Landelijke Vereniging Osdorper Ban 7A Fax van Eerstelijnspsychologen 1068 LD Amsterdam /

Transcriptie

1 Inleiding Het codeboek is ontwikkeld door de werkgroep Codeboek in nauw overleg met de Raad van Advies (RvA) en bevat de afspraken over de registratie van gegevens over de contacten met en behandelingen van cliënten voor alle eerstelijnspsychologen (ELP s), als leden van LVE. De gegevens worden vastgelegd in een administratieprogramma of de LVE CodeboekManager. Deze gegevens zijn van belang voor de individuele eerstelijnspsycholoog (ELP) t.b.v. kwaliteitsverbetering en toetsing. De ELP ontvangt een z.g. Spiegelrapport, hierin staan de eigen gegevens en het gemiddelde van de andere leden. Bovendien worden de gegevens gebruikt voor landelijke informatieverstrekking (jaarbericht), intervisie, NIP kwalificatie/herregistatie, belangenbehartiging en onderzoek. Het is van belang de registratie en verwerking van de gegevens met zorg uit te voeren om enerzijds over betrouwbare gegevens te kunnen beschikken en anderzijds te voorkomen dat de gegevens aan niet geautoriseerde personen worden verstrekt. Dit document geeft aanwijzingen en enkele tips aan de ELP bij het invullen van de gegevens en is bedoeld om volledige en juiste gegevens te kunnen rapporteren. Registratie van gegevens Er zijn softwarepakketten voor de ELP (zie overzicht op LVE website) die de gegevens voor het codeboek opslaan en d.m.v. een upload ter beschikking stellen. Daarnaast stelt de LVE het programma LVE CodeboekManager ter beschikking voor het vastleggen en opsturen (upload) van de codeboekgegevens. Op verzoek wordt dit programma toegestuurd. Inleveren Codeboekgegevens De gegevens van uw codeboek hebben betrekking op uw behandelingen met een laatste consult in het betreffende rapportage jaar en dient vóór 1 maart beschikbaar te zijn. Er gelden enkele regels voor het inleveren van de gegevens: 1. Loop na of de gegevens volledig zijn; 2. Controleer of het juiste, voor het betreffende jaar, codeboek klaar staat; 3. U maakt per praktijk (praktijk AGB code) één codeboek. Dus twee praktijken, dan twee codeboeken; 4. Stuur de gegevens via de upload naar het Nivel. Het adres voor het inleveren van de gegevens is in de softwareprogramma s opgenomen, vraag er anders naar bij de LVE Aanwijzingen voor het invullen van het codeboek blz. 1 van 7

2 Wat is er nodig? Om te kunnen werken met en het versturen van het LVE Codeboek zijn de volgende hardware, software en kennis nodig: a. Een computer met hierop een softwarepakket dat het LVE codeboek ondersteunt of de LVE CodeboekManager (Windows en Mac); b. Enige basiskennis voor het werken met de computer; c. Een internetverbinding; d. Toegang tot het ledendeel LVE website voor het ophalen van documenten. Geen wachtwoord? Neem contact op met LVE bureau Aanwijzingen voor het invullen van het codeboek blz. 2 van 7

3 Alle hoofdcodes op een rij Code Omschrijving A Datum aanmelding B Datum eerste consult C Datum laatste consult D Postcode cliënt (alleen de vier cijfers) 1 Cliëntsysteem 2 Sekse 3 Burgerlijke staat 4 Geboortedatum cliënt 5 Vergoeding kosten 5a UZOVI code (code van verzekeraar) 6 Opleidingsniveau 7 Werksituatie 8 Herkomst 9 Initiatief voor hulpvraag 10 Soort aanmelding 11 Belangrijkste aanmeldingsklacht Volwassenen (18 jaar en ouder) Kinderen en jeugdigen (jonger dan 21 jaar) 12 Diagnose / indicatiestelling as 1 DSM IV 13 Diagnose / indicatiestelling as 2 DSM IV 14 Diagnose / indicatiestelling as 3 DSM IV 15 Diagnose / indicatiestelling as 4 DSM IV 16 Functioneren cliënt bij aanmelding, as 5 DSM IV 17 Type aangeboden hulp 18 Testen of vragenlijsten 19 Methodiek van behandelen 20 Medicatiegebruik? 21 Wijze van beëindiging contact 22 Reden afbreken contact (toelichting op 21.2) 23 Door /terugverwezen naar (toelichting op 21.3) 24 Functioneren cliënt na afsluiting contact, as 5 DSM IV 25 Aantal consulten 26 Outcome Rating Scale, eerste consult 27 Outcome Rating Scale, derde consult 28 Outcome Rating Scale, laatste consult Aanwijzingen voor het invullen van het codeboek blz. 3 van 7

