Beleidsplan Energiebank

Transcriptie

1 Beleidsplan Energiebank 1. Inleiding In dit beleidsplan lichten we graag toe welke doelen de Energiebank nastreeft. Vervolgens vertellen we hoe bedrijven en particulieren kunnen bijdragen aan de Energiebank en hoe we ons geld uitgeven. 2. De vereniging 2.1 Missie en doelstelling De Energiebank wil energie als eerste levensbehoefte bereikbaar houden. Energie is essentieel voor ons welzijn en onze welvaart. Zonder energie kunnen we onze huizen niet verwarmen, kunnen we niet koken en niet communiceren. In Nederland hebben ongeveer huishoudens te weinig geld om hun energierekening te betalen. De Energiebank wil een bijdrage leveren om energie voor hen bereikbaar te houden. De doelstellingen van de Energiebank zijn: Energie als eerste levensbehoefte bereikbaar houden voor huishoudens die te weinig geld hebben om hun energierekening te betalen. Klanten van de Energiebank op de korte termijn ondersteunen en op de lange termijn versterken; door op drie manieren hulp te bieden: hulp bij betaling, hulp bij besparing en hulp bij bewustwording. Duurzaamheid vinden we belangrijk. We hopen op zoveel mogelijk gedoneerde duurzame opwek. Na een start in Arnhem willen we doorgroeien naar meer regio s in Nederland waar hulp nodig is. Om deze reden willen we tijdens de lokale start de processen zo inrichten dat ze op te schalen zijn, zodat de Energiebank snel kan groeien. 2.2 De naamgeving van de Energiebank In de statuten is de naam als Stichting Energiebank Nederland vastgelegd. In onze communicatie gebruiken we de Energiebank. 2.3 Transparantie bij de Energiebank In dit beleidsplan lichten we toe wat onze uitgangspunten zijn en de plannen voor de komende jaren. Dit beleidsplan is goedgekeurd door het bestuur en de raad van toezicht. Jaarlijks wordt er een jaarplan opgesteld en afgesloten met een jaarverslag. Deze stukken worden opgesteld door het bestuur en gecontroleerd en goedgekeurd door de raad van toezicht. 3. Energie geven 3.1 Typen donaties Donaties zijn van groot belang voor de Energiebank, en vormen tevens de enige inkomstenbron. Energie geven kan op verschillende manieren:

2 Gelddonaties Energiedonaties Donaties in tijd Productdonaties Gelddonaties worden uitgedrukt in kwh gedoneerde energie. Via een wizard op de website kan de donateur (bedrijf of particulier) zien hoeveel kwh de donateur schenkt. Zo wordt de koppeling met energie geven zo duidelijk mogelijk gemaakt. Een bedrijf kan besluiten een bepaalde hoeveelheid energie te doneren aan de Energiebank. Dit kan een overschot zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Uiteindelijk wordt de energiedonatie vertaald in een geldstroom, een proces dat al dan niet via de energieleverancier verwerkt wordt. Partijen hebben niet alleen de mogelijkheid om energie te doneren, maar kunnen ook bijdragen door het aanbieden van diensten of inzet. Voorbeelden hiervan zijn de ontwikkeling van het logo, advies op verschillende gebieden, website, postbus en bankrekening. Daarnaast is de inzet van vrijwilligers voor de Energiebank ontzettend belangrijk. Zij spelen een rol in de organisatie van de Energiebank, maar ook bijvoorbeeld voor de energiecoaching. De klanten van de Energiebank ontvangen tevens energiebesparende producten. Ook deze producten worden gedoneerd door partners van de Energiebank. 3.2 Fondsenwerving Om fondsen te werven, hanteert de Energiebank de volgende uitgangspunten: We richten ons in eerste instantie zoveel mogelijk op lokale partijen, om de verbinding tussen energiegevers en energieontvangers zo direct mogelijk te maken. We gaan zoveel mogelijk uit van de kracht van de warme contacten en zetten daarvoor onze eigen netwerken in. Inzet van ons netwerk: we geloven in de kracht van mond-tot-mond reclame; daar waar mogelijk, zetten we zoveel mogelijk in op de promotie van de Energiebank in nieuwsbrieven, bijeenkomsten en via andere communicatiekanalen in ons netwerk. Om de verbinding tussen energie geven en energie ontvangen zo duidelijk mogelijk te maken, streven we ernaar om zoveel mogelijk donaties in de vorm van energie binnen te krijgen. Hierbij richten we ons ook op duurzame energieproducenten, maar sluiten andere energiedonaties niet uit. Partijen waar we ons hiervoor op richten, zijn (groene) energieproducenten (zon, wind of traditionele energiebronnen). We maken gebruik van onze eigen energie en de energie die om ons heen ontstaat: met enthousiasme verspreiden we onze boodschap. Aanpak korte termijn (introductiefase > klein beginnen in Arnhem): We focussen ons voornamelijk op eenmalige donaties. In beperkte mate testen we ook uit hoe we partijen voor de langere termijn aan ons kunnen binden. We focussen ons voornamelijk op bedrijven. In beperkte mate testen we ook uit hoe we particulieren kunnen benaderen. Onze donateurs communiceren via hun eigen kanalen. De Energiebank zelf (Alliander) zoekt in deze fase niet actief de media op, en vraagt de donateurs om dit ook niet te doen. Donateurs gebruiken hun eigen mediakanalen om aandacht te vestigen op de Energiebank en of hun bijdrage daaraan. Onder eigen mediakanalen verstaan we eigen nieuwsbrieven, bladen, websites en social media kanalen van de donateurs etc. Lokale, regionale en landelijke media zetten we in deze fase niet in.

