Handreiking. inkopen onder de Aanbestedingswet 2012

Transcriptie

1 Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Facility Services/Demand Management/Inkoop Januari 2014 Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 1 of 16

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Inkoopbeleid Tilburg University Aanbestedingswet Handreiking Beginselen van het aanbestedingsrecht De Gids Proportionaliteit Het inkoopproces Inkoopvoorbereiding Keuze inkoopprocedure Keuze samenvoegen van opdrachten Keuze percelenindeling Aanbestedingsreglement Werken Specificeren Proportionaliteit Raamovereenkomsten Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Algemene voorwaarden Selecteren Keuze deelnemers Meervoudig onderhandse aanbesteding Eigen verklaringen Total Cost of Ownership Contracteren Proportionaliteit Risico Modelovereenkomsten Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Duurzaamheid Sociale voorwaarden Klachtenregeling Klachtenloket Commissie van aanbestedingsexperts Procedure klacht Bijlage 1 Begrippen Bijlage 2 Relevante documenten Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 2 of 16

3 1. Inleiding 1.1 Inkoopbeleid Tilburg University Op 26 oktober 2010 heeft het College van Bestuur het Inkoopbeleid Tilburg University vastgesteld. De essentie van dit inkoopbeleid is in vier beleidsdoelen gevat: Samen, rechtmatig, doelmatig en duurzaam inkopen. Beleidsdoel Samen(-werking) Schools en Diensten kopen zoveel als mogelijk producten die collectief zijn aanbesteed. Producten waarvoor de universiteit een raamovereenkomst heeft afgesloten mogen niet buiten deze raamovereenkomst om gekocht worden. Beleidsdoel Rechtmatig Alle opdrachten van de universiteit, zowel die afzonderlijk zijn verstrekt door haar organisatie-eenheden als die collectief zijn aanbesteed, moeten voldoen aan de vigerende (inter-) nationale wet- en regelgeving. Beleidsdoel Doelmatig De aan te schaffen producten voldoen niet in mindere en niet in meerdere mate aan de behoefte die nodig is om de doelstelling van de organisatie te realiseren. Daarbij worden de producten op een zo efficiënt mogelijke wijze aangeschaft voor een marktconforme prijs. Beleidsdoel Duurzaam Bij de aanschaf van de daarvoor in aanmerking komende producten wordt rekening gehouden met duurzaamheidscriteria van AgentschapNL minstens zover dit nodig is om de doelen van de universiteit op het gebied van duurzaam inkopen te realiseren. 1.2 Aanbestedingswet 2012 Op 1 april 2013 is de nieuwe aanbestedingswetgeving van kracht geworden. De nieuwe wetgeving bestaat uit de Aanbestedingswet 2012, het aanbestedingsbesluit (AMvB) en aanvullend beleid (hierna tezamen te noemen Aanbestedingswet 2012). Hierin worden voor het eerst, naast regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden, ook regels gesteld voor aanbestedingen onder deze drempelwaarden. De huidige Europese drempelwaarden bedragen ,- voor leveringen en diensten, en ,- voor werken. Rode draad in de nieuwe aanbestedingswetgeving is het vergroten van de toegang tot aanbestedingen voor het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) en het verlagen van de lasten voor deelnemende bedrijven. Daarnaast dienen aanbestedende diensten hun beslissingen voor en tijdens het inkoopproces voortaan expliciet te motiveren. Hiermee wordt een verdere professionalisering van de inkoopfunctie nagestreefd. Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 3 of 16

