Automatisering bij de NTTB

Transcriptie

1 Automatisering bij de NTTB Cumulatief overzicht nieuwsbrieven

2 Inhoudsopgave Nieuwsbrief 1 9 augustus 2004 Nieuwsbrief 2 2 september 2004 Nieuwsbrief 3 11 oktober 2004 Nieuwsbrief 4 11 november 2004 Nieuwsbrief 5 7 januari 2005 Nieuwsbrief november 2006 Nieuwsbrief december 2006 Nieuwsbrief januari 2007 Nieuwsbrief 29 8 maart 2007 Nieuwsbrief mei 2007 Nieuwsbrief 6 7 februari 2005 Nieuwsbrief 7 7 maart 2005 Nieuwsbrief 8 16 april 2005 Nieuwsbrief 9 6 mei 2005 Nieuwsbrief juni 2005 Nieuwsbrief 11 7 juli 2005 Nieuwsbrief 12 7 augustus 2005 Nieuwsbrief 13 6 september 2005 Nieuwsbrief 14 6 november 2005 Nieuwsbrief december 2005 Nieuwsbrief 16 4 januari 2006 Nieuwsbrief 17 7 februari 2006 Nieuwsbrief 18 6 maart 2006 Nieuwsbrief 19 5 april 2006 Nieuwsbrief 20 5 mei 2006 Nieuwsbrief 21 6 juni 2006 Nieuwsbrief juli 2006 Nieuwsbrief 23 7 augustus 2006 Nieuwsbrief 24 5 september 2006 Nieuwsbrief 25 9 oktober 2006

3 NTTB krijgt nieuw administratiesysteem 9 augustus 2004 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (1) Bijna sinds mensenheugenis maken het bondsbureau en de afdelingen van de N.T.T.B. gebruik van de CAA applicatie voor het voeren van de (leden)administratie. Het is vooral aan de inspanning van Rob Banen te danken, dat de N.T.T.B. organisatie hier zo lang gebruik van heeft kunnen maken. Door allerlei technologische ontwikkelingen, zoals Internet, is de opzet van de CAA applicatie achterhaald. Mede om die reden is vorig jaar een onderzoek gestart naar een alternatief. In de Bondsraad van mei j.l. zijn de resultaten besproken. De Bondsraad is akkoord gegaan met de voorgestelde investering in een op maat gemaakte, op webtechnologie gebaseerde oplossing. Uit de lijst met potentiële kandidaten is uiteindelijk één leverancier gekozen: Rademakers & Sandkuyl. Namens de leverancier heeft Henk Sandkuyl zitting in het projectteam, dat als een soort "dagelijks bestuur" over het project waakt. Namens de N.T.T.B. hebben zitting in dit team. Het projectteam legt verantwoording af aan het Hoofdbestuur, dat om praktische redenen door Kees Kamp wordt vertegenwoordigd. In overleg met de leverancier is een ontwikkel- en invoeringsplan opgesteld, dat er in grote lijnen als volgt uitziet. Ledenadministratie en competitieadministratie. In de periode augustus 2004 tot en met januari 2005 wordt deze basisfunctionaliteit conform het programma van eisen ontwikkeld en aan de gebruikers beschikbaar gesteld. Vanaf februari 2005 zal het systeem vooral worden aangepast aan de wensen die de gebruikers kunnen inbrengen. Licentieadministratie en ranglijstadministratie. Van februari 2005 tot en met juni 2005 zullen de uitbreidingen voor de onderdelen licenties en ranglijsten worden ontwikkeld en in productie worden genomen. In de periode die hieraan vooraf gaat, zal door een werkgroep worden bepaald op welke wijze licenties en ranglijsten dienen te worden vastgesteld. Besloten is om het systeem incrementeel te ontwikkelen. Hierdoor verschijnt (min of meer) maandelijks een nieuwe versie van de applicatie. In oktober a.s. wordt de eerste versie van de ledenadministratie opgeleverd om gedurende enkele weken door de toekomstige gebruikers te worden uitgeprobeerd voordat deze in productie gaat. Een maand later wordt de eerste versie van de competitieadministratie opgeleverd. Net als bij de ledenadministratie kan dit onderdeel ook eerst enkele weken lang worden uitgeprobeerd. Uiteindelijk leidt deze aanpak ertoe dat de bondsbijdrage in januari 2005 via het nieuwe systeem wordt verrekend en dat de voorjaarscompetitie ook met de nieuwe applicatie wordt geadministreerd. Tevens zullen we ervoor zorgen dat de bestaande licentie- en ranglijstapplicatie (CAA) aansluit op de nieuwe ledenadministratie gedurende de eerste helft van In de volgende nieuwsbrief, die begin september verschijnt, zullen we ingaan op de consequenties van de ledenapplicatie voor de gebruikers (ledenadministrateurs van verenigingen en afdelingen). In de oktobereditie komt het competitiegebeuren aan bod. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende adres: automatisering@nttb.nl beschikbaar.