4 Aan de slag met invullen 1. Registratie van gegevens Gebruik softwarepakket dat het LVE codeboek ondersteunt of de LVE CodeboekManager; Registreer alle contacten c.q. behandelingen; Leg in het dossier vast als een cliënt niet toestaat dat zijn/haar gegevens worden gebruikt voor het jaarbericht, beleid en onderzoek; Kies bij rapportage het juiste rapportagejaar. Dus in het Codeboek 2011 staan alleen de contacten c.q. behandelingen met een laatste consult in 2011 vermeld. 2. Datums (codes A, B, C en 4)! Voor alle datums geldt de notatie van dd mm jjjj. Dus eerst twee cijfers voor de dag, daarna twee cijfers voor de maand en vervolgens het volledige jaartal, gescheiden door een liggend streepje; Lukt deze wijze van notatie niet, controleer dan de instelling van de computer (ga naar Start, Instellingen, Configuratiescherm en Landinstellingen); Noteer alle datums. Het ontbreken van b.v. aanmelddatums kan tot een onjuiste gemiddelde wachttijd leiden; Noteer de datum waarop de cliënt voor de eerste keer contact zoekt met de ELP, meestal gebeurt dat telefonisch, dit is de aanmelddatum. Controleer de datums! - Een aanmelddatum in 2007 is zeer onwaarschijnlijk als het eerste consult in 2012 wordt gehouden; - De datum van het eerste consult dient altijd hetzelfde of later te zijn dan de aanmelddatum; - De datum van afsluiten van het contact dient altijd hetzelfde of later te zijn dan de datum van het eerste consult. Tussen het eerste en laatste consult kan een lange periode zitten bij laagfrequente ondersteuning; Vermeld de volledige geboortedatum van een cliënt of indien gewenst noteer deze als geboortejaar of geboortejaar, waarbij geboortejaar het echte geboortejaar is. Deze datum wordt gebruikt om de leeftijd te berekenen. 3. Postcode (code D) De postcode is alleen bedoeld om een beeld van de geografische spreiding te krijgen. Er zullen nooit specifieke postcodes worden gepubliceerd i.v.m. privacy; Vermeld van het adres alleen de viercijfers van de postcode; Vermeld geen letters; Indien cliënt woonachtig is in het buitenland, dan worden vier nullen (0000) ingevuld. 4. Aanmeldingsklacht (code 11) Er kan maar één aanmeldingklacht worden ingevuld, dus vermeld de voornaamste aanmeldingsklacht; Noteer de aanmeldingsklacht in de juiste kolom, dus de code voor volwassenen bij volwassenen (18 jaar of ouder) en de code voor kinderen en jeugdigen bij kinderen en jeugdigen (jonger dan 21 jaar) Aanwijzingen voor het invullen van het codeboek blz. 4 van 7

5 5. UZOVI Het UZOVI nummer is de unieke zorgverzekeraars identificatie en bestaat uit vier cijfers; Indien de kosten niet door een verzekeraar of anders worden vergoed, dan worden vier nullen (0000) ingevuld; Gebruik het UZOVI nummer zoals dat aan het einde van de behandeling van toepassing is. 6. DSM IV (codes 12, 13, 14, 15, 16 en 24) Vermeld bij as 1, 2, 3 en 4 altijd de belangrijkste diagnose, er kan slechts één code worden gebruikt; Vermeld zowel de code van functioneren bij aanmelding als bij afsluiting en gebruik hiervoor as 5 (GAF score). 7. Type aangeboden hulp Vermeld een van de zes mogelijke typen hulp; Let op! Code 4 voor laagfrequente ondersteuning is toegevoegd (vanaf codeboek 2012). 8. Wijze van beëindigen contact (code 21) Hiervoor zijn drie mogelijkheden: - Afgesloten traject/behandeling (ELP en cliënt zijn het eens over het afsluiten van de behandeling / werkzaamheden en er is geen doorverwijzing nodig). Dit is code 1; - Contact afgebroken door de cliënt, op welk moment dan ook. (De behandeling / werkzaamheden wordt / worden als afgebroken beschouwd als de ELP behandeling nodig acht, maar de cliënt (om duidelijke of onduidelijke reden) afziet van verdere behandeling). Dit is code 2; - Cliënt doorverwezen (ELP adviseert de cliënt voor verdere behandeling een andere hulpverlener in te schakelen). Dit is code Reden afbreken contact (code 22) Vermeld een van de zeven mogelijke redenen voor het afbreken van het contact. Controleer dat bij wijze van beëindiging contact (zie hierboven) contact afgebroken, code 2, is ingevuld en bij doorverwijzing code 0 (= Geen door /terugverwijzing). 10. Door of terugverwijzing (code 23) Vermeld een van de negen mogelijke doorverwijzingen bij door of terugverwijzing; Controleer dat bij wijze van beëindiging contact (zie hierboven) cliënt doorverwezen, code 3, is ingevuld en bij afbreken code 0 (= Geen afgebroken contact). 11. Aantal consulten (code 25) Vermeld het totaal van de zittingen / consulten van intake tot en met beëindiging (incl. verzuimde sessies). Ook de 0,25 of 0,5 consulten van b.v. e mail of telefonische consulten meenemen. Inclusief verzuimde (gedeclareerde) consulten; Een consult duurt standaard een uur, inclusief enkele activiteiten ter voorbereiding en/of uitwerking. Een korter consult kan als 0,25 of 0,5 consult worden berekend. Een dubbel consult als 2,0 consulten Aanwijzingen voor het invullen van het codeboek blz. 5 van 7