4 1.3 Handreiking In deze handreiking worden aan de hand van de fasen van het inkoopproces de beslismomenten benoemd. In de bijlage wordt u stap voor stap door het beslissingsproces geleid en wordt aangegeven wanneer u de gemaakte keuzes moet motiveren. 2. Fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht Alle inkopen van aanbestedende diensten zijn onderhevig aan de fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht. Deze beginselen zijn: a. Het non-discriminatiebeginsel (ondernemingen mogen in inkoopprocedures niet worden gediscrimineerd naar bijvoorbeeld geografische vestiging e.d.) b. Het gelijkheidsbeginsel (alle ondernemingen dienen in inkoopprocedures gelijk behandeld te worden) c. Het transparantiebeginsel (het moet alle ondernemingen helder zijn op basis van welke criteria de opdracht gegund wordt) d. Het beginsel van proportionaliteit (de eisen, wensen en voorwaarden moeten in een redelijke verhouding staan tot de opdracht) 3. De Gids Proportionaliteit Onderdeel van de Aanbestedingswet 2012 is de Gids Proportionaliteit. Deze gids concretiseert het beginsel van proportionaliteit gedurende het inkoopproces. In de gids zijn voorschriften opgenomen waaraan elk inkoopproces dient te voldoen. Afwijken hiervan is alleen mogelijk wanneer dit deugdelijk en schriftelijk onderbouwd wordt ( pas toe of leg uit ). Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 4 of 16

5 4. Het inkoopproces Elk inkoopproces bestaat uit een aantal fasen. In elk van deze fasen zitten een aantal keuzemomenten. Veelal worden deze keuzes impliciet gemaakt. De Aanbestedingswet 2012 maakt het schriftelijk motiveren van gemaakte keuzes verplicht. Het gaat hierbij om keuzes die worden gemaakt in de fasen van inkoopvoorbereiding tot en met contracteren. De overige fasen betreffen de uitvoering van de opdracht of overeenkomst. Hierop is de Aanbestedingswet 2012 niet direct van toepassing. In onderstaande figuur is het totale inkoopproces weergegeven. Figuur 1 [prof.dr. A.W. van Weele, Technische Universiteit Eindhoven] Stap Fase inkoopproces Toelichting 1 Voorbereiding Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze Inkoopstrategie/procedure 2 Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag 3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmaking opdracht via publicatie of verzenden van de offerteaanvraag. Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende Ondernemer 4 Contracteren Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen Ondernemers 5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht Eventueel het doen van bestellingen 6 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen 7 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met Contractant Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 5 of 16

6 5. Inkoopvoorbereiding 5.1 Keuze inkoopprocedure Belangrijkste keuze in de inkoopvoorbereidingsfase is de keuze voor de te volgen inkoopprocedure. Bij de bepaling hiervan dient acht geslaan te worden op volgende aspecten 1 : a. omvang van de opdracht; b. transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; c. aantal potentiële inschrijvers; d. gewenst eindresultaat; e. complexiteit van de opdracht; f. type van de opdracht en het karakter van de markt. Ad a. Enkel met betrekking tot de omvang van de opdracht geeft de Gids Proportionaliteit nadere voorschriften over de te volgen aanbestedingsprocedure: Voor leveringen en diensten (bedragen exclusief BTW): van 0 tot ,- enkelvoudig onderhandse procedure van ,- tot ,- meervoudig onderhandse procedure van ,- tot ,- nationaal openbare procedure boven ,- Europese procedure Voor werken (bedragen exclusief BTW) van 0 tot ,- enkelvoudig onderhandse procedure van ,- tot ,- meervoudig onderhandse procedure van ,- tot ,- nationaal openbare procedure boven ,- Europese procedure Hiervan afwijken is alleen mogelijk wanneer dit deugdelijk, schriftelijk, onderbouwd wordt. 5.2 Keuze samenvoegen van opdrachten Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd 2 tenzij het gaat om logisch samenhangende onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen waarbij, in het kader van marktverhoudingen, de positie van het MKB zorgvuldig is geanalyseerd en afgewogen en de aanbestedende dienst de noodzaak van samenvoegen (clusteren) deugdelijk kan motiveren in de aanbestedingsstukken Keuze percelenindeling Opdrachten dienen te worden opgedeeld in zo veel mogelijk percelen, tenzij dit niet passend is, in welk geval de aanbestedende dienst dit motiveert in de aanbestedingsstukken. 4 Uitdrukkelijk moet worden gewezen op het feit dat indelen in percelen niet bedoeld is om zich te onttrekken aan de aanbestedingswet 2012 (dit zogenoemde splitsen van opdrachten is expliciet verboden 5 ). Bij de waardebepaling van de opdracht dienen alle percelen bij elkaar opgeteld te worden. 6 1 Gids Proportionaliteit, Voorschrift 3.4A 2 Aanbestedingswet, artikel 1.5 lid 1 3 Gids proportionaliteit bladzijde 18 4 Aanbestedingswet, artikel 1.5 lid 3 5 Aanbestedingswet, artikel 2.14 lid 1 6 Aanbestedingswet, artikel 2.18 lid 1 Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 6 of 16