4 2 september 2004 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (2) In de eerste nieuwsbrief, die een maand geleden verscheen, hebt u kunnen lezen hoe het automatiseringsproject is georganiseerd en wat het beoogt. In deze tweede editie zoomen we in op de ledenadministratie en de veranderingen die hierin doorgevoerd gaan worden. De hoofdmoot van de ledenadministratie wordt gevormd door de registratie van de gegevens van N.T.T.B. leden. In de bestaande situatie wordt de volgende procedure gevolgd: Een aspirant-lid meldt zich aan bij de vereniging en vult een inschrijfformulier in. De secretaris van de vereniging werkt aan de hand van het inschrijfformulier zijn eigen administratie bij en vult het formulier nieuw lid in. Wijzigingen, inclusief het beëindigen van het lidmaatschap, worden meestal op een minder formele wijze aan de secretaris doorgegeven (telefonisch, een briefje of een mailtje). Dergelijke wijzigingen worden tevens vastgelegd op een mutatieformulier. Periodiek verzendt de verenigingssecretaris alle verzamelde nieuw lid en mutatieformulieren naar de ledenadministrateur van de afdeling. De ledenadministrateur van de afdeling verwerkt alle ontvangen formulieren in de afdelingsadministratie, die met behulp van de CAA applicatie wordt gevoerd. Zo n acht keer per jaar maakt de administrateur een diskette aan met daarop alle lidmutaties van de betreffende periode en stuurt deze naar het bondsbureau. De ledenadministratie van het Bondsbureau verwerkt alle aangeboden diskettes met lidmutaties in het centrale CAA systeem. De verenigingen ontvangen een mutatieoverzicht/ ledenlijst van het bondsbureau. De nieuwe situatie kent een aanzienlijk kortere procedure: Nadat een aspirant-lid zich heeft aangemeld of een bestaand lid een mutatie heeft doorgegeven werkt de secretaris van de vereniging het ledenbestand in de nieuwe applicatie bij. Bij aanmelding van een nieuw lid wordt onmiddellijk een (voorlopig) bondsnummer toegekend. De secretaris kan desgewenst een actuele ledenlijst aanmaken. Het systeem meldt alle nieuwe leden aan de ledenadministrateur van de afdeling. Hij/zij dient van de nieuwe leden het (voorlopig toegekende) bondsnummer te verifiëren. Na bevestiging door de administrateur is het lid definitief toegetreden tot het ledenbestand van de N.T.T.B. Voorlopig blijft, net als in de huidige situatie, het ledenbestand van 1 januari en 1 augustus bepalend voor de hoogte van de bondsbijdrage. Echter, vanwege de sterk vereenvoudigde en verkorte procedure is een vereniging in staat om op een veel later tijdstip nog wijzigingen door te voeren en is de kans op fouten aanzienlijk verkleind. Hierdoor zal de berekende bondsbijdrage, behoudens fouten van de verenigingsecretaris, in overeenstemming zijn met het werkelijke ledenbestand. In de nieuwe applicatie is het mogelijk om, naast de samenstelling van besturen, ook de samenstelling van allerlei commissies op te nemen. Dit geldt zowel voor verenigingen als de afdelingen en de landelijke organisatie, en biedt praktische voordelen (maken van adresstickers) maar ook de mogelijkheid om informatie te koppelen en bepaalde doelgroepen (bijvoorbeeld alle technische commissies) op maat te informeren. In de eerste versie van de ledenmodule zal het aantal overzichten nog beperkt zijn. In de loop van het seizoen zijn er echter voldoende mogelijkheden om in te spelen op de behoefte van verenigingen en afdelingen en de applicatie uit te breiden met de gewenste overzichten.

5 De eerste versie van de ledenmodule zal in de loop van oktober beschikbaar komen. Eerst kunnen alle betrokken functionarissen gedurende een paar weken de applicatie uitproberen zonder dat hier risico s aan verbonden zijn. Op een nog nader te bepalen datum, gepland is ergens in de eerste helft van november, gaan we dan daadwerkelijk met de applicatie in productie. Een en ander houdt in dat vanaf dat moment alle verenigingen overgaan op de nieuwe procedure en via internet hun ledenadministratie bijwerken. Speciaal voor verenigingsfunctionarissen: mocht u problemen voorzien bij het gebruik van internet voor het muteren van ledengegevens, dan vernemen wij dit graag. In die gevallen dat dit speelt, kunnen we misschien een alternatief aanbieden. Hebt u naar aanleiding van het voorgaande vragen, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende adres automatisering@nttb.nl beschikbaar. In de volgende nieuwsbrief, die begin oktober verschijnt, zullen we ingaan op de consequenties van de competitie module voor de gebruikers (wedstrijdsecretarissen, competitieleiders).

6 11 oktober 2004 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (3) In de vorige editie van de nieuwsbrief hebt u kunnen lezen over de module ledenadministratie en de veranderingen die samengaan met het gebruik van deze module. De ontwikkeling is nagenoeg afgerond. In de loop van week 42 start de periode van proefdraaien. Alle verenigingen kunnen dan kennismaken met de nieuwe applicatie. Als alles volgens plan verloopt, zal de module begin november werkelijk in gebruik worden genomen. Onlangs is besloten dat de afdelingen zelf het invoeringstempo aangeven. Dit wil zeggen dat het afdelingsbestuur bepaalt wanneer welke vereniging met de nieuwe applicatie mag gaan werken. Zoals het een democratische bestuurder betaamt, zal het afdelingsbestuur hierbij goed luisteren naar haar achterban, de verenigingen. Aan het eind van de proefperiode dient de afdeling aan de projectorganisatie kenbaar te maken welke verenigingen zelf de administratie ter hand nemen en welke verenigingen het (voorlopig) uitbesteden aan de ledenadministrateur van de afdeling. Een en ander is nodig voor het autoriseren van toekomstige gebruikers. In de laatste nieuwsbrief hebben we toegezegd dat we deze keer aandacht besteden aan de module competitie-administratie. Deze module wordt in twee stappen ontwikkeld. In de eerste stap richten we ons op de teamopgave, gevolgd door de indeling van de poules tot en met de bekendmaking van het (definitieve) competitieprogramma. In de tweede stap ligt het accent op de registratie van de uitslagen en de verwerking hiervan in actuele standen en de percentageoverzichten. De wedstrijdsecretaris maakt nu gebruik van een (papieren) formulier voor de opgave van de teams en stuurt dit formulier op naar de competitieleider. In de toekomstige situatie registreert de wedstrijdsecretaris dezelfde gegevens in de nieuwe applicatie. Omdat de gegevens van de speellocaties al in het systeem zitten, hoeven deze niet opnieuw opgegeven te worden. Met behulp van de nieuwe applicatie heeft de competitieleider direct inzicht in de status van aanwezige opgaven. De teamgegevens zitten al in het systeem en hoeven dus niet (opnieuw) geregistreerd te worden. De applicatie helpt de competitieleider bij de beoordeling van de teamopgaven door afwijkingen (bijvoorbeeld van de speelsterkte) te signaleren. Na controle van de opgegeven teams kan de competitieleider de teams aan poules toewijzen. In principe verandert er behalve het gereedschap weinig. Wel proberen we de competitieleider zo goed mogelijk te laten ondersteunen door de applicatie bij het indelen van de poules. Ook het samenstellen van het competitieprogramma gaat in principe op dezelfde manier met de nieuwe applicatie. Aan de hand van het speelschema en de voorkeursdag van de thuisspelende teams worden de wedstrijden van een datum voorzien. De competitieleider kan het voorlopige competitieprogramma aanpassen in verband met feestdagen (= collectief verplaatsen van wedstrijden) en verzoeken van verenigingen (verplaatsen van wedstrijden, omruilen van thuis- en uitwedstrijden). De grootste veranderingen treden op bij de verwerking van de uitslagen. Voor de teams blijft in principe alles bij het oude. Zij vullen, zoals gebruikelijk met de nodige zorg, het wedstrijdformulier in en leveren dit daarna in bij de wedstrijdsecretaris. In de huidige situatie stuurt de wedstrijdsecretaris alle originele wedstrijdformulieren (de thuisspelende teams) met de post naar de competitieleider. Vanuit het project zien wij het liefst dat de wedstrijdsecretaris de uitslagen van alle thuisspelende teams in de nieuwe applicatie registreert: vele handen maken het werk lichter. Deze nieuwe werkwijze bespaart de competitieleiders zeer veel tijd, die ze kunnen besteden aan hun andere taken.