3 Aanpak lange termijn (doorgroeifase > groter uitbouwen naar meer regio s in Nederland): Na een lokale start in Arnhem, willen we doorgroeien naar meer regio s in Nederland waar hulp nodig is: dit betekent dat we ons voor fondsen op de korte termijn focussen op partijen in Arnhem, om vervolgens stap voor stap de scope te verbreden naar andere regio s in Nederland. We richten ons nog steeds op eenmalige donaties, maar zullen onze focus verleggen naar structurele donaties, in de vorm van samenwerkingsverbanden op de lange termijn. We richten ons zowel op bedrijven als op particulieren (via lokale en landelijke campagnes). Inzet van mediakanalen: we zoeken actief lokale en landelijke media op. 4. Energie ontvangen 4.1 Uitgangspunten voor uitgaven Bij het uitgeven van het geld wordt er uitgegaan van een aantal principes: Er wordt nooit meer geld uitgegeven dan er binnenkomt. Wel kan er besloten worden om een reserve op te bouwen, bijvoorbeeld wanneer we een aantal huishoudens tegelijk vanaf een vastgesteld moment willen ondersteunen. Er worden geen risicovolle besluiten genomen, zoals bijvoorbeeld het overnemen van een machtiging van een klant. Het geld wordt grotendeels mogelijk besteed aan het doneren van energie aan huishoudens met energiearmoede. In dit geval kan de donatie vertaald worden in een aantal kwh. Er zijn nooit betaalde medewerkers in dienst van de Energiebank. Er wordt gewerkt met vrijwilligers. Een onkostenvergoeding kan wel tot de mogelijkheden behoren. 4.2 Klantenwerving Voor het aandragen van klanten van de Energiebank werken we nauw samen met hulpverlenende instanties. Dit vinden we belangrijk, omdat zij bij de mensen thuis komen en de persoonlijke context kennen. Daarnaast vinden we het belangrijk dat klanten bereid zijn tot het toelaten van een hulpverlener, aangezien we graag zien dat ze openstaan voor het coachingsproces. Ook het aanmeldproces loopt via de hulpverleners. Zij zijn verantwoordelijk voor het invullen van de juiste gegevens en bedragen. Energiebank heeft een controlefunctie bij het aanmeldproces. Wanneer er meer klanten zijn dan er geholpen kunnen worden, heeft de Energiebank de autoriteit om te bepalen welk huishouden eerst wordt geholpen. Overige huishoudens kunnen op een wachtlijst geplaatst worden, al wordt er naar gestreefd een wachtlijst beperkt te houden. De doelstellingen van hoofdstuk 2 kunnen op diverse manieren worden nagestreefd. Er gewerkt met een gedeeltelijk betaalde rekening, in eerste instantie voor een periode van zes maanden. De hoogte van het bedrag is hierbij afhankelijk van de grootte van het huishouden. Mogelijk wordt er in de toekomst met een andere propositie of verschillende proposities tegelijk gewerkt. 5. Stichting Energiebank Nederland 5.1 Werkzaamheden van de stichting De Stichting zal verschillende activiteiten bedrijven. Ten eerste is er een belangrijke coördinerende rol weggelegd, voor de planning en voucheruitgifte aan de klanten. Verdere activiteiten zijn onder meer relatiebeheer (werving, contact en samenwerking met donateurs, leveranciers, hulporganisaties en vrijwilligers), het beheren van de financiën, goederenopslag- en distributie, verzorgen van opleiding (energiecoaches en vrijwilligers), het organiseren van (sponsor)evenementen en het uitbreiden van de