7 5.4 Aanbestedingsreglement Werken Voor werken die meervoudig onderhands worden ingekocht is het aanbestedingsreglement werken (ARW 2012) voorgeschreven 7. In hoofdstuk 7 van de ARW 2012 zijn de van toepassing zijnde procedurevoorschriften beschreven. Hiervan afwijken is alleen mogelijk wanneer dit deugdelijk, schriftelijk, onderbouwd wordt. 7 Aanbestedingswet, artikel 1.22/Stcrt Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 7 of 16

8 6. Specificeren 6.1 Proportionaliteit Alle te stellen eisen en wensen aan inschrijvers en inschrijvingen dienen in een redelijke verhouding te staan tot het voorwerp van de opdracht. 8 Hierbij dient acht te worden geslaan op 9 : a. het al of niet samenvoegen van opdrachten; b. de uitsluitingsgronden; c. de inhoud van de geschiktheidseisen; d. het aantal te stellen geschiktheidseisen; e. de te stellen termijnen; f. de gunningscriteria; g. een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving; h. de voorwaarden van de overeenkomst. Indien hiervan wordt afgeweken de motiveert aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken Raamovereenkomsten Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen overheidsopdrachten vast te leggen. Wanneer er sprake is van raamovereenkomsten gelden de volgende uitgangspunten: a. De aanbestedende dienst verlangt bij raamovereenkomsten niet dat inschrijvers personeel, materieel of materiaal beschikbaar houden zonder dat daar een omzetgarantie of vergoeding tegenover staat. 11 b. In de aankondiging maakt de aanbestedende dienst, wanneer binnen de raamovereenkomst een te plaatsen opdracht over meerdere inschrijvers zal worden verdeeld, op transparante wijze bekend: 1. voor welke activiteiten bij inschrijving prijzen worden verlangd; 2. binnen welk tijdsbestek de onderscheiden werkzaamheden moeten worden uitgevoerd; en 3. op welke wijze deze werkzaamheden over de ondernemers zullen worden verdeeld Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden zien op omstandigheden die de (persoon van de) inschrijver of gegadigde betreffen en diens uitsluiting van deelneming aan een aanbestedingsprocedure kunnen rechtvaardigen. De wet kent boven de Europese aanbestedingsdrempels twee soorten uitsluitingsgronden, te weten verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Onder de Europese aanbestedingsdrempels is het stellen van uitsluitingsgronden facultatief. Onder de verplichte uitsluitingsgronden vallen situaties waarbij bedrijven of personen zijn veroordeeld wegens lidmaatschap aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of witwassen van geld. 8 Aanbestedingswet, artikel 1.10 lid 1 9 Aanbestedingswet, artikel 1.10 lid 2 10 Aanbestedingswet, artikel 1.10 lid 4 11 Gids proportionaliteit voorschrift 3.3A 12 Gids proportionaliteit voorschrift 3.3B Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 8 of 16