7 Gelijk met de registratie van de uitslagen werkt de applicatie de actuele standen en winstpercentages bij. Hierdoor is iedere geïnteresseerde snel(ler) geïnformeerd over de actuele situatie. Een ander voordeel van de nieuwe applicatie heeft betrekking op de deelname van nieuwe leden aan een lopende competitie. In de huidige situatie duurt het meestal een behoorlijk aantal weken voordat iemand in de administratie als competitiegerechtigd lid is aangemerkt. Daarnaast kost het de competitieleider steeds maar weer tijd om na te gaan of de administratie is bijgewerkt. In de nieuwe situatie kan dit binnen enkele uren geregeld zijn en kost het de competitieleider alleen maar tijd om in het systeem vast te leggen dat hij, na controle van de aanvullende opgave, akkoord is met de uitbreiding van het team. Hebt u naar aanleiding van het voorgaande vragen, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende adres automatisering@nttb.nl beschikbaar.

8 11 november 2004 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (4) De proefperiode met de eerste versie van de ledenmodule is nu meer dan twee weken op weg. Tot nu toe zijn overwegend positieve reacties uit het hele land bij ons binnengekomen. De meeste opmerkingen waren in feite suggesties voor verbetering van het systeem. In het algemeen luidde de boodschap: jullie zijn op de goede weg, maar de module is nog niet compleet. Daarnaast hebben we een tweetal bijeenkomsten georganiseerd waarvoor ledenadministrateurs van de afdelingen waren uitgenodigd. Tijdens deze bijeenkomsten hebben we uitgebreid stilgestaan bij het invoeringstraject en de risico s die hieraan verbonden kunnen zijn. Rekening houdend met het voorgaande hebben we gemeend de invoering van de nieuwe applicatie te moeten temporiseren. De consequenties hiervan voor de verschillende administraties zijn hierna weergegeven. Ledenadministratie. De administratie die betrekking heeft op 2004 wordt gevoerd in de oude applicatie (CAA). Dit houdt in dat de facturen van januari gebaseerd zullen zijn op de gegevens die hierin zijn opgeslagen. Ook voor het verkrijgen van de informatie voor de jaarafsluiting kunnen de afdelingen terugvallen op het oude systeem. Zoals in het oorspronkelijke productieschema werd voorzien, dienen de mutaties op diskette aangeleverd te worden voor 2 december 2004 en 7 januari Na de laatste verwerking van de mutaties worden de ledengegevens geconverteerd naar het nieuwe systeem. Het zal duidelijk zijn dat vanaf dat moment de mutaties direct in het nieuwe systeem dienen te worden ingevoerd. Competitieadministratie. Besloten is om de landelijke invoering van de competitiemodule uit te stellen tot de najaarscompetitie van De ontwikkeling van deze module zal volgens het oorspronkelijke plan verlopen. Alleen zal de voorjaarscompetitie worden gebruikt om met het nieuwe systeem schaduw te draaien. In eerste instantie zullen we ons op één afdeling richten. Voor deze pilot hebben zich twee competitieleiders uit afdeling Oost aangemeld. In de loop van het voorjaar betrekken we de andere afdelingen bij de ontwikkeling van het systeem. Na de conversie van de ledengegevens in januari 2005 zal een inhaalslag plaatsvinden: de opgaven van de teams en de poule-indelingen zullen ingevoerd worden in het nieuwe systeem. Er zal worden getracht om bij de start van de competitie in januari het competitieprogramma in het nieuwe systeem beschikbaar te hebben. Hierna is het mogelijk geworden om ervaring op te doen met het registreren van de uitslagen, eerst centraal en daarna door verenigingen. Licentie en ranglijstadministratie. In november starten twee werkgroepen onder leiding van Hans van Haaren (Licenties) en Igor Heller (Ranglijsten) met het opstellen van de specificaties ( eisen en wensen ) van beide administraties. In het voorjaar van 2005 zal de ontwikkeling van deze modules starten, waarna de invoering is voorzien voor medio We hopen via deze nieuwsbrief alle betrokkenen op de hoogte gebracht te hebben van onze gewijzigde plannen. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben dan kunt u deze altijd sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Met vriendelijke groet, Projectorganisatie Automatisering NTTB