4 Energiebank naar meerdere vestigingen/regio s. Ten slotte worden alle overige activiteiten ondernomen die bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van de Stichting. 5.2 Governance Het stichtingsbestuur bestaat uit minimaal drie personen, met de functies van voorzitter, penningmeester en secretaris. Eventueel kan de functie van secretaris en penningmeester door één persoon vervuld worden, waarbij het derde bestuurslid de functie van algemeen lid op zich neemt. De raad van toezicht bestaat uit minimaal drie personen en wordt in de periode tot april 2016 benoemd door het tijdelijke stichtingsbestuur. Het definitieve stichtingsbestuur wordt tevens door het tijdelijke stichtingsbestuur benoemd in de periode tot en met april Voor de Stichting wordt een ANBI-status aangevraagd. 5.3 Klachtenregeling Klachten, van welke aard dan ook, worden serieus genomen door de Energiebank. Klachten kunnen ingediend worden door klanten van de Energiebank of vrijwilligers die betrokken zijn bij de Energiebank. Iedere klacht zal worden beoordeeld en afgehandeld door het bestuur. Wanneer dit nodig blijkt te zijn, kan de raad van toezicht hier ook bij betrokken worden. 6. Communicatie 6.1 Communicatie voor en tijdens de introductiefase In de startfase kennen we 3 communicatiestromen: 1. Externe communicatie door donateurs en partners 2. Externe communicatie algemeen/alliander 3. Interne communicatie voor en door medewerkers De algemene uitgangspunten voor communicatie zijn: Low profile, we koppelen de naam Alliander niet pro-actief aan de Energiebank. We zoeken niet de pro-actief de media op! Woordvoeringslijn is reactief: contact met media loopt alleen via woordvoering, Hierover maken we met alle in- en externe partijen duidelijke afspraken. Donateurs en partners kunnen communiceren over (hun bijdrage aan) de Energiebank in hun eigen netwerken, en via hun eigen communicatiemiddelen en kanalen. Ook zij mogen niet de media benaderen. Intern beperken we ons tot procescommunicatie totdat we ingericht zijn en het juiste moment er is voor een werving onder collega s voor vrijwilligers, geld of energie. In al onze communicatie-uitingen vertellen we dat we klein (lokaal) beginnen, maar een grote ambitie hebben (landelijk)!

5 De in te zetten communicatiemiddelen zijn: De website: De Q&A De folder (nog te ontwikkelen) Beeld (foto met webadres erop) met kernboodschap: in te zetten in social media en eigen kanalen van donateurs (nog te ontwikkelen) 6.2 Communicatie na de startfase Voor de communicatie na de startfase wordt een lange termijn communicatiestrategie ontwikkeld en uitgewerkt door Bureau LaVerbe. Deze strategie wordt door Bureau LaVerbe gedoneerd aan de Energiebank. De strategie omvat de aanpak voor externe en interne communicatie, en verdere ontwikkeling van middelen. 7. Samenwerking met Partners De samenwerking met partners en donateurs wordt vastgelegd in een ondertekende samenwerkingsovereenkomst, waar de belangrijkste afspraken in vermeld staan. 7.1 Energieleveranciers Energieleveranciers spelen zowel een rol in het proces van energie geven als bij energie ontvangen. Een aantal belangrijke mogelijkheden zijn: Leveranciers hebben een belangrijke rol bij het mogelijk maken van het doneren van energie aan de klanten van de energiebank. Zij moeten het voorschotbedrag verlagen, of de donatie moet op een andere manier in hun processen verwerkt worden. Wanneer een bedrijf of particulier een deel van de opgewekte energie wil doneren, zal de leverancier dit administratief verwerken. Hierbij moet een aanpassing op de jaarnota en/of het voorschotbedrag gedaan worden. Leveranciers kunnen er zelf ook voor kiezen producten of energie te doneren. 7.2 Hulporganisaties Hulporganisaties zijn belangrijke partners voor de Energiebank. Ze spelen een rol bij: De werving van klanten, zoals besproken in hoofdstuk 4.2. Het leveren van vrijwilligers die als energiecoach willen optreden. 7.3 Donateurs Om de Energiebank werkend te maken, zijn donateurs die hun energie willen geven onmisbaar. Als donateur kun je op verschillende manieren bijdragen: Doneer energie. Bepaal hoeveel kilowattuur je wilt geven, of welk deel van je eigen energie-opwek naar de Energiebank gaat. Je geeft dus direct waar het om gaat: energie; Doneer geld Bepaal hoeveel huishoudens je wilt helpen en voor hoe lang, of maak een bedrag naar keuze over. Doneer energiebesparende producten. Deze producten worden verwerkt in de energiebesparingskits voor de huishoudens om blijvende besparing te bereiken.