9 Onder de facultatieve uitsluitingsgronden vallen situaties waarbij bedrijven of personen in staat van faillissement of liquidatie verkeren, niet hebben voldaan aan wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van belasting of sociale zekerheidspremies, een ernstige beroepsfout hebben gemaakt, e.d. De aanbestedende dienst past slechts die facultatieve uitsluitingsgronden toe die relevant zijn voor de betreffende opdracht Geschiktheidseisen Geschikheidseisen hebben betrekking op de geschiktheid van de inschrijver (en niet op de inschrijving). Voorbeelden hiervan zijn financiële- en economische draagkracht, kwaliteitsbeleid, milieubeleid en referentieprojecten. Indien de aanbestedende dienst geschiktheidseisen stelt, stelt hij alleen geschiktheidseisen die verband houden met daadwerkelijke risico s die de opdracht meebrengt, of terug te voeren zijn op de gewenste competentie(s). 14 Bij de toepassing van een meervoudig onderhandse procedure stelt de aanbestedende dienst uitsluitend geschiktheidseisen indien bij de aanbestedende dienst de geschiktheid van een of meer van de potentiële inschrijvers nog niet bekend is. 15 a. Financiële- en economische draagkracht Om inzicht te krijgen in de stabiliteit van een inschrijver is het vaak verstandig om eisen te stellen aan de financiële- en economische draagkracht. Hiermee verminderd het risico dat een opdrachtnemer gedurende de uitvoering van de opdracht failliet gaat. b. Omzet Het stellen van een omzeteis is in beginsel niet toegestaan. Alleen wanneer hiervoor gegronde redenen zijn, bijvoorbeeld bij zeer complexe projecten, is het stellen van een omzeteis toegestaan. Deze omzeteis mag niet meer bedragen dan 3 maal de waarde van de opdracht. c. Zekerstelling In sommige gevallen is het verstandig om een financiële zekerstelling, bijvoorbeeld een bankgarantie, te eisen. Dit is afhankelijk van de complexiteit en de risico s van de opdracht. Wanneer men een zekerstelling eist dient deze te voldoen aan 16 : 1. De aanbestedende dienst verlangt geen zekerheidsstelling die niet samenhangt met het afdekken van risico's ten aanzien van de uitvoering van de opdracht. 2. Indien zekerheidstelling wordt verlangd bedraagt deze ten hoogste 5% van de opdrachtwaarde. 3. De aanbestedende dienst verlangt geen dubbele zekerheidstellingen. 4. Het tweede lid is niet van toepassing indien betaling voorafgaand aan de prestatie onderdeel is van de overeenkomst. 5. De aanbestedende dienst verlangt geen cessie van verzekeringspenningen. 13 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.5A 14 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.5B 15 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.5C 16 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.5D Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 9 of 16

10 d. Referenties Het overleggen van referenties is de belangrijkste manier om de geschiktheid (technische bekwaamheid) van een inschrijver te toetsen. Het gaat hierbij om referentieopdrachten en niet om de bekwaamheid van de in te zetten personen. Het is niet toegestaan om identieke referentieopdrachten of -projecten te vragen. Er mag enkel gevraagd worden naar ervaring op essentiële elementen van de opdracht, de zogenoemde kerncompetenties 17. Verder is van belang dat: De aanbestedende dienst maximaal één referentie per benoemde kerncompetentie vraagt. 2. De aanbestedende dienst niet verlangt dat referentieprojecten een waarde hebben van meer dan 60% van de raming van de onderhavige opdracht. 6.5 Algemene voorwaarden Algemene (verkoop) voorwaarden van leveranciers worden expliciet verworpen. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij banken en energiemaatschappijen, is het onmogelijk om vast te houden aan de inkoopvoorwaarden van Tilburg University. In deze gevallen is het verstandig om contact op te nemen met GS/Legal Affairs. Er bestaan algemene inkoopvoorwaarden voor een aantal producten: - Voor leveringen: Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2011 (ARIV-2011), - Voor diensten: Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot het verrichten van Diensten 2011 (ARVODI-2011) - Voor IT leveringen en diensten: Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-Overeenkomsten (ARBIT 2010) - Voor werken: Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) Op alle inkoopprocessen van TiU is in de regel één van bovenstaande algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. In uitzonderlijke gevallen is het hanteren van andere inkoopvoorwaarden mogelijk. Voor nadere informatie hierover kunt u contact opnemen met FS/Inkoop. 17 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.5F 18 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.5G Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 10 of 16