9 07 januari 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (5) De nieuwsbrief van december is niet verschenen. De oorzaak hiervan was het volgende. Begin november waren we een strakke planning met de leverancier overeengekomen, teneinde in januari een ledenmodule in gebruik te nemen die ten opzichte van de proefperiode aanzienlijk uitgebreider zou zijn. Gaandeweg werd steeds duidelijker, dat de leverancier deze planning niet waar kon maken. Uiteindelijk heeft de leverancier medio december de opdracht teruggegeven omdat deze niet in staat was één en ander conform planning te realiseren. In de afgelopen weken zijn we naarstig op zoek geweest naar een oplossing. Deze hebben we gevonden in de samenwerking met een nieuwe leverancier: Veldmaat ICT. Dinsdag 4 januari j.l. hebben we de "laatste open eindjes" in de aanbieding besproken met deze leverancier. Met Veldmaat ICT zijn we overeengekomen om ons de komende tijd voornamelijk te richten op de ledenadministratie. Aansluitend worden de andere administraties ter hand genomen. Dat één en ander invloed heeft op onze oorspronkelijke plannen moge duidelijk zijn. Voor zover nu mogelijk is hebben we al wel geprobeerd globaal de consequenties aan te geven. Deze treft u hieronder aan, gesplitst naar ledenadministratie (van primair belang) en de andere administraties (van secundair belang). Ledenadministratie De leverancier stelt alles in het werk om eind januari/begin februari een versie van de ledenmodule op te leveren, die qua functionaliteit vergelijkbaar is met de applicatie waarmee de proefperiode is uitgevoerd. Hierna zal het systeem in hoog tempo worden uitgebreid. Eind maart zal de ledenadministratie min of meer zijn definitieve vorm hebben gekregen. Aansluitend kan medio april de applicatie in gebruik genomen worden voor de facturatie van de bondsbijdrage. In deze planning zal de eerste versie van de ledenadministratie slechts met een kleine vertraging worden opgeleverd. Daarom hebben we gemeend om de oorspronkelijke plannen voor de invoering van dit onderdeel min of meer te handhaven. Concreet betekent dit: - Mutaties in het ledenbestand (op- en afvoeringen en wijzigingen) worden vr 7 januari 2005 gestuurd naar de ledenadministratie van de afdeling. De administratie verwerkt de mutaties in het "oude" afdelingssysteem (CAA) en stuurt uiterlijk een week later de mutaties door naar het bondsbureau. - Het bondsbureau verwerkt de aangeboden mutaties in de centrale ledenapplicatie (CAA). Vr 30 januari 2005 verstrekt het bondsbureau het mutatieoverzicht, stamkaarten en de facturen. Mutaties in het ledenbestand, die op of na 7 januari 2005 "ontstaan", moeten bewaard worden tot invoering in de nieuwe applicatie mogelijk is. Afhankelijk van het standpunt van de afdeling inzake de invoering (wie beheert het ledenbestand: de vereniging of de afdeling) dienen verenigingen en/of afdelingen de mutaties te bewaren. Na de ingebruikname van de nieuwe applicatie kunnen de verantwoordelijke functionarissen de opgespaarde mutaties invoeren in het nieuwe systeem. Op deze wijze wordt de achterstand, die tijdens deze, slechts enkele weken durende overgangsperiode is ontstaan, weggewerkt. Gelijk met de ingebruikname van de nieuwe applicatie zal ook bekend worden gemaakt hoe de mutaties in het nieuwe systeem worden doorgekoppeld naar het oude CAA systeem (in verband met de competitieadministratie).

10 Andere administraties De wisseling van leverancier heeft natuurlijk ook gevolgen voor de andere administraties. Voor de competitieadministratie zijn deze duidelijk: de voorgenomen periode van schaduwdraaien wordt met een half jaar uitgesteld tot de najaarscompetitie van Aansluitend behoort de landelijke invoering van de competitiemodule tot de mogelijkheden. Dit is dus op zijn vroegst met ingang van de voorjaarscompetitie De invoering van de andere modules (licenties en ranglijsten) is afhankelijk van de invoering van de competitieadministratie. De invoeringsplannen zullen dus op elkaar afgestemd worden. In de praktijk zal dit betekenen dat beide modules op zijn vroegst eind 2005 in gebruik genomen zullen worden. Op dit moment zijn twee werkgroepen (onder leiding van Igor Heller en Hans van Haaren) bezig om de wensen op het gebied van licenties en ranglijsten in kaart te brengen en op basis hiervan te komen tot een "ontwerp" van de oplossingsrichting. De leverancierswissel heeft in principe geen invloed op de activiteiten van deze twee werkgroepen. In het voorjaar van 2005 komen zij dus met hun aanbeveling voor een nieuwe licentie- en ranglijstadministratie. We hopen u via deze nieuwsbrief te hebben genformeerd over de laatste ontwikkelingen omtrent de automatisering bij de N.T.T.B. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben dan kunt u deze altijd sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. In de volgende nieuwsbrief, die begin februari 2005 verschijnt, zullen we u nader informeren over de ingebruikname van de ledenmodule en de planning van de invoering van de andere modules (competitie, licenties en ranglijsten). Projectorganisatie Automatisering NTTB

11 07 februari 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (6) Zoals we u al in de vorige nieuwsbrief konden melden, kende het project op 5 januari 2005 een doorstart met een nieuwe leverancier, Veldmaat ICT. Na een kort onderzoek bleek de door edunk, de vorige leverancier, vervaardigde programmatuur niet of nauwelijks inpasbaar in de nieuwe opzet van het systeem, waardoor Veldmaat ICT van scratch af aan diende te beginnen. Met veel elan zijn de medewerkers van Veldmaat ICT aan de klus begonnen. Nu, slechts een maand later, mag het resultaat er zijn. De applicatie biedt faciliteiten voor de registratie van de leden, besturen van verenigingen afdelingen, verplichte functionarissen als wedstrijdsecretarissen en dergelijke. In het verlengde hiervan is de applicatie voorzien van functies om deze informatie te raadplegen door verenigingen, afdelingen en bondsbureau. Natuurlijk zat het Veldmaat ICT niet alleen maar mee. Zo bleek de conversie van het ledenbestand aanzienlijk meer tijd te kosten dan oorspronkelijk was geschat. De grootste boosdoener was vooral de niet consistente invulling van de namen van leden. Ongeveer 30 % van alle leden bleek niet te voldoen aan de richtlijnen voor registratie van de naam in CAA. Door de ontwikkeling en inzet van extra conversieprogrammatuur is dit percentage aanzienlijk gedaald. Bij een klein deel van alle leden (minder dan 5 %) kunnen fouten in de naam voorkomen of zijn bepaalde naamsrubrieken leeg gelaten. Ook zijn alle adressen van leden gecontroleerd aan de hand van de postcodetabel en in een aantal gevallen gecorrigeerd. Slechts een klein deel van de adressen bevat nu nog onjuiste adresgegevens en/of een verkeerde postcode. Het is aan de ledenadministrateurs van de verenigingen om deze laatste foutjes weg te werken, nadat zij toegang tot de applicatie hebben gekregen. Wanneer zij dit kunnen gaan doen? De komende week staat nog in het teken van testen en het doorvoeren van de laatste correcties in de programmatuur. Rond 15 februari 2005 starten we met de invoering van de applicatie in afdeling Oost, waar de ledenadministratie door de verenigingen zelf zal worden gevoerd. We beginnen voorzichtig met één vereniging, maar verwachten dit aantal al snel te kunnen uitbreiden, zodat we begin maart 2005 met alle verenigingen van Oost op de nieuwe applicatie, het NTTB Administratie Systeem (NAS), draaien. Ook zullen we zo kort mogelijk na 15 februari, maar dit is afhankelijk van de eerste ervaringen met de nieuwe applicatie, de invoering starten in een afdeling, waarvan de ledenadministratie voorlopig nog door de afdeling wordt verzorgd. Deze afdeling zal nog bepaald moeten worden maar gegeven de geografische ligging, gaat onze voorkeur uit naar Gelre. Als de ervaringen positief zijn, dus weinig problemen, zullen de andere afdelingen in de eerste week van maart 2005 kunnen volgen. Na ingebruikname van NAS dienen de ledenadministrateurs eerst de nieuwe leden, in verband met de lopende competitie, aan te melden en de conversie van het ledenbestand te controleren en zonodig te corrigeren. Hierna zijn de extra werkzaamheden voor wat betreft de ledenadministratie afgerond en gaat men over naar de dagelijkse situatie voor het onderhoud van het ledenbestand. We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.