6 12. Outcome Rating Scale (code 26, 27 en 28) vanaf codeboek 2012 De vragenlijsten kunnen worden opgehaald op de website van Scott D. Miller, het gebruik is gratis, echter hiervoor dient men zich persoonlijk aan te melden. Gebruik hiervoor deze link en kies to complete the form and download your free copies of these measures! De meting heeft betrekking op de Outcome Rating Scale (ORS) van Scott D. Miller vertaling versie 4.0. De vragenlijst Hoe gaat het met u? met de vier vragen t.a.v. het persoonlijk welbevinden (Individueel), de familie en intieme vrienden (relationeel), het werk, opleiding en sociale contacten (sociaal) en het algemeen welbevinden (algeheel) wordt hierbij gebruikt. Voor kinderen (jeugdigen) wordt de vragenlijst Hoe gaat het met jou? met de vier vragen t.a.v. hoe gaat het met mij (Ik), hoe gaan de dingen thuis (Thuis), hoe gaat het met mij op school (School) en hoe gaat alles bij elkaar (Alles) gebruikt. De vragenlijst voor jonge kinderen (Young Child ORS) wordt niet gebruikt. Bij het eerste consult wordt de ORS score vastgelegd. De ORS score is de som van de score van de vier vragen. Het laagste getal is 0,0 (nul) en het hoogste 40,0 (veertig). Het getal wordt met één cijfer achter de komma genoteerd. Wanneer er meer dan twee consulten zijn, dan wordt ook bij het derde consult de ORS score vastgelegd. Bij het laatste consult wordt de ORS score vastgelegd. Indien het derde consult tevens het laatste consult is, dan wordt de score bij het laatste consult ingevuld. Enkele tips Let op het betreffende rapportage jaar. Dus in begin 2012 worden de gegevens van behandelingen met een laatste consult in 2011 opgestuurd; Per cliënt wordt één regel ingevuld, dit is degene die hulp vraagt; uit het gespreksysteem (code 2 bij een (echt )paar, code 3 voor een gezin of code 4 voor anders ) blijkt of er meer personen betrokken zijn; Als je eerst individueel met iemand gewerkt hebt en daarna relatietherapie gedaan hebt, dan vul je in wat het meest is gedaan; Beschouw een contact afgebroken, als behandeling van de aanmeldklacht nog nodig is, maar de cliënt afziet van verdere behandeling; Let op met het invullen van de datums (geboortedatum, aanmelding, eerste consult en laatste consult), houd de juiste volgorde aan, meestal dd mm jjjj; Wacht niet tot het einde van het jaar om alle gegevens in te vullen. Doe dit per maand of per kwartaal; Met het LVE formulier invullijst (op te halen van LVE website) kunnen de gegevens op eenvoudige wijze, zonder computer, vanaf aanmelding tot en met afsluiting per cliënt worden geregistreerd; Maak van de invullijst vooraf een aantal afdrukken, dan liggen ze al klaar voor gebruik Aanwijzingen voor het invullen van het codeboek blz. 6 van 7

7 Nog enkele tips over gebruik software: Controleer of uw softwarepakket een upload mogelijkheid heeft (zie ook instructies van de softwareleverancier); Wacht met opsturen van gegevens totdat de softwareleverancier heeft gezegd dat upload van het rapportagejaar mogelijk is. Meestal is na een update van de software; Werk met de meest actuele versie van de software; Geen softwarepakket met upload mogelijkheid, gebruik dan de LVE CodeboekManager. Ga naar LVE website, ledendeel, voor het laatste nieuws. Kijk bij Download Documenten, Codeboek: Aanwijzingen voor invullen Codes en toelichting Invullijst (snel invullen codes bij contacten) Voor inhoudelijke vragen over het codeboek kunt contact opnemen met: LVE bureau, indien nodig sturen zij de vraag door naar Piet J. Feenstra, LVE ICT coördinator Telefoon (tussen 09:00 en 13:00u, maandag t/m donderdag), e mail lve@lve.nl Kijk ook bij Veelgestelde vragen LCM op de website van de LVE. Voor vragen over upload van het codeboek kunt u contact opnemen met: Nivel Onderzoeksteam e mail linep@nivel.nl Aanwijzingen voor het invullen van het codeboek blz. 7 van 7