11 7. Selecteren 7.1 Keuze deelnemers In (meervoudig) onderhandse aanbestedingsprocedures worden bedrijven door de aanbestedende dienst uitgenodigd om een inschrijving te doen. De aanbestedende dienst selecteert deze bedrijven op basis van objectieve criteria. 7.2 Meervoudig onderhandse aanbesteding Bij een meervoudig onderhandse procedure onder de Europese aanbestedingsdrempel nodigt de aanbestedende dienst ten minste drie en ten hoogste vijf inschrijvers uit tot het doen van een inschrijving Eigen verklaringen Tijdens de aanbestedingsprocedure mogen geen bewijsstukken worden gevraagd. Door middel van een eigen verklaring kan een inschrijver aangeven of aan een gestelde voorwaarde wordt voldaan. Enkel aan de winnende inschrijver mag, achteraf, gevraagd worden om, ter vaststelling of daadwerkelijk aan de eisen wordt voldaan, om bewijsstukken te overleggen. In de aanbestedingsdocumenten dient te worden aangegeven welke bewijsstukken zullen worden opgevraagd. 20 Voor zaken die niet in het model eigen verklaring zijn opgenomen geldt dat deze wel tijdens de aanbestedingsprocedure mogen worden gevraagd, bijvoorbeeld referenties. Er zijn twee eigen verklaringen van toepassing: a. Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten. De wetgever heeft een verplicht model eigen verklaring opgesteld. Het gebruik hiervan is voorgeschreven bij alle aanbestedingen waarbij uitsluitingsgronden en/of geschiktheidseisen worden gesteld. b. Gedragsverklaring aanbesteden De gedragsverklaring aanbesteden is een verklaring van Minister van Veiligheid en Justitie dat tegen de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten 21. Deze gedragsverklaring wordt door personen of bedrijven aangevraagd en is twee jaar geldig. Met deze gedragsverklaring toont inschrijver aan dat voor hem er geen uitsluitingsgronden gelden waarop een onherroepelijk vonnis van toepassing is. Deze gedragsverklaring dient als bewijsdocument met betrekking tot de in paragraaf 6.3 genoemde verplichte uitsluitingsgronden. 7.4 Total Cost of Ownership De beoordeling van de prijzen dient te geschieden op basis van total cost of ownership, oftewel de totale kosten over de gebruiksduur Gids proportionaliteit, voorschrift 3.4B 20 Aanbestedingswet, artikel Aanbestedingswet, artikel Gids proportionaliteit, blz 44 Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 11 of 16