12 In de volgende nieuwsbrief, die begin maart 2005 verschijnt, zullen we (uitgebreid) verslag doen van de ingebruikname van de ledenmodule en ingaan op de planning van de andere modules, te weten: competitie, licenties en ranglijsten. Projectorganisatie Automatisering NTTB

13 07 maart 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (7) In de vorige nieuwsbrief, nummer 6, konden wij u nog melden, dat we verwachten rond 15 februari te starten met de invoering van de ledenmodule van het NTTB Administratie Systeem, afgekort als NAS. Verderop in deze nieuwsbrief kunt u lezen hoe wij deze planning hebben gehaald. Tijdens de ontwikkeling van NAS werden de opgeleverde functies al behoorlijk uitvoerig getest door de medewerkers van Veldmaat ICT. Om toch geen onnodige risico s te lopen, werd tussen 9 en 13 februari 2005 een afsluitende test georganiseerd. Hieraan namen acht vrijwilligers, administrateurs van verenigingen, deel. Tijdens deze test vonden de betrokken administrateurs geen echte fouten in het systeem. Wel werd een aantal mogelijkheden om het bedieningsgemak te vergroten door de testers voorgesteld. In de dagen na deze test zijn deze verbeteringen doorgevoerd in het systeem. Op donderdag 17 februari 2005 was het dan zover: NAS ging in productie. Circa 25 verenigingen van afdeling Oost waren hiervan op de hoogte gesteld en hadden vanaf dat moment toegang tot het systeem om de verenigingsgegevens en ledengegevens te muteren. Gelijkertijd hadden ook de secretarissen van de acht afdelingen toegang tot NAS gekregen. De ingebruikname van NAS verliep dermate voorspoedig, dat het verantwoord was om het aantal verenigingen met toegang tot NAS in straf tempo uit te breiden. Op 28 februari 2005 ontvingen de laatste verenigingen een brief met hun inloggegevens en konden ook met het nieuwe systeem aan de slag. Binnen 14 dagen was de invoering van NAS bij de verenigingen, de afdelingen en het bondsbureau min of meer afgerond. De autorisaties voor de afdelingen zijn tijdens deze periode in orde gemaakt. Ook zijn aan enkele verenigingen met een afzonderlijke ledenadministrateur nieuwe inlogaccounts verstrekt. We houden er rekening mee dat meer verenigingen zich de komende tijd zullen melden voor een inlogaccount voor hun ledenadministrateur. Achteraf kunnen we stellen dat het is meegevallen. In korte tijd hebben ongeveer 700 mensen de mogelijkheid gekregen om met NAS te werken. Op 2 maart heeft al ruim 20% gebruik gemaakt van deze mogelijkheid, dit aantal groeit gestaag met ongeveer 20 mensen per dag. In de afgelopen twee weken zijn maar weinig problemen aangemeld. We hebben vastgesteld dat de problemen die zich wel hebben voorgedaan, niet door het NTTB Administratie Systeem zelf worden veroorzaakt, maar dat de oorzaak is terug te voeren tot een combinatie van NAS en andere software. Hierbij moet gedacht worden aan antivirus software (die internetinstellingen aanpassen) en andere firewall programma s. Deze problemen spelen gelukkig alleen op de specifieke pc van enkele gebruikers en doen zich dus niet op grote schaal voor. Vooruitkijkend, zullen we de komende weken nieuwe gebruikers begeleiden bij de ingebruikname van NAS. Daarnaast staan ook enkele (forse) uitbreidingen van het systeem op stapel. Zo zal het mogelijk worden om speelzaal/locatiegegevens van verenigingen in het systeem vast te leggen en wordt de mogelijkheid om commissies te registreren, gerealiseerd. Door deze laatste uitbreiding worden bondsbureau, afdelingen en verenigingen in staat gesteld om hun organisatie(structuur) in het systeem te registreren, die de basis vormt voor de nog te ontwikkelen mailingfunctie van NAS. Deze functie stelt de gebruikers in staat om voor bepaalde doelgroepen een verzendlijst aan te maken, die in een aantal vormen kan worden gepresenteerd: als lijst, list en adresstickers. In april 2005 wordt gestart met de competitiemodule. In de volgende nieuwsbrief zullen we u hier uitgebreid informeren.