6 Doneer bijvoorbeeld energiezuinige lampen, tochtstrips, isolatiemateriaal, kleine energiezuinige huishoudelijke apparaten en slimme thermostaten, of doneer kortingsbonnen of waardebonnen die klanten kunnen inleveren voor energiebesparende producten. Doneer jouw tijd en/of expertise om de Energiebank verder te helpen. Wat biedt de Energiebank haar donateurs? Energiegevers zijn onmisbaar voor de Energiebank! Hier doen we graag iets voor terug: Zichtbaarheid op onze website, met ruimte voor het logo en waarbij vermeld kan worden welke bijdrage de donateur heeft geleverd (bijv. zes gezinnen geholpen, 500kWh gedoneerd ). Je kunt je steun aan de Energiebank gebruiken voor eigen communicatiedoeleinden. Indien gewenst, levert de Energiebank logo en informatie aan. In onderling overleg zijn overige wensen altijd bespreekbaar. MVO activiteiten van bedrijven (hulp bij de Energiebank). 7.4 Gemeentes Gemeentes hebben een belangrijke rol in bij het mogelijk maken van de Energiebank. Zij kennen de instanties goed en kunnen hun netwerk openstellen wanneer we mensen uit hun gemeente willen ondersteunen. 8. Privacy en omgang met persoonsgegevens 8.1 De introductiefase en daarna Tijdens de introductiefase doneert Alliander de serverruimte, hosting van de website en systemen voor de Energiebank. Er wordt zo snel mogelijk zorg gedragen voor een externe service provider, die deze zaken kan overnemen, bij voorkeur in de vorm van een donatie. Belangrijkste uitgangspunt is dat de privacy van de klanten van de Energiebank wordt gewaarborgd. Om deze reden wordt er secuur met de persoonsgegevens omgegaan. 8.2 Persoonsgegevens Persoonsgegevens worden alleen behandeld en opgeslagen door vooraf vastgestelde medewerkers van de Energiebank. De aanvraag bij de Energiebank wordt ingevuld door de klant samen met de hulpverlener. Om te kunnen controleren of de aanvrager aan de criteria van de Energiebank voldoet, wordt in het aanvraagformulier ook naar financiële gegevens gevraagd. We zijn ons ervan bewust dat deze gegevens zeer discreet verwerkt moeten worden. De financiële gegevens worden opgevraagd, door de Energiebank gecontroleerd en na twee weken verwijderd van de systemen. De persoonsgegevens worden bewaard. Deze dienen ervoor om de klant te kunnen identificeren en om de juiste gegevens aan de desbetreffende energieleverancier door te kunnen geven.

7 Jaarplan Energiebank Startfase en opschaling De Energiebank begint per 1 oktober 2015 in de regio Arnhem met een startfase waarin twintig huishoudens geholpen worden. In deze startfase testen en verbeteren we de processen en samenwerkingen met leveranciers. Dit met als doel om een sterke onafhankelijke stichting op te zetten. Vanaf mei 2016 is de stichting Energiebank Nederland geheel onafhankelijk. Wanneer er een stijgende lijn aan donaties en aanmeldingen zichtbaar is, wordt gestart met opschaling naar meerdere klanten en andere gemeentes. Ambitie 2015/2016 en indicatoren In de eerste fase van de Energiebank zijn er positieve reacties gekomen vanuit verschillende bedrijven, hulporganisaties en energieleveranciers. We willen in de introductiefase de basis opzetten voor een goed lopende stichting. De ambitie is dat de stichting zich positief blijft ontwikkelen. Hierbij is een toenemende betrokkenheid vanuit de maatschappij van groot belang. De positieve ontwikkeling kunnen we waarnemen door een stijging in: Het aantal donateurs. Het besteedbare geld om de doelen van de stichting na te kunnen streven. Het aantal leveranciers dat zich verbindt aan de Energiebank. Het aantal vrijwilligersfuncties (zoals bestuur, raad van toezicht, energiecoaches) dat door mensen die niet werkzaam zijn bij Alliander wordt vervuld. Het aantal ontvangen productdonaties. Verder is van belang voor een sterke stichting: Er is voldoende behoefte aan hulp (minimaal twintig klanten in de regio Arnhem in 2015). Klanten zijn positief over de geboden hulp (zowel over de ondersteuning voor de energierekening, coaching en energiebesparende producten). Er wordt interesse vanuit andere regio s getoond, waardoor uitbreiding van de stichting tot de mogelijkheden behoort. Elke maand, met eerste meting (nul meting) december 2015, zal gekeken worden of de stijgende lijn nog steeds aanwezig is. Als er drie maanden op rij op één van de punten een negatieve trend zichtbaar zal door bestuur besluit genomen over "hoe nu verder?". Is er een negatieve trend zichtbaar op meer dan drie punten, dan kan er tijdens bestuursvergadering besloten worden om de stichting op te heffen.

8 Begroting Deze begroting heeft betrekking op de introductiefase, waar er twintig huishoudens worden ondersteund.