12 8. Contracteren 8.1 Proportionaliteit Alle te stellen contractvoorwaarden dienen in een redelijke verhouding te staan tot het voorwerp van de opdracht Risico - De aanbestedende dienst alloceert het risico bij de partij die het risico het best kan beheersen of beïnvloeden De aanbestedende dienst biedt tijdens de aanbestedingsprocedure potentiële inschrijvers de kans suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst of af te wijken van de inkoopvoorwaarden In gevallen waarin voor een bepaalde soort overeenkomst contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, past de aanbestedende dienst deze integraal toe De aanbestedende dienst verlangt geen aansprakelijkheid die op geen enkele manier gelimiteerd is. Bij de beoordeling welke limitering van de aansprakelijkheid proportioneel is slaat de aanbestedende dienst in ieder geval acht op: de risico s die de aanbestedende dienst daadwerkelijk loopt; de gebruikelijke aansprakelijkheidseis in de betreffende branche of voor de betreffende opdracht naar aard en omvang Modelovereenkomsten FS/Inkoop heeft samen met GS/Legal Affairs modelovereenkomsten opgesteld. Het verdient de aanbeveling om van deze modelovereenkomsten gebruik te maken. De volgende modelovereenkomsten zijn beschikbaar: - Modelovereenkomst voor diensten - Model raamovereenkomst voor diensten - Modelovereenkomst voor leveringen - Model raamovereenkomst voor leveringen - Model overeenkomst op basis van ARBIT Model overeenkomst op basis van UAV Modelovereenkomst architectdiensten 23 Aanbestedingswet, artikel 1.16 lid 1 24 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.9A 25 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.9B 26 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.9C 27 Gids proportionaliteit, voorschrift 3.9D Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 12 of 16

13 9. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Het is toegestaan om voorwaarden te stellen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) mits deze voorwaarden proportioneel zijn. 9.1 Duurzaamheid In 2008 heeft Tilburg University het convenant inzake duurzaam inkopen tussen het ministerie van VROM en het hoger onderwijs ondertekend. Hiermee wordt inhoud gegeven aan, voor een aantal productgroepen geformuleerde, duurzaamheidscriteria in aanbestedingen. Deze criteria zijn door AgentschapNL samen met de respectievelijke marktpartijen opgesteld. Hierdoor zijn ze per definitie proportioneel. Het hanteren van deze criteria betekent dat wordt voldaan aan het convenant. Bij het hanteren van andere duurzaamheidscriteria moet worden beoordeeld of deze, gegeven de situatie, proportioneel zijn. De duurzaamheidscriteria van AgentschapNL zijn te vinden op: Sociale voorwaarden Voor sociale criteria bestaan geen vastgelegde criteria. Toch kan het zinvol zijn om sociale criteria te formuleren. Deze zijn te verdelen in drie categorieën 28: 1. Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden: bijvoorbeeld de inzet van mensen met een achterstand tot arbeidsmarkt bij de uitvoering van de opdracht. 2. Generieke sociale voorwaarden: opdrachtnemer verklaart zich in te spannen om de fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) in de productieketen te waarborgen, namelijk, vrijheid van vakvereniging en het recht op collectief onderhandelen, afschaffing van dwangarbeid en slavernij, effectieve afschaffing van kinderarbeid en vrijwaring van discriminatie op het werk en beroep. 3. Aanvullende sociale voorwaarden: voor enkele producten gelden aanvullende sociale voorwaarden, namelijk, koffie en thee, cacao, textiel en bloemen. 28 Handleiding sociale voorwaarden duurzaam inkopen, ministerie van Infrastructuur en Milieu juli 2011 Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 13 of 16