14 We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Projectorganisatie Automatisering NTTB

15 16 april 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (8) Zoals in de vorige nieuwsbrief aangegeven, zouden we in deze nieuwsbrief ingaan op de competitiemodule. Na de leverancierswisseling in januari dienden we onze plannen te herzien. In de afgelopen maanden werden ideeën met betrekking tot de ontwikkeling en invoering van de competitiemodule ontwikkeld en afgestemd. Dit resulteerde in het voornemen om met ingang van de najaarscompetitie schaduw te gaan draaien met enkele competities. Gebaseerd op de bevindingen konden we aan het eind van het jaar een weloverwogen keuze maken voor de definitieve invoering van de competitiemodule. Sinds een aantal weken worden we geconfronteerd met een verminderde beschikbaarheid van de ontwikkelcapaciteit bij de leverancier. Op dit moment is nog niet bekend of en op welke termijn hierin verandering komt en we weer de beschikking hebben over de volledige capaciteit. Het moge duidelijk zijn dat dit onze ambitieuze planning sterk onder druk zet en mogelijk niet haalbaar maakt. We houden er intern al een beetje rekening mee dat we de geplande invoering van de competitiemodule (om schaduw te draaien) moeten uitstellen naar de voorjaarscompetitie van 2006 en de najaarscompetitie 2005 gaan gebruiken om de module te ontwikkelen met behulp van een beperkte pilot. Per saldo resulteert dit in een vertraging van een half jaar. In de komende twee weken zullen we als projectgroep hierin een definitief standpunt innemen en als zodanig ook bekend maken aan belanghebbenden. Dit gebeurt onder andere via de volgende nieuwsbrief. In de komende week wordt een nieuwe versie van NAS in gebruik genomen. Gebruikers worden inhoudelijk via de administratieve website geïnformeerd. We willen u enkele aantallen niet onthouden. Op 1 maart waren 670 gebruikers geautoriseerd, 650 gebruikers van verenigingen en 20 gebruikers van afdelingen of bondsmedewerkers. In de afgelopen zes weken hebben zo n 60 verenigingen een tweede inlogaccount gekregen, omdat de ledenadministratie door een aparte functionaris wordt verzorgd. Daarnaast hebben ongeveer 25 afdelingsfunctionarissen raadpleegbevoegdheid gekregen. De helft van alle gebruikers heeft intussen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om kennis te maken met het nieuwe systeem. Dit betekent echter ook dat de helft nog GEEN kennis heeft gemaakt met het systeem. Dit baart ons als projectorganisatie enigszins zorgen. Wel zien we een opvallend verschil tussen de afdelingen. In de afdelingen Holland-Noord, Limburg, Midden en Oost, waar de verenigingen de ledenadministratie zelf verzorgen, heeft ongeveer 60% van alle verenigingen al kennis gemaakt met het systeem. In de andere afdelingen is dit percentage nog geen 40%. Waarschijnlijk heeft dit te maken met het feit dat de verenigingen in Gelre, Noord, West en ZuidWest hun ledenmutaties nog steeds doorgeven aan de afdelingsfunctionaris. Via deze nieuwsbrief willen we dan ook iedere gebruiker die nog niet heeft ingelogd, oproepen om toch een keer in te loggen. Al was het maar om te zien of alles naar behoren werkt. Problemen kunt u nu nog zonder tijdsdruk (laten) verhelpen. Dit zal meestal niet het geval zijn als u wacht totdat u (leden)mutaties moet registreren in NAS. De meeste verenigingsgegevens in NAS zijn nog niet compleet: onder andere vestigingsplaats, gemeente en provincie ontbreken. Bij het verenigingsbestuur zijn alleen de voorzitter, penningmeester en secretaris overgenomen vanuit CAA; overige bestuursleden kunnen in NAS worden opgegeven. Bovendien zijn de gegevens van "verplichte" functionarissen vaak niet volledig of up-to-date. Het is belangrijk dat deze gegevens gecontroleerd en zonodig worden aangevuld. Zeker bij bestuursleden en functionarissen is het wenselijk dat adressen worden opgenomen. Binnenkort wordt een

16 mailingfunctie opgeleverd, waarmee men eenvoudig "verzendlijsten" in verschillende formaten (papier, ) kan aanmaken. Verenigingen die genoemde gegevens adequaat hebben ingevuld, zijn verzekerd van snelle en directe ontvangst van belangrijke informatie. We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Projectorganisatie Automatisering NTTB

17 6 mei 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (9) Zoals in de vorige nieuwsbrief al werd aangegeven, hielden we er intern al een beetje rekening mee dat de planning van het project aangepast zou moeten worden aan de beperkte ontwikkelcapaciteit bij de leverancier. Ruim een week geleden is de beslissing genomen om het project te temporiseren. Op 28 april j.l. zijn de afdelingsbesturen hiervan op de hoogte gesteld, met het verzoek om de informatie ook door te geven aan de verenigingen. Wat betekent dit nu concreet? Eerst gaan we het onderdeel Ledenadministratie afronden. In mei en juni zal onze aandacht hier op gericht zijn. In juli begint de leverancier met de Competitieadministratie. Bij de ontwikkeling van deze module zullen ook enkele gebruikers (competitieleiders) betrokken zijn, in juni willen we met betrokkenen afspraken maken over hun inbreng hierbij. In het vierde kwartaal van 2005 zullen we deze module presenteren aan een breder gehoor. De voorjaarscompetitie van 2006 zal gebruikt worden om de module in de praktijk uit te testen ( schaduwdraaien ) en als alles naar wens verloopt, zal de competitiemodule met ingang van de najaarscompetitie 2006 landelijk in gebruik worden genomen. De ontwikkeling van de licentie- en ranglijstmodule staat gepland voor de eerste helft van De werkgroep licenties en ranglijsten (onder leiding van Igor Heller en Hans van Haaren) zullen hun activiteiten hierop afstemmen. Aansluitend kunnen deze modules in gebruik worden genomen. Het voorgaande betekent wel, dat we wat langer, tot midden 2006, gebruik moeten maken van het oude systeem (CAA) voor de competities en de licenties. In tegenstelling tot eerdere berichten, zal de teamopgave op de gewone manier (via teamlijsten) moeten gebeuren, dus zonder registratie in NAS. Vanuit NAS zullen we CAA blijven voeden met ledenmutaties, die relevant zijn voor de competitieadministratie, licenties en de facturering van de bondsbijdrage. Voorlopig houden we nog vast aan het vierwekelijks updaten van CAA. Belangrijk voor ledenadministrateurs: In het verlengde hiervan wordt het wijzigen van de competitiegerechtigdheid vanaf dinsdag 10 mei tijdelijk helemaal vrijgegeven. U, ledenadministrateur van de vereniging, bent hierdoor in staat om de leden van een juiste code competitiegerechtigd te voorzien die in de pas loopt met de teamopgave voor de najaarscompetitie. U dient dit wel voor 1 juli a.s. in orde te hebben gebracht, aangezien bij het factureren van de competitietoeslag voor de tweede helft van het jaar de situatie op 1 juli bepalend is. Belangrijk voor secretarissen: binnen enkele weken wordt een nieuwe functie in NAS operationeel. Deze functie stelt in eerste instantie bonds- en afdelingsgebruikers in staat om voor een bepaalde doelgroep een verzendlijst aan te maken. In een later stadium komt deze functie ook beschikbaar voor verenigingsfunctionarissen. Deze verzendlijst kan worden uitgeprint of naar wens worden omgezet in een ander formaat, zoals stickers en list. Indien u de verenigingsgegevens in NAS nog niet hebt bijgewerkt, loopt u het risico dat u verstoken blijft van ook voor u relevante informatie. Controleer de samenstelling van het bestuur en de verplichte functionarissen van uw club en pas deze zonodig aan. U bent dan in ieder geval verzekerd dat u of andere functionarissen van uw vereniging alle informatie ontvangen. In de afdelingen Holland-Noord, Limburg, Midden en Oost hebben de verenigingen gelijk met de start van NAS de mogelijkheid gekregen om zelf de ledenmutaties aan te brengen in NAS. In de andere afdelingen wilde men eerst de kat uit de boom kijken. Gevoed door de overwegend positieve ervaringen met NAS is men in deze afdelingen min of meer gestart met het overdragen van deze mutatiebevoegdheid aan de verenigingen. In Gelre zijn intussen ruim 20 verenigingen bevoegd om zelf de ledengegevens te onderhouden. In West is men onlangs gestart met het vaststellen van het invoeringsscenario en in afdeling Noord is men enkele weken geleden begonnen met het in kaart

