culturele samenleving qua leeftijd, sekse en achtergrond. 5