14 10. Klachtenregeling Onderdeel van de Aanbestedingswet 2012 is het invoeren van een laagdrempelige klachtenregeling. Deelnemers aan aanbestedingsprocedures, maar ook bijvoorbeeld onderaannemers of brancheorganisaties, kunnen tijdens het aanbestedingsproces hun grieven aan een onafhankelijk team van experts te kunnen voorleggen zonder gelijk de gang naar de rechter te hoeven maken. Ook aanbestedende diensten hebben de mogelijkheid om een klacht tegen een deelnemer in te dienen. 29 Voor de behandeling van klachten zijn twee mogelijkheden in het leven geroepen Klachtenloket Het klachtenloket is een team van deskundigen bij de aanbestedende dienst zelf. Deze deskundigen dienen kennis van zaken op het gebied van inkopen te bezitten maar niet direct betrokken te zijn bij de aanbesteding. Het instellen van een klachtenloket is niet verplicht. Tilburg University beraadt zich momenteel of ze een klachtenloket wil instellen Commissie van aanbestedingsexperts De klachtencommissie is een landelijk opererend team van deskundigen op het gebied van aanbesteden. Naar aanleiding van een ingediende klacht geeft de commissie, tijdens of na het inkoopproces een advies. Dit advies heeft geen opschortende werking en kan door de aanbestedende dienst worden genegeerd. Het advies is echter wel zwaarwegend. Het is aan te bevelen om het advies in voorkomende gevallen op te volgen. Mocht het uiteindelijk toch tot een gerechtelijke procedure komen zal het afgegeven advies waarschijnlijk een niet onbelangrijke rol spelen in het proces Procedure klacht Wanneer een deelnemer een klacht over de aanbestedingsprocedure heeft is de benadering in beginsel als volgt: 1. Een deelnemer meldt zijn klacht voor de inleverdatum van de offerte. Via een aanpassing van de vraagstelling kan de klacht worden weggenomen (via een Nota van inlichtingen). 2. Wanneer de klacht (via een aanpassing van de vraagstelling) naar de mening van de indiener niet of niet voldoende wordt weggenomen kan de deelnemer de klacht indienen bij het klachtenloket van de aanbestedende dienst. 3. Wanneer de klacht door het klachtenloket naar de mening van de indiener niet of niet voldoende wordt weggenomen kan de deelnemer de klacht indienen bij de commissie van aanbestedingsexperts. 4. Tenslotte blijft de gang naar de rechtbank tot de mogelijkheden behoren. Opgemerkt moet worden dat deelnemers niet verplicht zijn bovenstaande stappen te doorlopen. Men kan ook direct naar de commissie van aanbestedingsexperts of de rechtbank stappen. 29 Klachtenafhandeling bij aanbesteden, ministerie van economische zaken, maart 2013 Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 14 of 16

15 Bijlage 1 Begrippen Aanbestedende dienst Aanbesteding AgentschapNL Enkelvoudig onderhandse procedure Gegadigde Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) Inschrijver Meervoudig onderhandse procedure Openbare procedure Europese procedure Splitsen Tilburg University (alle onder de rechtspersoon Stichting Katholieke Universiteit Brabant vallende faculteiten, diensten en instituten) Het inkoopproces van voorbereiding tot contracteren (fasen 1 t/m 4 in figuur 1) De uitvoeringsorganisatie van de Nederlandse Rijksoverheid als het gaat om duurzaamheid, innovatie en internationaal ondernemen. Inkoopprocedure waarbij aan één, zelf geselecteerde partij, een offerte gevraagd wordt Een partij die deelneemt aan een aanbestedingsprocedure De gunning van de opdracht is gebaseerd op een combinatie van prijs en gewogen gunningswensen. Een partij die een inschrijving (offerte) heeft ingediend. Inkoopprocedure waarbij aan meer dan één, zelf geselecteerde partijen, een offerte gevraagd wordt Inkoopprocedure die wordt aangekondigd en waarbij geïnteresseerde partijen zich kunnen aanmelden. Inkoopprocedure waarop de Europese Aanbestedingsrichtlijn (2004/18/EG) van toepassing is. Het opdelen van een opdracht met het doel om onder de voorgeschreven aanbestedingsprocedure uit te komen. Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 15 of 16

16 Bijlage 2 Relevante documenten 1. Europese aanbestedingsrichtlijn (2004/18/EG van 31 maart 2004) 2. Europese rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (89/665/EEG, 92/13/EEG, 2007/66/EG) 3. Aanbestedingswet 2012 (stb ) 4. Gids proportionaliteit januari 2013 (stb ) 5. Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012) (Stc ) 6. Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten 7. Klachtenafhandeling bij aanbesteden maart Handleiding sociale voorwaarden duurzaam inkopen, juli Inkoopbeleid Tilburg University (CvB 26 oktober 2010) 10. Convenant duurzaam inkopen (december 2008) Handreiking inkopen onder de Aanbestedingswet 2012 Page 16 of 16