18 brengen van het moment waarop verenigingen overgaan. In ZuidWest heeft men besloten om na de zomervakantieperiode de overdracht op te pakken. Dit betekent dat in het najaar alle verenigingen volledig verantwoordelijk zijn voor hun ledenadministratie in NAS. Hiermee zou toch een mijlpaal bereikt zijn. We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Projectorganisatie Automatisering NTTB

19 17 juni 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (10) In de vorige nieuwsbrief zijn we uitgebreid ingegaan op de planning van het project. Voor de systeemontwikkeling zijn we tot de volgende planning gekomen. Tot de zomervakantieperiode ligt het accent op de ledenadministratie, zodat bij de start van het nieuwe seizoen alle functionaliteit is gerealiseerd en in gebruik is genomen. De voor de verenigingen nog te ontwikkelen functies zijn: de stamkaart, de mailingfunctie en het overzicht verenigingsorganisatie. Ook voor de afdelingen en het bondsbureau staan nog enkele nieuwe functies op het programma. Na de vakantieperiode zal de aandacht vooral gericht zijn op de ontwikkeling van de competitiemodule. Dit moet er toe leiden dat in december de teamopgave voor de voorjaarscompetitie 2006 in NAS plaatsvindt en van daaruit wordt doorgegeven aan CAA. Vanaf januari 2006 kan men met de competitiemodule in NAS schaduwdraaien. Op basis van de opgedane ervaringen wordt in april/mei 2006 besloten of algehele invoering van de competitiemodule voor de najaarscompetitie 2006 verantwoord is. Vanaf januari 2006 verschuift de aandacht van de leverancier meer richting de administratie van licenties. Voor zover mogelijk is, zullen de competitieresultaten, die tijdens het schaduwdraaien in NAS zijn geregistreerd, gebruikt worden voor het testen van de licentiemodule. Medio 2006 zal een deel van de licentiemodule in gebruik worden genomen. In de maanden die hierop volgen, worden de overige functies in gebruik genomen. Nu, bijna vier maanden na de start van de invoering, is aan 828 personen een inlogaccount verstrekt voor het gebruik van NAS. Hiervan hebben intussen 546 (66%) personen geprofiteerd. Dit betekent dat 282 personen nog geen weet hebben van de voordelen van NAS. Mocht u tot de laatste groep behoren, maar dat het door "technische" problemen niet mogelijk was om in te loggen, laat ons dit dan via de (automatisering@nttb.nl) weten. Wij kunnen u helpen alsnog toegang tot het nieuwe systeem te krijgen. Alle verenigingen dienen voor september hun ledenadministratie in NAS op orde te hebben. In september worden de facturen voor de tweede helft van 2005 verstrekt. Voor de goede orde merken we nog op dat de administrateurs van de verenigingen tot 1 september a.s. de mogelijkheid hebben om de rubriek competitiegerechtigd aan te passen aan de teamopgave. Hierna gaat deze rubriek "op slot". Kijkend naar de verenigingsgegevens (algemeen, bestuurssamenstelling, gegevens van speellocatie en "verplichte" functionarissen) dan moeten we stellen dat veel verenigingen nog niet de moeite hebben genomen om deze actueel en volledig te maken. Het is ook in het belang van de verenigingen dat dit op korte termijn gebeurd. Binnen enkele weken wordt de mailingfunctie in gebruik genomen. Deze functie stelt de afdelingen en het bondsbureau in staat om op eenvoudige wijze een doelgroep te benoemen en hiervoor een "verzendlijst" aan te maken. Bij doelgroep dient u te denken aan de voorzitters, secretarissen, penningmeesters, ledenadministrateurs en/of wedstrijdsecretarissen van de verenigingen. Door ervoor te zorgen dat NAS de correcte gegevens bevat, weet u zeker dat u niet verstoken blijft van voor u belangrijke informatie. Kortom, het is niet alleen in ons belang maar zeker ook in uw belang dat u ervoor zorgt, dat NAS de juiste gegevens bevat. Met een inspanning van slechts enkele uren, is een gemiddelde vereniging in staat om de hele administratie in NAS up-to-date te krijgen.

20 We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden., Projectorganisatie Automatisering NTTB

21 7 juli 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (11) Op 23 juni jl. is aan de afdelingsbesturen een draaiboek voor de periode verstrekt. In dit draaiboek zijn de diverse projectactiviteiten wat meer gedetailleerd beschreven en gepland. Enerzijds hopen we op deze manier een hoop vragen al op voorhand te hebben beantwoord en verwachten we dat alle klokken weer een beetje gelijk zijn gezet. Volgende week, beginnend op maandag 4 juli, wordt de vernieuwde koppeling met CAA in gebruik genomen. Deze koppeling zorgt ervoor dat meer ledengegevens uit NAS worden overgenomen in CAA, zoals de adresgegevens. Ook worden de wijzigingen in de bestuurssamenstellingen doorgegeven aan CAA. Daarnaast treedt het mechanisme in werking om alle (senioren-)licenties in NAS met CAA te synchroniseren. Hiermee is de basis gelegd voor de nabije toekomst, zodat CAA voorlopig over de juiste informatie beschikt voor de facturen (2005), de competitieadministratie en de licentieadministratie ( ). Deze maand staat voornamelijk nog in het teken van de afronding van de ledenadministratie. De meest belangrijke aanpassingen zullen nog worden gerealiseerd en in productie worden genomen. Op dit moment is al wel duidelijk dat niet alle wensen gehonoreerd zullen worden. Een aantal zal in de loop van de komende maanden worden ontwikkeld, enkele zullen mogelijk pas in 2006 worden gerealiseerd. Een en ander hangt vooral af van de ruimte in de ontwikkelcapaciteit die "overblijft". Vanaf 1 augustus zal het accent liggen op de ontwikkeling van de competitiemodule. Ook starten deze maand enkele competitieleiders, onder regie van de projectorganisatie, met het "ontwerp" van de competitiemodule. Het is de bedoeling dat eind juli/begin augustus het "ontwerp" wordt afgerond. Dit vormt de basis voor de ontwikkeling die in augustus start. In oktober/november wordt het tussenresultaat (het reeds ontwikkelde deel van de competitiemodule) gepresenteerd aan "alle" competitieleiders. Hierna hebben zij de gelegenheid om de puntjes op de i te zetten. Het is deze keer een korte nieuwsbrief geworden. Desalniettemin hopen wij u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Hierbij moeten we wel een kanttekening plaatsen. Dos is (nagenoeg) de gehele maand juli afwezig in verband met vakantie in Amerika. Harry is van 15 juli tot en met 24 juli in Praag (EJK), waardoor in deze periode de bemanning van automatisering@nttb.nl tot een bijna beschamend niveau is gedaald. Wij willen u daarom vragen om óf uw vragen voor 15 juli aan ons adres te richten óf uw vragen op te zouten tot na de 24e. Wij rekenen op uw begrip voor de situatie. Projectorganisatie Automatisering NTTB

22 7 augustus 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (12) Zoals op de wegen in Nederland goed merkbaar is (weinig files), is een groot deel van de Nederlanders met vakantie. Dit is onder andere ook te merken in het gebruik van het NTTB Administratie Systeem. Een groot deel van de clubs heeft zijn ledenbestand al voor de vakantieperiode op orde gebracht en de ledenadministrateurs konden/mochten de afgelopen maand genieten van een welverdiende rust. Over één tot twee weken zullen de meesten wel weer de draad oppakken. Voor ons, de projectorganisatie, is dit vooral merkbaar aan het geringere aantal aanvragen voor een inlogaccount en het aantal meldingen van "vergeten" wachtwoorden dat ons bereikt. Met de afronding van de ledenmodule loopt het iets minder voorspoedig dan verwacht. Door een verhuizing die zich plotseling heeft aangediend, heeft de leverancier op dit moment minder tijd beschikbaar voor de ontwikkeling van de laatste functies. Afronding van de module wordt nu voorzien in september. Dit wil niet zeggen dat de ontwikkeling van NAS voor de rest stilstaat. Dit is zeker niet het geval. In de eerste helft van juli is in samenwerking met twee competitieleiders uit de afdeling Oost een eerste opzet gemaakt voor het ontwerp van de competitieadministratie. Dit ontwerp is vervolgens voorgelegd aan de landelijke competitieleiders. Naar aanleiding van de bespreking met deze competitieleiders behoefde het ontwerp slechts op enkele kleine punten bijgesteld te worden. De belangrijkste conclusie: met dit ontwerp is een belangrijke basis gelegd voor de ontwikkeling van de competitiemodule. Het is wel de bedoeling dat het ontwerp in augustus wordt doorgesproken met de leverancier, zodat in september daadwerkelijk kan worden gestart met de bouw van de competitiemodule. Kortom, we hebben niet stilgezeten. Deze vakantie-editie van de Nieuwsbrief is wat aan de korte kant. Echter, er was ook niet zoveel te melden, maar u bent nu wel weer op de hoogte van alle ontwikkelingen rond het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene adres (automatisering@nttb.nl). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Projectorganisatie Automatisering NTTB

23 6 september 2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (13) Het project is inmiddels zijn tweede jaar ingegaan. Ondanks een leverancierswisseling halverwege het eerste jaar, zijn we er toch in geslaagd om het onderdeel Ledenadministratie grotendeels in gebruik te nemen. In de komende maanden worden enkele op dit moment nog ontbrekende functies beschikbaar gesteld aan de ledenadministrateurs en secretarissen van verenigingen en een aantal afdelings- en bondsfunctionarissen van het systeem. Het accent zal in de komende maanden vooral liggen op het onderdeel Competitieadministratie. Deze maand wordt gestart met de ontwikkeling van de functies voor de registratie van de teamopgave (door de wedstrijdsecretarissen) en de controle hiervan door de competitieleiders. Hierna worden de andere functies van deze module, waarvan het beheer van het competitieprogramma en de verwerking van de uitslagen de belangrijkste zijn, ontwikkeld. Hierbij is het uitgangspunt dat de teamopgave voor de voorjaarscompetitie 2006 in NAS zal gebeuren. Voor de rest blijft het nog even bij het oude en wordt CAA nog gebruikt voor de feitelijke competitieadministratie. In het voorjaar van 2006 zullen we met de nieuwe competitiemodule van NAS gaan proefdraaien. Het voorgaande betekent wel dat in november a.s. alle wedstrijdsecretarissen geautoriseerd moeten worden voor het gebruik van NAS. Zij dienen per slot van rekening de teamopgaven in NAS vast te leggen. Deze autorisaties worden verstrekt op basis van de registratie in NAS. Sinds een aantal maanden beschikken de verenigingssecretarissen over de mogelijkheid om diverse functionarissen (bestuursleden, ledenadministrateurs en wedstrijdsecretarissen) in het systeem te registreren. Een begin augustus uitgevoerd onderzoek gaf aan dat minder dan de helft van de verenigingssecretarissen de in NAS opgenomen verenigingsgegevens al hadden gecontroleerd en gecorrigeerd/ aangevuld. Hierdoor is het risico groot dat de in het systeem opgenomen "lijst" van wedstrijdsecretarissen niet compleet/correct is. Dit zou kunnen leiden tot grote problemen bij de verstrekking van de noodzakelijke autorisaties in november. Daarom zijn we vanuit het project een actie gestart om alle secretarissen aan te schrijven, die "hun" verenigingsgegevens nog niet hebben gecontroleerd. In afdeling Oost loopt deze actie nu drie weken en hebben intussen al 18 van de 31 verenigingen gehoor gegeven aan de oproep. Limburg volgde 1,5 week later en ook hier zien we dat van 7 van de 23 verenigingen de gegevens zijn aangevuld. In Holland Noord en Midden is de actie een week geleden gestart en ook hier zien we hoopvolle resultaten. De andere afdelingen, met 190 "dissidente" verenigingen, volgen in de loop van september. We hopen u volgende maand meer over de resultaten van deze actie te kunnen melden. Waarschijnlijk kunnen we u ook meer informatie verstrekken over de vorderingen met de competitiemodule. In ieder geval bent u nu weer volledig op de hoogte van dit project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene adres (automatisering@nttb.nl). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Projectorganisatie Automatisering NTTB